Kr ajo wy Z wiqzek R e wizyjny Spoldzielni Mieszkanio wy ch

Transkrypt

1 Kr ajo wy Z wiqzek R e wizyjny Spoldzielni Mieszkanio wy ch ul. Prosta 2/ Warszawa tel./fax (22) , tel. (22) PEKAO SA O/WARSZAWA nr NIP kzrsm@wp.pl REGON PODMIOT UPRAWNIONY DO BADANIA SPRAWOZDAN FINANSOWYCH L.dz. ZR/I0I /2013 Warszawa, dn. JUL 2013 r. Rada Nadzorcza i Zarzad Spoldzielni Mieszkaniowej Debina" Os. Debina Poznan W wyniku umowy zawartej miedzy Krajowym Zwiazkiem Rewizyjnym Spoldzielni Mieszkaniowych w Warszawie, a Spotdzielnia^ Mieszkaniowa^ D^bina" w Poznaniu w dniach od r. do r. zostala przeprowadzona przez Zwiazek lustracja ustawowa dzialalnosci Spoldzielni za okres od dnia r. do dnia r. Ustalenia lustracji wynikaja^ z faktow stwierdzonych na podstawie przedlozonych lustratorowi dokumentow oraz wyjasnien ziozonych przez czlonkow Zarzadu i pracownikow merytorycznych w zakresie przypisanych im obowiazkow. W szczegolnosci ustaleniom lustracji sluzyly: statut i inne uregulowania wewn^trzne, uchwaty i decyzje organow samorzadowych, w tym protokoly z posiedzen, dokumenty czlonkowskie, dokumentacja dotyczaca gospodarki remontowej oraz zarzadzania zasobami mieszkaniowymi, dokumentacja finansowo - ksiejgowa oraz sprawozdania finansowe. Ustalenia z przeprowadzonej lustracji zawarte w protokole lustracji iacznie z niniejszym listem polustracyjnym stanowia^ integralna^ calosc. Protokol lustracji zostal podpisany przez Zarzad Spoldzielni bez zastrzezen. Poprzednia lustracja dzialalnosci Spoldzielni zostala przeprowadzona przez Zwiazek Rewizyjny Spoldzielni Mieszkaniowych RP w Warszawie, ul. Jasna 1 w 2008 roku i obejmowata caloksztah dzialalnosci Spoldzielni za okres od dnia r. do dnia r. W wyniku przeprowadzonej lustracji, Zwiazek wystosowal list polustracyjny, w ktorym nie sformulowano wnioskow i zalecen do przedstawienia przez Rad$ Nadzorcza^ na l

2 Walnym Zgromadzeniu, a jedynie wskazano na dalsza^ intensyfikacje; dziatan w zakresie windykacji zaleglosci oraz aktualizacje unormowari wewnettznych. W celu wyeliminowania wyst^pujacych uchybieri oraz usprawnienia dzialalnosci Spoldzielni, Krajowy Zwiazek Rewizyjny Spoldzielni Mieszkaniowych w Warszawie przedstawia niniejszy list polustracyjny zakonczony wnioskami skierowanymi do organow SM D$bina", zawierajacy ocenq dzialalnosci Spoldzielni w aspekcie legalnosci, gospodarnosci i rzetelnosci poszczegolnych jej dziatan, wynikajacych zarowno z przedmiotu badari, jak i zakresu czasowego okreslonego w umowie zawartej miedzy Spoldzielni^, a Zwiazkiem. W okresie obj^tym badaniem lustracyjnym Spoldzielnia dzialala w oparciu o statut zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sadowym. Statut Spoldzielni w wielu przypadkach zawiera niescislosci w zakresie obowiazujacych przepisow ustawy - Prawo spoldzielcze i ustawy o spotdzielniach mieszkaniowych oraz braki niektorych unormowari, ktore szczegotowo opisano w protokole polustracyjnym. W okresie obj^tym lustracja w Spoldzielni obowiazywalo 12 regulaminow wewn^trznych, ktore wraz z obowiazujacym statutem byty podstawa^ jej dzialalnosci. Wiekszosc regulaminow wymaga nowelizacji do obowiazujacego statutu oraz przepisow prawa, co szczegolowo opisano w protokole. Lustracja nie wykazata uchybieri badz nieprawidlowosci w zakresie cz^stotliwosci zwolywania Walnych Zgromadzeri. Mialy one charakter corocznych zebrari sprawozdawczych wynikajacych z wymogow art ustawy - Prawo spoldzielcze oraz zwolywane byty do rozpatrzenia okreslonych spraw. Brak daty na zawiadomieniach o zwotaniu Walnych Zgromadzeri oraz brak dowodow potwierdzajacych doreczenie cztonkom zawiadomieri na pismie od roku 2009, do czego zobowiazuja^ Spoldzielni? zapisy statutu nie pozawala na stwierdzenie, ze zwolanie Walnych Zgromadzeri w okresie lustrowanym nastaj)ito w sposob zgodny z unormowaniami statutu. Zastrzezeri nie budzi przebieg obrad, natomiast dokumentowanie obrad nie jest w petni dostosowane do wymogow okreslonych w Regulaminie obrad Walnego Zgromadzenia" - szczegoty opisano w protokole polustracyjnym. W badanym okresie Rada Nadzorcza zgodnie z zakresem swoich kompetencji zajmowala si? najistotniejszymi sprawami zwiajzanymi z biezaca^ dziatalnoscia^ Spoldzielni. Organ ten sprawowat nadzor nad catoksztattem dzialalnosci Spoldzielni, dokonujac oceny pracy Zarzadu. Wspolnie z Zarzadem podejmowat decyzje w zakresie biezacej dzialalnosci 2

3 zmierzajace do poprawy gospodarnosci, jak i zachowania prawidlowych relacji ekonomicznych. Badania lustracyjne wykazaty, ze na Walnym Zgromadzeniu w dniu r. rozszerzono sklad Rady Nadzorczej w trakcie trwania kadencji 2004 r r. z 7 do 9 cztonkow dokonujac jednoczesnie wyborow uzupetniajacych. Od dnia r. - w mysl art. 82 ust. 4 znowelizowanej ustawy o spoldzielniach mieszkaniowych mozemy mowic tylko o kadencji Rady jako organu Spoldzielni, a nie kadencji poszczegolnych jej czlonkow. W mysl tego przepisu, 3-letnia kadencja Rady Nadzorczej wybranej na Walnym Zgromadzeniu w dniu r. uplynie w dniu r. i na Walnym Zgromadzeniu nalezy dokonac wyborow czlonkow Rady Nadzorczej na nowa^ 3-letnia^ kadencj?. Kazdy wybor w tym okresie nowego czlonka Rady w miejsce czlonka, ktory utracil mandat w Radzie wybranej w 2013 r. bedzie wyborem uzupetniajacym do korica kadencji, tj. do 2016 r. Zgodnie z art. 82 ust. 3 ustawy o spoldzielniach mieszkaniowych nie mozna bye czlonkiem rady nadzorczej dluzej niz przez 2 kolejne kadencje rady nadzorczej (dotyczy wyborow dokonywanych po dniu r.) Badania lustracyjne wykazaty, ze po r. dwukrotnie (w dwoch kolejnych kadencjach) do Rady Nadzorczej wybierani byli: Wiestaw Nowakowski ( r. i r.) oraz Robert Jaskulski ( r. i r.), zatem ci cztonkowie nie moga^ kandydowac w wyborach do Rady w czerweu 2013 r. Przedtozona do badania lustracyjnego dokumentacja pracy Rady Nadzorczej Spoldzielni, Prezydium Rady oraz Komisji Rady byla niekompletna (cz?sc dokumentacji stanowity kserokopie), nie zawierata materialow dotyczacych zwolywania posiedzen, stad nie bylo mozliwosci zbadania w trakcie lustracji prawidlowosci i zgodnosci zwolywania posiedzen i podejmowania uchwal z normami okreslonymi w statucie i "Regulaminie Rady Nadzorczej". Nie przedstawiono rowniez calosci dokumentacji pracy poszczegolnych Komisji Rady, nie przedstawiono zadnego dokumentu potwierdzajacego prac? Prezydium Rady Nadzorczej w zakresie organizowania pracy tego organu i ustalania porza^dku obrad. Nie udost?pniono rowniez na potrzeby lustracji protokolu Komisji specjalnej powolanej przez Rad? Nadzorcza^ uchwala^ nr 186 z dnia r. w sprawie wyjasnienia nieprawidlowosci w rozliczaniu inwestyeji pn."remont i modernizacja nawierzehni plyty nad garazoparkingiem". Wobec powyzszego Zwiazek nie ma mozliwosci dokonania oceny poprawnosci obradowania i podejmowania prawomocnych uchwal tego organu. 3

4 Do tresci przeanalizowanych uchwal - wybranych droga^ losowa^ - pod wzgledem formalnoprawnym lustracja nie wniosta uwag, z wyjatkiem uchwal dotyczacych umarzania naleznosci i odsetek dla cztonkow i podmiotow zewnet.rznych. Powyzsze dziatania leza^ w wytacznej kompetencji Zarzadu, ktory zgodnie z postanowieniami statutu, kieruje dzialalnosci^ Spoldzielni i reprezentuje ja na zewnattz. Sprawozdania z dzialalnosci Rady Nadzorczej za lata objete badaniem lustracyjnym byty przedstawiane, przyjete i zatwierdzane przez Walne Zgromadzenia. Zarzad Spoldzielni realizowat zadania zwiazane z kierowaniem, zarzadzaniem i administrowaniem zasobami mieszkaniowymi. Protokoly z posiedzen Zarzadu nie budza^ zastrzezeri, spetniajac wymogi regulaminowe. Po przeanalizowaniu uchwal wybranych droga^ losowa^ lustracja nie wniosta uwag pod wzgledem formalno-prawnym. Czynnosci podejmowane przez Zarzad Spoldzielni byty zgodne z obowiazujacymi unormowaniami i nie naruszaly kompetencji innych organow Spoldzielni. W kazdym roku obj?tym lustracja^ Zarzad Spoldzielni skladal Radzie Nadzorczej i Walnemu Zgromadzeniu sprawozdanie z dzialalnosci, corocznie otrzymujac absolutorium. Statut w 78 dopuszcza powolywanie Samorzadow Domowych z mieszkaricow zamieszkujacych dany budynek, jako organ reprezentujacy mieszkancow wobec organow samorzadowych i administracyjnych Spotdzielni. W okresie obj?tym lustracja taki organ w Spotdzielni nie funkcjonowat. Uchwalona przez Rad? Nadzorcza^ struktura organizacyjna Spotdzielni powinna zapewniac warunki prawidtowej realizacji jej zadan, jako podmiotu gospodarczego. Schemat organizacyjny zatwierdzony przez Rad? Nadzorcza^ w 2004 r. nie odpowiada aktualnie obowiazujacej strukturze zatrudnienia w Spoldzielni. Obstuga prawna sprawowana jest na podstawie umowy z kancelaria^ z zewnattz. Dokumentacja pracownicza prowadzona jest zgodnie z obowiazujacymi przepisami, zawiera wszystkie niezb?dne dokumenty dotyczace nawiazania i trwania stosunku pracy. Funkcjonujacy w Spotdzielni system ochrony mienia obejmuje ubezpieczenie catego majaticu od ognia, kradziezy z wtamaniem i innych zdarzeri losowych oraz ubezpieczenie odpowiedzialnosci cywilnej z tytutu posiadania mienia i zarzadzania nieruchomosciami. Nie stwierdzono nieprawidtowosci w tym zakresie. Zgodnie z wymogami obowiazujacych aktow prawnych prowadzona jest dokumentacja cztonkowska oraz wymagane prawem rejestry. 4

5 Rejestr czlonkow nie zawiera petnych danych okreslonych w art. 30 ustawy - Prawo spoldzielcze (statut Spoldzielni nie okresla wymagari w tym zakresie) brak danych dotyczacych ilosci zadeklarowanych i wniesionych udziatow, brak daty ustania czlonkostwa. Ponadto w rejestrze tym ewidencjonowane sa^ osoby, z przyznaniem kolejnego numeru rejestru, ktore nabywajac prawa do lokali nie przyst?puja^ w poczet czlonkow. Z uwagi na fakt, iz rejestr czlonkow przeznaczony jest wytacznie dla czlonkow Spoldzielni wskazane byloby, aby Spoldzielnia zatozyla odrebna^ ewidencj? dla osob nabywajacych prawa do lokali, ktorzy nie sajej czlonkami. Zgodnie ze statutem, czlonkami moga^ bye osoby fizyczne i osoby prawne. Osoby prawne przyjmuje Walne Zgromadzenie. W statucie nie unormowano szczegolowych zasad przyjmowania tej grupy w poczet cztonkow oraz zasad odwotywania si? na drodze wewnafrzspoldzielczej i bezposrednio do sadu. Akta czlonkowskie zawieraja^ niezb?dny komplet dokumentow zwiazanych z cztonkostwem w Spotdzielni oraz w zakresie praw do lokali. Przyj?cia w poczet czlonkow Zarzad dokonywal w terminach okreslonych w statucie, a czlonkowie o decyzji dotyczacej przyj?cia byli zawiadamiani pisemnie w terminach wynikajacych z postanowieri statutowych. Badania lustracyjne wykazaty, ze w przypadkach nabycia wtasnosciowego prawa do lokalu w drodze obrotu wtornego, Zarzad podejmowat uchwaly stwierdzajace, ze podpisuje umow? nabycia wtasnosciowego prawa w zwiazku z kupnem itp. Uchwaly te sa^ bezprzedmiotowe, gdyz nabycie nastaj)ilo w drodze aktu notarialnego pomiedzy osobami trzecimi, a Spoldzielnia nie byla strong tych transakeji. Ponadto, w przypadku umow sprzedazy i braku wypowiedzenia czlonkostwa przez cztonkow zbywajacych te prawa Zarzad skreslal cztonkow z rejestru. Kompetencje do wykreslenia cztonkow naleza^ do Rady Nadzorczej, ktora podejmujac uchwal? w tym zakresie ma obowiazek zawiadomic czlonka o tym fakcie oraz poinformowac o przysluguja^cej drodze odwolawczej. Badania lustracyjne wykazaty rowniez, ze w przypadku nabycia uprawnieri do spotdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu po zgonie, Zarzad ustanawiat w dalszej kolejnosci i przenosit na rzecz tego cztonka odr?bna^ wtasnosc takich lokali bez post?powania spadkowego w odniesieniu do wktadu mieszkaniowego. Umowy najmu lokali mieszkalnych zawierane w 1992 r. nie byty aktualizowane - obecnie do najmu lokali mieszkalnych w budynkach stanowiacych wlasnosc spotdzielni mieszkaniowych maja^ zastosowanie przepisy ustawy o ochronie praw lokatorow, 5

6 mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2001 Nr 71, poz. 733 ze zm.) W pozostalym zakresie spraw cztonkowsko - mieszkaniowych lustracja nie wykazala nieprawidlowosci. Uregulowany stan prawny gruntow umozliwit realizacj? przez Zarzad Spoldzielni postanowieri ustawy o spoldzielniach mieszkaniowych dotyczacych okreslenia przedmiotu odr?bnej wlasnosci. Na dzieri r. Spoldzielnia zawarla 5178 aktow notarialnych ustanowienia i przeniesienia odrebnej wlasnosci lokali, w tym utamkowego udzialu we wspolwlasnosci miejsc postojowych. Wymogi okreslone ustawy zostaly przez Spoldzielni? wypetnione. Dostawa mediow na rzecz Spoldzielni dokonywana jest przez wlasciwe firmy na podstawie zawartych umow. Umowy badane byly podczas poprzedniej lustracji, do czego uwag nie wniesiono. Zgodnie ze statutem Spoldzielnia prowadzi dzialalnosc na podstawie rocznych planow gospodarczych, ktore uchwala Rada Nadzorcza. W okresie poddanym lustracji Rada zatwierdzala plany gospodarcze w II kwartale w miesiacach kwiecien - maj, co powodowalo, ze do pieciu miesi?cy roku obrotowego prowadzona byla dzialalnosc bez planu. Statut nie okresla organu uprawnionego do uchwalania stawek oplat. Badania lustracyjne wykazaty, ze uchwaly w tym zakresie podejmowala Rada Nadzorcza, a od 2012 r. w zakresie wysokosci oplat niezaleznych od Spotdzielni - Zarzad. Zgodnie ze statutem wysokosc oplat ustalana jest na podstawie planu kosztow gospodarki zasobami mieszkaniowymi. Badania lustracyjne wykazaty, ze Spoldzielnia nie zawsze stosuje te unormowania, np.: uchwaly nr 121/08 z dnia r. Rada uchwala stawki oplat za dzwigi z dniem r., a plan na 2009 r. zatwierdza r., uchwaly nr 175 z dnia r. Rada uchwala zmian? stawek eksploatacyjnych, a plan na 2011 r. zatwierdza r. W zakresie lokali uzytkowych na warunkach spoldzielczego wlasnosciowego prawa, Spoldzielnia od 2010 r. nie zachowuje terminow okreslonych w art. 4 ust. 7 ustawy o spoldzielniach mieszkaniowych - co najmniej na 14 dni przed uptywem terminu wnoszenia optat, ale nie pozniej niz ostatniego dnia miesiaca poprzedzajacego ten termin w przypadku oplat niezaleznych od Spotdzielni oraz w art. 4 ust. 7 - co najmniej na 3 miesiace naprzod na koniec miesiaca kalendarzowego w przypadku oplat zaleznych od Spoldzielni. 6

7 Do r. Spoldzielnia nie posiadala zadnych unormowari wewn?trznych w zakresie rozliczania kosztow gospodarki zasobami mieszkaniowymi. W dniu r. Rada Nadzorcza uchwalila Regulamin rozliczania kosztow oraz ustalania oplat za uzywanie lokali", ktory wymaga uszczegolowienia i precyzyjniejszych ustaleri w zakresie rozliczania kosztow. Badania lustracyjne wykazaly, ze w okresie obj?tym lustracja Spoldzielnia prowadzila ewidencj? kosztow i przychodow w podziale na poszczegolne budynki, lecz nie ustalala wyniku na tych nieruchomosciach. Ponadto nie stosowano unormowari okreslonych w art. 6 ust. 1 ustawy o spoldzielniach mieszkaniowych w zakresie rozliczania wyniku na gospodarce zasobami mieszkaniowymi na te nieruchomosci. Stawki eksploatacyjne dla lokali mieszkalnych ustalane byly na podstawie planowanych kosztow rodzajowych z podzialem dla czlonkow z uwzglednieniem zmniejszenia o pozytki oraz dla osob nie b?dacych czlonkami i byty dostosowane do tych kosztow. Sprawdzono obowiazujace stawki eksploatacyjne dla lokali uzytkowych zajmowanych na warunkach spoldzielczego wtasnosciowego prawa do lokalu i na prawach odrebnej wlasnosci. W okresie objetym lustracja stawka ta jest ponad dwukrotnie wyzsza niz stawka eksploatacyjna dla lokali mieszkalnych. W 2012 r. wynosi 3,71 zt/m2 (dla czlonkow lokali mieszkalnych 1,68 zl/m2). Nie przedstawiono kalkulacji kosztow, z ktorej taka wysokosc stawki wynika. W ewidencji ksi?gowej nie wyodr?bniono tej grupy lokali do odrebnego rozliczania. Zgodnie z ustawy o spoldzielniach mieszkaniowych lokale uzytkowe na warunkach wlasnosciowego prawa do lokalu oraz na prawach odrebnej wlasnosci (rowniez garaze w tych grupach rodzajowych) musza^ bye rozliczane wedlug kosztow rzeczywistych przypadajacych na te lokale, podobnie jak lokale mieszkalne. Spoldzielnia nie moze ustalac oplat wyzszych niz poniesione koszty, gdyz nie moze odnosic korzysci maja^tkowych kosztem swoich czlonkow. Zaleglosci w oplatach za lokale mieszkalne maja^ tendencj? wzrostowa^ od 12,2% rocznego wymiaru oplat w roku 2008 do 19,9% w roku W strukturze zaleglosci wzrastaja^ zaleglosci powyzej 6 miesiecy - w 2012 r. stanowia^ one 79,7% ogolem. Dalsze utrzymywanie si? tej tendencji Spoldzielni. moze spowodowac zachwianie plynnosci finansowej Zaleglosci za lokale uzytkowe ksztartuja^ na poziomie - 8% w roku 2012 i nie stanowia^ zagrozenia dla plynnosci finansowej. 7

8 Zarzad podejmuje wszelkie dziatania prawem przewidziane w zakresie windykacji naleznosci. Do sposobu prowadzenia windykacji uwag nie wniesiono. W zakresie rozliczania mediow badania lustracyjne wykazaty, ze do roku 2011 Spoldzielnia rozliczala energi? cieplna^ ogotem na zasoby, nie stosujac rozliczania na poszczegolne nieruchomosci. Od roku 2012 energia cieplna rozliczana jest na podstawie odczytow w?ztow w poszczegolnych budynkach. Lokale uzytkowe do roku 2011 rozliczane byty na podstawie odczytow ich licznikow. Od roku 2012 rozliczane sa^ co miesiac na podstawie odczytow z w?zla. Globalnie zaliczkowe optaty na centralne ogrzewanie byty dostosowane do ponoszonych kosztow, optaty na podgrzanie wody - z wyjatkiem roku 2009 byty ustalane na poziomie nizszym niz ponoszone koszty. Rozliczenie kosztow zimnej wody i odprowadzania sciekow nast?puje na poszczegolne budynki mieszkalne. Roznic? zuzycia wody pomiedzy wskazaniem wodomierza gtownego a wodomierzami indywidualnymi w lokalach rozlicza si? w kosztach eksploatacji. Zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wod? i zbiorowym odprowadzaniu sciekow - zarzadca budynkow dokonuje wyboru metody rozliczania kosztow roznicy wskazan, o ktorej mowa w art. 6 ust. 6 pkt 3, a naleznosciami wynikajacymi z przyjetej metody rozliczania obciaza osob? korzystajaca^z lokalu w tych budynkach. Wobec powyzszego nalezy ustalic sposob rozliczenia roznicy z mieszkaricami poszczegolnych nieruchomosci np. w proporcji do zuzycia wody w poszczegolnych lokalach. W kosztach eksploatacji mozna rozliczac wod? zuzyta^ dla celow wspolnych, np. mycia klatek schodowych. Zaliczkowe optaty dotycza^ce zimnej wody i odprowadzania sciekow w okresie lustrowanym byty ustalone na poziomie zblizonym do poniesionych kosztow, nie przewyzszaty kosztow zakupu. Inne media nie byty rozliczane indywidualnie z uzytkownikami lokali. Zarzad prowadzi ksiazki obiektow budowlanych oraz rewizji urzadzen dzwigowych. Cz?stotliwosc przegla^dow okreslona ustawy - Prawo budowlane nie zostata zachowana. Sprawdzone ksiazki obiektow wykazaty, ze w roku 2009 i w roku 2010 r. nie dokonywano przegladow. Ponadto nie sa^ dokonywane systematycznie roczne przegla^dy ogolnobudowlane, cz?sc przegladow jest wykonana lecz nie wpisana do ksiazek obiektow. Nie stwierdzono nieprawidtowosci w zakresie przegladow i prowadzenia ksi^g rewizyjnych dzwigow. 8

9 Roboty remontowe wykonywane sa^ na podstawie planow remontow. zatwierdzanych przez Rad? Nadzorcza^. Spoldzielnia nie posiadala zatwierdzonych unormowari wewn?trznych okreslajacych zasady wyboru wykonawcow robot remontowych. W regulaminie Zarzadu przypisano do kompetencji tego organu powolywanie komisji przetargowych w przypadku zleceri powyzej wartosci euro. Sprawdzono przetargi na roboty przeprowadzane w latach Przetargi oglaszano w marcu, do rozpatrzenia w sierpniu i we wrzesniu w poszczegolnych latach. Rozpatrzono tylko po jednym rodzaju robot odst?pujac od pozostalych. Plany remontowe w tych latach uchwalano w lutym. Roboty remontowe wykonywane sa^ w cia^gu calego roku, zatem oglaszanie przetargow na poczatku roku do rozpatrzenia w trzecim kwartale, wybor jednego rodzaju i odst?powanie od pozostalych robot jest dzialaniem nieracjonalnym. Badania lustracyjne wykazaly, ze realizacja umowy zawartej w roku 2011 na wykonanie wiatrolapow byla zgodna z jej postanowieniami. W roku 2012 na wykonanie parkingu wartosc faktur jest wyzsza niz okreslona umow% na roboty dodatkowe nie sporzadzono protokolu koniecznosci i nie zawarto aneksu do umowy, zgodnie z jej postanowieniami. Zaplacono wykonawcy cala^ kwot? bez potracenia zabezpieczenia nalezytego wykonania umowy. Badania lustracyjne wykazaly, ze w komisji przetargowej brali czynny udzial czlonkowie Rady Nadzorczej dokonujac oceny i wyboru wykonawcy. Czynny udzial czlonkow Rady w pracach komisji przetargowej prowadzi do sytuacji, w ktorej Rada Nadzorcza nadzorujac prac? Zarzadu i powolanych przez zarzad podmiotow (w tym komisji przetargowych) nadzoruje prace swoich czlonkow. Udzial czlonkow Rady Nadzorczej w komisjach powinien sprowadzac si? do roli obserwatorow wraz z gtosem doradczym - jako nadzorujacych prawidlowosc przeprowadzanych przetargow. Spoldzielnia nie posiada szczegolowego unormowania wewn?trznego okreslaja^cego zasady tworzenia, rozliczania i dysponowania funduszem remontowym uwzgl?dniaja^cego zasoby mieszkaniowe - w tym lokale uzytkowe, dzwigi, garazoparking, mienie Spotdzielni oraz rozliczenia z wtascicielami lokali. W niewielkim stopniu okreslono zasady tworzenia w Regulaminie rozliczania kosztow...". Z dniem r. obowiazuje przepis art. 4 ust. 4l ustawy o spoldzielniach mieszkaniowych, zgodnie z ktorym Spoldzielnia jest zobowiazana prowadzic ewidencj? wplywow i wydatkow funduszu remontowego na poszczegolne nieruchomosci. Badania 9

10 lustracyjne wykazaly, ze sposob prowadzenia ewidencji ksi?gowej w Spoldzielni uniemozliwia ustalenie na poszczegolnych nieruchomosciach rzeczywistego salda funduszu tej nieruchomosci, co nie spetnia przestanek okreslonych w ww. przepisie ustawy (konto 856 powinno wykazywac saldo MA wyrazajace wysokosc kumulowanych srodkow na potrzeby remontowe danej nieruchomosci). Nie dokonano na dzieri r. rozksi?gowania funduszu remontowego ogolnego w wysokosci zl na poszczegolne nieruchomosci, nie ustalono funkcjonowania funduszu mienia ogolnego Spoldzielni. Badanie dokumentow wykazalo, ze z funduszu remontowego wykonywane sa^ prace, ktore nie stanowia^ remontu: konserwacje dzwigow, instalacji domofonowej, dozor i pomiary dzwigow, wykonawstwo wlasne konserwatorow, przeglady budowlane, koszenie trawy, przycinanie zywoptotow, akcja zima itp. Prace te powinny bye rozliczane w ramach eksploatacji biezacej z jednoczesnym ustaleniem stawki oplat wedlug kalkulacji. Zgodnie z 3 ust. 3 pkt 7 statutu Spoldzielnia prowadzi dzialalnosc spoteczna^ oswiatowa^ i kulturalna^ w interesie jej czlonkow. Dzialalnosc ta prowadzona jest w ramach konta,,850" - fundusz spoleczno-wychowawczy, ktory zostal utworzony na podstawie uchwaly Rady Nadzorczej z r. Spoldzielnia nie posiada szczegolowych uregulowari okreslajacych zasady prowadzenia i rozliczania tej dzialalnosci. Zgodnie z wzorcowymi zakladowymi planami kont dla spoldzielni mieszkaniowych, do ewidencji i rozliczania kosztow wedlug miejsc ich powstawania prowadzonej przez nia^ tej dzialalnosci sluza^ konta zespolu 5" i odpowiednio 7". Nalezy miec rowniez na uwadze, ze z dniem r. w zakresie prowadzonej dzialalnosci spolecznej i kulturalno-oswiatowej nie ma zastosowania art. 17 ust. 1 pkt 44 ustawy o podatku dochodowym od osob prawnych w zakresie zwolnienia. Badania lustracyjne wykazaly, ze stawka odpisu na dzialalnosc spoteczno-kulturalna^ nie stanowi odrebnej pozyeji lecz stanowi skladnik stawki eksploatacyjnej i obciazani sa^ wszyscy uzytkownicy lokali, co jest sprzeczne z postanowieniami art. 4 ust. 5 ustawy o spoldzielniach mieszkaniowych, zgodnie z ktorym tylko czlonkowie Spoldzielni uczestnicza^ w kosztach zwiazanych z ta^ dzialalnosci^. Osoby nie bedace czlonkami moga^ odplatnie korzystac z takiej dzialalnosci na podstawie umow zawieranych ze Spoldzielnia^ Spoldzielnia w okresie lustrowanym umow takich nie zawierala. W zakresie zagadnieh finansowo-ksi?gowych badania lustracyjne wykazaty, ze do pazdziernika 2012 r. Spoldzielnia nie posiadata zadnych zatwierdzonych zasad okreslajacych polityk? rachunkowosci prowadzona^ w Spoldzielni. W dniu r. Zarzad zatwierdzil 10

11 zasady polityki rachunkowosci przyj?te w SM D?bina" z jednoczesnym zatwierdzeniem - jako obowiazujacym - wzorcowego planu kont z 2001 r., ktory nie jest dostosowany do obowiazujacych przepisow prawa, zwlaszcza po zmianach ustawowych w roku W polityce rachunkowosci nie sprecyzowano wielu zagadnieri zapewniajacych prawidlowe funkcjonowanie stuzb ksi?gowych. Ksi?gi rachunkowe prowadzone sa, technika^ komputerowa^ z zastosowaniem programow, na ktore Spoldzielnia posiada stosowna^ licencj?. W zakresie rozliczania kosztow zarzadu Spoldzielnia nie stosuje zasad okreslonych w art. 15 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osob prawnych, ktore sa^ niezbedne w celu prawidlowego rozliczenia dzialalnosci opodatkowanej. W okresie obj?tym lustracja Spoldzielnia nie miala obowiazku badania sprawozdan finansowych przez bieglego rewidenta. Kontrola i nadzor nad dzialalnosci^ spoldzielni sa, podstawowymi i najwazniejszymi, choc nie jedynymi, zadaniami rady nadzorczej spoldzielni. Stosownie bowiem do art pkt 2 i 7 ustawy - Prawo spoldzielcze do zakresu dzialania rady nalezy m.in. nadzor i kontrola dzialalnosci spoldzielni poprzez badanie okresowych sprawozdan oraz sprawozdan finansowych, a takze dokonywanie okresowych ocen wykonania przez spoldzielni? jej zadari gospodarczych i skladanie walnemu zgromadzeniu sprawozdan zawierajacych w szczegolnosci wyniki kontroli i ocen? sprawozdan finansowych. W trakcie lustracji nie przedlozono dokumentow z przeprowadzania przez Komisj? Rewizyjna^ Rady Nadzorczej kontroli sprawozdan finansowych. Spoldzielnia prowadzi ewidencj? kosztow wedlug typow dzialalnosci - na kontach zespotu 5" i sporzadza rachunek zyskow i strat w wersji kalkulacyjnej. Badania lustracyjne wykazaty, ze nieprawidlowo wykazywano w rachunkach zyskow i strat wynik finansowy Spoldzielni, jako jeden wynik z dzialalnosci zamiast dwoch wynikow: na gospodarce zasobami mieszkaniowymi nieruchomosci oraz odr?bnie na dzialalnosci gospodarczej i odpowiednio w bilansach (w aktywach lub pasywach). Walne Zgromadzenie co roku zatwierdzato sprawozdania finansowe, w tym kwot? ogolnego wyniku. Na podstawie zapisow statutowych wynik ogolny zawieraja^cy wynik na gospodarce zasobami mieszkaniowymi, pozytki z nieruchomosci wspolnych, media oraz dzialalnosc gospodarcza^ Spoldzielni byt przeznaczany na zasilenie funduszu remontowego. Poczawszy od roku obrachunkowego 2007, w zwiazku z nowelizacja^ przepisow, w spoldzielniach mieszkaniowych ustala si? odr?bnie wynik stanowia^cy roznic? miedzy 11

12 kosztami eksploatacji i utrzymania danej nieruchomosci, a przychodami z oplat na ich pokrycie i zgodnie z brzmieniem art. 6 ust. 1 ustawy o spoldzielniach zwieksza odpowiednio przychody lub koszty eksploatacji i utrzymania danej nieruchomosci w roku nastepnym. Zgodnie z art. 5 ust. 1 ww. ustawy pozytki i inne przychody z nieruchomosci wspolnej stuza^ pokrywaniu wydatkow zwiazanych z jej eksploatacji i utrzymaniem. Zysk netto po potraceniu podatku dochodowego przypada poszczegolnym nieruchomosciom, w ktorych powstat. Z mocy ustawy wyniki te nie rnogi bye przeznaczone na inne cele niz okreslone w ustawie i zaden organ Spoldzielni nie jest uprawniony do podejmowania decyzji w sprawie rozliczenia nadwyzki przychodow na inne cele niz okreslone w ustawie. Odr?bnie wykazuje si? wynik z wlasnej dzialalnosci gospodarczej, ktory po potraceniu podatku dochodowego Spoldzielnia moze przeznaczyc w szczegolnosci na pokrycie wydatkow zwiazanych z eksploatacji i utrzymaniem nieruchomosci w zakresie obciazajacym cztonkow, na prowadzenie dzialalnosci spoleczno-kulturalnej lub na zasilenie funduszu remontowego. Uchwal? w tym zakresie podejmuje co roku Walne Zgromadzenie, zgodnie z art pkt 4 ustawy - Prawo spoldzielcze. Na tie ustalen zawartych w protokole lustracji oraz oceny niniejszego listu polustracyjnego Krajowy Zwiazek Rewizyjny Spotdzielni Mieszkaniowych przedktada nast?pujace wnioski: 1. Dostosowac niezgodnosci zapisow obecnego statutu oraz regulaminow wykazane w protokole polustracyjnym do obowiazujacego prawa. 2. Zawiadomienia o zwotaniu Walnego Zgromadzenia dor?czac czlonkom w sposob i w terminach okreslonych w statucie Spoldzielni. 3. Dokumentowac przebieg obrad Walnych Zgromadzeri stosujac zasady i postanowienia okreslone w Regulaminie Walnego Zgromadzenia". 4. Przy wyborze cztonkow Rady Nadzorczej stosowac zasady wynikaja^ce z unormowari okreslonych w art. 82 ust. 4 ustawy o spoldzielniach mieszkaniowych w zakresie kadencyjnosci Rady jako organu, a nie poszczegolnych jej czlonkow. 5. Ograniczyc udzial cztonkow Rady Nadzorczej w Komisjach Przetargowych do roli obserwatorow. Czynny udzial cztonkow Rady w wyborze oferentow prowadzi do sytuacji, w ktorej Rada Nadzorcza jako organ sprawujacy nadzor i kontrol? nad dziatalnoscia^ Spotdzielni, nadzoruje prac? wtasnych czlonkow. 12

13 6. Przekazac do uprawnien Zarzadu kompetencje w zakresie umarzania odsetek i spisywania naleznosci, ktore obecnie przypisano Radzie Nadzorczej. 7. Okreslic w Regulaminie Rady Nadzorczej" zasady dokumentowania obrad tego organu i stosowac je w praktyce majac na uwadze, by dokumentacja byla kompletna. 8. Dokumentowac prace komisji Rady Nadzorczej potwierdzajace wykonywanie zakresu i czynnosci ustalonych w planach pracy komisji. W szczegolnosci, zgodnie z postanowieniami statutu, dokumentowac badanie (sprawdzanie) przez Komisj? Rewizyjn^ rocznych sprawozdan finansowych ze wzgledu na brak obowiazku badania tych sprawozdan przez bieglego rewidenta. 9. Dostosowac schemat organizacyjny do obowiazujacej struktury zatrudnienia w Spoldzielni. 10. Prowadzic rejestr cztonkow Spotdzielni zgodnie z wymogami okreslonymi w art. 30 ustawy - Prawo spoldzielcze - wyiaczyc z rejestru osoby posiadajace prawa do lokali, a nieb?dace czlonkami i urzadzic dla tych osob odr?bny rejestr wewnefrzny (ewidencjej. 11. Unormowac w statucie szczegolowe procedury przyjmowania osob prawnych oraz mozliwosci odwolawcze tych osob w post?powaniu wewnitrzspoldzielczym i bezposrednio na drodze sa^dowej. 12. W przypadku czlonkow, ktorzy zbyli prawa do lokali i nie wypowiedzieli czlonkostwa, zgodnie z postanowieniem statutu kierowac wnioski do Rady Nadzorczej o wykreslenie z rejestru czlonkow z zachowaniem postanowieri okreslonych w art. 24 ustawy - Prawo spoldzielcze w zakresie poinformowania o mozliwosci odwolania oraz w zakresie skutecznosci wykreslenia. 13. Aktualizowac umowy najmu lokali mieszkalnych w budynkach stanowiacych wlasnosc Spoldzielni do przepisow ustawy 0 ochronie praw lokatorow..." (Dz. U. 71 z 2001 r. poz. 733 ze zm.). 14. Uwzglejdniajac zapisy obowiazujicego statutu, stawki oplat ustalac na podstawie zatwierdzonego planu gospodarczego, ktorych wysokosc powinna wynikac z tego planu. Majac na wzgl?dzie planowe i racjonalne prowadzenie gospodarki Spoldzielni, plany gospodarcze uchwalac w jak najwczesniejszym terminie. 15. Okreslic w statucie jednoznacznie organ uprawniony do uchwalania zmian w zakresie wysokosci oplat za uzywanie lokali. 16. Ustalaj^c stawk? oplaty eksploatacyjnej dla lokali uzytkowych zajmowanych na warunkach wlasnosciowego prawa, nalezy dostosowac jej wysokosc do rzeczywistych 13

14 kosztow przypadajacych na te lokale, ktore b?d^ wynikac z kalkulacji. Wprowadzajac zmiany oplat stosowac zasady prawne dotyczace terminow wprowadzania tych oplat okreslone w ustawie o spoldzielniach mieszkaniowych - zarowno dla oplat zaleznych, jak i niezaleznych od Spoldzielni. 17. Na koniec roku obrotowego ustalac i uwzgl?dniac w ewidencji ksi?gowej wyniki gospodarki zasobami mieszkaniowymi na poszczegolnych nieruchomosciach, stosujac postanowienia okreslone w art. 6 ust. 1 ustawy o spoldzielniach mieszkaniowych, w mysl ktorych roznica miedzy kosztami eksploatacji i utrzymania danej nieruchomosci, a przychodami z oplat zwieksza odpowiednio przychody lub koszty danej nieruchomosci w roku nast?pnym z uwzglednieniem pozytkow z nieruchomosci wspolnej. 18. Okreslic w unormowaniach wewn?trznych zasady dokonywania rozliczeri poniesionych kosztow, a zaliczkowo wnoszonych oplat dotyczacych mediow. Dokonywac rozliczeri z uzytkownikami lokali w tym zakresie. 19. Dokonywac przegladow rocznych obiektow budowlanych z cz?stotliwoscii okreslone postanowieniami ustawy - Prawo budowlane (Dz. U. 207/2003 poz ze zm.). Dokonywac wpisow do ksiazek obiektow budowlanych systematycznie i w sposob chronologiczny wedlug dat zaistnienia okolicznosci wymagajacych ich odnotowania, zgodnie z zasadami okreslonymi w rozp. Ministra Infrastruktury (Dz. U. Nr 120/2003, poz. 1134). 20. Przetargi na roboty remontowe organizowac i rozstrzygac w takim czasie, zeby zapewnic realizacj? robot wynikaja^cych z uchwalonych planow remontowych w ci^gu calego roku. 21. Prowadzic ewidencj? ksi^gowa, funduszu remontowego poszczegolnych nieruchomosci zgodnie z unormowaniami okreslonymi w art. 4 ust. 41 ustawy o spoldzielniach mieszkaniowych umozliwiajace okreslenie dla kazdej nieruchomosci salda wyrazaja^cego wysokosc kumulowanych srodkow na potrzeby remontowe. Uwzglednic w rozliczeniach fundusz ogolny mienia Spoldzielni. 22. Z funduszu remontowego finansowac tylko naklady na roboty remontowe. Konserwacje i przeglady okresowe rozliczac w ramach kosztow eksploatacji z uwzgl?dnieniem stawki optaty na ten rodzaj kosztow. 23. Okreslic szczegolowe zasady prowadzenia dzialalnosci spotecznej i kulturalnej. Wyodrebnic ze stawki eksploatacyjnej stawk? obowiazujica. na t? dzialalnosc maja^c na uwadze, ze zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o spoldzielniach mieszkaniowych, w kosztach zwiazanych z t^ dziatalnoscia, uczestnicza^ wyt^cznie czlonkowie Spoldzielni. Prowadzic 14

15 ewidencj? ksi?gow^ w tym zakresie i rozliczac dzialalnosc zgodnie z Zakladowym Planem Kont. 24. Dokonac aktualizacji obowiazujacej Polityki rachunkowosci" poprzez wprowadzenie niezb?dnych unormowari zapewniajacych prawidlowe funkcjonowanie stuzb ksi?gowych. Zatwierdzic i wprowadzic do stosowania wzorcowy Zakladowy Planu Kont dla Spotdzielni Mieszkaniowych wedtug aktualnego stanu prawnego, ktory pozwoli na prowadzenie ksi^g rachunkowych, rozliczanie i sporzadzanie sprawozdari finansowych zgodnie z zasadami okreslonymi dla spotdzielni mieszkaniowych. 25. Koszty zarzadu przypadajace na poszczegolne zrodta rozliczac zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osob prawnych - w takim stosunku, w jakim pozostaj^ przychody z tych zrodet w ogolnej kwocie przychodow. 26. Rozliczac wyniki z dzialalnosci Spotdzielni zgodnie z postanowieniami: - w zakresie gospodarki zasobami nieruchomosciami - art. 6 ust. 1 ustawy o spoldzielniach mieszkaniowych, - w zakresie pozytkow z nieruchomosci wspolnych - art. 5 ust. 1 ww. ustawy, - w zakresie dzialalnosci gospodarczej Spotdzielni - zgodnie z uchwaly Walnego Zgromadzenia. 27. Majac powyzsze na uwadze, sporzadzac rachunek zyskow i strat oraz bilans z uwzglednieniem aspektow odnoszacych si? do spoldzielni mieszkaniowych. Zgodnie z postanowieniami art ustawy - Prawo spoldzielcze, wnioski z przeprowadzonej lustracji winny bye przedstawione przez Rad? Nadzorcza^ najblizszemu Walnemu Zgromadzeniu. Zgodnie z art b ww. ustawy, Zarzad zobowiazany jest corocznie przekazywac podmiotowi przeprowadzajacemu lustracj? i Walnemu Zgromadzeniu informacj? o realizacji wnioskow polustracyjnych. Z powazaniem 15