Załącznik nr 4 do zarządzenia nr 2227 /2009 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 14 lipca 2009 roku

Transkrypt

1 Załącznik nr 4 do zarządzenia nr 2227 /2009 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 14 lipca 2009 roku Zasady ewidencji księgowej operacji dotyczących realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków funduszy pomocowych oraz projektów finansowanych w całości lub w części ze środków budŝetu państwa lub budŝetu samorządu wojewódzkiego, które są realizowane na podstawie odrębnych umów zawartych z dysponentami tych środków. A. Podstawowe przepisy prawa oraz zakres przedmiotowy wyodrebnionych ewidencji księgowej projektów i zadań finansowanych lub współfinansowanych ze środków pomocowych i dotacji. 1. Przy prowadzeniu ewidencji księgowej w tym zakresie - oprócz postanowień umowy - obowiązują Gminę i jednostkę budŝetową w szczególności - następujące przepisy prawa, a mianowicie: a/ ustawa z dnia r o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U z 2002r nr 76 poz. 694) oraz wydane - na podstawie art. 17 ustawy z dnia r o finansach publicznych - rozporządzenie Ministra Finansów z dnia r w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U nr 142 poz z póź zm), b/ ustawa z dnia r o finansach publicznych (Dz U Nr 249 poz 2104 z póź zm) c/ ustawa z dnia r o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U nr 203 poz z póź zm) d/ rozporządzenie Ministra Finansów z r w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U nr 107 poz. 726 z póź zm), które określa zasady klasyfikacji budŝetowej równieŝ w zakresie źródeł pochodzenia środków 2. Niniejsze zasady ewidencji księgowej dotyczą jedynie projektów i zadań, realizowanych na podstawie odrębnie zawartych umów, które są finansowane lub współfinansowane ze środków funduszy pomocowych oraz projektów finansowanych - w całości lub w części - ze środków budŝetu państwa lub budŝetu samorządu wojewódzkiego, dla których - zgodnie z umową - wymagane jest równieŝ prowadzenie wyodrębnionej - dla kaŝdego projektu (zadania) - ewidencji księgowej oraz wyodrębnionego w większości równieŝ rachunku bankowego dla operacji pienięŝnych w tym zakresie. 3. Przez środki funduszy pomocowych naleŝy rozumieć - zgodnie z przepisami art 5 oraz art ustawy o finansach publicznych środki pochodzące z budŝetu Unii Europejskiej oraz niepodlegające zwrotowi inne środki pochodzące ze źródeł zagranicznych, wymienione w art 5 ust 1 pkt 2 i 3 oraz w art 5 ust 3 i 4 tej ustawy, przy czym : a/ środki pomocowe, o których mowa w art 5 ust 3 pkt 2-4 ustawy, tj m.in. unijne środki pochodzące z funduszy strukturalnych (Europejski Fundusz Społeczny, Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego) oraz z Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Rybołówstwa, a takŝe innych, wymienionych w art. 5 ust 3 ustawy, stanowią dochody budŝetu państwa po ich przekazaniu w złotych na rachunek dochodów tego budŝetu; nie stanowią natomiast dochodów budŝetu państwa jedynie środki dotyczące programów realizowanych w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej i w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa

2 b/ środki pomocowe, o których mowa w art 5 ust 1 pkt 3 i ust 3 pkt 3a i 4 ustawy, tj niepodlegąjace zwrotowi środki pochodzące ze źródeł zagranicznych, inne niŝ z budŝetu UE lub od państw EFTA, stanowią dochody jednostek samorządu terytorialnego, jeŝeli jednostki te otrzymały te środki pomocowe bezpośrednio od dawcy środków i kiedy moŝliwość ich otrzymania wynika z umowy międzynarodowej lub porozumienia pomiędzy organem admninistracji rządowej a dawcą środków. c/ środki pomocowe, o których mowa w art 5 ust 3 pkt 2-4 ustawy, są przeznaczone na cele określone w umowie międzynarodowej, przepisach odrębnych lub deklaracji dawcy i mogą być wykorzystywane m.in. na dotacje rozwojowe dla jednostek sektora finansów publicznych; dotacje rozwojowe z budŝetu państwa mogą być przekazywane w formie zaliczki lub zwrotu wydatków poniesionych na realizację programu operacyjnego finansowanego z udziałem tych środków pomocowych d/ samorząd województwa otrzymuje z budŝetu państwa dotację rozwojową na realizację regionalnego programu operacyjnego, w ramach którego działa jako instytucja zarządzająca, lub teŝ krajowego programu operacyjnego, w ramach którego działa jako instytucja pośrednicząca; dotacja taka stanowi dochód samorządu województwa i moŝe być przeznaczona na realizację projektów tego samorządu lub/i na dotacje rozwojowe dla beneficjentów programów, w tym równieŝ dla jednostek samorzadu terytorialnego (gmin, powiatów); dotacje rozwojowe mogą być przekazywane w formie zaliczki lub zwrotu wydatków, poniesionych na realizację programu, projektu lub zadania z udziałem tych środków pomocowych e/ środki z w/w dotacji rozwojowych, otrzymywane z budŝetu państwa lub budŝetu samorządu wojewódzkiego, na realizację projektów w ramach poszczególnych programów operacyjnych - w ewidencji księgowej beneficjentów regionalnych (w tym równieŝ gminy i powiatu) - traktowane są jako środki krajowe, z zaznaczeniem jedynie pierwotnego źródła pochodzenia tych środków w oznaczeniu (symbolu) paragrafu klasyfikacji budŝetowej dochodów i wydatków 4. Oprócz środków z w/w dotacji rozwojowych gminy mogą otrzymywać inne dotacje (środki) z budŝetu państwa lub budŝetu samorządu wojewódzkiego albo teŝ z krajowych funduszy celowych, z przeznaczeniem na realizację projektów lub zadań w ramach swoich zadań własnych i powierzonych, na podstawie zawartych odrębnych umów lub porozumień z dysponentami tych środków, dla których wymagane jest równieŝ zgodnie z umową prowadzenie wyodrębnionej ewidencji ksiegowej i często takŝe rachunku bankowego dla operacji pienięŝnych tego projektu lub zadania. 5. W związku z powyŝszym wymagane wyodrębnione ewidencje księgowe dla poszczególnych projektów stosownie do zawartych poszczególnych umów lub porozumień - prowadzone będą w budŝecie gminy oraz jednostce budŝetowej na ustalonych - przeznaczonych do tego - analitycznych kontach księgowych, w sposób określony poniŝej, oddzielnie dla: a/ środków pomocowych ze źródeł zagranicznych, pochodzących bezpośrednio zarówno z budŝetu UE jak i od innych dawców zagranicznych, o których mowa wyŝej w pkt 3b w ramach kont dotyczących funduszy pomocowych, podanych w planach kont, stanowiących załączniki nr 1 i 2 do rozporządzenia oraz wymienionych poniŝej w pkt 7 niniejszego załącznika b/ środków z dotacji rozwojowych oraz innych podanych wyŝej w pkt 3e i 4 w ramach syntetycznych kont księgowych dotyczących realizacji zadań własnych, zleconych i powierzonych, zarówno w budŝecie gminy jak i jednostce budŝetowej, podanych w ustalonych dla nich planach kont

3 6. Zgodnie z postanowieniami ww. umów z reguły zawsze - wymagane jest odpowiednie wyodrębnienie ewidencji księgowej dla kaŝdego projektu (zadania), natomiast w zakresie operacji pienięŝnych na rachunkach bankowych najczęściej występować mogą następujące rozwiązania: a/ przekazanie środków pomocowych i dotacji na realizację projektu, a takŝe sama realizacja wydatków, odbywa się za pośrednictwem wyodrębnionego - wskazanego w umowie - rachunku bankowego przy jednostce budŝetowej, przy czym przekazanie środków następuje przed lub w trakcie realizacji projektu, w terminie umoŝliwiającym bieŝące finansowanie z tych środków wszystkich wydatków ponoszonych w tym zakresie. W takim przypadku ewidencja operacji księgowych przebiega analogicznie jak przy realizacji wydatków na zadania własne, czyli finansowanie wydatków projektu w jednostce budŝetowej następuje na bieŝąco - w ramach aktualnego planu finansowego, wynikającego z uchwalonego budŝetu miasta - ze środków otrzymanych uprzednio przez nią z poszczególnych źródeł (budŝet, fundusze pomocowe, dotacje), a ewidencja księgowa w budŝecie gminy opiera się jedynie na sprawozdawczości budŝetowej jednostki z dochodów i wydatków projektu lub zadania b/ przekazanie środków pomocowych i dotacji, a takŝe realizacja wydatków projektu, odbywa się za pośrednictwem wyodrębnionego rachunku bankowego jednostki, wskazanego w umowie, przy czym faktyczne przekazanie środków następuje dopiero - na podstawie złoŝonego wniosku o płatność - po rozliczeniu się z poniesionych wydatków, tj w drodze ich refundacji, a zatem pierwotnie wszystkie wydatki projektu finansowane są z przekazanych z rachunku bieŝącego gminy - środków własnych gminy albo pochodzących z zaciągniętych przez gminę kredytów bankowych lub poŝyczek. W tym przypadku ewidencja operacji księgowych, dotyczących wydatków projektu, jest analogiczna jak przy realizacji wydatków na zadania własne, a następnie - po wpływie środków pomocowych i dotacji na wydzielony rachunek jednostki - następuje ich przekazanie (zwrot) na rachunek bieŝący gminy c/ przekazanie środków pomocowych (zagranicznych) na ten cel oraz realizacja wydatków odbywa się takŝe za pośrednictwem wyodrębnionego rachunku bankowego jednostki, wskazanego w umowie, przy czym finansowanie wydatków projektu następuje pierwotnie ze środków poŝyczki zaciąganej przez gminę z budŝetu państwa (tzw. prefinansowanie) a środki pomocowe (zagraniczne) przekazywane są gminie na w/w wydzielony rachunek bankowy jednostki dopiero - na podstawie złoŝonego wniosku o płatność - po dokonaniu rozliczenia z poniesionych wydatków. W takim przypadku kaŝde poniesienie wydatków objętych prefinansowaniem powoduje jednoczęsnie zaciągnięcie przez gminę poŝyczki z budŝetu państwa na realizację projektu(zadania), a wpływ środków pomocowych (zagranicznych) na w/w wydzielony rachunek bankowy jednostki, po odpowiednim przeliczeniu ich na PLN, powoduje jednocześnie spłatę przez gminę zaciągniętej poŝyczki w ramach prefinasowania d/ wyodrębnienie rachunku bankowego nie jest wymagane lub teŝ konieczne jest jedynie wskazanie rachunku bankowego dla przekazania środków pomocowych i dotacji w budŝecie (organie) gminy, natomiast sama realizacja wydatków projektu (zadania) odbywa się ze środków otrzymanych przed rozpoczęciem jego realizacji, albo w trakcie realizacji lub po zakończeniu projektu, jako refundacja wstępnie wydatkowanych na ten cel środków własnych gminy. W takim przypadku ewidencja operacji księgowych, dotyczących wydatków projektu (obiegu środków pienięŝnych), jest analogiczna jak przy realizacji wydatków na zadania własne i zlecone, które finansowane są ze środków własnych i dotacji celowych, w zaleŝności od postanowień umowy w sprawie realizacji projektu (zadania). 7. Zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont ( ), w księgach budŝetu gminy ewidencja i rozliczanie, otrzymywanych i wydatkowanych kwot ze środków zagranicznych funduszy pomocowych niepodlegających zwrotowi, odbywać się powinna w ramach następujących kont syntetycznych: rachunki środków funduszy pomocowych

4 138 - rachunki środków na prefinansowanie rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych zobowiązania z tytułu prefinansowania dochody z funduszy pomocowych wydatki z funduszy pomocowych fundusze pomocowe Natomiast do ewidencji oraz rozliczania - realizowanych przez jednostkę budŝetową - dochodów i wydatków, finansowanych ze środków zagranicznych funduszy pomocowych, w ww. rozporządzeniu Ministra Finansów ustalone zostały następujące konta syntetyczne: rachunki środków funduszy pomocowych rachunki środków na prefinasowanie rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych zobowiązania z tytułu prefinansowania a zatem praktycznie moŝliwość otwierania - wyodrębniania dla tych celów - rachunków bankowych oraz wykorzystywania tych rachunków przy realizacji projektów i zadań występuje - zgodnie z w/w planami kont - zarówno przy budŝecie (organie) gminy jak i przy jednostce budŝetowej. Pozostałe natomiast konta księgowe, konieczne do ewidencji przychodów, kosztów, rozrachunków itd przy realizacji projektów i zadań, finansowanych lub współfinansowanych ze środków zagranicznych funduszy pomocowych, naleŝy odpowiednio wyodrębniać (analitycznie) w ramach zakładowego planu kont - ustalonego w polityce rachunkowości - dla budŝetu gminy oraz dla jednostki budŝetowej w zakresie realizacji ich zadań własnych i powierzonych. 8. W celu umoŝliwienia prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów i zadań, finansowanych lub współfinansowanych z dotacji rozwojowych i innych środków pomocowych z budŝetu państwa lub budŝetu samorządu wojewódzkiego (zwanych ogólnie krajowymi środkami pomocowymi), powinny zostać ustalone - w zakładowym planie kont jednostki budŝetowej, podanym w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia dla kaŝdego projektu jedynie odpowiednie analityczne konta księgowe, niezbędne dla realizacji tego obowiązku, natomiast w ewidencji księgowej budŝetu gminy, dochody i wydatki z tego tytułu ewidencjonuje się na kontach księgowych, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji księgowej w zakresie dochodów i wydatków Gminy Miasta Radomia na realizację - odpowiednio - jej zadań własnych, zleconych i powierzonych. 9. Biorąc powyŝsze pod uwagę, a takŝe w celu usprawnienia i jednocześnie ujednolicenia ewidencji księgowej dochodów i wydatków oraz przychodów i kosztów przy realizacji tych projektów i zadań, zarówno w budŝecie gminy jak i jednostce budŝetowej, ustala się, Ŝe wyodrębnione - zgodnie z umowami - rachunki bankowe dla realizacji projektów funkcjonować będą - co do zasady - przy jednostce budŝetowej, a w szczególności gdy z wyodrębnionego rachunku bankowego mają być ponoszone wydatki na realizację projektu (zadania), kiedy to obroty (historia zapisów) z rachunku bankowego stanowią często w rozliczeniach projektu dodatkowy dokument dowodowy na poniesienie przedmiotowych wydatków. Natomiast jedynie w przypadku, kiedy wyodrębniony - zgodnie z wymogami umowy - rachunek bankowy słuŝyć będzie wyłącznie do przyjmowania środków pomocowych dla projektu oraz do zbierania i przekazywania - naleŝnych zewnętrznemu dysponentowi - środków z naliczonych odsetek bankowych lub uzyskanych innych dochodów projektu, realizowanego przez inny niŝ Urząd Miejski w Radomiu podmiot gminny moŝe on być otworzony i funkcjonować przy budŝecie gminy.

5 10. Stosownie do powyŝszego przyjmuje się następujące zasady ewidencji księgowej przy realizacji projektów, o których mowa wyŝej w pkt. 6a, w zakresie dotyczącym tylko projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków funduszy pomocowych UE, a mianowicie: a/ ewidencja księgowa w budŝecie gminy : - Wn 223-U / Ma 133-X - przekazanie środków własnych na realizację projektu w części finansowanej w ramach budŝetu gminy - Wn 902-X / Ma 223-U - sprawozdanie jednostki z wykonania budŝetu gminy w części wydatków finansowanych ze środków własnych GMR - Wn 227-U / Ma 907-X - sprawozdanie jednostki z wykonania dochodów w części dotyczącej funduszy pomocowych, łącznie z nw. dekretem - Wn 228-U / Ma 227-U - przerachowanie ww. otrzymanych środków pomocowych przez jednostkę na realizowane przez nią wydatki z tych funduszy - Wn 908-X / Ma 228-U - sprawozdanie jednostki z wykonania budŝetu gminy w części wydatków finansowanych ze środków pomocowych - Wn 907-X / Ma 227-U - korekta dochodów funduszu o przychody podlegające oraz Wn 227 / Ma 228 przekazaniu na rzecz dysponenta środków funduszu - Wn 907-X / Ma 967-X - przeksięgowanie rocznych dochodów funduszy pomocowych - Wn 967-X / Ma 908-X - przeksięgowanie rocznych wydatków funduszy pomocowych dodatkowo w zaleŝności od przyjętych zasad rozliczania wyników na funduszach pomocowych - Wn 967-X /Ma przeksięgowanie roczne wyników na poszczególnych lub Wn 960 / Ma 967-X funduszach pomocowych b/ ewidencja księgowa w jednostce budŝetowej : - Wn 137-X / Ma 223-X - wpływ środków na wydatki dot. projektu w części do sfinansowania ze środków gminy (udział własny gminy) - Wn / Ma 223-X - wpływ środków na wydatki niekwalifikowalne projektu do sfinansowania w całości ze środków własnych gminy - Wn X / Ma X - zarachowanie wniosku o płatność lub o przekazanie raty środków pomocowych na wydatki zgodnie z umową - Wn 137-X / Ma X - wpływ środków pomocowych od instytucji zewnętrznej i Wn 227-X / Ma 228-X na finansowanie wydatków projektu zgodnie z umową oraz przerachowanie otrzymanych środków pomocowych na finansowanie określonych wydatków zgodnie z umową - Wn / Ma X - faktura dostawcy dotycząca realizacji projektu - Wn X / Ma rozliczenie ww. zakupu w koszty bieŝące projektu, bez Vat do odliczenia ( inaczej dodatkowo Wn kwota VAT) - Wn 080-X / Ma rozliczenie ww. zakupu jako nakłady inwestycyjne zgodnie z przyjętym w umowie preliminarzem wydatków projektu - Wn X / Ma 137-X - zapłata dostawcy naleŝności z faktury, z podziałem wg źródeł finansowania wydatków ( - środki budŝetu gminy, środki pomocowe), po odpowiednim opisaniu faktury - Wn 810-X / Ma 800-X - zarachowanie ww. przekazania środków na inwestycje z ww. podziałem na źródła finansowania wydatku - Wn X / Ma inne konta rozrachunkowe - w zaleŝności od rodzaju ponoszonego wydatku (np. wynagrodzenia, koszty podróŝy słuŝbowych itd.) - Wn X / Ma X - zarachowanie odsetek od środków na wydzielonym rachunku bankowym do wykorzystania dla potrzeb projektu

6 - Wn X / Ma X - przypis ew. przychodów operacyjnych przy realizacji projektu - Wn 137-X / Ma X - wpływ w/w dochodów na wydzielony rachunek bankowy - Wn 227-X / Ma 228-X - przerachowanie przychodów z tyt. odsetek i innych przy realizacji projektu na finansowanie wydatków zgodnie z umową - Wn 227-X / Ma 240-X - zarachowanie w/w przychodów na dobro funduszu pomocowego celem przekazania ich dysponentowi funduszu - Wn 240-X / Ma 137-X - przekazanie w/w środków do dysponenta funduszu - Wn X / Ma X - korekta przypisu w przypadku zwrotu środków w br. i Wn 228-X / Ma 227-X pomocowych otrzymanych w roku bieŝącym na realizację projektu i przerachowanie rozliczeń środków z tego tytułu - Wn X / Ma X - korekta przypisu w przypadku konieczności zwrotu środków i Wn 228-X / Ma 227-X pomocowych otrzymanych w latach poprzednich na realizację projektu i przerachowanie rozliczeń środków z tego tytułu - Wn 800-X / Ma 227-X - sprawozdanie jednostki z wykonania dochodów w części dotyczącej projektów z funduszy pomocowych - Wn 223-X / Ma 800-X - sprawozdanie z wykonania wydatków budŝetowych w części dotyczącej ich finansowania ze środków własnych - Wn 228-X / Ma 800-X - sprawozdanie z wykonania wydatków budŝetowych w części dotyczącej ich finansowania ze środków pomocowych UE albo w sytuacji, kiedy otrzymane odsetki od środków na rachunku bankowym lub inne przychody podlegają, zgodnie z przepisami lub umową, obowiązkowi odprowadzenia na rachunek bankowy dysponenta zewnętrznego ich przypis i przekazania (przelewy) środków ujmuje się na następujacych kontach księgowych: - Wn X / Ma 240-X - zarachowanie odsetek od środków na rachunku oraz innych przychodów na dobro funduszy pomocowych wg umowy - Wn 137-X / Ma X - wpływ w/w środków na rachunek funduszy pomocowych - Wn 240-X / Ma 137-X - przekazanie w/w przychodów funduszu na rachunek dysponenta 11. Przy realizacji natomiast projektów i zadań finansowanych lub współfinansowanych ze środków funduszy pomocowych UE, o których mowa wyŝej w pkt. 6b, przyjmuje się następujące zasady prowadzenia ewidencji księgowej dla tych projektów (zadań), a mianowicie: a/ ewidencja księgowa w budŝecie gminy : - Wn 223-U / Ma 133-X - przekazanie środków własnych na realizację projektu w części finansowanej w ramach budŝetu gminy - Wn 228-U / Ma 133-X - przekazanie środków własnych na realizację projektu w części finansowanej Ŝe środków pomocowych - Wn 133-X / Ma 134-X - wpływ środków z kredytu bankowego, zaciągniętego przez Gminę - w razie potrzeby - na realizację projektu - Wn 133-X / Ma 260-X - wpływ środków z poŝyczki, zaciągniętej przez Gminę - w razie takiej potrzeby - na realizację projektu - Wn 902-X / Ma 223-U - sprawozdanie jednostki z wykonania budŝetu gminy w części wydatków finans. ze środków własnych Gminy - Wn 908-X / Ma 228-U - sprawozdanie jednostki z wykonania budŝetu gminy w części wydatków finans. ze środków pomocowych

7 - Wn 227-U / Ma 907-X - zarachowanie dochodów funduszy pomocowych na podstawie sprawozdania otrzymanego z jednostki - Wn 133-X / Ma 227-U - wpływ środków pomocowych na rachunek bieŝący gminy przekazanie środków z jednostki po refundacji wydatków - Wn 902-X / Ma 908-X - korekta wydatków budŝetowych w razie niŝszej ich refundacji od planowanej zgodnie z umową na projekt - Wn 134-X / Ma 133-X - spłata kredytu zaciągniętego na realizację projektu - Wn 260-X / Ma 133-X - spłata poŝyczki zaciągniętej na realizację projektu - Wn 907-X / Ma 967-X - przeksięgowanie rocznych dochodów funduszy pomocowych - Wn 967-X / Ma 908-X - przeksięgowanie rocznych wydatków funduszy pomocowych dodatkowo w zaleŝności od przyjętych zasad rozliczania wyników na funduszach pomocowych - Wn 967-X /Ma przeksięgowanie roczne wyników na poszczególnych lub Wn 960 / Ma 967-X funduszach pomocowych b/ ewidencja księgowa w jednostce budŝetowej : - Wn 137-X / Ma 223-X - wpływ środków na wydatki dot. projektu w części do sfinansowania ze środków gminy (udział własny gminy) - Wn / Ma 223-X - wpływ środków na wydatki niekwalifikowalne projektu do sfinansowania w całości ze środków własnych gminy - Wn 137-X / Ma 228-X - wpływ środków z gminy na wyodrębniony rachunek bankowy na wydatki dot. realizacji projektów w części do sfinansowania ze środków pomocowych UE - Wn / Ma X - faktura dostawcy dotycząca realizacji projektu, - Wn X / Ma rozliczenie ww. zakupu w koszty bieŝące projektu, bez Vat do odliczenia ( inaczej dodatkowo Wn kwota VAT) - Wn 080-X / Ma rozliczenie ww. zakupu jako nakłady inwestycyjne zgodnie z przyjętym w umowie preliminarzem wydatków projektu - Wn X / Ma 137-X - zapłata dostawcy naleŝności z faktury, z podziałem wg źródeł finansowania wydatków ( - środki budŝetu gminy, środki pomocowe), po odpowiednim opisaniu faktury - Wn 810-X / Ma 800-X - zarachowanie ww. przekazania środków na inwestycje z ww. podziałem na źródła finansowania wydatku - Wn X / Ma inne konta rozrachunkowe - w zaleŝności od rodzaju ponoszonego wydatku (np. wynagrodzenia, koszty podróŝy słuŝbowych itd.) - Wn X / Ma X - zarachowanie wniosku o płatność lub o przekazanie raty środków pomocowych na wydatki zgodnie z umową - Wn 137-X / Ma X - wpływ środków pomocowych na wyodrębniony rachunek bankowy jednostki jako refundacja poniesionych wydatków które mogą by finansowane ze środków pomocowych - Wn 227-X / Ma 137-X - przekazanie ww. środków pomocowych na rachunek gminy - Wn X / Ma X - korekta przypisu w przypadku przyznania gminie niŝszych od wnioskowanych środków na realizację projektu - Wn 228-X / Ma 223-X - przerachowanie rozliczeń środków z tyt. nie uznania części wydatków do finansowania ze środków pomocowych - Wn 800-X / 227-X - sprawozdanie jednostki z wykonania dochodów w części dotyczącej funduszy pomocowych spoza gminy - Wn 137-X / Ma X - odsetki z rachunku środków pomocowych - dochody Gminy - Wn X / Ma X - przypis odsetek z rachunku bankowego od środków gminy - Wn 800-X / Ma 222-X - sprawozdanie z realizacji dochodów własnych gminy

8 - Wn 223-X / Ma 800-X - sprawozdanie z wykonania wydatków budŝetowych w części dotyczącej ich finansowania ze środków własnych - Wn 228-X / Ma 800-X - sprawozdanie z wykonania wydatków budŝetowych w części dotyczącej ich finansowania ze środków pomocowych UE - Wn 228-X / Ma 137-X - zwrot niewykorzystanych środków gminnych z rachunku wydzielonego dla realizacji projektów ze środków funduszu - Wn X / Ma X - przypis ew. przychodów operacyjnych przy realizacji projektu - Wn 137-X / Ma X - wpływ w/w dochodów na wydzielony rachunek bankowy - Wn 227-X / Ma 228-X - przerachowanie przychodów z tyt. odsetek i innych przy realizacji projektu na finans. wydatków zgodnie z umową - Wn 227-X / Ma 240-X - zarachowanie w/w przychodów na dobro funduszu pomocowego celem przekazania ich dysponentowi funduszu - Wn 240-X / Ma 137-X - przekazanie w/w środków do dysponenta funduszu albo w sytuacji, kiedy otrzymane przy realizacji projektu określone przychody podlegają, zgodnie z przepisami lub umową, obowiązkowi odprowadzenia na rachunek bankowy dysponenta zewnętrznego ich przypis i przekazania (przelewy) środków ujmuje się na następujacych kontach księgowych: - Wn X / Ma 240-X - przychody przy realizacji projektu na rzecz funduszu - Wn 137-X/ Ma X - wpływ środków dot. w/w przychodów funduszu - Wn 240-X / Ma 137-X - zwrot uzyskanych w/w przychodów na rzecz funduszu 12. Przy realizacji wszystkich projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków funduszy pomocowych UE, o których mowa wyŝej w pkt. 6c, przyjmuje się następujące zasady ewidencji księgowej w tym zakresie, a mianowicie: a/ ewidencja księgowa w budŝecie gminy : Wn 223-U / Ma 133-X - zasilenie rachunku pomocniczego jednostki w BGK na wydatki dotyczące realizacji projektu ze środków własnych gminy Wn 228-U / Ma 268-X - wpływ środków z poŝyczki z budŝetu państwa na r-k jednostki w BGK na realizację projektu w ramach prefinansowania na podstawie kserokopii wyciągu bankowego (WB) z wydziału KU Wn 268-X / Ma 227-U - spłata poŝyczki udzielonej gminie na prefinansowanie na podstawie kserokopii wyciągu bankowego (WB) z wydziału KU Wn 227-U / Ma 907-X - sprawozdanie z jednostki o dochodach dot. ww. funduszu Wn 908-X / Ma 228-U - sprawozdanie z jednostki o wydatkach dot. ww. funduszu Wn 902-X / Ma 223-U - sprawozdanie jednostki o wydatkach z r-ku pomocniczego w BGK Wn 133-X / Ma 227-U - przekazanie innych dochodów dot. funduszu na rachunek gminy Wn 907-X / Ma 133-X - przekazanie w/w środków na rzecz funduszu wg umowy Wn 907-X / Ma 967-X - przeksięgowanie rocznych dochodów funduszy pomocowych Wn 967-X / Ma 908-X - przeksięgowanie rocznych wydatków funduszy pomocowych dodatkowo w zaleŝności od przyjętych zasad rozliczania wyników na funduszach pomocowych Wn 967-X / Ma przeksięgowanie roczne wyników na poszczególnych lub Wn 960 / Ma 967-X funduszach pomocowych b/ ewidencja księgowa w jednostce budŝetowej : - Wn X / Ma 223-X - wpływ środków z gminy na rachunek pomocniczy jednostki w BGK z przeznaczeniem na wydatki finansowane ze śr. własnych - Wn 138-X / Ma 228-X - wpływ środków z poŝyczki z budŝetu państwa na rachunek jednostki

9 w BGK na prefinansowanie wydatków ze środków pomocowych - Wn / Ma X - faktura dostawcy dotycząca realizacji projektu, - Wn X / Ma rozliczenie ww. zakupu w koszty bieŝące projektu, bez Vat do odliczenia ( inaczej dodatkowo Wn kwota VAT) - Wn 080-X / Ma rozliczenie ww. zakupu jako nakłady inwestycyjne zgodnie z przyjętym w umowie preliminarzem wydatków projektu - Wn X / Ma 138-X - zapłata dostawcy naleŝności z faktury, odpowiednio opisanej i zaakceptowanej do zapłaty z rachunku prefin.w BGK - Wn X / Ma X - zapłata zobowiązań z rachunku pomocniczego w BGK dot finansowania wydatków ze środków własnych gminy - Wn 810-X / Ma 800-X - zarachowanie ww. przekazania środków na inwestycje z ww. podziałem na źródła finansowania wydatku - Wn X / Ma inne konta rozrachunkowe - w zaleŝności od rodzaju ponoszonego wydatku (np. wynagrodzenia, koszty podróŝy słuŝbowych itd.) - Wn X / Ma X - otrzymane odsetki od środków na rachunku pomocniczym w BGK - Wn X / Ma X - przypis przychodów z tyt otrzymanych odsetek na r-ku pomocniczym - Wn X / Ma X - otrzymane środki z budŝetu państwa na rachunek pomocniczy w BGK - Wn X / Ma X - przypis otrzymanych środków z budŝetu państwa na r-k pomocniczy - Wn 222-X / Ma X - przekazanie dochodów z rachunku pomocniczego do budŝetu gminy - Wn 138-X / Ma X - wpływ środków z funduszu pomocowego na rachunek jednostki - Wn X / Ma X - przypis przychodów z tyt w/w wpływu środków fund.pomoc.ue - Wn 800-X / Ma 227-X - sprawozdanie z realizacji dochodów dot. funduszu pomocowego - Wn 800-X / Ma 222-X - sprawozdanie z realizacji dochodów gminy z r-ku pomocniczego - Wn 227-X / Ma 138-X - spłata poŝyczki GMR z rachunku bankowego jednostki w BGK - Wn 228-X / Ma 800-X - sprawozdanie z realizacji wydatków fin. ze śr.fund.pomocowego - Wn 223-X / Ma 800-X - sprawozdanie z realizacji wydatków z rachunku pomocniczego - Wn / Ma X - przychody operacyjne przy realiz. projektu dot. fund. pomocowego - Wn X / Ma X - przypis przychodów operacyjnych dot. funduszu pomocowego - Wn / Ma X - przychody finansowe przy realiz. projektu dot. fund. pomocowego - Wn X / Ma X - przypis przychodów finansowych dot. funduszu pomocowego - Wn 227-X / Ma przekazanie innych przychodów funduszu na rachunek gminy - Wn 223-X / Ma X - zwrot niewykorzystanych środków z BGK na rachunek gminy 13. Do realizacji wyodrębnionej ewidencji księgowej w zakresie projektów i zadań finansowanych lub współfinansowanych z krajowych środków pomocowych, tj z dotacji rozwojowych i innych środków pomocowych z budŝetu państwa lub z budŝetu samorządu wojewódzkiego, o których mowa wyŝej w pkt. 6a, przyjmuje się następujące ustalenia, a mianowicie: a/ ewidencja księgowa w budŝecie gminy : - Wn 223-U / Ma 133-X - przekazanie środków własnych na realizację projektu w części finansowanej w ramach budŝetu gminy - Wn 222-U / Ma 901-X - sprawozdania jednostki z wykonania dochodów budŝetu gminy łącznie z otrzymaną dotacją z budŝetu państwa lub innej jst na rachunek bankowy wyodrębniony przy jednostce - Wn 223-U / Ma 222-U - przerachowanie otrzymanych środków zewnętrznych (dotacji i innych) na wydatki w jednostce w celu realizacju projektu lub zadania - Wn 902-X / Ma 223-U - sprawozdanie jednostki z wykonania wydatków na realizację projektu łącznie z wydatkami finansowanymi z dotacji rozwojowych i z innych środków z budŝetu państwa lub innej jst na r-k bankowy jednostki

10 b/ ewidencja księgowa w jednostce budŝetowej : - Wn X / Ma 223-X - wpływ środków na wydatki dot. projektu w części do sfinansowania ze środków gminy (udział własny gminy) - Wn / Ma 223-X - wpływ środków na wydatki niekwalifikowalne projektu do sfinansowania w całości ze środków własnych gminy - Wn X / Ma X - wpływ środków pomocowych na wskazany przy jednostce Wn X / Ma X rachunek bankowy na realizację projektów w części dotycz. finansowania ze środków budŝetu państwa lub innej jst - Wn / Ma przerachowanie w/w otrzymanych przez jednostkę środków pomocowych z budŝetu państwa lub innej jst do rozliczenia z budŝetem gminy na podstawie sprawozdań o dochodach i wydatkach - Wn / Ma X - faktura dostawcy dotycząca realizacji projektu - Wn X / Ma rozliczenie ww. zakupu w koszty bieŝące projektu, bez Vat do odliczenia ( inaczej dodatkowo Wn kwota VAT) - Wn 080-X / Ma rozliczenie ww. zakupu jako nakłady inwestycyjne zgodnie z przyjętym w umowie preliminarzem wydatków projektu - Wn X / Ma X - zapłata dostawcy naleŝności z faktury, z podziałem wg źródeł finansowania wydatków ( - środki budŝetu gminy, i środki pomocowe), po odpowiednim opisaniu faktury - Wn 810-X / Ma 800-X - zarachowanie ww. przekazania środków na inwestycje z ww. podziałem na źródła finansowania wydatku - Wn X / Ma inne konta rozrachunkowe - w zaleŝności od rodzaju ponoszonego wydatku (np. wynagrodzenia, koszty podróŝy słuŝbowych itd.) - Wn X / Ma X - koszty finansowe przy realizacji projektu lub zadania - Wn X / Ma X - zapłata zobowiazań z tyt w/w kosztów finansowych - Wn X / Ma X - zarachowanie odsetek od środków na wydzielonym rachunku bankowym do wykorzystania dla potrzeb projektu - Wn X / Ma X - przypis ewentualnych przychodów operacyjnych przy realizacji projektu do wykorzystania na wydatki tego projektu - Wn X / Ma X - wpływ w/w dochodów (przychodów finansowych i pozostałych operacyjnych ) na wydzielony rachunek bankowy jednostki - Wn / Ma przerachowanie przychodów z tyt. odsetek i innych przy i Wn / Ma 223-X realizacji projektu na finans. wydatków zgodnie z umową z zachowaniem proporcji źródeł finansowania umowy - Wn 223-X / Ma X - zwrot gminie niewykorzystanych środków jej naleŝnych - Wn 800-X / Ma sprawozdanie z wykonania dochodów budŝetowych w części dotyczącej otrzymanych środków pomocowych z zewnątrz - Wn 800-X / Ma sprawozdanie z wykonania dochodów budŝetowych w części zrealizowanych inych dochodów budŝetowych przez jednostkę - Wn 223-X / Ma 800-X - sprawozdanie z wykonania wydatków budŝetowych na realizację projektów lub zadań finansowanych ze śr. własnych i pomocowych - Wn X / Ma X - odpis w br kwoty niewykorzystanych środków pomocowych i Wn / Ma 223-X podlegających zwrotowi do dysponenta tych środków - Wn X / Ma X - zwrot niewykorzystanych środków pomocowych do dysponenta - WN X / Ma X- odpis kwoty niewykorzystanych środków pomocowych z lat poprzednich (ubiegłych) do zwrotu do ich dysponenta - Wn X / Ma X - zwrot w/w niewykorzystanych środkow do dysponenta - Wn X / Ma 240-X - zarachowanie odsetek od środków na rachunku oraz innych przychodów naleŝnych dysponentowi śr. pomocowych wg umowy - Wn X / Ma X - wpływ w/w środków na wyodrębniony rachunek bankowy jednostki

11 - Wn 240-X / Ma X - przekazanie w/w przychodów na rachunek dysponenta 14. Natomiast do realizacji wyodrębnionej ewidencji księgowej w zakresie projektów finansowanych lub współfinansowanych z krajowych środków pomocowych, tj z dotacji rozwojowych i innych środków pomocowych z budŝetu państwa lub z budŝetu samorządu wojewódzkiego, o których mowa wyŝej w pkt. 6b, przyjmuje się następujące ustalenia, a mianowicie: a/ ewidencja księgowa w budŝecie gminy : - Wn 133-X / Ma 134-X - wpływ środków z kredytu bankowego, zaciągniętego przez Gminę - w razie potrzeby - na realizację projektu - Wn 133-X / Ma 260-X - wpływ środków z poŝyczki, zaciągniętej przez Gminę - w razie takiej potrzeby - na realizację projektu - Wn 223-U / Ma 133-X - przekazanie środków własnych ( w tym teŝ z kredytu i poŝyczki) na realizację projektu w części finansowanej w ramach budŝetu gminy - Wn 222-U / Ma 901-X - sprawozdania jednostki z wykonania dochodów budŝetu gminy łącznie z otrzymaną dotacją z budŝetu państwa lub innej jst na rachunek bankowy wyodrębniony przy jednostce - Wn 223-U / Ma 222-U - przerachowanie otrzymanych środków zewnętrznych (dotacji i innych) na wydatki w jednostce w celu realizacju projektu lub zadania - Wn 902-X / Ma 223-U - sprawozdanie jednostki z wykonania wydatków na realizację projektu łącznie z wydatkami finansowanymi z dotacji rozwojowych i z innych środków z budŝetu państwa lub innej jst na r-k bankowy jednostki - Wn 134-X / Ma 133-X - spłata przez gminę kredytu zaciągniętego na realizację projektu - Wn 260-X / Ma 133-X - spłata przez gminę poŝyczki zaciągniętej na realizację projektu b/ ewidencja księgowa w jednostce budŝetowej : - Wn X / Ma 223-X - wpływ środków na wydatki dot. projektu w części do sfinansowania ze środków gminy (udział własny gminy) - Wn / Ma 223-X - wpływ środków na wydatki niekwalifikowalne projektu do sfinansowania w całości ze środków własnych gminy - Wn X / Ma X - wpływ środków pomocowych na wskazany przy jednostce Wn X / Ma X rachunek bankowy na realizację projektów w części dotycz. finansowania ze środków budŝetu państwa lub innej jst - Wn / Ma przerachowanie w/w otrzymanych przez jednostkę środków pomocowych z budŝetu państwa lub innej jst do rozliczenia z budŝetem gminy na podstawie sprawozdań o dochodach i wydatkach - Wn / Ma X - faktura dostawcy dotycząca realizacji projektu - Wn X / Ma rozliczenie ww. zakupu w koszty bieŝące projektu, bez Vat do odliczenia ( inaczej dodatkowo Wn kwota VAT) - Wn 080-X / Ma rozliczenie ww. zakupu jako nakłady inwestycyjne zgodnie z przyjętym w umowie preliminarzem wydatków projektu - Wn X / Ma X - zapłata dostawcy naleŝności z faktury, z podziałem wg źródeł finansowania wydatków ( - środki budŝetu gminy, i środki pomocowe), po odpowiednim opisaniu faktury - Wn 810-X / Ma 800-X - zarachowanie ww. przekazania środków na inwestycje z ww. podziałem na źródła finansowania wydatku - Wn X / Ma inne konta rozrachunkowe - w zaleŝności od rodzaju ponoszonego wydatku (np. wynagrodzenia, koszty podróŝy słuŝbowych itd.) - Wn X / Ma X - koszty finansowe przy realizacji projektu lub zadania

12 - Wn X / Ma X - zapłata zobowiazań z tyt w/w kosztów finansowych - Wn X / Ma X - zarachowanie odsetek od środków na wydzielonym rachunku bankowym do wykorzystania dla potrzeb projektu - Wn X / Ma X - przypis ewentualnych przychodów operacyjnych przy realizacji projektu do wykorzystania na wydatki tego projektu - Wn X / Ma X - wpływ w/w dochodów (przychodów finansowych i pozostałych operacyjnych ) na wydzielony rachunek bankowy jednostki - Wn / Ma przerachowanie przychodów z tyt. odsetek i innych przy i Wn / Ma 223-X realizacji projektu na finans. wydatków zgodnie z umową z zachowaniem proporcji źródeł finansowania umowy - Wn 223-X / Ma X - zwrot gminie niewykorzystanych środków jej naleŝnych - Wn 800-X / Ma sprawozdanie z wykonania dochodów budŝetowych w części dotyczącej otrzymanych środków pomocowych z zewnątrz - Wn 800-X / Ma sprawozdanie z wykonania dochodów budŝetowych w części zrealizowanych inych dochodów budŝetowych przez jednostkę - Wn 223-X / Ma 800-X - sprawozdanie z wykonania wydatków budŝetowych na realizację projektów lub zadań finansowanych ze śr. własnych i pomocowych - Wn X / Ma X - odpis w br kwoty niewykorzystanych środków pomocowych i Wn / Ma 223-X podlegających zwrotowi do dysponenta tych środków - Wn X / Ma X - zwrot niewykorzystanych środków pomocowych do dysponenta - WN X / Ma X- odpis kwoty niewykorzystanych środków pomocowych z lat poprzednich (ubiegłych) do zwrotu do ich dysponenta - Wn X / Ma X - zwrot w/w niewykorzystanych środkow do dysponenta - Wn X / Ma 240-X - zarachowanie odsetek od środków na rachunku oraz innych przychodów naleŝnych dysponentowi śr. pomocowych wg umowy - Wn X / Ma X - wpływ w/w środków na wyodrębniony rachunek bankowy jednostki - Wn 240-X / Ma X - przekazanie w/w przychodów na rachunek dysponenta 15. Klasyfikacja budŝetowa dochodów i wydatków dotyczących realizowanych projektów, które są finansowane lub współfinansowane ze środków pomocowych UE oraz z dotacji z budŝetu państwa lub innej jednostki samorządu terytorialnego, winna być zgodna z przepisami aktualnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych - ze szczególnym uwzględnieniem poprawności ostatnich symboli ( 4-ej cyfry) paragrafów dochodów i wydatków. 16. W celu umoŝliwienia pełnej i prawidłowej kontroli oraz weryfikacji wszystkich dokumentów finansowo-księgowych, dotyczących projektów i zadań finansowanych lub współfinansowanych ze środków pomocowych UE, tj dla zapewnienia odpowiedniej tzw ścieŝki audytu, ustala się poniŝej ramowe zasady dotyczące obiegu i kontroli tych dokumentów (dowodów ) księgowych oraz prowadzenia stosownych ewidencji księgowych w tym zakresie, a mianowicie: a/ wykonawcami procesu przygotowania i realizacji poszczególnych zadań (czynności), wynikających z zawartych umów w sprawie realizacji projektów i zadań finansowanych lub współfinansowanych ze środków pomocowych UE, są - wyznaczeni do tego i odpowiednio przygotowani - pracownicy niŝej podanych komórek organizacyjnych jednostki, zgodnie z przydzielonymi im zakresami działalnia stanowisk pracy, w ramach zadań i obowiązków danej komórki organizacyjnej, określonych dla niej w ragulaminie organizacyjnym jednostki, tj: - pracownicy Wydziału Księgowości Urzędu - w zakresie prowadzenia wymaganej ewidencji księgowej, kontroli formalnej i rachunkowej dokumentów księgowych i ich przechowywania (archiwizacji), przygotowywania list płac (wypłaty wynagrodzeń) z tytułu umów o prace lub umów

13 zlecenia i o dzieło oraz dokonywania innych rozliczeń z tytułu wynagrodzeń, dotyczących projektu, a takŝe realizowania płatności wszelkich zobowiazań, wynikajacych z przekazanych do ewidencji księgowej dokumentów oraz współudział (poprzez dostarczanie danych z ewidencji ksiegowej) przy sporządzaniu - wymaganej przepisami lub zgodnie z umową sprawozdawczości finansowej z realizacji projektu lub zadania - pracownicy Wydziału BudŜetu i Podatków w zakresie ewidencji księgowej dochodów i wydatków dotyczących przedmiotowych projektów i zadań, zgodnie z obowiązującymi przepisami i ustaleniami w tym zakresie, a takŝe planowanie oraz kontrola i rozliczanie w razie potrzeby otrzymanych środków i dotacji oraz udziału własnego na realizację projektów - pracownicy innych komórek organizacyjnych jednostki, które prowadzą lub nadzorują realizację projektu lub zadania pod względem merytorycznym i są jednocześnie wyznaczonymi, w budŝecie miasta, dysponentami środków na wydatki przy ich realizacji w zakresie pozostałych spraw (zadań i czynności) koniecznych zgodnie z przepisami lub umową do prawidłowej realizacji, monitoringu oraz rozliczeń i sprawozdawczości z wykonania przedmiotowych projektów lub zadań, w tym takŝe sprawdzania dokumentów ksiegowych pod względem merytorycznych i zatwierdzania zobowiązań do zapłaty, gromadzenia i przechowywania (archiwizacji) pełnej dokumentacji i sprawozdawczości, dotyczącej realizacji projektów i zadań, za wyjątkiem jedynie dowodów księgowych przekazanych w orginale do ewidencji księgowej b/ do sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz ich przechowywania w zakresie realizowanych w jednostce przedmiotowych projektów i zadań z udziałem środków pomocowych, naleŝy stosować - odpowiednio - obowiązujące w Urzędzie Miejskim w Radomiu uregulowane we właściwych zarządzeniach Prezydenta Miasta postanowienia dotyczące zarówno obiegu i kontroli dokumentów księgowych, jak równieŝ systemu kontroli wewnętrznej oraz procedury postępowania w trakcie kontroli wewnętrznej i zewnętrznej i w zakresie kontroli finansowej, a takŝe szczegółowe ustalenia w przyjętej polityce rachunkowości z uwzględnieniem równieŝ postanowień z zawartych umów w tym zakresie; w szczególności naleŝy zapewnić: - udostępnienie kopii kaŝdej zawartej umowy o relizację projektu lub zadania po 1 egzemplarzu - dla Wydziału BudŜetu i Podatków oraz Wydziału Ksiegowości Urzędu niezwłocznie (max w ciągu 5 dni) po jej podpisaniu w celu wykonania przez te wydziały - ze swej strony - czynności przygotowawczych niezbędnych przed rozpoczęciem realizacji projektu lub zadania, w tym m.in. załoŝenie rachunku bankowego, wyodrebnienie ewidencji księgowej itd - dokonanie w razie potrzeby - stosownych zmian w budŝecie miasta i planie finansowym jednostki (zarówno po stronie wydatków jak i dochodów) w celu zapewnienia prawidłowej i terminowej zgodnie z umową oraz przepisami i zasadami - realizacji projektu lub zadania; inicjatorem wszczęcia takiej procedury zmieniającej budŝet powinna być komórka organizacyjna jednostki, będca (ustalona) dysponentem środków budŝetowych na wydatki w tym zakresie - jednoznaczne określenie osób odpowiedzialnych w jednostce (imiennie) za realizację projektu, w tym takŝe za sprawdzanie dokumentów księgowych, dotyczących realizowanych projektów i zadań, pod względem merytorycznym oraz zatwiedzania do zapłaty wynikających z nich zobowiązań - posiadanie aktualnego wykazu dokumentów (dokumentacji) projektu, tj powstających podczas zgłaszania oraz akceptacji samego wniosku o dofinansowanie jak i w trakcie realizacji projektu lub zadania wraz z podaniem w razie wystąpienie takiej potrzeby lub wymogu ich autorów (wystawców, sporządzających itp) oraz odbiorców - adresatów zewnętrznych i wewnętrznych

14 c/ wymóg prowadzenia odrębnej zgodnie z obowiązującymi przepisami i zawartymi umowami - ewidencji księgowej dla kaŝdego projektu lub zadania uwaŝa się za spełniony, jeŝeli: - w ewidencji księgowej jednostki wyodrębnione zostały - co najmniej - konta anlityczne, pozwalające na wyodrębnienie operacji księgowych związanych z określonym projektem lub zadaniem, co najmniej w zakresie poniesionych kosztów i uzyskanych przychodów w trakcie jego realizacji oraz w razie potrzeby równieŝ obrotu pienięŝnego na wydzielonym rachunku bankowym, a takŝe moŝliwe będzie wskazanie powiązanych z nimi rozrachunków i ich płatności (wydatków i dochodów) potwierdzonych stosownymi dokumentami obrotu bankowego lub kasowego - wyodrębniona ewidencja ksiegowa umoŝliwiać będzie zebranie i zestawienie danych finansowoksięgowych w zakresie kosztów i wydatków z podziałem dla kaŝdego projektu i zadania - wg źródeł ich finansowania, tj z wkładu własnego i poszczególnych pomocowych środkow obcych, niezbędnych dla celów informacyjnych, sprawozdawczych i rozliczeniowych d/ przechowywanie i archiwizacja dokumentów księgowych odbywa się zgodnie z obowiązujacymi jednostkę przepisami prawa w tym zakresie, z uwzględnieniem zarówno - określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt dla organów gmin i jednostek budzetowych - symboli, haseł kwalifikacyjnych i ich kwalifikacji archiwalnej, jak równieŝ szczegółowych postanowień z poszczególnych umów, zawartych w sprawie realizacji projektów lub zadań, finansowanych lub współfinansowanych ze środków pomocowych 17. PowyŜsze zasady prowadzenia wyodrębnionych ewidencji księgowych dla projektów lub zadań finasowanych lub współfinansowanych ze środków pomocowych, uwzględniają podstawowe potrzeby informacyjne związane ze sprawozdawczością w tym zakresie, przepisy powszechnie obowiązującego prawa o prowadzeniu rachunkowości w jednostkach sektora finansów publicznych, a takŝe techniczne moŝliwości posiadanych komputerowych systemów finansowo księgowych do prowadzenia ksiąg rachunkowych budŝetu gminy i jednostki budŝetowej. Ewentualne dalsze potrzeby informacyjne, dotyczące określonych danych przy realizacji projektów, powinny być zapewnione poprzez prowadzenie jedynie ewidencji pozabilansowej stosownie do potrzeb przez wydział merytoryczny. 18. Wyodrębnienie kont analitycznych dla poszczególnych projektów lub zadań, finasowanych lub współfinansowanych ze środków pomocowych (z budŝetu UE, z budŝetu państwa lub teŝ z budŝetu jednostki samorządu wojewódzkiego) w celu prowadzenia wyodrębnionej dla kaŝdego z nich ewidencji księgowej, zgodnie z postanowieniami zawartych umów w tym zakresie, nie wymaga wprowadzania w drodze / trybie zarządzenia - zmian lub uzupełnień w zakładowych planach kont dla budŝetu gminy i jednostki budŝetowej, podanych w załącznikach nr 1 i nr 2 do niniejszego zarządzenia, chyba Ŝe wystąpi konieczność dokonania zmian lub uzupełnień w zakresie kont syntetycznych i pośrednich dla grupowania określonych operacji nie przewidzianych w dotychczas obowiązujacych zakładowych planach kont. JednakŜe w aktach kaŝdego w/w projektu lub zadania powinna znajdować się pisemna informacja o sposobie wyodrębnienia środków, kosztów i wydatków oraz przychodów i dochodów w ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego w Radomiu, dotyczących tego projektu lub zadania. Informację sporządza się bezpośrednio (niezwłocznie) po zawarciu umowy wg ustalonych podanych poniŝej - wzorów : nr 1 dla projektów lub zadań realizowanych przy udziale funduszy pomocowych Unii Europejskiej. nr 2 dla projektów lub zadań, realizowanych przy udziale środków finansowych z budŝetu państwa, lub teŝ ze środków pochodzących z budŝetu jednostki samorządu wojewódzkiego Informację tę po sprawdzeniu prawidłowości ustaleń w niej zawartych - zatwierdza do stosowania w ewidencji księgowej budŝetu gminy i jednostki budŝetowej Skarbnik Miasta lub Główny Księgowy

15 Urzędu, działający w tym przypadku z upowaŝnienia Prezydenta Miasta Radomia. Informacja (Wzór nr 1) o sposobie wyodrębnienia środków oraz kosztów i przychodów w ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego w Radomiu, dotyczących projektu lub zadania realizowanego przy udziale funduszy pomocowych Unii Europejskiej. 1. Tytuł projektu lub zadania : Nr i data umowy o dofinansowanie : Pełna nazwa oraz inne istotne określenia dotyczące funduszu pomocowego: a/ fundusz :... b/ program :... c/ pozostałe oznaczenia : Wydział / Biuro Urzędu Miejskiego odpowiedzialny za realizację i rozliczenie projektu/zadania (tj merytoryczny w sprawie - dysponent środków w budŝecie gminy): Okres realizacji projektu lub zadania (od -do) : Nr wyodrębnionych - zgodnie z umową - rachunków bankowych dla środków na realizację projektu lub zadania w Banku Pekao SA II/O Radom :... oraz w banku : Wyodrębnione w zakładowym planie kont jednostki UMR konta księgowe do ewidencji: a/ środków pienięŝnych na rach. bankowych (137, 130, 138) : b/ rozlicz.dochodów dot. projektu lub zadania (227, 222) :... c/ rozlicz.wydatków dot. projektu lub zadania (228, 223) :... d/ rozrach. dot. projektu lub zadania (201, 221, 240, 300) : e/ kosztów dot. projektu lub zadania (400, 080, 751) : f/ inne konta wg potrzeb ( 750, 800, 810 itd ) : Wyodrębnione w zakładowym planie kont budŝetu (organu) GMR konta księgowe do ewidencji: a/ środków pienięŝnych na rach. bankowych (137, 133, 138) : b/ rozlicz.dochodów dot. projektu lub zadania (227, 222, 901, 907) : c/ rozlicz.wydatków dot. projektu lub zadania (228, 223, 902, 908) : d/ inne konta wg potrzeb ( 134, 140, 268, 967 itd ) : Klasyfikacja budŝetowa : dział... rozdział... dochodów... wydatków... Rodzaj zadania (własne, zlecone, gminy, powiatu):... Dodatkowa klasyfikacja wg potrzeb : Uwagi i adnotacje :... Radom, dnia. Otrzymują: Sporządził : BP... KU... 1 x Wydziały : KU, BP, PS

16 1 x Wydział merytoryczny wg pkt. 4 Zatwierdził:... (Wzór nr 2) Informacja o sposobie wyodrębnienia środków oraz kosztów i przychodów w ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego w Radomiu, dotyczących zadania / projektu, realizowanego przy udziale krajowych środków pomocowych, tj z dotacji rozwojowych lub innych środków z budŝetu Państwa albo teŝ ze środków budŝetu samorządu wojewódzkiego, zgodnie z zawartą odrębną w tej sprawie umową. 1. Tytuł zadania : Nr i data umowy o dofinansowanie : Pełna nazwa oraz inne istotne określenia dotyczące dysponenta środków : a/ nazwa organu / podmiotu dotującego :... b/ nazwa i adres podmiotu reprezentującego (strony umowy) : c/ inne (np. źródło środków) : Wydział / Biuro Urzędu Miejskiego odpowiedzialny za realizację i rozliczenie projektu/zadania (tj merytoryczny w sprawie - dysponent środków w budŝecie gminy): Okres realizacji projektu lub zadania (od -do) : Nr r-ków bankowych dla środków na realiz. zadania ( w banku): a/ r-k GMR na dotacje (środki)... b/ r-k UMR na wydatki / dochody Symbole (nr) kont księgowych w zakładowym planie kont budŝetu (organu) GMR do ewidencji : a/ środków pienięŝnych na rachunkach bankowych ( 133 ) :... b/ rozlicz. dochodów i wydatków dot. zadania (222, 223) :... c/ inne konta i oznaczenia wg potrzeb : Symbole (nr) kont księgowych w planie kont jednostki UMR do ewidencji: a/ środków pienięŝnych na rachunkach bankowych ( 130 ) :... b/ rozlicz. dochodów i wydatków dot. zadania (222, 223) :... c/ rozrachunków dotycz. zadania (201-10, 221, 240, 300) :... d/ kosztów i nakładów dot. zadania (400-7, 080-7) :... e/ inne konta i oznaczenia wg potrzeb : Klasyfikacja budŝet.: dział... rozdział... dochodów... wydatków... rodzaj zadania (własne, zlecone, gminy, powiatu) : Uwagi i adnotacje :... Radom, dnia :... Otrzymują: Sporządził : BP... KU... 1 x Wydziały : KU, BP, PS

17 1 x Wydział merytoryczny wg Zatwierdził :..