Korekta sprawozdania z realizacji Działania w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Transkrypt

1 Korekta sprawozdania z realizacji Działania w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki I. INFORMACJE OGÓLNE 1. Rodzaj sprawozdania A. Sprawozdanie okresowe X B. Sprawozdanie roczne C. Sprawozdanie końcowe 2. Okres sprawozdawczy I półrocze 2009 roku 3. Numer Priorytetu VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich 4. Numer Działania 6.1. Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie 5. Nazwa instytucji, do której składane jest Urząd Marszałkowski Województwa sprawozdanie Mazowieckiego 6. Nazwa instytucji składającej sprawozdanie Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie Dane osoby sporządzającej sprawozdanie: Osoba, z którą należy się kontaktować w przypadku pytań lub wątpliwości, w części rzeczowej w części finansowej co do treści sprawozdania. 7. Katarzyna Katarzyna Imię i nazwisko Chrzanowska Chrzanowska Nr telefonu (22) (22) Adres poczty elektronicznej k.chrzanowska@wup.mazowsze.pl k.chrzanowska@wup.mazowsze.pl II. PRZEBIEG REALIZACJI DZIAŁANIA 1.A. Opis przebiegu realizacji Działania w okresie objętym sprawozdaniem wraz z analizą postępów INFORMACJE OGÓLNE W analizowanym okresie sprawozdawczym w ramach Działania 6.1 realizowane były projekty, którym przyznano dofinansowanie w ramach konkursów ogłoszonych w latach (Poddziałanie i 6.1.2) oraz w latach (Poddziałanie 6.1.3). W ramach Poddziałania od początku realizacji Działania zawarto 51 umów o dofinansowanie projektów, w tym 1 umowę w analizowanym okresie sprawozdawczym. 2 umowy rozwiązano. Łącznie od początku realizacji Działania do końca okresu sprawozdawczego zgodnie z harmonogramem działań prowadzono 49 projektów o łącznej wartości ,45 zł, z czego ,45 zł stanowiło dofinansowanie UE. Na ich wykonanie WUP w Warszawie przekazał łącznie ,04 zł (dane pochodzące z Wydziału Księgowości WUP), z czego we wnioskach o płatność rozliczono ,67 zł (w tym ,35 zł rozliczono w analizowanym okresie sprawozdawczym). W ramach Poddziałania od początku realizacji Działania zawarto 35 umów o dofinansowanie projektów na łączną kwotę ,62 zł, z czego dofinansowanie unijne wynosiło ,83 zł. Ponadto została zawarta 1 umowa na realizację projektu systemowego WUP Komputer przyj@zny urzędnikowi na kwotę ,00 zł (dofinansowanie ,00 zł). Instytucją Wdrażąjącą ww. projektu jest Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego. Do końca okresu sprawozdawczego WUP na realizację projektów (bez uwzględniania projektu systemowego) w ramach przekazał ,63 zł (kwota ta stanowi dofinansowanie UE) z czego we wnioskach o płatność rozliczono ,02 zł (w tym ,05 zł stanowiło dofinansowanie, a ,97 zł wkład własny beneficjentów). W analizowanym 1

2 okresie sprawozdawczym rozliczono ,71 zł dofinansowania. Natomiast w ramach Poddziałania w analizowanym okresie sprawozdawczym podpisano 39 aneksów do umów zawartych w roku ubiegłym pomiędzy WUP w Warszawie a 38 Powiatowymi Urzędami Pracy na Mazowszu i Miastem Płock. W ramach aneksów przyznano beneficjentom dodatkowe środki na kontynuację projektów w roku bieżącym. Ich łączna wartość tj. wartość od początku ralizacji Poddziałania wynosi ,88 zł. Do końca okresu sprawozdawczego we wnioskach o płatność beneficjenci rozliczyli ,53 zł z otrzymanego dofinansowania projektów, w tym w analizowanym okresie sprawozdawczym ,68 zł. Porównując powyżej przedstawione dane do prognozy finansowej zawartej w sprawozdaniu za miniony okres sprawozdawczy należy zauważyć, że w przypadku Poddziałania i (wartości prognozowanych wydatków rozliczonych w zatwierdzonych przez IP2 wnioskach o płatność wynosiła odpowiednio ,47 zł i ,30 zł) wartość rzeczywiście rozliczonych we wnioskach o płatność wydatków przekracza wartość prognozowaną. Natomiast w przypadku Poddziałania występuje niższy niż prognozowano poziom rozliczenia wydatków, (prognoza ,92 zł), jednakże różnica między nimi nie przekracza 25% wartości prognozy. W analizowanym okresie sprawozdawczym, podobnie jak w okresach wcześniejszych, Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie prowadził działania mające na celu realizację zasady komplementarności. W tym celu dokładnie monitorowano strukturę finansowania realizowanych w ramach Działania 6.1 projektów. Pod kątem źródeł finansowania sprawdzane były wnioski beneficjentów o płatność składane do WUP w Warszawie. Prowadzono również działania kontrolne i działania związane ze sporządzaniem poświadczeń i deklaracji wydatków, podczas których weryfikowano poprawną strukturę angażowanych środków wspólnotowych oraz wkładu własnego w realizację projektu. Ewaluacja w ramach Działania 6.1 zgodnie z Porozumieniem w sprawie dofinansowania Działania 6.1 Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie w ramach Priorytetu VI Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 14 sierpnia 2007 r. nie należy do zadań realizowanych przez IP II. Wojewódzki Urząd Pracy nie ma uprawnień do ralizacji tego typu przedsięwzięć. Należą one do zadań IP. W analizowanym okresie sprawozdawczym w ramach Podziałania ogłoszony został konkurs otwarty nr 2/6.1.1/2009. Przeznaczona na konkurs alokcja wynosiła ,00 zł. Wnioski o dofinansowanie projektów przyjmowane były od 16 kwietnia br. Natomiast 4 maja br. konkurs został zawieszony ze względu na przekroczenie przez wartość wnioskowanego dofinansowania 120 % wartości alokacji. W odpowiedzi na konkurs do 4 maja br. wpłynęło 245 wniosków o dofinansowanie projektów na łączną kwotę ,78 zł, z czego 8 zostało wycofanych na wniosek beneficjentów. Ilość złożonych wniosków świadczy o dużym zainteresowaniu ze strony projektodawców. Złożone wnioski poddane zostały ocenie formalnej, w wyniku której do oceny merytorycznej przekazanych zostało 225 wniosków (łączna kwota ,26 zł), natomiast 10 wniosków zostało odrzuconych. Na podstawie Zarządzenia nr 23/09 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie z 15 maja 2009 r. została powołana Komisja Oceny Projektów (KOP). Dokona ona oceny merytorycznej złożonych wniosków, które pozytywnie przeszły ocenę formalną. Prace KOP rozpoczęły się 28 maja br. i były kontynuowane do końca analizowanego okresu sprawozdawczego. W ramach Poddziałania lutego br. Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie ogłosił konkurs zamknięty nr 1/6.1.2/2009., na który przeznaczono środki finansowe w wysokości ,00 zł. Wnioski o dofinansowanie projektów przyjmowane były do 27 marca br. W odpowiedzi na konkurs wpłynęło 29 wniosków na łączną kwotę ,18 zł (w tym dofinansowanie ,01 zł). Ilość złożonych wniosków świadczy o dużym zainteresowaniu ze strony beneficjentów, biorąc pod uwagę fakt, że zgodnie z zapisami SzOP w ramach Poddziałania podmiotów w woj. mazowieckim uprawnionych jest do składania wniosków. Wszystkie złożone wnioski o dofinansowanie pozytywnie przeszły ocenę formalną i przekazane zostały do oceny merytorycznej. 20 kwietnia rozpoczęła pracę Komisja Oceny Projektów powołana Zarządzeniem nr 16/09 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie z dnia 31 marca br. Prace KOP zakończyły się 30 kwietnia br. W ich wyniku 28 wniosków zostało rekomendowanych do dofinansowania (łączna wartość ,18 zł, kwota dofinansowania ,00 zł). 1 wniosek został przekazany do negocjacji. 1 wniosek otrzymał ocenę negatywną. 2 czerwca br. Zarząd Województwa Mazowieckiego Uchwałą nr 1385/247/09 2

3 zatwierdził listę rankingową przedmiotowego konkursu (z 27 wnioskami). Natomiast w lipcu br. zostaną zawarte umowy z beneficjentami Poddziałania W ramach Poddziałania lutego br. Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie ogłosił nabór wniosków o dofinansowanie projektów. Nabór trwał do 2 marca br. Alokacja przeznaczona na nabór wynosiła ,00 zł (w tym dofinansowanie ,90 zł). W odpowiedzi na nabór wpłynęło 39 wniosków. Od marca do końca kwietnia złożone wnioski oceniane były pod względem formalnym i merytorycznym. Natomiast 11 maja br. podpisano aneksy do umów ramowych z roku Łączna wartość podpisanych aneksów wynosi ,82 zł, z czego dofinansowanie stanowi ,58 zł, natomiast pozostałe ,24 zł będą pochodziły ze środków Funduszu Pracy pozostających w dyspozycji Powiatowych Urzędów Pracy. PROJEKTY SYSTEMOWE Zgodnie z Planem Działania dla Priorytetu VI na rok 2009 Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie w roku bieżącym realizował będzie 3 projekty w trybie systemowym, w tym 1 w ramach Poddziałania oraz 2 z Poddziałania W ramach Poddziałania Zarząd Województwa Mazowieckiego w dniu 30 czerwca br. uchwałą nr 1624/256/09 zatwierdził do realizacji projekt Mazowieckie Obserwatorium Rynku Pracy. Całkowita wartość projektu wynosi: ,60 zł. Okres jego realizacji r. W okresie objętym sprawozdaniem w ramach ww. projektu nie prowadzono działań, które wymagałyby stosowania ustawy Prawa zamówień publicznych. Dotychczas zrealizowanym przedsięwzięciem było oddelegowanie do pracy w projekcie 3 pracowników (wynagrodzenie wraz z nagrodami zostanie zrefundowane po wpływie środków finansowych na konto projektu w kolejnym okresie sprawozdawczym) oraz powołanie Rady Programowej (do chwili obecnej odbyły się 3 spotkania). W dniu 30 czerwca br. Zarząd Województwa Mazowieckiego uchwałą nr 1623/256/09 zatwierdził w ramach Poddziałania do realizacji wniosek o dofinansowanie projektu systemowego Studia podyplomowe dla pracowników publicznych służb zatrudnienia złożony przez Filię Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Ostrołęce. Całkowita wartość projektu wynosi: ,00 PLN. Zgodnie z zapisami Planu działania na 2009 r. okres realizacji projektu był przewidziany od r. do r., jednakże do 30 czerwca br. nie rozpoczęto merytorycznej realizacji projektu. Jego realizacja rozpocznie się od 1 lipca 2009 r, natomiast okres realizacji zostanie wydłużony. Ponadto w ramach Poddziałania Zarząd Województwa Mazowieckiego w dniu 2 czerwca br. uchwałą nr 1386/247/09 zatwierdził do realizacji wniosek o dofinansowanie projektu systemowego Komputer przyj@zny urzędnikowi złożony przez Filię Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Płocku. Całkowita wartość projektu: ,00 PLN, w tym wkład własny ,00 PLN. Okres realizacji projektu r. Procent rozliczenia kwoty dofinansowania i wkładu własnego na koniec okresu sprawozdawczego wynosi - 0,42%. W okresie objętym sprawozdaniem w ramach ww. projektu wykonano następujące zadania: przeprowadzono szacunek planowanych wydatków, złożono wnioski o wszczęcie zamówienia publicznego na zakup usług oraz towarów, sporządzono Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia na realizację usługi szkoleń komputerowych oraz przygotowano wzory umów na: przygotowanie i przeprowadzenie usługi hotelarskiej i gastronomicznej oraz wynajmu sal konferencyjnych na potrzeby realizacji szkolenia, zakup materiałów biurowych, zakup materiałów promocyjnych, zakup usługi przewozu uczestników projektu, przygotowanie i przeprowadzenie usługi szkoleniowej z interpretacji Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (z wybranymi Wykonawcami zostały zawarte umowy). Na przygotowanie i przeprowadzenie usługi szkoleniowej szkolenia komputerowe - ogłoszono przetarg nieograniczony w wyniku którego z najkorzystniejszym oferentem podpisano umowę. Ponadto na zakup sprzętu komputerowego postępowanie unieważniono bowiem każda ze złożonych ofert przekraczała kwotę przeznaczoną na realizację zamówienia. W dniu 26 maja br. złożono do Zespołu ds. Zamówień Publicznych kolejny wniosek na zakup ww. sprzętu. Termin składania ofert mija 14 lipca br. Dotychczas zrealizowanymi przedsięwzięciami były działania związane z informacją i promocją projektu, rozpoczęcie naboru i przeprowadzenie rekrutacji uczestniczek i uczestników, przeprowadzenie w dniach br. szkolenia modułowego (szkolenie realizowano w trzech grupach szkoleniowych po 13 osób każda. Łącznie przeszkolono 39 osób.) oraz przeprowadzenie dwóch egzaminów w ramach przewidzianego modułu (egzaminy zostały zaliczone pozytywnie w 100%). 3

4 W ramach Poddziałania oraz w analizowanym okresie sprawozdawczym udzielana była pomoc publiczna. W ramach Poddziałania udzielono ,09 zł pomocy publicznej stowarzyszeniu, w związku z czym kwota ta nie została wykazana w pkt. 2.1 przedmiotowego sprawozdania. Natomiast w przypadku Poddziałania była udzielana pomoc de minimis. Udzielono ,00 zł pomocy de minimis przedsiębiorstwu średniemu, oraz ,00 zł mikro i małym przedsiębiorstwom (dotyczy w szczególności środków na rozpoczęcie działalności gospodarczej). 1.B. Opis postępu w realizacji działań, o których mowa w art. 10 Rozporządzenia (WE) 1081/ nie dotyczy 1.B.1 Monitorowanie projektów innowacyjnych i ponadnarodowych określa załącznik nr Opis istotnych problemów we wdrażaniu Działania wraz z informacją o podjętych lub planowanych do podjęcia środkach zaradczych W analizowanym okresie sprawozdawczym istotnym problemem we wdrażaniu Działania 6.1 był brak jednoznacznych zapisów w Zasadach finansowania dotyczących projektów systemowych Powiatowych Urzędów Pracy. Potrzeba doprecyzowania przedmiotowego dokumentu w tym zakresie została zgłoszona przez pracownika WUP uczestniczącego w pracach Grupy Roboczej ds. Zatrudnienia. Poza tym w okresie objętym sprawozdaniem wystąpiły problemy techniczne związane z wprowadzaniem stwierdzonych dotychczas nieprawidłowości oraz korekt finansowych w projektach do Rejestru obciążeń na projekcie w Krajowym Systemie Informatycznym SIMIK Dopiero w czerwcu pracownicy WUP w Warszawie uzyskali uprawnienia do wprowadzania przedmiotowych danych do KSI. W czerwcu ukazała się również obowiązująca zaktualizowana Instrukcja Użytkownika KSI, która nie wyjaśniała w precyzyjny sposób rejestracji obciążeń dot. wkładu własnego. Informacje o przedmiotowych problemach były na bieżąco przekazywane do Instytucji Zarządzającej za pośrednictwem Administratora Merytorycznego KSI SIMIK w IP2. 2.A Opis problemów związanych ze stosowaniem ustawy Prawo zamówień publicznych (jeśli dotyczy) W okresie objętym sprawozdaniem nie wystąpiły problemy związane ze stosowaniem ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. Wskaźniki realizacji Działania 3.1. Osiągnięte wartości wskaźników określa załącznik nr Analiza stopnia osiągnięcia zakładanych wartości wskaźników w okresie objętym sprawozdaniem Zgodnie z danymi przekazanymi przez Beneficjentów do IP2 w analizowanym okresie sprawozdawczym w realizowanych w ramach Działania 6.1 projektach rozpoczęło udział osób (3.984 kobiet i mężczyzn), w tym: osób bezrobotnych (3.238 kobiet i mężczyzn), 645 osób nieaktywnych zawodowo (395 kobiet i 250 mężczyzn) oraz 432 osób zatrudnionych (351 kobiet i 81 mężczyzn). Natomiast od początku realizacji Działania 6.1 było to osób ( kobiet i mężczyzn). W bieżącym okresie sprawozdawczym osób (4.174 kobiet i mężczyzn) zakończyło udział w projektach, co stanowi 33,04% ogółu osób rozpoczynających(mp), a 164 osoby (88 kobiet i 76 mężczyzn) tj. 0,80% przerwały swój udział. Na koniec okresu objętego sprawozdaniem zgodnie z otrzymanymi danymi sprawozdawczymi udział w projektach kontynuowało osób (3.993 kobiety i mężczyzn). Natomiast od początku realizacji Działania 6.1 udział w projektach zakończyło osoby, w tym kobiet i mężczyzn. Dokonując analizy Załącznika nr 2 do Sprawozdania z realizacji Działania - Osiągnięte wartości wskaźników można stwierdzić, że stopień realizacji zakładanych wartości docelowych (2013) wskaźników produktu kształtuje 1 Dotyczy sprawozdań rocznych i sprawozdania końcowego 2 Dotyczy sprawozdań rocznych i sprawozdania końcowego 4

5 się następująco: - Liczba osób, które zakończyły udział w projektach realizowanych w ramach Działania- stopień realizacji wskaźnika wyniósł 23,30%: w tym liczba osób w wieku lata stopień realizacji wskaźnika wyniósł 30,81%; tj osób (2807 kobiet i 2064 mężczyzn); w tym liczba osób w wieku lata zamieszkujących obszary wiejskie stopień realizacji wskaźnika wyniósł 63,72%; tj osób (1639 kobiet i 1178 mężczyzn); w tym liczba osób niepełnosprawnych stopień realizacji wskaźnika wyniósł 11,28%; tj. 179 osób (96 kobiet i 83 mężczyzn); w tym liczba osób długotrwale bezrobotnych stopień realizacji wskaźnika wyniósł 76,77%; tj osób (2779 kobiet i 1729 mężczyzn); w tym liczba osób z terenów wiejskich stopień realizacji wskaźnika wyniósł 62,79 %; tj osób (3329 kobiet i 2719 mężczyzn); w tym liczba osób w wieku lata stopień realizacji wskaźnika wyniósł 10,58%; tj osób (536 kobiet i 579 mężczyzn); w tym liczba osób, które zostały objęte Indywidualnym Planem Działania stopień realizacji wskaźnika wyniósł 11,96%; tj osób (1081 kobiet i 1021 mężczyzn); - Liczba osób, które zakończyły udział w projektach realizowanych w ramach Działania w tym liczba osób znajdujących się w szczególnie trudnej sytuacji na rynku pracy wynosi: 43,05% zakładanego wskaźnika. W związku z tym, że w sprawozdaniu z realizacji Działania 6.1 za 2008 rok ww. wskaźnik nie był monitorowany w bieżącym okresie sparwozdawczym jego wartość Mr i Mp została zrównana. - Liczba kluczowych pracowników PSZ, którzy zakończyli udział w szkoleniach realizowanych w systemie pozaszkolnym, istotnych z punktu widzenia regionalnego rynku pracy - stopień realizacji wskaźnika wyniósł na koniec okresu sprawozdawczego 31,67%. - Liczba osób bezrobotnych, które otrzymały wsparcie w ramach projektu w okresie pierwszych 100 dni od dnia zarejestrowania w urzędzie pracy w grupie osób młodych (15-24 lata), dla którego nie określono wartości docelowej, który wyniósł osób (1728 kobiet i 1151 mężczyzn); - Liczba osób, które uzyskały środki na podjęcie działalności gospodarczej stopień realizacji wskaźnika wyniósł 40,93 % (tj osoby: 806 kobiet i 1666 mężczyzn). Przedmiotowego wsparcia udzielono: 466 osobom w wieku lata (142 kobietom i 324 mężczyznom) stopień realizacji wskaźnika 35,76%; 1749 osobom w szczególnie trudnej sytuacji na rynku pracy - stopień realizacji wskaźnika 92,69 %; 4 niepełnosprawnym (1 kobiecie i 3 mężczyznom) - stopień realizacji wskaźnika 3,05%; 922 długotrwale bezrobotnym (318 kobietom i 604 mężczyznom) - stopień realizacji wskaźnika 190,50% ; 1142 osobom z terenów wiejskich (308 kobietom i 834 mężczyznom) stopień realizacji wskaźnika - 144,01%; 159 w wieku lata (47 kobietom i 112 mężczyznom) - stopień realizacji wskaźnika 26,19% - Liczba utworzonych miejsc pracy w ramach udzielonych z EFS środków na podjęcie działalności gospodarczej, którego wartość w bieżącym okresie sprawozdawczym wyniosła 2476 osób; w tym 467 osobom w wieku lata; 4 niepełnosprawnym; 922 długotrwale bezrobotnym; 1146 osobom z terenów wiejskich; 160 w wieku lata. Jednocześnie należy podkreślić, że z dniem 1 czerwca br. uległ zmianie Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , w którym zaktualizowano wartości wskaźników produktu dla działań realizowanych w ramach PO KL. W związku z powyższym stopień osiągnięcia wartości wskaźnika wyrażony w % będzie wyższy. Na podstawie danych uzyskanych z Krajowego systemu Informatycznego SIMIK wg. stanu na koniec bieżącego okresu sprawozdawczego wydatki uznane za kwalifikowane w zatwierdzonych wnioskach o płatność wyniosły: - dla Poddziałania ,49 zł (wartość ogółem). W ramach tej kwoty zrealizowano wsparcie dla beneficjentów ostatecznych (1.369 kobiet i 853 mężczyzn). Łączny koszty przypadający na 1 uczestnika projektu wyniósł: 4.648,62 zł (w tym łącznie na uczestniczki ,15 zł i ,34 zł na uczestników). Przy czym wartość podpisanych umów wyniosła ,45 zł (wartość ogółem); - dla Poddziałania ,02 zł (wartość ogółem). W ramach tej kwoty zrealizowano wsparcie dla 707 osób (585 kobiet i 122 mężczyzn). Łączny koszty przypadający na 1 uczestnika projektu wyniósł: 6.236,31 zł (w tym łącznie na uczestniczki ,88 zł i ,14 zł na uczestników). Przy czym wartość podpisanych 5

6 umów wyniosła ,62 zł (wartość ogółem). - dla Poddziałania ,12 zł (wartość ogółem). W ramach tej kwoty zrealizowano wsparcie dla osób ( kobiet i mężczyzn). Łączny koszty przypadający na 1 uczestnika projektu wyniósł: 5.257,60 zł (w tym łącznie na uczestniczki ,45 zł i ,67 zł na uczestników). Przy czym wartość podpisanych umów wyniosła ,58 zł (wartość ogółem). W związku z powyższym można stwierdzić, że projekty realizowane przez beneficjentów Działania 6.1 w województwie mazowieckim realizowane są w sposób gospodarny i efektywny Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia Przepływ uczestników projektów realizowanych w ramach Działania określa załącznik nr 3 (nie dotyczy projektów badawczych i promocyjno-informacyjnych) Określenie statusu na rynku pracy osób, które rozpoczęły udział w projektach realizowanych w ramach Działania określa załącznik nr 4 (nie dotyczy projektów badawczych i promocyjnoinformacyjnych) Osoby, które rozpoczęły udział w projektach realizowanych w ramach Działania, znajdujący się w dwóch grupach wiekowych i lata określa załącznik nr 5 (nie dotyczy projektów badawczych i promocyjno-informacyjnych) Osoby, które rozpoczęły udział w projektach realizowanych w ramach Działania ze względu na wykształcenie określa załącznik nr 6 (nie dotyczy projektów badawczych i promocyjnoinformacyjnych) Przedsiębiorstwa, które przystąpiły do udziału w projektach realizowanych w ramach Działania określa załącznik nr 7 (nie dotyczy projektów badawczych i promocyjno-informacyjnych) III. POSTĘP FINANSOWY DZIAŁANIA 1. Stan realizacji projektów w ramach Działania (w PLN) określa załącznik nr 8 2. Informacje o zaliczkach przekazanych na rzecz beneficjentów (w PLN) określa załącznik nr 9 3. Informacja nt. odsetek narosłych od środków zgromadzonych na realizację Działania (w PLN) określa załącznik nr Zestawienie prognozowanych wartości wniosków o płatność, które zostaną zatwierdzone przez IP2 w czterech kolejnych kwartałach w podziale na źródła finansowania projektów (w PLN) określa załącznik nr 11 IV. INFORMACJA O PRZEPROWADZONYCH W RAMACH DZIAŁANIA KONTROLACH, AUDYTACH ZEWNĘTRZNYCH ORAZ ICH WYNIKACH 1. Informacja o czynnościach podjętych w ramach kontroli realizacji projektów w ramach Działania Roczny Plan Kontroli na 2009 rok zakładał przeprowadzenie w I półroczu 2009 r. łącznie 42 kontroli, co stanowi 67 % ogółu kontroli zaplanowanych w br., w tym: wykonanie 35 kontroli projektów konkursowych w ramach Poddziałania i Poddziałania oraz 7 kontroli projektów systemowych realizowanych w ramach Poddziałania W analizowanym okresie sprawozdawczym. Zespół ds. Kontroli Wydziału Wdrażania EFS przeprowadził ogółem 58 kontroli, w tym: 35 kontroli planowych, 14 kontroli na zakończenie realizacji projektu, 2 kontrole doraźne, 7 wizyt monitoringowych. W I półroczu 2009 r. Zespół ds. Kontroli Wydziału Wdrażania EFS przeprowadził 9 kontroli projektów systemowych (6.1.3), wytypowanych w pierwszej kolejności w zaakceptowanej przez IP analizie ryzyka sporządzonej w 2008 r. W tym zakresie założenia Rocznego Planu Kontroli na I półrocze 2009 r. wykonane zostały w 100%. Przeprowadzono 7 kontroli planowych, 1 wizytę monitoringową i 1 kontrolę doraźną. Kontrole odbywały się w biurach projektów oraz w miejscach realizacji projektów (wizyta monitoringowa - w miejscu 6

7 realizowanych szkoleń). Pozostałe projekty realizowane przez Powiatowe Urzędy Pracy będą kontrolowane sukcesywnie w II półroczu 2009 r. i w kolejnych latach. Ponadto ogółem na dzień r. przeprowadzono 49 kontroli projektów konkursowych (6.1.1 i 6.1.2), w tym 29 kontroli planowych, 13 kontroli na zakończenie realizacji projektów, 6 wizyt monitoringowych oraz 1 kontrolę doraźną. Dobór próby projektów konkursowych do kontroli odbywał się na podstawie analizy ryzyka z dnia r., sporządzonej na potrzeby Zespołu ds. Kontroli, która zakładała powstanie trzech grup ryzyka: Grupa ryzyka I zakwalifikowano do niej 5 projektów, Grupa ryzyka II zakwalifikowano do niej 59 projektów, Grupa ryzyka III zakwalifikowano do niej 17 projektów. W analizowanym okresie wykonanie zakładanego planu przedstawia się następująco: Grupa ryzyka I przeprowadzono kontrolę 1 projektu, co stanowi 20% zaplanowanych kontroli w tej grupie; Grupa ryzyka II przeprowadzono kontrole 33 projektów; co stanowi 56% zaplanowanych kontroli w tej grupie; Grupa ryzyka III przeprowadzono kontrolę 9 projektów, co stanowi 53% zaplanowanych kontroli w tej grupie. W pierwszej kolejności kontrolowane były projekty, których realizacja kończyła się w pierwszych miesiącach br. oraz te, które uzyskały największą ilość punktów. Ponadto w celu weryfikacji początkowych etapów realizacji projektów w nowym okresie programowania, w trzech przypadkach, pomimo umieszczenia projektów w Rocznym Planie Kontroli na rok 2009 r., kontrole zostały przeprowadzone już w grudniu 2008 r. W ramach wykonywanych czynności kontrolnych w analizowanym okresie sprawozdawczym wykonane zostały kontrole dokumentacji jak również kontrole realizacji projektów. W ramach kontroli w siedzibie beneficjenta sprawdzano zgodność realizacji projektu z zawartą umową o dofinansowanie projektu, z wnioskiem o dofinansowanie projektu, harmonogramem jego realizacji oraz szczegółowym budżetem, a także wykonywanie działań informacyjno-promocyjnych, kwalifikowalność uczestników do projektu i realizację poszczególnych form wsparcia. Sprawdzeniu podlegała również prawidłowość przekazywania środków za wykonane działania, sposób opisania dokumentów księgowych, sposób sporządzenia dokumentów projektowych oraz poprawność wniosków o płatność i tożsamość wydatków wykazywanych we wnioskach o płatność z wydatkami faktycznie poniesionymi na realizację projektu, a także kwalifikowalność wydatków. Działaniom kontrolnym w siedzibie Beneficjenta podlegały: wnioski beneficjentów o płatność, dokumentacja finansowa dotycząca wydatków ponoszonych na realizację projektu (faktury, rachunki i inne dowody zapłaty, raporty kasowe, listy płac, deklaracje ZUS, wyciągi bankowe), dokumentacja związana z personelem zaangażowanym do projektu (umowy z personelem, zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy, ewidencja czasu pracy), dokumentacja związana z ogłaszanymi w ramach ustawy PZP przetargami na usługi zamawiane na potrzeby realizowanych projektów, dokumentacja dotycząca stosowania zasady konkurencyjności, dokumentacja dotycząca poszczególnych form wsparcia. Zespół ds. Kontroli przeprowadzał również wizyty monitoringowe w miejscu realizacji projektu. Działania kontrolne odbywały się bez zapowiedzi i obejmowały weryfikację rzeczywistej realizacji projektów oraz faktycznego postępu rzeczowego projektu. Zakres przedmiotowy wizyt monitoringowych obejmował: sprawdzenie zgodności realizowanych działań z umową o dofinansowanie projektu i umowami na realizację poszczególnych usług, sprawdzenie zgodności realizowanego działania z harmonogramem realizacji projektu, sprawdzenie zgodności zakresu tematycznego realizowanej działania z wnioskiem o dofinansowanie projektu, sprawdzenie dokumentacji dotyczącej realizowanego działania (listy obecności uczestników, harmonogram zajęć, dzienniki zajęć, potwierdzenia odbioru materiałów szkoleniowych), sprawdzenie oznakowania pomieszczeń, w których realizowane były działania, a także materiałów szkoleniowych, wywiad z uczestnikami projektów w celu poznania opinii na temat realizowanych działań i uzyskania informacji czy posiadają oni wiedzę o współfinansowaniu projektu z EFS. W większości przypadków w wyniku przeprowadzonych kontroli nie stwierdzono rażących nieprawidłowości w zakresie objętym programem kontroli. Dokumenty księgowe potwierdzały faktycznie poniesione wydatki w ramach realizowanych projektów i były zgodne z informacjami zawartymi w składanych wnioskach o płatność, a także opisywane były w sposób, który pozwalał jednoznacznie stwierdzić czego dotyczą poszczególne wydatki. Nieprawidłowości w wydatkowaniu środków stwierdzone zostały natomiast w wyniku działań kontrolnych dotyczących 2 projektów. Łącznie za niekwalifikowalne uznano wydatki na kwotę 5 212,50 zł. W obu przypadkach na skutek wydanych zaleceń pokontrolnych Beneficjenci dokonali zwrotu kwot uznanych za wydatki niekwalifikowane wraz z należnymi odsetkami. 7

8 W wyniku przeprowadzonych działań kontrolnych stwierdzono, następujące uchybienia: - obszar informacji i promocji: brak oznakowania lokali wynajmowanych na potrzeby projektu oraz dokumentacji dotyczącej realizacji projektu zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, brak informacji na umowach o pracę o współfinansowaniu z Europejskiego Funduszu Społecznego pracowników zatrudnionych do projektu, nieprawidłowe oznakowanie materiałów informacyjnych, plakatów, ogłoszeń prasowych oraz zaświadczeń o ukończeniu kursów przez uczestników projektów, rozbieżności pomiędzy terminami realizacji działań promocyjnych, a harmonogramem realizacji projektu; - obszar zatrudnianie pracowników: zawieranie umów o pracę niezgodnie z wnioskiem o dofinansowanie tzn. na inną część etatu, rozbieżności między kwotami wynagrodzeń brutto pracowników zatrudnionych w ramach projektu, wykazanymi w umowach o pracę, a kwotami wynagrodzeń brutto wykazanymi na listach płac, błędy we wnioskach o płatność; - obszar realizacji projektu: brak należytej staranności podczas przeprowadzania procedur w ramach PZP, brak kontroli ze strony Beneficjenta poszczególnych form wsparcia realizowanych w ramach PO KL, niekompletna dokumentacja dotycząca przyznania osobom bezrobotnym jednorazowo środków na rozpoczęcie działalności gospodarczej, brak list obecności uczestników szkoleń realizowanych w ramach projektów, niewłaściwie wypełnione dzienniki zajęć na szkoleniach. Działania pokontrolne przeprowadzone przez Zespół ds. Kontroli Wydziału Wdrażania EFS Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie dotyczyły Beneficjentów, u których w trakcie kontroli stwierdzono zarówno nieprawidłowości w realizacji projektów jak również uchybienia. W przypadku nieprawidłowości pracownicy Zespołu Kontroli monitorowali zwrot kwot wydatków uznanych za niekwalifikowalne wraz z odsetkami na konto IP2 oraz MPiPS (w przypadku Podziałania 6.1.3). Dodatkowo w analizowanym okresie sprawozdawczym zalecenia pokontrolne zostały wydane również w stosunku do Beneficjenta, u którego nie stwierdzono nieprawidłowości podczas realizacji projektu, lecz wskazano jedynie uchybienia dotyczące rozbieżności pomiędzy datami zapłaty za poniesione wydatki, wpisanymi w załącznikach nr 1 do wniosków o płatność, a datami operacji wykazanymi na wyciągach bankowych. Wydanie zaleceń było konsekwencją faktu, iż Beneficjent mimo uznania uchybień, nie złożył korekty załączników nr 1 do wniosków o płatność. Kontrole doraźne wykonane zostały w przypadku dwóch projektów. Kontrolowano przebieg realizacji projektu w ramach Poddziałania oraz W pierwszym przypadku kontrola odbyła się na wniosek uczestnika projektu, natomiast w drugim przypadku z inicjatywy Instytucji Pośredniczącej II. W wyniku kontroli w ramach Poddziałania nie stwierdzono nieprawidłowości. Natomiast w przypadku kontroli projektu w ramach Poddziałania 6.1.1, jej wyniki potwierdziły konieczonść rozwiązania umowy z Beneficjentem. W analizowanym okresie sprawozdawczym do KSI SIMIK wprowadzono 52 informacje o przeprowadzonych kontrolach, z czego 29 dotyczyło Poddziałania 6.1.1, 14 Poddziałania i 9 Pddziałania Dane te różnią się od danych wskazanych powyżej. Rozbieżność między nimi wynika z tego, iż zgodnie z Instrukcją użytkownika KSI SIMIK rejestracja danych o kontroli w KSI następuje po zatwierdzeniu ostatecznej informacji pokontrolnej a nie po fizycznym przeprowadzeniu kontroli. Ostateczną informacją pokontrolną jest dokument podpisany przez instytucję kontrolującą oraz podmiot kontrolowany. Zgodnie z Zasadami Kontroli PO KL IP II na sporządzenie informacji pokontrolnej ma 21 dni. W związku z tym w skład 52 kontroli wprowadzonych do KSI w analizowanym okresie sprawozdawczym wchodzą zarówno kontrole przeprowadzone w analizowanym okresie jak i w okresie ubiegłym. 2. Informacja o działaniach kontrolnych dotyczących realizacji projektów, podjętych przez inne instytucje W analizowanym okresie sprawozdawczym realizacja projektów w ramach Działania 6.1 w województwie mazowieckim nie była kontrolowana przez inne niż IOK instytucje. 8

9 V. INFORMACJA O ZGODNOŚCI REALIZACJI DZIAŁANIA Z PRAWODAWSTWEM 1. Czy zapewniono zgodność realizowanego Działania z prawodawstwem w zakresie zamówień publicznych? X TAK NIE 2. Czy zapewniono zgodność realizowanego Działania z zasadami pomocy publicznej? X NIE TAK 2.1. Wartość udzielonej pomocy publicznej w ramach Działania (w PLN) Działanie/ Podziałanie Wartość pomocy publicznej przekazanej od początku realizacji Działania (w PLN) Procentowy udział typu przedsiębiorstw w całości udzielonej pomocy publicznej Małe Średnie Duże Działanie 0,00 0,00 0,00 0,00 Poddziałanie ,00 0,00 0,00 0,00 Poddziałanie ,00 0,00 0,00 0,00 Poddziałanie ,00 99,88 0,12 0,00 Ogółem dla Działania ,00 99,88 0,12 0,00 3. Czy zapewniono zgodność realizowanego Działania z zasadami polityk horyzontalnych? X TAK NIE VI. OŚWIADCZENIE Oświadczam, iż informacje zawarte w niniejszym sprawozdaniu są zgodne z prawdą. Data r. Pieczęć imienna i podpis osoby upoważnionej do zatwierdzenia sprawozdania w imieniu instytucji INFORMACJE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO* *wypełnia instytucja otrzymująca sprawozdanie Imię i nazwisko osoby weryfikującej sprawozdanie Data Podpis 9