myteam Zarządzanie procesami wewnątrz rmowymi i praca z dokumentami PROCESS MANAGEMENT

Transkrypt

1 myteam PROCESS MANAGEMENT Zarządzanie procesami wewnątrz rmowymi i praca z dokumentami MODUŁOWE ROZWIĄZANIE PORTALOWE PRZEZNACZONE DO PRZEKAZYWANIA INFORMACJI, ZARZĄDZANIA PROCESAMI ORAZ ICH AUTOMATYZACJĄ, KTÓRE PODNOSI EFEKTYWNOŚĆ WSPÓŁPRACY ZESPOŁÓW I POSZCZEGÓLNYCH OSÓB

2 ZADANIA, AGENDY ORAZ INFORMACJE W JEDNYM MIEJSCU Rozwiązanie myteam stawia sobie niebłahy cel: ujednolicić, uprościć i uczynić bardziej przejrzystymi bieżące procesy przebiegające w przedsiębiorstwach. Do tego celu wykorzystuje proste zasady. Każdy proces zachodzący w przedsiębiorstwie jest sprowadzony do przejrzystego opisu i procedury, która jest przedstawiona na diagramie workflow. Komunikacja z użytkownikiem przebiega za pośrednictwem jednoznacznie generowanych zadań. Wszystkie informacje są umieszczane w centralnym depozycie, z którego są do dyspozycji poklasyfikowane według znaczenia w poszczególnych częściach portalu, lub łatwe do znalezienia przez wyszukiwarkę tekstową. myteam jest oparty na uniwersalnej platformie softwarowej Microsoft SharePoint. Z tego względu umożliwia rozwój odpowiadający wymogom poszczególnych klientów i połączenie z zewnętrznymi systemami. Koncepcję portalową cechuje prosty sposób użycia, ponieważ nie jest konieczna żadna dodatkowa instalacja u użytkowników końcowych wystarczy dowolna przeglądarka internetowa. Kolejnym celem myteam jest wsparcie pracy zespołowej poprzez udostępnianie dokumentów, zadań oraz informacji w ramach działów organizacyjnych lub projektów, nad którymi dany zespół pracuje. Narzędzie do generowania zadań ułatwia planowanie oraz monitorowanie ich realizacji wraz z kontrolą założonych terminów. Łatwy dostęp do wymaganych danych i informacji eliminuje powtarzające się wyszukiwania. Wielką zaletą jest również zarządzanie procesem zatwierdzania dokumentów przy ich generowaniu oraz aktualizacji, na przykład umów, zapisów i dyrektyw. MODUŁY myteam Administracja i zarządzanie CRM Document Management System (DMS) Rejestr i zatwierdzanie faktur Ewidencja obecności pracownika Marketing Organizacja i zarządzanie posiedzeniami i naradami Organizacja przetargów Zarządzanie zasobami ludzkimi Plany i budżety Punkt składania poczty Postępowania dotyczące zapytań ofertowych i ofert Projektowe strony internetowe wsparcie zarządzania projektem Service Desk Zarządzanie nieruchomościami Zarządzanie licencjami oprogramowania Zarządzanie flotą pojazdów Podania wewnątrzzakładowe Wydane zamówienia

3 myteam JAKO ZESTAW MODUŁÓW Poszczególne moduły myteam można wzajemnie łączyć i uzupełniać w celu osiągnięcia rozwiązań dostosowanych do konkretnych potrzeb stopniowo, wraz z upływem czasu w zależności od zmieniających się wymagań. Procedury przetargowe Kompleksowa ewidencja służąca do organizacji przetargów Centrum spotkań Narzędzie służące do organizacji, ewidencji, zapisów, zadań z narad i posiedzeń Zlecenie podróży służbowej Rejestracja, zatwierdzanie i rozliczanie podróży służbowych wraz z nawiązującymi dokumentami w postaci elektronicznej Plany i budżety Skuteczne narzędzie przeznaczone do tworzenia i zatwierdzania planów wewnętrznych oraz budżetów Podania wewnątrzzakładowe Kompleksowa ewidencja podań o towary zewnętrzne lub usługi oraz ich zatwierdzanie Wydane zamówienia Ewidencja wystawionych zamówień na usługi oraz dostawy zewnętrzne, zarządzanie za pośrednictwem zdefiniowanego zatwierdzania ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI Moduł wyjściowy, który jest do dyspozycji w wersji podstawowej i przeznaczony do zde niowania struktury organizacyjnej i proceduralnej, określenia roli i rejestracji poszczególnych pracowników, jak również w wersji rozszerzonej o kompleksową agendę personalną obejmującą procedury naboru z ewidencji kandydatów, szkolenia, zarządzanie rozwojem i karierą oraz rozległą ewidencję danych personalnych w powiązaniu z wymiarem pracy itd. Umowy Zarządzanie cyklem życia umów, zarządzanie procesem obowiązywania i aktualizacji w ramach DMS Punkt składania poczty Ewidencja poczty przychodzącej i wychodzącej oraz jej dystrybucja w ramach organizacji Marketing Ewidencja dokumentacji marketingowej, planowanie oraz organizacja imprez, zarządzanie materiałami drukowanymi i reklamowymi, badania, ewidencja sponsorów Zatwierdzanie faktur Ewidencja przyjętych faktur, wsparcie cyfryzacji, zarządzanie potwierdzaniami oraz integracja z systemami podstawowymi typu ERP Zarządzanie flotą pojazdów Narzędzia służące do kompleksowego fleet managementu, ewidencja dokumentów, umów ubezpieczeniowych, zatwierdzanie zużycia paliwa i kosztów eksploatacyjnych Zarządzanie nieruchomościami Kompleksowa ewidencja dokumentów i procesów związanych z zarządzaniem nieruchomościami myteam został zaprojektowany w formie modułowej. Poszczególne moduły są jak kostki. Można z nich zbudować całość, która zaspokaja aktualne potrzeby, którą jednak można w przyszłości rozbudować. W razie zmiany potrzeb zostaną dodane kolejne kostki, inne zaś zostaną usunięte natomiast wynik będzie znowu w optymalny sposób odpowiadać potrzebom rmy. Klienci mogą wykorzystywać poszczególne moduły w wersji standardowej lub zlecić ich dostosowanie do własnych potrzeb.

4 Środowisko gra czne jest nowoczesne i przejrzyste, przypomina zwykłe strony internetowe Interfejs i elementy sterujące są ujednolicone dla wszystkich modułów, co ułatwia orientację i obsługę Jesteśmy przekonani, że w każdej organizacji przebiega wiele rutynowych procesów i zdarzeń. Jedne z nich są bardziej ważne, inne mniej, ale wszystkie muszą być przez kogoś wykonane i przez kogoś monitorowane. Wiele procesów funkcjonuje automatycznie lub dzięki zaangażowaniu konkretnych pracowników. My dokonaliśmy opisu tych procesów, zorganizowaliśmy je i posegregowaliśmy według agend i obszarów. myteam można stosować w różnych organizacjach bez względu na wielkość i sektor działalności gospodarczej, ponieważ wiele z zachodzących procesów jest zgodnych lub przynajmniej podobnych. Przygotowaliśmy myteam w taki sposób, aby z jednej strony dał się dostosować do potrzeb organizacji, a z drugiej umożliwiał wykorzystanie standardowych rozwiązań wszędzie tam, gdzie nie ma potrzeby dokonywać zmian. myteam podaje pomocną dłoń i maksymalnie ułatwia wiele rzeczy, automatyzuje i kontroluje przebieg procesów. Układ modułowy wspiera również i ułatwia sam zakup całego rozwiązania lub poszczególnego modułu w formie wynajmu jako usługę w chmurze wraz ze wsparciem technicznym. Co znacząco skraca czas oczekiwania i ułatwia uruchomienie produktu.

5 GŁÓWNE KORZYŚCI myteam stworzyliśmy jako rozwiązanie wewnątrz rmowych potrzeb. Używamy go kompleksowo w naszej rmie i codziennie sprawdzamy jego intuicyjność, przejrzystość i niezawodność. Pierwotnym celem było ograniczenie marnotrawstwa czasu ludzi, kosztów i zasobów. Nauczyliśmy system automatyzacji rutynowych i powtarzalnych zadań. Obecnie dostarczamy więc rozwiązanie, które sprawdziło się również w rutynowej eksploatacji u nas oraz u wielu naszych klientów. Oferujemy możliwość skorzystania z istniejących doświadczeń, by ułatwić dzień pracy ludziom i całej organizacji. Skuteczne zarządzanie i obsługa wszystkich procesów wewnątrz rmowych Niezależność procesów od konkretnych osób oraz ich odpowiedzialnego podejścia Skrócenie czasu wyszukiwania dokumentów dzięki skutecznej wyszukiwarce tekstowej Efektywne narady, proste przypisywanie i podział zadań oraz monitorowanie ich realizacji Narzędzia do współpracy członków zespołów przy projektach Wgląd do dokumentów, zadań, harmonogramów, wykorzystania budżetów Wygodne zatwierdzanie faktur w formie elektronicznych zadań Monitorowanie przez system terminu wygaśnięcia umów, zarządzanie cyklem życia dokumentów włącznie z archiwizacją Łatwo dostępna i efektywna segregacja dokumentów i informacji Obniżenie kosztów na dokładność procesów wewnątrz rmowych oraz informacji Automatyzacja procesów Rozwiązanie portalowe z prostą obsługą w przeglądarce internetowej Bezpieczne środowisko intranetu z chronionym dostępem ze środowiska zewnętrznego Wsparcie komponentów rm zewnętrznych i spójność z innymi systemami Wsparcie wersji w innych językach dla kompletnego rozwiązania i poszczególnych portali REFERENCJE Z szacunkiem odnosimy się do każdego klienta i cenimy sobie jego wyjątkowość. W przypadku każdego z nich mamy indywidualne podejście uwzględniające potrzeby i specy kę biznesu klienta. Z rozwiązania myteam korzystają na przykład następujący klienci:

6 NASZE ROZWIĄZANIA, KTÓRE MOŻEMY PAŃSTWU ZAOFEROWAĆ VENTUS ERP SOFTWARE Zakładowy system zaprojektowany zgodnie z konkretną potrzebą myavis NG MOBILE SOLUTIONS CRM ze wsparciem procesów handlowych w terenie myteam PROCESS MANAGEMENT Wsparcie zarządzania procesami i pracy z dokumentami myfaber SERVICE MANAGEMENT Service Desk i Workforce Management mystock WAREHOUSE MANAGEMENT Zarządzanie logistyką i procesami magazynowymi DRIVING YOUR BUSINESS KVADOS jest od 1992 roku szanowanym producentem i dostawcą rozwiązań w zakresie oprogramowania, usług i doradztwa. Ich jakość potwierdzają certy katy zgodne z 6 międzynarodowymi normami ISO w obszarze technologii informatycznych i komunikacyjnych. Podstawową zasadą naszej pracy są należycie zarządzane projekty i zdolność zrozumienia procesów i sposobu działania klientów. Do tego celu wykorzystujemy bogate doświadczenia naszych specjalistów i know-how sprawdzone w 11 krajach europejskich, w których działamy. Długofalowo koncentrujemy się na wyszukiwaniu nowych możliwości rynkowych i staramy się uzyskać pozycję lidera w swojej dziedzinie. Pragniemy sprostać nie lada wyzwaniu stale dostarczać produkty i usługi, które wspierają naszych klientów w realizacji wyznaczonych celów, pomagają im osiągnąć sukces oraz usprawnić procesy rmowe. Przy ulepszaniu naszych rozwiązań preferujemy kreatywne oraz innowacyjne podejście. Z tego względu jesteśmy również współzałożycielami stowarzyszenia IT Cluster siły wiodącej w zakresie badań i rozwoju nowych technologii w kraju morawsko-śląskim w Czechach. Prowadzimy współpracę handlową z przodującymi rmami międzynarodowymi, które uznają nas za stabilnego partnera, podobnie zresztą jak nasi klienci. mycash RETAIL MANAGEMENT Nowoczesny styl sprzedaży detalicznej mywork WORK MANAGEMENT Zarządzanie produktywnością pracowników biurowych mydatacenter PRIVATE CLOUD SOLUTION Środowisko odpowiednie dla niezawodnej i bezpiecznej eksploatacji aplikacji myacademy KNOWLEDGE BASE SUPPORT Efektywne kształcenie użytkowników oprogramowania KVADOS, a. s. Novoveská 1139/22, Ostrava-Mariánské Hory, Republika Czeska (211) - business@kvados.com kvados.com