Olsztyn, dnia roku Rada Nadzorcza i Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej PERSPEKTYWA w Mrągowie

Transkrypt

1 Olsztyn, dnia roku Rada Nadzorcza i Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej PERSPEKTYWA w Mrągowie Stosownie do zawartej w dniu roku umowy pomiędzy Warmińsko - Mazurskim Związkiem Rewizyjnym Spółdzielni Mieszkaniowych w Olsztynie i Zarządem Waszej Spółdzielni, Związek w okresie od dnia roku do dnia roku przeprowadził lustrację pełną Spółdzielni obejmującą całokształt jej działalności za okres od dnia roku do dnia roku. Ustalenia lustracji zostały zawarte w protokole podpisanym bez zastrzeżeń przez Zarząd Spółdzielni w dniu roku. Dwa egzemplarze protokołu pozostawiono w Spółdzielni do dyspozycji Zarządu i Rady Nadzorczej. Z ustaleń lustracji wynika, że Spółdzielnia w okresie objętym lustracją prowadziła działalność w oparciu o Statut, którego treść wykazywała zgodność z ustawami: Prawo spółdzielcze, ustawą o spółdzielniach mieszkaniowych. W badanym okresie dokonana zmiana Statutu została wpisana w Krajowym Rejestrze Sądowym Nr Spółdzielnia posiadała także szereg unormowań wewnętrznych wynikających z postanowień Statutu. Lustracja wykazała, iż unormowania te były zgodne ze Statutem i przepisami prawa. Poprawność merytoryczna wewnętrznych aktów normatywnych nie budziła zastrzeżeń lustracji. W badanym okresie w Spółdzielni obowiązywała struktura organizacyjna zatwierdzona przez Radę Nadzorczą na każdy rok badanego okresu i w latach określała 51 etatów natomiast w 2012 roku 50 etatów. Lustracja wykazała, że w roku 2010 i 2012 średnioroczne zatrudnienie było zgodne z planem etatów natomiast w 2011 roku było niższe od planu o 1 etat. Kontrola akt pracowniczych wykazała, że były one kompletne i prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zastrzeżeń nie budziła także kompletność i poprawność merytoryczna, wymaganych ustawą Kodeks pracy, unormowań w zakresie organizacji oraz zasad kształtowania wynagrodzeń pracowników. Lustracja wykazała, że pracownicy posiadali zaświadczenia o odbytych szkoleniach bhp i aktualne zaświadczenia o przeprowadzonych okresowych badaniach lekarskich. Lustracja ustaliła również iż pracownicy wykorzystywali urlopy wypoczynkowe w ustawowym terminie. W badanym okresie odbyły się dwa Zebrania Przedstawicieli Członków oraz trzy Walne Zgromadzenia Członków w czterech częściach. Walne Zgromadzenia były podzielone na części stosownie do postanowień znowelizowanego Statutu Spółdzielni. Lustracja wykazała, że wszystkie zebrania były zwołane i przeprowadzone zgodnie ze 1

2 Statutem. Zastrzeżeń nie budził także przebieg obrad oraz sposób ich udokumentowania. W badanym okresie Rada Nadzorcza działała w składzie 11 członków. W związku z upływem kadencji Rada Nadzorcza została wybrana zgodnie ze Statutem na okres 3 lat przez Walne Zgromadzenie obradujące w czterech częściach - Protokół Ogólny Walnego Zgromadzenia z dnia roku. Rada Nadzorcza została zgłoszona i wpisana w Krajowym Rejestrze Sądowym w dniu roku. Rada Nadzorcza ukonstytuowała się i dokonała wyboru Komisji Rewizyjnej. Rada Nadzorcza rozpatrywała na swych posiedzeniach istotne zagadnienia dotyczące działalności Spółdzielni i podejmowała stosowne uchwały zgodnie ze swoimi kompetencjami. Badanie dokumentów dotyczących działalności Rady Nadzorczej daje podstawę do stwierdzenia, że wypełniała ona właściwie swoją statutową funkcję kontroli i nadzoru nad działalnością Spółdzielni. Lustracja nie stwierdziła także nieprawidłowości w działalności Zarządu Spółdzielni. Zarząd podejmował decyzje i rozpatrywał sprawy zgodnie ze swoimi kompetencjami. Działalność Zarządu była właściwie udokumentowana a legalność i zasadność podejmowanych kolegialnie decyzji nie budziła zastrzeżeń lustracji. W okresie objętym badaniem lustracyjnym - w 2010 roku zgodnie z obowiązującym w tym czasie Statutem organem Spółdzielni było również Zebranie Grupy Członkowskiej a jego funkcjonowanie normował Statut w i Regulamin Zebrania Grupy Członkowskiej uchwalony przez Radę Nadzorczą. W zakresie podziału członków Spółdzielni na Grupy Członkowskie, zwoływania i przebiegu zebrań oraz sporządzonej dokumentacji z Zebrań Grup i jej przechowywania lustracja uwag nie wniosła. W badanym okresie liczba członków Spółdzielni zmniejszyła się o 241 z powodu wykreśleń ze względu na zbycie lokalu lub darowizny, zgonu i wystąpień ze Spółdzielni oraz wykluczenia z powodu długotrwałego zalegania w opłatach za lokale. Na koniec grudnia 2012 roku liczba członków Spółdzielni wynosiła w tym zamieszkałych z prawem do lokalu i nie posiadających mieszkań 17. Lokatorskie prawo do lokali posiadało 58 członków, własnościowe prawo 1556 a prawo odrębnej własności Lustracja wykazała prawidłowe działania Spółdzielni w zakresie spraw członkowsko - mieszkaniowych. Rejestr członków Spółdzielni prowadzony był zgodnie z art. 30 ustawy Prawo spółdzielcze a dokumentacja członkowska była kompletna i właściwie przechowywana. Również nie stwierdzono uchybień w zakresie przyjęć w poczet członków Spółdzielni, ustania członkostwa oraz ustanawiania praw do lokali. Z ustaleń lustracji wynika, że Spółdzielnia posiadała uregulowany stan prawny gruntów będących w jej władaniu. Zmniejszenie posiadanych gruntów wynikało z czynności przenoszenia lokali w odrębną własność wraz z udziałem w gruncie. Wnioski członków Spółdzielni o ustanowienie odrębnej własności lokalu były realizowane na bieżąco - lustracja w tym zakresie uchybień nie stwierdziła. Wg stanu na dzień roku w eksploatacji Spółdzielni znajdowało się 81 budynków mieszkalnych i 10 budynków użytkowych, w tym 1 budynek administracyjny 2

3 i 9 gospodarczo - technicznych i usługowo - handlowych o powierzchni ogółem ,90 m 2, w tym: lokali mieszkalnych ,50 m 2 i lokali o innym przeznaczeniu ,40 m 2. W budynkach tych znajdowało się lokali mieszkalnych, w tym 58 lokali o statusie lokatorskim, 1559 o statusie własnościowym i 1182 z odrębną własnością. W najmie pozostawało 6 lokali. Wszystkie budynki i lokale posiadały opomiarowanie zużycia wody. Opomiarowanie zużycia ciepła posiadało 78 budynków i 2767 lokali. Obsługa zasobów mieszkaniowych w zakresie bieżącej eksploatacji, konserwacji i napraw instalacji technologicznych prowadzona była we własnym zakresie przez grupę konserwatorów. W zakresie organizacji i rozliczeń pracy służb konserwatorskich lustracja uchybień nie stwierdziła. Spółdzielnia poprawnie zapewniła dostawę do zasobów mieszkaniowych niezbędnych mediów oraz zabezpieczała usługi komunalne. Z ustaleń lustracji wynika, że umowy zawarte z dostawcami usług były zawarte w sposób prawidłowy i zabezpieczały interesy Spółdzielni. Przeprowadzony w czasie lustracji przegląd losowo - wybranych budynków wykazał, że były one utrzymane we właściwym stanie technicznym i porządkowo -estetycznym. W okresie objętym lustracją Rada Nadzorcza uchwalała roczne plany rzeczowo - finansowe gospodarki zasobami mieszkaniowymi. Lustracja potwierdziła prawidłowość opracowania planów oraz sposób ich uchwalania. Spółdzielnia sporządzała kalkulacje opłat na poszczególne rodzaje lokali oraz dla poszczególnych grup użytkowników. Wysokość opłat uchwalana była przez Radę Nadzorczą na podstawie planów rzeczowo - finansowych z uwzględnieniem zmian cen opłat niezależnych od Spółdzielni. Analiza kształtowania się kosztów i przychodów gospodarki zasobami mieszkaniowymi wykazała, że stosowane stawki opłat nie zapewniały sfinansowania ponoszonych kosztów. W badanym okresie Spółdzielnia na gospodarce zasobami mieszkaniowymi uzyskała ujemne wyniki: w 2010 roku w wysokości ,73 zł. w 2011 roku w wysokości ,77 zł. i w 2012 roku w wysokości ,34 zł. Ujemne wyniki były zakładane w planach rzeczowo - finansowych i pokrywane z nadwyżek bilansowych prawomocnymi uchwałami Walnych Zgromadzeń. Na pozostałej działalności gospodarczej Spółdzielnia uzyskała dodatnie wyniki netto: w 2010 roku w wysokości ,85 zł. w 2011 roku w wysokości ,42 zł. i w 2012 roku w wysokości ,15 zł. Lustracja stwierdziła, że stan zaległości w opłatach za lokale wykazywał niski poziom jednak miał nieznaczną tendencję wzrostową: wskaźnik zaległości dla lokali mieszkalnych w 2010 roku wynosił 3,70% - dla lokali użytkowych 3,00% natomiast w 2012 roku odpowiednio 4,16% i 3,90%. Lustracja wykazała przestrzeganie przez Spółdzielnię postanowień ustawy Prawo budowlane. Spółdzielnia prowadziła książki obiektu budowlanego dla wszystkich budynków oraz przeprowadzała wymagane przepisami prawa techniczne przeglądy budynków i okresowe kontrole instalacji. Kwalifikacja potrzeb remontowych dokonywana była głównie w oparciu o przeprowadzane przeglądy zasobów i ramowe wieloletnie plany remontów. Dodatkowo uwzględniane były wnioski zgłaszane przez członków Spółdzielni. Rzeczowe roczne plany remontów były przyjmowane przez Radę Nadzorczą. Rada Nadzorcza formalnych uchwał w zakresie planów rzeczowo - 3

4 finansowych remontów zasobów nie podejmowała. Plany funduszu remontowego były uchwalane łącznie z planami finansowo - gospodarczymi. Wykonawcy robót remontowych wybierani byli zgodnie z obowiązującym regulaminem wewnętrznym głównie w drodze przetargów ofertowych z negocjacjami. Lustracja wykazała, że zawarte z wykonawcami robót umowy były zawarte prawidłowo i zabezpieczały interesy Spółdzielni a zafakturowane przez wykonawców kwoty były zgodne z umowami i aneksami na roboty dodatkowe zatwierdzone przez Zarząd Spółdzielni. Lustracja potwierdziła prawidłowość wyboru wykonawców, odbioru robót i ich rozliczeń. Lustracja ustaliła, że ewidencja księgowa była prowadzona na bieżąco w oparciu o przyjęte przez Zarząd: Zakładowy Plan Kont oraz zasady (politykę) rachunkowości. Przyjęte w Spółdzielni zasady prowadzenia ksiąg i rachunku kosztów dostosowane były do specyfiki branżowej, nie naruszały unormowań ustawy o rachunkowości oraz zapewniały bieżące dostarczanie informacji analitycznych i syntetycznych. Lustracja wykazała, że inwentaryzacja majątku Spółdzielni przeprowadzona była zgodnie z ustawą o rachunkowości a prowadzona gospodarka kasowa również nie budziła zastrzeżeń. Kompletność, poprawność i terminowość rozliczeń zobowiązań finansowych Spółdzielni o charakterze publiczno - prawnym nie budziła zastrzeżeń lustracji, Spółdzielnia w okresie objętym lustracją na bieżąco regulowała swoje zobowiązania o charakterze publiczno - prawnym oraz wobec dostawców robót i usług. Sprawozdania finansowe w badanym okresie Spółdzielnia sporządzała w sposób prawidłowy i w obowiązujących terminach. Sprawozdania finansowe zgodnie z ustawą o rachunkowości podlegały obowiązkowemu badaniu przez Biegłych Rewidentów wybranych w każdym roku stosownymi uchwałami Rady Nadzorczej. Raporty i opinie Biegłych Rewidentów były przyjmowane przez Radę Nadzorczą. Sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z działalności Spółdzielni były udostępniane członkom Spółdzielni w statutowym terminie przed terminem Walnego Zgromadzenia i były zatwierdzane przez Walne Zgromadzenia prawomocnymi uchwałami. Terminowość złożenia sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego, Monitora Spółdzielczego i do Urzędu Skarbowego również nie budziła zastrzeżeń lustracji. Dokonana przez lustrację ocena sytuacji finansowej Spółdzielni w oparciu o analizę podstawowych wskaźników ekonomicznych potwierdziła dobrą kondycję finansową Spółdzielni gwarantującą pełną stabilność i płynność finansową. Wyniki przeprowadzonej lustracji dają podstawę do stwierdzenia, że działalność Spółdzielni może być kontynuowana bez zagrożeń finansowych i gospodarczych. Mając jednak na uwadze dalsze doskonalenie pracy Spółdzielni, w oparciu o ustalenia protokołu lustracji Związek Rewizyjny przedkłada następujące wnioski polustracyjne: 1. Zgodnie z 18 Regulaminu Rady Nadzorczej sporządzać i uchwalać plany pracy Komisji Rewizyjnej. 2. Założyć i prowadzić ewidencję realizacji uchwał Walnego Zgromadzenia. 3. Sporządzać plany rzeczowo - finansowe zadań remontowych i zatwierdzać je uchwałami Rady Nadzorczej. 4

5 Przedstawiając powyższe wnioski Związek uprzejmie informuje, że zgodnie z art.93 4 ustawy Prawo spółdzielcze powinny być one przedstawione przez Radę Nadzorczą najbliższemu Walnemu Zgromadzeniu Członków Spółdzielni. Ponadto stosownie do przepisu art b cytowanej wyżej ustawy Zarząd Spółdzielni obowiązany jest corocznie przekazywać naszemu Związkowi i Walnemu Zgromadzeniu informację o realizacji wniosków polustracyjnych. Członek Zarządu mgr Jerzy Okulicz Z A R Z Ą D Warmińsko-Mazurskiego Związku Rewizyjnego Spółdzielni Mieszkaniowych w Olsztynie 5