PIERWSZY ŚLĄSKI URZĄD SKARBOWY W SOSNOWCU Dział:

Transkrypt

1 ANKIETA DO OPISU STANOWISKA PRACY (dotyczy stanowisk kierowniczych i samodzielnych wyższego szczebla) Informacje przedstawione w ankiecie zostaną po przeprowadzeniu wywiadu w celu wyjaśnienia szczegółów wykorzystane przez analityka do opisu stanowiska.im jaśniej zostaną przedstawione informacje w ankiecie, tym łatwiej będzie analitykowi przeprowadzić wywiad oraz sporządzić dokładny opis stanowiska. Przed przystąpieniem do wypełniania ankiety prosimy zapoznać się ze wszystkimi pytaniami i wykorzystać wszystkie możliwe źródła informacji, które pomogą stworzyć jasny obraz stanowiska. Odpowiedzi na poszczególne pytania można udzielić w dogodnej kolejności, w szczególności dotyczy to części 4,5 i6. Proszę o czytelne wypełnienie ankiety. 1. UDane osobowe i organizacyjne Dane osobowe zamieszczone w tej części umożliwią analitykowi kontakt z osobą zajmującą badane stanowisko jest to niezbędne w celu przeprowadzenia wywiadu. Urząd: PIERWSZY ŚLĄSKI URZĄD SKARBOWY W SOSNOWCU Dział: Referat: Wieloosobowe stanowisko: W celu umożliwienia analitykowi bezpośredniego kontaktu z Panem/Panią proszę podać: Imię i nazwisko: Nr telefonu: 2. UMiejsce w strukturze organizacyjnej urzędu Proszę przedstawić na schemacie miejsce zajmowane przez Pana/Panią w strukturze organizacyjnej urzędu ukazując swoje stanowisko, stanowisko bezpośrednio zwierzchnie i jemu nadrzędne, stanowiska równorzędne i stanowiska bezpośrednio podległe. Urząd Służby Cywilnej - Departament Kadr Służby Cywilnejal. Szucha 2/4, Warszawa, tel./fax (02)

2 2 3.U Zakres odpowiedzialności kierowniczej Część ta dotyczy zarządzanie personelem, środkami finansowymi oraz realizowanymi projektami i programami. Informacje dotyczące personelu powinny obrazować różnorodność pracowników podległych osobie na omawianym stanowisku bezpośrednio lub pośrednio (np. pracownicy merytoryczni: ekonomiści, prawnicy, pracownicy pomocniczy, obsługi) i ich liczbę. Należy również wskazać charakter działań działania organizacyjne, kierownicze, nadzór formalny lub merytoryczny itp. Odnośnie odpowiedzialności finansowej proszę wyjaśnić czy i w jaki sposób opisywane stanowisko sprawuje kontrolę nad realizacją budżetu/środkami finansowymi oraz w jaki sposób wpływa (bezpośrednio czy pośrednio np. poprzez opiniowanie, aprobowanie) na realizację budżetu. Proszę również określić czy osoba na opisywanym stanowisku jest upoważniona do zawierana umów, kontraktów i do jakiej kwoty. - Ile osób Panu/Pani podlega? Dla ilu z nich jest Pan/Pani bezpośrednim przełożonym? - Czy kieruje Pan/Pani osobami nie zatrudnionymi bezpośrednio w podległej Panu/Pani komórce a pracującymi na rzecz projektu bądź programu, za który jest Pan/Pani odpowiedzialny? Jeśli tak, to ile to osób? - Proszę określić ilu pracowników Panu/Pani podlega i jakiego rodzaju są to pracownicy (prawnicy, ekonomiści, pracownicy merytoryczni, pracownicy pomocniczy itp.) oraz określić w jaki sposób realizuje Pan/Pani funkcje kierownicze. - Proszę określić jakie są Pana/Pani uprawnienia w zakresie dysponowania środkami finansowymi czy realizacją budżetu, jaki i jakiego rzędu jest to budżet (wielkość środków finansowych) oraz jakie pozycje się w nim mieszczą. - Czy zarządza Pan/Pani projektami/programami, jeśli tak to jakimi i jaka jest wartość realizowanego projektu/programu?

3 3

4 4 4. UCel istnienia stanowiska Proszę opisać jak najzwięźlej (w jednym lub dwóch zdaniach) jaki ogólny cel ma Pan/Pani realizować na swoim stanowisku. Definicja tu podana wyjaśnić, po co istnieje opisywane stanowisko i na ile jest ono ważne dla organizacji. Nie należy tu opisywać w jaki sposób pełni się obowiązki na tym stanowisku, lecz jaką część celu istnienia całej organizacji stanowisko to realizuje. Należy unikać stwierdzen typu: realizacja zadań departamentu, realizacja zadań ministra w zakrsie, kierowanie pracą departamentu. 5. UGłówne obszary działania Proszę wskazać główne dziedziny/obszary, jakimi zajmuje się opisywane stanowisko, a które służą realizacji celu stanowiska. Proszę spróbować uszeregować obszary poczynając od najważniejszego, kończąc na najmniej istotnym, lub ewentualnie od obszaru pochłaniającego najmniej casu pracy. 6. UGłówne obowiązki/zadaniau Proszę wymienić główne obowiązki jakie wykonuje Pan/Pani na swoim stanowisku, pogrupowane wg zakresów odpowiedzialności ukazanych w punkcie 5 i uporządkowane wg ważności. Proszę spróbować oszacować jaką część czasu pracy Pan/Pani poświęca poszczególnym obowiązkom. Liczba i rodzaj wymienionych obowiązków zobrazują zakres, różnorodność i treść pracy. Ważne w tej części jest określenie wagi głównych obowiązków oraz określenie, jak dzieli się czas między poszczególne obowiązki. Ilość zadań nie musi świadczyć o randze stanowiska; z niektórymi stanowiskami może być związana bardzo niewielka liczba obowiązków natomiast bardzo ważnych i czasochłonnych. Nie trzeba zamieszczać pełnego opisu jak wykonuje się poszczególne obowiązki.

5 5 Obszar działania nr Lp. Obowiązki Częstotliwość wykonywania albo % czasu pracy

6 6 7. UNapotykane problemy Proszę podać kilka przykładowych problemów, z jakimi styka się Pan/Pani w pracy, oraz wskazać skąd może pan/pani uzyskać wskazówki jak je rozwiązać. Proszę zastanowić się jakie problemy wynikają lub mogą wynikać w poszczególnych obszarach działania. W jakich trudnych sytuacjach może znaleźć się osoba na opisywanym stanowisku. Mogą to być np. problemy związane z zarządzaniem, niewystarczającymi zasobami rzeczowymi czy ludzkimi. Opisane problemy powinny rzeczywiście ilustrować największe trudności z jakimi musi się borykać osoba zatrudniona na tym stanowisku. Należy także wskazać do jakiego stopnia osoba na opisywanym stanowisku może przy rozwiązywaniu konkretnych problemów korzystać ze wskazówek i wsparcia ze strony innych osób, ustalonych w danym urzędzie procedur czy stosowanej praktyki.

7 7 8. UPodejmowanie decyzji Proszę określić jaki wkład ma Pan/Pani w decyzje podejmowane na wyższych szczeblach (Pana/Pani opinie, zalecenia, porady). Decyzje o jakim charakterze podejmuje Pan/Pani sam/a, w jakim stopniu ponosi Pan/Pani za nie odpowiedzialność i co ogranicza swobodę działania. W tym punkcie należy określić charakter i zakres podejmowanych na opisywanym stanowisku decyzji oraz wydawanych opinii (służących podejmowaniu decyzji na wyższym szczeblu) Proszę przedstawić przykłady decyzji i opinii charakterystycznych dla poszczególnych zakresów odpowiedzialności oraz wskazać w jakim stopniu są one formułowane samodzielnie, a w jakim wspólnie z innymi. Jeśli na opisywanym stanowisku nie tyle podejmuje się decyzje, co przedstawia zalecenia należy określić czy zalecenia te są ostateczne czy poddawane jeszcze weryfikacji. Decyzje podejmowane samodzielnie: Wkład w decyzje zapadające na wyższym szczeblu, opiniowanie, doradzanie:

8 8 9. UKontakty i reprezentacja Proszę przedstawić zakres i charakter kontaktów jakie Pan/Pani utrzymuje wewnątrz urzędu, i z innymi urzędami, instytucjami, osobami. Na jakim szczeblu utrzymuje Pan/Pani te kontakty. Czy jest Pan/Pani upoważniony do reprezentowania stanowiska swojego departamentu, urzędu czy nawet rządu i jaki ma to charakter? Podmiot kontaktu, jednostka organizacyjna, szczebel kontaktów Kontakty wewnątrz urzędu Zakres, cel i charakter kontaktów Częstotliwość Podmiot kontaktu, jednostka organizacyjna, szczebel kontaktów Kontakty zewnętrzne Zakres, cel i charakter kontaktów Częstotliwość

9 9 U10. Wiedza, umiejętności i doświadczenie Proszę podać wymagane na Pana/Pani stanowisku a) Poziom wykształcenia; b) Szczególne kwalifikacje (dodatkowe uprawnienia zawodowe); c) Przeszkolenie (w jakim zakresie) d) Wymagane szczególne umiejętności menedżerskie czy społeczne; e) Wymagane doświadczenie zawodowe zapewniające kompetentne działanie na tym stanowisku. W tej części należy określić zarówno jakie minimalne kwalifikacje musi posiadać osoba, która można zatrudnić na tym stanowisku, minimalny wymagany poziom wykształcenia, przeszkolenia specjalistycznego oraz minimalne doświadczenie zawodowe w określonej dziedzinie. Proszę także podać inne umiejętności potrzebne na tym stanowisku, np. konkretne umiejętności menegerskie, organizacyjne, przywódcze itp. Przy czym należy koniecznie określić, które wymagania są niezbędne, a które konieczne. Proszę pamiętać, ze wymaganie dotyczą wyłącznie omawianego stanowiska, a nie sa związane z osobą je zajmującą, zatem nie należy określić kwalifikacji osoby zajmującej dane stanowisko. Wymagania Niezbędne Pożądane Wykształcenie Wymagana wiedza Przeszkolenie Wymagane szczególne umiejętności menedżerskie czy społeczne Szczególne kwalifikacje i umiejętności (w tym formalne uprawnienia) Wymagane doświadczenie zawodowe U11. Inne informacje Proszę podać inne uwagi i informacje, które Pana/Pani zdaniem uzupełnią obraz tego stanowiska, lub pomogą odróżnić je od innych, podobnych stanowisk. W szczególności proszę odnotować zmiany następujące obecnie lub planowane w najbliższej przyszłości, które mogą wywrzeć znaczący wpływ na charakter i zakres obowiązków na zjmowanym przez pana/panią stanowisku.

10 10

11 11 Data wypełnienia ankiety: Podpis osoby wypełniającej ankietę: