Realizacja przez Izbę Celną w Gdyni projektu Kancelarii Prezesa Rady Ministrów Doskonalenie standardów zarządzania w administracji rządowej

Transkrypt

1 Realizacja przez Izbę Celną w Gdyni projektu Kancelarii Prezesa Rady Ministrów Doskonalenie standardów zarządzania w administracji rządowej ul. Północna 9A Gdynia tel.: fax :

2 Misja Służby Celnej: Odzwierciedla główne zadania stojące przed Służbą Celną ze wskazaniem oczekiwanego elementu jakościowego tj.: o efektywny pobór dochodów, o aktywne wspieranie przedsiębiorczości, o skuteczne zwalczanie oszustw oraz ochrona rynku i społeczeństwa. Wizja Służby Celnej: Innowacyjne wykorzystywanie wiedzy do świadczenia lepszych usług w erze cyfrowego stylu życia. ul. Północna 9A Gdynia tel.: fax :

3 Struktura zatrudnienia Izba Celna w Gdyni (obszar województwa pomorskiego) 400 etatów W Izbie Celnej wraz z podległymi urzędami celnymi zatrudnione są 1072 osoby Urząd Celny w Gdyni 276 etatów Urząd Celny w Gdańsku 307 etatów Urząd Celny w Słupsku 89 etaty Strukturę organizacyjną Izby Celnej tworzą komórki organizacyjne pogrupowane w pięć pionów merytorycznych, nad którymi nadzór merytoryczny sprawują Dyrektor wraz z trzema Zastępcami Dyrektora i Głównym Księgowym.

4 Służba Celna aktywnie wspiera przedsiębiorców systematycznie podnosząc standardy obsługi klienta. Zwiększa zakres i dostępność uproszczeń, skraca czas obsługi, upowszechnia ułatwienia oraz zwiększa dostępność e-usług. Zarówno instytucje międzynarodowe: - Bank Światowy w raporcie Doing business 2015, - Komisja Europejska w raporcie Eurobarometr 399, - jak i polscy przedsiębiorcy, wysoko ocenili Służbę Celną za wpływ usług elektronicznych na uproszczenie procedur celnych i tym samym obniżenie kosztów funkcjonowania przedsiębiorstw.

5 Wirtualne środowisko kontroli Izba Celna w Gdyni z roku na rok odnotowuje wzrost ilości przyjmowanych i obsługiwanych zgłoszeń celnych. W 2014 roku Izba Celna odnotowała 12% wzrost liczby przyjętych zgłoszeń celnych w stosunku do ubiegłego roku, których w sumie złożono Liczba przyjętych zgłoszeń celnych w poszczególnych procedurach 2013 r r. Wzrost Import % Eksport % Tranzyt ,4% Łącznie % W okresie od stycznia do maja 2015r. liczba przyjętych w Izbie Celnej w Gdyni zgłoszeń utrzymuje się na zbliżonym poziomie około 187 tys. w porównaniu do analogicznego okresu roku Liczba przyjętych zgłoszeń celnych w poszczególnych procedurach I V 2014 r. I V 2015 r

6 Wpływy do budżetu Izba Celna w Gdyni (PLN) (struktura rodzajowa wg stanu na dzień r.) Wyszczególnienie 2013 r r. Wzrost/ Spadek Cło ,79% Podatek akcyzowy ,13% VAT w imporcie ,71% Podatek od gier ,60% Podatek VAT w imporcie z PU** ,19% Razem ,33%

7 Przeładunki kontenerów w portach Trójmiasta w latach Odprawa zgłoszeń z wykorzystaniem systemów informatycznych trwa nie dłużej niż kilka minut. W 2014 roku obrót kontenerowy w portach Trójmiasta wyniósł ponad 2 mln TEU co obrazuje poniższe zestawienie: Terminale 2013 r r. Trend Gdańskie: DCT, GTK TEU TEU 3 % Gdyńskie: BCT, GCT, BTDG TEU TEU 17 % Łącznie TEU TEU 8 % W okresie od stycznia do maja 2015r. obrót kontenerowy w portach w Gdyni i w Gdańsku wyniósł TEU i utrzymuje się na zbliżonym poziomie do analogicznego okresu 2014r.

8 Priorytety rozwojowe: INTERNET INTELLIGENCE INNOVATION klient w centrum uwagi Służby Celnej Służba Celna zgodnie z przyjętą Wizją innowacyjnie wykorzystująca wiedzę do świadczenia lepszych usług w erze cyfrowego stylu życia

9 Realizacja projektu Kancelarii Prezesa Rady Ministrów Doskonalenie standardów zarządzania w administracji rządowej Na etapie składania wniosku aplikacyjnego do projektu Izba Celna wybrała wariant poszerzony, który objął poza integracją kontroli zarządczej z budżetem zadaniowym również wdrożenie rozwiązań z zakresu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym. Izba Celna jest największą instytucją, która przystąpiła do projektu liczącą 400 osób. Do projektu Izba Celna w Gdyni przystąpiła bez podległych urzędów celnych.

10 Celem projektu było wdrożenie usprawnień z zakresu zarządzania jakością i przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym oraz zintegrowanie ich z realizacja standardów kontroli zarządczej, i zasadami planowania budżetowego w ujęciu zadaniowym funkcjonującymi w Izbie Celnej w Gdyni. Założenia projektu realizowane były przy uwzględnieniu wymagań: normy PN-EN ISO 9001:2009, normy PN-EN ISO/IEC 17025, Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym (SPZK).

11 Realizacja projektu Kancelarii Prezesa Rady Ministrów Doskonalenie standardów zarządzania w administracji rządowej Na etapie projektowania Zintegrowanego Systemu Zarządzania Izba Celna w Gdyni dokonała wyłączenia w ramach następujących punktów normy PN-EN ISO 9001: 2009: o 7.3 Projektowanie i rozwój, o Walidacja procesów produkcji i dostarczania usług. Powodem wyłączenia był fakt, że Izba Celna nie projektuje własnych usług lecz je realizuje w oparciu o obowiązujące ją akty prawne, a także ze względu na specyfikę wyrobu nie występuje konieczność ich walidacji. Wyłączenia nie obejmują Referatu Laboratorium Celne, w którym projektowane są i walidowane nowe metody badawcze, zgodnie z normą PN-EN ISO/IEC

12 Realizacja projektu Kancelarii Prezesa Rady Ministrów Doskonalenie standardów zarządzania w administracji rządowej Przystępując do projektu Izba Celna w Gdyni miała wdrożoną:

13 Realizacja projektu Kancelarii Prezesa Rady Ministrów Doskonalenie standardów zarządzania w administracji rządowej Zarządzanie przez cele powiązane zostało z kontrolą zarządczą i elementami zarządzania procesowego tworząc w ten sposób Zintegrowany System Zarządzania, co obrazuje poniższy diagram: Zarządzanie przez cele w Izbie Celnej w Gdyni przechodzi od Najwyższego Kierownictwa do poziomu pojedynczego funkcjonariusza celnego.

14 Poszczególne etapy realizacji projektu: 1. Powołany został w Izbie Celnej w Gdyni Zespół do spraw wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania opartego o normę PN-EN ISO 9001:2009, w skład którego weszli eksperci posiadający szeroką wiedzę z różnych dziedzin. 2.Powołany został Pełnomocnik Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz Koordynator merytoryczny ds. SPZK. 3.Przygotowany został szczegółowy harmonogram wdrażania poszczególnych etapów projektu. 4.Przeprowadzone zostały szkolenia i warsztaty zarówno dla funkcjonariuszy celnych i pracowników jak również kadry kierowniczej i auditorów systemu.

15 Poszczególne etapy realizacji projektu: 5.Wybrane zostały najistotniejsze procesy, które zostały opisane i graficznie przedstawione przez poszczególne zespoły robocze. 6.Przygotowana i wdrożona została dokumentacja systemowa Zintegrowanego Systemu Zarządzania na którą składają się: 1) Księga Jakości Zintegrowanego Systemu Zarządzania; 2) Księga Procesów; 3) Księga Procedur Systemowych; 4) Polityka Jakości Izby Celnej w Gdyni; 5) Polityka Antykorupcyjna Izby Celnej w Gdyni. 7.Przeprowadzony został: 1) audit przed certyfikacyjny, 2) przegląd zarządzania, 3) audit certyfikacyjny pięciodniowy.

16 Poszczególne etapy realizacji projektu: W intranecie wewnętrznym portalu założona została zakładka Zarządzanie jakością gdzie umieszczona została cała dokumentacja systemowa tak by była ona dostępna dla wszystkich funkcjonariuszy celnych i pracowników.

17 Uniwersalne rozwiązania zastosowane w Izbie Celnej w Gdyni, które mogą zostać wykorzystane przez inne instytucje: 1. Przygotowanie dokumentacji systemowej w postaci odrębnych dokumentów sprawdziło się w praktyce i zostało docenione przez auditorów gdyż jest przejrzyste, spójne tematycznie i czytelne dla odbiorców. 2. Właściwa selekcja procesów i ich podział na procesy główne, zarządcze oraz wspomagające oraz przygotowanie mapy procesów i macierzy procesów dokument czytelny dla odbiorców, właścicieli i współuczestników danego procesu. 3. Powiązanie kontroli zarządczej z elementami zarządzania procesowego i budżetem zadaniowym również na poziomie monitorowania i sprawozdawczości jedna tabela sprawozdawcza zawierająca wszystkie najistotniejsze elementy.

18 Uniwersalne rozwiązania zastosowane w Izbie Celnej w Gdyni, które mogą zostać wykorzystane przez inne instytucje: 4. Udostępnianie wszystkich materiałów dotyczących Zintegrowanego Systemu Zarzadzania za pośrednictwem wewnętrznego portalu intranetowego. 5. Skuteczna komunikacja = 100% zaangażowania funkcjonariuszy celnych i pracowników. 6. Stworzenie zespołów zadaniowych wszystkie ręce na pokład zaangażowanych w realizację wspólnego celu i odejście od stereotypu, iż ISO wiąże się wyłącznie z dodatkową drobiazgową dokumentacją.

19 Przykładowe korzyści dla organizacji wynikające z wdrożenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością: 1) Zastosowanie podejścia procesowego pozwala na spojrzenie nie tylko przez pryzmat danej komórki organizacyjnej ale całej organizacji. 2) Prestiż dla organizacji Izba Celna w Gdyni pierwszą Izbą Celną w kraju, która wdrożyła Zintegrowany System Zarzadzania. 3) Możliwość podnoszenia kwalifikacji i poznawania nowych rozwiązań oraz wymiana doświadczeń.

20 Przykładowe korzyści dla organizacji wynikające z wdrożenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością: 4) W zakresie działań antykorupcyjnych przygotowanie Izby Celnej w Gdyni do programu, który wdrożony zostanie w roku 2019, a który również oparty będzie na normie ISO. 5) Lepsze zrozumienie potrzeb klienta poprzez cykliczne przeprowadzanie Badania satysfakcji klientów i wdrażania usprawnień wnioskowanych przez Strony, 6) Ujednolicenie standardów postępowania i zwiększenie ich efektywności między innymi poprzez: - ujednolicenie dokumentacji w Izbie Celnej w Gdyni; - ujednolicenie sprawozdawczości i eliminacja dublowania dokumentacji.

21 Przykładowe. korzyści dla interesariuszy Izby Celnej w Gdyni: o Uproszczenie procesów i ujednolicenie procedur funkcjonujących w Izbie Celnej poprzez m.in. ograniczenie zbędnych lub dublujących się dokumentów i czynności, z jednoczesną poprawą ekonomiki i efektywności pracy, o Zaangażowanie interesariuszy Izby Celnej w doskonalenie jej funkcjonowania poprzez m.in. cykliczne przeprowadzanie badania poziomu satysfakcji klienta oraz analiza i realizacja ich oczekiwań. o Wzrost zaufania klientów świadomych wprowadzenia w Izbie Celnej w Gdyni najwyższych standardów w obszarze eliminowania ryzyka wystąpienia zdarzeń korupcyjnych i nadużyć,

22 Korzyści. dla interesariuszy Izby Celnej w Gdyni: o Podniesienie prestiżu organizacji i kreowanie pozytywnego wizerunku Izby Celnej wśród społeczności lokalnej i interesariuszy. o Większy poziom zaangażowania funkcjonariuszy celnych w wykonywanie obowiązków służbowych, co niesie za sobą również wzrost efektywności obsługi klienta zgodnie z podejściem Klient w centrum uwagi Służby Celnej.

23 Propozycje do wdrożenia przy realizacji kolejnych tego typu projektów: o Umożliwienie wymiany doświadczeń i poznania uczestników projektu w formie spotkań warsztatowych. o Informowanie uczestników projektu o Dobrych praktykach wdrożonych w poszczególnych urzędach. o Stworzenie forum wymiany doświadczeń i informacji pomiędzy uczestnikami projektu.

24 - Przyjazny Urząd Wzorowa Jakość W dniu 17 czerwca 2015 roku w Pałacu Polskiej Akademii Nauk w Jabłonnie pod Warszawą odbyła się uroczysta Gala Finałowa I edycji Konkursu o Znak Jakości Przyjazny Urząd, którego organizatorem był Instytut Zarządzania i Rozwoju Jakości z Katowic. Konkurs miał na celu wyróżnianie i promowanie placówek cechujących się wysoką jakością obsługi klienta, profesjonalizmem i rzetelnością w działaniu oraz nowoczesnymi rozwiązaniami w zakresie kultury pracy. Izba Celna w Gdyni pozytywnie przeszła kilkuetapową weryfikację i otrzymała dwa wyróżnienia Znak Jakości Przyjazny Urząd i wyróżnienie nadzwyczajne Wzorowa Jakość

25 Projekty realizowane przez Izbę Celną w Gdyni

26 Współpraca krajowa i zagraniczna W ramach realizowanych zadań Izba Celna w Gdyni współpracuje z: przedstawicielami Terminali w Gdańsku i Gdyni oraz Zarządem Portu w Gdyni i Gdańsku, lokalnymi władzami, służbami kontrolnymi, przedstawicielami Polskiej Izby Spedycji i Logistyki, przedstawicielami środowisk kulturalno naukowych, Marynarką Wojenną, Policją, Służbą Więzienną, Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego itp.

27 Współpraca krajowa i zagraniczna W ramach realizowanych zadań Izba Celna w Gdyni współpracuje również z przedstawicielami placówek oświatowych, między innymi wspiera działalność Liceum Służb Mundurowych w Pucku, któremu patronuje fundacja Pozytywne Inicjatywy. Izba Celna w Gdyni jest również częstym obiektem wizyt przedstawicieli zagranicznych delegacji, m.in. z Gruzji, Słowacji, Tajlandii oraz spotkań z młodzieżą z trójmiejskich szkół.

28 Promocja działań Izby Celnej w Gdyni Izba Celna w Gdyni, w celu dotarcia do jak największej grupy odbiorców, podejmuje następujące działania: - organizuje spotkania z przedsiębiorcami w trakcie których omawiane są nowe uproszenia i ułatwień, oraz główne zmiany w obowiązujących przepisach, - wydaje od 2014r. kwartalny Newsletter informujący o najważniejszych inicjatywach podjętych przez Izbę Celną w Gdyni, - publikuje informacje na portalu gospodarki morskiej, - zmodernizowała stronę internetową pod kątem oczekiwań klientów, - cyklicznie przeprowadza badanie satysfakcji klienta zewnętrznego i wewnętrznego, - organizuje konferencje i bierze czynny udział w inicjatywach organizowanych w Trójmieście.

29

30 Dziękuję za uwagę