Projekt Współpraca dla innowacji współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Transkrypt

1

2

3

4

5 Projekt Współpraca dla innowacji współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Chełm, dn r. CIVIS/ /10/04 Chełmskie Stowarzyszenie Rozwoju Społeczno-Gospodarczego CIVIS ul. Powstańców Warszawy 3/ Chełm 413/POKL /10-00 Współpraca dla innowacji Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie Departament EFS Ul. Czechowska Lublin Opiekun projektu: Pani Katarzyna Pęcak Dotyczy pisma FS.V.PK.07650/990/5/10 W odpowiedzi na zawartą w piśmie FS.V.PK.07650/990/5/10 z dn. 12 sierpnia 2011 r. decyzję dotyczącą uznania za niekwalifikowalne wydatków pośrednich w wysokości 2550,46 PLN wykazaną w Załączniku nr 1 do Wniosku o płatność za okres r. do r. w ramach realizacji projektu Współpraca dla innowacji nr umowy 413/POKL /10-00 składamy odwołanie. IP uznała za niekwalifikowalne wynagrodzenie księgowej (umowa zlecenia, 20 godz./miesięcznie 3 x 800,00 zł = 2 400,00 zł) Chełmskie Stowarzyszenie Rozwoju Społeczno - Gospodarczego CIVIS jest organizacją, która nie prowadzi działalności gospodarczej i nie generuje zysków, z których mogą być wypłacane wynagrodzenia, a wszyscy pracownicy są jednocześnie pracownikami przypisanymi do konkretnych projektów. Nie jest więc możliwe konstruowanie umów, bez względu na ich formę (stosunek pracy czy cywilno-prawny), niezwiązanych z potrzebami realizowanych projektów. Księgowa zatrudniona jest nie tylko na potrzeby projektu, ale na potrzeby Stowarzyszenia, zgodnie z zapisem zawartym w umowie zlecenia (załączonej do skorygowanego wniosku o płatność nr 1 za okres ), który brzmi: Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania następujących czynności: obsługi księgowej Stowarzyszenia, w tym projektu Współpraca dla innowacji ( ). Zakres obowiązków księgowej wiąże się z poszczególnymi projektami realizowanymi przez Stowarzyszenie. Przedstawiona umowa wskazująca zakres obowiązków księgowej stanowi formę rozszerzenia obowiązków księgowej naszego Stowarzyszenia o przedmiotowy projekt. Praca księgowej nie byłaby możliwa bez dostępu do innych dokumentów Stowarzyszenia niezwiązanych z projektem Współpraca dla innowacji (chociażby wyciągu z konta głównego, na podstawie którego refunduje się koszty prowadzenia rachunku bankowego), czy też współpracy z innymi osobami prowadzącymi księgowość 1

6 Projekt Współpraca dla innowacji współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Stowarzyszenia. Jest to szczególnie ważne w momencie rozliczania się przed takimi instytucjami jak: Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Urząd Skarbowy, przy składaniu sprawozdań, bilansów, rachunków zysków i strat itp. Stowarzyszenie CIVIS zakupiło ze składek członkowskich na potrzeby prowadzonej działalności program księgowy Symfonia. Wszystkie operacje finansowe związane z działalnością organizacji wprowadzane są do ww. programu. Wersja programu jest jednostanowiskowa, program zainstalowany jest na komputerze znajdującym się na wyposażeniu Stowarzyszenia. Księgowe zaangażowane w działalność Stowarzyszenia wprowadzają stosowne operacje właśnie w ww. programie. Aby umożliwić im prawidłową pracę trzeba zapewnić im dostęp do całokształtu działań organizacji, w związku z tym praca księgowej łączy się nie tylko z projektem, ale całością działań Stowarzyszenia. Instytucja Pośrednicząca zakwestionowała zasadność i racjonalność poniesionych wydatków, udokumentowanych na podstawie faktury F/001212/11 poz. 1. oraz poz. 4. tj.: Poz. 1. Papier toaletowy ALFA a_8 16 op x 5,15 zł = 82,46 zł Poz. 4. płyn Domestos 5l 46,00 zł Wyżej wymienione produkty zostały zakupione na potrzeby Beneficjenta i nie odnoszą się do jednego okresu rozliczeniowego. Tego typu zakupy dokonywane są z wyprzedzeniem i uzupełniane w miarę potrzeb. Zakup większej ilości produktów jest bardziej ekonomiczny ze względu na korzystniejsze warunki zakupu oraz oszczędność czasu przeznaczonego na dokonywanie zakupów. Stowarzyszenie prowadzi swoją działalność na najwyższym poziomie. Na potrzeby realizacji projektu Współpraca dla innowacji zatrudnionych jest 9 osób 3 osoby na podstawie umowy o pracę oraz 6 osób w ramach umów cywilno prawnych. W związku z dużą rotacją osób w biurze, konieczna jest częsta dezynfekcja w celu zachowania odpowiedniego poziomu higieny pomieszczeń kuchennych i sanitarnych. Ponadto chcemy zaznaczyć, iż w okresie zakupiono łącznie 264 rolek papieru toaletowego (średnio: 1,49 rolki/dzień, a w przeliczeniu na osobę 0,16 rolki/dzień) oraz 6,5 litra płynu Domestos. Biorąc pod uwagę dotychczasowe doświadczenie Stowarzyszenia w realizacji projektów, nie do końca zrozumiałe jest dlaczego jedną toaletę można doposażyć w środki czystości i papier toaletowy a drugą nie. Wobec szeregu nieścisłości i braku jednoznacznej wykładni prosimy o wskazanie produktów, które można zakupić w ramach kosztów pośrednich oraz limitów, środków niezbędnych do zachowania odpowiedniej higieny, przypadających na jednego pracownika. Pomoże to w przyszłości uniknąć nieporozumień. W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o ponowne przeanalizowanie zasadności uznania za niekwalifikowalne zakwestionowanych wydatków w ramach kosztów pośrednich. Z poważaniem Prezes Zarządu 2

7

8

9 Projekt Współpraca dla innowacji współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Chełm, dn r. CIVIS/ /10/08 Chełmskie Stowarzyszenie Rozwoju Społeczno-Gospodarczego CIVIS ul. Powstańców Warszawy 3/ Chełm 413/POKL /10-00 Współpraca dla innowacji Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie Departament EFS Ul. Czechowska Lublin Opiekun projektu: Pani Katarzyna Pęcak Dotyczy pisma FS.V.PK.07650/990/6/10 W odniesieniu do zawartej w piśmie znak FS.V.PK.07650/990/5/10 z dn. 21 września 2011 r. decyzji podtrzymującej stanowisko zawarte w piśmie znak FS.V.PK.07650/89/7/10 z dnia 28 czerwca 2011 r. składamy odwołanie do niniejszego pisma. Beneficjent nie zgadza się ze stanowiskiem Instytucji Pośredniczącej odnośnie niekwalifikowalności wynagrodzenia księgowej Stowarzyszenia w wysokości odpowiadającej realizacji projektu Współpraca dla innowacji. Ze środków przeznaczonych na realizację projektu Stowarzyszenie wypłaca wynagrodzenie księgowej tylko w wysokości odnoszącej się do działań wykonanych w ramach obsługi księgowej ww. projektu. Stowarzyszenie zwraca się do Instytucji Pośredniczącej z prośbą o wskazanie możliwości wynagradzania księgowej Stowarzyszania za wykonaną pracę. Instytucja Pośrednicząca zakwestionowała zasadność i racjonalność poniesionych wydatków, dotyczących środków czystości, udokumentowanych na podstawie faktury F/001212/11 poz. 1. oraz poz. 4. tj.: Papier toaletowy ALFA a_8 16 op x 5,15 zł = 82,46 zł oraz płyn Domestos Projekt Współpraca dla innowacji jest realizowany przez Chełmskie Stowarzyszenie Rozwoju Społeczno-Gospodarczego CIVIS w Chełmie Biuro projektu: ul. Litewska 2, Chełm, Tel wpti@civis.org.pl 1

10 Projekt Współpraca dla innowacji współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 5l 46,00 zł. Beneficjent zgadza się z decyzją Instytucji Pośredniczącej odnośnie niekwalifikowalności wydatków poniesionych na zakup PNEUBEL 750 ml oraz Forlega 750 ml i do tych wydatków nie odnosił się w piśmie znak CIVIS/ /10/04. Zakwestionował natomiast zasadność niekwalifikowania wydatków na ww. papier toaletowy i płyn Domestos. Beneficjent nie zgadza się z decyzją Instytucji Pośredniczącej, gdyż zgodnie z dołączonym do wniosku o płatność wyjaśnieniem, zakupione środki służą do utrzymania czystości pomieszczeń i dezynfekcji, co zostało wyjaśnione w piśmie znak CIVIS/ /10/04. Zakwestionowane zakupy zostały przeprowadzone w sposób racjonalny i efektywny tj. nie są zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych oraz spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami. Jednocześnie pragniemy zauważyć, że rozeznanie rynku obowiązuje przy zakupach usług lub towarów o wartości powyżej 20 tyś zł netto, a zakupy środków czystości nie przekraczają wartości wskazanej w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Jednakże starając się efektywnie gospodarować finansami dokonujemy zakupu większej ilości środków czystości, co pozwala uzyskać korzystniejsze ceny oraz zaoszczędzić czas potrzebny na zakupy. Wydatki uznane za niekwalifikowalne nie mają bezpośredniego związku z celami projektu. Jednak zapewniając standardy utrzymania czystości pomieszczeń pracy w sposób pośredni przyczyniają się do realizacji celów projektu. Stowarzyszenie zwraca się ponownie do Instytucji Pośredniczącej o wskazanie wykładni zawierającej dokładny opis produktów, które można zakupić w ramach kosztów pośrednich oraz limitów środków niezbędnych do zachowania odpowiedniej higieny przypadających na jednego pracownika. W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o ponowne przeanalizowanie zasadności uznania za niekwalifikowalne zakwestionowanych wydatków w ramach kosztów pośrednich. Z poważaniem Prezes Zarządu Projekt Współpraca dla innowacji jest realizowany przez Chełmskie Stowarzyszenie Rozwoju Społeczno-Gospodarczego CIVIS w Chełmie Biuro projektu: ul. Litewska 2, Chełm, Tel wpti@civis.org.pl 2