WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA ZACHODNIOPOMORSKI BZK-II EMA Szczecin, dnia 31 maja 2013 r. Pan Krzysztof Giżycki Sekretarz Zarządu Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Przewoźników Drogowych, Kierowców Zawodowych i Ośrodków Szkolących Kierowców KIEROWCA.PL w Szczecinie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Jednostka kontrolowana: Ogólnopolskie Stowarzyszenie Przewoźników Drogowych, Kierowców Zawodowych i Ośrodków Szkolących Kierowców KIEROWCA.PL, ul. Wojska Polskiego 184, (70 656) Szczecin. II. Rodzaj kontroli: kontrola przeprowadzona w trybie zwykłym, pod względem rzetelności, gospodarności i legalności. III. Kontrolę przeprowadził Zespół kontrolerów w składzie: 1) Ewelina Madoń inspektor, kierownik zespołu kontrolerów, na podstawie upoważnienia nr 30/2013 z dnia 18 marca 2013 r., 2) Andrzej Ulass starszy inspektor wojewódzki, na podstawie upoważnienia nr 31/2013 z dnia 18 marca 2013 r., z Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego, 3) Stanisław Makocki inspektor wojewódzki, na podstawie upoważnienia nr 32/2013 z dnia 18 marca 2013 r., z Wydziału Finansów i Budżetu, w Zachodniopomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Szczecinie. IV. Data przeprowadzenia kontroli: od 21 do 22 marca 2013 r. V. Zakres kontroli: realizacja zadania publicznego, z zakresu bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz działań na rzecz poprawy bezpieczeństwa w ruchu drogowym pn. MOTOCYKLOWE LATO W ZACHODNIOPOMORSKIEM czyli kształtowanie Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie ul. Wały Chrobrego 4, Szczecin tel , , fax , wojewoda@szczecin.uw.gov.pl

2 postaw świadomego i kulturalnego uczestnika ruchu drogowego respektującego prawo i szanującego prawa innych uczestników ruchu, w tym: 1) wykonanie zadania pod względem merytorycznym i jego zgodność z projektem przedstawionym przez Członków Zarządu Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Przewoźników Drogowych, Kierowców Zawodowych i Ośrodków Szkolących Kierowców KIEROWCA.PL, Macieja Matuszaka oraz Krzysztofa Giżyckiego, 2) wykorzystanie dotacji z rezerwy celowej budżetu państwa, przekazanej w 2012 r. na realizację zadania pn. MOTOCYKLOWE LATO W ZACHODNIOPOMORSKIEM czyli kształtowanie postaw świadomego i kulturalnego uczestnika ruchu drogowego respektującego prawo i szanującego prawa innych uczestników ruchu, 3) finansowe rozliczenie dotacji z rezerwy celowej budżetu państwa przekazanej w 2012r. na realizację zadania pn. MOTOCYKLOWE LATO W ZACHODNIOPOMORSKIEM czyli kształtowanie postaw świadomego i kulturalnego uczestnika ruchu drogowego respektującego prawo i szanującego prawa innych uczestników ruchu, VI. Kontrolą objęto okres od 24 maja do 31 października 2012 r. VII. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielali: Pan XXXXXXXXXXXXXXXXX, specjalista ds. marketingu i PR, stowarzyszenie nie zapewniło obecności osoby odpowiedzialnej za obsługę księgową projektu (księgowość prowadzona przez podmiot zewnętrzny). Ustaleń dokonano w oparciu o informacje przekazane przez wyżej wymienione osoby oraz analizę udostępnionych dokumentów dotyczących realizacji projektu. VIII. W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono, że w ramach realizacji założeń projektu, opracowano i wydano materiały edukacyjne i informacyjne. Ze względu na krótki czas realizacji tego podzadania, stowarzyszenie nie zastosowało procedury zapytań ofertowych, a jedynie telefoniczne rozeznanie rynku. Opracowaniem koncepcji kreatywnej, tekstów oraz haseł do kampanii Pozytywna jazda, zajęła się firma Mark Born Radosław Palus, Kołbacz, XXXXXXXXXXXXX Skład i opracowanie ulotki wykonała Pani XXXXXXXXXXXXXXX oraz Panowie XXXXXXXXXXXXXXX i XXXXXXXXXXXXXX. Druk materiałów wykonała Drukarnia Kadruk S.C. Kotarski Mariusz, Kotarska Irena, XXXXXXXXXXXXXX. W skład materiałów weszły następujące broszury edukacyjno informacyjne: broszura A6 (8 stron), wydrukowana w nakładzie 70 tys. sztuk, broszura A5 (4 strony), wydrukowana w nakładzie 10 tys. sztuk. Wykonano i wydrukowano również naklejki na samochód, formatu A5 w nakładzie 3 tys. sztuk, plakaty na autokary formatu A3 w nakładzie 100 sztuk oraz folie i oklejenia na 5 autokarów (tył autobusów). Projekty graficzne oraz składy ww. materiałów, zostały wykonane przez Panią XXXXXXXXXXXXX oraz Pana XXXXXXXXXXX. Druk i oklejenie autokarów oraz naklejek formatu A3 zrealizowała firma Optima Usługi Reklamowe Tomasz Nowacki, XXXXXXXXXXXXX. Nalepki na samochód Zauważ motocyklistę wraz z wykrojnikiem (matryca wycinająca naklejki o odpowiednim kształcie) wykonała firma PAW S.C. Andrzej Watychowicz Piotr Watychowicz, XXXXXXXXXXX. Część ulotek przekazano do Wydziału Ruchu Drogowego Komendy Wojewódzkiej Policji w Szczecinie (ok. 3 tys. ), które były rozdawane kierowcom podczas kontroli drogowej, dystrybucja odbywała się również na 4 zlotach motocyklowych (ok. 10 tys.) oraz 2

3 poprzez insertowanie 40 tys. egzemplarzy w Kurierze Szczecińskim (wydanie z dnia 6 lipca 2012 r). Ulotka była również rozprowadzana przez pracowników Stowarzyszenia KIEROWCA.PL. m.in. na stacjach benzynowych. Kolejnym etapem realizacji zadania było zaprojektowanie i wykonanie 150 szt. apteczek, 150 szt. koszulek z logo akcji oraz 30 szt. szelek odblaskowych dla motocyklistów. Projekt wykonał Pan XXXXXXXXXXXXXX. Wyposażenie zostało uzgodnione z pracownikiem oddziału Ratownictwa Medycznego w Wydziale Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie. Skład apteczki stanowiły następujące elementy: bandaż 136/96/96 cm, maseczka do resuscytacji, opatrunek hydrożelowy, rękawiczki, gaza do sterylizacji, broszurka informacyjna, udzielanie pierwszej pomocy przedmedycznej. Apteczki na podstawie zlecenia przesłanego mailem, wykonała firma Arwada Waldemar Kuźmiński, XXXXXXXXXXXX. zlecenie wykonania przesłano mailem. 100 szt. apteczek zostało przekazanych uczestnikom szkoleń podczas czterech zlotów motocyklowych na terenie województwa zachodniopomorskiego w sezonie letnim 2012, natomiast 50 szt. rozdano podczas konferencji inaugurującej projekt. Zaprojektowano i wykonano koszulki z nadrukiem - logo akcji. Projekt wykonał Pan XXXXXXXXXXX, natomiast ostateczne wykonanie zlecono drogą mailową firmie Bonnum Monika Tymicz, XXXXXXXXXXXX. Koszulki rozprowadzono podczas konferencji inaugurującej (ok. 30 szt.) oraz zlotów motocyklowych (ok. 120 szt.). Szelki odblaskowe wykonało Przedsiębiorstwo Usługowo Handlowe Apel Lubomira Paneka, XXXXXXXXXXXXXX. Szelki zostały przekazane na szkolenia uzupełniające dla motocyklistów. W ramach promocji zadania, zaplanowana i przeprowadzona była kampania marketingowa w lokalnych mediach. Scenariusze do wszystkich spotów radiowo telewizyjnych zostały opracowane przez firmę Mark Born Radosław Palus. Projekt i wykonanie billboardu TV powierzono firmie CGART Paweł Wechmann, XXXXXXXXXXXXX. Kampania promocyjna w telewizji odbyła się w okresie od 1 lipca do 31 sierpnia 2012 r., w formie billboardu sponsorskiego prognozy pogody, łącznie 168 emisji w ofercie Prognoza Pogody Pakiet Sponsorski oraz Prognoza Pogody Pakiet Sponsorski Extra. Polskie Radio Szczecin na podstawie zlecenia z dnia 22 czerwca 2012 r. wyprodukowało i emitowało w okresie od 02 lipca do 03 sierpnia 2012 r., spot reklamowy łącznie 36 emisji. Dodatkowo w Polskim Radiu Szczecin oraz lokalnych wydawnictwach prasowych ukazały się wywiady i relacje dotyczące realizacji zadania. Media użyte w kampanii marketingowej, były dobierane na podstawie możliwości dotarcia do jak największej liczby potencjalnych odbiorców (mieszkańców województwa zachodniopomorskiego) przy jak najmniejszych kosztach. Dodatkowo bez udziału środków finansowych pochodzących z dotacji została stworzona strona internetowa promująca akcję, która jest w dalszym ciągu aktywna. 3

4 Kolejnym etapem realizacji zadania było przygotowanie i przeprowadzenie cyklu szkoleń pn. Motocykliści jako sprawcy i ofiary wypadków drogowych, stan bezpieczeństwa w ruchu drogowym na terenie województwa zachodniopomorskiego dla motocyklistów, instruktorów oraz funkcjonariuszy służb nadzorujących ruch drogowy. 1) Szkolenie dla policjantów czerwca 2012 r. w Choszcznie. W celu przeprowadzenia szkolenia wynajęto ośrodek sportowo wypoczynkowy mieszczący się przy ul. Sportowej 1, Choszczno. Przeszkolono 22 policjantów / naczelników wydziałów ruchu drogowego powiatowych komend policji. Uczestnicy otrzymali materiały dydaktyczne, oraz odbyło się również szkolenie dotyczące działań przewidzianych dla policji w ramach realizacji projektu pn. Motocyklowe lato w Zachodniopomorskiem (prezentacja). Nabór prowadzono przez Komendę Wojewódzką Policji w Szczecinie. Osobami szkolącymi (nieodpłatnie) były: podinsp. Grzegorz Sudakow, Wydział Ruchu Drogowego Komendy Wojewódzkiej Policji w Szczecinie, Radosław Izdebski, Ogólnopolskie Stowarzyszenie Przewoźników Drogowych, Kierowców Zawodowych i Ośrodków Szkolących Kierowców KIEROWCA.PL. 2) Szkolenia dla instruktorów nabór na szkolenia Motocykliści jako sprawcy i ofiary wypadków stan bezpieczeństwa na terenie województwa zachodniopomorskiego prowadzony w formie zaproszeń mailem do instruktorów w województwie oraz nabór telefoniczny, następnie zbierano deklaracje uczestnictwa, łącznie przeprowadzono 3 szkolenia dla instruktorów: Szczecin, dnia 9 lipca 2012 r. (Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki) przeszkolono 7 uczestników, wykłady prowadzili: Pan XXXXXXXXXXXX - instruktor nauki jazdy i podins. Grzegorz Sudakow Naczelnik Wydziału Ruchu Drogowego Komendy Wojewódzkiej Policji w Szczecinie. Koszalin, dnia 16 lipca 2012 r. (Delegatura Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego) przeszkolono 11 uczestników, wykłady prowadzili: Pan XXXXXXXXXXX instruktor nauki jazdy i podinsp. G. Sudakow Naczelnik WRD KWP w Szczecinie. Szczecin, dnia 22 października 2012 r. (Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki), temat Szkolenie i egzaminowanie na kat. Motocyklowe w świetle ustawy o kierujących pojazdami przeszkolono 19 uczestników, szkolenie zostało połączone z konferencją zamykającą projekt, wykłady prowadzili: podinsp. Grzegorz Sudakow Naczelnik WRD KWP w Szczecinie i XXXXXXXXXXX. 3) Szkolenia dla motocyklistów prowadzone w okresie letnim na terenie województwa zachodniopomorskiego, podczas 4 zlotów motocyklowych. Tematyka szkoleń dotyczyła udzielania pierwszej pomocy przedmedycznej. Nabór na szkolenia odbywał się przy stoiskach informacyjno edukacyjnych, które były organizowane przez Stowarzyszenie KIEROWCA.PL podczas zlotów. Za pośrednictwem stoisk dystrybuowano również materiały edukacyjne i informacyjne. Oprócz dwóch osób oddelegowanych do obsługi stoisk, byli również obecni przedstawiciele Policji oraz Ochotniczej Straży Pożarnej w Szczecinie. Szkolenia odbyły się w następujących terminach: Szczecin, dnia 9 czerwca 2012 r. Zlot Junaka przeszkolono ok. 15 uczestników, 4

5 Lubiszewo, dnia 29 czerwca 2012 r. - przeszkolono 32 uczestników, Polanowo, dnia 14 lipca 2012 r. przeszkolono 40 uczestników, Sułomino, dnia 20 lipca 2012 r. przeszkolono 40 uczestników. W celu promocji projektu zorganizowano Konferencję, która odbyła się 28 czerwca 2012 r. na torze kartingowym przy ul. Wojska Polskiego w Szczecinie. W konferencji uczestniczyło około 60 osób, w tym przedstawiciele mediów (Radio Szczecin, Głos Szczeciński, Kurier Szczeciński, TVP Szczecin). Podczas konferencji zorganizowano pokaz udzielania pierwszej pomocy przedmedycznej. Konferencja podsumowująca realizację projektu odbyła się dnia 22 października 2012 r., podczas spotkania został zaprezentowany raport roczny Motocyklowe lato 2012 oraz prezentacja podsumowująca akcję pn. Motocyklowe lato w Zachodniopomorskiem, Materiały do Raportu o zagrożeniach ze strony młodych kierowców na drogach województwa zachodniopomorskiego, zostały opracowane przez Panią Komisarz Beatę Zarzecką z Wydziału Ruchu Drogowego Komendy Wojewódzkiej Policji w Szczecinie w ramach obowiązków służbowych. Współpracownicy Stowarzyszenia KIEROWCA.PL zajęli się opracowaniem językowym, formalnym oraz składem Raportu. Raport liczący 100 stron, wydrukowała drukarnia KaDruk w nakładzie 5 egzemplarzy. Egzemplarze trafiły do Wojewody Zachodniopomorskiego i Wydziału Ruchu Drogowego Komendy Wojewódzkiej Policji w Szczecinie. Koordynacją projektu, na podstawie umowy zlecenia zajmował się Pan Radosław Izdebski, współpracujący ze Stowarzyszeniem KIEROWCA.PL, któremu powierzono te działania ze względu na posiadane kwalifikacje i doświadczenie. Do zakresu obowiązków należało: zaplanowanie poszczególnych działań w ramach realizacji projektu, przygotowanie harmonogramów i nadzór nad ich realizacją, przygotowanie budżetu akcji, dobór podwykonawców, kontakt i nadzór nad podwykonawcami, prowadzenie dokumentacji projektowej. Dotację w wysokości ,00 zł. przyznano na podstawie umowy Nr BZK/16/2012 z dnia 24 maja 2013 r. zawartej między Wojewodą Zachodniopomorskim, a Ogólnopolskim Stowarzyszeniem Przewoźników Drogowych, Kierowców Zawodowych i Ośrodków Szkolących Kierowców KIEROWCA.PL. Kontrola przeprowadzona w Stowarzyszeniu KIEROWCA.PL wykazała, że do realizacji zadań wykorzystano kwotę dotacji w wysokości ,23 zł, natomiast wkład własny wyniósł ,90 zł. Określone w projekcie zadanie polegało na podejmowaniu przedsięwzięć w zakresie podniesienia poziomu bezpieczeństwa kierowców, a zwłaszcza motocyklistów poruszających się po drogach województwa zachodniopomorskiego poprzez opracowanie i kolportaż materiałów edukacyjno informacyjnych, prowadzenie kampanii w środkach masowego przekazu i szkoleń, organizacji stoisk informacyjno edukacyjnych podczas zlotów motocyklowych i wydanie Raportu o zagrożeniach ze strony młodych kierowców na drogach województwa zachodniopomorskiego. 5

6 Zastrzeżenia budzi fakt, że Stowarzyszenie KIEROWCA.PL, w toku realizacji zadania publicznego nie stosowało procedury zapytania ofertowego w celu zlecania realizacji poszczególnych zadań podmiotom zewnętrznym. Na potrzeby realizacji zadania wydatkowano z przyznanej dotacji celowej następujące kwoty: Nazwa zadania Koszt planowy Koszt faktyczny Przygotowanie materiałów edukacyjnych i informacyjnych ,69 Przeprowadzenie kampanii w środkach masowego przekazu ,08 Przeprowadzenie szkoleń dla motocyklistów, instruktorów oraz funkcjonariuszy służb nadzorujących ruch drogowy Organizacja stoiska informacyjno edukacyjnego na imprezach plenerowych np. zloty motocyklowe Organizacja konferencji promującej kampanię i podsumowującej projekt ,32 Opracowanie i wydanie raportu o zagrożeniach ze strony młodych kierowców na drogach województwa zachodniopomorskiego Koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne po stronie Ogólnopolskiego Stowarzyszenia KIEROWCA.PL 1.Koordynacja projektu ,14 (wkład własny 5.000) (wkład własny 5.000) Ogółem: ,23 Zleceniobiorca przedstawił sprawozdanie końcowe z wykonania zadania publicznego w dniu 30 listopada 2012 r. 6

7 Ogólnopolskie Stowarzyszenie Przewoźników Drogowych, Kierowców Zawodowych i Ośrodków Szkolących Kierowców KIEROWCA.PL zawarło z Wojewodą Zachodniopomorskim umowę Nr BZK/16/2012 w dniu 24 maja 2012 r., na wsparcie realizacji zadania publicznego z zakresu bezpieczeństwa i porządku publicznego pod wspomnianą powyżej nazwą. Dotacja została przyznana w kwocie ,00 zł Dotacja wpłynęła na konto Stowarzyszenia w dniu 11 czerwca 2012 r. Stowarzyszenie zobowiązało się do zapewnienia środków własnych w kwocie ,00 zł. Całkowity koszt przedsięwzięcia ustalono w kwocie ,00 zł. Procentowy udział dotacji w całkowitych kosztach zadania nie mógł przekroczyć 75,7%. Ostatecznie koszt przedsięwzięcia wyniósł ,13 zł w tym dotacja ,23 zł i środki własne w kwocie ,90 zł. Niewykorzystana część dotacji w kwocie 415,04 zł (należność główna 413,77 zł + odsetki 1,27 zł) została zwrócona na rachunek Wojewody Zachodniopomorskiego, zgodnie z umową, w dniu 14 listopada 2012 r. Zasadność wydatkowania środków w ramach dotacji oraz wkładu własnego zleceniobiorcy została potwierdzona 72 dowodami księgowymi, takimi jak: faktury VAT i rachunki. Powyższe dokumenty zostały opisane, zadekretowane i zaksięgowane w sposób prawidłowy. Ustalenia te dokonano na podstawie porównania oryginałów dowodów księgowych z ewidencją księgową. Zestawienie skontrolowanych dowodów księgowych z terminami płatności (tabela nr 1) dołączono do akt kontroli. Środki otrzymanej dotacji oraz środki własne zleceniobiorcy zostały faktycznie wypłacone przez jednostkę kontrolowaną. Sprawozdanie końcowe z wykonania zadania publicznego złożono dnia 30 listopada 2012 r. tj. w obowiązującym terminie. Dotacja została wykorzystana w roku budżetowym Zgodnie z umową Stowarzyszenie prowadziło wyodrębnioną ewidencję księgową środków pochodzących z przedmiotowej dotacji. Ewidencja była prowadzona na kontach zespołu 5 Koszty według typów działalności i ich rozliczenie. Stwierdzono rozbieżność pomiędzy kosztami zadania wykazanymi w sprawozdaniu ,13 zł, a kwotą w ewidencji księgowej ,12 zł. Wg wyjaśnień rozbieżność wynikała z faktu zaksięgowania opłat związanych z prowadzeniem rachunku bankowego w kwocie 186,00 zł.. Wydruki ewidencji księgowej i wyjaśnienia znajdują się w aktach kontroli. W trakcie kontroli dokumentów finansowych stwierdzono następujące uchybienia: 1. Na przedłożonych do kontroli źródłowych dokumentach księgowych brak było dekretacji. Takowa została przedstawiona w trakcie kontroli, w postaci wydruku poszczególnych dekretów dla każdego dokumentu. 2. Na kilku fakturach widnieje warszawski adres stowarzyszenia. Wyjaśniono, że Do wszystkich dokumentów wystawiono noty korygujące, zostały one wysłane do wystawców faktur ponieważ podpisanie i odesłanie kopii noty korygującej zależy tak naprawdę od dobrej woli wystawcy faktury, tylko jeden kontrahent odesłał zaakceptowaną notę.. Wyjaśnienia znajdują się w aktach kontroli. 3. Stowarzyszenie wydatkowało kwotę 308,00 zł na przelot Pana W. Zientarskiego. Wyjaśniając stwierdzono że, koszt przejazdu pociągiem i wynikający z takiej formy przejazdu koszt noclegu byłby porównywalny. 7

8 8