Bezobsługowego systemu zarządzania stacją paliw

Transkrypt

1 SKRÓCONY OPIS Bezobsługowego systemu zarządzania stacją paliw PRODUCENT: Basic-Soft Ostrów Wlkp. WERSJA: Fuel Spedytor 2009 LICENCJA: dożywotnia; oznacza użytkowanie zakupionej wersji programu bez limitu czasowego. INTEGRACJA: z programem sprzedażowym Subiekt GT. Zabrania się powielania, publikowania i rozpowszechniania bez zgody producenta oprogramowania całości lub części informacji zawartych w niniejszym dokumencie. 1

2 Niniejszy dokument dotyczy pakietu Insert, w skład którego wchodzą poniższe moduły: NAZWA OPIS: System bezobsługowego zarządzania wydaniem paliw i gazu obsługa Fuel Spedytor dystrybutorów oraz czytników kart zbliżeniowych. Subiekt GT Program kasowo-magazynowy. OPIS Fuel Spedytor Bezobsługowy system zarządzania stacją paliw Fuel Spedytor dedykowany jest firmom spedycyjnym i transportowym, posiadającym własną, wewnętrzną stację paliw lub korzystającym z wybranej stacji paliw. Przeznaczony jest także dla stacji, których stałymi klientami są firmy regularnie tankujące swoje pojazdy lub stacji, na których istnieje potrzeba rozwinięcia bezobsługowego, w pełni funkcjonalnego systemu rabatowania z możliwością bezgotówkowego wydawania paliwa i gazu. 2

3 Dzięki zastosowaniu nowoczesnej technologii z użyciem kart zbliżeniowych Fuel Spedytor może być wykorzystany jako: SYSTEM RABATOWANIA SYSTEM LOJALNOŚCIOWY SYSTEM BEZOBSŁUGOWEGO ZARZĄDZANIA STACJĄ SYSTEM BEZGOTÓWKOWEGO WYDANIA PALIWA Ogólna charakterystyka Fuel Spedytor: System dla wewnętrznych stacji paliw firmy spedycyjne i transportowe, System dla zewnętrznej stacji paliw, Bezobsługowy sposób zarządzania wydaniem paliwa i gazu, 3

4 Bezgotówkowe wydanie paliwa, Funkcjonalny system lojalnościowy, Rabatowanie grupy lub wybranego klienta bez udziału obsługi stacji, Identyfikacja poprzez karty zbliżeniowe (karta kierowcy, karta pojazdu), Autoryzacja transakcji przy dystrybutorze (czytnik katr), Program zintegrowany z Subiektem GT. Fuel Spedytor jest rozbudowaną wersją programu Fuel System odpowiedzialnego za zarządzanie stacją. Program Fuel System jest dedykowany stacjom paliw jako system zarządzania dystrybutorami oraz system sprzedaży (poprzez zintegrowanie z popularnym programem sprzedażowym: Subiektem GT). System rejestruje sprzedaż paliwa i gazu oraz wszystkich pozostałych artykułów na stacji poprzez wywołanie odpowiednich dokumentów rozchodowych z Subiekta GT. Fuel System jest elementem łączącym Subiekta GT z dystrybutorami paliw, w przejrzysty sposób pokazując rzeczywisty stan dystrybutorów. Zapewnia całkowitą kontrolę nad wydaniem paliwa i gazu, posiada możliwość wszechstronnego sterowania dystrybutorami, umożliwia zestawienie totalizerów (liczników dystrybutorów z ilościami wydanymi przez program oraz sprzedażą z Subiekta GT) oraz funkcję preselekcji kwotowej. Dzięki zamontowaniu czytnika kart zbliżeniowych bezpośrednio na peronie stacji przy dystrybutorze cała transakcja (identyfikacja pojazdu/firmy/klienta, udzielenie rabatu, tankowanie, zapis odpowiednich danych do bazy) odbywa się bez udziału obsługi stacji. Fuel Spedytor pozwala wykorzystać te same dystrybutory zarówno do sprzedaży detalicznej jak i do sprzedaży w systemie wewnętrznym (bezgotówkowym). Wraz ze sprawdzonym i popularnym programem sprzedażowym Subiekt GT tworzy jeden sprawnie działający oraz stabilny system obsługi stacji. 4

5 WYGLĄD OKNA PROGRAMU FUEL SPEDYTOR ZASADA DZIAŁANIA Fuel Spedytor Na peronie stacji, w pobliżu dystrybutorów, montowany jest czytnik kart zbliżeniowych, połączony z dystrybutorami i systemem nadrzędnym. Kierowca posiada przypisana kartę kierowcy oraz/lub kartę pojazdu (opcja PIN dla karty kierowcy). Za pomocą odpowiedniej karty klient autoryzuje transakcję. Po odczytaniukarty przez czytnik system zezwala na tankowanie w oparciu o wcześniej ustalone parametry dla danej karty, takie jak: ważność w wybrane dni tygodnia, aktywność o wybranych godzinach, termin ważności do wybranej daty czy limit jednorazowego tankowania w litrach. Klient wybiera numer dystrybutora oraz rodzaj paliwa. Tankowanie jest rejestrowane przez system na wybranego kierowcę oraz pojazd z dokładną datą i czasem i przypisany konkretnemu dokumentowi rozchodowemu. Opja systemu lojalnościowego: w opcji rabatowania po podniesieniu węża na dystrybutorze pojawia się wcześniej przydzielona danej karcie cena rabatowa na wybrane paliwo. Klient wylewa paliwo po swojej cenie 5

6 upustowej. Automatycznie dodawane są punkty rabatowe do karty według wcześniej ustalonego przelicznika. Po przekroczeniu ustalonego wcześniej pułapu punktowego program może automatycznie zwiększyć rabat dla danej karty. Istnieje także możliwość ręcznego ustawiania rabatów. ZAKRES FUNKCJONOWANIA Fuel Spedytor odczyt stanów tankowania, wizualizacja stanów dystrybutorów na ekranie monitora, blokowanie i odblokowywanie dystrybutora z poziomu programu, programowanie cen na dystrybutory z poziomu programu, funkcja preselekcji kwotowej na dystrybutor, tryb dzienny lub nocny pracy systemu, 6

7 rozliczanie transakcji poprzez wywoływanie odpowiednich dokumentów sprzedaży z programu Subiekt GT za pomocą Sfery dla Subiekta GT, w zakresie dokumentów: FS, PA, PA imienny, WZ z VAT, RW (opcjonalnie automatyczne wystawianie dokumentów dla FS, WZ z VAT i RW), korzystanie z magazynów, listy kontrahentów, listy operatorów Subiekta GT. zapis w bazie danych informacji o tankowaniach, tworzenie dziennika zdarzeń tankowań, przydzielanie odpowiednich limitów i parametrów dostępu do systemu, obsługa kart zbliżeniowych, prowadzenie systemu rabatowania, prowadzenie systemu lojalnościowego, konfiguracja ustawień systemu, obsługa gospodarki magazynowej sklepu poprzez program Subiekt GT, całodobowe, bezobsługowe wydawanie paliwa i gazu, obrót bezgotówkowy. BUDOWA PROGRAMU Fuel Spedytor Program Fuel System składa się z dwóch modułów : >> modułu nasłuchującego dystrybutory, który jest aplikacją komunikującą się za pomocą urządzenia RS 485/RS 232 z liczydłem dystrybutora. Aplikacja odzwierciedla w czasie rzeczywistym zachowanie się dystrybutora, czyli rejestruje na bieżąco wszystkie zdarzenia zachodzące na dystrybutorze (rejestrator transmisji komunikacji). Dodatkowo mamy kontrolę nad dystrybutorem poprzez funkcje takie jak: blokowanie i odblokowanie dystrybutora, 7

8 programowanie cen paliw. Zastosowana technologia pozwala zastąpić drogi sterownik aplikacją symulującą sterownik. Takie rozwiązanie jest równie stabilne i wydajne, ale zdecydowanie tańsze, ponieważ nie wymaga nakładów sprzętowych. W tej technologii pracują dystrybutory Adast, MMPetro, Petronova, Adamom (Beta Control). >> modułu sprzedażowego, który jest aplikacją instalowaną na stanowiskach sprzedaży. Pozwala on rozliczać transakcje zarejestrowane przez dystrybutor oraz wywołać odpowiedni dokument sprzedaży z programu Subiekt GT. Aplikacja osobno rejestruje wszystkie tankowania wykonane na dystrybutorze tworząc wiarygodny dziennik zdarzeń tankowań. Z poziomu tej aplikacji można również blokować i odblokowywać dystrybutory oraz programować ceny paliw. Umożliwia zestawienie totalizerów (liczników dystrybutorów z ilościami wydanymi przez program oraz sprzedażą z Subiekta GT). ZAKRES FUNKCJONOWANIA SYSTEMU Subiekt GT Subiekt GT to nowoczesny system sprzedaży stworzony z myślą o firmach, które poszukują sprawnego narzędzia wspomagającego całościową obsługę działu handlowego, sklepu, punktu usługowego, rzemieślniczego itp. Dzięki bogatej funkcjonalności i prostej, intuicyjnej obsłudze, program sprawdza się w każdej sytuacji. Zastosowane technologie i rozwiązania biznesowe sprawiają, że Subiekt to najczęściej w Polsce wybierany program do wspomagania sprzedaży. 8

9 Subiekt GT jest sprawnym i szybkim systemem wyposażonym w najnowsze rozwiązania interfejsowe czyniące go programem bardzo ergonomicznym i przyjaznym dla użytkownika. Jednocześnie jego wszechstronność i możliwości konfiguracji czynią go produktem niemal dla każdego. Podstawowe możliwości Subiekta GT: pełna obsługa wszystkich typów dokumentów handlowych i magazynowych; prowadzenie kartoteki kontrahentów, obejmującej również informacje typu CRM; możliwość definiowania rubryk z dodatkowymi informacjami; prowadzenie kartoteki towarów, usług, kompletów i opakowań zwrotnych z rozbudowaną kalkulacją cen (10 poziomów cen sprzedaży w tym ceny walutowe); pełny rozdział dokumentów magazynowych i handlowych, pojedyncze lub zbiorcze generowanie faktur do dokumentów WZ itp.; automatyczne generowanie dokumentu WZ do faktury; obsługa płatności kartą kredytową oraz sprzedaży kredytowanej; obsługa zamówień z rezerwacją towarów oraz zaliczek i przedpłat; rozbudowana obsługa rachunków bankowych (złotówkowych lub walutowych) z operacjami wpłaty, wypłaty i transferu (plus opłaty prowizyjne, wyciągi itp.); pełna obsługa rozrachunków (należności i zobowiązań) w tym rozrachunków wielowalutowych; wiele różnorodnych zestawień, raportów i analiz; możliwość tworzenia własnych raportów; rozbudowana obsługa urządzeń zewnętrznych (kasy fiskalne, drukarki fiskalne, wagi etykietujące, czytniki kodów paskowych); pełna integracja z komputerową księgą przychodów i rozchodów Rachmistrz GT oraz systemem finansowo-księgowym Rewizor GT. 9

10 WSPARCIE TECHNICZNE możliwość stałego monitoringu stacji poprzez zdalny pulpit (24h/dobę), możliwość stałego rozszerzania zakresu funkcjonalności systemu wg bieżących potrzeb klienta, klientowi przysługuje nieodpłatna sześciomiesięczna konsultacja telefoniczna, producent udziela gwarancji na działanie poszczególnych funkcji oprogramowania Fuel System na warunkach określonych w karcie gwarancyjnej. ZAWARTOŚĆ PAKIETU Dla każdego stanowiska dostarczane są: płyta instalacyjna z przypisaną danemu komputerowi wersją oprogramowania, opis szczegółowy systemu w postaci opisu instalacji oraz instrukcji użytkownika, licencja na używanie dla danego stanowiska, karta gwarancyjna, kartonowe/plastikowe opakowanie. 10