LIST POLUSTRACYJNY Z DZIAŁALNOŚCI SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ ZA OKRES OD DO ROKU Z PRZEPROWADZONEJ LUSTRACJI PEŁNEJ W DNIACH

Transkrypt

1 LIST POLUSTRACYJNY Z DZIAŁALNOŚCI SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ ZA OKRES OD DO ROKU Z PRZEPROWADZONEJ LUSTRACJI PEŁNEJ W DNIACH OD 25 STYCZNIA DO 10 KWIETNIA 2010 ROKU PRZEZ ZWIĄZEK REWIZYJNY SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWYCH RP W WARSZAWIE

2 Warszawa, dnia roku Spółdzielnia Mieszkaniowa Lokatorsko - Własnościowa ul. Wojska Polskiego Rypin W wyniku umowy zawartej w dniu roku między Związkiem Rewizyjnym Spółdzielni Mieszkaniowych RP w Warszawie a Spółdzielnią Mieszkaniową Lokatorsko - Własnościową w Rypinie w dniach od roku do dnia roku została przeprowadzona lustracja pełna działalności Spółdzielni za okres od roku do roku. Przedmiotem lustracji były następujące zagadnienia: 1. Organizacja Spółdzielni: statut Spółdzielni, wewnętrzny system normatywny (badane wg kryterium kompletności i poprawności merytorycznej regulaminów), działalność organów Spółdzielni, struktura organizacyjna służb etatowych Spółdzielni. 2. Stan prawny gruntów będących we władaniu Spółdzielni (i budynków z nimi związanych) oraz racjonalność ich wykorzystania. 3. Sprawy członkowskie i dyspozycja lokalami. 4. Gospodarka zasobami mieszkaniowymi: stan ilościowy oraz estetyczno-porządkowy i techniczny budynków i ich otoczenia, koszty i przychody gzm oraz prawidłowość ustalania opłat za używanie lokali, gospodarka lokalami użytkowymi, ze szczególnym uwzględnieniem lokali wynajmowanych, 1

3 terminowość wnoszenia opłat przez użytkowników lokali i windykacja należności Spółdzielni, treść umów o usługi komunalne i ich realizacja (dostawa energii cieplnej, wody i kanalizacji, wywóz nieczystości stałych, dostawa energii elektrycznej i gazu). 5. Gospodarka remontowa w zasobach mieszkaniowych: nadzór techniczny i ustalanie potrzeb remontowych, ze szczególnym uwzględnieniem działań energooszczędnych, akumulacja środków finansowych na remonty, tryb doboru wykonawców robót remontowych, treść zawartych umów i ich realizacja. 6. Gospodarka finansowa: stan funduszów, wielkość wolnych środków finansowych i sposób ich wykorzystania, efektywność zaangażowania finansowego Spółdzielni w zakup akcji i udziałów w innych podmiotach gospodarczych, rozliczanie kosztów ogólnych Spółdzielni, obsługa spłaty kredytów mieszkaniowych, terminowość regulowania zobowiązań finansowych Spółdzielni (podatki, rozliczenia z tytułu składek ZUS, PFRON), dochodzenie należności Spółdzielni, rozliczenia finansowe z członkami z tytułu wkładów. 7. Ocena realizacji przez Spółdzielnię obowiązków wynikających z ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych. Lustracja nie obejmowała badania sprawozdania finansowego Spółdzielni w rozumieniu art. 89 Prawa spółdzielczego jak również weryfikacji rozliczeń kosztorysowych. Ustalenia lustracji wynikają ze stwierdzonych faktów na podstawie przedłożonych lustratorowi dokumentów oraz wyjaśnień złożonych przez pracowników Spółdzielni. W szczególności ustaleniom lustracji służyły: statut i uregulowania wewnętrzne o charakterze regulaminowym, dokumentacja z działalności organów samorządowych Spółdzielni, dokumenty członkowskie, 2

4 dokumentacja dotycząca wykonania robót remontowych, dokumentacja oraz ewidencja finansowo-księgowa, dokumentacja dotycząca pozostałych zagadnień objętych zakresem merytorycznym badań w ramach niniejszej lustracji. Ustalenia lustracji zostały zawarte w protokóle lustracji, który łącznie z niniejszym listem polustracyjnym stanowi integralną całość. Protokół lustracji został podpisany przez Zarząd Spółdzielni z wyjaśnieniami Zarządu zawartymi w protokóle.. Poprzednia lustracja pełna działalności Spółdzielni za lata została przeprowadzona przez Związek Rewizyjny SM RP w 2007 roku. Ocena działalności Spółdzielni wraz z wnioskami została przedstawiona na Zebraniu Przedstawicieli Członków w 2007 roku, które przyjęło wnioski do realizacji. W okresie objętym lustracją w Spółdzielni obowiązywał statut dostosowany do Prawa spółdzielczego i ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, a ostatnie zmiany statutu uwzględniające stan prawny wynikający z nowelizacji ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych zostały uchwalone przez Zebranie Przedstawicieli Członków w listopadzie 2007 roku i złożone do zarejestrowania przez sąd. Sąd Rejonowy w Toruniu odmówił rejestracji zmian statutu i postanowieniem z dnia roku wezwał Spółdzielnię do usunięcia przeszkód w dokonaniu wpisu stwierdzając, że niektóre zapisy zmian statutu są niezgodne z przepisami usm. Zarząd przedłożył projekt zmian statutu pod obrady ZPCz w czerwcu 2009 roku, jednak z woli Przedstawicieli punkt ten został zdjęty z porządku obrad zebrania. Lustracja wykazała, że statut spółdzielni określa skład zarządu w ilości 2 do 4 osób. Art. 49 Prawa spółdzielczego stanowi, że statut spółdzielni powinien precyzyjnie określić skład i liczbę członków zarządu. Wewnętrzny system normatywny Spółdzielni tworzą również unormowania wewnętrzne o charakterze regulaminowym, przy czym część z nich będzie wymagała dostosowania do postanowień znowelizowanego statutu i obowiązującego spółdzielnie mieszkaniowe stanu prawnego. Z ustaleń lustracji wynika, że Zebrania Przedstawicieli Członków i zebrania grup członkowskich były zwoływane z częstotliwością, w terminach oraz w sposób określony w statucie. Zastrzeżeń nie budzi przebieg obrad tych organów oraz ich udokumentowanie. 3

5 Rada Nadzorcza zgodnie z zakresem swoich statutowych kompetencji zajmowała się wszystkimi najważniejszymi sprawami związanymi z działalnością Spółdzielni, wypełniając funkcje nadzoru i kontroli, a udokumentowanie pracy tego organu i podejmowanych uchwał jest kompletne i właściwie prowadzone. W okresie objętym lustracją Zarząd kierował bieżącą działalnością Spółdzielni jako podmiotu gospodarczego, pracował w oparciu o plany pracy, podejmował decyzje zgodnie z kompetencjami statutowymi, które zostały właściwie udokumentowane. Lustracja wykazała właściwy sposób wypełniania przez Zarząd wymogów formalnych regulaminu zarządu, a dotyczących między innymi trybu zwoływania posiedzeń, podejmowania uchwał, przestrzegania podziału czynności. Struktura organizacyjna Spółdzielni unormowana decyzjami Rady Nadzorczej jest kompletna, dostosowana do form i skali prowadzonej działalności i zapewnia warunki prawidłowego jej funkcjonowania. Akta osobowe pracowników prowadzone są zgodnie z obowiązującymi przepisami, są właściwie archiwowane i przechowywane. Spółdzielnia posiada Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy oraz Regulamin pracy dostosowany do Kodeksu Pracy, a postanowienia tych unormowań były przestrzegane. Badania dotyczące spraw członkowsko-mieszkaniowych wykazały właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji akt członkowskich oraz wymaganych prawem rejestrów. Z ustaleń lustracji wynika, że stan prawny gruntów będących we władaniu Spółdzielni jest całkowicie uregulowany, co pozwoliło na realizację zadań wynikających z ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych w zakresie określenia przedmiotu odrębnej własności lokali. Wg stanu na koniec 2009 roku Zarząd Spółdzielni zawarł aktów notarialnych ustanawiających prawo odrębnej własności lokali mieszkalnych. Przeprowadzony w czasie lustracji wizualny przegląd zasobów mieszkaniowych wykazał, iż są one na ogół utrzymane w czystości i właściwym stanie estetyczno-porządkowym i technicznym, niemniej jednak stwierdzono drobne usterki wymagające usunięcia. 4

6 W poszczególnych latach okresu objętego lustracją działalność Spółdzielni w zakresie gospodarki zasobami mieszkaniowymi zamykała się: w roku 2006 nadwyżką przychodów nad poniesionymi kosztami w kwocie ,-zł., w roku 2007 nadwyżką w kwocie ,-zł., w roku 2008 niedoborem przychodów w stosunku do poniesionych kosztów w kwocie ,-zł., w roku 2009 niedoborem w kwocie ,-zł. Według stanu na koniec 2009 roku zaległości z tytułu opłat za używanie lokali wyniosły ,-zł., co stanowiło 6,6% rocznego wymiaru opłat (6,4% lokale mieszkalne i 12,1% lokale użytkowe). Ogólny poziom zaległości z tytułu opłat za używanie lokali jest znacznie zbliżony do przeciętnego w spółdzielniach mieszkaniowych. Lustracja wykazała właściwe prowadzenie przez Spółdzielnię gospodarki lokalami użytkowymi. Użytkownicy lokali wybrani zostali zgodnie z unormowaniami wewnętrznymi w tym zakresie, a zawarte umowy najmu zawierają postanowienia chroniące interesy Spółdzielni. Również umowy zawarte z dostawcami usług komunalnych oraz innych usług związanych z eksploatacją zasobów mieszkaniowych chronią interesy Spółdzielni. W okresie objętym lustracją Spółdzielnia przeprowadzała okresowe przeglądy stanu technicznego zasobów mieszkaniowych, które stanowiły podstawę do sporządzenia rocznych rzeczowo - finansowych planów remontów. Spółdzielnia przeprowadzała również wymagane art. 62 Prawa budowlanego kontrole stanu technicznej sprawności instalacji i elementów budynków, których wyniki odnotowane zostały w książkach obiektu budowlanego prowadzonych wg obowiązującego wzoru. Poniesione w latach nakłady na remonty zasobów mieszkaniowych w kwocie ,-zł. sfinansowane zostały w 92,3% środkami zakumulowanymi na funduszu remontowym oraz w 7,7% wolnymi środkami obrotowymi. Stan funduszu na koniec roku 2009 wykazywał niedobór w kwocie ,- zł., co świadczy, że akumulacja środków na funduszu remontowym była niedostateczna w stosunku do występujących potrzeb remontowych. 5

7 Roboty remontowe ujęte w planie rzeczowo - finansowym wykonywane były przez wykonawców zewnętrznych wybieranych zgodnie z unormowaniami wewnętrznymi w tym zakresie, a umowy realizacyjne zawierają postanowienia chroniące interesy Spółdzielni oraz przez zatrudnionych pracowników Spółdzielni. Sposób udokumentowania, rozliczenia wykonanych robót oraz sprawowania nadzoru inwestorskiego uwag nie nasuwa. W okresie objętym lustracją ewidencja księgowa Spółdzielni prowadzona była na bieżąco w oparciu o Zakładowy Plan Kont dostosowany do ustawy o rachunkowości, a także terminowo i prawidłowo sporządzone zostały sprawozdania finansowe, które nie podlegają ustawowemu badaniu przez biegłego rewidenta. Sprawozdanie finansowe za rok 2007 zostało poddane badaniu przez biegłego rewidenta, który w swojej opinii potwierdził prawidłowość jego sporządzenia. Lustracja wykazała właściwe prowadzenie przez Spółdzielnię gospodarki kasowej, rozliczeń kosztów ogólnych, rozliczeń z członkami z tytułu wkładów i rozliczeń z bankiem z tytułu zaciągniętych kredytów mieszkaniowych. Ogólna sytuacja finansowa Spółdzielni pozwalała na bieżące regulowanie zobowiązań o charakterze publiczno - prawnym oraz wobec dostawców robót i usług. Spółdzielnia posiadała również wolne środki finansowe lokowane w terminowych lokatach, od których uzyskała dodatkowe przychody z tytułu oprocentowania. Na tle ustaleń zawartych w protokóle lustracji oraz oceny niniejszego listu polustracyjnego pożądane byłoby, aby organy samorządowe Spółdzielni rozważyły podjęcie następujących działań: 1. Dokonać uchwalenia treści statutu dostosowanej do aktualnego stanu prawnego obowiązującego spółdzielnie mieszkaniowe a następnie zgłosić uchwalone zmiany do rejestracji w KRS w ustawowym terminie. 2. Po zarejestrowaniu statutu dokonać analizy unormowań wewnętrznych o charakterze regulaminowym w celu zapewnienia ich zgodności z postanowieniami statutu i obowiązującymi spółdzielnie mieszkaniowe przepisami prawa. 6

8 3. Usunąć wykazane w protokóle z przeglądu zasobów mieszkaniowych usterki. 4. Kontynuować przewidziane prawem działania w zakresie windykacji opłat za używanie lokali. 5. Dokonać analizy sytuacji finansowej w gospodarce zasobami mieszkaniowymi pod kątem pełnego pokrycia kosztów związanych z utrzymaniem zasobów opłatami wnoszonymi przez użytkowników lokali. 6. Rozważyć możliwość zwiększenia akumulacji na funduszu remontowym w celu sfinansowania wszystkich zinwentaryzowanych potrzeb remontowych w zasobach Spółdzielni. Przedstawiając powyższe wnioski Związek informuje, iż zgodnie z art Prawa Spółdzielczego, winny one być przedstawione przez Radę Nadzorczą najbliższemu Walnemu Zgromadzeniu (Zebraniu Przedstawicieli Członków). Uprzejmie prosimy o powiadomienia Związku o sposobie realizacji w/w wniosków. PEŁNOMOCNIK ZARZĄDU DYREKTOR BIURA ZWIĄZKU dr Ryszard Jajszczyk 7