ZAPYTANIE OFERTOWE. ZAMAWIAJĄCY: Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze ul. Długa 23/25, Warszawa

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące zatrudnienia trenerów i doradców w ramach projektu My się zmian nie boimy, nr umowy: UDA-POKL / współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, POKL Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Usługi szkoleniowe Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne I ZAMAWIAJĄCY: Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze ul. Długa 23/25, Warszawa II TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania oraz Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, obowiązujących na dzień ogłoszenie zapytania. Zapytanie ofertowe zostanie wysłane do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, udostępnione na stronie internetowej oraz w siedzibie FRDL Centrum Mazowsze. III OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: SZKOLENIA i DORADZTWO dla 6 gmin partnerskich z województwa mazowieckiego: Kotuń, Cegłów, Jakubów, Miastków Kościelny, Żelechów, Paprotnia 1) Przeprowadzenie dwudniowych szkoleń z poniższych tematów (po 1 szkoleniu na temat, łącznie 5 szkoleń): T1 - Komunikacja wewnętrzna T2 - Tworzenie i aktualizacja opisu stanowisk T3 - Zarządzanie kadrą T4 - Interpretacja kryteriów i standardów oceny T5 - Jak tworzyć i zarządzać zespołami zadaniowymi 2) Pomoc doradcza w zakresie: D1 - Wdrożenia systemu rozwoju kompetencji kadr urzędów D2 - Poprawy skuteczności ocen okresowych pracowników zgodnie z harmonogramem szkoleń i doradztwa stanowiącymi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. IV ZAKRES POSZCZEGÓLNYCH TEMATÓW SZKOLEŃ Cel szkoleń: zwiększenie kompetencji merytorycznych urzędniczek i urzędników samorządowych w kluczowych obszarach funkcjonowania JST, pozwalających na sprawne świadczenie usług poprzez uzupełnienie wiedzy pracowniczek i pracowników 6 gmin partnerskich. T1 Komunikacja wewnętrzna - mity dotyczące komunikacji wewnętrznej, rola i zadania komunikacji wewnętrznej, cele komunikacji w organizacji, kierunki komunikowania w organizacji, plotka i jej funkcja w komunikowaniu w organizacji, uczestnicy procesu komunikacji, proces komunikacji i bariery w nim występujące, miejsce komunikacji wewnętrznej w strukturze przedsiębiorstwa, spójność komunikacji, zewnętrznej i wewnętrznej firmy, rola specjalisty/menedżera ds. komunikacji wewnętrznej, kultura organizacyjna, typy kultur organizacji, określenie kultury firmy, widoczne i ukryte elementy kultury organizacyjnej, kultury organizacyjne dominujące w Polsce, proces planowania strategii komunikacji wewnętrznej, planowanie komunikacji wewnętrznej, przygotowanie strategii, fazy realizacji strategii, wdrożenie podmioty zaangażowane w realizację strategii komunikacji, współpraca pomiędzy komórkami organizacji, efektywne stosowanie narzędzi komunikacji, tradycyjne narzędzia komunikacyjne (spotkania, wydawnictwo, tablice ogłoszeń, nowe narzędzia komunikacyjne (intranet, e-newsletter, blogi), optymalnie wykorzystywanie dostępnych i nowych narzędzi komunikacji, tworzenie warunków do dialogu między pracownikami a kadrą zarządzającą, komunikacja w sytuacji zmian, rola komunikacji w procesie zmian, typowe błędy komunikacyjne podczas zmiany, zarządzanie komunikacją w sytuacji zmiany, dostosowanie komunikacji do nastawienia pracowników, badanie efektywności komunikacji wewnętrznej, cele audytu 1

2 komunikacyjnego, dobór kryteriów oceny, fazy audytu komunikacyjnego, najczęściej stosowane narzędzia zbierania informacji, czynniki krytyczne i miary sukcesu. T2 Zarządzanie kadrą - strategiczne zarządzanie zasobami ludzkimi, planowanie zatrudnienia psychologia rekrutacji i selekcji pracowników, rekrutacja, selekcja, adaptacja zawodowa pracowników, audyt personalny - system okresowych ocen pracowniczych, metody audytu personalnego, założenia systemu ocen pracowniczych, projektowanie systemu ocen okresowych, wdrażanie systemu ocen okresowych, wykorzystanie systemu ocen okresowych, delegowanie zadań, kontrola i ocena efektów pracy, zarządzanie w oparciu o silne strony oraz coaching skuteczne narzędzia w zarządzaniu zasobami ludzkimi. T3 - Interpretacja kryteriów i standardów oceny - miejsce systemu ocen okresowych w polityce organizacji, jaką jest jednostka samorządu terytorialnego, ramy prawne oceniania pracowników w instytucjach samorządowych zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych, kryteria oceniania pracowników samorządowych, ustalanie i ocena posiadanych przez pracowników kompetencji, cel oceniania pracowników z punktu widzenia pracownika, przełożonego i organizacji, rozmowa oceniająca - przygotowanie i przeprowadzenie, skuteczne udzielanie informacji zwrotnych, jako niezbędny warunek prawidłowo przeprowadzonej rozmowy oceniającej z pracownikiem, błędy oceniania występujące w całym procesie oceniana, wpływ przeprowadzonych ocen na inne aspekty zarządzania zespołem pracowników. T4 - Tworzenie i aktualizacja opisu stanowisk - opis stanowisk w urzędzie, czym jest opis stanowiska pracy, budowa opisu stanowiska pracy, cechy dobrego opisu stanowiska, powiązanie opisu stanowiska z innymi obszarami zarządzania zasobami ludzkimi, w urzędzie, praktyczne wykorzystanie elementów opisu w zarządzaniu zasobami ludzkimi, sporządzanie opisów stanowisk w urzędzie, ogólne zasady opisywania stanowiska pracy, analiza konstrukcji opisu stanowisk praktyczne ćwiczenia, nieprawidłowości w opisie stanowisk pracy. T5 - Jak tworzyć i zarządzać zespołami zadaniowymi - poznaj siebie: twoje cechy twórcy i lidera skutecznego i wielkiego zespołu, dlaczego zespół jest taki ważny, ty jako menedżer/lider zespołu, zrozumienie zasad działania skutecznego i wielkiego zespołu, budowanie skutecznego zespołu, zarządzanie zespołem i jego rozwój, zarządzanie i rozwijanie indywidualnych członków zespołu, trudne sytuacje w zarządzaniu zespołem. V ZAKRES I WSKAŹNIKI DORADZTWA Cel doradztwa: wdrożenie usprawnień zarządczych w administracji samorządowej na poziomie całej organizacji w 6 gminach partnerskich. D1 - Wdrożenie systemu rozwoju kompetencji kadr urzędów CZĘŚĆ I 6 dni doradztwa na każdy urząd partnerski (6 JST), w tym 3 dni na opracowanie dwóch procedur (1) + 3)) i 3 dni na procedurę 2) 1) procedura tworzenia i aktualizowanie opisów stanowisk 2) procedura badania potrzeb szkoleniowych 3) procedura tworzenie rocznych planów szkoleń wdrożenie 3 procedur w każdym z 6 JST + dokumentacja dotycząca wdrożenia: zarządzenie wójta/burmistrza CZĘŚĆ II - 4 dni na każdy urząd partnerski (6 JST) opracowanie i wdrożenie systemu rozwoju kompetencji kadr opracowanie raportu z wdrożenia w/w systemu, zarządzenie wójta/burmistrza dotyczące wdrożenia w/w systemu oraz dokumentacja dotycząca usprawnienia. D2 - Poprawa skuteczności ocen okresowych pracowników 3 dni na każdy urząd partnerski (6 JST) dostosowanie na podstawie arkusza oceny załącznik nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 marca 2007r. w sprawie sposobu i trybu dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych opisu kryteriów oceny do struktury funkcjonowania danej JST opracowanie 6 procedur (1 procedura/na urząd) dotyczących wdrożenia wraz z dokumentacją dotyczącą usprawnienia (nowe kryteria, wzory, scenariusze, itd.) a) opracowanie standardów oceny b) instrukcja dokonywania oceny c) opracowanie terminarza ocen okresowych d) oceny okresowe 2

3 VI opracowanie raportu dotyczącego poprawienia skuteczności przeprowadzania ocen okresowych pracowników JST, zarządzenie/a wójta/burmistrza dotyczące opisu kryteriów oceny, terminarza i procedury oceny oraz zasad wytyczania indywidualnych ścieżek rozwoju zawodowego odnoszących się do ocen okresowych pracowniczek/-ów oraz dokumentacja dotycząca usprawnienia Grupa docelowa: działaniami w ramach projektu mogą zostać objęci wyłącznie pracownicy urzędu nie ma możliwości udziału pracowników jednostek organizacyjnych, szkolenia grupę docelową stanowić będą rekrutowani przez działy kadr poszczególnych JST, pracownice i pracownicy partnerskich urzędów, grupy szkoleniowe będą liczyć od 7 do 16 osób. doradztwo w każdej z partnerskich gmin do ww. zadań doradczych zostaną powołane tzw. zespoły wdrażające, które wspólnie z doradcą będą pracowały nad dokumentami i procedurami właściwymi dla danego działania oraz nad ich wdrożeniem (zarządzenia wójta/burmistrza). W każdym z zespołów zostanie wyznaczona stała osoba do kontaktu. VII Pozostałe warunki: szkolenia 1) wszystkie szkolenia będą realizowane w jednej lokalizacji: Hotel EKWOS, Grębiszew, ul. Rozwojowa Mińsk Mazowiecki; 2) szkolenia będą odbywały się w godzinach każdego dnia; 1 dzień szkoleniowy rozumiany jest jako 8 godzin lekcyjnych (godzina lekcyjna = 45 minut) z przerwami (2 przerwy 15 minutowe i 1 przerwa 30 minutowa na lunch), 3) dojazd i nocleg trener jest zobowiązany pokryć z własnych środków; 4) w cenę za przeprowadzenie szkolenia należy wliczyć przygotowanie materiałów na szkolenie: scenariusz, program, prezentacja, ćwiczenia, test (wytyczne do materiałów szkoleniowych stanowią załącznik nr 2 do niniejszego zapytania). Zamawiający w umowie zobowiąże się do przekazania praw autorskich do stworzonego na potrzeby projektu dzieła (umowa o dzieło z przekazaniem praw autorskich); 5) Zamawiający zapewnia (organizuje i finansuje) salę wraz z wyposażeniem, lunch oraz przerwy kawowe podczas szkolenia; 6) Zamawiający drukuje materiały szkoleniowe. doradztwo: 1) pomoc doradcza będzie świadczona na miejscu w gminach; 2) dojazd doradca jest zobowiązany pokryć z własnych środków; 3) doradca ustala terminy wizyt z gminami indywidualnie (Wykonawca po wyłonieniu Ofertna/-ów przekaże dane kontaktowe do gmin); 4) 1 dzień doradztwa rozumiany jest jako 8 godzin zegarowych; 5) pozostałe szczegóły świadczenia pomocy doradczej dla gmin oraz sposobu jej rozliczania z Wykonawcą znajdują się w Regulaminie doradztwa stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zapytania. DODATKOWE INFORMACJE: trenerzy/doradcy będą zobowiązani w umowie do przedkładania dokumentacji wymaganej przez MRR, spisanej w zasadach finansowania i kwalifikowania kosztów w ramach POKL (karty pracy, oświadczenia i informacje na temat zaangażowania czasowego we wszystkich projektach finansowanych ze środków unijnych). Wzory ww. dokumentów dostarczy Zamawiający; jeżeli ofertę składa firma w imieniu swoich trenerów/doradców, wówczas każdy z trenerów/doradców powinien wypełnić oddzielny formularz. Każdy z trenerów/doradców będzie oceniany indywidualnie, bez względu na ilość trenerów zgłoszonych przez firmę. W przypadku wyboru trenera/doradcy reprezentującego firmę, umowa może zostać podpisana z firmą, ale ze wskazaniem danego trenera do wykonania zlecenia; trener może być jednocześnie doradcą. VIII Kryterium wyboru ofert: Kryterium wyboru ofert będzie: 1) WIEDZA I DOŚWIADCZENIE (90% punktów) a) WIEDZA W przypadku zadeklarowania przeprowadzenia wszystkich tematów szkoleń/ doradztwa wiedza z zakresu objętego Zapytaniem ofertowym, zgodnie z punktem IV Zakres poszczególnych tematów szkoleń (w przypadku szkoleń)/ V Zakres i wskaźniki doradztwa (w przypadku doradztwa): wykształcenie przedmiotowe (studia), studia podyplomowe, kursy o czasie trwania nie krótszym niż 30 godz. zajęć dydaktycznych; praca zawodowa nie krócej niż 2 lata 3

4 W przypadku zadeklarowania przeprowadzenia wybranych tematów szkoleń/doradztwa - wiedza z zakresu objętego Zapytaniem ofertowym, zgodnie z zadeklarowanym w Formularzu oferty tematem szkolenia/doradztwa (T1, T2, T3, T4 lub T5/ D1 lub D2) z punktu IV. Zakres poszczególnych tematów szkoleń/ V Zakres i wskaźniki doradztwa: wykształcenie przedmiotowe (studia), studia podyplomowe, kursy o czasie trwania nie krótszym niż 30 godz. zajęć dydaktycznych; praca zawodowa nie krócej niż 2 lata b) DOŚWIADCZENIE W przypadku zadeklarowania przeprowadzenia wszystkich tematów szkoleń/ doradztwa doświadczenie z maksymalnie ostatnich 3 lat w prowadzeniu szkoleń/doradztwa z zakresu objętego Zapytaniem ofertowym, zgodnie z punktem zgodnie z punktem IV Zakres poszczególnych tematów szkoleń (w przypadku szkoleń)/ V Zakres i wskaźniki doradztwa (w przypadku pomocy doradczej) W przypadku zadeklarowania przeprowadzenia wybranych tematów szkoleń/doradztwa doświadczenie z maksymalnie ostatnich 3 lat w prowadzeniu szkoleń/doradztwa z zakresu objętego Zapytaniem ofertowym, zgodnie z zadeklarowanym w Formularzu oferty tematem szkolenia/doradztwa (T1, T2, T3, T4 lub T5/ D1 lub D2) z punktu IV Zakres poszczególnych tematów szkoleń/ V Zakres i wskaźniki doradztwa. UWAGA! jeżeli tytuł wykazanego szkolenia/usługi doradczej nie będzie jednoznacznie wskazywał na zakres tematyczny z zapytania ofertowego, proszę wpisać dodatkowo główne zagadnienia, których dotyczyło szkolenie/doradztwo; jeżeli oferent planuje zgłosić się do prowadzenia szkoleń i pomocy doradczej, wypełnia oddzielnie formularz opisując działalność szkoleniową i oddzielnie formularz dokumentujący doradztwo. c) doświadczenie z maksymalnie ostatnich 3 lat w prowadzeniu szkoleń/doradztwa dla pracowników administracji publicznej szczebla centralnego lub regionalnego d) doświadczenie w prowadzeniu szkoleń/doradztwa w projektach współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) punkty od b) do d) za dołączenie rekomendacji przewidziane są dodatkowe punkty, przy czym punktowane będą wyłącznie rekomendacje imienne, z których jednoznacznie wynika liczba przeprowadzonych szkoleń lub godzin doradczych wskazana w formularzu ofertowym (rekomendacje wystawione na firmę, bez wskazania trenera prowadzącego/doradcy nie będą podlegały ocenie; dopuszczalne jest dołączenie oświadczenia firmy, w którym wskazuje się, którzy trenerzy/doradcy prowadzili szkolenie/świadczyli usługę doradczą objęte referencjami) 2) CENA (10% punktów) kwota wynagrodzenia brutto za jeden dzień szkoleniowy (8 godzin lekcyjnych). Dojazd na miejsce szkolenia oraz zakwaterowanie jeśli dotyczy trener jest zobowiązany zorganizować i sfinansować we własnym zakresie. Zamawiający zapewnia lunch oraz przerwy kawowe podczas szkolenia. IX X Sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium stanowi załącznik nr 5 do niniejszego Zapytania ofertowego. Zamawiający dopuszcza składanie ofert cząstkowych (na prowadzenie wybranych tematów szkoleń/doradztwa). Każdy z tematów szkoleń oraz każdy temat doradztwa oceniany będzie oddzielnie, tym samym trener/doradca, który zgłosi się na więcej niż jeden temat szkolenia i/lub doradztwa może wygrać od jednego do x tematów na które się zgłosił. XI W przypadku rozszerzenia zapytania o nowe kryterium, wszyscy Oferenci zostaną poproszeni o uzupełnienie ofert. XII Jeżeli nadesłane Oferty przekroczą kwoty założone na wynagrodzenie dla trenerów/doradców w budżecie projektu, FRDL podejmie negocjacje z Oferentami według kolejności zajmowanej na liście rankingowej. Jeżeli pomimo negocjacji cena nadal będzie przekraczała kwoty założone w budżecie, Zamawiający może unieważnić całe zapytanie ofertowe i powtórzyć zapytanie lub przeprowadzić negocjacje z wolnej ręki. Załączniki do oferty: 1. CV CV w dowolnym formacie, musi zawierać co najmniej:, imię i nazwisko, rok urodzenia, kontakt (telefon i ), wykształcenie (studia), doświadczenie zawodowe. Wykształcenie i doświadczenie należy wyróżnić związane z konkretnym tematem szkolenia/doradztwa. Informacje zawarte w CV powinny umożliwić weryfikację danych uzupełnionych w formularzu ofertowym, np. informacje dotyczące liczby przeprowadzonych szkoleń/godzin doradztwa. 2. Formularz oferty (załącznik nr 4) Każdy trener wypełnia jeden formularz (chyba, że zgłasza się również jako doradca wówczas na dwóch oddzielnych formularzach dokumentuje działalność szkoleniową i doradczą). W formularzu przy ilości 4

5 szkoleń/godzin doradczych należy wpisać konkretne liczby niedopuszczalne jest wpisywanie około, średnio. Wskazana w formularzu ofertowym liczba przeprowadzonych szkoleń/przeprowadzonych godzin doradczych dokładnością do pól godziny musi być możliwa do weryfikacji poprzez CV lub/i rekomendacje. 3. Rekomendacje, wyniki z ankiet ewaluacyjnych (jeśli dotyczy) Dostarczone rekomendacje należy ponumerować (numeracja powinna znaleźć się na dokumencie) i wpisać w formularzu przy danym szkoleniu/usłudze doradczej właściwy numer rekomendacji. W przypadku braku numeracji Zamawiający może prosić o uzupełnienie lub odrzucić ofertę. 4. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (załącznik nr 6) Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Inne załączniki: 5. Harmonogram szkoleń (załącznik nr 1) 6. Wytyczne do materiałów szkoleniowych (załącznik nr 2) 7. Regulamin doradztwa (załącznik nr 3) 8. Szczegółowe kryteria oceny (załącznik nr 5) Proszę o przesłanie oferty w terminie do 9 stycznia 2013r. (środa) do godz wyłącznie na adres agnieszka.jedrych@frdl.org.pl. W tytule maila lub na kopercie proszę dopisać: oferta na szkolenia/doradztwo w projekcie My się zmian nie boimy. Pytania należy kierować do: Agnieszka Jędrych agnieszka.jedrych@frdl.org.pl (22)