Załącznik do Uchwały Nr 577/12 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 29 maja 2012 roku

Transkrypt

1 Załącznik do Uchwały Nr 577/12 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 29 maja 2012 roku Wytyczne Instytucji Zarządzającej w zakresie kontroli i monitorowania projektów realizowanych w ramach Osi priorytetowej I VIII z wyłączeniem osi II Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Kraków maj 2012 r.

2 Spis treści Podstawy prawne... 6 CZĘŚĆ I. KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO Główne zasady realizacji procesu kontroli projektów Cele kontroli Zakres kontroli Kontrola merytoryczna projektu Kontrola zamówień publicznych Kontrola finansowa projektu Korekty finansowe Uprawnienia kontrolujących Obowiązki Beneficjenta Zasady prowadzenia kontroli Powiadomienie o kontroli Prowadzenie kontroli Informacja pokontrolna Zalecenia pokontrolne Wyniki kontroli CZĘŚĆ II. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU I KONTROLA W OKRESIE TRWAŁOŚCI Obowiązki Beneficjenta II. 1. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU Zakres stosowania Sprawozdanie w zakresie monitorowania projektu w okresie trwałości INSTRUKCJA Obszar I: Informacje ogólne Obszar II: Promocja projektu Obszar III: Wskaźniki realizacji projektu Obszar IV: Kwalifikowalność podatku VAT Obszar V: Generowanie dochodu w projekcie Opis procedury Monitorowanie projektu generującego dochód Sposób aktualizacji analizy finansowej Obszar VI: Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi Obszar VII: Archiwizacja Obszar VIII: Wskazanie aktualnych danych kontaktowych II.2. KONTROLA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁOŚCI Główne zasady realizacji procesu kontroli w okresie trwałości projektów Cel kontroli w okresie trwałości Zakres kontroli Korekty finansowe Zasady prowadzenia kontroli Przygotowanie do procesu kontroli trwałości Powiadomienie o kontroli trwałości projektu Prowadzenie kontroli Informacja pokontrolna Zalecenia pokontrolne Strona 2 z 35

3 5.6. Wyniki kontroli Załączniki do Wytycznych 1. SPRAWOZDANIE W ZAKRESIE MONITOROWANIA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁOŚCI a. Ankieta do oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT 2. Metodyka doboru projektów do kontroli w okresie trwałości Strona 3 z 35

4 Wstęp PoniŜsze Wytyczne obejmują zasady przeprowadzania kontroli na miejscu lub w siedzibie Instytucji Zarządzającej MRPO (zwaną dalej IZ) z zakresu merytorycznego, finansowego i zamówień publicznych oraz określają zasady monitorowania projektu w trakcie realizacji oraz po jego zakończeniu w myśl art. 55 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm Wytyczne opisują sposób w jaki Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli trwałości projektu w okresie 5 lat od dnia zakończenia realizacji (lub 3 lat w przypadku beneficjentów będących MŚP) pod kątem przestrzegania art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm. Strona 4 z 35

5 Podstawy prawne 1. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie 1260/1999 (Dz. Urz. UE L z 2006r., Nr 210, s. 25 ze zm.), 2. Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. U. z 2006r., Nr 210, s. 1 ze zm.), 3. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. U. z 2006r., Nr 371, s.1 ze zm.), 4. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712 ze zm.), 5. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz ze zm.), 6. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010r., nr 113, poz. 759), 7. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.), 8. Ustawa z dnia 29 września 2004 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U z 2009 r. Nr 152, poz ze. zm.), 9. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz.1623 z późn. zm.), 10. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.), 11. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód, 12. Wytyczne IZ dotyczące przygotowania studium wykonalności w poszczególnych projektach realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata (MRPO). Strona 5 z 35

6 CZĘŚĆ I. KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO 1. Główne zasady realizacji procesu kontroli projektów 1. Kontrola projektów na miejscu przeprowadzona jest na zakończenie realizacji, po przedstawieniu przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową i po weryfikacji dokumentu przez IZ. 2. W trakcie realizacji projektu dopuszcza się moŝliwość kontroli na miejscu lub w siedzibie IZ. 3. Kontrola projektu moŝe obejmować: a) kontrolę merytoryczną projektu w zakresie rzeczowej realizacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie; b) kontrolę finansową projektu w zakresie finansowej realizacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, c) kontrolę zamówień publicznych w zakresie stosowania prawa wspólnotowego i polskiego, w szczególności Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych z późn. zm., 4. Kontrola projektu moŝe być przeprowadzona w kaŝdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu. 5. W przypadku Beneficjentów realizujących projekty w partnerstwie, kontroli poddawany jest Lider projektu. 6. Dopuszcza się moŝliwość przeprowadzania czynności kontrolnych u Partnera/Partnerów projektu. 7. Kontrola projektów na miejscu przeprowadzana jest przez członków Zespołu kontrolującego (zwanych w dalszej części Wytycznych Kontrolującymi ) na podstawie pisemnego upowaŝnienia do przeprowadzenia czynności kontrolnych, wystawianego przez IZ. 8. Kontrola projektów przyjmuje postać kontroli planowej, która moŝe być przeprowadzona na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie IZ w trakcie realizacji projektu z zakresu zamówień publicznych. Dodatkowo IZ moŝe przeprowadzać kontrole doraźne w trakcie realizacji projektu. 2. Cele kontroli Kontrola projektu ma na celu potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu z warunkami umowy, w szczególności potwierdzenie, Ŝe: a) współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone, b) zadeklarowane przez Beneficjenta wydatki zostały faktycznie poniesione, c) zadeklarowane przez Beneficjenta wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami wspólnotowymi i krajowymi. 3. Zakres kontroli 3.1. Kontrola merytoryczna projektu. Kontrola merytoryczna obejmuje: Strona 6 z 35

7 1. ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie rzeczowej realizacji projektu z zapisami umowy o dofinansowanie (w szczególności z wnioskiem aplikacyjnym) 2. ustalenie stopnia wykonania wskaźników monitoringowych zapisanych we wniosku o dofinansowanie, 3. ocenę sposobu przechowywania dokumentacji, 4. weryfikację prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych. W celu ustalenia stopnia wykonania wskaźników załoŝonych w projekcie, Beneficjent kaŝdorazowo raz do roku, w terminie do 15 lipca kolejnego roku wypełnia Sprawozdanie w zakresie wypełniania przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości projektu zrealizowanego w ramach MRPO (...) w którym winien poinformować IZ o utrzymaniu wskaźnika produktu oraz osiągnięciu wskaźnika rezultatu w kolejnych latach zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie. W przypadku problemów z osiągnięciem wskaźnika rezultatu w momencie zakończenia realizacji projektu, Beneficjent musi poinformować IZ o terminie jego osiągnięcia wraz z podaniem wyjaśnień jego nieosiągnięcia w zakładanym terminie. Weryfikacja stopnia wykonania wskaźników rezultatu będzie miała miejsce podczas przeprowadzenia kontroli trwałości projektów. Ocena sposobu przechowywania dokumentacji oparta jest na zapisach Wytycznych w zakresie zasad archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata W szczególności, kontrola w tym zakresie ma na celu potwierdzenie, iŝ przyjęte przez Beneficjenta, w wewnętrznych aktach prawnych, zasady archiwizacji zapewniają przechowywanie/archiwizowanie dokumentacji związanej z projektem w wymaganym okresie, określonym w szczególności, w umowie o dofinansowanie. Podczas weryfikacji prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych projekt jest kontrolowany pod kątem przestrzegania przez Beneficjenta wymogów promocyjnych i informacyjnych związanych z zamieszczeniem we wszystkich dokumentach, które są związane z realizacją projektu, informacji o udziale Unii Europejskiej we współfinansowaniu projektu oraz oznaczenia dokumentów i miejsca realizacji projektu logo Unii Europejskiej wraz z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Programu. Dodatkowo weryfikowana jest zgodność zrealizowanych działań informacyjnych i promocyjnych z działaniami zadeklarowanymi przez Beneficjenta we wniosku aplikacyjnym Kontrola zamówień publicznych Kontrola zamówień publicznych obejmuje ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie przestrzegania przepisów prawa wspólnotowego oraz polskiego w szczególności Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych z późn. zm. Strona 7 z 35

8 Zgodnie z zapisami umowy Beneficjent realizując projekt zobowiązuje się do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych w zakresie, w jakim Ustawa ma zastosowanie do Beneficjentów lub projektu. W pozostałych przypadkach Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu z naleŝytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wytycznymi, zaleceniami i procedurami przewidzianymi w ramach MRPO oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu oraz osiągnięcie celów i wskaźników zakładanych we wniosku o dofinansowanie projektu. Przeprowadzając kontrolę zamówień publicznych IZ ma prawo do nałoŝenia korekt finansowych, zgodnie z Taryfikatorem dokumentem pn. Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE wydanym przez Instytucję Koordynującą RPO. Dodatkowo IZ moŝe nałoŝyć korektę za inne naruszenia niŝ te wskazane w Taryfikatorze. W przypadku naruszeń prawa zamówień publicznych poziom korekty ustala się kierując się zapisami Taryfikatora, mając na uwadze, Ŝe określa on jedynie maksymalne stawki korekt za dane naruszenie. Poza wymierzeniem korekty finansowej, w przypadku uzasadnionego przypuszczenia, Ŝe w postępowaniu o udzielenie zamówienia doszło do naruszenia przepisów ustawy prawo zamówień publicznych, które mogło mieć wpływ na wynik postępowania, IZ powiadamia odpowiednie organy o stwierdzonych naruszeniach. IZ dopuszcza moŝliwość weryfikacji dokumentacji przetargowej na kaŝdym etapie realizacji projektu. Beneficjentów, których nie dotyczy stosowanie Ustawy PZP, obowiązuje ogólna zasada, zgodnie z którą realizacja zamówień dotyczących dostaw, usług lub robót budowlanych powinna być udzielona w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę z uwzględnieniem uczciwej konkurencji i przejrzystości postępowania. Przestrzeganie tej zasady polega równieŝ na jednakowym traktowaniu podmiotów poprzez stawianie jednakowych wymagań dla wszystkich. Jednocześnie Beneficjent zobowiązany jest do dołoŝenia wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności przy wyłanianiu wykonawcy do realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych w ramach realizowanego projektu. W razie wątpliwości co do zastosowania ww. zasady cięŝar dowodu zachowania bezstronności i obiektywności przy wyłanianiu wykonawcy kaŝdorazowo spoczywa na Beneficjencie. Gwarancją jawności i przejrzystości jest wymóg stosowania trybu pisemnego, który powoduje, Ŝe wszelkie oświadczenia stron winny być sporządzane w formie pisemnej. Beneficjent ma obowiązek racjonalnego gospodarowania dostępnymi środkami, jakie zostały przewidziane na daną kategorię wydatku w umowie o dofinansowanie. Warunkiem racjonalnego gospodarowania jest moŝliwość wyboru pomiędzy róŝnymi wariantami rozwiązań, a takŝe sprecyzowane kryteria wyboru. Beneficjent Strona 8 z 35

9 winien dokumentować w sposób moŝliwy do weryfikacji, Ŝe wartość danego zamówienia dotyczącego dobra i/lub usługi nie przekracza jego wartości rynkowej (np. Beneficjent roześle co najmniej 2 zapytania ofertowe do potencjalnych wykonawców/ dostawców, w których określi parametry i cechy poszukiwanych przez niego dóbr i/lub usług a następnie dokona zakupu w sposób zgodny z przyjętymi kryteriami). W przypadku dóbr powszechnie dostępnych dopuszcza się moŝliwość rozeznania rynku na podstawie własnej informacji uzyskanej w punktach sprzedaŝy. W sytuacji uzasadnionego przypuszczenia, Ŝe w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w przypadku Beneficjentów, których nie dotyczy stosowanie Ustawy PZP, doszło do naruszenia powyŝszych zasad, a jednoczenie Beneficjent nie będzie w stanie udowodnić dochowania obowiązków wynikających z ww. zasad wynikających, Instytucja Zarządzająca MRPO wskaŝe na niekwalifikowalność kosztów (w całości lub w części) kontrolowanego zamówienia w zakresie objętym ww. naruszeniem. Strona 9 z 35

10 3.3. Kontrola finansowa projektu Kontrola finansowa obejmuje: 1. ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie finansowej realizacji projektu z zapisami umowy o dofinansowanie, 2. weryfikację dokumentacji finansowej związanej z realizacją projektu, 3. weryfikację planowania i realizacji wydatków oraz dochodów budŝetowych dotyczących projektu, 4. weryfikację prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby projektu. Podczas kontroli weryfikowana jest dokumentacja finansowa projektu, którą Beneficjent powinien prowadzić zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej dotyczącymi zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków dla projektów realizowanych w ramach MRPO z wyłączeniem II i IX Osi Priorytetowej. Beneficjenci realizujący projekty w ramach MRPO na podstawie Umowy o dofinansowanie projektu są zobligowani do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej w ramach projektu. Wytyczne Instytucji Zarządzającej w zakresie zasad prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla osi priorytetowej I VIII z wyłączeniem osi II w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata określają sposób ujmowania operacji gospodarczych przez Beneficjentów dla wydatków ponoszonych w ramach realizowanych projektów w zaleŝności od rodzaju prowadzonej ewidencji księgowej, zarówno przed jak i po podpisaniu Umowy o dofinansowanie projektu. Kontrola finansowa obejmuje równieŝ weryfikację zasadności kwalifikowania podatku VAT. IZ MRPO zastrzega, iŝ w sytuacjach, w których kwalifikowalność podatku VAT moŝe budzić wątpliwość, IZ MRPO moŝe zobowiązać beneficjenta o wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową. Podczas kontroli finansowej kontrolujący potwierdzają całkowitą wartość projektu. W przypadku projektów, których całkowita wartość zmieniła się w stosunku do wartości zadeklarowanej w wniosku o płatność końcową istnieje konieczność ponownej aktualizacji i przedłoŝenia analizy finansowej (nie dotyczy projektów objętych pomocą publiczną (w tym pomoc de minimis) oraz projektów, których wartość całkowita projektu na zakończenie realizacji projektu nie przekracza równowartości 1 mln euro). Dodatkowo, podczas kontroli finansowej weryfikowana jest zgodność z zasadami pomocy publicznej w przypadkach projektów, w których zasady mają zastosowanie. 4. Korekty finansowe W przypadkach, w których nie wypracowano dokumentów o charakterze taryfikatora, w sytuacji, w której uznanie całości wydatku za niekwalifikowalny byłoby nieproporcjonalne do wagi naruszenia, Strona 10 z 35

11 za niekwalifikowalne naleŝy uznać jedynie odpowiednią część wydatku. W takiej sytuacji IZ posiada kompetencję do uznania części wydatku za niekwalifikowalny. 5. Uprawnienia kontrolujących 1. W trakcie kontroli Kontrolujący ma prawo do: a) swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej bez obowiązku uzyskania przepustki, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową, b) wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej, w zakresie dotyczącym kontroli (z zachowaniem przepisów o tajemnicy chronionej prawem), c) wglądu w informacje zawarte w elektronicznych systemach komputerowych jednostki kontrolowanej, w zakresie dotyczącym kontroli, d) przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie dotyczącym kontroli, e) Ŝądania ustnych i pisemnych wyjaśnień od Beneficjenta w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli (w przypadku odmowy wykonania tych czynności kontrolujący sporządza adnotację, którą zamieszcza w informacji pokontrolnej), f) zabezpieczania materiałów dowodowych, g) Ŝądania odpisów, zestawień i wyciągów z badanych dokumentów, których prawdziwość potwierdza Beneficjent, h) sprawdzania przebiegu określonych czynności, w zakresie dotyczącym kontroli, i) sporządzania adnotacji na skontrolowanych dokumentach, j) przyjmowania oświadczeń. Kontrolujący podlegają przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z materiałami i dokumentami ustawowo chronionymi obowiązującymi w danej jednostce kontrolowanej. 6. Obowiązki Beneficjenta Obowiązkiem Beneficjenta w zakresie kontroli jest: a) zapewnienie warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, b) przedstawianie na Ŝądanie kontrolującego, w ustalonym przez niego terminie dokumentów i materiałów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli, c) sporządzanie lub przekazywanie uwierzytelnionych kopii, odpisów i wyciągów z dokumentów oraz zestawień i danych niezbędnych do przeprowadzenia kontroli, d) zapewnienie terminowego udzielania ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli, e) zapewnienie nienaruszalności zabezpieczonych przez kontrolujących dokumentów i materiałów pozostawionych na przechowanie w jednostce kontrolowanej. Strona 11 z 35

12 7. Zasady prowadzenia kontroli 7.1. Powiadomienie o kontroli 1. O terminie oraz zakresie planowanej kontroli powiadamia się Beneficjenta pisemnie na co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli. Beneficjent ma moŝliwość jednokrotnej zmiany terminu wyznaczonego w powiadomieniu o czym musi poinformować IZ pisemnie wraz z podaniem uzasadnienia. Zmiana terminu wyznaczonego w drugim powiadomieniu traktowana będzie jako odmowa poddania się kontroli. 2. O terminie oraz zakresie kontroli doraźnej powiadamia się Beneficjenta pisemnie na co najmniej 3 dni robocze przed rozpoczęciem kontroli Prowadzenie kontroli 1. Kontrolujący dokonują ustalenia stanu faktycznego na podstawie oględzin oraz zebranych w toku kontroli dowodów. Dowodami są dokumenty i inne nośniki informacji, opinie biegłych, pisemne wyjaśnienia i oświadczenia oraz inne zabezpieczone rzeczy. 2. Beneficjent powinien przedstawić podczas kontroli, na Ŝądanie kontrolującego, oryginały dokumentów związanych z przedmiotem kontroli w szczególności: dowody księgowe potwierdzające poniesione wydatki wraz z potwierdzeniami dokonania płatności, wniosek o dofinansowanie, korespondencję, umowy, inne dokumenty związane z realizacją projektu oraz udzielić szczegółowych wyjaśnień. 3. W przypadku odmowy przedstawienia dokumentu lub wyjaśnień, nie będą uwzględnione ewentualne zastrzeŝenia złoŝone w tym zakresie do informacji pokontrolnej. 4. Sporządzone w trakcie kontroli dokumenty stanowiące dowód uchybień lub nieprawidłowości podpisują kontrolujący wchodzący w skład zespołu kontrolującego. 5. Zebrane w toku postępowania kontrolnego dowody w razie potrzeby kontrolujący odpowiednio zabezpieczają, w szczególności poprzez: a) oddanie na przechowanie, za pokwitowaniem, Beneficjentowi, b) przechowanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym pomieszczeniu Informacja pokontrolna 1. W terminie do 20 dni roboczych od dnia zakończenia czynności kontrolnych Zespół kontrolujący sporządza w formie pisemnej pierwszą, roboczą wersję Informacji pokontrolnej i wysyła do jednostki kontrolowanej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Informacja pokontrolna zawiera opis stanu faktycznego ze wskazaniem obowiązku Beneficjenta w zakresie monitorowania dalszej realizacji projektu na etapie trwałości projektu. 2. JeŜeli sporządzenie Informacji pokontrolnej wymaga dodatkowych wyjaśnień, termin o którym mowa w pkt. 1 zostaje wydłuŝony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień. 3. O zaistnieniu okoliczności o których mowa w pkt. 2 Beneficjent jest pisemnie informowany. Strona 12 z 35

13 4. Informacja pokontrolna podpisywana jest przez członków Zespołu kontrolującego oraz Beneficjenta. 5. Beneficjent moŝe zgłosić w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania Informacji pokontrolnej zastrzeŝenia do treści zawartych w Informacji. 6. ZastrzeŜenia do Informacji pokontrolnej i ich uzasadnienie wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej Informacji pokontrolnej Beneficjent przesyła do IZ. 7. JeŜeli Beneficjent nie zgłasza zastrzeŝeń do Informacji pokontrolnej, Beneficjent podpisuje przesłane Informacje pokontrolne i przesyła jeden egzemplarz do IZ w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania tej Informacji. Podpisanie pierwszej, roboczej wersji Informacji pokontrolnej sprawia, iŝ staje się ona ostateczną wersją Informacji pokontrolnej. 8. W przypadku przekroczenia terminu określonego w pkt. 5, zgłoszone zastrzeŝenia nie będą uwzględnione z wyjątkiem sytuacji, gdy sporządzenie zastrzeŝeń przez Beneficjenta wymaga dodatkowych wyjaśnień i Beneficjent uzyska zgodę IZ na wydłuŝenie tego terminu. 9. Kontrolujący analizują zastrzeŝenia w terminie 10 dni roboczych od dnia ich otrzymania od Beneficjenta. Kontrolujący mogą w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne w celu ustalenia zasadności zastrzeŝeń. 10.JeŜeli odpowiedź na zastrzeŝenia wymaga dodatkowych wyjaśnień, termin o którym mowa w pkt.9 zostaje wydłuŝony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień. 11.O zaistnieniu okoliczności o których mowa w pkt. 10 Beneficjent jest pisemnie informowany. 12.W przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszonych zastrzeŝeń Kontrolujący zmieniają lub uzupełniają część Informacji pokontrolnej, której dotyczyły zastrzeŝenia, a następnie przesyłają poprawioną Informację pokontrolną ponownie do akceptacji Beneficjenta. Wersja ta jest ostateczną wersją Informacji pokontrolnej. 13.W przypadku nieuwzględnienia zgłoszonych zastrzeŝeń, w całości lub części, Kontrolujący przekazują tę informację wraz z uzasadnieniem do Beneficjenta oraz ponownie przekazują dwa egzemplarze informacji pokontrolnej do podpisu. Wersja ta jest ostateczną wersją Informacji pokontrolnej. 14.Beneficjent w terminie do 5 dni roboczych od dnia otrzymania ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej wysyła podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej albo przesyła w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej. 15.Odmowa podpisania ostatecznej informacji pokontrolnej nie wstrzymuje sporządzenia i przekazania zaleceń pokontrolnych Zalecenia pokontrolne 1. Instytucja Zarządzająca w uzasadnionych przypadkach, w terminie do 15 dni roboczych od otrzymania od Beneficjenta podpisanej Informacji pokontrolnej lub odmowy podpisania ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej, formułuje Zalecenia pokontrolne w formie pisemnej i przesyła je Beneficjentowi. 2. Zalecenia pokontrolne zawierają w szczególności: Strona 13 z 35

14 a. podstawę prawną sformułowania zaleceń, b. informację o kontroli, do której się odnoszą, c. uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych w czasie przeprowadzonej kontroli uchybień i nieprawidłowości. 3. Beneficjent jest zobowiązany, w terminie 7 dni roboczych, do poinformowania o działaniach podjętych w celu uwzględniania uwag oraz wykonania zaleceń pokontrolnych, a w przypadku niepodjęcia takich działań o przyczynach takiego postępowania Wyniki kontroli Wyniki kontroli potwierdzające prawidłową realizację projektu lub usunięcie uchybień i nieprawidłowości wskazanych w informacji pokontrolnej, zgodnie z wydanymi Zaleceniami pokontrolnymi, są warunkiem dokonania płatności końcowej na rzecz Beneficjenta. Strona 14 z 35

15 CZĘŚĆ II. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU I KONTROLA W OKRESIE TRWAŁOŚCI Beneficjenci, którzy zakończyli realizację projektu, w tym dokonali rozliczenia końcowego są zobligowani do corocznego sporządzania i składania do IZ Sprawozdania w zakresie monitorowania projektu w okresie trwałości. Obowiązki Beneficjenta 1. Beneficjenci sporządzają i składają do IZ sprawozdania za okres trwałości projektu, tj. za okres 5 lat (3 lat w przypadku projektów realizowanych przez MŚP) liczony od dnia następującego po dniu ostatniej płatności na rzecz projektu. 2. KaŜde sprawozdanie winno być przedłoŝone najpóźniej do dnia 15 lipca. 3. Dane zawarte w sprawozdaniach winny się odnosić do pełnych, zamkniętych lat kalendarzowych. Przy czym w zakresie sprawozdania za pierwszy i ostatni rok okresu trwałości dane naleŝy przedstawić odpowiednio dla pierwszego sprawozdania za okres licząc od dnia ostatniej płatności na rzecz projektu do końca roku, a dla ostatniego roku okresu trwałości do upływu daty okresu trwałości. 4. Sprawozdanie naleŝy sporządzić, zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszych Wytycznych. 5. Sprawozdanie naleŝy sporządzić w Generatorze Monitorowania Trwałości (GMT) i złoŝyć w wersji papierowej. W przypadku braku funkcjonalności systemu GMT, IZ zamieszcza na stronie internetowej komunikat zawierający informację o sposobie składania Sprawozdania. W przypadku konieczności złoŝenia zaktualizowanej analizy finansowej stanowiącej załącznik do Sprawozdania wymagana jest wersja elektroniczna analizy. 6. Dokumenty stanowiące załączniki do sprawozdania, wymagane w zaleŝności od charakteru projektu (o których mowa w sprawozdaniu): ankieta do oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT (zgodnie z załącznikiem nr 1a do niniejszych wytycznych); zaktualizowana analiza finansowa (wersja papierowa oraz elektroniczna na płycie CD); kopia deklaracji VAT za styczeń lub za I kwartał roku, w którym jest składane sprawozdanie; kopia indywidualnej interpretacji Izby Skarbowej w zakresie kwalifikowalności podatku VAT; oświadczenie o osiągnięciu wskaźników rezultatu w danym roku lub braku jego osiągnięcia wraz z podaniem powodów i wyjaśnień o braku osiągnięcia, wraz z kopiami dokumentów potwierdzającymi ich realizację (np. umowy o pracę, zdjęcia); kopia fragmentów wyników kontroli przeprowadzonych przez inne instytucje w zakresie projektu; Strona 15 z 35

16 oświadczenie, w którym Beneficjent zobowiąŝe się do niezwłocznego poinformowania IZ MRPO o zmianie swojej sytuacji czy stanu prawnego, które to zmiany miałyby wpływ na treść przedstawionej Interpretacji podatkowej Dyrektora Izby Skarbowej; inne. 7. Sprawozdanie naleŝy złoŝyć w siedzibie IZ w Krakowie. 8. IZ dokonuje weryfikacji złoŝonych sprawozdań. W przypadku wystąpienia błędów/niejasności w przedłoŝonym sprawozdaniu IZ wzywa Beneficjenta do złoŝenia poprawionego sprawozdania oraz do uzupełnień lub dodatkowych wyjaśnień w terminie wskazanym przez IZ. 9. Informacje zawarte w sprawozdaniu stanowią podstawę do przeprowadzenia monitoringu i kontroli trwałości projektu o której mowa poniŝej. Strona 16 z 35

17 II. 1. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU KaŜdy Beneficjent zobligowany jest do utrzymania trwałości projektu, zgodnie z ramami prawnymi ustalonymi przez Unię Europejską. Monitorowanie projektów po zakończeniu ich realizacji (ostatniej płatności) obejmuje w szczególności następujące obszary: I: Informacje ogólne; II: Promocja projektu; III: Wskaźniki realizacji projektu; IV: Kwalifikowalność podatku VAT; V: Generowanie dochodu w projekcie; VI: Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi; VII: Archiwizacja 1. Zakres stosowania Monitorowaniem projektu za okres trwałości objęte są wszystkie projekty, które uzyskały dofinansowanie w ramach MRPO oraz zostały zakończone i prawidłowo rozliczone. W ramach MRPO, monitorowaniem dochodu (obszar V) objęte zostaną projekty, których wartość całkowita po realizacji przekracza równowartość 1 mln euro, z wyłączeniem projektów: objętych zasadami pomocy publicznej (m.in. regionalna pomoc inwestycyjna, pomoc de minimis, pomoc na projekty z zakresu energetyki, pomoc dla instytucji otoczenia biznesu), realizowanych w ramach Działań 4.1 Rozwój infrastruktury drogowej lub 7.4 Poprawa bezpieczeństwa ekologicznego oraz ochrona przed skutkami klęsk Ŝywiołowych. 2. Sprawozdanie w zakresie monitorowania projektu w okresie trwałości INSTRUKCJA 2.1. Obszar I: Informacje ogólne Pytania zawarte w części I sprawozdania mają na celu weryfikację czy od zakończenia realizacji projektu zaszły zasadnicze modyfikacje na mocy art. 57 rozporządzenia Rady nr 1083/2006. Zgodnie z przytoczonym przepisem jako zasadnicze modyfikacje uznaje się modyfikacje wynikające ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej i mające wpływ na charakter lub warunki realizacji operacji lub powodujące uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny. Strona 17 z 35

18 2.2. Obszar II: Promocja projektu Beneficjent winien potwierdzić Ŝe nadal stosuje odpowiednie środki informowania i promocji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu oraz wymienić instrumenty informacji i promocji projektu, których uŝywał realizując projekt. Instrumentami promocji są m.in. tablice informacyjne, stałe tablice pamiątkowe, naklejki informacyjne, billboardy, plakaty, dyplomy, certyfikaty, publikacje, ulotki itd. IZ przypomina o obowiązku zamieszczania we wszystkich dokumentach, które Beneficjent przygotowuje w związku z realizacją projektu, informacji o udziale Unii Europejskiej we współfinansowaniu projektu oraz oznaczania dokumentów i miejsca realizacji projektu logo Unii Europejskiej wraz z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Programu Obszar III: Wskaźniki realizacji projektu W zakresie pytania nr 1, tj. Czy osiągnięte na zakończenie realizacji projektu wskaźniki produktu zostały utrzymane? moŝliwe są odpowiedzi: TAK/NIE/CZĘŚCIOWO Beneficjent winien wypełnić informacje w oparciu o dane z wniosku aplikacyjnego oraz wartość docelową na zakończenie projektu określoną na dzień przeprowadzenia kontroli końcowej projektu oraz potwierdzić stan obecny wpisując utrzymane w przypadku braku modyfikacji lub zmodyfikowane w przypadku zmian. W przypadku odpowiedzi NIE lub CZĘŚCIOWO naleŝy opisać odstępstwa w zakresie wartości osiągniętych i utrzymanych wskaźników oraz wskazać zaistniałe zmiany. W zakresie pytania nr 2, tj. Czy wskaźniki rezultatu planowane do osiągnięcia po zakończeniu realizacji projektu zostały osiągnięte? moŝliwe są odpowiedzi: TAK/NIE/CZĘŚCIOWO Beneficjent winien wypełnić informacje w oparciu o dane z wniosku o dofinansownie będącego załącznikiem do umowy/aneksu podając wartość docelową na rok sprawozdawczy oraz wskazać rzeczywistą wartość osiągniętą w roku za który składa sprawozdanie. W przypadku zmian w osiągniętej wartości wskaźnika rezultatu w okresie od zakończenia kontroli końcowej projektu do sprawozdania naleŝy załączyć oświadczenie o osiągnięciu wskaźników w danym roku lub braku jego osiągnięcia wraz z podaniem powodów i wyjaśnień braku ich osiągnięcia. Zgodnie z procedurą kontroli weryfikacja stopnia wykonania wskaźników rezultatu ma miejsce podczas przeprowadzenia kontroli trwałości projektów Obszar IV: Kwalifikowalność podatku VAT Część IV składa się z pięciu pytań, w szczególności: W zakresie pytania nr 1, tj. Czy w projekcie podatek VAT był kwalifikowalny lub niekwalifikowalny? W przypadku, gdy VAT jest wydatkiem niekwalifikowalnym, Beneficjent nie ma obowiązku wypełniania dalszej części sprawozdania w tym obszarze. Strona 18 z 35

19 W zakresie pytania nr 2, tj. Czy Beneficjent jest czynnym podatnikiem VAT? W przypadku gdy Beneficjent nie jest czynnym podatnikiem VAT nie wypełnia dalszej części Sprawozdania w zakresie kwalifikowalności podatku VAT. JeŜeli w ramach projektu podatek VAT był kosztem kwalifikowanym, a Beneficjent jest czynnym podatnikiem VAT, konieczne jest sporządzenie Ankiety do oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT (załącznik nr 1a do wytycznych) W zakresie pytania z załącznika 1a tj. Ankiety do oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT: Czy Beneficjent posiada indywidualną interpretację przepisów prawa podatkowego? moŝliwe są odpowiedzi: TAK/NIE W przypadku, gdy VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie a Beneficjent posiada indywidualną Interpretację Dyrektora Izby Skarbowej działającego z upowaŝnienia Ministra Finansów, a jednocześnie Interpretacja dotyczy całego okresu realizacji projektu winien dostarczyć do IZ interpretację wraz z wypełnionym Sprawozdaniem. Beneficjenci którzy posiadają Interpretację zwolnieni są z obowiązku składania wraz z wypełnionym Sprawozdaniem kserokopii deklaracji VAT-7 za styczeń (lub za I kwartał roku) przez cały okres trwałości projektu. Natomiast wymagane jest by Beneficjent wraz z wypełnionym Sprawozdaniem składał oświadczenie, w którym zobowiąŝe się do niezwłocznego poinformowania IZ MRPO o zmianie swojej sytuacji czy stanu prawnego, które to zmiany miałyby wpływ na treść przedstawionej Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej. Zaznaczenie odpowiedzi TAK zwalnia Beneficjenta z wypełnienia dalszej części pytań w tym obszarze. W zakresie pytania nr 5 sprawozdania, tj. Czy dokonano korekty deklaracji VAT związanej z wydatkami objętymi projektem za okres, w którym przysługiwało prawo do obniŝenia podatku naleŝnego w związku z realizacją projektu? moŝliwe są odpowiedzi: TAK/NIE/NIE DOTYCZY W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź TAK naleŝy określić kwotę korekty VAT oraz opisać z jakiego powodu dokonano korekty. Dodatkowo Beneficjent zobowiązany jest dostarczać wraz z wypełnionym Sprawozdaniem kserokopię deklaracji VAT-7 za styczeń (lub za I kwartał roku), za kaŝdy rok okresu trwałości projektu. JeŜeli ww. deklaracja będzie zawierała korektę podatku naliczonego, wówczas Beneficjent zobowiązany jest dostarczyć dodatkowo szczegółowe wyliczenia korekty ze wskazaniem czy kwota ww. korekty ma związek z wydatkami kwalifikowalnymi rozliczonymi w projekcie. Strona 19 z 35

20 2.5. Obszar V: Generowanie dochodu w projekcie Opis procedury 1. Celem niniejszej procedury jest potwierdzenie poziomu dofinansowania projektów o całkowitej wartości przekraczającej 1 mln euro, nie objętych pomocą publiczną a generujących przychody w rozumieniu art. 55 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, tj. projektów obejmujących inwestycję w infrastrukturę, korzystanie z której podlega opłatom ponoszonym bezpośrednio przez korzystających lub jakąkolwiek operację pociągającą za sobą sprzedaŝ gruntu lub budynków lub dzierŝawę gruntu lub najem budynków, lub jakiekolwiek inne odpłatne świadczenie usług w których po okresie realizacji wystąpiły nowe źródła przychodów lub/i nastąpiła zmiana polityki taryfowej. 2. Procedurę oparto na zapisach artykułu 55 ust. 4 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód z dnia r. 3. Realizacja niniejszej procedury obejmować będzie okres do momentu przedłoŝenia do Komisji Europejskiej dokumentów zamknięcia Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata (MRPO). 4. Na mocy niniejszej procedury Beneficjenci zobowiązani będą do corocznego wypełniania części V Sprawozdania w zakresie Generowania dochodu w projekcie. 5. Sprawozdanie winno być sporządzone za kolejne lata okresu trwałości, a przedstawione w nim dane winny odnosić się do ww. okresów. Tym samym kolejne sprawozdania zawierać będę informacje z następujących po sobie 5 lat okresu trwałości. 6. W przypadku pojawienia się nowych źródeł przychodów lub/i zmiany polityki taryfowej, Beneficjent zobowiązany będzie do załączenia do ww. sprawozdania aktualizacji analizy finansowej, sporządzonej zgodnie z zapisami pkt Sposób aktualizacji analizy finansowej. 7. Aktualizacja analizy finansowej podlegać będzie sprawdzeniu. W razie wystąpienia błędów/niejasności w przedłoŝonej przez Beneficjenta dokumentacji istnieje moŝliwość jej poprawy lub/i uzupełnienia. Poprawiona dokumentacja podlegać będzie ponownemu sprawdzeniu. 8. W przypadku, gdy wskaźnik luki w finansowaniu będzie niŝszy od wskaźnika luki ex ante (ustalonego na etapie aplikowania lub realizacji) 1, wystąpi konieczność zmniejszenia poziomu dofinansowania poprzez zwrot nadwyŝki. Zwrot o którym mowa odpowiadać będzie róŝnicy pomiędzy dofinansowaniem ex ante, a nowym poziomem obliczonym przy uwzględnieniu okoliczności wynikających z monitorowania. 9. W sytuacji, gdy Beneficjent nie dokona zwrotu o których mowa w pkt. 8, IZ podejmować będzie czynności zmierzające do odzyskania nadmiernie pobranego dofinansowania z wykorzystaniem 1 W przypadku projektów, które poprzednio nie generowały przychodów i tym samym nie liczyły wskaźnika luki jego wartość ex ante traktuje się jako 100%. Strona 20 z 35

21 dostępnych środków prawnych. Koszty czynności zmierzających do odzyskania środków, o których mowa powyŝej obciąŝają Beneficjenta. 10. W przypadku wystąpienia wątpliwości w zakresie danych prezentowanych w aktualizacji analizy finansowej, uniemoŝliwiających ustalenie właściwego poziomu dofinansowania, IZ zastrzega sobie prawo przeprowadzenia wizyty monitorującej Monitorowanie projektu generującego dochód. Pytanie nr 1 składa się z trzech części. Udzielając odpowiedzi na niniejsze pytanie naleŝy odnieść się do trzech aspektów, tj. Czy projekt był realizowany w ramach Działań 4.1 lub 7.4 MRPO?, Czy projekt był objęty zasadami pomocy publicznej? oraz Czy całkowity koszt projektu jest mniejszy lub równy 1 mln euro?. Czy projekt: a) był realizowany w ramach Działań 4.1 Rozwój infrastruktury drogowej lub 7.4 Poprawa bezpieczeństwa ekologicznego oraz ochrona przed TAK NIE skutkami klęsk Ŝywiołowych MRPO? b) był objęty zasadami pomocy publicznej? TAK NIE c) jest mniejszy lub równy 1 mln euro? TAK NIE Przy czym w zakresie aspektu oznaczonego lit.: b) Czy projekt był objęty zasadami pomocy publicznej? odpowiedź TAK naleŝy zaznaczyć w przypadku, gdy projekt podlegał zasadom pomocy publicznej (m.in. Regionalna Pomoc Inwestycyjna, pomoc de minimis, pomoc na projekty z zakresu energetyki, pomoc dla instytucji otoczenia biznesu). c Czy calkowity koszt projektu jest mniejszy lub równy 1 mln euro? odpowiedź TAK naleŝy zaznaczyć w przypadku, gdy całkowita wartość projektu rozumiana jako suma kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych wraz z podatkiem VAT jest mniejsza lub równa 1 mln euro. Przy czym w celu określenia, czy całkowita wartość projektu jest mniejsza lub równa 1 mln euro, stosuje się kurs wymiany euro/pln stanowiący średnią miesięczną obrachunkowych kursów stosowanych przez Komisję Europejską z ostatnich 6 miesięcy poprzedzających miesiąc złoŝenia wniosku o dofinansowanie (kurs publikowany na stronie: index.cfm?fuseaction=currency_historique&currency=153&language=en) 2. W przypadku trzykrotnego udzielenia odpowiedzi NIE na pytanie nr 1 naleŝy przejść do kolejnych pytań, tj. pytań nr 2 i nr 3. W pozostałych przypadkach udzielanie odpowiedzi na kolejne pytania (nr 2 i 3) nie jest wymagane z uwagi na fakt, iŝ projekty: 2 Ponadto naleŝy mieć na uwadze, iŝ wartość kursu nie ulega zmianie w czasie i jest wykorzystywana do sprawdzenia wartości progowej na kolejnych etapach weryfikacji, wdraŝania i monitorowania projektu. Strona 21 z 35

22 realizowane w ramach Działania 4.1 Rozwój infrastruktury drogowej lub 7.4 Poprawa bezpieczeństwa ekologicznego oraz ochrona przed skutkami klęsk Ŝywiołowych z reguły nie generują przychodów lub generują przychody niewspółmierne do kosztów, tym samym na mocy niniejszych Wytycznych wyłącza się je z procedury monitorowanie dochodu w projekcie. objęte pomocą publiczną na mocy artykułu 55 ust. 6 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 są wyłączone z procedury monitorowania dochodów. których całkowita wartość nie przekracza równowartości 1 mln euro na mocy artykułu 55 ust. 5 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, są wyłączone z procedury monitorowania dochodów. Pytanie nr 2 Czy w ramach projektu pojawiły się inne lub/i nowe źródła przychodów, o których mowa w art. 55 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006? MoŜliwe odpowiedzi: TAK/NIE Odpowiadając na powyŝsze pytanie naleŝy mieć na uwadze, iŝ: - w myśl art. 55 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, projekt generujący dochód oznacza jakąkolwiek operację obejmującą inwestycję w infrastrukturę, korzystanie z której podlega opłatom ponoszonym bezpośrednio przez korzystających lub jakąkolwiek operację pociągającą za sobą sprzedaŝ gruntu lub budynków lub dzierŝawę gruntu lub najem budynków, lub jakiekolwiek inne odpłatne świadczenie usług. Tym samym dokonując odpowiedzi na powyŝsze pytanie naleŝy dokonać analizy projektu pod kątem występowania ww. przychodów. Przy czym za nowe źródło przychodów rozumie się np. wynajęcie powierzchni, gdy wcześniej tego nie planowano, lub zwiększenie powierzchni wynajmowanej (wynajem dodatkowych pomieszczeń). - punktem odniesienia winny być dane zawarte w dokumentacji, na podstawie której przyznano dofinansowanie lub dane z ostatniej aktualizacji zweryfikowanej przez IZ. - zmiany mogą zajść w toku prowadzonej działalności przez Beneficjenta lub/i Operatora w zaleŝności który z podmiotów korzystać będzie z powstałej, w wyniku realizacji projektu, infrastruktury. Tym samym analizy w zakresie innych lub/i nowych źródeł przychodów naleŝy rozpatrywać z punktu widzenia ww. sposobu korzystania z infrastruktury. - odnosi się ono równieŝ do tych projektów, które do tej pory nie deklarowały Ŝadnych przychodów, tym samym przy ustalaniu poziomu dofinansowanie nie liczyły wskaźnika luki w finansowaniu. W przypadku udzielenia odpowiedzi TAK naleŝy dokonać aktualizacji analizy finansowej i przedłoŝyć ją wraz ze sprawozdaniem, w celu weryfikacji przyznanego poziomu dofinansowania. W przypadku udzielenia odpowiedzi NIE naleŝy uzasadnić swoją odpowiedź. W przypadku wątpliwości ww. zakresie IZ moŝe prosić Beneficjenta o dodatkowe wyjaśnienia lub/i złoŝenie aktualizacji analizy finansowej. Strona 22 z 35

23 Po dokonaniu odpowiedzi na niniejsze pytanie naleŝy przejść do pytania nr 3. Pytanie nr 3 Czy nastąpiły istotne zmiany w stosowanej dotychczas polityce taryfowej (cenowej)? MoŜliwe odpowiedzi: TAK/NIE Odpowiadając na powyŝsze pytanie naleŝy wziąć pod uwagę, iŝ: - zmiany w polityce taryfowej (cenowej) dotyczą sytuacji, w której stosowane obecnie ceny w znaczący sposób odbiegają od cen planowych do tej pory a zmiany tej nie da się wyjaśnić w sposób obiektywny i nie są one wynikiem zmian czynników zewnętrznych, niezaleŝnych od Beneficjenta (np. wzrost cen w gospodarce). - zmiany winno się rozpatrywać m.in. pod kątem: o sposobu konstrukcji taryf (np. włączenie do kalkulacji taryf dodatkowych kosztów, które wcześniej nie były traktowane jako koszty cenotwórcze np. amortyzacja lub zmiany elementów składowych opłaty np. zmiana taryfy jednoczłonowej na dwuczłonową), o w stosownym systemie ulg (np. rezygnacja z części ulg) czy wielkości dopłat, - punktem odniesienia winny być dane zawarte w dokumentacji, na podstawie której przyznano dofinansowanie lub dane z ostatniej aktualizacji zweryfikowanej przez IZ. - zmiany mogą zajść w toku prowadzonej działalności przez Beneficjenta lub/i Operatora w zaleŝności który z podmiotów korzystać będzie z powstałej, w wyniku realizacji projektu, infrastruktury. Tym samym analizy w zakresie zmian polityki taryfowej naleŝy rozpatrywać z punktu widzenia ww. podmiotów. - udzielenie odpowiedzi NIE będzie oznaczać, Ŝe nie nastąpiły zmiany w polityce cenowej lub zmiany są mało istotne lub teŝ wynikają wyłącznie z czynników zewnętrznych (np. wzrost cen w gospodarce). W przypadku udzielenia odpowiedzi NIE koniecznym będzie przedstawienia uzasadnienie wskazującego odpowiednio opis zmian jakie wystąpiły i ich wpływu na dochodowość projektu wraz z informacją na temat czynników, które je spowodowały, lub zaznaczenie, Ŝe nie nastąpiły Ŝadne zmiany w polityce taryfowej. W przypadku wątpliwości ww. zakresie moŝe prosić Beneficjenta o dodatkowe wyjaśnienia lub/i złoŝenie aktualizacji analizy finansowej. W przypadku udzielenia odpowiedzi TAK Beneficjent winien dokonać aktualizacji analizy finansowej i przedłoŝyć ją wraz ze sprawozdaniem w celu weryfikacji przyznanego poziomu dofinansowania. Strona 23 z 35

24 Inne aspekty, takie jak stwierdzone róŝnice pomiędzy faktycznym a oszacowanym ex ante z naleŝytą starannością popytem na dobra i usługi dostarczane przez projekt lub zmiany innych zewnętrznych czynników ekonomicznych, np. znaczący wzrost cen w gospodarce, których nie moŝna było przewidzieć na etapie analizy ex ante nie będą traktowane jako przesłanki do Ŝądania zwrotu części dofinansowania od Beneficjenta Sposób aktualizacji analizy finansowej 1. Aktualizację analizy finansowej naleŝy przygotować w oparciu o zapisy Wytycznych do studium wykonalności dla projektów inwestycyjnych realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata , zgodnie z wersją obowiązującą na dzień sporządzania aktualizacji. 2. Aktualizację analizy finansowej naleŝy przygotować w formacie Excel na załączniku nr 1 lub 2 do ww. Wytycznych. 3. Aktualizacja winna dotyczyć obliczeń analizy finansowej, w związku z powyŝszym pozostałe projekcje np. tabele dotyczące analizy ekonomicznej, czy analizy wraŝliwości nie są wymagane. 4. Aktualizacja analizy finansowej winna uwzględniać okoliczności określone w pytaniu 2 i Dane finansowe dla zamkniętych okresów sprawozdawczych winny zostać zaktualizowane m.in. nakłady inwestycyjne winny być ujęte w wysokości zgodnej z rozliczeniem końcowym projektu. Pozostałe dane w analizie finansowej naleŝy dostosować do obecnie uzyskiwanych lub/i planowanych do uzyskiwania wielkości. Prognozy mogą zostać przygotowane w cenach stałych lub zmiennych, przy zastosowaniu odpowiedniej stopy dyskontowej (5 lub 8%). 6. KaŜda zmiana załoŝeń lub obliczeń wymaga uzasadnienia, które winno wskazywać merytoryczną przyczynę zmian w stosunku do wartości ex ante poprzez podanie czynników, które ją spowodowały. 7. W ramach aktualizacji analizy finansowej naleŝy przedłoŝyć do IZ (w wersji papierowej oraz elektronicznej) następujące dokumenty, tj.: pismo przewodnie, aneks do studium zawierający: wykaz i uzasadnienie zmian oraz jednolitą treść zmienionych rozdziałów (najczęściej wstęp oraz analizę finansową), zaktualizowane obliczenia analizy finansowej (w edytowalnym formacie Excel, zgodnym z załącznikiem nr 1 lub 2 do Wytycznych do studium wykonalności) Obszar VI: Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi Beneficjent winien wskazać czy zrealizowany projekt jest nadal zgodny z politykami horyzontalnymi określonymi we wniosku aplikacyjnym. Strona 24 z 35

25 2.7. Obszar VII: Archiwizacja Beneficjent winien wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem oraz potwierdzić czy przechowuje dokumentację zgodnie z Wytycznych w zakresie zasad archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata oraz zapewnić, Ŝe zgodnie z umową o dofinansowanie posiada procedury które zapewnią przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją projektu do dnia 31 grudnia 2020 r. Beneficjent, który otrzymał dofinansowanie stanowiące pomoc publiczną, jest zobowiązany do przechowywania dokumentów przez okres 10 lat od dnia zawarcia niniejszej Umowy lecz nie krócej niŝ do dnia 31 grudnia 2020 r Obszar VIII: Wskazanie aktualnych danych kontaktowych Beneficjent winien wskazać aktualne dane kontaktowe (tj. adres do korespondencji, nr tel., nr fax,, adres ) w celu ułatwienia IZ MRPO kontaktu z Beneficjentem. Strona 25 z 35

26 II.2. KONTROLA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁOŚCI Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli trwałości projektu w okresie 5 lat (3 lat w przypadku projektów, realizowanych przez MŚP) od dnia zakończenia realizacji pod kątem przestrzegania art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) 1260/ Główne zasady realizacji procesu kontroli w okresie trwałości projektów a. Kontrola trwałości projektów prowadzona jest w oparciu o Metodykę doboru projektów do kontroli w okresie trwałości MRPO, stanowiącą Załącznik nr 2 do Wytycznych. b. Moment w którym rozpoczyna się okres trwałości projektu następuje, gdy: projekt zostanie rzeczowo zakończony; projekt zostanie finansowo zakończony; Beneficjent otrzyma płatność końcową od IZ; a więc za datę rozpoczęcia okresu trwałości naleŝy przyjąć dzień następujący po dniu przekazania Beneficjentowi środków ostatniej płatności na rzecz projektu przez IZ. c. Kontrola trwałości projektu moŝe być przeprowadzona w kaŝdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu. d. W przypadku Beneficjentów realizujących projekty w partnerstwie, kontroli trwałości poddawany jest Lider projektu. e. Dopuszcza się moŝliwość przeprowadzania czynności kontrolnych u Partnera/Partnerów projektu. f. Kontrola trwałości projektów na miejscu przeprowadzana jest przez członków Zespołu kontrolującego na podstawie pisemnego upowaŝnienia do przeprowadzenia czynności kontrolnych, wystawianego przez IZ. 2. Cel kontroli w okresie trwałości Celem głównym kontroli trwałości jest ocena zachowania trwałości projektów zgodnie z art. 57 Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. Państwo członkowskie lub instytucja zarządzająca zapewniają, aby operacja obejmująca inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne zachowała wkład funduszy, wyłącznie jeŝeli w terminie pięciu lat od jej zakończenia (trzech lat w przypadkach dotyczących utrzymania inwestycji przez małe i średnie przedsiębiorstwa) nie zostanie poddana zasadniczej modyfikacji wynikającej ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej i mającej wpływ na charakter lub warunki realizacji operacji lub powodującej uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny. Strona 26 z 35