WYKAZ PROGRAMÓW STOSOWANYCH W REFERACIE FINANSOWYM URZĘDU GMINY W SUBKOWACH

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 119/2004 Wójta Gminy Subkowy z dnia roku WYKAZ PROGRAMÓW STOSOWANYCH W REFERACIE FINANSOWYM URZĘDU GMINY W SUBKOWACH Lp. Program Producent Opis Wersja Data rozpoczęcia eksploatacji 1. Płace 2. FKB Systemy Komputerowe ul.piastowska Systemy Komputerowe ul.piastowska system naliczania płac sieciowa r. system księgowości budżetowej sieciowa r. 3. WIP Systemy Komputerowe ul.piastowska system windykacji podatkowej sieciowa r. 4. POGRUN Systemy Komputerowe ul.piastowska system naliczania podatków sieciowa r. 5. Płatnik Prokom Software S.A. al.jerozolimskie 65/ Warszawa system obsługi dokumentów ZUS r. 6. Aga 2000 Stream Soft s.j. ul.kossaka Zielona Góra system kadrowo- płacowy r. 7. Przelew 2001 Stream Soft s.j. ul.kossaka Zielona Góra system drukowania przelewów r. 8. Home BANKING Epsilio S.A. ul.łagiewnicka 54/ Łódź system przesyłania elektronicznych przelewów r. 9. Budżet PRO Sputnik Software ul. Kordeckiego Poznań system -projekty budżetu, plany, analizy r. 10. POST Systemy Komp. ul. Piastowska 33 system ewidencji środków transportu r. System PŁACE służy do automatycznego sporządzania list płac zatrudnionych pracowników, obsługi składek ubezpieczeniowych wg zasad zgodnych z reformą ubezpieczeń społecznych, kartotek podatku dochodowego, drukowania zestawień płacowych, automatycznego naliczania zasiłków chorobowych, prowadzenia kart zasiłkowych i deklaracji rozliczeniowych ZUS. System emituje dane dla programu PŁATNIK ZUS i umożliwia prowadzenie wieloletniego archiwum. System PŁACE przeznaczony jest do : - automatycznego sporządzania oraz drukowania list płac zatrudnionych pracowników, - obsługi składek ubezpieczeniowych wg zasad zgodnych z reformą ubezpieczeń społecznych,

2 - automatycznego prowadzenia kartotek : Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej i Funduszu Mieszkaniowego, - drukowania zestawień płacowych, odcinków wypłat, odcinków ZUS oraz dowolnych zaświadczeń i wykazów, także wg klasyfikacji budżetowej, - automatycznego naliczania zasiłków, - prowadzenia kart zasiłkowych i deklaracji rozliczeniowych ZUS, - emitowania odpowiednich dokumentów do Programu Płatnika ZUS - prowadzenia wieloletniego archiwum. W wersji wielozadaniowej systemu, przy współpracy z wersją wielozadaniową systemu KADRY, możliwe jest zarejestrowanie i osobna obsługa do 99 zadań budżetowych (niezależnych jednostek budżetowych). System Księgowości Budżetowej FKB służy do prowadzenia ksiąg rachunkowych wg klasyfikacji budżetowej, wspomagania prac nad budżetem jednostki samorządu terytorialnego, sporządzania wykazów obrotów i stanów kont w ujęciu analitycznym i syntetycznym w dowolnym okresie czasu, sporządzania wymaganych przepisami sprawozdań z wykonania budżetu oraz do obsługi archiwum poprzednich lat, wg zasad określonych przez ustawę o rachunkowości. System składa się z trzech wyodrębnionych funkcjonalnie podsystemów: podsystemu dla zarządu, podsystemu dla jednostek budżetowych oraz podsystemu planowania budżetu. Poza wersją podstawową FKB występuje wersja wielozadaniowa z podsystemem FKW, umożliwiającym obsługę wielu odrębnie zdefiniowanych zadań budżetowych i udostępniającym zbiorcze dane ze wskazanych zadań. System FKB przeznaczony jest do : - rejestracji, księgowania i drukowania dowodów księgowych, w tym operacji związanych z podatkiem VAT, - automatycznej rejestracji obrotów windykacyjnych, list płac, faktur sprzedaży, raportów kasowych, - zakładania, rozszerzania i modyfikowania planu kont, - prowadzenia kartoteki obrotów wg obowiązującej klasyfikacji budżetowej, - sporządzania i drukowania wymaganych wykazów i sprawozdań na dany dzień, w ujęciu analitycznym lub syntetycznym, wg dowolnego układu klasyfikacji budżetowej, w tym sprawozdań kwartalnych dla RIO. przy współpracy z podsystemem FPB sprawozdania budżetowe sporządzane są zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001r w sprawie sprawozdawczości budżetowej, - przeglądania i drukowania dziennika obrotów, wykazów obrotów i stanów kont za dowolny okres czasu - w ujęciu analitycznym i syntetycznym, - zakładania i przeglądania archiwum lat ubiegłych wg zasad określonych ustawą o rachunkowości, - wspomagania prac nad budżetem jednostki samorządu terytorialnego. Obsługiwane są wszystkie etapy prac nad budżetem : projektowanie, wprowadzanie zmian, a następnie wykonanie budżetu. System składa się z trzech wyodrębnionych funkcjonalnie podsystemów : podsystemu dla zarządu ( FKZ ), podsystemu dla jednostek ( FKJ ) oraz podsystemu planowania budżetu ( FPB ). Poza wersją podstawową posiada on także wersję wielozadaniową, rozbudowaną o podsystem FKW umożliwiający obsługę wielu odrębnie zdefiniowanych zadań budżetowych i udostępniający zbiorcze dane

3 ze wskazanych zadań. System Windykacji Opłat i Podatków WIP służy do zakładania i bieżącej aktualizacji kont rozrachunkowych dla wszystkich płatników z terenu gminy, księgowania operacji na poszczególnych kontach ( przypisy, wpłaty, odpisy itp. ) niezależnie od rodzaju podatku lub opłaty, tworzenia wykazów podatków i opłat, prowadzenia wieloletniego archiwum, analizy rozrachunkowej kont, obsługi tytułów wykonawczych oraz drukowania upomnień i decyzji. System automatycznie przejmuje dane dotyczące należnych opłat i podatków z systemów wymiarowych pakietu. System WIP przeznaczony jest do : - zakładania i bieżącej aktualizacji kont dla wszystkich podatników z terenu miasta / gminy, - księgowania operacji na poszczególnych kontach ( przypisy, wpłaty, odpisy itp. ), niezależnie od rodzaju podatku ( zobowiązania pieniężnego ), - obsługi odroczeń i umorzeń, - przygotowywania i drukowania tytułów wykonawczych, - tworzenia wykazów podatników i podatków oraz ich drukowania, - prowadzenia wieloletniego archiwum wraz z możliwością jego przeglądania, - przeprowadzania analizy rozrachunkowej kont, - drukowania upomnień, decyzji i innych dokumentów. System umożliwia dopisywanie do wykazu dowolnego rodzaju podatku lokalnego ( opłaty ) występującego na danym terenie. System Naliczania Podatków od Gruntów i Nieruchomości POGRUN służy do naliczania podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości, wprowadzania zmian i naliczania związanych z nimi przypisów i odpisów, wydruku postanowień o wszczęciu postępowania podatkowego, nakazów płatniczych, decyzji po zmianie i decyzji wymiarowych, prowadzenia wieloletniego archiwum wymiaru, rejestracji deklaracji podatkowych od osób prawnych oraz rejestracji zmian deklaracji. System POGRUN przeznaczony jest do : - prowadzenia pełnej ewidencji gospodarstw rolnych, lasów oraz nieruchomości, zarówno będących własnością osób fizycznych, jak prawnych i innych, - ustalenia podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości, - wprowadzania zmian i ustalenia związanych z nimi przypisów i odpisów, - wydruku postanowień o wszczęciu postępowania podatkowego, nakazów płatniczych, decyzji po zmianie i decyzji wymiarowych, - prowadzenia pełnej obsługi i wydawania zaświadczeń, wykazów oraz sprawozdań okresowych i rocznych, - prowadzenia wieloletniego archiwum wymiaru, - rejestracji deklaracji podatkowych od osób prawnych.

4 Program Płatnik umożliwia : - manualną rejestrację danych do dokumentów ubezpieczeniowych, - import danych z systemu kadrowo- płacowego, - zapis przygotowanych dokumentów, - automatyczne wykorzystanie danych zgłoszeniowych do przygotowania dokumentów rozliczeniowych, - weryfikację dokumentów ubezpieczeniowych, - wyliczenie wartości na poszczególnych dokumentach rozliczeniowych, - drukowanie raportów błędów, - drukowanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych, - drukowanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych, - automatyczne tworzenie i drukowanie raportów miesięcznych dla ubezpieczonego, - generowanie elektronicznych dokumentów płatniczych składek. Program AGA 2000 Umożliwia prowadzenie kompletnej dokumentacji kadrowo - płacowej oraz wydruk ponad 40 przydatnych formularzy. Wspomaga prowadzenie ewidencji czasu pracy i płac. Program ten jest w pełni przystosowany do zreformowanego systemu ubezpieczeń społecznych. Program Aga 2000 pracuje w środowisku Windows 95/98/NT. Służy do : - wprowadzania danych kadrowych pracowników i właścicieli : dane osobowe, małżonek, dzieci, adres, wykształcenie, dane o zatrudnieniu ( etat, data zatrudnienia, data zwolnienia, rodzaj umowy itp. ),dane deklaracji ZUS, zdjęcie. - prowadzenie ewidencji obecności, -sporządzanie wydruków kadrowych : lista pracowników, umowa o pracę, świadectwo pracy, umowa zlecenia, zaświadczenie o dochodach, umowa o dzieło, miesięczna i roczna karta ewidencji obecności i inne, - umożliwia przenoszenie danych pracowników do archiwum, - naliczanie płac dla umowy o pracę i umowy zlecenia, - obliczanie płac i zasiłków dla właścicieli, - rozliczanie uczniów, emerytów i rencistów, - umożliwia zdefiniowanie pięciu składników do brutto oraz pięciu potrąceń, - umożliwia tworzenie list dodatkowych,

5 - grupowe wpisywanie wartości składników, - sporządzanie wydruków płacowych : lista płac, lista dla kasjera, przelewy na konta osobiste, PIT 11, PIT 8 b, PIT 4, PIT 40, PIT 8a, karta roczna wynagrodzeń zestawienie miesięczne wynagrodzeń, lista funduszy pracodawcy, rachunek do umowy zlecenia, zestawienie o obniżonych składkach na ubezpieczenie zdrowotne. - przelewy do deklaracji ( wg nowego wzoru ), w tym do PIT 8b w rozbiciu na urzędy skarbowe, - definiowane zestawienia płacowe, - eksport do programu PŁATNIK : formularze zgłoszeniowe, formularze rozliczeniowe, - ochrona danych poprzez system haseł i praw dostępu, - wykonywanie automatycznej kopii danych oraz kopii użytkowania. Program Przelew 2001 jest samodzielnym programem umożliwiającym ewidencję i wydruk lub nadruk formularzy polecenia przelewu oraz wpłaty gotówkowej, w oparciu o bazę kontrahentów, osób i urzędów. Jest w pełni dostosowany do, obowiązujących od stycznia 2001 roku, nowych wzorów i formatów kont. Posiada opcję automatycznego importu oraz ewidencjonowania przelewów i wpłat wystawianych w programach Aga 2000, Ala 2000 i Ewa Umożliwia wydruk graficzny formularzy dla programów DOS- owych KOM,KKH i KKP firmy STREAM soft oraz innych programów eksportujących przelewy i wpłaty w formacie MULTICASH Bank Śląski. Prowadzona przez program ewidencja wystawionych przelewów i wpłat, z możliwością szukania, filtrowania oraz definiowania wydruków, umożliwia wykonanie wielu zestawień i podsumowań. Zgodne ze wzorem, druki powinny posiadac odcinek w kolorze czerwonym lub żółtym, w celu ich dalszej elektronicznej obróbki ( OCR ). W programie Przelew 2001 istnieje możliwośc wydruku przelewu z kolorowymi odcinkami. Podstawowa funkcje programu : - Wydruk lub nadruk formularzy polecenia przelewu oraz wpłaty gotówkowej w kilku formatach, zgodnych z wzorami określonymi przez Związek Banków Polskich. - eksport wystawionych przelewów do formatu programu MULTICASH Bank Śląski, - ewidencja wystawionych przelewów z możliwością szukania, filtrowania oraz definiowania wydruków, - prowadzenie słownika kontrahentów, osób i urzędów, z możliwością szukania, filtrowania oraz definiowania wydruków. - import bazy kontrahentów z programów DOS - owych firmy STREAM soft, - słownik banków oraz kont nadawcy przelewów. System HOME BANKING - to System Elektronicznej Telekomunikacji i Zarządzania SETiZ, który jest systemem komunikacji między bankiem a klientem, służący do obsługi rachunków bankowych. Umożliwia dokonywanie transakcji w czasie rzeczywistym bez fizycznej obecności klienta w Banku.

6 Komunikacja klient- bank odbywa się poprzez komutowane linie telefoniczne ( modem ). Pełne bezpieczeństwo podczas przesyłania danych, związane jest z brakiem jakiejkolwiek możliwości wysyłania i wykonania niezaszyfrowanej operacji. System Home Banking przeznaczony jest do : - rejestrowania i wysyłania przelewów, - sprawdzania stanu poszczególnych kont bankowych, - drukowania zestawień z wysłanych przelewów, - przyjmowania plików z gotowymi przelewami z innych systemów. Budżet PRO - program ten ma pomóc w szybkim przygotowaniu załączników do uchwał budżetowych, wspomaga prace związane z przygotowaniem harmonogramu, archiwizuje dane. Program ma rozbudowany moduł do raportowania co umożliwia generowanie raportów zgodnie z wytycznymi określonymi w ustawie o finansach publicznych. Program posiada całą aktualną bazę klasyfikacji budżetowej. System Budżet PRO służy między innymi do : - tworzenia projektu budżetu według podziałek klasyfikacji budżetowej, - wprowadzanie bieżących zmian - wprowadzanie planów jednostek podlegających, - pobieranie danych z systemów księgowych i przekazywanie do sprawozdań kwartalnych, - generowanie raportów, - eksportowanie danych ( raportów ) do innych programów - analiza planów budżetowych w dowolnej szczegółowości System POST - system naliczania podatków od środków transportu POST przeznaczony jest dla jednostek administracji samorządowej, które nie prowadza ewidencji pojazdów, a obowiązane są do naliczania podatku od środków transportu ( m.in. urzędy gmin, urzędy miast ). System POST przeznaczony jest do : - automatycznego naliczania oraz prowadzenia ewidencji podatków od środków transportu Możliwości systemy POST - prowadzenie ewidencji podatników - właścicieli pojazdów oraz naliczonych dla nich podatników, - rejestracja kart podatkowych pojazdów dla osób fizycznych i prawnych, - automatyczne naliczanie wysokości należnego podatku, - prowadzenie wieloletniego archiwum,

7 - współpraca z innymi systemami pakietu System UPR - nadawanie uprawnień - służy do zabezpieczenia systemów pakietu przed osobami nieuprawnionymi do ich obsługi. Umożliwia on zarejestrowanie wielu użytkowników o różnych prawach dostępu do poszczególnych programów pakietu, łącznie z selektywnym dostępem do wybranych operacji z menu. System umożliwia : - definiowanie kartoteki nazw ( nazwisk ) wszystkich użytkowników, mających prawo do korzystania z systemów pakietu, - zdefiniowanie dla każdego użytkownika hasła dostępu, - nadanie uprawnień każdemu użytkownikowi do odczytu, modyfikacji lub rejestracji danych w wybranych programach pakietu lub tylko w niektórych operacjach poszczególnych programów ( tzw. uprawnienia selektywne), - usuwanie użytkowników, a także zmianę ich uprawnień i zmianę hasła. OPIS SYSTEMÓW ORAZ ICH ZABEZPIECZENIE Każdy system składa się z zespołu zbiorów zapisanych w formacie DBASE ( dbf ) oraz programu lub zespołu programów wykonywalnych ( exe) służących do przetwarzania danych. Zabezpieczenie poszczególnych programów odbywa się przez dwustopniowy system haseł. Każdy z użytkowników posiada własny zestaw niepowtarzających się haseł wymieniany co kwartał. Hasła zapisane są w kodowanym zbiorze co uniemożliwia ich edycję za pomocą programów innych niż do tego przeznaczone. Dodatkowo zablokowany jest dostęp do samych komputerów przez wprowadzone hasła na poziomie BIOS-u uniemożliwiające jakąkolwiek prace na danym stanowisku osób niepowołanych. Przed przystąpieniem do jakichkolwiek operacji przetwarzania lub automatycznego sumowania danych wykonywane sa kopie bezpieczeństwa w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym uszkodzeniem danych, a następnie dokonywana operacja przetwarzająca dane i po sprawdzeniu ich poprawności następuje dalsza praca w danym systemie. WYKAZ NAZW ZBIORÓW STANOWIĄCYCH KSIĘGI RACHUNKOWE Zbiory danych zawierających dane finansowo- księgowe Urzędu Gminy w Subkowach przyporządkowane są do systemów FKB i FKW i noszą nazwy : UF _ DPLK.DBF zbiór planu kont UF _ KO 01. DBF zbiór obrotów stycznia UF _ KO 02. DBF zbiór obrotów lutego UF _ KO 03. DBF zbiór obrotów marca UF _ KO 04. DBF zbiór obrotów kwietnia UF _ KO 05. DBF zbiór obrotów maja UF _ KO 06. DBF zbiór obrotów czerwca UF _ KO 07. DBF zbiór obrotów lipca UF _ KO 08. DBF zbiór obrotów sierpnia UF _ KO 09. DBF zbiór obrotów września UF _ KO 10. DBF zbiór obrotów października UF _ KO 11. DBF zbiór obrotów listopada UF _ KO 12. DBF zbiór obrotów grudnia

8 w każdym z w/w zbiorów znajdują się dane dotyczące poszczególnych miesięcy w roku natomiast lata zapisywane są w katalogach o nazwach im odpowiadających np. rok 1997 zapisany jest w katalogu STRUKTURA ZBIORÓW DANYCH TWORZĄCYCH KSIĘGI RACHUNKOWE Zbiory z obrotami zawierają następujące pola identyfikujące operacje księgowe : NR_ DOWOD numer dowodu księgowego DATA _ DOWOD data dowodu księgowego KONTO _ NR numer konta KONTO _ PRZC numer konta przeciwstawnego KWOTA _ WN kwota po stronie Wn KWOTA _ MA kwota po stronie Ma ZNAK znak operacji OPIS _ OPER opis operacji MIES _ WN obroty narastające od początku miesiąca po stronie Wn MIES _ MA obroty narastające od początku miesiąca po stronie Ma POCZR _ WN obroty narastająco od początku roku po stronie Wn POCZR _ MA obroty narastająco od początku roku po stronie Ma STATUS _ KSG status księgowania OPIS SYSTEMU INFORMATYCZNEGO SŁUŻĄCEGO DO PRZETWARZANIA DANYCH STANOWIĄCYCH KSIĘGI RACHUNKOWE Struktura Systemu i wykaz programów wchodzących w jego skład System FKB składa się z trzech programów, pracujących pod kontrolą systemu operacyjnego DOS : FKZ. EXE - służącego do obsługi planu kont jednostki samorządu terytorialnego, FKJ. EXE - służącego do obsługi planu kont jednostek Budżetowych; FKW. EXE - służącego do obsługi zadań ( występuje tylko w wersji wielozadaniowej ). W wersji podstawowej występują programy KKZ. EXE i FKJ. EXE. Każdy z nich zarządza jedną bazą danych typu DBF. W wersji wielozadaniowej systemu FKB program FKZ.EXE zarządza jedną bazą danych, natomiast program FKJ.EXE wieloma bazami danych ( max. 99 ). Program FKW.EXE udostępnia dane zbiorcze z baz programu FKJ. Procedury i funkcje realizowane przez system Obroty wprowadzane są do systemu przez operatora na podstawie dokumentów źródłowych lub pobierane automatycznie z innych systemów pakietu. Gromadzone są w zbiorach odpowiadających poszczególnym miesiącom jako obroty niezaksięgowane. Automatyczna funkcja księgowania dowodów księgowych powoduje przeliczenie sum obrotów od początku miesiąca i od początku roku w polach MIES_ WN, MIES_ MA, POCZR_ WN i POCZR_ MA oraz zmianę statusu w polu STATUS_ KSG poszczególnych operacji bez możliwości jej modyfikacji. Po zaksięgowaniu pierwszego dokumentu z kolejnego miesiąca następuje zamknięcie poprzedniego a modyfikacja zaksięgowanych dokumentów jest niemożliwa. Każdy kolejny miesiąc przechowywany jest w osobnym zbiorze a kolejne lata przenoszone po zamknięciu roku do archiwów dostępnych tylko do przeglądania i sporządzania wydruków przez wciśnięcie klawisza F 6. Każde kolejne archiwum umieszczane jest w osobnym katalogu ( folderze) dla roku 2000 w katalogu 2000, dla 2001 w katalogu 2001 itd,. Szczegółowy opis poszczególnych funkcji i procedur realizowanych przez poszczególne programy

9 wchodzących w skład systemu księgowości budżetowej FKB zawiera instrukcja obsługi są w niej zawarte informacje dotyczące parametryzacji procesów przetwarzania danych oraz szczegółowy opis przebiegu procesów i algorytmów zastosowanych w systemie a także,,pomoc w poczszególnych programach wywoływana klawiszem F1. Opisy modyfikacji i zmian dokonywanych przez producenta oprogramowania zawarte są w plikach tekstowych wywoływanych w programie przez wciśnięcie kombinacji klawiszy (CTRL+Z ) Programowe zasady ochrony zbiorów System przetwarzania danych zawartych w zbiorach stanowiących księgi rachunkowe zabezpieczony jest przez system identyfikatorów i haseł dostępu do serwera zawierającego oprogramowanie i bazy danych, a ochrona danych zawartych w poszczególnych systemach realizowana jest przy współpracy z Systemem do Nadawania Uprawnień UPR. Program ten umożliwia rejestrację : - nazwiska i imienia użytkownika; - nazwiska / nazwy, które stanowi jawny identyfikator użytkownika; - hasła użytkownika; - odrębnego, unikalnego i niejawnego identyfikatora użytkownika, który nadawany jest automatycznie podczas rejestracji; - statusu użytkownika- domyślnie AKTYWNY. Zmiana statusu na WYREJESTROWANY powoduje utratę uprawnień i zablokowanie dostępu użytkownika do systemu, przy czym pozostaje on w bazie użytkowników, tak aby jego niejawny identyfikator nie został ponownie wykorzystany. Program UPR umożliwia utajnienie Hasła przed administratorem systemu UPR. Administrator przy rejestracji użytkowania nadaje mu hasło instalacyjne. Użytkownik uruchamiając pierwszy raz system używa hasła instalacyjnego, ale jednocześnie umożliwia zmiany podanego hasła na wybrane przez siebie. Administrator nie ma dostępu do nowego hasła użytkownika. Administrator programu UPR drukuje listę użytkowników, wraz z nadanymi uprawnieniami do systemów. Na wydruku jest umieszczona data rejestracji każdego użytkownika z prawami dostępu do systemów oraz datą zmiany hasła. Po upływie określonego czasu administrator nadaje każdemu użytkownikowi nowe hasło zgodnie z zasadami analogicznymi do tych z rejestracji ( tajnośc hasła przed administratorem) i tworzy kolejny wydruk. Na wydruku umieszczona jest data zmiany hasła. Szczegółowy opis systemu UPR umożliwiającego prowadzenie programów zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych zawarty jest w instrukcji do systemu, która dostarczana jest wraz z pakietem instalacyjnym programu UPR. Uruchomienie każdego systemu poprzedzone jest weryfikacją jawnego identyfikatora użytkownika oraz jego hasła ( nadanych w systemie UPR ). Dodatkowo można zweryfikowac hasło dostępu do systemu ( ustawiane w trakcie konfigurowania systemu PŁACE za pomocą programu ZARZ). W trakcie pracy systemu w odpowiednich plikach baz danych odnotowywane są dane dotyczące: - dat dokonywanej rejestracji oraz zmian, - niejawnego identyfikatora użytkownika przeprowadzającego rejestrację i/lub zmianę. Wójt Mirosław Murzydło