Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na: Udzielenie licencji wraz z wdrożeniem i serwisowaniem oprogramowania Elektronicznego

Transkrypt

1 Do Wykonawców Wrocław, r. CUI-DOAZ CUI/ZP/PN/19/2016 Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na: Udzielenie licencji wraz z wdrożeniem i serwisowaniem oprogramowania Elektronicznego Obiegu Faktur Działając na podst. art. 38 ust. 1, 2 i 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015r. poz ze zm.), Zamawiający udziela odpowiedzi na pytania do SIWZ: Pytanie nr 14: Czy Zamawiający dysponuje licencjami Microsoft, które będą mogły być wykorzystane na potrzeby projektowanego systemu? Pytanie dotyczy licencji na następujące oprogramowanie: a) Windows Server b) Microsoft SQL Server c) SharePoint Server Odpowiedź na pyt. nr 14: Zamawiający dysponuje licencjami wskazanymi w pkt a i b. i zapewni je w zakresie wymaganym przez Wykonawcę. Zamawiający wykorzystuje edycję Foundation platformy SharePoint (wersje 2010 i 2013), która nie wymaga dysponowania licencjami. Zamawiający nie zapewni w tym zakresie licencji. Licencjonowaną platformę SharePoint Zamawiający potraktuje jako niezbędny komponent rozwiązania oferowanego przez Wykonawcę, który musi być przez niego dostarczony i uwzględniony w wycenie. Pytanie nr 15: Czy Zamawiający dysponuje licencjami na narzędzie\narzędzia służące do integracji z systemem SAP? Jeśli tak to jakie są to narzędzia \ licencje (np. ERPConnect, SAP Gateway for Microsoft)? Odpowiedź na pyt. nr 15: Zamawiający nie dysponuje wskazanymi licencjami. Pytanie nr 16: Czy Zamawiający dysponuje licencjami na narzędzie\ narzędzia służące do integracji z systemem bankowości elektronicznej? CENTRUM USŁUG INFORMATYCZNYCH W E W R O C Ł A W I U ul. Namysłowska 8; Wrocław tel cui@cui.wroclaw.pl;

2 Odpowiedź na pyt. nr 16: Integracja w tym zakresie musi się opierać o wykorzystanie usług i formatów obsługiwanych przez system ipko biznes. Dokumentacja dostępna jest pod adresem: Pytanie nr 17: Czy oferta powinna uwzględniać koszty zakupu sprzętu informatycznego. W szczególności pytanie dotyczy sprzętu służącego do skanowania dokumentów. Odpowiedź na pyt. nr 17: Nie. Pytanie nr 18: Odnośnie wymagania 2.1. wpływu faktury w formie dokumentu elektronicznego. Czy istnieje ustalony format wpływających dokumentów elektronicznych (np. pdf, png, docx)? Odpowiedź na pyt. nr 18: System ma być zgodny z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2012r. poz. 526), a w szczególności musi obsługiwać formaty wskazane w jego Załączniku nr 2. Zamawiający w związku z tym oczekuje obsłużenia formatów: PDF, JPG, TIF, PNG. Pytanie nr 19: Odnośnie wymagania 2.1. wpływu faktury w formie dokumentu papierowego. Czy w ramach realizacji powyższego wymagania można przyjąć założenie, że pracownik będzie dokonywał ręcznego skanowania i zapisu dokumentów w systemie. Odpowiedź na pyt. nr 19: Użytkownik ma dokonywać ręcznego skanowania. Zapis ma następować automatycznie z procesu OCR. Pytanie nr 20: Odnośnie wymagania 2.2. automatycznego odczytu danych wynikających z faktur w formie dokumentu elektronicznego oraz dokumentu papierowego. Czy powyższe wymaganie oznacza automatyczny odczyt określonych danych z dokumentu faktury (np. Data faktury, Kwota, Kontrahent, itp.)? Odpowiedź na pyt. nr 20: Tak. Pytanie nr 21: Odnośnie wymagania 2.2. edycja obrazu skanowanego dokumentu Prosimy o doszczegółowienie wymagania. Czy chodzi np. o możliwość edycji obrazu za pomocą edytora graficznego? Strona 2/27

3 Odpowiedź na pyt. nr 21: Możliwość "edycji obrazu skanowanego dokumentu" to możliwość poprawy/zmiany/uzupełnienia/korekty danych na fakturze, która została poddana procesowi OCR - czyli danych pobranych z obrazu faktury papierowej lub elektronicznej. Edycja nie oznacza zmiany faktycznych danych z dokumentu na inne a jedynie korektę błędów wynikających ze złego rozpoznania znaków na fakturze w procesie OCR ; Edycja nie ma być dokonywana za pomocą edytora graficznego tylko ma dotyczyć zmiany danych w systemie pozyskanych z procesu OCR. Pytanie nr 22: Odnośnie wymagania 2.3. generowania wewnętrznych dokumentów, będących podstawą płatności u Zamawiającego (inne niż faktury). Jaki powinien być format generowanych dokumentów? Odpowiedź na pyt. nr 22: Zamawiający obsłużenia formatów: PDF, JPG, TIF, PNG. Pytanie nr 23: Odnośnie wymagania 2.5. zatwierdzenia do wypłaty z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. Czy Zamawiający dysponuje technologią do obsługi podpisu elektronicznego? Jeśli tak to jaka to jest technologia? Odpowiedź na pyt. nr 23: Aktualnie Zamawiający wykorzystuje kwalifikowane podpisy elektroniczne Szafir (KIR S.A.) i CenCert (Enigma Systemy Ochrony Informacji Sp z o.o.) Pytanie nr 24: Odnośnie wymagania 2.6. gromadzenia danych niezbędnych do utworzenia rejestrów zakupów VAT (w tym informacji o pozostałych nabyciach i nabyciach środków trwałych). Prośba o doszczegółowienie wymagania. Czy chodzi o funkcjonalność typowego rejestru środków trwałych? Odpowiedź na pyt. nr 24: Nie chodzi o typowy rejestr środków trwałych. Zamawiający oczekuje by system zapewnił gromadzenie w ewidencji wszystkich danych, które umożliwiają prawidłowe sporządzenie deklaracji VAT, a zatem: numer kolejny w ewidencji, data wpływu faktury, numer faktury, nazwa i adres sprzedawcy oraz NIP, wartość dostawy brutto, kwoty podatku naliczonego spełniające wymogi ustawy o VAT art. 86 ust. 2a i art. 90 oraz art. 91 tj. w szczególności powinno być pogrupowanie zakupów na te dające i nie dające prawa do odliczenia, a te dające prawo do odliczenia powinny być pogrupowane na poszczególne grupy wydatków tj. -nie będące środkami trwałymi -będące środkami trwałymi poniżej 15 tys. zł., -będące środkami trwałymi powyżej 15 tys. zł., -nieruchomości z zapewnieniem obsługi korekty 1-rocznej, 5-letniej i 10-letniej. W powyżej wskazanych grupach powinna być możliwość oznaczenia odliczania VAT w całości, w części, strukturą sprzedaży, prewspółczynnikiem oraz prewspółczennikiem i struk- Strona 3/27

4 turą sprzedaży, a także możliwość korekty rocznej odliczonego podatku VAT strukturą i prewspółczynnikiem. Zamawiający oczekuje by dane z systemu EOF były źródłem informacji (ewidencją pozaksięgową) dla potrzeb sporządzenia rejestru zakupu VAT. Pytanie nr 25: Odnośnie wymagania automatyczne przypisanie kodów VAT i innych danych umożliwiających wygenerowanie pliku JPK_VAT. Czy Zamawiający odpowiada za dostarczenie jednoznacznego algorytmu oraz niezbędnych danych umożliwiających spełnienie powyższego wymagania? Odpowiedź na pyt. nr 25: Tak. Szczegółowe i kompletne informacje w tym zakresie zostaną przekazane Wykonawcy na etapie analizy przedwdrożeniowej. Zamawiający potwierdza, że algorytm stosowany przez Zamawiającego zapewnia jednoznaczność przypisania kodów VAT i innych danych. Pytanie nr 26: Odnośnie wymagania definiowanie raportów wg danych zawartych w dokumentach Czy powyższe wymaganie może być spełnione przez generator raportów posiadający następujące funkcjonalności: a. Możliwość wyboru pól dostępnych na raporcie spośród dostępnych metadanych faktury (pól opisujących faktury), b. Możliwość zdefiniowania filtru złożonego z wielu warunków (np. Data faktury < , Kwota faktury >= , Zaakcentowane przez = Jan Kowalski ) c. Prezentacja raportu w formie tabelarycznej z możliwością stronicowania oraz eksportu np. do MS Excel, d. Możliwość definiowania sortowania według ustalonych kolumn Odpowiedź na pyt. nr 26: Zamawiający oczekuje by raporty zapewniały selekcjonowanie, prezentowanie i eksportowanie wszystkich danych dotyczących dokumentów gromadzonych w systemie a nie tylko meta danych faktury (np. też: wg statusów faktur: np. zapłacone, nie zapłacone, wymagane, itd.) Pytanie nr 27: Odnośnie wymagania 1.i) "Usługi serwisu eksploatacyjnego oprogramowania obejmujące m.in. dostosowanie systemu do zmian w zakresie obowiązującego prawa powszechnego; w tym: monitorowanie zmian w tych przepisach w okresie 3 lat licząc od dnia podpisania protokołu odbioru końcowego bez zastrzeżeń". Czy Zamawiający oczekuje takiego serwisu jako osobnej usługi czy jako część wymagania nr 1. j) (rozwój kliencki oprogramowania)? Odpowiedź na pyt. nr 27: Serwis w powyższym zakresie ma być realizowany w ramach przedmiotu umowy określonego w 1 ust.6 za wynagrodzeniem wskazanym w 10 ust.2 pkt d. Strona 4/27

5 Pytanie nr 28: Odnośnie wymagania 2.2 analiza OCR. Czy dotychczas Zamawiający korzystał z dedykowanego narzędzia w tym celu, czy oczekuje, że zostanie dostarczone razem z systemem? Odpowiedź na pyt. nr 28: Zamawiający oczekuje dostarczenie potrzebnego narzędzia razem z systemem. Pytanie nr 29: Odnośnie wymagania 2.2 automatyczne generowanie sygnatur Prośba o doprecyzowanie, co Zamawiający rozumie pod pojęciem sygnatur czy chodzi o generowanie unikalnych identyfikatorów dokumentów, podpisu elektronicznego etc.? Odpowiedź na pyt. nr 29: Zamawiającemu chodzi o nadawanie przyjmowanym dokumentom numeru kolejnego wg prefiksów poszczególnych Wydziałów merytorycznych jako unikalnego numeru dla danego dokumentu wg szablonu uzgodnionego na etapie analizy przedwdrożeniowej. Pytanie nr 30: Odnośnie wymagania 2.7 generowanie przelewów do systemu bankowości elektronicznej Co Zamawiający rozumie przez pojęcie generowania przelewów czy jest to kwestia dostosowania do odpowiedniego formatu wysyłania, formatu pliku, interfejsu systemu bankowego? Odpowiedź na pyt. nr 30: Zamawiającemu chodzi o możliwość stworzenia przelewu lub grupy przelewów (których z różnych powodów nie można przygotować w systemach finansowoksięgowych) w formacie plikowym akceptowanym przez system bankowości elektronicznej. Pytanie nr 31: Co oznacza wymaganie integracji z systemem bankowości w zakresie przelewów? O jakim systemie bankowości mowa? Odpowiedź na pyt. nr 31: Zamawiający oczekuje aby możliwa była wymiana plikowa pomiędzy systemami. (przygotowany w EOF plik z przelewami może zostać zaimportowany do systemu bankowości elektronicznej). Do końca stycznia 2017 korzystać będziemy z systemu bankowości elektronicznej z ipko biznes. Zamawiający zapewnia, że w przypadku zmiany systemu nie ulegną formaty plikowej wymiany danych. Pytanie nr 32: Na czym ma polegać możliwość edycja obrazu skanowanego dokumentu? Czy edycja ma się odbywać przez zewnętrzny program / system (nieujęty w zapytaniu)? Strona 5/27

6 Odpowiedź na pyt. nr 32: Możliwość "edycji obrazu skanowanego dokumentu" to możliwość poprawy/zmiany/uzupełnienia/korekty danych pozyskanych z faktury w procesie OCR - czyli danych pobranych z obrazu faktury papierowej lub elektronicznej. Edycja nie oznacza zmiany faktycznych danych z dokumentu na inne a jedynie korektę błędów wynikających ze złego rozpoznania znaków na fakturze w procesie OCR ; Edycja to element procesu obsługi dokumentu, a nie obrazu. Pytanie nr 33: Jak do opisu faktury (będącego polem tekstowym) ma być dodawany logotyp unijny? Odpowiedź na pyt. nr 33: Zamawiający oczekuje aby wprowadzenie logotypu unijnego przez użytkownika było elementem procesu opisu faktury i odbywało się ręcznie Pytanie nr 34: Czy w zakresie wymaganych integracji wdrażanego systemu z innymi (wymienionymi) systemami Wykonawca będzie odpowiedzialny za integrację po stronie wdrażanego systemu, zaś Zamawiający będzie odpowiedzialny za integracje po stronie systemów zewnętrznych (np. Wystawienie odpowiednich webservice)? Odpowiedź na pyt. nr 34: Tak. W przypadku gdy wystawienie odpowiednich webserwisów nie byłoby możliwe to Zamawiający zapewni obsługę w systemach zewnętrznych wymiany w inny, uzgodniony w Wykonawcą sposób. Szczegóły i terminy realizacji integracji zostaną ustalone w etapie analizy przedwdrożeniowej. Pytanie nr 35: Czy w przypadku, jeśli Wykonawca widzi możliwości rozszerzenia funkcjonalności innych systemów dziedzinowych w stosunku do niniejszego systemu może zaproponować rozszerzenie tych systemów jako opcję w odpowiedzi na zapytanie? Odpowiedź na pyt. nr 35: Zamawiający nie do końca rozumie pytanie. Oferta jaką ma złożyć Wykonawca w przedmiotowym zamówieniu nie może być wariantowa. Pytania dotyczące sekcji "Gwarancja i Serwis Gwarancyjny" Pytanie nr 35: Którą linię wsparcia świadczyć powinien Wykonawca? I, II, III? Odpowiedź na pyt. nr 35: Wykonawca ma zapewnić w tej fazie II i III linię wsparcia. Pytanie nr 36: ad 2.1) Czy stworzenie zgłoszenia generuje automatyczne powiadomienie owe do Wykonawcy? Strona 6/27

7 Odpowiedź na pyt. nr 36: Tak. Pytanie nr 37: ad 2.2) Czy podane godziny (np 24 h na przywrócenie funkcjonalności dla Awarii) są godzinami roboczymi obowiązującymi w dni robocze w godzinach Odpowiedź na pyt. nr 37: Nie. To godziny zegarowe. Pytanie nr 38: ad 2.4) Na jakiej podstawie Zamawiający będzie określał kiedy Awarię należy usunąć lokalnie "wg uznania Wykonawcy"?. O jakich potencjalnych lokalizacjach mowa? Odpowiedź na pyt. nr 38: Wykonawca będzie decydował o sposobie usunięcia awarii autonomicznie. Zamówienie podstawowe (dla Urzędu Miejskiego Wrocławia) dotyczy 15 lokalizacji na terenie miasta Wrocławia. Pytanie nr 39: ad 2.5) Czym jest "Czas reakcji 24 godziny od zgłoszenia serwisowego" w stosunku do rozwoju oprogramowania? Odpowiedź na pyt. nr 39: Potwierdzenie zapoznania się z treścią zgłoszenia np. poprzez zmianą statusu z Open na inny (np. W realizacji, Czeka na odpowiedź, itp.) Pytanie nr 40: ad 2.6) O jakich pozostałych zleceniach mowa? Odpowiedź na pyt. nr 40: Np. zapytania konsultacyjne; zgłoszenia nie będące incydentami, Pytanie nr 41: Jakich środowisk dotyczy Gwarancja i Serwis Gwarancyjny - tylko produkcyjnego? Odpowiedź na pyt. nr 41: Tak. Zamawiający oczekuje by Wykonawca zapewniał spójność wersji wszystkich środowisk jakie zostaną uruchomione dla rozwiązania. Pytanie nr 42: ad 2.7 czy brane jest pod uwagę ograniczenie zapytań do określonej ilości MD w miesiącu? Ewentualnie możliwości zapytań przez początkowy okres eksploatacji (3 miesiące)? Odpowiedź na pyt. nr 42: Strona 7/27

8 Zdaniem Zamawiającego ilość zapytań zależeć będzie głównie od jakości systemu i szkoleń jakie zapewni Wykonawca. Zamawiający nie może więc wskazać jakiejś konkretnej ilości na tym etapie. Pytanie nr 43: W związku z chęcią złożenia oferty w postępowaniu przetargowym o udzielnie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na: Udzielenie licencji wraz z wdrożeniem i serwisowaniem oprogramowania Elektronicznego Obiegu Faktur znak postępowania: CUI/ZP/PN/19/201 oraz w związku z wymaganiem zawartym w SIWZ rozdział VII Warunki udziału w postepowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków; pkt 3 Wykonawca może w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych. ".Zamawiający ocenia, czy udostępniane Wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub zawodowe, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz bada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt W związku z tym Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty JEDZ dla każdego z tych podmiotów (art. 25a ust. 3 ustawy Pzp).." W związku z powyższym, jak również zgodnie z Rozporządzeniem Wykonawczym Komisji (UE) 2016/7 z r, zwracamy się z prośbą o zmieszczenie na Państwa stronie BIP ww. formularza Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia właściwego dla przedmiotowego postępowania. Odpowiedź na pyt. nr 43: Zamawiający zmienia treść SIWZ w następujący sposób: Treść pkt. 3 w dziale VII SIWZ otrzymuje brzmienie: " Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych. Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełniania, w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu zamieszcza informacje o tych podmiotach w oświadczeniu własnym, o którym mowa poniżej. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów, musi udowodnić Zamawiającemu, że realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia. Wskazane oświadczenie należy dołączyć do oferty. Zamawiający ocenia, czy udostępniane Wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub zawodowe, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę Strona 8/27

9 spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz bada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt W związku z tym Wykonawca zobowiązany jest wskazać w oświadczeniu własnym informacje o tych podmiotach (art. 25a ust. 3 ustawy Pzp). Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe, innego podmiotu, nie potwierdzają spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub zachodzą wobec tych podmiotów podstawy wykluczenia, Zamawiający zażąda, aby Wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego: 1) zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami lub 2) zobowiązał się do osobistego wykonania odpowiedniej części zamówienia, jeżeli wykaże zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuację finansową lub ekonomiczną, o których mowa w art. 22a ust. 1 ustawy Pzp.". Pytanie nr 44: Czy termin wdrożenia jest niezależny od wyników analizy przedwdrożeniowej czy też w wyniku analizy może on ulec zmianie? Odpowiedź na pyt. nr 44: Zmiany jakie są dopuszczalne przy realizacji zamówienia są wskazane w pkt 3 SIWZ. Zgodnie z treścią SIWZ zmiana jest dopuszczalna m.in. gdy "zachodzi konieczność zmiany harmonogramu lub terminu końcowego wykonania przedmiotu zamówienia, w przypadku, gdy nie można było tego przewidzieć w chwili podpisania umowy" Pytanie nr 45: Prosimy o sprecyzowanie punktu "generowania wewnętrznych dokumentów, będących podstawą płatności u Zamawiającego (inne niż faktury)" w OPZ. O jakie dokumenty chodzi, jak mają być generowane i jakie jest (jeżeli jest) ich powiązanie z fakturami? Odpowiedź na pyt. nr 45: Pisma i polecenia przelewów na podstawie których dokonywane są płatności ( np. opłaty sądowe, zwrot kosztów dowozu dzieci niepełnosprawnych do szkół, odszkodowania za grunty, wypłaty repatriantom itp.) Mają być generowane z poziomu komórek merytorycznych dysponentów środków w ramach posiadanego na ten cel budżetu. Dokumenty te są podstawą do dokonania płatności ( wydatku). Pytanie nr 46: W OPZ w punkcie 2 podpunkt 5 jest napisane "opisywanie faktur zakupowych i innych dokumentów wydatkowych przez różne osoby pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym, wykorzystania środków unijnych (zapewnienie możliwości zamieszczania opisu unijnego np. projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej..., zapewnienie miejsca na logotypy unijne, itp.), dokonania wydatku strukturalnego, numeru SAT (składnik aktywów trwałych), importu usług, zadań inwestycyjnych, daty zapłaty, PPP - partnerstwa publiczno-prawnego. Prosimy o sprecyzowanie o jakie "inne dokumenty wydatkowe" chodzi (zamówienia?, umowa?, itp, itd), jak mają być reprezentowane w systemie (obiekt z atrybutami opisującymi+załączony plik?, plik załączony do obietku faktura?). Czy dokumenty Strona 9/27

10 te podlegają procesom opisu/akcpetacji? Jeżeli tak prosimy o opis procesów. Jaka dokumenty te mają być tworzone w systemie EOF? Odpowiedź na pyt. nr 46: Chodzi o dokumenty wewnętrzne nie będące fakturami, na podstawie których dokonywane są przelewy-płatności (np. polecenia zapłaty). Dokumenty tworzone są wewnętrznie w komórkach merytorycznych. Zawierają one informację: komu (kontrahent), na jaki nr rachunku, ile, z jakiego tytułu i w jakim terminie należy dokonać wypłaty. Mają wskazane źródło pokrycia wydatku klasyfikacja budżetowa i numer CRZ (nr rezerwacji budżetowej). Do dokumentu tego typu powinien być załączony link do pliku albo plik (skan) z dokumentem źródłowym (np. umowa dotacyjna, decyzja administracyjna itp.) W szczególnych przypadkach po dokonaniu zapłaty na podstawie takich dokumentów wpływa faktura rozliczająca ten wydatek (np. za odszkodowania wypłacone na rzecz osób prawnych).dokumenty te podlegają procesom opisu/akceptacji na podobnych zasadach jak faktury kosztowe. Pytanie nr 47: W OPZ w punkcie 2 podpunkt 5 jest napisane "możliwości zaklasyfikowania wielu faktur do jednego zadania inwestycyjnego". Prosimy o doprecyzowanie jak "zadanie inwestycyjne" ma być reprezentowane w systemie Elektronicznego Obiegu Faktur? Czy posiada swoje pola je opisujące? Jeżeli tak to jakie? Jak "zadania inwestycyjne" mają być tworzone w systemie EOF? Odpowiedź na pyt. nr 47: Opis faktury powinien zawierać nazwę zadania np.. "Budowa Narodowego Forum Muzyki" i być wybierany z rozwijanej listy, z której wydział merytoryczny będzie wybierał nazwę zadania. Lista będzie tworzona w sposób scentralizowany przez Dział Księgowości Środków Trwałych Wydziału Księgowości UMW. Pytanie nr 48: W umowie w paragrafie 9 napisane jest "4. Wykonawca będzie przyjmował zgłoszenia w Dni Robocze w godzinach od 8.00 do Zgłoszenie zawierać będzie informacje: czas zgłoszenia (dzień, godzina), możliwie obszerny opis Awarii Systemu oraz imię oraz nazwisko osoby zgłaszającej. 6. Czas reakcji na zgłoszenie to czas pomiędzy zgłoszeniem a zgłoszeniem przez Wykonawcę Zamawiającemu, że otrzymał zgłoszenie. Ustala się następujące czasy reakcji na zgłoszenie: 1) Awaria Krytyczna 60 min; 2) Awaria Niekrytyczna 4 godziny; 7. Czas usunięcia awarii to czas pomiędzy zgłoszeniem a zgłoszeniem Zamawiającemu przez Wykonawcę usunięcia awarii. Ustala się następujące czasy usunięcia awarii: 1) Awaria Krytyczna 4 godziny; 2) Awaria Niekrytyczna 5 Dni Roboczych; 8. Wszelkie świadczenia Wykonawcy w ramach gwarancji". a W załączniku numer 6 "Gwarancja i Serwis Gwarancyjny" do umowy zapisane jest "Usługi Serwisu Gwarancyjnego realizowane będą z zachowaniem następujących warunków: Strona 10/27

11 1) okres dostępności Serwisu w dni robocze Zamawiającego w godz , 2) czas reakcji Serwisu na każdą zgłoszoną awarię: a) dla Awarii Krytycznych do 8 godzin od zgłoszenia serwisowego w przypadku awarii Systemu, b) dla Awarii Niekrytycznych 24 godziny od zgłoszenia serwisowego. 3) termin na usunięcie zgłoszonej awarii: a) dla Awarii Krytycznych czas przywrócenia funkcjonalności 24 godziny od zgłoszenia serwisowego w przypadku awarii Systemu, czas przywrócenia stanu sprzed awarii dla awarii spowodowanych wadliwym działaniem oprogramowania, tj. zainstalowanie i przetestowanie na środowisku produkcyjnym Zamawiającego nowej stabilnej wersji 5 dni od zgłoszenia serwisowego, b) dla Awarii Niekrytycznych 7 dni od zgłoszenia serwisowego. 4) czas rozpatrzenia Reklamacji zgłoszenia serwisowego w ciągu 7 dni roboczych od zgłoszenia Reklamacji. 5) Zgłoszenia serwisowe dokonane w dni ustawowo wolne od pracy oraz w dni robocze Zamawiającego po godzinie 16:00, traktowane będą jako przyjęte o godz. 8:00 następnego dnia roboczego Zamawiającego." Które zapisy są wiążące? Odpowiedź na pyt. nr 48: Obowiązują zapisy Załącznika nr 6. Zamawiający poprawia projekt umowy. W załączeniu poprawiony projekt umowy. Pytanie nr 49: W załączniku 5 dotyczącym Standardu Dostarczonej Dokumentacji są punkty, w których wymagane są informacje do których dostawca systemu nie będzie miał dostępu, ze względu na, to że systemy będzie zainstalowany na infrastrukturze CUI i będzie wykorzystywany praktycznie poza kontrolą dostawcy. Dotyczy to na przykład szczegółów infrastruktury, szczegółów dotyczących przetwarzania danaych osobowych, itd. Prosimy o uszczegółowienie, które punkty/podpunkty z wymienionego załącznika są punktami wymaganymi w ramach realizacji zamówienia. Odpowiedź na pyt. nr 49: Zamawiający wymaga by Wykonawca skompletował wszystkie potrzebne informacje by dokumentacja spełniała wymogi Zamawiającego w pełnym zakresie zgodnym z Załącznikiem nr 5. Zamawiający przekaże wszystkie informacje, które dotyczą elementów infrastrukturalnych i procesów nie dostarczanych przez Wykonawcę w ramach przedmiotowego zamówienia. Pytanie nr 50: Czy dostarczenie szkolenia w wersji elektronicznej w Moodle jest obligatoryjne? Odpowiedź na pyt. nr 50: Nie. Strona 11/27

12 Pytanie nr 51: Czy wymaganie zastosowania OCR dotyczy tzw. OCR inteligentnego czy OCR strefowego? OCR inteligentny automatycznie rozpoznaje treść dokumentu i zapisuje dane do formularza a ocr strefowy wymaga zaznaczenia treści do rozpoznania ze skanu. Odpowiedź na pyt. nr 51: Wymagany OCR inteligentny. Pytanie nr 52: Prosimy o podanie liczby skanowanych i OCR'owany stron (licencjonowanie systemów inteligentnego OCR jest zależne od liczby stron), na która ma zostać udzielona licencja. Ilość stron prosimy określić w przebiegu rocznym. Odpowiedź na pyt. nr 52: W przebiegu rocznym mamy około 60 tys. stron podlegających procesowi OCR i skanowania; Ilość załączników pod Fv jest różna od 1-50 stron i one będą tylko skanowane. Pytanie nr 53: Od jakiej ilości kontrahentów otrzymują Państwo faktury? Odpowiedź na pyt. nr 53: Od około 10 tys. kontrahentów. Pytanie nr 54: Z jakich krajów otrzymują Państwo dokumenty i w jakim są języku? Odpowiedź na pyt. nr 54: Obecnie sporadycznie otrzymujemy Fv z takich krajów jak np. Anglia, Niemcy, Czechy, Szwecja, Dania, Francja, Włochy, Belgia.( możliwość otrzymywania Fv również z pozostałych krajów). Są one wystawiane zarówno w językach narodowych poszczególnych krajów jak też w popularnych językach międzynarodowych - np. angielski, niemiecki, hiszpański czy francuski. Pytanie nr 55: Jakie dane mają być pozyskiwane z faktur za pomocą OCR? Czy mają to być tylko dane nagłówkowe czy też również pozycje faktury? Odpowiedź na pyt. nr 55: Powinny się znaleźć również pozycje Fv. Pytanie nr 56: Czy potrzebują Państwo wyodrębniać także listę produktów/usług na fakturze? Odpowiedź na pyt. nr 56: Tak. Pytanie nr 57: Jak dokumenty mają trafiać do OCR i systemu EOF: Strona 12/27

13 - Z folderów lokalnych/sieciowych - Z FTP - Z załączników poczty - Ze skanerów/urządzeń skanujących. Odpowiedź na pyt. nr 57: Z folderów lokalnych/sieciowych, z załączników poczty , ze skanerów/urządzeń skanujących. Pytanie nr 58: Czy na etapie skanowania i OCR będzie wymagana dodatkowa walidacja pól (np. suma kontrolna)? Odpowiedź na pyt. nr 58: Tak. Pytanie nr 59: Jaka będzie architektura systemu dokumenty będą skanowane i ocr-owane na jednej stacji czy praca będzie rozproszona (kilka oddziałów)? Jeżeli rozproszona to prosimy o podanie ilości lokalizacji w których będzie działał system oraz za co będą odpowiedzialne. Odpowiedź na pyt. 59: Architektura będzie rozproszona. Ilość lokalizacji ok.50. Będę odpowiedzialne za przeprowadzenie skanowania dokumentów papierowych i zapisaniu wyników OCR w systemie. Pytanie nr 60: Ile docelowo osób ma dokonywać skanowania i weryfikacji faktur po skanowaniu oraz ile stacji roboczych chcieliby Państwo przeznaczyć na to zadanie? Odpowiedź na pyt. nr 60: Ok. 60 osób dokonywałoby skanowania - i tyle samo stacji roboczych. Pytanie nr 61: Czy stacja kliencka ma być: - Aplikacją w systemie Windows (gruby klient) - Aplikacją webową/przeglądarkową (cienki klient). Odpowiedź na pyt. nr 61: Obydwie wersje są dopuszczalne. Zamawiający ocenia je w sposób wskazany w SIWZ. Pytanie nr 62: Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający posiada wszystkie niezbędne licencje SAP dla realizacji wszystkich założeń i wymagań OPZ zgodnie z polityką licencyjną tego producenta lub, w przypadku jeśli ich nie posiada, prosimy o potwierdzenie, że ich dostawa (wraz z usługą maintenace/support), o ile okaże się konieczna, nie jest przedmiotem niniejszego zamówienia. Strona 13/27

14 Odpowiedź na pyt. nr 62: Zamawiający przyjmuje, że dla potrzeb integracji w wymaganym zakresie minimalnym wystarczające będzie wykorzystanie istniejącego zestawu API, dla których nie obowiązują specjalne zasady licencjonowania. Pytanie nr 63: Prosimy o potwierdzenie, że przedmiotem zamówienia jest tylko i wyłącznie obsługa dokumentów typu faktury kosztowe a nie skanowanie (oraz OCR) i wdrożenie obsługi innego typu dokumentów, o których mowa w rozdz. I.4 OPZ. Odpowiedź na pyt. nr 63: Wszystkie inne dokumenty, poza fakturami kosztowymi, maja stanowić załączniki - skanowane ale nie podlegające procesowi OCR. Pytanie nr 64: Prosimy o potwierdzenie, że zgodnie z zapisem III.3.1.a siwz przesłanką do zmiany umowy będzie np. wydłużenie terminu realizacji zamówienia jeśli w wyniku analizy przedwdrożeniowej okaże się, że wymagania Zamawiającego nie można zrealizować w założonym terminie Odpowiedź na pyt. nr 64: Tak. Pytanie nr 65: Prosimy o potwierdzenie, że przedmiotem zamówienia jest wdrożenie EOF w Urzędzie Miejskim Wrocławia a nie w jednostkach organizacyjnych wymienionych w punkcie 5 OPZ. Jest to istotne z punktu widzenia wyceny licencji na aplikację OCR (ilości stron dokumentów). Odpowiedź na pyt. nr 65: Zamówienie ma być zrealizowane tylko dla Urzędu Miejskiego Wrocławia. Wdrożenie w innych jednostkach miasta może się odbyć wyłącznie poprzez zamówienie uzupełniające przewidziane w SIWZ. Pytanie nr 66: Czy obsługa awarii z SLA, o której mowa w projekcie umowy w art.8 ma być oszacowana (cena) tylko na 12 miesięcy czy na cały okres serwisu eksploatacyjnego czyli 36 miesięcy? Jeśli obsługa awarii ma być wyceniona tylko dla 12 miesięcy od startu produkcyjnego, prosimy o potwierdzenie, że po 12 miesiącach (w ramach pozostałych 24 miesięcy usługi serwisu eksploatacyjnego) obsługa awarii będzie przebiegać w trybie kodeksu cywilnego, czyli bez SLA. Odpowiedź na pyt. nr 66: Awarie w okresie gwarancyjnym (12 miesięcy) mają być obsługiwane na koszt Wykonawcy. SLA dotyczy całego okresu świadczenia usług serwisu zarówno w okresie gwarancji jak i po nim przez kolejne 24 miesiące. Pytanie nr 67: Nie jest dla nas jasne co dokładnie ma zawierać usługa serwisu eksploatacyjnego. Czy: 1) tylko dostosowania licencjonowanego standardu oferowanego systemu, na Strona 14/27

15 bazie którego zbudowane będzie rozwiązanie EOF, do wymagań polskiego prawa i jego udostępnienie (przekazanie) Zamawiającemu, ale bez prac dostosowawczych w rozwiązaniu zbudowanym na licencjonowanym standardzie czy też 2) serwis eksploatacyjny ma obejmować prace dostosowawcze całego rozwiązania EOF? Odpowiedź na pyt. nr 67: Prace wskazane w punkcie 2). Pytanie nr 68: Czy w zakres serwisu eksploatacyjnego wchodzi tylko i wyłącznie dostosowanie do zmian prawa czy też inne usługi wykonawcy? Np. helpdesk telefoniczny/mailowy z SLA, udostępnianie nowych wersji, aktualizacji, poprawek w zakresie bezpieczeństwa, itp.? Prosimy o dokładne określenie zakresu (katalogu) 36-miesięcznej usługi serwisowej. Odpowiedź na pyt. nr 68: W skład zobowiązań serwisowych wchodzą prace wskazane w Załączniku nr 1 pkt 1i oraz Załączniku nr 6. Pytanie nr 69: Czy na potrzeby uruchomienia sytemu EOF będą skanowane dokumenty inne niż faktury? Jeżeli tak prosimy o informacje jakie będą to dokumenty? Czy mają podlegać procesowi OCR? Jak będzie liczba stron tych dokumentów? Odpowiedź na pyt. nr 69: Będą skanowane: umowy, kosztorysy, protokoły, załączniki do umowy, które nie będą podlegały procesowi OCR. Ilość stron - trudna do jednoznacznego określenia, np.. Faktura inwestycyjna może liczyć w sumie ok. 80 stron. Pytanie nr 70: Czy "integracja z AD" ma polegać na możliwości autentykacji użytkownika w AD oraz weryfikacji hasła (użytkownik ma swoje konto w EOF i przy logowaniu do systemu musi podać nazwę użytkownika i hasło)? Czy mają Państwo na myśli możliwość uruchomienia EOF przez użytkownika po zalogowaniu się do domeny bez konieczności wprowadzania użytkownika i hasła? Odpowiedź na pyt. nr 70: Zamawiający oczekuje integracji z AD w sposób wskazany w drugim zdaniu pytania. Pytanie nr 71: Prosimy o potwierdzenie, że wersje systemu operacyjnego oraz przeglądarek internetowych nie wspierane przez ich producentów będą 1. oceniane w procesie oceny ofert oraz 2. wykorzystywane z systemem EOF. Jeśli będą, pragniemy zaznaczyć, że Wykonawca nie może brać odpowiedzialności za bezpieczeństwo EOF realizowane z ich wykorzystaniem, ponieważ nie ma na tych producentów żadnego wpływu. Prosimy o wprowadzenie zapisu umownego, który będzie wykluczał odpowiedzialność Wykonawcy za wykorzystanie wersji przeglądarek i systemów operacyjnych nie wspieranych przez ich producentów. Strona 15/27

16 Odpowiedź na pyt. nr 71: Zamawiający będzie oceniał rozwiązania w sposób wskazany w SIWZ. Zamawiający rozumie zagrożenia nie mniej jednak zapisy SIWZ i ocena rozwiązań odzwierciedla obecną sytuację Zamawiającego. Wykonawca nie może brać odpowiedzialności za wykorzystywaniu systemu w sposób niezgodny z dokumentacją. Wykonawca powinien określić w dokumentacji wymagane środowisko pracy, w którym gwarantuje prawidłową pracę EOF Pytanie nr 72: Prosimy o podanie poziomu zapatch'owania systemu SAP 4.7? Pytanie wynika z tego, że jeśli poziom patchy jest niedostateczny należy zastosować inny bardziej pracochłonny sposób budowania interfejsu do systemu SAP i Wykonawca musi o tym wiedzieć przed złożeniem oferty, aby rzetelnie wycenić integrację z SAP ERP. Odpowiedź na pyt. nr 72: Komponent Wydanie Poziom patcha SAP_BASIS SAP_ABA SAP_APPL ABA_PLUS EA-IPPE PI 2004_1_ PI_BASIS 2005_1_ ST-PI 2005_1_ EA-APPL EA-DFPS EA-FINSERV EA-GLTRADE EA-PS IS-PS-CA Pytanie nr 73: Czy posiadają Państwo wsparcie producentów (maintenance obejmujący dostęp do nowych wersji, poprawek) systemów, z którym będzie integrowany EOF. W szczególności chodzi o SAP. Odpowiedź na pyt. nr 73: System SAP - nie; pozostałe - tak Pytanie nr 74: Prosimy o informację czy odstąpienie od umowy w trybie art.. 4 ust. 3, tj. z powodu nieodebrania analizy przez Zamawiającego, będzie traktowane jako podstawa do naliczenia kary umownej, o ktorej mowa w art.11 ust. 4, tj. czy będzie to traktowane jako odstąpienie z winy Wykonawcy. Jeśli tak, prosimy o dostosowanie wymiaru kary umownej do okoliczności odstąpienia od umowy w trybie art. 4 ust. 3, np. zastosowanie kary umownej w stosunku do wynagrodzenia za etap analizy. Odpowiedź na pyt. nr 74: Nie musi być to z winy Wykonawcy. Jeśli jednak tak będzie to Zamawiający naliczy karę zgodnie z obecnymi zapisami w projekcie umowy. Zamówienie jest bardzo Strona 16/27

17 ważne dla Zamawiającego i dlatego Zamawiający nie przychyla się do wniosku Wykonawcy by zmienić w takiej sytuacji sposób wyliczania kary. SIWZ; rozdział III Opis przedmiotu Zamówienia; punkt 1, podpunkt e).. Pytanie nr 75: Czy wszystkie szkolenia muszą się odbyć do końca r.? Zważywszy na wymagania odnośnie ilości użytkowników końcowych, wielkości pojedynczej grupy szkoleniowe należy przewidzieć co najmniej 25 dni szkoleniowych. Odpowiedź na pyt. nr 75: Wszystkie szkolenia muszą się odbyć do r. Termin powyższy może być zmieniony jedynie w przypadku, o którym mowa w pkt 3.1.a SIWZ: Zachodzi konieczność zmiany harmonogramu lub terminu końcowego wykonania przedmiotu zamówienia, w przypadku, gdy nie można było tego przewidzieć w chwili podpisania umowy. Pytanie nr 76: Jaką ilość stanowią kluczowi użytkownicy końcowi dla których należy przewidzieć co najmniej 16 godzin szkoleniowych? Odpowiedź na pyt. nr 76: Jedna grupa (nie więcej jak 10 osób). Pytanie nr 77: Czy Zamawiający będzie w stanie dostarczyć sale szkoleniowe w takiej ilości aby umożliwić przeprowadzenie szkoleń równolegle tzn. w danym dniu kilka grup szkoleniowych? Odpowiedź na pyt. nr 77: Zamawiający jest w stanie dostarczyć 2 sale szkoleniowe. Pytanie nr 78: Ile grup mogłoby się szkolić równolegle analizując wyłącznie dostępność sal szkoleniowych Zamawiającego? Odpowiedź na pyt. nr 79: 2 grupy. SIWZ; rozdział III Opis przedmiotu Zamówienia; punkt 1, podpunkt i) Pytanie nr 80: Czy w ramach trwania usługi serwisu eksploatacyjnego Zamawiający wymagać będzie pełnienia asysty telefonicznej? Jeżeli tak to w jakim wymiarze godzin? Odpowiedź na pyt. nr 80: Wymogi w tym zakresie opisane są w Załączniku nr 6 do projektu umowy. Zamawiający nie jest w stanie określić wymiaru godzin. Zdaniem Zamawiającego ilość godzin zależeć będzie od jakości zaoferowanego systemu oraz jakości wdrożenia (w tym: jakości szkoleń) oraz jakości dokumentacji jaką przygotuje Wykonawca. Strona 17/27

18 Pytanie nr 81: Czy w ramach trwania usługi serwisu eksploatacyjnego Zamawiający wymagać będzie korzystania z Systemu HelpDesk Zamawiającego? Odpowiedź na pyt. nr 81: Tak SIWZ; rozdział III Opis przedmiotu Zamówienia; punkt 1, podpunkt g) Pytanie nr 82: Prosimy o specyfikację interfejsów niezbędnych do integracji z systemem SAP i systemem bankowym o których mowa w wymaganiu. Odpowiedź na pyt. nr 82: Wg wiedzy Zamawiającego w systemie SAP R/3 dostępna jest kolekcja standardowych API, którą można wykorzystać dla celów integracji. Zamawiający dopuszcza także integrację w trybie offline poprzez wymianę plikową w sytuacji gdyby istniejące API lub uregulowania licencyjne uniemożliwiały integrację online. W takiej sytuacji przygotowanie oprogramowania klienckiego byłoby po stronie Zamawiającego. W zakresie integracji z systemem bankowym ipko biznes Zamawiający zakłada wykorzystanie webserwisów dostępnych w systemie lub wymiany plikowej w wybranym formacie obsługiwanym przez system ipko biznes. Dokumentacja systemu dostępna jest pod adresem: Szczegółowe ustalenia w tym zakresie zostaną poczynione w fazie analizy przedwdrożeniowej. Załącznik nr 6 do Umowy nr CUI/ZP/PN/19/2016; 2; punkt 1. Pytanie nr 83: Czy system HelpDesk Zamawiającego udostępni funkcjonalność która w momencie rejestracji zgłoszenia bądź jego edycji (zmiana atrybutu zgłoszenia bądź dodanie reakcji do zgłoszenia) wyśle powiadomienie mailowe na wskazany adres? Odpowiedź na pyt. nr 83: Tak Załącznik nr 6 do Umowy nr CUI/ZP/PN/19/2016; 2; punkt 2. w 8; punkty 6. i 7. Pytanie nr 84: W dokumentach występują różne parametry SLA odnośnie czasu reakcji i czasu usunięcia awarii krytycznej, niekrytycznej. Proszę o informację jakie ostatecznie parametry SLA muszą być spełnione? Odpowiedź na pyt. nr 84: Zamawiający dokonał uściślenia zapisów w projekcie umowy. Załącznik nr 6 do Umowy nr CUI/ZP/PN/19/2016; 8; punkt 2. c) Pytanie nr 85: W jakim wymiarze godzin w ujęciu miesięcznym należy przewidzieć świadczenie konsultacji merytorycznych Zamawiającemu? Strona 18/27

19 Odpowiedź na pyt. nr 85: Zamawiający oczekuje przekazania mu pełnej wiedzy niezbędnej do korzystania s systemu w trakcie szkoleń i poprzez dokumentację. Zamawiający zakłada, że będzie korzystał z konsultacji merytorycznych sporadycznie. Zamawiający nie jest w stanie podać ilości godzin w związku z tym, że poziom jego potrzeb zależeć będzie w dużej części od Wykonawcy (jakość systemu, wdrożenia, dokumentacji). Załącznik nr 1 OPZ; rozdział 2. Wymagana funkcjonalność systemu; punkt 2) Pytanie nr 86: Ile będzie punktów skanowania / OCR'owania w organizacji? Odpowiedź na pyt. nr 86: Ok. 60 Pytanie nr 87: Jaka szacowana ilość stron A4 będzie podlegać OCR'owaniu w ujęciu miesięcznym lub rocznym? Odpowiedź na pyt. nr 87: W przebiegu rocznym mamy około 60 tys. stron podlegających procesowi OCR i skanowania; Ilość załączników pod Fv jest różna od 1-50 stron i one będą skanowane. Pytanie nr 88: Co Zamawiający rozumie przez wymaganie "automatyczne generowanie sygnatur"? Odpowiedź na pyt. nr 88: Zamawiającemu chodzi o nadawanie przyjmowanym dokumentom numeru kolejnego wg prefiksów poszczególnych Wydziałów merytorycznych jako unikalnego numeru dla danego dokumentu wg szablonu uzgodnionego na etapie analizy przedwdrożeniowej Pytanie nr 89: Czy wymagania: "skanowanie dokumentów jedno i wielostronicowych", "edycja obrazu skanowanego dokumentu" należy rozumieć, że będą realizowane w zewnętrznych programach zainstalowanych na stacjach roboczych użytkowników które nie są objęte postępowaniem? Odpowiedź na pyt. nr 89: Skanowanie dokumentów będzie realizowane z wykorzystaniem już zainstalowanych urządzeń skanujących i oprogramowania z tym związanego dostępnych ze stacji roboczy użytkowników mających być użytkownikami końcowymi przedmiotowego projektu. Kwestie edycji obrazu skanowanego dokumentu Zamawiający wyjaśniał już odpowiadając na poprzednie pytania dotyczącego tej kwestii. Pytanie nr 90: Ilu użytkowników będzie odpowiedzialnych za wprowadzanie danych do systemu, a ilu użytkowników będzie zaangażowanych w proces akceptacji dokumentów? Odpowiedź na pyt. nr 90: Ok. 60 osób wprowadzanie; ok. 120 osób akceptacja. Strona 19/27

20 Pytanie nr 91: W jaki sposób będzie wyglądała integracja z SAP? Czy możemy prosić o specyfikacje interface komunikacyjnego (w zakresie dekretacji oraz bazy kontrahentów)? Odpowiedź na pyt. nr 91: Zamawiający opisał swoje oczekiwania w tym zakresie odpowiadając na wcześniejsze pytania. Pytanie nr 92: W jaki sposób będzie wyglądają integracja z systemem bankowym? Czy możemy prosić o specyfikacje interface komunikacyjnego? Odpowiedź na pyt. nr 92: Zamawiający opisał swoje oczekiwania w tym zakresie odpowiadając na wcześniejsze pytania. Pytanie nr 93: Czy Zamawiający posiada oprogramowanie do analizy OCR, które możemy wykorzystać? Jaki jest interface integracji z tym narzędziem? Odpowiedź na pyt. nr 93: Zamawiający nie posiada oprogramowania do analizy OCR, które można wykorzystać w przedmiotowym zamówieniu. Pytanie nr 94: Czy Zamawiający posiada oprogramowanie do składowania i archiwizacji dokumentów, czy oprogramowanie ma posiadać wewnętrzny moduł archiwizacji? Odpowiedź na pyt. nr 94: Zamawiający nie posiada oprogramowania do składowania i archiwizacji dokumentów możliwego do wykorzystania w przedmiotowym projekcie. W związku z tym powinno zostać ono zapewnione przez Wykonawcę. Pytanie nr 95: Czy ma być realizowany dostęp do Rozwiązania z urządzeń mobilnych? Jeśli tak to z jakich platform mobilnych? Odpowiedź na pyt. nr 95: Zamawiający nie wymaga bezwzględnie dostępności z urządzeń mobilnych, Jednak poziom przystosowania do pracy w tym środowisku jest brany pod uwagę przy ocenie jakości rozwiązania (SIWZ kryterium nr 2). Pisząc o mobilności rozwiązania Zamawiający ma na myśli platformy Android i ios. Pytanie nr 96: Czy procesowi OCR mają podlegać wszystkie dokumenty księgowe czy tylko faktury? Jeśli wszystkie, to prosimy o podanie liczby typów pozostałych dokumentów celem określenia liczby template do procesu OCR-owania? Odpowiedź na pyt. nr 96: Faktury i pozostałe dokumenty wymienione przez Zamawiającego w odpowiedzi na wcześniejsze pytania. Pytanie nr 97: Jakich transakcji SAP używają państwo w procesie wprowadzania, modyfikacji i księgowania faktur? Strona 20/27

21 Odpowiedź na pyt. nr 97: Fb60, FBV0, Fb01 Pytanie nr 98: Czy w procesie obsługi faktur kosztowych SAP używają Państwo moduł workflow SAP-a? Odpowiedź na pyt. nr 98: Nie jest wykorzystywany wskazany workflow. Pytanie nr 99: Czy transakcje i moduły SAP związanie z procesem zawierają customizacje? Jeśli tak to prosimy o podanie zakresu customizacji. Odpowiedź na pyt. nr 99: Zamawiający nie wykorzystuje workflow w procesie. Jeśli chodzi o transakcje wskazane w odpowiedzi na pytanie 97 to jedyna istotna customizacja to udostępnienie do wprowadzania, edycji i wyświetlania daty otrzymania faktury z wykorzystaniem istniejącego standardowego pola REINDAT tabeli BKPF. Pozostałe dostosowania mają charakter konfiguracyjny w oparciu o standardowe możliwości systemy SAP. Pytanie nr 100: Ile założyć stanowisk skanujących/ocr? Odpowiedź na pyt. nr 100: Ok. 60 Pytanie nr 101: Jaki jest standard poczty elektronicznej? Czy założyć dostęp do rozwiązania (np: akceptacja faktury) bezpośrednio z Klienta poczt elektronicznej (bez konieczności przełączenia)? Odpowiedź na pyt. nr 101: Zamawiający aktualnie wykorzystuje klienta pocztowego IBM Notes wersje 8-9. Nie jest to bezwzględny wymóg. Decyzja co do rozwiązania jest po stronie Wykonawcy. Pytanie nr 102: Czy posiadają Państwo infrastrukturę PKI do podpisu elektronicznego? Jeśli tak to prosimy o więcej szczegółów. Odpowiedź na pyt. nr 102: Aktualnie Zamawiający wykorzystuje kwalifikowane podpisy elektroniczne Szafir (KIR S.A.) i CenCert (Enigma Systemy Ochrony Informacji Sp z o.o.) Pytanie nr 103: Czy dopuszczają Państwo realizację części prac zdalnie? Odpowiedź na pyt. nr 103: Tak Pytanie nr 104: W diagramie procesów widać powiązanie faktury z umową. Prosimy o więcej szczegółów dotyczącego tego wymagania? Strona 21/27

22 Odpowiedź na pyt. nr 104: Zamawiający oczekuje podpięcia skanu umowy do zapisu w systemie dotyczącego faktury związanej z zapłatą za realizację danej umowy. Pytanie nr 105: Na podstawie załączonej w postępowaniu punktacji Zamawiający preferuje rozwiązanie wykorzystujące bazę MS SQL. Czy oferent w ramach ceny ofertowej jest zobligowany ująć cenę licencji MS SQL wraz z Microsoft Software Assurance na okres 5 lat, jeśli zaoferowane rozwiązanie będzie korzystało z tego silnika bazy danych? Jaką ilość licencji powinien przyjąć do wyceny? Odpowiedź na pyt. nr 105: Nie będzie zobligowany. Zamawiający zapewni zasoby bazodanowe niezbędne do prawidłowej pracy oferowanego rozwiązania. Pytanie nr 106: Zamawiający oczekuje uruchomienia komunikacji pomiędzy systemem EOF a SAP R/3. Czy Zamawiający ma obecnie wykupione wsparcie dla eksploatowanego systemu SAP R/3 i zapewnia wspólne wykonanie testów komunikacji oraz niezbędnych do wykonania po stronie SAP Zamawiającego ustawień konfiguracyjnych? Czy do wymiany danych z systemem SAP Zamawiającego obecnie wykorzystywana jest komunikacja bezpośrednia, szyna komunikacyjna czy zasilanie danymi odbywa się poprzez pliki wymiany danych. Odpowiedź na pyt. nr 106: Zamawiający nie ma obecnie wykupionego wsparcia dla eksploatowanego systemu SAP R/3. Zamawiający zapewnia pełną współpracę w zakresie testowania i niezbędnych do wykonania ustawień konfiguracyjnych w zakresie możliwości i uprawnień jakie są dostępne w systemie w tym zakresie. Zamawiający wykorzystuje zawsze gdy to możliwe gotowe, dostępne w systemie interfejsy standardowe (np. BAPI, API), samodzielnie tworzył i wykorzystuje klienckie BAPI, wykorzystuje także zasilanie danymi poprzez pliki wymiany danych wszystkie rozwiązania są akceptowalne. Szyna komunikacyjna nie była dotąd wykorzystywana do zasilania danymi systemu SAP R/3. Pytanie nr 107: Zamawiający oczekuje krótkiego czasu realizacji wdrożenia wraz ze szkoleniami i jednocześnie ogranicza ilość osób w ramach grupy szkoleniowej. Czy Zamawiający będzie w stanie udostępnić równolegle kilka sal szkoleniowych, czy pracownicy Zamawiającego będą mogli równolegle uczestniczyć w szkoleniach (kilka grup 12 osobowych), czy szkolenia mogą odbywać się po godzinie 17tej? Odpowiedź na pyt. nr 107: Zamawiający może udostępnić 2 sale szkoleniowe. Możliwe jest równoległe prowadzenie szkoleń. Szkolenia muszą być przeprowadzone w godz. 8:00 16:00. Pytanie nr 108: Zamawiający oczekuje udzielenia licencji bez ograniczeń ilościowych użytkowników. Jaka jest planowana maksymalna ilość użytkowników dodanych w aplikacji oraz równolegle pracujących? Samo udzielenie licencji bez limitu nie gwarantuje że aplikacja sprawnie będzie działała podczas równoległej pracy pracy wielu użytkowników. Strona 22/27

23 Odpowiedź na pyt. nr 108: Dla zamówienia podstawowego maksymalna ilość użytkowników dodanych w aplikacji to 250. Przewidywana ilość równolegle pracujących 100. Docelowa ilość (po zrealizowaniu zamówienia uzupełniającego) odpowiednio: 350 i 150. Pytanie nr 109: Zamawiający oczekuje 36cio miesięcznej asysty powdrożeniowej oraz dostępu do standardowych aktualizacji systemu jednocześnie wskazując, iż licencja ma być udzielona na okres minimum 5 lat. Prosimy o wyjaśnienie czy to błąd w zapisach czy Zamawiający świadomie skraca okres asysty w stosunku do okresu licencjonowania? Odpowiedź na pyt. nr 109: Nie jest to błąd. Sposób ew. przedłużenia okresu świadczenia serwisu jest zapisany w 8 ust.11 projektu umowy. Treści Załącznika do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia Projekt umowy w następującym zakresie; Pytanie nr 110: 2 ust. 3 poprzez zastąpienie go następującym brzmieniem Wykonawca oświadcza, że udzielenie licencji Zamawiającemu nie będzie naruszało żadnych praw osób trzecich. W przypadku wystąpienia przez osoby trzecie z uzasadnionymi roszczeniami lub innymi działaniami, w tym z pozwem sądowym, w związku z naruszeniem, związanym z realizacją lub wynikiem niniejszej Umowy, praw podlegających ochronie przewidzianej w przepisach ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych albo ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji albo wynikających z innych przepisów prawa, Wykonawca zobowiązuje się zwolnić Zamawiającego od obowiązku świadczenia na rzecz tej osoby (art. 391 i 392 kodeksu cywilnego). Zobowiązanie, o którym mowa w poprzednim zdaniu powstaje pod warunkiem niezwłocznego zawiadomienia Wykonawcy o wystąpieniu z roszczeniem, podjęciu działań lub wniesieniu pozwu przez osobę trzecią, w czasie umożliwiającym Wykonawcy zajęcie stanowiska lub przystąpienie do sporu oraz zasądzenia roszczenia na podstawie prawomocnego wyroku sądu powszechnego, chyba że sprawa zostanie zakończona ugodą lub porozumieniem o treści uzgodnionej z Wykonawcą.. Wniosek motywuję tym, że Wykonawca nie może złożyć takiego oświadczenia, jeżeli zobowiązanie miałby wykonać poprzez zapewnienie Zamawiającemu licencji na System Informatyczny udzielonej przez osobę trzecią. Poza tym zobowiązanie Wykonawcy do zwolnienia Zamawiającego z roszczenia osoby trzeciej powinno dotyczyć tylko roszczeń uzasadnionych, a nie jakichkolwiek, zgodnie z pierwszą częścią zdania, w której mowa o naruszeniu. Dodatkowo Wykonawca zwraca się z prośbą o uregulowanie praw i obowiązków w sposób umożliwiający zgłoszenie zarzutów przeciwko roszczeniu, w przypadku zgłaszania roszczeń nieuzasadnionych. Odpowiedź na pyt. nr 110: Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie zmiany w projekcie umowy. Jest rzeczą oczywistą, że w interesie Zamawiającego będzie w sytuacji, której dotyczą zapisy 2 ust. 3 niezwłoczne powiadomienie Wykonawcy o wszystkich faktach jakie wystąpiły i doprowadziły do sporu. Pytanie nr 111: 8 ust. 6 poprzez zastąpienie następującym brzmieniem: Ustala się następujące czasy reakcji na zgłoszenie: 1) Awaria Krytyczna 8 godzin; 2) Awaria Niekrytyczna 24 godziny. Załącznik nr 6 do projektu umowy Gwarancja i Serwis gwarancyjny określa odmienne czasy reakcji niż określone w umowie. Proponowana Strona 23/27