FORMULARZ ZAPYTANIA OFERTOWEGO o wartości zamówienia poniżej euro

Transkrypt

1 Żnin, dnia 20 grudnia 2010r. OR /10 A/A FORMULARZ ZAPYTANIA OFERTOWEGO o wartości zamówienia poniżej euro na wdrożenie systemu monitorowania poziomu satysfakcji klientów z jakości usług publicznych w 6 JST w ramach partnerskiego projektu Profesjonalne Kadry Sprawne Urzędy Powiatu Żnińskiego współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Działania 5.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. I. Nazwa i adres Zamawiającego POWIAT ŻNIŃSKI Z SIEDZIBĄ W ŻNINIE UL. POTOCKIEGO ŻNIN II. Opis przedmiotu zamówienia CPV Usługi doradcze w zakresie badań i rozwoju 2.1 Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie systemu monitorowania poziomu satysfakcji klientów z jakości usług publicznych w 6 JST w ramach partnerskiego projektu: a)lider Projektu: - Powiat Żniński/Starostwo Powiatowe w Żninie z siedzibą w Żninie, ul. Potockiego 1, Żnin

2 b)partnerzy Projektu: - Partner 1- Gmina Gąsawa/Urząd Gminy w Gąsawie z siedzibą w Gąsawie, ul. Żnińska 8, Gąsawa, - Partner 2-Gmina Janowiec Wielkopolski /Urząd Miejski w Janowcu Wielkopolskim z siedzibą w Janowcu Wielkopolskim, ul. Gnieźnieńska 3, Janowiec Wielkopolski - Partner 3 - Gmina Łabiszyn/Urząd Miejski w Łabiszynie z siedzibą w Łabiszynie, ul. Plac lecia 1, , Łabiszyn - Partner 4 - Gmina Rogowo /Urząd Gminy w Rogowie, z siedzibą w Rogowie, ul. Kościelna 8, Rogowo - Partner 5 - Gmina Żnin /Urząd Miejski w Żninie z siedzibą w Żninie, ul. 700-lecia 39, Żnin 2.2.Dane dotyczące partnerskiego projektu: Profesjonalne Kadry Sprawne Urzędy Powiatu Żnińskiego realizowany jest w ramach: Priorytetu V Dobre Rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej na podstawie wniosku o dofinansowanie POKL /10 oraz umowy UDA- POKL /10-00 z dnia r. Miejsce realizacji projektu: Starostwo Powiatowe w Żninie. 2.3 Opis wdrożenia: Całe wdrożenie zaplanowano na 8 miesięcy w ramach opisu Zadania nr 2 w ramach partnerskiego projektu Profesjonalne Kadry Sprawne Urzędy Powiatu Żnińskiego. Zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie wdrożenie powinno być realizowane w 9 etapach, zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu. Etapy nr 1,2,6,7 stanowią przedmiot niniejszego zamówienia, natomiast pozostałe Etapy nr 3,4,5,8 będą zlecone innym Wykonawcom, jednakże nakłada się na Wykonawcę koordynacji całości zleconych prac, tak aby całość została ukończona w oznaczonym w terminie (do ). Etap 1: do Opracowanie metodyki badawczej (rozpoznanie wyznaczników satysfakcji klientów 6 JST w ramach modelu SERVQUAL) w oparciu o zdiagnozowane potrzeby 6 Urzędów. Etap 2: do Zaprojektowanie instrumentu pomiarowego (ankieta wykładana i elektroniczna) do oceny satysfakcji klientów. Etap 3: do Opracowanie/zakup rollerbanerów i stojaków informujących/zachęcających klientów do udziału w badaniu oraz wydruk 2 tys. kwestionariuszy (ankiet).

3 Etap 4: do Przygotowanie bazy danych i kwestionariusza internetowego, ankieta elektroniczna umieszczona na stronach internetowych 6Urzędów. Etap 5: do Opracowanie narzędzia generującego zbiorcze wyniki pomiaru satysfakcji klientów w postaci plików poleceń na 6 serwerach Urzędów, co umożliwi wykonanie automatycznych operacji obliczeniowych z zaprojektowanych baz danych. Etap 6: do Przeprowadzenie badań jakościowych klientów w 6 UrzędACH Etap 7: do Opracowanie 6 raportów zawierających wyniki oraz analizy porównawcze Pomiędzy y 6 Urzędami; co pozwoli na uruchomienie procesu doskonalenia JST w oparciu o proces Benchmarkingu. Etap 8: do Konsultacje dla Urzędników 6 JST w zakresie posługiwania się Systemem ( wprowadzenia danych/tworzenie cyklicznych raportów dokonywanie porównań/możliwości uruchomienia procesu doskonalenia w oparciu o uzyskane wyniki 2.4. Miejsce realizacji wdrożenia: Wdrożenie dotyczy 6 Jednostek Samorządu Terytorialnego: - Starostwo Powiatowe w Żninie, - Urząd Gminy w Gąsawie z siedzibą w Gąsawie, ul. Żnińska 8, Gąsawa, - Urząd Miejski w Janowcu Wielkopolskim z siedzibą w Janowcu Wielkopolskim, ul. Gnieźnieńska 3, Janowiec Wielkopolski - Urząd Miejski w Łabiszynie z siedzibą w Łabiszynie, ul.plac lecia 1, , Łabiszyn - Urząd Gminy w Rogowie, z siedzibą w Rogowie, ul. Kościelna 8, Rogowo - Urząd Miejski w Żninie z siedzibą w Żninie, ul. 700-lecia 39, Żnin 2.5. Nadzór i efekty wdrożenia: Wykonawca podlega pod Koordynatora Projektu, natomiast bezpośredni nadzór nad pracą Koordynatora sprawuje Ekspert ds. Szkoleń i Wdrożeń Systemów. Wykonawca dostarczy odpowiednią dokumentację z poszczególnych etapów wdrożenia, która będzie stanowid potwierdzenie wykonanych czynności i prac. Sporządzona dokumentacja wdrożenia powinna być oznakowana zgodnie z dokumentem: Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki dostępnym na stronie: Efektem zakończenia poszczególnych etapów wdrożenia systemu monitorowania poziomu satysfakcji klientów z jakości usług publicznych w 6 JST jest osiągnięcie wskaźników, tj. produktów, rezultatów twardych i miękkich, które powinny być odpowiednio udokumentowane przez Wykonawcę i dostarczone do Zamawiającego:

4 a) Wskaźniki produktów a etapy wdrożenia: - 1 metodyka badawcza w oparciu o Model SERVQUAL (etap 1) ; 1 raport w wersji papierowej i elektronicznej - 1 instrument pomiarowy (ankieta wykładana) dla 6U (etap 2); 1 kwestionariusz ankietowy; 1 karta akceptacji instrumentu pomiarowego przez 6 JST. - 6 raportów z oceny pomiaru satysfakcji klienta w 6U (etap 6 i 7); 6 Raportów w wersji papierowej i elektronicznej; karta akceptacji raportu przez Partnerów x 2 badania b)wskaźnik rezultatu twardego: - Wdrożenie systemu pomiaru i monitorowania poziomu satysfakcji klientów z jakości usług publicznych w 6U c) Wskaźnik rezultatu miękkiego: - Poprawa wskaźnika satysfakcji klientów z jakości usług w 2012 w stosunku do 2011 w 6 Urzędach o 25% - Porównanie dwóch raportów zbiorczych z przeprowadzonych badań (pierwsze badanie: kwiecień maj czerwiec 2011r; drugie badanie: kwiecieńmaj czerwiec 2012) Wykonawca dokona przedstawienia wniosków z przeprowadzonego wdrożenia (w szczególności wyników przeprowadzonych badań jakościowych (pierwsze badanie przeprowadzi Wykonawca, a drugie badanie zostanie przeprowadzone przez Urzędy) w kontekście opracowanych 6 raportów porównawczych x 2 badania na konferencji podsumowującej zadanie. Konferencja została zaplanowana na II kwartał Tematem konferencji jest możliwość uruchomienia procesu benchmarkingu pomiędzy 6 JST w oparciu o wprowadzony model oceny satysfakcji klienta, w celu porównania wybranych usług świadczonych przez Urzędy i ich jakości postrzeganej przez klientów. Doprowadzi to do zastosowania jednolitych mechanizmów (procedur aktualizowania usług i systemu monitorowania klientów) i ich ciągłego doskonalenia w oparciu o wypracowaną formułę w partnerstwie. III. FORMA ZŁOŻENIA OFERTY: Ofertę na formularzu oferty należy złożyć w terminie do dnia 30 grudnia 2010 roku do godz. 9 oo w formie pisemnej listownie na adres : Starostwo Powiatowe Żnin, ul. Potockiego 1 sekretariat Starosty Żnińskiego pokój nr 19 IV. TERMIN REALIZACJI: Od daty podpisania umowy do roku.

5 V. WARUNKI PŁATNOŚCI: Zamawiający dokonywać będzie zapłaty za poszczególne etapy wdrożenia w formie przelewu na rachunek bankowy podany przez Wykonawcę w terminie 30 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu przez Wykonawcę dokumentacji potwierdzającej wykonanie danego etapu wdrożenia stanowiącego przedmiot zamówienia oraz prawidłowo wystawionej faktury VAT bądź rachunku: Etap 1-1 raport w wersji papierowej i elektronicznej Etap 2-1 kwestionariusz ankietowy; 1 karta akceptacji instrumentu pomiarowego przez 6 JST Etap 6 i 7-6 Raportów w wersji papierowej i elektronicznej; karta akceptacji 6 raportów W przypadku, gdy nie będą przekazane środki na realizację projektu przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (IP2), wynagrodzenie płatne będzie w ciągu 14 dni od dnia otrzymania środków finansowych z wyżej wymienionej instytucji. Wynagrodzenie Wykonawcy jest współfinansowane z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. VI. OSOBAMI UPRAWNIONYMI DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCĄ W IMIENIU ZAMAWIAJĄCEGO SĄ: 1) sprawy merytoryczne - Pan Andrzej Hłond Sekretarz Powiatu tel. (052) wew. 22, faks ( 052) , 2) sprawy formalne - Pani Barbara Jankowska Inspektor w Wydziale Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Żninie tel. (052) wew. 53, faks (052) , pokój nr 12. Załącznik : - wzór oferty Wykonawcy - Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu zgodne z wymogiem art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych zał. nr 1 - Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych - zał. nr 2 - Projekt umowy Starosta Żniński Zbigniew Jaszczuk