Producent i integrator systemów informatycznych

Transkrypt

1 PasCom Flota II - to program komputerowy do optymalnego zarządzania flotami samochodowymi czyli niezbędnik fleet menadżera, efekt wieloletnich doświadczeń flotowców. System służy do kompleksowego zarządzania flotami samochodowymi, pomaga w prowadzeniu nadzoru nad eksploatacją pojazdów i umożliwia wszechstronną analizę kosztów, ułatwia znalezienie oszczędności. Wyniki można zaprezentować zarówno w postaci tabelarycznej jak i graficznej. Podobieństwo w obsłudze do narzędzi biurowych np. Excel, bardzo dobra dokumentacja, a także zunifikowane formatki rejestracyjne pozwalają na wdrożenie systemu w krótkim czasie i znaczne ograniczenie kosztów utrzymania floty.zastosowana elastyczność i modułowość systemu pozwoliła na przygotowanie różnych wariantów programu zależnych od profilu i potrzeb odbiorcy Duży nacisk został położony na intuicyjność i łatwość wdrożenia. Wprowadzone do systemu ergonomiczne podejście do wizualizacji danych, dowolnie definiowane i zapamiętywane kontekstowe przekroje danych oraz podobieństwo do mechanizmów znanych z arkuszy kalkulacyjnych pozwala na łatwe zarządzanie flotą oraz płynne przejście ze znanych powszechnie i używanych wcześniej narzędzi informatycznych. PasCom Flota II Standard Flota II Wynajem Flota II Transport Flota II Outsourcing OFEROWANE WERSJE PasCom Flota II Standard PasCom Flota II Wynajem Podstawowe, niezbędne narzędzie dla Administratora floty, wszechstronne, proste w użyciu a jednocześnie posiadające bardzo duże możliwości analityczne. Wersja programu dla firm z branży CFM zajmujących się usługami wynajmu długo i krótkoterminowego, fakturowaniem usług wynajmu. PasCom Flota II Outsourcing Wersja programu dla firm zarządzających serwisem obcych flot samochodowych, umożliwia fakturowanie usług napraw, rejestracji i obsługi zgłoszeń serwisowych itp. PasCom Flota II Transport Wersja systemu zoptymalizowana dla działów transportu w firmach które wykorzystują głównie transport na potrzeby własne (np. budownictwo, energetyka, wodociągi itp.). Zawiera możliwość rozliczania i fakturowania kart pracy pojazdów i sprzętu, wystawiania rozliczeń wewnętrznych, rozliczenia paliw, analiz zyskowności itp.

2 PasCom FLOTA II = REDUKCJA KOSZTÓW I OSZCZĘDNOŚĆ CZASU Niezależnie od tego czy jesteś administratorem floty w firmie, zarządzasz działem transportu, zajmujesz się koordynacją napraw flot pojazdów obcych, czy pracujesz w firmie CFM i zajmujesz się wynajmem krótko bądź długoterminowym dostarczymy Ci narzędzia, które zaspokoją Twoje potrzeby. PasCom FLOTA II = MAŁE KOSZTY WDROŻENIA - SZYBKI START Na szczególną uwagę zasługuje wprowadzenie nowatorskiej metody wdrożenia systemu Szybki Start, która znacznie przyspiesza wdrożenie systemu oraz radykalnie obniża jego koszty. Zastosowane w niej nowoczesne narzędzia multimedialne pozwalają na błyskawiczne poznanie funkcjonalności systemu, co umożliwia rozpoczęcie z marszu pracy z systemem. Obniżysz koszty floty Podejmiesz optymalne decyzje PasCom Flota II Skupisz się na zarządzaniu Zaplanujesz budżet Ważne informacje zawsze pod ręką Zaoszczędzisz czas Wykryjesz nieprawidłowości Nie przeoczysz terminów PasCom FLOTA II =ANALIZY W ZASIĘGU RĘKI Standardem w naszych systemach są wbudowane nowoczesne narzędzia analityczne pozwalające także na definiowanie własnych szablonów analiz z wykorzystaniem tabel przestawnych. Narzędzia te stwarzają praktycznie nieograniczone możliwości analizowania danych zawartych w systemie zarówno w układzie tabelarycznym jak i graficznym.

3 JEŻELI CHCESZ ZREDUKOWAĆ KOSZTY ORAZ OPTYMALNIE ZARZĄDZAĆ FLOTĄ SPRAWDŹ NASZE ROZWIĄZANIA SZYBKO PODEJMIESZ WŁAŚCIWE DECYZJE Wszechstronna, przekrojowa i błyskawiczna analiza kosztów. Czytelne graficzne analizy i wbudowane tabele przestawne. Pomoc przy typowaniu pojazdów do wymiany. Bezpieczna i wydajna baza danych. Łatwość obsługi, podobieństwo do programu Excel. Możliwość dostępu także przez WWW. OGRANICZYSZ WYDATKI Skontrolujesz obroty z kontrahentami w celu negocjowania większych rabatów. Sprawdzisz ponadnormatywne zużycia paliw. Sprawdzisz czy pracownicy nie przekraczają założonych limitów ilości/ kosztów/ kilometrów. Skontrolujesz tankowania w weekendy, w czasie nieobecności pracowników. Sprawdzisz tankowania niewłaściwego paliwa, tankowanie ponad pojemność zbiornika. Zweryfikujesz informacje o tankowaniach z kart flotowych z danymi z urządzeń GPS. SKONTROLUJESZ NAPRAWY I PRZEBIEGI Skontrolujesz ilość i celowość napraw, wykonasz analizę usterkowości marek, pojazdów. Sprawdzisz częstotliwość wymiany części zamiennych. Skontrolujesz częstotliwość i statystykę zakupu materiałów eksploatacyjnych. Zaplanujesz równomierne zużywanie się pojazdów aby uniknąć przedwczesnych kosztów. Przypilnujesz terminy gwarancji i limity przebiegu kilometrów. Wykonasz analizę średnich przebiegów w miesiącu. ZAOSZCZĘDZISZ CZAS Zaplanujesz budżet na kolejne okresy. Przypilnujesz terminy badań technicznych, ważności polis i innych dokumentów. Wyślesz automatycznie lub SMS z przypomnieniem. Efektywnie wykorzystasz wynajmowane lub leasingowane pojazdy. Skontrolujesz użytkowników pojazdów pod kątem szkód i wykroczeń. Zaimportujesz faktury za paliwo (np. ORLEN, BP,SHELL, STATOIL, LOTOS, DKV itd.). Zaimportujesz faktury z serwisów, firm usługowych, firm CFM. Automatycznie rozksięgujesz faktury i wyemitujesz raporty dla księgowości.

4 Przykładowe moduły systemu : MODUŁ ZASOBY Moduł grupuje szereg podstawowych kartotek służących do ewidencji posiadanego majątku sprzętowego (pojazdy, wyposażenie, karty paliwowe), jak również dane kontrahentów i użytkowników pojazdów. Kartoteka Pracownicy Zawiera dane podstawowe dotyczące pracowników, informacje teleadresowe, przydzialy do struktury organizacyjnej firmy, a także sposobu rozliczania kosztów. Umożliwia również rejestrację i kontrolę uprawnień, dokumentów oraz śledzenie ważności terminów np. badań psychotechnicznych, prawa jazdy, paszportu itp. Kartoteka umożliwia także podpinanie dowolnej ilości zdjęć, skanów i dodatkowych plików związanych z pracownikiem. Z poziomu kartoteki system umożliwia dodatkowo bezpośredni dostęp do szeregu danych stowarzyszonych z pracownikiem, a związanych z: kosztami eksploatacyjnymi, historią użytkowanych pojazdów i sprzętu, historią przynależności do struktury organizacyjnej firmy, a także MPK i kont kosztowych, historią użytkowanego wyposażenia osobistego (np. tel. komórkowe, notebooki, palmptopy), historią szkodowości, rozliczeniem zaliczek, wykroczeniami, miejscami parkingowymi, korespondencją z pracownikiem (pisma, , SMS), szkoleniami odbytymi przez pracownika, absencją i czasem pracy itp., rozliczeniami okresowymi, limitami. Kartoteka Pojazdy i Sprzęt Zawiera informacje dotyczące pojazdów i sprzętu opisujące istotne cechy posiadanych zasobów. Kartoteka stanowi podstawowy panel administratora, gdyż daje dostęp do wszelkich danych powiązanych z pojazdem. Kartoteka została przygotowana w sposób, który zapewnia intuicyjny i łatwy dostęp do szeregu danych pojazdów, pogrupowanych w przejrzyste i logicznie kategorie np. informacje ewidencyjne, przydziały pojazdów, normy zużycia paliw itp. Rejestrowane są między innymi takie dane jak: rodzaj pojazdu, marka, typ, model, stan licznika, parametry techniczne, rodzaj silnika, paliw i indywidualnych norm zużycia paliwa, daty badań technicznych i przeglądów okresowych, dane o przydziale organizacyjnym i przydziale kosztowym a także historii tych przydziałów, sposobie rozliczania kosztów paliw (netto/brutto) i pozostałych kosztów, dane o zakupie i likwidacji pojazdu, formie własności (własny, wynajem, leasing itp.), rodzaje użytkowanych opon, dokumenty pojazdu, dowody rejestracyjne, umowy itp. wykorzystywane pojazdy zastępcze, dla pojazdów ciężarowych parametry związane z ładownością i inne techniczne itp. Kartoteka pojazdów staje się podstawowym panelem administratora floty, gdyż daje natychmiastowy dostęp do wszelkich danych powiązanych z pojazdem np.: koszty pojazdów w dowolnym okresie i wg dowolnych grup kosztów ( np. paliwa, naprawy, myjnie itp. ), naprawy, zlecenia serwisowe, usterki, przebiegi pojazdów, średnie przebiegi w miesiącu, ubezpieczenia i szkody

5 Kartoteka Karty paliwowe i inne Kartoteka pozwala na zarządzanie różnego rodzajami kartami ( paliwowe, serwisowe, płatnicze i inne ) rejestrując wszelkie niezbędne informacje ewidencyjne ( nr karty, PIN, daty ważności, daty wystawienia, wystawca, limity i ograniczenia oraz inne ważne dane ). Karty mogą być przydzielane nie tylko do pojazdów, ale także do pracowników, na okaziciela. Szereg wygodnych funkcji np. prowadzona automatycznie historia przydziałów, kontrole ważności kart, automaty zmian terminów ważności oraz możliwość definiowania wydruków pozwala na szybki dostęp i komfortową pracę. MODUŁ OGUMIENIE Moduł pozwala na pełen nadzór nad posiadanymi oponami, kontrolę przebiegów wraz z historią przydziałów do poszczególnych pojazdów. Prowadzi pełną historię opony od momentu zakupu, przydziałów do poszczególnych pojazdów, wymiany, ewentualnych reklamacji aż do utylizacji. Ewidencjonuje ilości w magazynach (zapas sezonowy), automatyzuje wymiany sezonowe, monitoruje przebiegi, wskazuje na konieczność wymiany itp. a także : umożliwia naliczanie przebiegu opony lub grup opon w oparciu o jej status (założona, zapasowa, w magazynie, w warsztacie, wolna itp.) tworzy w sposób automatyczny historię każdej opony ( kiedy założona, gdzie przechowywana, kiedy zdjęta, sprzedana ), łącznie z informacją o kosztach zawiera funkcje grupowe wymiany opon np. wymiana sezonowa letnie na zimowe, zimowe na letnie, wymiana opon między pojazdami, zdanie do magazynu, pobranie z magazynu i założenie na pojazd itd., działające nie tylko na pojedyncze pojazdy, ale także na wybrane grupy pojazdów. MODUŁ WYPOSAŻENIE FABRYCZNE I DODATKOWE Moduł pozwala na pełną ewidencję i kontrolę wyposażenia dodatkowego instalowanego w pojeździe, a także indywidualnego wyposażenia przekazywanego użytkownikowi ( np. notebook, palmptop ). Automatycznie tworzona jest historia przydziałów wraz z informacją o kosztach oraz prowadzona jest kontrola terminów przeglądów ( np. gaśnice ) i certyfikatów ważności z generacją harmonogramu przeglądów włącznie. Kartoteka wyposażeń jest bardzo elastyczna i wszechstronna, pozwala na swobodne definiowanie grup i typów wyposażeń, generuje protokoły przekazania i odbioru, a także ułatwia kontrolę stanu magazynowego. W związku z tym, że wyposażenie można przydzielić na pojazd, pracownika bądź magazyn wykorzystywana jest do różnorakich celów nie tylko dot. Pojazdów, ale np. do ewidencji sprzętu komputerowego w firmie lub odzieży roboczej. MODUŁ OBSŁUGI SERWISOWEJ I AUTORYZACJI NAPRAW Moduł umożliwiający zaplanowanie wykonania naprawy, rejestrację całego procesu naprawy od zgłoszenia serwisowego, generacji zlecenia po autoryzację kosztów napraw. Moduł pozwala na zgłaszanie napraw zarówno własnym warsztatom jak i serwisom zewnętrznym. Umożliwia pełną kontrolę, a także planowanie przeglądów, napraw, badań technicznych. Automatyczna generacja dokumentu kosztowego na podstawie zaakceptowanych zleceń i autoryzowanych kosztorysów pozwala na znaczne przyspieszenie rejestracji kosztów. Moduł zawiera także kartotekę elementów wymiany umożliwiającą planowanie i kontrolowanie przebiegów i czasu użytkowania istotnych elementów eksploatacyjnych i podzespołów ( np. klocki tarcze hamulcowe, paski rozrządu itp. ).

6 MODUŁ UBEZPIECZENIA/POLISY/SZKODY Moduł podzielony został na logicznie grupy: polisy, szkody i odszkodowania. Kartoteka polis Kartoteka polis umożliwia rejestrowanie i kontrolowanie polis ubezpieczeniowych pojazdów w zakresie AC, OC, ZK, KR, NW. Kartoteka ta umożliwia kontrolę dat zawarcia i obowiązywania polis, rejestrację sum ubezpieczenia, składników ubezpieczenia, wartości ustalonych franszyz, a także składek oraz terminów ich płatności. Powiązanie tej kartoteki z kartoteką umów pozwala na prawidłową obsługę tzw. ubezpieczeń grupowych. Program umożliwia również automatyczne rozksięgowywanie kosztów ubezpieczeń jako kosztów rozliczanych w poszczególnych miesiącach zgodnie z przydziałami organizacyjnymi poszczególnych pojazdów. Kartoteka szkód i odszkodowań Kartoteka umożliwiająca rejestrowanie i pełne rozliczanie zaistniałych szkód komunikacyjnych. Rejestr jest bezpośrednio powiązany z polisami, umożliwia także, wzorem innych kartotek, podpinanie dowolnej ilości zdjęć, skanów i dodatkowych plików związanych ze szkodami. W powiązaniu z kartoteką odszkodowań pozwala na przeprowadzenie pełnego procesu rozliczania szkody od zgłoszenia, opisu, rozliczenia do jej pełnej likwidacji, a także kontrolę każdego jej etapu. Rejestrowane są między innymi : dane osoby prowadzącej pojazd, przypisanie struktury organizacyjnej (MPK) obciążanej daną szkodą, rodzaj szkody, sposób rozliczenia szkody, udział policji w szkodzie, inni uczestnicy szkody (pojazdy, świadkowie, itd.), rozliczenie finansowe (odszkodowanie) szkody, automatycznie tworzony bilans szkody. MODUŁ DOKUMENTY KOSZTOWE Moduł służy do rejestracji faktur oraz innych dokumentów księgowych np. nota, faktura, korekta itp. Faktury mogą być wprowadzane na szereg sposobów: rejestrowane ręcznie ( faktury VAT, korekty, paragony, itd), importowane na podstawie plików elektronicznych z koncernów paliwowych ( np. PKN Orlen, BP, Statoil, Shell, Lotos, DKV, AS24 ), importowane z systemów finansowo-księgowych, importowane ze stacji serwisowych, firm wynajmu długoterminowego itp., importowane z plików bilingów telefonicznych ( ORANGE, PLUS, ERA ). Dokumenty te mogą zawierać wszystkie lub niektóre z poniższych pozycji: numer dokumentu, pozycja na dokumencie, data zakupu, data wystawienia, wystawca faktury (umożliwia grupowanie faktur od wskazanych wystawców), treść nazwa usługi, towaru, grupa kosztów przypisuje koszt do jednej z grup rodzajowych kosztów i jej konta zdefiniowanych przez użytkownika programu (np. paliwa, naprawy, ubezpieczenia, wydatki pracownika itd.), dla rachunków paliwowych ilość zatankowanego paliwa, wartość netto, VAT, brutto, rodzaj płatności (np. gotówka, przelew, czek, karta),dla płatności kartami paliwowymi nr karty paliwowe stan licznika, przy którym dokonano zakupu.

7 Moduł zapewnia możliwość wielopoziomowej akceptacji kosztów, dzięki czemu faktury zarejestrowane w systemie mogą być zatwierdzone przez osobę mającą odpowiednie uprawnienia do sprawdzenia i nadaniu statusu akceptacji. Po akceptacji faktura jest automatycznie rozksięgowywana co umożliwia późniejszą wszechstronną analizę danych ( np. MPK, pojazd, użytkownik, struktura org. jaka będzie obciążona kosztami, konto kosztowe czy VAT do odliczenia ). Kartoteka kosztów W kartotece tej w sposób automatyczny rejestrowane jest rozksięgowanie wszystkich pozycji dokumentów zgodnie ze zdefiniowaną w systemie kartoteką przydziałów kosztów. Zakres przydziału kosztu jest bardzo szeroki i wszechstronny. Możliwy jest przydział kosztu nie tylko do pojazdu, ale także do pracownika czy struktury organizacyjnej. Rejestracja kosztów odbywa się przy wykorzystaniu w pełni definiowalnego przez użytkownika systemu słownika grup kosztów. MODUŁ LEASING I WYNAJEM, UMOWY, DOKUMENTY INNE Moduł ten pozwala na zaawansowaną kontrolę i ewidencję firm świadczących usługi wynajmu i leasingu. Pozwala na zarządzanie wieloma rodzajami umów ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki umów: leasingowych, wynajmu długoterminowego i krótkoterminowego, zakupu pojazdu na kredyt bankowy, umów serwisowych, umów zawieranych z pracownikami na użytkowanie pojazdów służbowych, umów zawieranych z pracownikami na użytkowanie pojazdów prywatnych do celów służbowych, ubezpieczenia grupowego pojazdów itp. Moduł pozwala na szczegółową ewidencję, kontrolę i raportowanie z uwzględnieniem indywidualnych cech tych umów, limitów przebiegów miesięcznych, rocznych, opłat miesięcznych oraz śledzeniem i kontrolą odliczeń VAT itp. MODUŁ KARTY DROGOWE, KARTY PRACY SPRZĘTU Program umożliwia ewidencję i pełne rozliczenia kart drogowych oraz kart pracy pojazdów i sprzętu ze szczególnym uwzględnieniem tankowań, kontroli zużycia paliwa i czasu pracy. Karty drogowe w powiązaniu z elastycznymi cennikami usług mogą być także wykorzystane do generowania faktur przychodowych bądź rozliczeń wewnętrznych za realizowane usługi transportowe lub transportowo-sprzętowe. Funkcje te są szczególnie przydatne w firmach posiadających transport na potrzeby własne ( np. firmy budowlane i inżynieryjne, energetyka, wodociągi itp. ), gdzie istnieje konieczność cyklicznego rozliczania prac wykonanych na konto poszczególnych budów, działów, zleceń czy zamówień. W karcie tej mogą być odnotowane między innymi kursy pojazdu, numery zleceń, załadunki i wyładunki, trasy przejazdów, godziny pracy, kilometry, przestoje itp.

8 MODUŁ ROZLICZENIA OKRESOWE W wielu firmach wykorzystywany jest dokument rozliczenia okresowego użytkownika pojazdu. Dokument ten może dotyczyć dowolnego okresu czasu najczęściej są to okresy miesięczne. Kartoteka Rozliczeń okresowych służy do rejestracji i zarządzania tego typu dokumentami. W kartotece zaimplementowane zostały funkcje pełnego rozliczenia paliwa i ilości przejechanych kilometrów przez pracownika, w tym również kilometrów przejechanych prywatnie. W połączeniu z kartoteką limitów moduł pozwala na precyzyjne, cykliczne rozliczanie Użytkowników pojazdów. MODUŁ LIMITY W wielu firmach polityka flotowa obejmuje także wprowadzenie limitów kosztów lub przejechanych kilometrów w danym okresie. Kartoteka limitów pozwala na wygodne zarządzanie i kontrolę limitów. Możliwe jest bardzo elastyczne definiowanie limitów obowiązujących w danym okresie zarówno dotyczących pracownika jak i pojazdów np. limit km służbowych, limit km prywatnych, limit ilości paliwa, kosztów miesięcznych, kosztów telefonów itp. Moduł w powiązaniu z bardzo silnym modułem analiz pozwala na szybkie i precyzyjne wygenerowanie raportów przekroczeń limitów i ewentualnych obciążeń z w/w tytułu. MODUŁ KONTRAHENCI Kartoteka umożliwiająca zarządzanie kontaktami z dostawcami, pozwalająca na szybki dostęp do danych teleadresowych oraz do uzgodnionych zasad rozliczeń finansowych. Umożliwia także precyzyjne opisywanie oraz filtrowanie kontrahentów poprzez cechy elastycznie definiowane przez użytkownika systemu. Z kartoteką tą związane są dodatkowe podkatalogi umożliwiające rejestrację pracowników danego kontrahenta oraz jego oddziały. Natychmiastowy dostęp do sald obrotów z kontrahentem oraz listy dokumentów kosztowych i przychodowych pozwala na błyskawiczną analizę kluczowych informacji związanych z kontrahentem. Dodatkowo dołączona została funkcjonalność edycji i zarządzania pismami do kontrahentów wraz z opcją wysyłania pism wprost z aplikacji pocztą elektroniczną. Z poziomu tej kartoteki możliwy jest także szybki dostęp do odfiltrowanych danych zgromadzonych w innych kartotekach w zakresie umów, zadań / kontaktów z kontrahentem, czy też faktur wystawionych przez danego dostawcę. MODUŁ FIRMY ZALEŻNE Standardowo program umożliwia zarządzanie flotą pojazdów firm posiadających wiele oddziałów na terenie kraju. Rozbudowany system uprawnień pozwala na zdefiniowanie widoczności tylko do tych zasobów, którymi zarządza określony Użytkownik. W przypadku grup kapitałowych oferujemy bardzo wygodne rozwiązanie polegające na zdefiniowaniu w systemie firm zależnych, dzięki czemu w ramach jednej instalacji systemu możliwa jest obsługa wielu firm jednocześnie i przekrojowa analiza danych rejestrowanych przez poszczególne firmy wchodzące w skład grupy kapitałowej.

9 MODUŁ IMPORTU FAKTUR ELEKTRONICZNYCH Moduł zawiera wbudowane mechanizmy importu faktur kosztowych generowanych przez wszystkie koncerny paliwowe obecne w kraju np. PKN Orlen, BP, SHELL, Statoil, ROUTEX, Lotos, lub przy użyciu kart DKV, UTA, AS24). Program czyta i analizuje elektroniczną postać takich faktur oraz rozksięgowuje fakturę poprzez właściwe przypisanie kosztów do pojazdu, jednostki organizacyjnej, pracownika, centrum kosztowego (MPK) oraz grupy kosztów, bez konieczności informowania firmy paliwowej o zmianach w przydziałach. Korzystanie z kart flotowych jest dużym ułatwieniem oraz zmniejszeniem nakładów pracy ponoszonych na podział kosztów z takiej faktury na: koszty, za które można odliczać podatek VAT (samochody ciężarowe, myjnie itp.) koszty, które należy wliczyć wg kwot brutto (samochody osobowe), program automatycznie sprawdza czy dla danego pojazdu można odliczyć VAT od zatankowanego paliwa, podział kosztów według jednostek organizacyjnych, centrów kosztowych (MPK). W podobny sposób mogą być importowane dane innych dostawców usług i towarów w oparciu o dostarczane przez nich faktury w postaci elektronicznej np: rozliczenie usług serwisowych wykonanych w sieciach stacji typu ASO lub innych serwisach. Importowane są faktury zarówno pochodzące od dostawców opon, stacji obsługi, firm świadczących usługi wynajmu długoterminowego np. ARVAL, MasterLease,Business Lease, ze stacji obsługi fiirm sieci obsługi ogumienia np. PSF, PSO, InterCars, serwisów FORD, Peugeot, Opel, Renault, Toyota, Skoda, Carserwis, Autos, PETROLOT, Indol itp. Import faktur od dowolnego dostawcy może odbywać się także poprzez wykorzystanie uniwersalnego standardu PasCom ( z pliku Excel lub CSV ), z którego korzysta już pokaźna grupa firm. Zaimplementowane zostały także automaty korygujące błędnie podane stany licznika pojazdów wraz z aproksymacją stanów licznika w przypadku, gdy stany liczników nie zostały podane przez Użytkownika pojazdu. System PasCom zawiera także definiowalny generator raportów dla księgowości, pozwalający na przygotowanie zestawienia kosztów według wymagań systemu FK, tzw. rozksięgowanie faktury z zagregowaniem kosztów towarów i usług. MODUŁ IMPORTU/AKTUALIZACJI ZASOBÓW Wbudowany moduł importu/aktualizacji zasobów zawiera wygodne i bardzo dobrze udokumentowane mechanizmy zasilenia bazy danych danymi Użytkownika, które niejednokrotnie gromadzone są w różnych miejscach, formatach, bazach danych i programach. Tu także mamy przygotowane specjalne narzędzia migracyjne, które pozwalają na płynne zasilenie systemu danymi np. pojazdów, użytkowników, kontrahentów, polis, kart paliwowych, wyposażeń, umów, kosztów, dokumentów pozostałych i wielu innych informacji, co pozwala na bardzo szybkie rozpoczęcie wydajnej pracy z systemem. Import może być dokonywany zarówno z arkuszy Excel, plików tekstowych jak i bezpośrednio przez połączenie z zewnętrzną bazą danych SQL, co szczególnie doceniają pracownicy działów IT.

10 MODUŁ POWIADOMIEŃ I SMS Moduł ten pozwala na swobodne definiowanie parametrów i sposobu powiadamiania Użytkownika o zdarzeniach, które mają być przedmiotem kontroli np. terminy kończących się polis OC/AC, badań technicznych, przeglądów, przepustek i pozwoleń, gwarancji, terminów badań psychotechnicznych, ważności legalizacji itp. Zależnie od tego jak zdefiniujemy sposób generacji przypomnień, może to być raport, komunikat ekranowy bądź automatycznie wysłany SMS lub z informacją o przypomnieniu. Wszystkie powiadomienia SMS i zapisywane są w historii i po generacji przechowywane w systemie wraz z potwierdzeniem wysłania. Oprócz standardowo zdefiniowanych, typowych przypomnień moduł zawiera także kreator własnych indywidualnych powiadomień, który można wykorzystać w dowolnej kartotece według własnych niestandardowych potrzeb. Możliwe jest także wysyłanie niestandardowych informacji dla pojedynczych użytkowników bądź grupy np. SMS lub o konieczności sezonowej wymiany opon, czy wizycie w serwisie. MODUŁ INTEGRACJA Z SYSTEMAMI FK Cechą dobrego systemu jest możliwość jednokrotnego wprowadzania danych kosztowych do systemu PasCom bądź systemu finansowo-księgowego bez konieczności kolejnej rejestracji. Dane wprowadzone do jednego ze źródeł trafiają już drogą elektroniczną do drugiego systemu w celu zachowania pełnych możliwości analitycznych. W module wbudowany został łatwo definiowalny mechanizm integracji aplikacji z systemami księgowymi. Doświadczenie w integracji zarówno on-line jak i off-line ( SAP, JDEdwards, Comarch CDN XL, Optima, SYMFONIA, Axapta i wiele innych ) pozwoliło na stworzenie bardzo wydajnego i elastycznego mechanizmu połączenia i przepływu danych między systemami. Mamy przygotowane gotowe integratory pozwalające na połączenie z typowymi, najczęściej używanymi systemami księgowymi, ale wykonujemy połączenia także z nietypowymi systemami finansowymi (lub innymi systemami) według wymagań Użytkownika programu. Zależnie od potrzeb możliwe jest zarówno przekazywanie zagregowanych danych w postaci poleceń księgowania jak również całych dokumentów kosztowych, a także import do systemu kosztów pojazdów/pracowników zarejestrowanych w systemach księgowych. Oferujemy pełną integrację on-line z posiadanym przez Klienta systemem lub integrację typu off-line. MODUŁ PARKINGI Moduł służy do prowadzenia ewidencji parkingów dostępnych pracownikom firmy oraz przydziału miejsc parkingowych. Program umożliwia zarządzanie i śledzenie zmian w przypisywaniu posiadanych miejsc parkingowych poszczególnym pojazdom, pracownikom czy jednostkom organizacyjnym.

11 MODUŁ BUDŻETOWANIA Moduł służy do planowania kosztów dla pojazdów na kolejny okres czasu (rok) na podstawie kosztów z roku bieżącego oraz kosztów przewidywanych w kolejnym okresie bazując na prawdopodobnych zmianach cen usług, materiałów a także usterkowości danych marek pojazdów zależnie od ich wieku. Pozwala na skuteczną symulację kosztów utrzymania floty w kolejnych okresach rozliczeniowych. MODUŁ WYPOŻYCZALNIA Moduł służy do nadzorowania pojazdów dostępnych w wypożyczalni. Zapewnia możliwość rezerwacji pojazdów, graficznej prezentacji zajętości. Może być wykorzystywany zarówno w przypadku pojazdów dyspozycyjnych jak również w przypadku firm świadczących usługi wynajmu. Wygodna rejestracja wydania i zdania pojazdu, elastyczne cenniki i możliwość natychmiastowego fakturowania pozwalają na sprawne zarządzanie pojazdami podlegającymi wynajmowi. Wbudowany graficzny harmonogram wypożyczeń zapewnia natychmiastową informację o wypożyczonych pojazdach, planowanym zwrocie oraz dostępności. MODUŁ GENERACJA FAKTUR I ROZLICZEŃ WEWNĘTRZNYCH Zależnie od wersji systemu i wymagań Użytkownika istnieje konieczność wystawiania faktur i rozliczeń wewnętrznych za zrealizowane usługi. Mogą to być usługi wynajmu długoterminowego lub krótkoterminowego ( PasCom FLOTA II Wynajem ), usługi serwisowe (PasCom FLOTA II Outsourcing) usługi transportowo sprzętowe ( FLOTA II Transport ) czy np. noty obciążeniowe za przekroczenia limitów itp. Moduł generacji faktur zawiera pełną funkcjonalność wystawiania faktur przychodowych, korekt do w/w, wydruku załączników itp. Raporty i analizy graficzne zyskowności tj. porównania przychodów i kosztów pozwalają na ciągłą ocenę prowadzonej działalności pod kątem opłacalności. Duża ilość wbudowanych automatów pozwala na wygodne wystawianie zarówno pojedynczych jak i nawet kilkuset faktur. MODUŁ MAGAZYN Moduł służy do rejestrowania stanów magazynowych oraz obsługi wszelkich dokumentów magazynowych z możliwością powiązania ich z kartoteką kosztów. Możliwe jest zdefiniowanie wielu magazynów toteż moduł może być wykorzystywany także w firmach wielodziałowych oraz zależnych, które mogą mieć odrębne magazyny. MODUŁ OBIEG DOKUMENTÓW Funkcjonalność ta służy do zarządzania obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie. Każdy dokument zyskuje etykietę, poprzez oznaczanie aktualnego przydziału danego dokumentu na pracownika lub na kontrahenta (w sytuacji gdy dokument jest wysyłany na zewnątrz firmy). Funkcjonalność Obiegu dokumentów jest ściśle związana z funkcjonalnością książki korespondencji w której następuje rejestracja etykiet dokumentów przychodzących.

12 MODUŁ DELEGACJE I ZALICZKI Kartoteka Zaliczki służy do rejestracji i rozliczania zasobów pieniężnych otrzymanych, wydanych i wymienionych na inne waluty w trakcie podróży służbowej pracowników. Możliwa jest pełna ewidencja i rozliczenie zaliczek począwszy od momentu złożenia wniosku po zatwierdzenie i końcowe rozliczenie. Przygotowane i automatycznie wypełniane są formularze rozliczeń, wniosków o zaliczkę itp. Kartoteka uwzględnia pobieranie i rozliczanie zaliczek w różnych walutach. Kartoteka Delegacje służy do ewidencji i rozliczaniu delegacji pracowników zarówno krajowych jak i zagranicznych uwzględniając ryczałty i możliwość rozliczeń w przypadku korzystania także z prywatnego środka transportu. Przygotowane formularze wydruków zleceń i rozliczeń delegacji sprawiają, że moduł zawiera kompletne narzędzie obsługi delegacji. MODUŁ TELEFONY Moduł stanowi integralną cześć systemu i służy zarówno do ewidencji aparatów telefonicznych wraz z wyposażeniem jak również do rozliczania i kontroli faktur za usługi telekomunikacyjne. Prowadzona jest ewidencja i historia przydziałów telefonów, kart SIM i wszelkiego wyposażenia wraz z wydrukiem dokumentów przekazania czy zwrotu w/w wyposażenia. Kartoteka jest elastyczna i umożliwia przydział numerów telefonicznych nie tylko na pracownika ale także na pojazd, strukturę organizacyjną lub magazyn. Funkcja importu bilingów w powiązaniu z kartoteką limitów kosztów rozmów telefonicznych pozwala na wykrycie przekroczeń, co może być powodem generacji not obciążeniowych.funkcja ta służy do rejestracji numerów telefonicznych oraz ich przydziałów na pracownika, pojazd lub magazyn. Ważną funkcjonalnością jest także możliwość wygenerowania faktury kosztowej oraz rozesłania mailem billingów do poszczególnych pracowników. MODUŁ WEB Moduł WEB daje możliwość połączenia się z systemem poprzez przeglądarkę internetową. Można udostępnić moduł poza wewnętrzną sieć firmową Użytkownik zyskuje możliwość rejestracji i podglądu danych pojazdów, kosztów, rozliczeń okresowych, polis, ogumienia i wielu innych danych z dowolnego komputera mającego dostęp do sieci Internet. MODUŁ INTEGRACJI GPS Istnieje możliwość integracji z systemami GPS. Zależnie od producenta systemu GPS możliwe jest pobieranie szeregu informacji np. stan licznika, zdarzenie tankowania, lokalizacja itp. MODUŁ MAPY Możliwe jest połączenie systemu z mapami wektorowymi ( np. emapa, Map24 itp.), co pozwala między innymi na wyliczanie odległości oraz prezentacji wszelkich tras pojazdów, na podstawie danych pozyskiwanych z urządzeń GPS zamontowanych w pojazdach.

13 MODUŁ ZESTAWIENIA I ANALIZY Aplikacja PasCom pozwala na emisję szerokiej gamy wydruków i analiz, zarówno w postaci tabelarycznej jak i graficznej. Raporty i analizy można podzielić na kilka rodzajów: wydruki danych z kartotek, wydruki dokumentów i formularzy, wbudowane raporty dotyczące określonego zakresu zagadnień oraz najbardziej uniwersalne i elastyczne narzędzie : kreator pozwalający na błyskawiczne raportowanie i wizualizację danych w dowolnym kontekście, korzystający z wbudowanych w system tabel przestawnych. Podobieństwo do mechanizmów znanych z arkuszy kalkulacyjnych pozwala na łatwe zarządzanie flotą oraz płynne przejście ze znanych powszechnie i używanych wcześniej narzędzi informatycznych. Wszelkiego rodzaju wydruki z każdej kartoteki zawartej w programie mogą być swobodnie definiowane przez użytkownika systemu. Możliwe jest m. innymi: wybranie dowolnego zakresu pól do wydruku, zmiany nazwy nagłówka kolumny, ustawienia orientacji wydruku (pion/poziom), wysłanie każdego wydruku bezpośrednio z aplikacji zapisanie wyników wydruku do późniejszego wykorzystania Wszystkie wydruki, zestawienia, raporty i analizy mogą być przeglądane na ekranie monitora, drukowane lub zapisywane bezpośrednio w innych formatach np. w postaci plików *.XLS, *.PDF,*.RTF, *.WMF, *.TXT, *.CSV, *.HTM. Poza standardowymi zestawieniami podanymi niżej Użytkownik programu może sam przygotować dowolne zestawienia według własnych potrzeb korzystając z dostępnego w programie modułu kreatora tworzenia własnych schematów zestawień. ANALIZY GRAFICZNE Program umożliwia przygotowanie szeregu analiz w postaci graficznej. Użytkownik może wybrać formę wykresu słupkowego, kołowego, liniowego, 3D, 2D z możliwością skalowania, obracania i opisywania wykresów. Wykresy mogą być przeglądane, drukowane lub wstawiane do innych dokumentów np. MS Office.

14 PRZYKŁADOWE ANALIZY I RAPORTY ANALIZY RODZAJÓW KOSZTÓW Koszty mogą być analizowane na różnym poziomie szczegółowości, od pozycji faktur do analiz według dowolnie zdefiniowanych grup kosztów. Program umożliwia analizę kosztów w wielu układach np.: wartość kosztów z podziałem na rodzaje (np. paliwa, przeglądy, myjnie, części, robocizna itp.) koszty utrzymania poszczególnych samochodów np.: według jednostek organizacyjnych, centrów kosztowych, marek, koszty i przebiegi generowane przez danego pracownika, obroty z wystawcą faktur ( np. stacją paliw, serwisem ) pomagające m.innymi w negocjacji rabatów, zakupy weekendowe - wykonane w dni wolne od pracy oraz po godzinach pracy, zakupy w czasie nieobecności pracowników ( np. w czasie urlopu bądź choroby ), analizy graficzne kosztów utrzymania marek/pojazdów w zależności od ich przebiegu raporty kosztów pojazdów oraz analizy graficzne według dowolnych parametrów przy użyciu wbudowanych tabel przestawnych Powyższe analizy mogą być wykonywane wg wielu elastycznych kryteriów np. za określony okres, dla wybranych jednostek organizacyjnych, dla podanej grupy samochodów lub jednego pojazdu, dla poszczególnych marek, dla wskazanych grup kosztów, porównanie kosztów jednostek organizacyjnych (rejonów, działów) w czasie (kwartał, rok itd.). ROZLICZENIA EKSPLOATACJI POJAZDÓW Rozliczenie eksploatacji samochodów zawiera, dla wskazanego okresu, struktury organizacyjnej, marek, pojazdów, MPK i wielu innych, między innymi dane w zakresie: przebieg pojazdu w okresie, rzeczywiste zużycie paliwa, ilość paliwa według normy, przepał, oszczędność, średnie zużycie paliwa, koszty paliwa, inne koszty, koszty ogółem, koszt 1 km, średnia cena paliwa, średnie przebiegi pojazdów w miesiącu, porównania i weryfikację tankowań z różnych źródeł ( np. transakcje paliwowe i informacje z GPS ), statystyki kosztów i ilości napraw poszczególnych marek / pojazdów, tankowania niewłaściwego paliwa i tankowania powyżej pojemności zbiornika Dostępne są także zestawienia dotyczące stanów liczników np. zestawienie stanów liczników pojazdów, zestawienie nieciągłości stanów licznika, średnie przebiegi w miesiącu w zadanym okresie.

15 RAPORTY DOT. BADAŃ TECHNICZNYCH, PRZEGLĄDÓW I POLIS pojazdy z kończącymi się badaniami technicznymi, polisy według dat wygasania, planowane przeglądy pojazdów, zestawienie i statystyka szkód RAPORTY DOTYCZĄCE ROZLICZANIA PRACOWNIKÓW Zestawienia umożliwiają rozliczenie pracownika w kontekście eksploatacji samochodów: kilometry przejechane, raportów porównawczych przebiegów i limitów pracownika, koszty zakupów gotówkowych i bezgotówkowych, zużycie paliwa, przepał, oszczędność, przejazdów prywatnych RAPORTY O STANIE I RUCHU POJAZDÓW Program umożliwia śledzenie stanu i ruchu samochodów na raportach: stan samochodów wg rodzajów, stan pojazdów wg struktur organizacyjnych, stan według stanowisk pracowników, pojazdy przyjęte na stan w podanym okresie czasu, pojazdy zdjęte ze stanu w podanym okresie, aktualny przydział pojazdów, historia zmian przydziałów pojazdów ZESTAWIENIA WYPOSAŻENIA POJAZDÓW Program generowanie szeregu zestawień dotyczących wyposażenia : wyposażenie przydzielone do poszczególnych pojazdów, zestawienia samochodów posiadających wyposażenie z określonych grup wyposażeń, wyposażanie zakupione lub zlikwidowane w danym okresie RAPORTY DLA OCHRONY ŚRODOWISKA Program oblicza opłaty za korzystanie ze środowiska naturalnego zgodnie z aktualnymi przepisami: rozliczenie firmy wwdług obowiązujących stawek opłat środowiskowych, zestawienie szczegółowe opłat za poszczególne samochody, koszty opłat za spalanie paliw dla poszczególnych jednostek organizacyjnych

16 WIELE INNYCH NIEZBĘDNYCH ZESTAWIEŃ np. raporty pojazdów typowanych do sprzedaży, harmonogramy ważności dokumentów pojazdów, pracowników, wyposażeń, raporty dotyczące ogumienia, analiza zyskowności koszty/przychody. MODUŁ ZESTAWIENIA UŻYTKOWNIKA W programie dostępny jest edytor własnych zestawień. Użytkownik programu może dzięki niemu projektować zestawienia według własnych potrzeb. Utworzone szablony zestawień można zapisywać do późniejszego wykorzystania. Zestawienia te mogą być tworzone jako: zestawienie danych z pól wskazanej kartoteki, zestawienie oparte na zapytaniu SQL łączącym wiele baz danych.

17 ZAPEWNIAMY Pełne autorstwo - jesteśmy autorami oferowanych produktów i posiadamy pełne prawa wykonywania zmian, rozbudowy oraz dystrybucji. Przyjazność - Przenośność - Sieciowość - Bezpieczeństwo - Szkolenie - Integrację - program stworzono tak, by był prosty i przyjemny w obsłudze. Kontekstowe podpowiedzi, rozwijalne listy wyboru, kontrola wprowadzanych danych pozwalają na komfortową pracę z oprogramowaniem. wyniki naszej pracy mogą być wykorzystywane w innych programach. Tworzone raporty można zapisywać w wielu formatach np. EXCEL, WORD, HTML, *.TXT, *.CSV. *.PDF. system zapewnia możliwość jednoczesnej pracy wielu użytkownikom w sieci komputerowej lub pracy na pojedynczym komputerze. wprowadzane dane są automatycznie kontrolowane. Dostęp do danych przez osoby niepowołane ograniczony jest przez system haseł. Program zapewnia spójność referencyjną danych. zapewniamy podręcznik, Help on-line w programie oraz pełne szkolenie w zakresie obsługi programu. Kompetentna pomoc techniczna jest do dyspozycji Użytkowników. oferujemy możliwość integracji naszych rozwiązań z innymi systemami funkcjonującymi w organizacji. Posiadamy duże doświadczenie w tego typu usługach. ŚRODOWISKO ( klient ) Windows NT / 2000 / XP / Vista/ Windows 7 BAZY DANYCH MS SQL Serwer 2000/2005/2008, MSSQL2005/2008 Express, ORACLE POKAZY SYSTEMU Dla zainteresowanych firm wykonujemy nieodpłatne pokazy oprogramowania KONTAKT Centrala Gdynia PasCom Sp. z o.o. ul. Podolska 9, Gdynia Tel , , fax office@pascom.pl Oddział Poznań PasCom Sp.z o.o ul.wiśniowa 17, Komorniki k.poznania Tel , , fax poznan@pascom.pl