Metoda opisywania i wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej

Transkrypt

1 Metoda opisywania i wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej Materiały szkoleniowe Warszawa, grudzień 2010 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Spis treści 1. Plan szkolenia Opisy wyższych stanowisk w służbie cywilnej, a Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w urzędzie Sporządzanie opisów wyższych stanowisk w służbie cywilnej aspekty ogólne Wartościowanie wyższych stanowisk w służbie cywilnej- aspekty ogólne Kryteria wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej Dobre praktyki w zakresie wykorzystania wartościowania do kształtowania wynagrodzeń zasadniczych Ćwiczenia Przykład opisu wyższego stanowiska w słuzbie cywilnej Prezentacja ze szkolenia (slajdy) Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 2

3 1. Plan szkolenia Cel szkolenia Podniesienie poziomu wiedzy osób zajmujących wyższe stanowiska w służbie cywilnej w zakresie metody opisywania i wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej. Czas trwania szkolenia 2 dni (2 x 7godzin) Metody prowadzenia zajęć Zajęcia o charakterze interaktywnym. Mini-wykłady wprowadzające w dane zagadnienie, praca w grupach, dyskusje moderowane, ćwiczenia w stosowaniu konkretnych narzędzi, technik i sposobów postępowania. Każdy z uczestników otrzymuje materiały szkoleniowe (skrypty) w wersji drukowanej i elektronicznej (płyta CD) oraz zestawy ćwiczeń. Plan szkolenia DZIEŃ I Lp. Moduł Orientacyjny czas trwania 1 CZĘŚĆ WSPÓLNA JEDNA SALA Powitanie Prezentacja trenerów, organizatorów Prezentacja założeń organizacyjnych, celów szkolenia Informacje techniczne i logistyczne Zebranie od uczestników szkolenia formularzy PEFS 2 Opisywanie stanowisk pracy w urzędzie Czym jest opis stanowiska pracy? Powiązanie opisu stanowiska z innymi obszarami ZZL w urzędzie Wykorzystanie elementów opisu wyższego stanowiska w służbie cywilnej w innych obszarach ZZL w urzędzie o Planowanie rozwoju zawodowego 9:00-9:30 9:30 10:15 Mini-wykłady Dyskusja Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 3

4 o o Ocena efektów pracy Planowanie rekrutacji moderowana Przerwa kawowa 10:15 10:30 3 Sporządzanie opisów wyższych stanowisk w służbie cywilnej informacje ogólne Procedura opisu wyższych stanowisk wg projektu zarządzenia w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowanie stanowisk pracy w służbie cywilnej (dalej: projekt zarządzenia) Konstrukcja opisu dla wyższych stanowisk w służbie cywilnej wg projektu zarządzenia 10:30 11:15 Mini-wykład Prezentacja Dyskusja moderowana 4 Przygotowanie do pracy w grupach Podział na grupy Ustalenie sal i trenerów 5 PRACA W GRUPACH OSOBNE SALE Opisy wyższych stanowisk w służbie cywilnej Jak sporządzać opisy, na co zwracać szczególną uwagę? o Zasady formułowania celu istnienia w tym ćwiczenie dla 3-4 stanowisk (ćwiczenie nr 1) o Kluczowe obszary odpowiedzialności jak wybrać i sformułować? (Ćwiczenie nr 2) o Praca z listą obszarów odpowiedzialności- zakresów zadań (ćwiczenie nr 3) 11:15 11:30 11:30 12:15 Ćwiczenie w grupach Dyskusja moderowana Prezentacja wyników Przerwa kawowa 12:15-12:30 6 Opisy wyższych stanowisk w służbie cywilnej Definiowanie zadań w obszarach (ćwiczenie nr 4) Określanie kompetencji, wiedzy i umiejętności (ćwiczenie nr 5) praca z określaniem profili dla grup stanowisk 12:30 13:30 Ćwiczenie w grupach Dyskusja moderowana Prezentacja wyników Obiad 13:30 14:30 7 Opisy wyższych stanowisk w służbie cywilnej Przygotowanie opisów wybranych wyższych stanowisk w służbie cywilnej z zastosowaniem poznanych reguł i technik (ćw.nr 6) 14:30 16:00 Ćwiczenie w grupach Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 4

5 o o Praca w grupach Prezentacja i omówienie wyników Prezentacja wyników Dyskusja moderowana DZIEŃ II Lp. Moduł Orientacyjny czas trwania 1 CZĘŚĆ WSPÓLNA JEDNA SALA Wartościowanie wyższych stanowisk w służbie cywilnej Procedura wartościowania wyższych stanowisk wg projektu zarządzenia Kryteria wartościowania wg projektu zarządzenia 9:00 10:30 Mini-wykład Prezentacja Dyskusja moderowana Przerwa kawowa 10:30 10:45 2 PRACA W GRUPACH OSOBNE SALE Wartościowanie wyższych stanowisk w służbie cywilnej- cd. Wartościowanie opisanych stanowisk pracy (ćwiczenie nr 7) każda grupa wartościuje opisane wcześniej stanowiska 10:45 12:15 Ćwiczenie w grupach Prezentacja wyników Dyskusja moderowana Przerwa kawowa 12:15-12:30 3 Wartościowanie wyższych stanowisk w służbie cywilnej- cd. Porównanie i analiza wyników z ćwiczenia nr 7 - podsumowanie 4 Dobre praktyki w zakresie wykorzystania wartościowania do kształtowania wynagrodzeń zasadniczych Kluczowe reguły wykorzystania wartościowania do kształtowania wynagrodzeń Przełożenie wyników wartościowania na wynagrodzenie zasadnicze (ćwiczenie nr 8) 12:30 13:00 Ćwiczenie w grupach Prezentacja wyników Dyskusja moderowana 13:00 14:00 Mini wykład Ćwiczenie w grupach Prezentacja Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 5

6 wyników Dyskusja moderowana Przerwa kawowa 14:00-14:15 5 Zakończenie szkolenia Podsumowanie najważniejszych kwestii merytorycznych Wypełnienie dokumentacji Wręczenie zaświadczeń o ukończeniu szkolenia 14:15-15:00 Obiad 15:00 16:00 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 6

7 2. Opisy wyższych stanowisk w służbie cywilnej a Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w urzędzie Projekt zarządzenia w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej różnicuje realizację tych procesów w odniesieniu do wyższych stanowisk w służbie cywilnej, a stanowisk pracy niebędących wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej. Pomimo tych różnic w przypadku obu rodzajów stanowisk pracy w służbie cywilnej, opis stanowiska pracy jest narzędziem mającym na celu określenie i uporządkowanie zakresu wykonywanych na danym stanowisku zadań, odpowiedzialności, uprawnień oraz wymagań wobec osób, które to stanowisko zajmują. Prawidłowo skonstruowany opis stanowiska pracy powinien dawać jasny obraz wszystkich wymagań, jakie dana osoba musi spełnić, by w sposób właściwy wykonywać swoją pracę. Innymi słowy: Opis stanowiska pracy to dokument organizacyjny zawierający informacje na temat stanowiska pracy, ze szczególnym uwzględnieniem zadań wykonywanych na danym stanowisku, zakresu odpowiedzialności i wymaganych kompetencji. Warto podkreślić, że opis stanowiska pracy jest pojęciem szerszym, niż zakres obowiązków na tym stanowisku. Informacje w nim zawarte stanowią bowiem punkt wyjścia do działań między innymi w takich obszarach Zarządzania Zasobami Ludzkimi (ZZL) jak: Rekrutacja i selekcja kandydatów Wartościowanie stanowisk pracy Planowanie ścieżek rozwoju Kształtowanie wynagrodzeń zasadniczych i zarządzanie podwyżkami Planowanie zmian organizacyjnych Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 7

8 Rekrutacja i selekcja kandydatów Opis stanowiska pracy zawiera zadania wykonywane na danym stanowisku pracy, a także wskazuje kompetencje i kwalifikacje wymagane od osób poszukiwanych na to stanowisko, co może być wykorzystane dla celów rekrutacji. Przepisy ustawy o służbie cywilnej określają elementy jakie powinno zawierać ogłoszenie o naborze na wyższe stanowisko w służbie cywilnej. Są to: 1. nazwa i adres urzędu, 2. określenie wyższego stanowiska w służbie cywilnej, na które jest przeprowadzany nabór, 3. wymagania związane ze stanowiskiem, wynikające z przepisów ustaw, 4. wymagania związane ze stanowiskiem, zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które są pożądane, 5. zakres zadań wykonywanych na stanowisku, 6. wskazanie wymaganych dokumentów, 7. termin i miejsce składania dokumentów, 8. informacje o metodach i technikach naboru. Wymagania i zakres obowiązków jedne z niezbędnych elementów do skonstruowania ogłoszenia o naborze zawarte są właśnie w opisie stanowiska pracy. Podczas procesu opisywania stanowiska pracy jednym z najczęściej występujących w praktyce błędów jest błąd polegający na zawyżaniu lub zaniżaniu wymagań w zakresie kompetencji i doświadczenia zawodowego. W wielu wypadkach dochodzi do takich sytuacji, gdy opis stanowiska pracy sporządzany jest nie dla danego stanowisko pracy a dla osoby zajmującej to stanowisko. Nierzadko zdarza się również, iż nie jest dokonywana analiza miejsca stanowiska pracy w strukturze organizacyjnej urzędu i analiza szczegółowego charakteru wykonywanych na tym stanowisku zadań, czy przypisanych mu odpowiedzialności. W takiej sytuacji niejednokrotnie w opisie stanowiska pracy przepisywane są po prostu uregulowania ustawowe. Umieszczenie rubryk na temat kwalifikacji i wymagań na końcu wzoru formularza opisu wyższego stanowiska w służbie cywilnej miało na celu wpisywanie tych elementów właśnie na podstawie analizy wcześniej wypełnionych rubryk dotyczących m.in. odpowiedzialności i zakresu zadań. W ten sposób wszystkie elementy zawarte w opisie stanowiska pracy będą spójne. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 8

9 Skutki ewentualnego zawyżania lub zaniżania wymagań na stanowisko w służbie cywilnej obrazuje poniższe zestawienie: Tabela 1. Potencjalne skutki zaniżania lub zawyżania wymagań na wyższe stanowiska w służbie cywilnej Skutki zaniżania niezbędnych wymagań: Ryzyko, że przyjęta na dane stanowisko pracy osoba nie będzie w stanie poprawnie wypełniać nałożonych na nią zadań i obowiązków. Stanowisko pracy zostanie prawdopodobnie niżej zwartościowane. Skutki zawyżania niezbędnych wymagań: Problemy z naborem osób z odpowiednimi kwalifikacjami, gdyż na podstawie opisu stanowiska pracy przygotowuje się ogłoszenie o naborze. Ryzyko dużej rotacji na opisywanym stanowisku pracy (osoby z wyższymi kwalifikacjami niż rzeczywiście potrzebne, prawdopodobnie będą zmieniały pracę). Posiadanie zbyt wysokich kwalifikacji w stosunku do realizowanych działań może działać demotywująco. Wartościowanie stanowisk pracy Informacje zawarte w opisie stanowiska pracy mają kluczowe znaczenie dla określenia w procesie wartościowania ilości punktów w poszczególnych kryteriach wartościowania. Aspekty te są omówione bardziej szczegółowo w dalszej części podręcznika. Planowanie ścieżek rozwoju Dysponując opisami stanowisk pracy i wynikami ich wartościowania można określać potrzeby szkoleniowe i rozwojowe osób, które je zajmują. Opis stanowiska pracy wskazuje m.in. zakres wiedzy i umiejętności, jakie osoba zajmująca dane stanowisko powinna posiadać, co w połączeniu z zakresem wykonywanych zadań umożliwia wyznaczenie kierunków rozwoju. Z kolei wynik wartościowania stanowiska będzie sugerować, które z elementów charakteryzujących stanowisko budują jego zasadniczą wartość dla organizacji (urzędu). Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 9

10 Wysokość not punktowych w poszczególnych kryteriach wartościowania uzyskiwanych przez stanowisko w procesie wartościowania wskazuje bowiem te obszary kwalifikacji i umiejętności, które są szczególnie ważne dla danego urzędu. Jeśli zatem dane kwalifikacje i umiejętności w sposób zasadniczy wpływają na wartość stanowiska, to przede wszystkim one powinny podlegać planom doskonalenia i rozwoju u osób zajmujących dane stanowisko. Trzeci element poza wyżej wymienionymi mający wpływ na planowanie szkoleń i rozwoju to wyniki ocen okresowych. W trakcie sporządzania oceny zostają m.in. sformułowane wnioski dotyczące indywidualnego programu rozwoju zawodowego członka korpusu służby cywilnej. Na tej podstawie również można planować określone szkolenia. Rysunek 1. Schemat planowania potrzeb szkoleniowych i rozwojowych Zestawienie informacji uzyskanych na podstawie tych trzech elementów pozwala na dosyć precyzyjne planowanie rzeczywistych potrzeb szkoleniowych i działań rozwojowych w odniesieniu do osoby zatrudnionej na wyższym stanowisku w służbie cywilnej. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 10

11 Kształtowanie wynagrodzeń zasadniczych i zarządzanie podwyżkami To jeden z kluczowych efektów sporządzenia opisów stanowisk i ich wartościowania. Dzięki powstałemu na tej podstawie systemowi wynagrodzeń zasadniczych oraz sposobów zarządzania podwyżkami urząd jest w stanie działać efektywniej. W praktyce oznacza to pojawienie się dwóch składowych: 1. Budżet w dyspozycji urzędu zapewnia w pierwszej kolejności możliwość wynagradzania za zrealizowanie nałożonych prawem obowiązków w odpowiedni sposób. 2. Indywidualne wynagrodzenia pracowników uzależnione są w znacznej części od skuteczności w realizacji powierzonych ról i zadań oraz kompetencji i umiejętności. Planowanie zmian organizacyjnych Opis stanowiska pracy wskazuje miejsce stanowiska w strukturze organizacyjnej urzędu oraz określa wpływ stanowiska na efekt końcowy realizowanych działań to umożliwia zastosowanie tego dokumentu przy planowaniu ról organizacyjnych i zadań zespołowych oraz indywidualnych. W przypadku zmian organizacyjnych, istniejące opisy stanowisk pracy mogą zostać wykorzystane w procesie projektowania nowych lub zmodyfikowania obecnie istniejących stanowisk. Analiza celu istnienia poszczególnych stanowisk oraz przypisanych im obszarów odpowiedzialności, umożliwia grupowanie stanowisk ze względu na ich rolę w urzędzie - stanowi to pomoc w porządkowaniu struktury urzędu z punktu widzenia procesów jakie w nim zachodzą. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 11

12 3. Sporządzanie opisów wyższych stanowisk w służbie cywilnej aspekty ogólne Uwaga: Niniejszy rozdział prezentuje wybrane aspekty sporządzania opisów wyższych stanowisk w służbie cywilnej według projektu zarządzenia w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej (dalej zwane: projektem zarządzenia). Cel oraz istota procesu opisywania wyższych stanowisk w służbie cywilnej po wejściu w życie zarządzenia Celem wprowadzenia zarządzenia w życie jest objęcie procesem opisywania i wartościowania wszystkich stanowisk pracy w służbie cywilnej, a więc zarówno stanowisk niebędących wyższymi stanowiskami pracy w służbie cywilnej, jak i wyższych stanowisk w służbie cywilnej. Projekt zarządzenia przewiduje, że proces opisywania i wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej następować będzie w następujący sposób: 1. Sporządzenie opisów stanowisk dyrektorów generalnych urzędów i ich zatwierdzenie. 2. Wartościowanie stanowisk dyrektorów generalnych urzędów i ich zatwierdzenie. 3. Sporządzenie opisów wyższych stanowisk w służbie cywilnej z wyłączeniem stanowisk dyrektorów generalnych urzędów w poszczególnych urzędach i ich zatwierdzenie. 4. Wartościowanie wyższych stanowisk w służbie cywilnej z wyłączeniem stanowisk dyrektorów generalnych urzędów w poszczególnych urzędach i ich zatwierdzenie. Powyższe aspekty określa 48 projektu zarządzenia: Sporządzenie opisów i przeprowadzenie wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej w urzędzie, z wyłączeniem stanowiska dyrektora generalnego urzędu, musi nastąpić niezwłocznie po zatwierdzeniu wyniku wartościowania stanowiska dyrektora generalnego tego urzędu. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 12

13 Procedura opisywania wyższych stanowisk w służbie cywilnej według projektu zarządzenia Metodologia dotycząca sporządzania opisów wyższych stanowisk w służbie cywilnej określona w projekcie zarządzenia uwzględnia komponenty wspólne dla tego procesu, ale również specyficzne w przypadku stanowisk dyrektora generalnego urzędu. W niniejszym podrozdziale zaprezentowano specyfikę omawianego procesu. 1. Monitorowanie sporządzania opisów wyższych stanowisk służby cywilnej z wyłączeniem stanowiska dyrektora generalnego urzędu Ministrowie czuwają nad sporządzaniem opisów stanowisk pracy w urzędach podległych i nadzorowanych, z wyłączeniem urzędów centralnych. Wojewodowie oraz kierownicy urzędów centralnych czuwają nad sporządzaniem opisów stanowisk pracy w urzędach podległych i nadzorowanych. 2. Odpowiedzialność za sporządzenie opisów wyższych stanowisk w służbie cywilnej w danym urzędzie Reprezentujący pracodawcę odpowiada za sporządzenie opisów stanowisk pracy w danym urzędzie, w tym również wyższych stanowisk w służbie cywilnej. Kierownik urzędu odpowiada za sporządzanie opisu stanowiska dyrektora generalnego urzędu 3. Postępowanie w przypadku aktualizacji opisu stanowiska lub tworzenia opisu nowego stanowiska Analogiczne jak w przypadku opisywania istniejących stanowisk (opis poniżej) 4. Zasady sporządzania opisów wyższych stanowiska w służbie cywilnej oraz stanowisk dyrektorów generalnych urzędów Syntetyczne zestawienie zasad opisywania wyższych stanowisk w służbie cywilnej oraz stanowiska dyrektora generalnego urzędu obrazuje poniższe zestawienie. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 13

14 Tabela 2. Zasady sporządzania opisów wyższych stanowisk w służbie cywilnej oraz stanowiska dyrektora generalnego urzędu Wspólne elementy zasad dla procesu opisywania wyższych stanowisk w służbie cywilnej Opis każdego nowo utworzonego stanowiska pracy sporządza się niezwłocznie po jego utworzeniu. W razie zaistnienia zmian w zakresie stanowiska pracy dokonuje się niezwłocznej aktualizacji opisu stanowiska pracy Różnicujące elementy zasad dla procesu opisywania stanowisk zależnie od rodzaju wyższych stanowisk Dyrektorzy generalni urzędów Za sporządzanie opisu stanowiska dyrektora generalnego urzędu odpowiada kierownik urzędu. Opis stanowiska pracy zatwierdza kierownik urzędu w porozumieniu z Szefem Służby Cywilnej. Kierownik urzędu odpowiada za zapoznanie dyrektora generalnego urzędu z zatwierdzonym opisem stanowiska pracy Inne wyższe stanowiska Za sporządzanie opisów wyższych stanowisk w służbie cywilnej w urzędzie, odpowiada reprezentujący pracodawcę. Opisy stanowisk pracy zatwierdza reprezentujący pracodawcę po zasięgnięciu opinii: o osoby merytorycznie nadzorującej dane stanowisko pracy (np. sekretarz stanu, wicewojewoda, zastępca kierownika urzędu w przypadku stanowiska kierującego komórką organizacyjną; o kierującego komórką organizacyjną w przypadku stanowiska zastępcy kierującego komórką organizacyjną. Reprezentujący pracodawcę odpowiada za zapoznanie pracownika zajmującego dane stanowisko pracy z zatwierdzonym opisem stanowiska pracy Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 14

15 Konstrukcja formularza opisu stanowiska dla wyższego stanowiska w służbie cywilnej według projektu zarządzenia Poniżej przedstawiono wzór formularza opisu wyższego stanowiska w służbie cywilnej. Naniesiono tam również uwagi i wskazówki dotyczące wypełniania poszczególnych rubryk formularza. Odrębnie opisane zostały natomiast uwagi i wskazówki dotyczące: celu istnienia stanowiska, kluczowych obszarów odpowiedzialności zakres zadań oraz kompetencje kierownicze. Omówienie tych elementów nastąpiło w końcowej części niniejszego podrozdziału. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 15

16 OPIS WYŻSZEGO STANOWISKA W SŁUŻBIE CYWILNEJ A. METRYKA STANOWISKA PRACY 1. NAZWA URZĘDU 2. NAZWA KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ URZĘDU 3. NAZWA STANOWISKA PRACY Należy podać nazwę aktualnego stanowiska pracy zgodnie z przepisami określającymi stanowiska urzędnicze, wymagane kwalifikacje zawodowe, stopnie służbowe urzędników służby cywilnej, mnożniki do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowe zasady ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej. 4. SYMBOL STANOWISKA PRACY Należy nadawać symbol zgodnie z następującym schematem: skrót nazwy urzędu / skrót rodzaju stanowiska (DG, D, ZD, WLW, ZWLW) / skrót nazwy komórki organizacyjnej (w tym zakresie urząd sam decyduje) / kolejna liczba porządkowa 5. MIEJSCE STANOWISKA PRACY W STRUKTURZE ORGANIZACYJNEJ URZĘDU 5.1. STANOWISKA NADZORUJĄCE: POŚREDNIO BEZPOŚREDNIO 5.2. STANOWISKA FORMALNIE PODLEGŁE (należy brać pod uwagę wszystkich pracowników, nie tylko członków korpusu służby cywilnej) LICZBA PODLEGŁYCH ZESPOŁÓW (PRACOWNIKÓW) (należy wybrać jeden zakres z listy obok i go zaznaczyć) brak permanentnego kierowania pracownikami kieruje pracownikami tylko w czasie zastępowania dyrektora komórki organizacyjnej lub w czasie koordynowania projektów kieruje tylko bezpośrednio nie więcej niż 12 pracownikami kieruje co najwyżej 3 zespołami z podległymi osobami zarządzającymi niższego szczebla, albo kieruje bezpośrednio co najmniej 13 pracownikami kieruje 4-8 zespołami z podległymi osobami zarządzającymi Należy zaznaczyć tylko jedno pole kieruje więcej niż 8 zespołami z podległymi osobami zarządzającymi lub zarządza urzędem liczącym do 200 pracowników zarządza urzędem liczącym powyżej 200, ale nie więcej niż 600 pracowników zarządza urzędem liczącym powyżej 600, ale nie więcej niż 1000 pracowników zarządza urzędem powyżej 1000 pracowników Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 16

17 W przypadku stanowiska dyrektora generalnego urzędu pole to wypełnia reprezentujący pracodawcę dla osoby zajmującej to stanowisko pracy (kierownik urzędu). W przypadku stanowiska kierującego komórką organizacyjną oraz stanowiska zastępcy kierującego komórką organizacyjną pole to wypełnia reprezentujący pracodawcę (dyrektor generalny urzędu albo kierownik urzędu, w urzędach w których nie tworzy się stanowiska dyrektora generalnego urzędu). Osoba zatwierdzająca opis stanowiska pracy: Zatwierdzam opis stanowiska pracy 6.1. (imię i nazwisko) (data) (podpis) 6.2. Osoba zatwierdzająca/opiniująca 1 opis stanowiska pracy: Zatwierdzam/Opiniuję (pozytywnie/negatywnie) * opis stanowiska pracy (imię i nazwisko) (data) (podpis) Osoba zajmująca opisane stanowisko pracy: Zapoznałem(-am) się z opisem zajmowanego przeze mnie stanowiska pracy (imię i nazwisko) (data) (podpis) 1) niewłaściwe należy skreślić W przypadku stanowiska dyrektora generalnego urzędu pole to wypełnia Szef Służby Cywilnej należy skreślić słowa opiniująca i opiniuję (pozytywnie/negatywnie). W przypadku stanowiska kierującego komórką organizacyjną pole to wypełnia osoba merytorycznie nadzorująca dane stanowisko pracy (np. kierownik urzędu, sekretarz stanu, podsekretarz stanu, wicewojewoda, prezes urzędu) należy skreślić słowa zatwierdzająca i zatwierdzam. W przypadku kiedy nadzór merytoryczny sprawuje osoba wskazana w punkcie 6.1. pole to pozostaje niewypełnione. W przypadku stanowiska zastępcy kierującego komórką organizacyjną pole to wypełnia kierujący komórką organizacyjną należy skreślić słowa zatwierdzająca i zatwierdzam. 1 niewłaściwe należy skreślić. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 17

18 Określając cel istnienia danego stanowiska pracy nie należy wymieniać ani obszarów odpowiedzialności, ani szczegółowych zadań, które są przypisane do tego stanowiska. Należy określić w kilku zdaniach (nie więcej niż 3) misję istnienia danego stanowiska pracy. B. CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY (należy wpisać nie więcej niż 3 zdania, bez podawania podstawy prawnej) Zadania przypisane do stanowiska pracy w ramach poszczególnych obszarów odpowiedzialności powinny być opisywane na dużym poziomie ogólności. W ramach każdego opisywanego obszaru odpowiedzialności należy wskazać m.in. liczbę i rodzaj upoważnień i pełnomocnictw. C. KLUCZOWE OBSZARY ODPOWIEDZIALNOŚCI ZAKRES ZADAŃ 1. ZARZĄDZANIE LUDŹMI Należy wskazać zakres wpływu decyzyjnego na rodzaj wykonywanych zadań. Istotną kwestię stanowi tu bezpośrednie zarządzanie określonymi pracownikami i zakres wpływu na decyzje kadrowe. Można wskazać liczbę zespołów (także spoza danej komórki organizacyjnej), którymi się kieruje warunkiem w takim przypadku jest jednak pewna powtarzalność, bądź stałość takiego kierowania (nadzorowania). Można również określić specyfikę tych zespołów (np. zespoły zadaniowe) lub złożoność zarządzania nimi (np. część z nich tylko nadzorowana, a część kierowana bezpośrednio, zespoły poza siedzibą urzędu, itp.) Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 18

19 2. ZARZĄDZANIE FINANSAMI Należy wskazać upoważnienia i pełnomocnictwa do zaciągania zobowiązań i dysponowania środkami publicznymi oraz orientacyjną wielkość budżetu przeznaczoną do rozdysponowywania w ciągu roku, za którą formalną odpowiedzialność ponosi osoba zajmująca dane stanowisko. W ramach tego obszaru powinny zostać uwzględnione np. następujące czynności: - realizacja należności publicznoprawnych, - wydatkowanie środków publicznych, - umarzanie należności publicznoprawnych i należności cywilnoprawnych, - podejmowanie czynności i decyzji kierownika zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia, - zmiany planu finansowego. Należy również scharakteryzować rodzaj odpowiedzialności za zarządzanie środkami publicznymi przypisanej danemu stanowisku. 3. REPREZENTACJA / KONTAKTY ZEWNĘTRZNE Należy wskazać częstotliwość i rodzaj kontaktów Poza 3 wymienionymi kluczowymi obszarami odpowiedzialności, możliwe jest wskazanie dodatkowo jeszcze maksymalnie 5 innych obszarów odpowiedzialności (zadań). Wybierając i określając pozostałe obszary odpowiedzialności (zadania) należy kierować się zasadą wymieniania najbardziej istotnych dla konkretnego stanowiska pracy, uwzględniając jego specyfikę. Wskazane jest również określanie kolejnych zadań zgodnie z hierarchią ich ważności (istotności) i pracochłonności. Każdemu z dodatkowo wymienionych obszarów odpowiedzialności (zadań) należy nadać tytuł i opisać jego zakres. Nie należy tutaj wpisywać czynności wykonywanych w danym obszarze odpowiedzialności (zadaniu) np. zawieranie umów o pracę, podpisywanie świadectw pracy, powoływanie komisji przetargowych. 8. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 19

20 D. WYMAGANE KOMPETENCJE I DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE NIEZBĘDNE POŻĄDANE 1. WYKSZTAŁCENIE Należy wskazać długość doświadczenia oraz opcjonalnie obszar doświadczenia wymagany na danym stanowisku pracy. 2. STAŻ PRACY 3. FORMALNE UPRAWNIENIA Poziom znajomości języka obcego można określić w następujący sposób: zgodnie z Europejskim Systemem Opisu Kształcenia Językowego np. B1, C2 poprzez wskazanie, jakie umiejętności w posługiwaniu się językiem obcym są wymagane na opisywanym stanowisku pracy (np. znajomość języka umożliwiająca czytanie i rozumienie literatury przedmiotu), opisowo (np. komunikatywny, bardzo dobry, biegły). 4. JĘZYKI OBCE Należy wymienić w szczególności wiedzę i umiejętności wymagane na danym stanowisku pracy 5. WIEDZA I UMIEJĘTNOŚCI Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 20

21 6. KOMPETENCJE KIEROWNICZE Kompetencje kierownicze można przykładowo określić poprzez wymienianie konkretnych kompetencji np.: podejmowanie decyzji, planowanie i myślenie strategiczne, kreatywność. Do określenia poziomu znajomości języka obcego (rubryka D.4 opisu stanowiska) można zastosować skalę zgodną z Europejskim Systemem Opisu Kształcenia Językowego. System ten przyjęty został przez Radę Europy i pozwala na określenie biegłości językowej w pisaniu, mówieniu i czytaniu na sześciostopniowej skali (od A1 do C2). Należy pamiętać o zgodności zastosowanych w opisie stanowiska symboli z obowiązującymi w ww. Systemie opisami. Poniżej zaprezentowano skale biegłości językowej wraz z interpretacją opisową. Tabela 3. Skale biegłości językowej według Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego Poziom A1 A2 B1 B2 Opis Osoba posługująca się językiem na tym poziomie rozumie i potrafi stosować podstawowe zwroty potoczne i wyrażenia dotyczące życia codziennego. Potrafi przedstawiać siebie i innych oraz formułować pytania z zakresu życia prywatnego, dotyczące np. miejsca, w którym mieszka, ludzi, których zna i rzeczy, które posiada. Potrafi prowadzić prostą rozmowę pod warunkiem, że rozmówca mówi wolno, zrozumiale i jest gotowy do pomocy. Osoba posługująca się językiem na tym poziomie rozumie wypowiedzi i często używane wyrażenia związane z życiem codziennym (np. podstawowe informacje dotyczące osoby rozmówcy i jego rodziny, zakupów, otoczenia, pracy). Potrafi porozumiewać się w prostych, rutynowych sytuacjach komunikacyjnych, wymagających jedynie prostej, bezpośredniej wymiany informacji na tematy znane i typowe. Potrafi w prosty sposób opisywać swoje pochodzenie, otoczenie, a także poruszać sprawy związane z najważniejszymi potrzebami życia codziennego. Osoba posługująca się językiem na tym poziomie rozumie znaczenie głównych wątków przekazu zawartego w jasnych, standardowych wypowiedziach, które dotyczą znanych jej spraw i zdarzeń typowych dla pracy, szkoły, czasu wolnego itd. Potrafi radzić sobie z większością sytuacji komunikacyjnych, które mogą się zdarzyć podczas podróży w rejonie, gdzie mówi się danym językiem. Potrafi tworzyć proste, spójne wypowiedzi na tematy, które są jej znane, lub które ją interesują. Potrafi opisywać doświadczenia, wydarzenia, marzenia, nadzieje i aspiracje, krótko uzasadniając bądź wyjaśniając swoje opinie i plany. Osoba posługująca się językiem na tym poziomie rozumie znaczenie głównych wątków przekazu zawartego w złożonych tekstach na tematy konkretne i abstrakcyjne, łącznie z rozumieniem dyskusji na tematy techniczne z zakresu jej specjalności. Potrafi porozumiewać się na tyle płynnie i spontanicznie, by Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 21

22 prowadzić normalną rozmowę z rodzimym użytkownikiem danego języka, nie powodując przy tym napięcia u którejkolwiek ze stron. Potrafi formułować przejrzyste wypowiedzi ustne i pisemne w szerokim zakresie tematów, a także wyjaśniać swoje stanowisko w sprawach będących przedmiotem dyskusji, rozważając wady i zalety różnych rozwiązań. C1 C2 Osoba posługująca się językiem na tym poziomie rozumie szeroki zakres trudnych, dłuższych tekstów, dostrzegając także znaczenia ukryte, wyrażone pośrednio. Potrafi wypowiadać się płynnie, spontanicznie, bez większego trudu odnajdując właściwe sformułowania. Skutecznie i swobodnie potrafi posługiwać się językiem w kontaktach towarzyskich i społecznych, edukacyjnych bądź zawodowych. Potrafi formułować jasne, dobrze zbudowane, szczegółowe wypowiedzi dotyczące złożonych problemów, sprawnie i właściwie posługując się regułami organizacji wypowiedzi, łącznikami i wskaźnikami zespolenia tekstu. Osoba posługująca się językiem na tym poziomie może z łatwością zrozumieć praktycznie wszystko, co usłyszy lub przeczyta. Potrafi streszczać informacje z innych źródeł, pisanych lub mówionych w sposób spójny odtwarzając zawarte w nich tezy i wyjaśnienia. Potrafi wyrażać swoje myśli bardzo płynnie, spontanicznie i precyzyjnie, subtelnie różnicując odcienie znaczeniowe nawet w bardziej złożonych wypowiedziach. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 22

23 Jak sporządzać opisy stanowisk przypadki szczególne Cel istnienia Cel istnienia stanowiska to krótka charakterystyka celu wykonywania pracy/zadań na tym stanowisku. Innymi słowy: Określanie celu istnienia stanowiska pracy nie powinno być wymienianiem zadań przypisanych do danego stanowiska, a raczej wskazaniem znaczenia i roli tego stanowiska dla funkcjonowania określonych obszarów/procesów w komórce organizacyjnej lub całym urzędzie. Należy również pamiętać, aby w tym miejscu nie wymieniać konkretnych przepisów prawa na podstawie, których dane stanowisko pracy funkcjonuje bądź jakie zadania ustawowe realizuje. Cel stanowiska określamy bowiem zawsze w sposób opisowy i ogólny w dwóch, trzech zdaniach. Cel istnienia stanowiska pracy można np. określić odpowiadając na następujące pytania: Przykład: Dlaczego to stanowisko pracy istnieje w danej organizacji? W jaki sposób praca na opisywanym stanowisku przyczynia się do realizacji celów całego urzędu? Jaki jest efekt pracy wykonywanej na opisywanym stanowisku pracy? Stanowisko: Dyrektor wydziału administracyjno-organizacyjnego w urzędzie wojewódzkim Cel istnienia stanowiska: Zarządzanie i kierowanie podległymi oddziałami w celu zapewnienia wsparcia dla sprawnego i efektywnego funkcjonowania całego urzędu, w szczególności w zakresie wyposażenia jego pracowników oraz sprawnej organizacji pracy urzędu. Innymi słowy: Cel istnienia stanowiska pracy powinien wskazywać, co stanowi o głównej wartości opisywanego stanowiska pracy dla danego urzędu oraz jak przyczynia się ono do realizacji misji i strategii urzędu. Kluczowe obszary odpowiedzialności (zakres zadań) 1. W opisie może być określonych maksymalnie do ośmiu kluczowych obszarów odpowiedzialności stanowiska, z czego trzy z nich są z góry określone, tj.: a. Zarządzanie ludźmi, b. Zarządzanie finansami, c. Reprezentacja/kontakty zewnętrzne. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 23

24 Należy podkreślić, że wybór powyższych trzech obszarów odpowiedzialności nie jest przypadkowy. Została bowiem w ten sposób podkreślona wspólna specyfika wszystkich wyższych stanowisk w służbie cywilnej. Podkreślenie tego stwierdzenia odnajdujemy również w kryteriach wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej. Bezpośrednie odniesienia występują tam bowiem w takich kryteriach jak Zarządzanie ludźmi, Odpowiedzialność za środki publiczne oraz Charakter i poziom reprezentacji. Pośrednio do omawianych obszarów odnoszą się natomiast takie kryteria jak: Kwalifikacje (wiedza i doświadczenie) w aspekcie doświadczenia w zarządzaniu zespołami; Rola stanowiska pracy i zakres wpływu decyzyjnego w aspekcie strategii i polityki zewnętrznej. 2. Oprócz wspomnianych wyżej trzech kluczowych obszarów odpowiedzialności w opisie stanowiska należy również określić pięć pozostałych z nich (w sumie może ich być nie więcej niż osiem). Biorąc pod uwagę złożoność wyższych stanowisk w służbie cywilnej oraz zadań urzędów, w których stanowiska te funkcjonują nie jest możliwe zaproponowanie jednego modelowego wzorca obszarów odpowiedzialności stanowisk. Przy ich określaniu można jednak wykorzystać jako inspirację poniższe propozycje sposobów wyboru obszarów odpowiedzialności do zamieszczenia w opisie stanowiska oraz zestawienie gotowych nazw obszarów odpowiedzialności (wraz z objaśnieniem znaczenia), choć nie stanowi ono zamkniętego i jedynego możliwego zbioru propozycji. Warto pamiętać o przyjęciu jednolitej reguły podejmowania decyzji o wyborze obszarów odpowiedzialności i zadań. Wydaje się, że kluczową regułą jest tutaj znaczenie dla funkcjonowania urzędu i wypełniania jego misji. Tabela 4. Przykładowe dodatkowe obszary odpowiedzialności i zadań 1. ZARZĄDZANIE STRATEGICZNE- obszar odpowiedzialności związanych z funkcjonowaniem całego urzędu w kontekście realizacji obecnych i przyszłych celów administracji państwa. 2. ROZWÓJ ORGANIZACJI - obszar odpowiedzialności związanych z organizacją działalności całego urzędu. 3. IT obszar odpowiedzialności związanych z tworzeniem i wykorzystaniem systemów informatycznych wspierających funkcjonowanie urzędu i wykonywanie ich zadań ustawowych. 4. OBSŁUGA ZASOBÓW RZECZOWYCH - obszar odpowiedzialności związanych z zapewnieniem funkcjonowania infrastruktury urzędu oraz zasobów niezbędnych do bieżącej działalności wszystkich działów/departamentów/oddziałów/itp. oraz jednostek podległych. 5. FINANSE - obszar odpowiedzialności związanych z działalnością w sferze finansów wewnętrznych oraz organizowaniem i prowadzeniem rachunkowości i sprawozdawczości finansowej urzędu i/lub urzędów podległych. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 24

25 6. PUBLIC RELATIONS - obszar odpowiedzialności związanych z promocją urzędu, kreowaniem jego wizerunku i relacjami z mediami. 7. OBSŁUGA ADMINISTRACYJNA I PRAWNA - obszar odpowiedzialności związanych z wewnętrznymi działaniami o charakterze administracyjnym i prawnym. 8. ZAPEWNIANIE JAKOŚCI - obszar odpowiedzialności związanych z kontrolą i zapewnieniem odpowiedniej jakości zadań realizowanych przez urząd i/lub jednostki podległe. 9. ZARZĄDZANIE I REALIZACJA PROJEKTÓW obszar odpowiedzialności związanych z przygotowaniem i realizacją przedsięwzięć o charakterze projektowym. 10. ZASOBY WIEDZY - obszar odpowiedzialności związanych z zarządzaniem (pozyskiwaniem, organizowaniem i udostępnianiem) zasobów wiedzy wewnątrz urzędu i/lub podmiotom zewnętrznym. 11. PRZEPŁYW i BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI obszar odpowiedzialności związanych z zapewnieniem sprawnego przepływu i archiwizowania informacji (jawnych/niejawnych). 12. ZARZĄDZANIE W SYTUACJACH KRYZYSOWYCH - obszar odpowiedzialności związanych z zapewnieniem funkcjonowania urzędu w sytuacjach kryzysowych. 3. W każdym z obszarów należy opisać odpowiedzialności, uwzględniając/wykorzystując przede wszystkim określenia o charakterze zarządczym, całościowym unikając zapisów obrazujących pojedyncze czynności prowadzące do realizacji pojedynczych zadań. Należy również skupić się na roli stanowiska dla danego obszaru odpowiedzialności oraz uwzględnić przy tym charakter uprawnień w tym obszarze. Kompetencje kierownicze Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o służbie cywilnej, w toku naboru na wyższe stanowisko w służbie cywilnej istnieje obowiązek badania kompetencji kierowniczych kandydatów. W związku z tym w przypadku opisów wyższych stanowisk w służbie cywilnej mają one istotne znaczenie. Literatura dotycząca zarządzania zasobami ludzkimi kompetencje kierownicze definiuje w bardzo różnorodny sposób. Trudno jest znaleźć jednolitą definicję, ale można próbować wskazać pewne elementy wspólne przyjmując ogólnie, iż kompetencje kierownicze, to takie, które wiążą się z zarządzaniem zarówno powierzonymi środkami pracy, ale i podległymi pracownikami. W literaturze przedmiotu można również znaleźć wiele propozycji różnych kompetencji kierowniczych, nie istnieje jeden ich modelowy zestaw. Warto jednak pamiętać, że Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 25

26 kompetencje kierownicze, to nie tylko umiejętności i zachowania związane ściśle z określoną specjalnością/wiedzą merytoryczną. Równie istotne są tutaj umiejętności związane z zarządzaniem ludźmi, budowaniem relacji i współpracy. Nie bez znaczenia na wyższych stanowiskach w służbie cywilnej są również określone umiejętności o charakterze osobistym, które pozwalają na faktyczne wypełnianie podstawowych ról zarządczych. Trudno bowiem realizować działania w postaci na przykład: planowania, organizowania, bez posiadania takich umiejętności jak: zarządzanie czasem, dążenie do osiągania rezultatów czy rozwiązywanie problemów. W poniższej tabeli został zaprezentowany zestaw przykładowych kompetencji kierowniczych. Przedstawiony zestaw nie stanowi zbioru zamkniętego a ma być jedynie pokazaniem możliwości. Jednocześnie dokonując wyboru określonych kompetencji kierowniczych w procesie opisywania stanowisk, warto pamiętać, że zgodnie z teoriami zarządzania zasobami ludzkimi w praktyce zwykle określa się je w ilości od 4 do 12. Tabela 5. Przykładowe kompetencji możliwe do stosowania w opisie wyższego stanowiska w służbie cywilnej umiejętność prezentacji budowanie relacji z innymi dzielenie się wiedzą i doświadczeniem komunikatywność negocjowanie współpraca w zespole dążenie do osiągania rezultatów kreatywność KOMPETENCJE KIEROWNICZE (przykłady) myślenie analityczne organizacja pracy własnej otwartość na zmiany podejmowanie decyzji radzenie sobie ze stresem rozwiązywanie problemów zarządzanie czasem budowanie zespołów delegowanie zadań kierowanie zespołem motywowanie myślenie strategiczne ocena i rozwój pracowników planowanie działań przywództwo rozwiązywanie konfliktów zarządzanie przez cele zarządzanie zmianą Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 26

27 Sporządzanie opisów wyższych stanowisk w służbie cywilnej - podsumowanie Skupiono się tutaj głównie na tych działaniach, które w omawianym procesie opisywania wyższych stanowisk w służbie cywilnej są zależne od osób na określonych stanowiskach (np. dyrektorzy generalni, dyrektorzy departamentów, itd.). PLANUJ 1. Stwórz szczegółowy harmonogram i plan sporządzania opisów stanowisk pracy (kto?, co?, do kiedy?). Możesz to zrobić samodzielnie lub zlecić podwładnemu, a potem plan ten skorygować/zatwierdzić. 2. Niech wszyscy zainteresowani wiedzą co i kiedy będzie się działo, na ile będą musieli się zaangażować w proces. Plan z powodzeniem można wykorzystać jako wewnętrzny materiał informacyjny lub szkoleniowy. ORGANIZUJ 1. Sporządzony wcześniej harmonogram i plan działań daje odpowiedź jakie czas, narzędzia i ludzie są potrzebni do realizacji tego przedsięwzięcia. Skoordynuj ich działania, zapewnij dostęp do informacji, 2. Nie zapomnij ustalić kto i jakie ma mieć uprawnienia w procesie opisów stanowisk pracy, 3. Zadbaj o możliwość przeszkolenia osób sporządzających opisy stanowisk pracy, 4. Zadbaj o to, aby pierwszym działaniem było przygotowanie/zebranie wszystkich koniecznych narzędzi wspomagających tworzenie opisów (zbiory pojęć, wzorce formularzy, protokołów, itp.) MOTYWUJ I WYJAŚNIAJ 1. Pamiętaj, że wszyscy zainteresowani odczuwać będą pewne obawy związane z procesem opisywania stanowisk pracy, które zajmują. Nie lekceważ takich odczuć wyjaśniaj specyfikę, cel i znaczenie opisywania stanowisk pracy. 2. Znajdź czas dla osób sporządzających opisy stanowisk, powiedz im osobiście jak jest to ważne i dlaczego zależy ci na tym, aby wykonali to zadania dobrze. MONITORUJ 1. Monitoruj osobiście najważniejsze punkty realizacji zaplanowanych działań lub wyznacz osobę, która zrobi to w twoim imieniu. 2. Wykazuj zainteresowanie nie tylko terminami, ale również tym jak zostały wykonane zadania związane z procesem opisywania stanowisk. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 27

28 3. Dla pracowników zaangażowanych w realizację opisów jest to dodatkowy wysiłek. Brak zainteresowania dla tych działań ze strony przełożonych jest demotywujący. SKONTROLUJ I WYCIĄGNIJ WNIOSKI 1. Dobrze sporządzony opis wyższego stanowiska w służbie cywilnej powinien dawać odpowiedzi na następujące pytania: Jakie jest umiejscowienie stanowiska w strukturze organizacyjnej urzędu? Co jest rozumiane jako rezultat/cel pracy? Jakie kluczowe oraz cząstkowe obszary odpowiedzialności są przypisane do stanowisku? Jaka jest skala i zasięg odpowiedzialności oraz uprawnień stanowiska? Jakie kwalifikacje, wiedza, doświadczenie i kompetencje są najważniejsze dla osiągania kluczowych wyników i rezultatów? 2. Znajdź czas na dokładne zapoznanie się choćby z częścią propozycji opisów stanowisk pracy. Jeśli zauważysz powtarzający się błąd przekaż koniecznie swoje uwagi zespołowi (osobie) opisującemu stanowiska pracy. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 28

29 4. Wartościowanie wyższych stanowisk w służbie cywilnejaspekty ogólne W rozdziale tym zaprezentowano procedury i zasady wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej oraz kryteria, według których przeprowadza się wartościowanie. Należy zwrócić uwagę, że procedura wartościowania stanowisk dyrektorów generalnych urzędów oraz pozostałych wyższych stanowisk w służbie cywilnej różnią się między sobą. Jeśli zaś chodzi o kryteria i zastosowaną metodologię analityczno-punktową, są one wspólne dla wszystkich wyższych stanowisk w służbie cywilnej. Procedura wartościowania stanowiska dyrektora generalnego urzędu Kto czuwa nad wartościowaniem stanowisk dyrektorów generalnych urzędów? Nad przeprowadzaniem wartościowania stanowisk dyrektorów generalnych urzędów czuwa Szef Służby Cywilnej. Kto dokonuje wartościowania stanowiska dyrektora generalnego urzędu? Wartościowanie stanowisk dyrektorów generalnych urzędów przeprowadza zewnętrzny zespół wartościujący, zwany dalej zespołem zewnętrznym, którego członków powołuje i odwołuje Szef Służby Cywilnej. Zespół zewnętrzny składa się co najmniej z 10 członków. Członkiem zespołu zewnętrznego może być: członek korpusu służby cywilnej posiadający odpowiednie doświadczenie i wiedzę na temat funkcjonowania służby cywilnej, a także wiedzę w zakresie stosowanego systemu wartościowania albo osoba niebędąca członkiem korpusu służby cywilnej, posiadająca odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie dające rękojmię prawidłowego przeprowadzenia wartościowania przez zespół zewnętrzny. Liczba członków zespołu zewnętrznego koniecznych do ustanowienia kworum niezbędnego do ważności posiedzenia nie może być mniejsza niż 5. Szef Służby Cywilnej wyznacza przewodniczącego zespołu zewnętrznego spośród członków zespołu tego zespołu. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 29

30 Jakie zadania i uprawnienia wykonuje zespół zewnętrzny w procesie wartościowania? Do zadań i obowiązków zespołu zewnętrznego należy: weryfikacja opisów stanowisk pracy pod względem ich przydatności do przeprowadzenia wartościowania, przeprowadzanie wartościowania stanowisk pracy, aktualizacja wyników wartościowania stanowisk pracy, nieujawnianie informacji o przebiegu prac zespołu osobom trzecim, z wyjątkiem kierownika urzędu oraz Szefa Służby Cywilnej, przekazywanie wyników wartościowania do Szefa Służby Cywilnej w celu ich zatwierdzenia, w przypadku nieosiągnięci porozumienia z kierownikiem urzędu, w przypadku stwierdzenia, że informacje zawarte w opisie stanowiska dyrektora generalnego urzędu uniemożliwiają przeprowadzenie wartościowania, rozważenie decyzji o zwróceniu się do: kierownika urzędu o jego niezwłoczne uzupełnienie lub modyfikację zgodnie ze wskazówkami zespołu zewnętrznego, osób, których doświadczenie i wiedza na temat zakresu stanowiska podlegającego wartościowaniu może być przydatna w pracach zespołu zewnętrznego, w celu udzielenia wyjaśnień lub informacji. W jaki sposób następuje zatwierdzenie wyników wartościowania stanowiska dyrektora generalnego urzędu? Rozstrzygnięcia zespołu zewnętrznego są podejmowane w drodze konsensusu. W przypadku braku możliwości osiągnięcia konsensusu, przewodniczący zespołu zewnętrznego, a w przypadku jego nieobecności pisemnie upoważniony przez niego członek zespołu zewnętrznego, podejmuje decyzję o dokonaniu rozstrzygnięcia większością głosów obecnych na danym posiedzeniu członków zespołu zewnętrznego. W przypadku jednakowej ilości głosów uzyskanych podczas głosowania, ostatecznego rozstrzygnięcia dokonuje przewodniczący zespołu zewnętrznego albo pisemnie upoważniony przez niego członek zespołu zewnętrznego. Z posiedzenia zespołu zewnętrznego sporządza się protokół, według wzoru określonego w zarządzeniu. Członek zespołu zewnętrznego, który nie zgadza się z decyzją przewodniczącego zespołu zewnętrznego albo pisemnie upoważnionego przez niego członka zespołu zewnętrznego, może złożyć zdanie odrębne wraz z pisemnym uzasadnieniem, które dołącza do protokołu. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 30

31 Wynik wartościowania stanowiska dyrektora generalnego urzędu zatwierdza zespół zewnętrzny w porozumieniu z kierownikiem urzędu. Jeśli takiego porozumienia nie osiągnięto wyniki zatwierdza Szef Służby Cywilnej. Co dzieję się z zatwierdzonymi wynikami wartościowania stanowiska dyrektora generalnego urzędu? Po zatwierdzeniu wyniku wartościowania stanowiska dyrektora generalnego urzędu przewodniczący zespołu zewnętrznego niezwłocznie przekazuje ten wynik kierownikowi urzędu. Po otrzymaniu wyniku wartościowania, kierownik urzędu niezwłocznie udostępnia ten wynik osobie, która zajmuje stanowisko dyrektora generalnego w danym urzędzie. Liczba punktów uzyskanych w wyniku wartościowania jest podstawą do zakwalifikowania stanowiska dyrektora generalnego urzędu do odpowiedniego przedziału punktowego określonego w załączniku nr 9 do projektu zarządzenia. Kiedy i w jaki sposób może nastąpić aktualizacja wyników wartościowania stanowiska dyrektora generalnego? Aktualizacja wyniku wartościowania stanowiska dyrektora generalnego urzędu, w przypadku zmiany zakresu stanowiska lub w wyniku decyzji reprezentującego pracodawcę, przeprowadza się niezwłocznie: na wniosek reprezentującego pracodawcę skierowany za pośrednictwem Szefa Służby Cywilnej do przewodniczącego zespołu zewnętrznego albo na wniosek Szefa Służby Cywilnej. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 31

32 Wartościowanie wyższych stanowisk w służbie cywilnej z wyłączeniem stanowisk dyrektorów generalnych urzędów Kto odpowiada i czuwa nad przeprowadzeniem wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej z wyłączeniem stanowisk dyrektorów generalnych urzędów? Za sprawne i rzetelne przeprowadzanie wartościowania wyższych stanowisk pracy w urzędzie, z wyłączeniem stanowiska dyrektora generalnego urzędu, odpowiada reprezentujący pracodawcę. Ministrowie czuwają nad przeprowadzaniem wartościowania stanowisk pracy w urzędach podległych i nadzorowanych, z wyłączeniem urzędów centralnych. Wojewodowie oraz kierownicy urzędów centralnych czuwają nad przeprowadzaniem wartościowania stanowisk pracy w urzędach podległych i nadzorowanych. Kto dokonuje wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej z wyłączeniem stanowisk dyrektorów generalnych urzędów? Wartościowanie stanowisk pracy w urzędzie, z wyłączeniem stanowiska dyrektora generalnego urzędu, przeprowadza wewnętrzny zespół wartościujący powołany w urzędzie, zwany dalej zespołem wewnętrznym, którego członków powołuje i odwołuje osoba wykonująca w urzędzie czynności z zakresu prawa pracy, zwana dalej reprezentującym pracodawcę. Wewnętrzny zespół wartościujący, wartościuje zarówno wyższe stanowiska w służbie cywilnej z wyłączeniem stanowisk dyrektora generalnego urzędu, jak i pozostałe stanowiska członków korpusu służby cywilnej w urzędzie (tj. inne niż wyższe stanowiska w służbie cywilnej). Jeżeli liczba członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędzie jest nie większa niż 50 osób, wartościowanie może przeprowadzić reprezentujący pracodawcę bez konieczności powoływania zespołu wewnętrznego. W pracach zespołu wewnętrznego dotyczących wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej w urzędzie, na prawach członka tego zespołu, może uczestniczyć osoba skierowana przez Szefa Służby Cywilnej, będąca członkiem korpusu służby cywilnej oraz posiadająca odpowiednie doświadczenie i wiedzę w zakresie stosowanego systemu wartościowania. Członkiem zespołu wewnętrznego nie może być audytor wewnętrzny oraz osoba zatrudniona w komórce organizacyjnej do spraw audytu wewnętrznego. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 32

33 Liczbę członków zespołu wewnętrznego ustala się, biorąc pod uwagę liczbę członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych w danym urzędzie. Liczba członków zespołu wewnętrznego koniecznych do ustanowienia kworum niezbędnego do ważności posiedzenia nie może być mniejsza niż 4 członków zespołu wewnętrznego. Reprezentujący pracodawcę wyznacza przewodniczącego zespołu wewnętrznego spośród członków tego zespołu. Jakie zadania i uprawnienia wykonuje zespół wewnętrzny w procesie wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej? Do zadań i obowiązków zespołu wewnętrznego należy: weryfikacja opisów stanowisk pracy pod względem ich przydatności do przeprowadzenia wartościowania; przeprowadzanie wartościowania stanowisk pracy; aktualizacja wyników wartościowania stanowisk pracy. nieujawnianie informacji o przebiegu prac zespołu osobom trzecim, z wyjątkiem reprezentującego pracodawcę. w przypadku stwierdzenia, że informacje zawarte w opisie wyższego stanowiska pracy w służbie cywilnej, z wyłączeniem stanowiska dyrektora generalnego urzędu, uniemożliwiają przeprowadzenie wartościowania tego stanowiska pracy, rozważenie decyzji o zwróceniu się do: reprezentującego pracodawcę o jego niezwłoczne uzupełnienie lub modyfikację zgodnie ze wskazówkami zespołu wewnętrznego albo o udzielenie dodatkowych wyjaśnień; osób, których doświadczenie i wiedza na temat zakresu wartościowanego stanowiska pracy może być przydatna w pracach zespołu wewnętrznego, w celu udzielenia wyjaśnień lub informacji. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 33

34 W jaki sposób następuje zatwierdzenie wyników wartościowania wyższego stanowiska w służbie cywilnej, z wyłączeniem stanowisk dyrektorów generalnych urzędów? Rozstrzygnięcia zespołu wewnętrznego są podejmowane w drodze konsensusu. W przypadku braku możliwości osiągnięcia konsensusu, przewodniczący zespołu wewnętrznego, a w przypadku jego nieobecności pisemnie upoważniony przez niego członek zespołu wewnętrznego, podejmuje decyzję o dokonaniu rozstrzygnięcia większością głosów obecnych na danym posiedzeniu członków zespołu wewnętrznego. W przypadku jednakowej ilości głosów uzyskanych podczas głosowania, ostatecznego rozstrzygnięcia dokonuje przewodniczący zespołu wewnętrznego albo pisemnie upoważniony przez niego członek zespołu wewnętrznego. W celu weryfikacji wyników wartościowania przewodniczący zespołu wewnętrznego albo upoważniony przez niego członek zespołu wewnętrznego może podjąć decyzję o przeprowadzeniu przez zespół wewnętrzny wartościowania wybranych stanowisk pracy metodą porównania parami (Zasady wartościowania stanowisk pracy metodą porównania parami są określone w załączniku nr 5 do zarządzenia). Jeżeli wyniki wartościowania stanowisk pracy metodą porównania parami odbiegają od wyników wartościowania metodą analityczno-punktową przewodniczący zespołu wewnętrznego albo pisemnie upoważniony przez niego członek zespołu wewnętrznego może podjąć decyzję o ponownym przeprowadzeniu wartościowania wybranych stanowisk pracy metodą analityczno-punktową. Z posiedzenia zespołu wewnętrznego sporządza się protokół wg wzoru określonego w zarządzeniu. Protokół podpisują wszyscy członkowie zespołu. Członek zespołu wewnętrznego, który nie zgadza się z decyzją przewodniczącego zespołu wewnętrznego albo pisemnie upoważnionego przez niego członka zespołu wewnętrznego, może złożyć zdanie odrębne wraz z pisemnym uzasadnieniem, które dołącza do protokołu. Co dzieję się z wynikami wartościowania wyższego stanowiska w służbie cywilnej, z wyłączeniem stanowisk dyrektorów generalnych urzędów? Wyniki wartościowania stanowisk pracy zatwierdza reprezentujący pracodawcę, po zasięgnięciu opinii: kierującego komórką organizacyjną w przypadku stanowisk zastępców kierującego komórką organizacyjną; osoby merytorycznie nadzorującej dane stanowisko pracy w przypadku stanowiska kierującego komórką organizacyjną. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 34

35 Reprezentujący pracodawcę, po zasięgnięciu opinii przewodniczącego zespołu wewnętrznego, może dokonać zmiany wyników wartościowania przed ich zatwierdzeniem. Sporządzanie jest wówczas uzasadnienie pisemne takiej decyzji. Po zatwierdzeniu wyników wartościowania przez reprezentującego pracodawcę wynik wartościowania stanowiska pracy niezwłocznie udostępnia się pracownikowi, który je zajmuje oraz osobom nadzorującym to stanowisko pracy. Kiedy i w jaki sposób może nastąpić aktualizacja wyników wartościowania wyższego stanowiska, z wyłączeniem stanowisk dyrektorów generalnych urzędów? Aktualizację wyniku wartościowania stanowiska pracy, w przypadku zmiany zakresu stanowiska lub w wyniku decyzji reprezentującego pracodawcę, przeprowadza się niezwłocznie na wniosek reprezentującego pracodawcę w przypadku stanowiska pracy będącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej, z wyłączeniem stanowiska dyrektora generalnego urzędu. Jeśli wniosek składa osoba zatrudniona na stanowisku kierującego komórką organizacyjną, składa ten wniosek za pośrednictwem reprezentującego pracodawcę. Kiedy nastąpi sporządzenie opisów i wartościowanie wyższych stanowisk pracy z wyłączeniem stanowisk dyrektorów generalnych urzędów? Sporządzenie opisów i przeprowadzenie wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej w urzędzie nastąpi niezwłocznie po zatwierdzeniu wyniku wartościowania stanowiska dyrektora generalnego tego urzędu. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 35

36 5. Kryteria wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej W procesie wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej stosowane jest sześć kryteriów: 1. Kwalifikacje (wiedza i doświadczenie) rozumiane, jako wymagany zakres wiedzy specjalistycznej i umiejętności oraz długość i charakter doświadczenia zawodowego zapewniający odpowiednie przygotowanie do pełnienia danej roli. 2. Rola stanowiska pracy i zakres wpływu decyzyjnego rozumiane, jako rola w realizacji lub opracowywaniu strategii lub polityk oraz zasięg ich oddziaływania, w tym: merytoryczna odpowiedzialność finansowa za rozdysponowywanie środków finansowych (niekoniecznie równoznaczna z formalną odpowiedzialnością finansową) w ciągu roku, nadzór pełniony nad zewnętrznymi instytucjami 3. Zarządzanie ludźmi rozumiane, jako złożoność z zarządzania w odniesieniu do podległych pracowników, z uwzględnieniem ich liczby oraz rozpiętości kierowanej struktury. Należy brać pod uwagę wszystkich pracowników, nie tylko członków korpusu służby cywilnej. 4. Rozwiązywanie problemów rozumiane, jako sposób rozumowania proces aktywności umysłowej potrzebny do optymalnego wykonywania zadań na danym stanowisku pracy. 5. Odpowiedzialność za środki publiczne Rzeczywista skala formalnej odpowiedzialności za zarządzanie środkami finansowymi w ciągu roku na podstawie formalnych upoważnień do zaciągania zobowiązań i do dysponowania środkami finansowymi. 6. Charakter i poziom reprezentacji rozumiany, jako charakter i szczebel reprezentowania państwa lub urzędu. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 36

37 Sposób posługiwania się kryteriami wartościowania W ramach każdego z sześciu kryteriów można wybrać tylko jeden poziom określający minimalne wymagania zapewniające prawidłowe wykonywanie pracy na wartościowanym stanowisku pracy. Wybierając odpowiednią wartość punktową w ramach każdego z kryteriów należy wziąć pod uwagę najbardziej wymagający obszar odpowiedzialności (zadanie) spośród wszystkich obszarów odpowiedzialności (zadań) przypisanych do danego stanowiska pracy. Wybrane wartości punktowe dla poszczególnych kryteriów są zapisywane dla każdego z wartościowanych stanowisk pracy w odpowiednim formularzu sporządzanym według dwóch wzorów określonych w projekcie zarządzenia: Formularz dla wyższych stanowisk w służbie cywilnej, Formularza dla stanowisk dyrektorów generalnych urzędów Różnica pomiędzy formularzami polega jedynie na innym określeniu kolumny: Stanowisko pracy lub Dyrektor generalny urzędu. Oba formularze stanowią załączniki do protokołów z posiedzeń zespołów wartościujących (załącznik nr 7 do projektu zarządzenia dla wyższych stanowisk w służbie cywilnej w wyłączeniem dyrektora generalnego urzędu oraz załącznik nr 8 dla stanowiska dyrektora generalnego urzędu). Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 37

38 Kwalifikacje (wiedza i doświadczenie) Rola stanowiska pracy i zakres wpływu decyzyjnego Zarządzanie ludźmi Rozwiązywanie problemów Odpowiedzialność za środki budżetowe Charakter i poziom reprezentacji Tabela 6. Tabela do zapisywania wyników wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej (załącznik nr 7 i 8 projektu zarządzenia) Podstawowa różnica w formularzach: Nazwa stanowiska pracy LUB Dyrektor generalny urzędu Stanowisko pracy Kryteria Nazwa stanowiska pracy1 ) Symbol stanowiska pracy Lp. Nazwa komórki organizacyjnej urzędu Suma punktów Przedział punktowy Poziomy Pozycja w tabeli Uzyskany wynik Pozycja w tabeli Uzyskany wynik Pozycja w tabeli Uzyskany wynik Pozycja w tabeli Uzyskany wynik Pozycja w tabeli Uzyskany wynik Pozycja w tabeli Uzyskany wynik Pozycja w tabeli Uzyskany wynik Pozycja w tabeli Uzyskany wynik Wartości punktowe Wpisać ilość punktów wynikającą z definicji kryterium Wpisać nr pozycji z tabeli definiującej dane kryterium (załącznik nr 4 do projektu zarządzenia) 1 ) Nazwa stanowiska pracy powinna być zgodna z przepisami określającymi stanowiska urzędnicze, wymagane kwalifikacje zawodowe, stopnie służbowe urzędników służby cywilnej, mnożniki do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowe zasady ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej. Szczegółowy opis kryteriów, ich definicje, poziomy natężenia oraz przypisane do nich wartości punktowe zaprezentowano w części Materiały dodatkowe niniejszego podręcznika. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 38

39 Opis i wartościowanie wyższych stanowisk w służbie cywilnej oraz stanowisk dyrektorów generalnych urzędów podsumowanie Podsumowanie najbardziej istotnych różnic i podobieństw w procesie i zasadach opisywania i wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej oraz stanowisk dyrektorów generalnych urzędów obrazują poniższe zestawienia. Tabela 7. Syntetyczne zestawienie najważniejszych różnić i podobieństw w procesie i zasadach opisywania wyższych stanowisk w służbie cywilnej oraz stanowisk dyrektorów generalnych urzędów Wybrany aspekt Wyższe stanowiska w służbie cywilnej Dyrektorzy generalni urzędów Wzór opisu stanowiska pracy za sporządzanie opisów odpowiada: Reprezentujący pracodawcę Taki sam Kierownik urzędu opis stanowiska zatwierdza: Pracownika z opisem stanowiska pracy zapoznaje: Reprezentujący pracodawcę po zasięgnięciu opinii osoby nadzorującej merytorycznie dane stanowisko lub osoby kierującej komórką organizacyjną (odpowiednio: dla stanowiska kierującego i jego zastępcy) Reprezentujący pracodawcę Kierownik urzędu w porozumieniu z Szefem Służby Cywilnej Kierownik urzędu Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 39

40 Tabela 8. Syntetyczne zestawienie różnić i podobieństw w procesie i zasadach wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej oraz stanowisk dyrektorów generalnych urzędów. Wybrany aspekt Wyższe stanowiska w służbie cywilnej Dyrektorzy generalni urzędów Metoda analitycznopunktowa Tak, ta sama 6 kryteriów wartościowania Tak, te same Odpowiadający za przeprowadzenie wartościowania: Przewodniczącego zespołu wyznacza: Wartościowanie stanowisk przeprowadza Reprezentujący pracodawcę Reprezentujący pracodawcę Zespół wewnętrzny Zespół zewnętrzny Szef Służby Cywilnej Zespół zewnętrzny Zasady dokumentowania przebiegu procesu wartościowania Takie same Wyniki wartościowania zatwierdza: Reprezentujący pracodawcę po zasięgnięciu opinii osoby nadzorującej merytorycznie dane stanowisko lub osoby kierującej komórką organizacyjną (odpowiednio: dla stanowiska kierującego i jego zastępcy) Zespół zewnętrzny w porozumieniu z kierownikiem urzędu lub (w przypadku braku porozumienia) Szef Służby Cywilnej Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 40

41 6. Dobre praktyki w zakresie wykorzystania wartościowania do kształtowania wynagrodzeń zasadniczych Przekładając wyniki wartościowania na reguły i tabele służące do kształtowania wynagrodzeń zasadniczych warto pamiętać o kilku kluczowych zasadach mających uzasadnienie w praktykach stosowanych zarówno w administracji publicznej, jak i firmach komercyjnych. Zapoznając się z poniższym materiałem, warto jednak pamiętać, że każdy urząd ma swoją specyfikę. Wiąże się to zarówno z przepisami prawa (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej) jak i sytuacją budżetową czy ilością wyższych stanowisk w danym urzędzie. Oznacza to, że trudno w jednoznaczny sposób przedstawić modelowy sposób wykorzystania wartościowania wyższych stanowisk pracy w danym urzędzie do kształtowania wynagrodzeń. Jak mogłyby kształtować się relacje pomiędzy przedziałami wynagrodzeń? W odróżnieniu od budowy przedziałów punktowych, gdzie przedziały nie mogą na siebie nachodzić, stawki płac zasadniczych w sąsiadujących przedziałach zaszeregowania powinny mieć części wspólne. Praktyka bowiem pokazuje, że wręcz pożądaną jest możliwość, dzięki której szczególnie efektywna i kompetentna na danym stanowisku osoba może liczyć na coraz wyższe wynagrodzenie z tytułu podwyżki wynagrodzenia do poziomu, który w niektórych przypadkach może być podobny jak dla stanowisk z wyższej kategorii. Warto pamiętać, że powyższe mechanizmy od dłuższego już czasu znajdują również odzwierciedlenie w firmach prywatnych. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 41

42 Rysunek 2. Przykładowa graficzna ilustracji wzajemnych relacji przedziałów wynagrodzeń płaca Przedział płacowy I II III IV V VI przedział kategoria Podstawowym zagrożeniem, o którym należy pamiętać przy przekładaniu wyników wartościowania na wynagrodzenia jest zbytnie zachodzenie na siebie poszczególnych przedziałów płacowych. Taki układ wypacza bowiem sens wartościowania stanowisk pracy. Zbytnio spłaszcza bowiem strukturę wynagrodzeń i wpływa demotywująco na pracowników nie widzą oni bowiem możliwości realnego awansu płacowego po zmianie stanowiska. Przyjmuję się, że górna wartość poprzedzającej kategorii powinna osiągnąć nie więcej niż 50% kolejnej kategorii płacowej. W jaki sposób może być konstruowana tabela wynagrodzeń? Tabela wynagrodzeń tworzona jest w oparciu o mnożnik kwoty bazowej, który może być różnie kształtowany dla poszczególnych przedziałów płacowych. Użyteczna tabela płacowa może zawierać następujące elementy: kategorie zaszeregowania (czyli numer przedziałów przeniesione z tabeli punktowej określone w załączniku nr 9 zarządzania), minimalną, maksymalną wartość mnożnika kwoty bazowej oraz środek przedziału. Wzór tabeli został przedstawiony poniżej. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 42

43 Tabela 9. Wzór tabeli do tworzenia przedziałów wynagrodzeń Przedział I II III itd. Minimalna Wartość mnożnika kwoty bazowej Środek Przedziału Maksymalna Wartość mnożnika kwoty bazowej Czym należy kierować się przy ustalaniu mnożników kwoty bazowej? Mnożnik kwoty bazowej dla poszczególnych przedziałów płacowych należy ustalać uwzględniając następujące przesłanki: Mnożniki kwoty bazowej zawarte w tabeli płacowej nie mogą być niższe lub wyższe od mnożników kwoty bazowej określonych w rozporządzeniu w sprawie określenia stanowisk urzędniczych. Niższe przedziały płacowe powinny mieć mniejszą rozpiętość (zalecane odchylenie od środka przedziału to +/ %), natomiast dla najwyższych zaleca się odchylenie od środka przedziału o wielkości +/-20-40%. Należy podkreślić, że podane wartości mają jedynie charakter orientacyjny wypływający z różnych praktyk płacowych stosowanych zarówno w biznesie jak i administracji publicznej. Dla zachowania odpowiedniej progresji wynagrodzeń warto kontrolować różnice wartości pomiędzy środkami kolejnych przedziałów - powinny one wzrastać przynajmniej o 10 % lub więcej procent. Również tutaj nie istnieje żaden uniwersalny model rozwiązań istotą problemu jest bowiem uniknięcie zbytniego spłaszczenia struktury wynagrodzeń wyższych stanowisk w służbie cywilnej w danym urzędzie. W ilu przedziałach płacowych powinna być dostępna jedna konkretna kwota wynagrodzenia? Jedna konkretna kwota wynagrodzenia powinna być dostępna dla stanowisk w maksimum 2-3 przedziałów płacowych a więc sąsiadujące ze sobą przedziały powinny oferować stawki wynagrodzeń, które są w części wspólne dla obu przedziałów. Nie jest natomiast korzystne, aby jedna stawka płac była dostępna w trzech lub więcej przedziałów płacowych. Taka sytuacja rodzi zagrożenie zbytniego spłaszczania wynagrodzeń i utrudnia planowanie realnej ścieżki rozwoju pracowników łączącej awans finansowy z awansem stanowiskowym. Innymi słowy: stanowiska zawierające się np. w I przedziale powinny być wynagradzane niżej niż w III. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 43

44 Ćwiczenia Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 44

45 Ćwiczenie 1 Formułowanie celu istnienia stanowiska Na podstawie poniższych informacji prosimy o sformułowanie celu istnienia stanowiska pracy w oparciu o zasady opisane na stronie 23 podręcznika. Urząd Centralny Stanowisko Dyrektor Generalny Urzędu Charakterystyka odpowiedzialności Nadzorowanie organizacyjne przebiegu prac nad terminowym przygotowaniem projektu budżetu i układu wykonawczego budżetu; Gospodarowanie mieniem urzędu, w tym zlecanie usług i dokonywanie zakupów dla urzędu oraz zapewnianie prowadzenia ewidencji majątku urzędu; Reprezentowanie skarbu państwa w odniesieniu do mienia urzędu; Prowadzenie kontroli wewnętrznych w urzędzie; Zapewnianie przestrzegania przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej; Zapewnianie przestrzegania zasad techniki prawodawczej; Dokonywanie czynności z zakresu prawa pracy wobec osób zatrudnionych w urzędzie oraz realizowanie polityki personalnej w służbie cywilnej, a w szczególności dokonywanie czynności wynikających z nawiązania, trwania i ustania stosunku pracy z członkami korpusu służby cywilnej; Administrowanie środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w Urzędzie. Proponowany cel istnienia stanowiska Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 45

46 Urząd Ministerstwo Stanowisko Dyrektor Departamentu Kontroli Skarg i Wniosków Charakterystyka odpowiedzialności Prowadzenie kontroli w komórkach organizacyjnych Ministerstwa, organach podległych lub nadzorowanych przez Ministra i urzędach obsługujących te organy oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych, w tym prowadzenie kontroli przestrzegania procedur udzielania zamówień publicznych oraz kontrola udzielania, wykorzystania i rozliczania dotacji przekazanych z budżetu Ministra na zadania zlecone; Koordynacja kontroli prowadzonych przez komórki właściwe w sprawach kontroli w organach i jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych; Analiza i ocena form kontroli prowadzonych przez organy i jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane; Prowadzenie spraw związanych z: o o koordynowaniem przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków przez komórki organizacyjne Ministerstwa oraz z nadzorem załatwiania skarg i wniosków przez komórki organizacyjne Ministerstwa, a także organy i jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane, załatwianiem skarg na komórki organizacyjne Ministerstwa, o przyjmowaniem oraz rozpatrywaniem wniosków dotyczących komórek organizacyjnych Ministerstwa, o obsługą przyjęć obywateli w ramach skarg i wniosków przez Ministra lub innego przedstawiciela kierownictwa Ministerstwa. Proponowany cel istnienia stanowiska Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 46

47 Urząd Wojewódzki Stanowisko Dyrektor Wydziału Infrastruktury i Dróg Charakterystyka Opiniowanie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gmin oraz uzgadnianie projektów planów zagospodarowania przestrzennego w zakresie zgodności z zadaniami rządowymi, Badanie zgodności z prawem uchwał rad gmin, powiatów i samorządu województwa, Sporządzanie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego gmin w przypadkach określonych ustawą, Wydawanie decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego i decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu dla inwestycji zawartych w pasach autostrad, dróg krajowych, dróg wojewódzkich oraz obiektów zlokalizowanych na terenach zamkniętych i na obszarach kolejowych, Rozpatrywanie w trybie odwoławczym spraw z zakresu administracji architektoniczno - budowlanej dla których organem i instancji jest starosta, Rozpatrywanie wniosków o stwierdzenie nieważności decyzji architektonicznobudowlanych dla których organem i instancji jest starosta, Kontrolowanie terminowości wydawania przez starostów decyzji administracyjnobudowlanych o pozwoleniu na budowę i nakładanie kar ustawowych za każdy dzień zwłoki w przypadkach nie dotrzymania ustawowych terminów, Analizowanie i opiniowanie spraw związanych z gospodarowaniem mieniem skarbu państwa, gdzie organem założycielskim jest wojewoda, Nadzór nad zarządzaniem ruchem na drogach wojewódzkich, powiatowych i gminnych oraz na drogach publicznych w miastach na prawach powiatu, Powoływanie komisji egzaminującej kandydatów na instruktorów nauki jazdy, i nadzór nad egzaminami w tym zakresie oraz prowadzenie ewidencji osób przystępujących do egzaminu i dokumentacji egzaminacyjnej. Proponowany cel istnienia stanowiska Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 47

48 Ćwiczenie 2/3 Formułowanie obszarów odpowiedzialności Proszę uzupełnić poniższą listę obszarów odpowiedzialności o potencjalne inne obszary przydatne w opisie wyższych stanowisk w służbie cywilnej kierując się wskazówkami ze strony 24 podręcznika. 1. ZARZĄDZANIE STRATEGICZNE - obszar odpowiedzialności związanych z funkcjonowaniem całego urzędu w kontekście realizacji obecnych i przyszłych celów administracji państwa. 2. ROZWÓJ ORGANIZACJI - obszar odpowiedzialności związanych z organizacją działalności całego urzędu. 3. IT obszar odpowiedzialności związanych z tworzeniem i wykorzystaniem systemów informatycznych wspierających funkcjonowanie urzędu i wykonywanie ich zadań ustawowych. 4. OBSŁUGA ZASOBÓW RZECZOWYCH - obszar odpowiedzialności związanych z zapewnieniem funkcjonowania infrastruktury urzędu oraz zasobów niezbędnych do bieżącej działalności wszystkich działów/departamentów/oddziałów/itp. oraz jednostek podległych. 5. FINANSE - obszar odpowiedzialności związanych z działalnością w sferze finansów wewnętrznych oraz organizowaniem i prowadzeniem rachunkowości i sprawozdawczości finansowej urzędu i/lub urzędów podległych. 6. PUBLIC RELATIONS - obszar odpowiedzialności związanych z promocją urzędu, kreowaniem jego wizerunku i relacjami z mediami. 7. OBSŁUGA ADMINISTRACYJNA I PRAWNA - obszar odpowiedzialności związanych z wewnętrznymi działaniami o charakterze administracyjnym i prawnym. 8. ZAPEWNIANIE JAKOŚCI - obszar odpowiedzialności związanych z kontrolą i zapewnieniem odpowiedniej jakości zadań realizowanych przez urząd i/lub jednostki podległe. 9. ZARZĄDZANIE I REALIZACJA PROJEKTÓW obszar odpowiedzialności związanych z przygotowaniem i realizacją przedsięwzięć o charakterze projektowym. 10. ZASOBY WIEDZY - obszar odpowiedzialności związanych z zarządzaniem (pozyskiwaniem, organizowaniem i udostępnianiem) zasobów wiedzy wewnątrz urzędu i/lub podmiotom zewnętrznym. 11. PRZEPŁYW i BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI obszar odpowiedzialności związanych z zapewnieniem sprawnego przepływu i archiwizowania informacji (jawnych/niejawnych). 12. ZARZĄDZANIE W SYTUACJACH KRYZYSOWYCH - obszar odpowiedzialności związanych z zapewnieniem funkcjonowania urzędu w sytuacjach kryzysowych Propozycje dodatkowe Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 48

49 Ćwiczenie 4 Definiowanie obszarów odpowiedzialności Posługując się wskazówkami dotyczącymi formułowania obszarów odpowiedzialności przedstawionymi na stronie podręcznika, proszę sformułować po dwa przykłady odpowiedzialności w ramach obszarów do zamieszczenia w opisie wyższego stanowiska w służbie cywilnej. Grupa I Stanowisko: dyrektor generalny urzędu Obszar: Zarządzanie ludźmi Przykładowe odpowiedzialności w ramach obszaru: Grupa II Stanowisko: dyrektor generalny urzędu Obszar: Zarządzanie finansami Przykładowe odpowiedzialności w ramach obszaru: Grupa III Stanowisko: dyrektor generalny urzędu Obszar: Reprezentacja/Kontakty zewnętrzne Przykładowe odpowiedzialności w ramach obszaru: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 49

50 Ćwiczenie 5 Określenie kompetencji kierowniczych profile dla grup/rodzajów stanowisk Posługując się przykładami kompetencji kierowniczych wskazanymi na stronie 26 podręcznika proszę zaproponować zestawy 5-8 kompetencji dla następujących stanowisk: Dyrektor generalny urzędu Dyrektor Departamentu Kontroli Skarg i Wniosków Zastępca Dyrektora Departamentu Kontroli Skarg i Wniosków Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 50

51 Ćwiczenie 6 Symulacja opisu wybranych wyższych stanowisk w służbie cywilnej Na podstawie praktycznej wiedzy oraz poprzednich ćwiczeń (1-4) proszę opisać następujące stanowiska pracy: 1. Dyrektor Generalny Urzędu (urząd centralny, 400 zatrudnionych) 2. Dyrektor Departamentu Kontroli Skarg i Wniosków (ministerstwo, 5 podległych zespołów) 3. Dyrektor Departamentu Infrastruktury i dróg (urząd wojewódzki, 3 podległe zespoły) Przy sporządzaniu opisu należy posiłkować się objaśnieniami zawartymi w projekcie zarządzenia Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 51

52 WZÓR Załącznik nr 2 A. METRYKA STANOWISKA PRACY OPIS WYŻSZEGO STANOWISKA W SŁUŻBIE CYWILNEJ 1. NAZWA URZĘDU 2. NAZWA KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ URZĘDU 3. NAZWA STANOWISKA PRACY 4. SYMBOL STANOWISKA PRACY 5. MIEJSCE STANOWISKA PRACY W STRUKTURZE ORGANIZACYJNEJ URZĘDU 5.1. STANOWISKA NADZORUJĄCE: POŚREDNIO BEZPOŚREDNIO 5.2. STANOWISKA FORMALNIE PODLEGŁE (należy brać pod uwagę wszystkich pracowników, nie tylko członków korpusu służby cywilnej) LICZBA PODLEGŁYCH ZESPOŁÓW (PRACOWNIKÓW) (należy wybrać jeden zakres z listy obok i go zaznaczyć) brak permanentnego kierowania pracownikami kieruje pracownikami tylko w czasie zastępowania dyrektora komórki organizacyjnej lub w czasie koordynowania projektów kieruje tylko bezpośrednio nie więcej niż 12 pracownikami kieruje co najwyżej 3 zespołami z podległymi osobami zarządzającymi niższego szczebla, przy czym podległych jest nie mniej niż 13 pracowników kieruje 4-8 zespołami z podległymi osobami zarządzającymi kieruje więcej niż 8 zespołami z podległymi osobami zarządzającymi lub zarządza urzędem liczącym do 200 pracowników zarządza urzędem liczącym powyżej 200, ale nie więcej niż 600 pracowników zarządza urzędem liczącym powyżej 600, ale nie więcej niż 1000 pracowników zarządza urzędem powyżej 1000 pracowników 6.1. Osoba zatwierdzająca opis stanowiska pracy: (imię i nazwisko) Zatwierdzam opis stanowiska pracy (data) (podpis) Osoba zatwierdzająca/opiniująca* opis stanowiska pracy: (imię i nazwisko) Osoba zajmująca opisane stanowisko pracy:.. (imię i nazwisko) Zatwierdzam/Opiniuję (pozytywnie/negatywnie) * opis stanowiska pracy (data) (podpis) Zapoznałem(-am) się z opisem zajmowanego przeze mnie stanowiska pracy (data) (podpis) * niewłaściwe należy skreślić. 1 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 52

53 B. CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY (należy wpisać nie więcej niż 3 zdania, bez podawania podstawy prawnej) C. KLUCZOWE OBSZARY ODPOWIEDZIALNOŚCI ZAKRES ZADAŃ 1. ZARZĄDZANIE LUDŹMI 2. ZARZĄDZANIE FINANSAMI 3. REPREZENTACJA / KONTAKTY ZEWNĘTRZNE Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 53

54 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 54

55 D. WYMAGANE KOMPETENCJE I DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE NIEZBĘDNE POŻĄDANE 1. WYKSZTAŁCENIE 2. STAŻ PRACY 3. FORMALNE UPRAWNIENIA 4. JĘZYKI OBCE 5. WIEDZA I UMIEJĘTNOŚCI 6. KOMPETENCJE KIEROWNICZE Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 55

56 Objaśnienia do wzoru opisu wyższego stanowiska w służbie cywilnej Ad A. pkt 3. NAZWA STANOWISKA PRACY Należy podać nazwę stanowiska pracy zgodnie z przepisami określającymi stanowiska urzędnicze, wymagane kwalifikacje zawodowe, stopnie służbowe urzędników służby cywilnej, mnożniki do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowe zasady ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej. Ad A. pkt 4. SYMBOL STANOWISKA PRACY Każdemu wyższemu stanowisku w służbie cywilnej należy nadawać symbol zgodnie z następującym schematem: gdzie: skrót nazwy urzędu / skrót rodzaju stanowiska (DG, D, ZD, WLW, ZWLW) / skrót nazwy komórki organizacyjnej (w tym zakresie urząd sam decyduje) / kolejna liczba porządkowa - DG oznacza stanowisko dyrektora generalnego urzędu, - D oznacza stanowisko dyrektora komórki organizacyjnej, - ZD oznacza stanowisko zastępcy dyrektora komórki organizacyjnej, - WLW oznacza stanowisko wojewódzkiego lekarza weterynarii, - ZWLW oznacza stanowisko zastępcy wojewódzkiego lekarza weterynarii. Ad A. pkt 6.1. ZATWIERDZANIE OPISU STANOWISKA PRACY W przypadku stanowiska dyrektora generalnego urzędu pole to wypełnia reprezentujący pracodawcę dla osoby zajmującej to stanowisko pracy (kierownik urzędu). W przypadku stanowiska kierującego komórką organizacyjną oraz stanowiska zastępcy kierującego komórką organizacyjną pole to wypełnia reprezentujący pracodawcę (dyrektor generalny urzędu albo kierownik urzędu, w urzędach w których nie tworzy się stanowiska dyrektora generalnego urzędu). Ad A. pkt 6.2. ZATWIERDZANIE / OPINIOWANIE OPISU STANOWISKA PRACY W przypadku stanowiska dyrektora generalnego urzędu pole to wypełnia Szef Służby Cywilnej należy skreślić wyrazy opiniująca i opiniuję (pozytywnie/negatywnie). Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 56

57 W przypadku stanowiska kierującego komórką organizacyjną pole to wypełnia osoba merytorycznie nadzorująca dane stanowisko pracy (np. kierownik urzędu, sekretarz stanu, podsekretarz stanu, wicewojewoda, prezes urzędu) należy skreślić wyrazy zatwierdzająca i zatwierdzam. W przypadku gdy nadzór merytoryczny sprawuje osoba wskazana w punkcie 6.1. pole to pozostaje niewypełnione. W przypadku stanowiska zastępcy kierującego komórką organizacyjną pole to wypełnia kierujący komórką organizacyjną należy skreślić słowa zatwierdzająca i zatwierdzam. Ad B. CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY Określając cel istnienia danego stanowiska pracy nie należy wymieniać ani obszarów odpowiedzialności, ani szczegółowych zadań, które są przypisane do tego stanowiska. Należy określić w kilku zdaniach (nie więcej niż 3) misję istnienia danego stanowiska pracy. Ad C. KLUCZOWE OBSZARY ODPOWIEDZIALNOŚCI ZAKRES ZADAŃ Zadania przypisane do stanowiska pracy w ramach poszczególnych obszarów odpowiedzialności powinny być opisywane na dużym poziomie ogólności. W ramach każdego opisywanego obszaru odpowiedzialności należy wskazać m.in. liczbę i rodzaj upoważnień i pełnomocnictw. Ad C. pkt 1. ZARZĄDZANIE LUDŹMI Należy wskazać zakres wpływu decyzyjnego na rodzaj wykonywanych zadań. Istotną kwestię stanowi tu bezpośrednie zarządzanie określonymi pracownikami i zakres wpływu na decyzje kadrowe. Można wskazać liczbę zespołów (także spoza danej komórki organizacyjnej), którymi się kieruje warunkiem w takim przypadku jest jednak pewna powtarzalność, bądź stałość takiego kierowania (nadzorowania), a nie sytuacja jednorazowa, bądź sporadyczna. Ad C. pkt 2. ZARZĄDZANIE FINANSAMI Należy wskazać upoważnienia i pełnomocnictwa do zaciągania zobowiązań i dysponowania środkami publicznymi oraz orientacyjną wielkość budżetu przeznaczoną do rozdysponowywania w ciągu roku, za którą formalną odpowiedzialność ponosi osoba zajmująca dane stanowisko. W ramach tego obszaru powinny zostać uwzględnione np. następujące czynności: - realizacja należności publicznoprawnych, - wydatkowanie środków publicznych, - umarzanie należności publicznoprawnych i należności cywilnoprawnych, - podejmowanie czynności i decyzji kierownika zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia, - zmiany planu finansowego. Należy również scharakteryzować rodzaj odpowiedzialności za zarządzanie środkami publicznymi przypisanej danemu stanowisku. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 57

58 Ad C. pkt 3. REPREZENTACJA/KONTAKTY ZEWNĘTRZNE Należy wskazać częstotliwość i rodzaj kontaktów. Ad C. pkt 4-8. Poza 3 wymienionymi kluczowymi obszarami odpowiedzialności, możliwe jest wskazanie dodatkowo jeszcze maksymalnie 5 innych obszarów odpowiedzialności (zadań). Wybierając i określając pozostałe obszary odpowiedzialności (zadania) należy kierować się zasadą wymieniania najbardziej istotnych dla konkretnego stanowiska pracy, uwzględniając jego specyfikę. Wskazane jest również określanie kolejnych zadań zgodnie z hierarchią ich ważności (istotności) i pracochłonności. Każdemu z dodatkowo wymienionych obszarów odpowiedzialności (zadań) należy nadać tytuł i opisać jego zakres. Nie należy tutaj wpisywać czynności wykonywanych w danym obszarze odpowiedzialności (zadaniu) np. zawieranie umów o pracę, podpisywanie świadectw pracy, powoływanie komisji przetargowych. Ad D. WYKSZTAŁCENIE Należy wpisać rodzaj wykształcenia oraz tytuł zawodowy wymagany na danym stanowisku pracy. STAŻ PRACY Należy wskazać długość doświadczenia oraz opcjonalnie wskazać obszar doświadczenia wymagany na danym stanowisku pracy. FORMALNE UPRAWNIENIA Należy wskazać wszystkie formalne uprawnienia potrzebne do wykonywania pracy na opisanym stanowisku. JĘZYKI OBCE Poziom znajomości języka obcego można określić w następujący sposób: - zgodnie z Europejskim Systemem Opisu Kształcenia Językowego (np. B1, C2), - poprzez wskazanie, jakie umiejętności w posługiwaniu się językiem obcym są wymagane na opisywanym stanowisku pracy (np. znajomość języka umożliwiająca czytanie i rozumienie literatury przedmiotu), - opisowo (np. komunikatywny, bardzo dobry, biegły). Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 58

59 WIEDZA I UMIEJĘTNOŚCI Należy wymienić w szczególności wiedzę i umiejętności wymagane na danym stanowisku pracy. KOMPETENCJE KIEROWNICZE Kompetencje kierownicze można przykładowo określić poprzez wymienianie konkretnych kompetencji np.: - podejmowanie decyzji, - planowanie i myślenie strategiczne, - kreatywność. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 59

60 Ćwiczenie 7 Wartościowanie stanowisk opisanych stanowisk 1. Proszę zwartościować opisane w poprzednim ćwiczeniu stanowiska pracy stosując kryteria i wskazówki zawarte w projekcie zarządzenia (uwaga: zamiana stanowiskami pomiędzy grupami uczestników!) 2. Wyniki wartościowania proszę zapisać w tabeli. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 60

61 Kwalifikacje (wiedza i doświadczenie) Rola stanowiska pracy i zakres wpływu decyzyjnego Zarządzanie ludźmi Rozwiązywanie problemów Odpowiedzialno ść za środki budżetowe Charakter i poziom reprezentacji Stanow isko pracy Kryteria nazw a stanow iska pracy Symbol stanow iska pracy Nazwa komórki organizacyjnej urzędu Lp. Poziomy Wartości punktow e Suma punktów Przedział punktow y Pozycja w tabeli 1 Uzyskany wynik Pozycja w tabeli 2 Uzyskany wynik Pozycja w tabeli 3 Uzyskany wynik Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 61

62 Ćwiczenie 8 Próba przełożenia przedziałów punktowych na wynagrodzenia zasadnicze W oparciu o z informacje zawarte na stronie 42 i dalszych podręcznika proszę opracować tabelę wynagrodzeń dla wyższych stanowisk służby cywilnej w fikcyjnym Ministerstwie Organizacji i Zarządzania Administracją Państwa (ministerstwo odpowiada za projektowanie i wdrażanie zmian w zakresie funkcjonowania i organizacji urzędów naczelnych i centralnych). Dane: 1. Kwota bazowa 1500 talarów 2. Zakres przedziałów mnożnika kwoty bazowej dla wyższych stanowisk w służbie cywilnej w ministerstwie: 2,0 8,0 3. Wyniki wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej w Ministerstwie Organizacji i Zarządzania Administracją Państwa oraz aktualne wynagrodzenia zasadnicze (nazwy stanowisk i wartości punktowe oraz wynagrodzenia są fikcyjne). Lp Nazwa stanowisk Wynik wartościowania (w pkt) Aktualne wynagrodzenie zasadnicze (w talarach) (mnożnik kwoty bazowej) ( w talarach) 1 Z-ca dyrektora departamentu Promocji i komunikacji społecznej 789 3, Z-ca dyrektora biura organizacyjno-administracyjnego 803 3, Z-ca dyrektora biura ministra 944 4, Dyrektor biura organizacyjno-administracyjnego 945 4, Dyrektor departamentu promocji i komunikacji społecznej 950 4, Z-ca Dyrektora departamentu zarządzania zasobami ludzkimi 957 5, Z-ca dyrektora departamentu planowania budżetowego , Z-ca dyrektora departamentu prawnego i projektów legislacyjnych , Z-ca dyrektora departamentu współpracy z parlamentem , Z-ca dyrektora koordynacji i wdrażania zmian , Dyrektor departamentu zarządzania zasobami ludzkimi , Dyrektor biura ministra , Dyrektor biura dyrektora generalnego , Dyrektor departamentu koordynacji i wdrażania zmian , Z- ca dyrektora departamentu analiz i kontroli wewnętrznej , Dyrektor departamentu współpracy z parlamentem , Dyrektor departementu planowania budżetowego , Dyrektor departamentu prawnego i projektów legislacyjnych , Dyrektor departamentu analiz i kontroli wewnętrzej , Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 62

63 4. Propozycja przełożenia wyników wartościowania na wynagrodzenia Numer przedziału punktowe go Zakres przedziału punktowego min. suma punktów max. suma punktów Numer stanowiska z wyników wartościowa nia Zakres przedziału płacowego wyrażony mnożniku kwoty bazowej Minimum Środek maksimum I II III IV V VI Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 63

64 Przykład opisu wyższego stanowiska w służbie cywilnej Według wzoru w projekcie zarządzenia (załącznik nr 2) OPIS WYŻSZEGO STANOWISKA W SŁUŻBIE CYWILNEJ A. METRYKA STANOWISKA PRACY 1. NAZWA URZĘDU Ministerstwo Organizacji i Zarządzania Administracją Państwową 2. NAZWA KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ URZĘDU Biuro Zarządzania Zasobami Ludzkimi 3. NAZWA STANOWISKA PRACY Dyrektor Departamentu 4. SYMBOL STANOWISKA PRACY MOZAP/D/ZZL/ MIEJSCE STANOWISKA PRACY W STRUKTURZE ORGANIZACYJNEJ URZĘDU 5.1. STANOWISKA NADZORUJĄCE: POŚREDNIO BEZPOŚREDNIO 5.2. Nie dotyczy Dyrektor Generalny Urzędu STANOWISKA FORMALNIE PODLEGŁE (należy brać pod uwagę wszystkich pracowników, nie tylko członków korpusu służby cywilnej) LICZBA PODLEGŁYCH ZESPOŁÓW (PRACOWNIKÓW) (należy wybrać jeden zakres z listy obok i go zaznaczyć) brak permanentnego kierowania pracownikami kieruje pracownikami tylko w czasie zastępowania dyrektora komórki organizacyjnej lub w czasie koordynowania projektów kieruje tylko bezpośrednio nie więcej niż 12 pracownikami kieruje co najwyżej 3 zespołami z podległymi osobami zarządzającymi niższego szczebla, albo kieruje bezpośrednio co najmniej 13 pracownikami kieruje 4-8 zespołami z podległymi osobami zarządzającymi kieruje więcej niż 8 zespołami z podległymi osobami zarządzającymi lub zarządza urzędem liczącym do 200 pracowników zarządza urzędem liczącym powyżej 200, ale nie więcej niż 600 pracowników zarządza urzędem liczącym powyżej 600, ale nie więcej niż 1000 pracowników zarządza urzędem powyżej 1000 pracowników Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 64

65 Osoba zatwierdzająca opis stanowiska pracy: Zatwierdzam opis stanowiska pracy 6.1. (imię i nazwisko) (data) (podpis) 6.2. Osoba zatwierdzająca/opiniująca opis stanowiska pracy: Zatwierdzam/Opiniuję (pozytywnie/negatywnie) * opis stanowiska pracy (imię i nazwisko) (data) (podpis) Osoba zajmująca opisane stanowisko pracy: Zapoznałem(-am) się z opisem zajmowanego przeze mnie stanowiska pracy (imię i nazwisko) (data) (podpis) B. CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY (należy wpisać nie więcej niż 3 zdania, bez podawania podstawy prawnej) Kreowanie i nadzorowanie realizacji działań związanych z całym procesem funkcjonowania pracowników ministerstwa w celu kształtowania efektywnego i elastycznego w działaniu oraz doskonalącego się zespołu, zdolnego do realizacji zadań stawianych przed ministerstwem. C. KLUCZOWE OBSZARY ODPOWIEDZIALNOŚCI ZAKRES ZADAŃ 1. ZARZĄDZANIE LUDŹMI Poprzez podległych kierowników nadzoruje i koordynuje pracę 5 zespołów w celu zapewnienia spójności i efektywności ich pracy. 2. ZARZĄDZANIE FINANSAMI Odpowiada za stwarzanie warunków do właściwego planowania i realizacji budżetów płacowych oraz socjalnych we wszystkich departamentach ministerstwa w celu zapewnienia zgodności ich wydatkowania z planem i uwarunkowaniami prawnymi (około 40 mln talarów rocznie; stałe pełnomocnictwo do zatwierdzania wewnętrznej dokumentacji płacowej, upoważnienie do realizacji niewłaściwe należy skreślić. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 65

66 należności publicznoprawnych związanych z wynagrodzeniami pracowników). Odpowiada za stwarzanie warunków do planowania i realizacji budżetów związanych z rozwojem i szkoleniami pracowników ministerstwa w celu efektywnego wydatkowania tych środków(ok. 1 mln talarów rocznie; stałe pełnomocnictwo do zatwierdzania wydatków, pełnomocnictwo do podejmowania czynności i decyzji w postępowaniach o udzielenie zamówienia) 3. REPREZENTACJA / KONTAKTY ZEWNĘTRZNE Reprezentuje ministerstwo w stałym zespole doradczym ds. reformy służby cywilnej powołanym przez Szefa Służby Cywilnej w celu prezentowania i proponowania rozwiązań systemowych w zakresie ZZL w administracji państwowej (6 razy do roku) Reprezentuje ministerstwo na międzyresortowych naradach dyrektorów ds. kadr ministerstw w celu omawiania planowanych zmian w zakresie ZZL i ich wdrażania w ministerstwach (4 razy w roku, stałe upoważnienie dyrektora generalnego). 4. PRAWO PRACY I ADMINISTROWANIE KADRAMI Na podstawie odpowiednich przepisów prawa zatwierdzania decyzji kadrowych w celu zapewnienia ich zgodności z prawem oraz regulaminami wewnętrznymi ministerstwa (stałe upoważnienie dyrektora generalnego urzędu). Decyduje o zmianach i tworzeniu nowych regulaminów organizacyjnych ministerstwa związanych z ZZL w celu optymalizacji zasad funkcjonowania pracowników w organizacji. 5. ZARZĄDZANIE ROZWOJEM PRACOWNIKÓW Odpowiada za funkcjonowanie i rozwój systemowych rozwiązań wspierających ZZL w ministerstwie w postaci: prowadzenia naboru, organizacji służby przygotowawczej, ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej, opisywania i wartościowania stanowisk, systemu szkoleń w celu zapewnienia ich efektywności oraz zgodności z prawem (stałe upoważnienie prowadzenie spraw dotyczących realizacji ustawowych kompetencji dyrektora generalnego urzędu w tym również do rozpatrywania sprzeciwów od wyników ocen okresowych). 6. ROZWÓJ I DOSKONALENIE ORGANIZACJI Kreuje i koordynuje opracowanie i wdrażanie systemowych rozwiązań wspierających zarządzanie zasobami ludzkimi na wszystkich szczeblach zarządzania w oparciu o podległe 5 zespołów w celu zapewnienia realizacji założeń polityki ZZL ministerstwa.(stałe upoważnienie prowadzenie spraw dotyczących realizacji ustawowych kompetencji dyrektora generalnego urzędu). Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 66

67 D. WYMAGANE KOMPETENCJE I DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE NIEZBĘDNE POŻĄDANE 1. WYKSZTAŁCENIE Wyższe ekonomiczne magisterskie w specjalności organizacja i zarządzanie Studia podyplomowe w zakresie ZZL 2. STAŻ PRACY Co najmniej 6 lat na Co najmniej 4 lata na podobnym stanowisku w podobnym stanowisku w jednostce administracji jednostce administracji państwowej zatrudniającej publicznej zatrudniającej około 500 lub więcej więcej niż 250 osób pracowników 3. FORMALNE UPRAWNIENIA Brak wymagań Brak wymagań 4. JĘZYKI OBCE angielski, B1 angielski, B2 5. WIEDZA I UMIEJĘTNOŚCI Znajomość przepisów prawa związanych z ZZL w administracji państwowej Umiejętność przekładania przepisów prawa na procedury i regulaminy wewnętrzne Wiedza z zakresu teorii i praktyki ZZL Doświadczenie we wdrożeniach systemów wspierających ZZL (oceny okresowe, opis i wartościowanie stanowisk pracy, itp. rozwiązania systemowe) Zarządzanie ludźmi Komunikatywność Negocjowanie 6. KOMPETENCJE KIEROWNICZE Współpraca w zespole Rozwiązywanie konfliktów Myślenie strategiczne Organizowanie Zarządzanie zmianą Planowanie działań Delegowanie zadań Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 67

68 Prezentacja ze szkolenia (slajdy) Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 68

69 Metoda opisywania i wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Opisywanie wyższych stanowisk w służbie cywilnej Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 6 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 69

70 Opis wyższych stanowisk w służbie cywilnej a Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w urzędzie Opis stanowiska pracy to jednolity dokument organizacyjny zawierający informacje dotyczące stanowiska pracy, ze szczególnym uwzględnieniem obszarów odpowiedzialności i zadao i wymaganych kwalifikacji. Zastosowanie opisu stanowiska Rekrutacja i selekcja kandydatów Wartościowanie stanowisk pracy Planowanie ścieżek rozwoju Kształtowanie wynagrodzeo zasadniczych i zarządzanie podwyżkami Planowanie zmian organizacyjnych Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 7 Opis stanowiska a rekrutacja i selekcja Informacje do ogłoszenia o naborze (wg ustawy o służbie cywilnej): nazwa i adres urzędu; określenie wyższego stanowiska w służbie cywilnej, wymagania związane ze stanowiskiem, wynikające z przepisów ustaw; wymagania związane ze stanowiskiem, zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które są pożądane; zakres zadao wykonywanych na stanowisku, pozostałe to: wymagane dokumenty, miejsce ich składania, informacje o metodach i technikach naboru Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 8 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 70

71 Opis stanowiska konsekwencje zaniżania lub zawyżania niezbędnych wymagao Skutki zaniżania niezbędnych wymagań: Ryzyko, że przyjęta na to stanowisko pracy osoba nie będzie w stanie poprawnie wypełnić nałożonych na niego zadań, Stanowisko pracy zostanie prawdopodobnie niżej zwartościowane. Skutki zawyżania niezbędnych wymagań: Problemy z naborem osób z odpowiednimi kwalifikacjami, gdyż na podstawie opisu stanowiska pracy przygotowuje się ogłoszenie o naborze. Ryzyko dużej rotacji na opisywanym stanowisku pracy (osoby z wyższymi kwalifikacjami niż rzeczywiście potrzebne, prawdopodobnie będą zmieniały pracę i/lub może działać demotywyjąco). Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 9 Opis stanowiska a wartościowanie stanowisk pracy Informacje zawarte w opisie stanowiska pracy mają kluczowe znaczenie dla określenia w procesie wartościowania ilości punktów w poszczególnych kryteriach wartościowania. Aspekty te będą omówione bardziej szczegółowo w dalszej części szkolenia. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 10 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 71

72 Opis stanowiska jako komponent planowania ścieżek rozwoju Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 11 Opis stanowisk pracy a system wynagrodzeo zasadniczych i zarządzanie podwyżkami Opis wyższych stanowisk w służbie cywilnej Wartościowanie wyższych stanowisk w służbie cywilnej Określenie zasad wynagradzania wyższych stanowisk w służbie cywilnej w danym urzędzie Regulacje wynagrodzeo poszczególnych osób zajmujących wyższe stanowiska w służbie cywilnej Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 12 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 72

73 Opis stanowiska planowanie zmian organizacyjnych Ze względu na zawartośd, opis stanowiska może byd pomocny przy: planowaniu ról i zadao zespołowych oraz indywidualnych, opisywaniu procesów zachodzących w urzędzie Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 13 Cel oraz istota procesu opisów stanowisk po wejściu zarządzenia w życie Projekt zarządzenia reguluje zasady opisu i wartościowanie wszystkich stanowisk w służbie cywilnej również wyższych. W stosunku do wyższych stanowisk w służbie cywilnej projekt przewiduje: 1. Sporządzenie opisów stanowisk dyrektorów generalnych i ich zatwierdzenie. 2. Wartościowanie stanowisk dyrektorów generalnych i ich zatwierdzenie. 3. Opisywanie i wartościowanie pozostałych wyższych stanowisk w poszczególnych urzędach. 4. Zatwierdzanie opisów i wyników wartościowanie stanowisk pracy na poziomie poszczególnych urzędów. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 14 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 73

74 Procedura opisywania wyższych stanowisk w służbie cywilnej wg projektu zarządzenia MONITOROWANIE sporządzania opisów wyższych stanowisk służby cywilnej z wyłączeniem stanowiska dyrektora generalnego urzędu Ministrowie czuwają nad sporządzaniem opisów stanowisk pracy w urzędach podległych i nadzorowanych, z wyłączeniem urzędów centralnych. Wojewodowie oraz kierownicy urzędów centralnych czuwają nad sporządzaniem opisów stanowisk pracy w urzędach podległych i nadzorowanych. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 15 Procedura opisywania wyższych stanowisk w służbie cywilnej wg projektu zarządzenia ODPOWIEDZIALNOŚĆ za sporządzenie opisów wyższych stanowisk w służbie cywilnej w danym urzędzie: Reprezentujący pracodawcę odpowiada za sporządzenie opisów stanowisk pracy w danym urzędzie, w tym również wyższych stanowisk w służbie cywilnej. Kierownik urzędu odpowiada za sporządzanie opisu stanowiska dyrektora generalnego urzędu Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 16 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 74

75 Zasady sporządzania opisów wyższych stanowisk w służbie cywilnej oraz stanowiska dyrektora generalnego urzędu RÓŻNICE Dyrektorzy generalni urzędów Pozostałe wyższe stanowiska Za sporządzanie opisu stanowiska dyrektora generalnego urzędu odpowiada kierownik urzędu. Opis stanowiska pracy zatwierdza kierownik urzędu w porozumieniu z Szefem Służby Cywilnej. Kierownik urzędu odpowiada za zapoznanie dyrektora generalnego urzędu z zatwierdzonym opisem stanowiska pracy Za sporządzanie opisów wyższych stanowisk w służbie cywilnej w urzędzie, odpowiada reprezentujący pracodawcę. Opisy stanowisk pracy zatwierdza reprezentujący pracodawcę po zasięgnięciu opinii: o osoby merytorycznie nadzorującej dane stanowisko pracy w przypadku stanowiska kierującego komórką organizacyjną; o kierującego komórką organizacyjną w przypadku stanowiska zastępcy kierującego komórką organizacyjną. Reprezentujący pracodawcę odpowiada za zapoznanie pracownika zajmującego dane stanowisko pracy z zatwierdzonym opisem stanowiska pracy Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 17 Konstrukcja formularza opisu wyższego stanowiska w służbie cywilnej A. METRYKA STANOWISKA PRACY 1. NAZWA URZĘDU 2. NAZWA KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ URZĘDU 3. NAZWA STANOWISKA PRACY 4. SYMBOL STANOWISKA PRACY Należy nadawać symbol zgodnie z następującym schematem: skrót nazwy urzędu / skrót rodzaju stanowiska (DG, D, ZD, WLW, ZWLW) / skrót nazwy komórki organizacyjnej (w tym zakresie urząd sam decyduje) / kolejna liczba porządkowa Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 18 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 75

76 Konstrukcja formularza opisu wyższego stanowiska w służbie cywilnej 5. MIEJSCE STANOWISKA PRACY W STRUKTURZE ORGANIZACYJNEJ URZĘDU 5.1. STANOWISKA NADZORUJĄCE: POŚREDNIO BEZPOŚREDNIO 5.2. STANOWISKA FORMALNIE PODLEGŁE (należy brać pod uwagę wszystkich pracowników, nie tylko członków korpusu służby cywilnej) LICZBA PODLEGŁYCH ZESPOŁÓW (PRACOWNIKÓW) (należy wybrać jeden zakres z listy obok i go zaznaczyć) Należy zaznaczyć tylko jedno pole brak permanentnego kierowania pracownikami kieruje pracownikami tylko w czasie zastępowania dyrektora komórki organizacyjnej lub w czasie koordynowania projektów kieruje tylko bezpośrednio nie więcej niż 12 pracownikami kieruje co najwyżej 3 zespołami z podległymi osobami zarządzającymi niższego szczebla, albo kieruje bezpośrednio co najmniej 13 pracownikami kieruje 4-8 zespołami z podległymi osobami zarządzającymi kieruje więcej niż 8 zespołami z podległymi osobami zarządzającymi lub zarządza urzędem liczącym do 200 pracowników zarządza urzędem liczącym powyżej 200, ale nie więcej niż 600 pracowników zarządza urzędem liczącym powyżej 600, ale nie więcej niż 1000 pracowników zarządza urzędem powyżej 1000 pracowników Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 19 Konstrukcja formularza opisu wyższego stanowiska w służbie cywilnej W przypadku stanowiska dyrektora generalnego urzędu pole to wypełnia reprezentujący pracodawcę dla osoby zajmującej to stanowisko pracy (kierownik urzędu). W przypadku stanowiska kierującego komórką organizacyjną oraz stanowiska zastępcy kierującego komórką organizacyjną pole to wypełnia reprezentujący pracodawcę (dyrektor generalny urzędu albo kierownik urzędu, w urzędach w których nie tworzy się stanowiska dyrektora generalnego urzędu) Osoba zatwierdzająca opis stanowiska pracy: (imię i nazwisko) Zatwierdzam opis stanowiska pracy (data) (podpis) Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 20 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 76

77 Konstrukcja formularza opisu wyższego stanowiska w służbie cywilnej Osoba zatwierdzająca/opiniująca opis stanowiska pracy: Zatwierdzam/Opiniuję (pozytywnie/negatywnie) * opis stanowiska pracy (imię i nazwisko) W przypadku stanowiska (data) dyrektora generalnego urzędu pole to wypełnia Szef Służby Cywilnej należy skreślić słowa opiniująca i (podpis) opiniuję (pozytywnie/negatywnie). Osoba zajmująca opisane stanowisko Zapoznałem(-am) się z opisem zajmowanego pracy: W przypadku stanowiska przeze mnie kierującego stanowiska komórką pracy organizacyjną pole to wypełnia osoba merytorycznie nadzorująca dane stanowisko pracy (np. kierownik urzędu, sekretarz stanu, podsekretarz stanu,.. wicewojewoda, prezes urzędu) należy skreślić słowa zatwierdzająca i zatwierdzam. W przypadku kiedy nadzór (data) (imię i nazwisko) merytoryczny sprawuje osoba wskazana w punkcie 6.1. pole to pozostaje (podpis) niewypełnione. W przypadku stanowiska zastępcy kierującego komórką organizacyjną pole to wypełnia kierujący komórką organizacyjną należy skreślić słowa zatwierdzająca i zatwierdzam. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 21 Konstrukcja formularza opisu wyższego stanowiska w służbie cywilnej Określając cel istnienia danego stanowiska pracy nie należy wymieniać ani obszarów odpowiedzialności, ani szczegółowych zadań, które są przypisane do tego stanowiska. Należy określić w kilku zdaniach (nie więcej niż 3) misję istnienia danego stanowiska pracy. B. CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY (należy wpisać nie więcej niż 3 zdania, bez podawania podstawy prawnej) Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 22 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 77

78 Konstrukcja formularza opisu wyższego stanowiska w służbie cywilnej Zadania przypisane do stanowiska pracy w ramach poszczególnych obszarów odpowiedzialności powinny być opisywane na dużym poziomie ogólności. W ramach każdego opisywanego obszaru odpowiedzialności należy wskazać m.in. liczbę i rodzaj upoważnień i pełnomocnictw. C. KLUCZOWE OBSZARY ODPOWIEDZIALNOŚCI ZAKRES ZADAŃ 1. ZARZĄDZANIE LUDŹMI Należy wskazać zakres wpływu decyzyjnego na rodzaj wykonywanych zadań. Istotną kwestię stanowi tu bezpośrednie zarządzanie określonymi pracownikami i zakres wpływu na decyzje kadrowe. Można wskazać liczbę zespołów (także spoza danej komórki organizacyjnej), którymi się kieruje warunkiem w takim przypadku jest jednak pewna powtarzalność, bądź stałość takiego kierowania (nadzorowania). Można również określić specyfikę tych zespołów (np. zespoły zadaniowe) lub złożoność zarządzania nimi (np. część z nich tylko nadzorowana, a część kierowana bezpośrednio, zespoły poza siedzibą urzędu, itp.) Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 23 Konstrukcja formularza opisu wyższego stanowiska w służbie cywilnej C. KLUCZOWE OBSZARY ODPOWIEDZIALNOŚCI ZAKRES ZADAŃ 2. ZARZĄDZANIE FINANSAMI Należy wskazać upoważnienia i pełnomocnictwa do zaciągania zobowiązań i dysponowania środkami publicznymi oraz orientacyjną wielkość budżetu przeznaczoną do rozdysponowywania w ciągu roku, za którą formalną odpowiedzialność ponosi osoba zajmująca dane stanowisko. W ramach tego obszaru powinny zostać uwzględnione np. następujące czynności: -realizacja należności publicznoprawnych, -wydatkowanie środków publicznych, -umarzanie należności publicznoprawnych i należności cywilnoprawnych, -podejmowanie czynności i decyzji kierownika zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia, -zmiany planu finansowego. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 24 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 78

79 Konstrukcja formularza opisu wyższego stanowiska w służbie cywilnej C. KLUCZOWE OBSZARY ODPOWIEDZIALNOŚCI ZAKRES ZADAŃ 3. REPREZENTACJA/KONTAKTY ZEWNĘTRZNE Należy wskazać częstotliwość i rodzaj kontaktów. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 25 Konstrukcja formularza opisu wyższego stanowiska w służbie cywilnej C. KLUCZOWE OBSZARY ODPOWIEDZIALNOŚCI ZAKRES ZADAŃ Poza 3 wymienionymi kluczowymi obszarami odpowiedzialności, możliwe jest wskazanie dodatkowo jeszcze maksymalnie 5 innych obszarów odpowiedzialności (zadań). Wybierając i określając pozostałe obszary odpowiedzialności (zadania) należy kierować się zasadą wymieniania najbardziej istotnych dla konkretnego stanowiska pracy, uwzględniając jego specyfikę. Wskazane jest również określanie kolejnych zadań zgodnie z hierarchią ich ważności (istotności) i pracochłonności. Każdemu z dodatkowo wymienionych obszarów odpowiedzialności (zadań) należy nadać tytuł i opisać jego zakres. Nie należy tutaj wpisywać czynności wykonywanych w danym obszarze odpowiedzialności (zadaniu) np. zawieranie umów o pracę, podpisywanie świadectw pracy, powoływanie komisji przetargowych. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 26 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 79

80 Konstrukcja formularza opisu wyższego stanowiska w służbie cywilnej D. WYMAGANE KOMPETENCJE I DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE rodzaj wykształcenia oraz NIEZBĘDNE POŻĄDANE tytuł zawodowy wymagany na 1. WYKSZTAŁCENIE danym stanowisku pracy 2. STAŻ PRACY 3. FORMALNE UPRAWNIENIA długośd doświadczenia oraz opcjonalnie wskazad obszar doświadczenia Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 27 Konstrukcja formularza opisu wyższego stanowiska w służbie cywilnej D. WYMAGANE KOMPETENCJE I DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE 4. JĘZYKI OBCE 5. WIEDZA I UMIEJĘTNOŚCI 6. KOMPETENCJE KIEROWNICZE Poziom znajomości języka obcego można określić w następujący sposób: zgodnie z Europejskim Systemem Opisu Kształcenia Językowego (przyjęta przez Radę Europy skala określania biegłości językowej w pisaniu, mówieniu i czytaniu; sześć stopni od A1 do C2 odpowiednio: najmniejsza - największa), poprzez wskazanie, jakie umiejętności w posługiwaniu się językiem obcym są wymagane na opisywanym stanowisku pracy (np. znajomość języka umożliwiająca czytanie i rozumienie literatury przedmiotu), opisowo (np. komunikatywny, bardzo dobry, biegły). Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 28 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 80

81 Konstrukcja formularza opisu wyższego stanowiska w służbie cywilnej D. WYMAGANE KOMPETENCJE I DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE WIEDZA I UMIEJĘTNOŚCI KOMPETENCJE KIEROWNICZE Należy wymienić w szczególności wiedzę i umiejętności wymagane na danym stanowisku pracy Kompetencje kierownicze można przykładowo określić poprzez wymienianie konkretnych kompetencji np.: podejmowanie decyzji, planowanie i myślenie strategiczne, kreatywność. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 29 Przypadki szczególne CEL ISTNIENIA STANOWISKA W tym miejscu nie należy wymieniad konkretnych przepisów prawa, numerów artykułów, paragrafów itp. Cel stanowiska określamy zawsze w sposób opisowy i ogólny w dwóch, trzech zdaniach. Cel istnienia stanowiska pracy można np. określid odpowiadając na następujące pytania: Dlaczego to stanowisko pracy istnieje w danej organizacji? W jaki sposób praca na tym stanowisku przyczynia się do realizacji celów całego urzędu? Jaki jest efekt pracy wykonywanej na opisywanym stanowisku pracy? Przykład: Stanowisko: Dyrektor wydziału administracyjno-organizacyjnego w urzędzie wojewódzkim Cel istnienia stanowiska: Zarządzanie i kierowanie podległymi oddziałami w celu zapewnienia wsparcia dla sprawnego funkcjonowania całego urzędu w zakresie wewnętrznych procedur administracyjnych i efektywności funkcjonowania pracowników urzędu. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 30 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 81

82 Przykłady kluczowych obszarów odpowiedzialności ZARZĄDZANIE STRATEGICZNE- obszar odpowiedzialności związanych z funkcjonowaniem całego urzędu w kontekście realizacji obecnych i przyszłych celów administracji paostwa. ROZWÓJ ORGANIZACJI obszar odpowiedzialności związanych z organizacją działalności całego urzędu. IT obszar odpowiedzialności związanych z tworzeniem i wykorzystaniem systemów informatycznych wspierających funkcjonowanie urzędu i wykonywanie ich zadao ustawowych. PUBLIC RELATIONS - obszar odpowiedzialności związanych z promocją urzędu, kreowaniem jego wizerunku i relacjami z mediami. ZARZĄDZANIE I REALIZACJA PROJEKTÓW obszar odpowiedzialności związanych z przygotowaniem i realizacją przedsięwzięd o charakterze projektowym. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 31 Przypadki szczególne - Kluczowe obszary odpowiedzialności cd. W każdym z obszarów należy opisad odpowiedzialności, uwzględniając/wykorzystując przede wszystkim określenia o charakterze zarządczym, całościowym unikając zapisów obrazujących pojedyncze czynności prowadzące do realizacji pojedynczych zadao. Należy skupid się na roli stanowiska dla danego obszaru odpowiedzialności oraz uwzględnid przy tym charakter uprawnieo w tym obszarze. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 32 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 82

83 Określanie kompetencji kierowniczych Kompetencje kierownicze, to nie tylko umiejętności i zachowania związane ściśle z określoną specjalnością/wiedzą merytoryczną. Równie istotne są tutaj umiejętności związane z zarządzaniem ludźmi, budowaniem relacji i współpracy. umiejętność prezentacji budowanie relacji z innymi dzielenie się wiedzą i doświadczeniem komunikatywność negocjowanie współpraca w zespole dążenie do osiągania rezultatów kreatywność KOMPETENCJE KIEROWNICZE (przykłady) myślenie analityczne organizacja pracy własnej otwartość na zmiany podejmowanie decyzji radzenie sobie ze stresem rozwiązywanie problemów zarządzanie czasem budowanie zespołów delegowanie zadań kierowanie zespołem motywowanie myślenie strategiczne ocena i rozwój pracowników planowanie działań przywództwo rozwiązywanie konfliktów zarządzanie przez cele zarządzanie zmianą Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 33 Opisywanie wyższych stanowisk w służbie cywilnejpodsumowanie najważniejszych zagadnieo Wybrany aspekt Wyższe stanowiska w służbie cywilnej Dyrektorzy generalni urzędów Formularz opis Taki sam Odpowiadający za sporządzenie opisów odpowiada: Zatwierdzający opis stanowiska Z opisem zapoznaje pracownika: Reprezentujący pracodawcę Reprezentujący pracodawcę po zasięgnięciu opinii osoby nadzorującej merytorycznie dane stanowisko lub osoby kierującej komórką organizacyjną (odpowiednio: dla stanowiska kierującego i jego zastępcy) Reprezentujący pracodawcę Kierownik urzędu Kierownik urzędu w porozumieniu z Szefem Służby Cywilnej Kierownik urzędu Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 34 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 83

84 Wartościowanie wyższych stanowisk w służbie cywilnej- aspekty ogólne Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 35 Podstawowe aspekty proceduralne wartościowania stanowiska dyrektora generalnego urzędu Nad przeprowadzaniem wartościowania stanowisk dyrektorów generalnych urzędów czuwa Szef Służby Cywilnej. Wartościowanie przeprowadza zewnętrzny zespół wartościujący, którego członków powołuje i odwołuje Szef Służby Cywilnej (10 osób, członkowie K.S.C. lub nie; przewodniczącego wyznacza Szef Służby Cywilnej). Rozstrzygnięcia zespołu zewnętrznego są podejmowane w drodze konsensusu, jeśli brak głosowanie, potem decyzja przewodniczącego. Wynik wartościowania zatwierdza zespół zewnętrzny w porozumieniu z kierownikiem urzędu. Jeśli takiego porozumienia nie osiągnięto wyniki zatwierdza Szef Służby Cywilnej. Po zatwierdzeniu wyniku wartościowania, przewodniczący zespołu zewnętrznego niezwłocznie przekazuje ten wynik kierownikowi urzędu, a ten udostępnia wynik osobie zajmującej stanowisko dyrektora generalnego urzędu. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 36 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 84

85 Podstawowe aspekty proceduralne wartościowania stanowiska dyrektora generalnego urzędu- cd. Aktualizacja wyniku wartościowania - w przypadku zmiany zakresu stanowiska lub w wyniku decyzji reprezentującego pracodawcę, przeprowadza się niezwłocznie: na wniosek reprezentującego pracodawcę skierowany za pośrednictwem Szefa Służby Cywilnej do przewodniczącego zespołu zewnętrznego albo na wniosek Szefa Służby Cywilnej. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 37 Podstawowe aspekty proceduralne wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej (nie DGU) Za sprawne i rzetelne przeprowadzanie wartościowania wyższych stanowisk pracy w urzędzie, odpowiada reprezentujący pracodawcę. Wartościowanie stanowisk pracy w urzędzie, przeprowadza wewnętrzny zespół wartościujący powołany w urzędzie, którego członków powołuje i odwołuje osoba wykonująca w urzędzie czynności z zakresu prawa pracy ( reprezentujący pracodawcę.) Jeżeli liczba członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędzie jest nie większa niż 50 osób, wartościowanie może przeprowadzid reprezentujący pracodawcę bez konieczności powoływania zespołu wewnętrznego. Liczbę członków zespołu wewnętrznego ustala się, biorąc pod uwagę liczbę członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych w danym urzędzie. Reprezentujący pracodawcę wyznacza przewodniczącego zespołu wewnętrznego spośród członków tego zespołu. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 38 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 85

86 Podstawowe aspekty proceduralne wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej (nie DGU) cd. Rozstrzygnięcia zespołu są podejmowane w drodze konsensusu, jeśli brak głosowanie, potem decyzja przewodniczącego. Wyniki wartościowania stanowisk pracy zatwierdza reprezentujący pracodawcę, po zasięgnięciu opinii: kierującego komórką organizacyjną w przypadku stanowisk zastępców kierującego komórką organizacyjną; osoby merytorycznie nadzorującej dane stanowisko pracy w przypadku stanowiska kierującego komórką organizacyjną. Reprezentujący pracodawcę, po zasięgnięciu opinii przewodniczącego zespołu wewnętrznego, może dokonad zmiany wyników wartościowania przed ich zatwierdzeniem. Po zatwierdzeniu wyników wartościowania stanowiska są one niezwłocznie udostępniane pracownikowi, który zajmuje dane stanowisko oraz osobom nadzorującym to stanowisko pracy. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 39 Podstawowe aspekty proceduralne wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej (nie DGU) cd. Aktualizacja wyniku wartościowania stanowiska pracy, w przypadku zmiany zakresu stanowiska lub w wyniku decyzji reprezentującego pracodawcę, przeprowadza się niezwłocznie na wniosek reprezentującego pracodawcę. Jeśli wniosek składa osoba zatrudniona na stanowisku kierującego komórką organizacyjną, składa ten wniosek za pośrednictwem reprezentującego pracodawcę. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 40 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 86

87 Kiedy nastąpi sporządzenie opisów i wartościowanie wyższych stanowisk z wyłączeniem stanowisk dyrektorów generalnych urzędów? Sporządzenie opisów i przeprowadzenie wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej w urzędzie nastąpi niezwłocznie po zatwierdzeniu wyniku wartościowania stanowiska dyrektora generalnego tego urzędu. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 41 Kryteria wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej (6 kryteriów) 1. Kwalifikacje (wiedza i doświadczenie) rozumiane, jako wymagany zakres wiedzy specjalistycznej i umiejętności oraz długośd i charakter doświadczenia zawodowego zapewniający odpowiednie przygotowanie do pełnienia danej roli. 2. Rola stanowiska pracy i zakres wpływu decyzyjnego rozumiane, jako rola w realizacji lub opracowywaniu strategii lub polityk oraz zasięg ich oddziaływania, w tym: merytoryczna odpowiedzialnośd finansowa za rozdysponowywanie środków finansowych (niekoniecznie równoznaczna z formalną odpowiedzialnością finansową), nadzór pełniony nad zewnętrznymi instytucjami Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 42 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 87

88 Kryteria wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej (6 kryteriów) 3. Zarządzanie ludźmi rozumiane, jako złożonośd z zarządzania w odniesieniu do podległych pracowników, z uwzględnieniem ich liczby oraz rozpiętości kierowanej struktury. Należy brad pod uwagę wszystkich pracowników, nie tylko członków korpusu służby cywilnej. 4. Rozwiązywanie problemów rozumiane, jako sposób rozumowania proces aktywności umysłowej potrzebny do optymalnego wykonywania zadao na danym stanowisku pracy. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 43 Kryteria wartościowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej (6 kryteriów) 5. Odpowiedzialnośd za środki publiczne Rzeczywista skala formalnej odpowiedzialności za zarządzanie środkami finansowymi w ciągu roku na podstawie formalnych upoważnieo do zaciągania zobowiązao i do dysponowania środkami finansowymi. 6. Charakter i poziom reprezentacji rozumiany, jako charakter i szczebel reprezentowania paostwa lub urzędu. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 44 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 88

89 Kwalifikacje (wiedza i doświadczenie) Rola stanowiska pracy i zakres wpływu decyzyjnego Zarządzanie ludźmi Rozwiązywanie problemów Odpowiedzialność za środki budżetowe Charakter i poziom reprezentacji Sposób posługiwania się kryteriami wartościowania W ramach każdym kryterium można wybrad tylko jeden poziom określający minimalne wymagania zapewniające prawidłowe wykonywanie pracy na wartościowanym stanowisku pracy. Wybierając odpowiednią wartośd punktową dla kryteriów należy wziąd pod uwagę najbardziej wymagający obszar odpowiedzialności (zadanie) spośród wszystkich obszarów odpowiedzialności (zadao) przypisanych do danego stanowiska pracy. Wartości punktowe dla poszczególnych kryteriów są zapisywane dla każdego z wartościowanych stanowisk w odpowiednim formularzu sporządzanym według dwóch wzorów określonych w projekcie zarządzenia Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 45 Formularz do zapisywania wyników wartościowania stanowisk (zał. nr 7 i 8) Stanowisko pracy Kryteria Lp Dyrektor generalny urzędu (należy wpisać właściwą nazwę urzędu) Wpisać ilość punktów wynikającą z definicji kryterium Symbol stanowiska pracy Różnica w formularzach: Nazwa stanowiska pracy LUB Dyrektor generalny urzędu Pozycja w tabeli Uzyskany wynik Pozycja w tabeli Uzyskany wynik Pozycja w tabeli Uzyskany wynik Pozycja w tabeli Uzyskany wynik Pozycja w tabeli Uzyskany wynik Pozycja w tabeli Uzyskany wynik Pozycja w tabeli Uzyskany wynik Pozycja w tabeli Uzyskany wynik Pozycja w tabeli Uzyskany wynik Pozycja w tabeli Uzyskany wynik Poziomy Wartości punktowe Wpisać nr pozycji z tabeli definiującej dane kryterium (załącznik nr 4 do projektu zarządzenia) Suma punktów Przedział punktowy Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 46 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 89