Bibby Financial Services Sp. z o.o. Przewodnik po Bibby NET

Transkrypt

1 Bibby Financial Services Sp. z o.o. Przewodnik po Bibby NET Bibby Financial Services Sp. z o.o. 1

2 Bibby Financial Services Sp. z o.o. SPIS TREŚCI I. WPROWADZENIE Wprowadzenie do Przewodnika po Bibby NET Słownik podstawowych terminów pojawiających się w Bibby NET Logowanie do Bibby NET II. OMÓWIENIE PODSTAWOWYCH ZAKŁADEK W BIBBY NET Dostępne Środki Status i wiek największych sald Odbiorców Analiza wg miesięcy Płatności Wyciąg z Kont Klienta Księga Wierzytelności Konto finansowania Pokaż raport Raport bieżący Informacja o Zaliczce Dostępne Środki Raport dzienny Zestawienie opłat dodatkowych Konta Klienta Informacja o reklamacji Lista Otwartych Pozycji Faktury po okresie finansowania w następnym miesiącu Analiza otwartych pozycji Wybór Odbiorcy Status Obrót Struktura wieku Otwarte pozycje Pomoc i zgłaszanie problemów

3 Bibby Financial Services Sp. z o.o. I. WPROWADZENIE 1. Wprowadzenie do Przewodnika po Bibby NET. Naszym Klientom udostępniamy 24-godzinny bezpieczny internetowy system obsługi Klienta Bibby NET. Dzięki niemu jesteście Państwo na bieżąco informowani, ile środków przysługuje Państwu w danej chwili, które faktury i kiedy zostały zapłacone przez Odbiorców oraz jakie są przyczyny opóźnień w regulowaniu należności, ustalone podczas rozmowy naszych specjalistów z Państwa kontrahentami. Bibby NET umożliwia także generowanie dowolnych raportów na użytek codziennej pracy Państwa działu księgowości. 2. Słownik podstawowych terminów pojawiających się w Bibby NET. Chcąc ułatwić Państwu zrozumienie rozliczeń faktoringowych, poniżej zamieszczamy mini słownik podstawowych terminów pojawiających się w Bibby NET. Hasło Dostępu Księga Wierzytelności Limit Koncentracji Limit Odbiorcy Nie zaakceptowane do finansowania Okres Finansowania Konto Finansowania Środki dostępne brutto Dostępne Środki Zaakceptowane do finansowania Zaliczka Zgłoszenie Wierzytelności hasło użytkownika umożliwiające dostęp do Bibby NET suma wszystkich faktur zgłoszonych do Faktora i w danym momencie niespłaconych przez Odbiorców maksymalny zaakceptowany, określony procentowo stosunek salda Wierzytelności danego Odbiorcy do salda wierzytelności ogółem czyli Księgi Wierzytelności maksymalna dopuszczalna wartość Wierzytelności Zaakceptowanych wobec danego Odbiorcy suma faktur zgłoszonych do Faktora, ale z różnych powodów nie przyjętych w danym momencie do finansowania określona w Umowie liczba dni, liczona od daty wystawienia faktury, w trakcie których wierzytelność może mieć status Wierzytelności Zaakceptowanej kwota zadłużenia Klienta względem Faktora na dany moment kwota wyliczona poprzez iloczyn wierzytelności zaakceptowanych do finansowania i % zaliczki, określonego w Umowie Faktoringu kwota, którą mogą Państwo dysponować suma faktur zgłoszonych do Faktora i przyjętych w danym momencie do finansowania płatność dokonywana przez Faktora na poczet Ceny Nabycia Wierzytelności Zaakceptowanych wykaz wierzytelności wobec Odbiorców w formie zaakceptowanej przez Faktora 3

4 3. Logowanie do Bibby NET. Logowanie możliwe jest bezpośrednio ze strony internetowej Bibby Financial Services. Poniżej znajdziecie Państwo instrukcję obrazującą proces logowania do Bibby NET. UWAGA: W celu prawidłowego i sprawnego funkcjonowania Bibby NET należy korzystać z przeglądarki Internet Explorer. 1) W wyszukiwarce internetowej wpisz adres Na ekranie pojawi się oficjalna strona Bibby Financial Services Sp. z o.o. w Polsce 2) Kliknij w zakładkę Logowanie, a następnie w zakładkę Bibby NET 3) Zostaniecie Państwo automatycznie przekierowani na stronę logowania do Bibby NET 4) Każdy Klient otrzymuje od Faktora indywidualny login i hasło uprawniające do korzystania z konta internetowego. Po wpisaniu właściwych haseł otrzymują Państwo dostęp do swojego konta. W dalszej części prezentujemy wskazówki dotyczące korzystania z zakładek widocznych w pionowym menu po lewej stronie ekranu. W zakładkach tych znajdą Państwo informacje dotyczące poszczególnych zagadnień związanych z rozliczeniami faktoringowymi. 4

5 II. OMÓWIENIE PODSTAWOWYCH ZAKŁADEK W BIBBY NET 1. Dostępne Środki. Po zalogowaniu do Bibby NET należy upewnić się czy data i godzina są aktualne, bo tylko wówczas dane wyświetlone na ekranie będą bieżące. Jeśli nie, należy kliknąć na Odświeżanie dostępnych środków. Odświeżanie trwa około 15 sekund i po jego zakończeniu na ekranie pojawiają się aktualne na daną chwilę informacje. Pierwszy ekran Dostępne Środki widoczny po zalogowaniu się na stronie internetowej przedstawia podstawowe dane dotyczące Konta Klienta. Dane na tym ekranie (po odświeżeniu Dostępnych Środków) pokazywane są w czasie rzeczywistym. Jedynym wyjątkiem jest kolumna Nie zaakceptowane do finansowania po prawej stronie ekranu której aktualizacja następuje z jednodniowym opóźnieniem, stąd może się pojawić różnica między kwotą Nie zaakceptowanych do finansowania po lewej stronie ekranu, a sumą Nie zaakceptowanych do finansowania po prawej stronie ekranu. Ekran Dostępne Środki przedstawia podstawowe informacje związane z poziomem bieżącego finansowania Klienta. W szczególności daje informację o Maksymalnych Dostępnych Środkach. Maksymalne dostępne środki to kwota, którą mogą Państwo dysponować (na ekranie w naszym przypadku wynoszą one ,66 zł). Środki te mogą się zmieniać w ciągu dnia, a ich zmiana wynika z bieżących księgowań spłat, wierzytelności, zmian statusu wierzytelności itp. Stan maksymalnych dostępnych środków określa się za pomocą następującej formuły (wykorzystano dane z powyższego przykładu): Zaakceptowane do finansowania ,67 x % zaliczki x 85% _ Środki dostępne brutto ,52 Saldo konta finansowania ,71 Maksymalne dostępne środki ,81 Różnica między środkami na ekranie a wynikającymi z kalkulacji to kwota odsetek od konta finansowania (+ VAT od odsetek). Wypłacając zaliczkę uwzględniamy łączną kwotę odsetek należnych od początku miesiąca do dnia wypłaty zaliczki i o taką kwotę pomniejszamy środki, które 5

6 mogą być wypłacone. Jednak faktyczne obciążenie Państwa konta finansowania z tytułu powyższych odsetek następuje dopiero ostatniego dnia każdego miesiąca. W prawej części ekranu mogą Państwo zobaczyć salda wierzytelności nie zaakceptowanych uwzględniające powody nie zaakceptowania do finansowania. Podkreślić należy fakt, że są to wielkości łączne, dotyczące wszystkich Odbiorców. Informacje o poszczególnych fakturach nie zaakceptowanych do finansowania znajdą Państwo w zakładce Analiza otwartych pozycji, która jest omówiona w dalszej części Przewodnika. 2. Status i wiek. Po wybraniu z pionowego Menu w lewej części ekranu zakładki Status i wiek pokaże się Państwu poniższy ekran: Przedstawia on ogólne wiekowanie Państwa Księgi Wierzytelności w podziale na grupy faktur: - powyżej 30 dni przed terminem płatności, - od 0 do 30 dni przed terminem płatności, - od 1 do 30 dni po terminie płatności, - od 31 do 60 dni po terminie płatności, - od 61 do 90 dni po terminie płatności, - powyżej 90 dni po terminie płatności. Suma tych faktur jest kwotą łącznej Księgi Wierzytelności. Wiekowanie faktur możecie Państwo też zobaczyć w postaci wykresu, klikając na dole ekranu Graph. 6

7 Oprócz wiekowania, na ekranie tym znajdą Państwo informacje dot. statusu faktur zgłoszonych do Faktora tzn. jaka jest kwota faktur zaakceptowanych do finansowania, a jaka nie zaakceptowanych do finansowania. Pozycja Nie zaakceptowane do finansowania jest podzielona według 5 kryteriów: Potrącenia; Sporne: faktury, których przyczyną dezakceptacji mogą być korekty lub kompensaty potrącone przez Odbiorców, zastrzeżenia co do jakości towaru/usługi lub płatności bezpośrednie; Wiek: faktury, dla których minął okres finansowania (Okres Finansowania jest określony w Umowie Faktoringu i jest liczony od daty wystawienia faktury); Powyżej limitu: faktury niefinansowane z powodu przekroczenia limitu finansowania lub limitu koncentracji na jednym lub kilku Odbiorcach; Inne: faktury, które nie spełniają wymogów formalnych tzn. nie posiadają potwierdzenia odbioru towaru, dotyczą Odbiorcy, który z jakiś powodów nie jest finansowany przez Faktora, lub też są to faktury wybrane do potwierdzenia bezpośrednio z Odbiorcą największych sald Odbiorców. Zakładka ta umożliwia szczegółową analizę Państwa 10 największych Odbiorców zgłoszonych do faktoringu. 7

8 Można w tym miejscu zobaczyć jeszcze raz jakie jest saldo całej Księgi Wierzytelności oraz salda 10 największych Odbiorców wraz z informacją jaki procent Księgi Wierzytelności te salda stanowią. Znajduje się tutaj również informacja, czy na danym Odbiorcy występują faktury nie zaakceptowane do finansowania, jakie jest ich saldo oraz jaki stanowią procent ogólnej wartości wierzytelności nie zaakceptowanych. Po kliknięciu w górnej części ekranu w zakładkę Nie zaakceptowane do finansowania otrzymujemy informację, jaki procent salda danego Odbiorcy stanowią wierzytelności nie zaakceptowane do finansowania na tym konkretnym Odbiorcy. Analogicznie działa zakładka Należności sporne. Natomiast klikając w zakładkę Należności wymagalne, możecie Państwo dokonać analizy jaka jest łączna kwota faktur na danym Odbiorcy, dla których minął już termin płatności i ile stanowią one procent w stosunku do wszystkich wymagalnych faktur na Państwa wszystkich Odbiorcach zgłoszonych do faktoringu. 4. Analiza wg miesięcy. Ta zakładka pozwala Państwu na szczegółową analizę rozliczeń faktoringowych z ostatnich 12 miesięcy (kolejne miesiące odkrywamy za pomocą strzałek na dole ekranu). 8

9 Na ekranie widoczne są następujące informacje: Faktury: łączna wartość faktur zgłoszonych do Faktora w danym miesiącu Faktury korygujące: łączna wartość faktur korygujących na minus zgłoszonych do Faktora w danym miesiącu Cesje zwrotne: łączna wartość cesji zwrotnych wierzytelności do Klienta, których Faktor dokonał w danym miesiącu Przeksięgowania: łączna wartość wszystkich wyksięgowań na Koncie Klienta których Faktor dokonał w danym miesiącu Płatności: łączna wartość wszystkich płatności od Odbiorców, które Faktor otrzymał w danym miesiącu Saldo wierzytelności: saldo Konta Wierzytelności Klienta na zamknięcie danego miesiąca; Konto finansowania: saldo Konta Finansowania Klienta na zamknięcie danego miesiąca; Średni czas trwania faktury: średnia liczba dni (liczona łącznie dla wszystkich Odbiorców), po których Odbiorcy spłacają Liczba aktywnych Odbiorców; liczba Odbiorców w saldem wierzytelności Ilość zaliczek: ile zaliczek miesięcznie wypłacono Klientowi w poszczególnych miesiącach Każdy z powyższych parametrów możecie Państwo zobaczyć także w postaci wykresu liniowego lub słupkowego klikając na górze ekranu w typ wykresu, a następnie klikając w wybraną pozycję. 5. Płatności. Klikając na zakładkę Płatności możecie Państwo każdego dnia sprawdzać, czy wpłynęły jakiekolwiek płatności od Państwa Odbiorców. Żeby sprawdzić płatności z bieżącego dnia, należy kliknąć kilka razy w zakładkę Dzisiejsze płatności, aż do momentu pojawienia się komunikatu Żądanie dzisiejszych płatności wykonane pomyślnie. 9

10 Płatności z danego dnia są widoczne w Bibby NET około godziny 10:30, gdyż do tego czasu są one księgowane na kontach Odbiorców. Na ekranie jest informacja o Odbiorcy, kwocie i walucie płatności. Szczegółową informację o fakturach, z którymi płatność ta została rozliczona, znajdziecie Państwo w zakładce Pokaż raport, która jest omówiona w dalszej części Przewodnika. Aby zobaczyć, jakie płatności od Odbiorców wpłynęły w poprzednich dniach, należy w tym celu skorzystać z zamieszczonego na stronie kalendarza i kliknąć wybrany dzień. Dla ułatwienia, dni, w których pojawiły się na kontach jakiekolwiek płatności, są zaznaczone kolorem turkusowym, co ułatwia odnalezienie potrzebnych informacji. Płatności od Odbiorców z danego dnia możecie Państwo pobrać do pliku w formacie CSV. W tym celu należy kliknąć w zakładkę Do pobrania i otworzyć/zapisać plik na swoim komputerze. Uwaga! Płatności od Odbiorców są widoczne w kalendarzu w Bibby NET przez okres 145dni. 6. Wyciąg z Kont Klienta. W zakładce Wyciąg z Kont Klient jest informacja o rozliczeniach na: Saldzie Klienta Księdze Wierzytelności Koncie Finansowania Po wybraniu zakładki Wyciąg z kont Klienta zobaczycie Państwo następujący ekran: 10

11 Zakładka Saldo Klienta przedstawia zestawienie wszystkich transakcji dokonanych zarówno na Księdze Wierzytelności jak i na Koncie Finansowania Księga Wierzytelności Możecie Państwo tutaj sprawdzić, w którym dniu zaksięgowaliśmy Państwa Zgłoszenia Wierzytelności (uwaga: w tej zakładce widoczne będą tylko sumy Zgłoszeń, bez wyszczególnienia pojedynczych faktur i Odbiorców) oraz w których dniach księgowane były płatności od Odbiorców (uwaga: w tej zakładce widoczne będą tylko kwoty spłat bez informacji o Odbiorcach i numerach faktur). Księga Wierzytelności obrazuje, po stronie debetowej- zgłoszone faktury, zaś po stronie kredytowej- płatności od Odbiorców. 11

12 W zakładce Księga Wierzytelności mogą Państwo sprawdzać jak kształtowało się saldo Księgi Wierzytelności w ciągu całego miesiąca oraz jakie operacje wpływały na wzrost tego salda, a jakie na jego pomniejszenie. Poniżej przedstawiamy wyjaśnienie które operacje mają wpływ na wzrost, a które na pomniejszenie Księgi Wierzytelności: Księgi Wierzytelności (Debet) Księgi Wierzytelności (Kredyt) zaksięgowanie Zgłoszeń Wierzytelności zaksięgowanie Zgłoszeń Korekt zaksięgowanie płatności od Odbiorcy cesja zwrotna 6.2. Konto finansowania. Konto finansowania obciążane jest kwotami wypłaconych zaliczek i naliczonych opłat, a uznawane płatnościami od Odbiorców. W tej zakładce możecie Państwo sprawdzić jakie operacje w kolejnych dniach danego miesiąca obciążały, a jakie uznawały Konto Finansowania. Zakładka Konto Finansowania jest szczególnie pomocna w znalezieniu bieżącej informacji o ponoszonych kosztach, takich jak: prowizja operacyjna, opłaty dodatkowe, odsetki od Konta Finansowania (informacja dostępna tylko na koniec miesiąca, gdyż obciążenie Konta Finansowania z tytułu odsetek następuje ostatniego dnia każdego miesiąca). Poniżej przedstawiamy zestawienie, które operacje mają wpływ na wzrost lub spadek salda Konta Finansowania: Konto Finansowania (Debet) prowizja operacyjna odsetki od konta finansowania pozostałe koszty (wszelkiego rodzaju opłaty ponoszone przez Klienta) wypłacane do Klienta zaliczki Konto Finansowania (Kredyt) płatności od Odbiorców 12

13 Całościowy wyciąg z Salda Klienta za dany miesiąc dostępny jest w zakładce Pokaż raport (raport Konta Klienta generowany ostatniego dnia miesiąca). Prosimy traktować go jako specyfikację do faktury kosztowej za dany miesiąc. Wyciągi z Salda Klienta możecie Państwo pobrać do pliku w formacie CSV. W tym celu należy kliknąć w zakładkę Do pobrania i otworzyć/zapisać plik na swoim komputerze. Uwaga! Wyciągi z Kont Klienta są widoczne w Bibby NET przez okres 2 miesięcy. 7. Pokaż raport W zakładce Pokaż raport udostępniamy Państwu szczegółowe raporty dotyczące rozliczeń faktoringowych. Są to najważniejsze raporty z księgowego punktu widzenia, na ich podstawie należy dokonywać księgowań w Państwa firmie. Raporty te możecie Państwo zobaczyć bezpośrednio na ekranie Bibby NET lub w postaci pliku PDF (istnieje również możliwość pobrania wybranego raportu PDF). Do dyspozycji Państwa są następujące raporty: Raport Bieżący Informacja o Zaliczce Dostępne Środki Raport dzienny Zestawienie opłat dodatkowych Konta Klienta Informacja o reklamacji (DISPE) Lista Otwartych Pozycji Faktury po okresie finansowania w następnym miesiącu 7.1. Raport bieżący Raport bieżący pojawia się przed godziną 11:00 w dniu w którym została zaksięgowana przynajmniej jedna płatność od Odbiorcy. Raport ten jest specyfikacją do płatności od Odbiorców, które zostały zaksięgowane danego dnia na koncie Klienta. Poniżej przedstawiamy, jak wygląda przykładowy Raport Bieżący. 13

14 W prawej części raportu- Pozycje Zapłacone- znajdą Państwo informacje o szczegółach rozliczenia płatności, tj.: NR DOK. (numer dokumentu) informuje o numerze spłaconej faktury TYP pod tą pozycją znajduje się zapis: FA, oznaczający fakturę oraz PŁ, oznaczający płatność D.DOK (data dokumentu) w przypadku faktury jest to data wystawienia faktury, natomiast w przypadku płatności jest to data wpływu środków na rachunek Faktora D.WYM. (data wymagalności) termin płatności faktury W analizowanym przypadku rozliczenie płatności wyglądało następująco: płatność od Odbiorcy nr 4 w kwocie 8 530,05 zł została rozliczona w kwocie 7 607,55 zł z fakturą 168/2015, wystawioną z terminem płatności na oraz w kwocie 922,50 zł z fakturą 199/2015, wystawioną z terminem płatności na ; płatność od Odbiorcy nr 8 w kwocie ,38 zł została rozliczona w kwocie 2 653,01 zł z fakturą 188/2015, wystawioną z terminem płatności na oraz w kwocie 7 401,37 zł z fakturą 196/2015, wystawioną z terminem płatności na Zdarza się, że na rachunek Faktora wpływają środki pieniężne od Odbiorców, lecz nie są one przypisane (alokowane) do konkretnych faktur na koncie danego Odbiorcy (nie odnoszą się do żadnej faktury). Taka sytuacja została opisana poniżej, przy okazji omawiania Raportu dziennego Informacja o Zaliczce Raport Informacja o Zaliczce pojawia się, gdy w danym dniu została do Państwa wysłana zaliczka. Raport ten generowany jest 2 razy dziennie każdego dnia, pierwszy raz około godziny 13:00 i drugi raz około godziny 16:30 tj. po zaliczkach popołudniowych (pod warunkiem, że w danym dniu wyszła do Państwa druga dodatkowa zaliczka). Raport jest informacją dla Państwa o kwocie zaliczki, która w danym dniu została do Państwa wysłana. 14

15 7.3. Dostępne Środki Raport ten generowany jest raz dziennie na koniec każdego dnia. Pozycją wyjściową raportu jest kwota dostępnych środków na zamknięcie poprzedniego dnia. Pokazuje on jakie transakcje zostały wykonane na Koncie Wierzytelności i na Koncie Finansowania w danym dniu i jak wpłynęły one na wartość dostępnych środków w tym dniu. Transakcje wykonane na Księdze Wierzytelności przekładają się na Dostępne Środki w % odpowiadającemu % zaliczki, natomiast transakcje wykonane na Koncie Finansowania przekładają się na Dostępne Środki w 100% Raport dzienny Raport dzienny generuje się na koniec każdego dnia. Zawiera on podsumowanie transakcji z całego dnia, pokazuje jeszcze raz zestawienie płatności, jakie wpłynęły na rachunek Faktora od Odbiorców oraz wszelkie zmiany statusu faktur (jeżeli takie nastąpiły w danym dniu). Jeżeli Faktor np. zablokował/odblokował jedną z faktur, to taka informacja pojawi się w Raporcie dziennym. Poniżej przedstawiamy Państwu przykładowy raport: 15

16 Pierwsza strona raportu zawiera zestawienie płatności, które zostało szczegółowo omówione powyżej- Raport Bieżący. Zdarza się, że na rachunek Faktora wpływają środki pieniężne od Odbiorców, lecz nie zostaną one przypisane (alokowane) do konkretnych dokumentów na koncie danego Odbiorcy (nie odnoszą się do żadnej faktury). Taki przypadek również zobaczymy w tym zestawieniu. Przyczyną takiej sytuacji może być: brak specyfikacji płatności (Odbiorca nie wskazał za jakie faktury dokonuje płatności) błędna specyfikacja płatności (Odbiorca w specyfikacji niejednoznacznie wskazał numery faktur) brak faktury, której dotyczy wpłata (Klient nie zgłosił faktury do Faktora) W takiej sytuacji, pod rubryką PŁATNOŚĆ OD ODBIORCY widnieje kwota płatności, co świadczy o tym, że dana kwota wpłynęła na konto Odbiorcy u Faktora (KWOTA UZNANIA KONTA ODB.), lecz ta sama kwota pojawia się również pod rubryką NIE ROZKS. KWOTA. Oznacza to, że powyższa kwota została zaksięgowana na koncie Odbiorcy, jednak nie może być przypisana (alokowana) do konkretnych faktur. Po uzyskaniu przez Faktora brakujących informacji lub faktur oraz wyjaśnieniu zaistniałych wątpliwości związanych z płatnościami, nastąpi alokacja środków (przypisanie płatności do konkretnej faktury). W dniu alokowania płatności informacja o szczegółach rozliczenia pojawi się w Raporcie dziennym z tego dokładnie dnia. Druga strona przykładowego raportu pokazuje, które faktury i z jakiego powodu nie zostały zaakceptowane do finansowania. W analizowanym przypadku pojawił się 1 powód dezakceptacji: PO OKR.FIN *** FAKTURA / ,00 Powodów, dla których faktura jest niefinansowana może być kilka. Poniżej wyjaśnienia kodów braku akceptacji faktur: 16

17 POWÓD (KOD) A. NZ. ODB. SPORNA OPIS KODU Automatyczne nie zaakceptowanie Odbiorcy Odbiorca lub Faktor zgłasza zastrzeżenia co do wierzytelności PRZYCZYNA Konto Odbiorcy jest nie zaakceptowane z powodu braku umowy handlowej (jeżeli taka pomiędzy Państwem a Odbiorcą jest zawarta). Kod ten pojawi się również, jeżeli występują rozliczenia wzajemne (kompensaty) pomiędzy Państwem i Odbiorcą, a także w przypadku objęcia Odbiorcy windykacją sądową. Zapłata za fakturę jest wątpliwa, np. -Odbiorca zapłacił bezpośrednio na rachunek Klienta, -Odbiorca przy spłacie faktury potrącił korekty, -Odbiorca nie otrzymał faktury, -Odbiorca kwestionuje ilość dostarczonego towaru lub jakość wykonanej usługi, SPOSÓB ROZWIĄZANIA PROBLEMU Klient powinien uzupełnić brakujące informacje lub też dokumenty. W przypadku rozliczeń kompensatami, Faktor będzie wymagał podpisania przez Odbiorcę oświadczenia o niedokonywaniu kompensat lub wyłączenia Odbiorcy. -Płatność powinna zostać odesłana do Faktora -Klient powinien zgłosić brakujące korekty -Klient powinien dosłać do Odbiorcy faktury - Klient powinien niezwłocznie wyjaśnić sprawę reklamacji INF.O CES. Brak informacji o cesji Brak na fakturze pieczątki informującej o cesji wierzytelności na Bibby Financial Services Klient powinien dostarczyć pismo Odbiorcy, w którym dany Odbiorca deklaruje płatność na rachunek Faktora RACH. BAN. PODP.KL KOR.RĘC Z. Błędny rachunek bankowy Brak podpisu Klienta Korekty ręczne BRAK POT Brak Potwierdzenia Odbioru Towaru PO OKR. FIN. PONAD LIMIT Po Okresie Finansowania Cała faktura nie jest sfinansowana z powodu przekroczenia limitu Inny numer rachunku na fakturze niż rachunek Faktora na pieczątce z informacją o cesji wierzytelności Na fakturze korygującej nie widnieje podpis wystawcy Na fakturze dokonano ręcznych zmian Faktor nie otrzymał dokumentu potwierdzającego dostarczenie towaru/wykonanie usługi Kod ten pojawia się przy fakturach, dla których minął okres finansowania. Okres finansowania określony jest w Umowie Faktoringu i jest liczony od daty wystawienia faktury. Wierzytelności danego Odbiorcy stanowią większą kwotę niż kwota określona przez limit koncentracji lub limit Odbiorcy Klient powinien dostarczyć pismo Odbiorcy, w którym dany Odbiorca deklaruje płatność na rachunek Faktora Klient powinien uzupełnić brakujący podpis Klient powinien dostarczyć fakturę bez poprawek naniesionych ręcznie Klient powinien dosłać podpisany przez Odbiorcę dokument potwierdzający odbiór towaru Wpływ płatności od Odbiorcy -Zgłoszenie wierzytelności na innych Odbiorców powoduje zmianę koncentracji w księdze wierzytelności na poszczególnych Odbiorcach. -decyzja Faktora o zmianie limitu finansowania Odbiorcy 17

18 CZ. P. LIMIT Częściowo ponad limit część faktury nie jest finansowana Finansowanie Odbiorcy ograniczone jest limitem koncentracji lub limitem Odbiorcy Jak wyżej SOUND. AMT BRAK SALD Sounding Amount Brak potwierdzenia sald Kod ten pojawia się przy ostatnio zgłoszonych fakturach wybranych przez Faktora do potwierdzenia bezpośrednio z Odbiorcą. Faktura chwilowo nie finansowana do momentu jej weryfikacji przez Bibby Financial Services Odbiorca nie odesłał potwierdzenia sald, faktura nie jest zaakceptowana do finansowania Potwierdzenie przez Odbiorcę otrzymania danej faktury Otrzymanie przez Faktora podpisanego przez Odbiorcę potwierdzenia sald 7.5. Zestawienie opłat dodatkowych Raport Zestawienie opłat dodatkowych pokazuje Państwu kwotę i rodzaj opłaty, która danego dnia obciążyła Państwa Konto finansowania. Może to być np. obciążenie z tytułu pilnego księgowania Zgłoszenia Wierzytelności, wezwania ostatecznego wysłanego do Odbiorcy, płatności na inny rachunek niż wskazany w Umowie i inne. Raport ten pojawia się w Bibby NET tylko i wyłącznie, jeżeli w danym dniu nastąpiło obciążenie Państwa Konta Finansowania. Poniżej zamieszczamy przykładowy raport Zestawienie opłat dodatkowych Konta Klienta Raport Konta Klienta zawiera podsumowanie wszystkich operacji, jakie miały miejsce na Koncie Wierzytelności i Koncie Finansowania Klienta w minionym miesiącu. Szczegółowy opis Kont Klienta znajdziecie Państwo w niniejszym Przewodniku w omówieniu zakładki Wyciąg z Kont Klienta. Podkreślić należy fakt, że w tym raporcie, w odróżnieniu od Wyciągu z Kont Klienta, znajdziecie Państwo nie tylko informacje, na jaką kwotę zostały zaksięgowane faktury w danym dniu, 18

19 ale także informacje, jaki był to dokładny numer Zgłoszenia Wierzytelności. Na tej podstawie możecie Państwo zweryfikować, czy wszystkie przesłane przez Państwa zgłoszenia zostały w danym miesiącu zaksięgowane. Uwaga! Raporty z zakładki Pokaż raport są widoczne w Bibby NET przez okres 2 miesięcy Informacja o reklamacji Ten raport pojawia się każdorazowo na koniec dnia w sytuacjach kiedy Faktor lub też Odbiorca wniesie zastrzeżenia co do zgłoszonych wierzytelności i dana faktura będzie zablokowana jako SPORNA. Przykładowy raport wygląda następująco: Data reklamacji: 17/04/15 I N F O R M A C J A O R E K L A M A C J I Klient Sp. z o.o. ul. Portowa Warszawa Szanowni Państwo, Uprzejmie informujemy, że Państwa Odbiorca: nr ref Odbiorca S.A. ul. Radosna 23, Warszawa zgłosił zastrzeżenia do wystawionej przez Państwa faktury: Typ Nr Data Data Wartość Kwota w PLN faktury faktury faktury wymag. faktury do zapłaty FAKTURA 235/15 10/03/15 20/04/ , ,60 19

20 Powód reklamacji to: WYSTAWIONO KOREKTĘ (3624) 18/04/15 Odbiorca potrącił korektę 23/K/05. Prosimy o wyjaśnienie reklamacji, wpisanie komentarza poniżej oraz odesłanie niniejszego dokumentu do Bibby Financial Services Sp. z o.o. faksem na numer (22) w terminie 5 dni. W przypadku wystawienia faktury korygującej, prosimy o niezwłoczne zgłoszenie jej do Bibby Financial Services Sp. z o.o. Jeżeli nie zgadzają się Państwo z zastrzeżeniami Odbiorcy, prosimy o informację, jakiego rodzaju kroki zamierzają Państwo podjąć w celu wyjaśnienia reklamacji. Przypominamy, że w przypadku kompensat i płatności bezpośrednich kwotę skompensowaną lub spłaconą do Państwa należy zwrócić w ciągu 3 dni na rachunek Bibby Financial Services Sp. z o.o. Z poważaniem, Komentarz Klient Sp. z o.o.: Podpis za Klient Sp. z o.o.: W przypadku otrzymania informacji o reklamacji, należy taki raport wydrukować, dołączyć komentarz, podpisać i przesłać faxem lub skan mailem do Bibby Financial Services Lista Otwartych Pozycji Raport Lista Otwartych Pozycji generuje się każdego ostatniego dnia miesiąca i pokazuje wszystkie otwarte pozycje (tzn. niezapłacone na dany moment faktury terminowe i przeterminowane) na dany dzień. W raporcie uwzględniona jest data wystawienia faktury, data wymagalności, aktualne saldo faktury. Ostatnie strony raportu pokazują podsumowanie wszystkich otwartych pozycji na poszczególnych Odbiorcach oraz saldo łączne Księgi Wierzytelności wraz z wiekowaniem. 20

21 7.9. Faktury po okresie finansowania w następnym miesiącu Raport ten pokazuje wszystkie faktury, dla których minie okres finansowania w nadchodzącym miesiącu. Okres finansowania to liczony w dniach okres (od daty wystawienia faktury), w którym faktura może być finansowana. Skutkiem tego, że faktura jest poza okresem finansowania jest wycofanie jej z finansowania tzn. dostępne środki zostają pomniejszone o kwotę zaliczki wypłaconej z tej faktury (nie dotyczy faktur nie zaakceptowanych do finansowania). Na poniższym przykładzie widzimy, że faktura 71/01/2015, która została wystawiona 30/01/2015 zostanie wycofana z finansowania 10/04/2015, czyli po 70 dniach- tyle właśnie wynosi w tym przypadku okres finansowania. 8. Analiza otwartych pozycji. Korzystając z Bibby NET można sprawdzić, z jakiego powodu dana faktura jest nie zaakceptowana do finansowania. W tym celu po lewej stronie należy wybrać zakładkę Analiza otwartych pozycji. Pojawi się Panstwu ekran podzielony na 3 kategorie: Otwarte pozycje faktury zgłoszone do faktora i nie zostały spłacone. Faktury o przekroczonej dacie wymagalności: faktury, których termin wymagalności upłynął, a które nie zostały zapłacone przez Odbiorców. 21

22 Faktury nie zaakceptowane do finansowania: lista faktur, które w danym momencie nie są zaakceptowane do finansowania. W każdej z w/w kategorii znajduje się zakładka Ściągnij informacje, która pozwala na pobranie danych do pliku w formacie CSV i otwarcie/zapisanie pliku na swoim komputerze. 9. Wybór Odbiorcy. Dokładna analiza każdego Odbiorcy jest możliwa po wybraniu opcji Wybór Odbiorcy. Na pierwszym ekranie znajdą Państwo wyszukiwarkę, która umożliwia odnalezienie właściwego Odbiorcy. Klikając ikonę Szukaj otrzymujecie Państwo pełną listę aktywnych Odbiorców. Po kliknięciu na interesującego Państwa Odbiorcę, pojawia się ekran Status Odbiorcy, a dodatkowo w lewym głównym Menu rozwija się dodatkowe menu tj. Status, Obrót, Struktura wieku i Otwarte pozycje. 22

23 9.1. Status Ekran Status Odbiorcy pozwala na podgląd podstawowych informacji dotyczących danego Odbiorcy, takich jak: 1) Pełna nazwa Odbiorcy, 2) Dokładny adres Odbiorcy, 3) Nr NIP Odbiorcy, 4) saldo Odbiorcy, 5) saldo wierzytelności spornych, 6) saldo wierzytelności wymagalnych, 7) kwota i data ostatniej płatności Odbiorcy, 8) kwota wierzytelności zaakceptowanych, 9) kwota wierzytelności nie zaakceptowanych 10) limit koncentracji lub kwotowy (w zależności od tego, który z limitów w danym momencie ogranicza finansowanie danego Odbiorcy) 11) data ustanowienia w/w limitu dla Odbiorcy 12) data, kiedy w/w limit zapada Aby poznać dokładną przyczynę blokowania się faktur ze względu na limit Odbiorcy, należy w tym miejscu szczegółowo omówić mechanizm funkcjonowania Limitu Koncentracji. Wpływ Limitu Koncentracji na Księgę Wierzytelności obrazuje przykład: Limit koncentracji: 25% Odbiorcy Saldo Odbiorcy: Odbiorca Odbiorca Odbiorca Odbiorca Odbiorca Odbiorca Odbiorca = Saldo Klienta Saldo Odbiorcy zaakceptowane do finansowania = Saldo Klienta x Limit koncentracji Saldo Odbiorcy zaakceptowane do finansowania = x 25 % = Wartość faktur danego Odbiorcy zaakceptowana do finansowania wynosi Nadwyżka salda faktur ponad stanowi wartość nie zaakceptowaną do finansowania. 23

24 Saldo Odbiorcy Saldo niezaakceptowane Saldo zaakceptowane Odbiorca 1: Odbiorca 2: Odbiorca 3: Odbiorca 4: Odbiorca 5: Odbiorca 6: Odbiorca 7: 9.2. Obrót Ta zakładka pozwala Państwu na dokładną analizę zgłoszonego do Faktora obrotu na wybranym Odbiorcy w ciągu ostatnich 12 miesięcy. W analizowanym przypadku przedstawia się on następująco: 9.3. Struktura wieku Zakładka Struktura wieku jest identyczna jak w przypadku pierwszej omawianej w Przewodniku zakładki podstawowej tj. Status i wiek. Znajdują się tu identyczne dane, z tą tylko różnicą, że dotyczą tylko wybranego przez Państwa Odbiorcy. Struktura wieku faktur analizowanego Odbiorcy przedstawia się następująco: 24

25 9.4. Otwarte pozycje Zakładka Otwarte pozycje to jedyne miejsce w Bibby NET, gdzie znajdziecie Państwo kompletną listę faktur składających się na saldo danego Odbiorcy. Możecie tu Państwo zobaczyć listę faktur księgowanych na koncie danego Odbiorcy (numery dokumentów, daty wystawienia i wymagalności, kwoty faktur i ich salda do zapłaty). Ponadto widoczne będą płatności danego Odbiorcy księgowane w ostatnim tygodniu. Zakładka ta umożliwia kontrolę rozliczeń z poszczególnymi Odbiorcami faktoringowymi. Pomoc i zgłaszanie problemów Jeśli po przeczytaniu niniejszego Przewodnika, stanowiącego podstawowe źródło informacji o aplikacji internetowej Bibby NET, będziecie Państwo mieli jakiekolwiek wątpliwości lub pytania dotyczące korzystania z Bibby NET, pamiętajcie Państwo, że zawsze możecie skorzystać ze wsparcia Zespołu Bibby Financial Services pod numerem telefonu (22) lub skontaktować się bezpośrednio z Państwa Opiekunem drogą telefoniczną lub mailową. 25