REGULAMIN PRZESYŁANIA I UDOSTĘPNIANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ e-faktura

Transkrypt

1 KATOWICKIE WODOCIĄGI S /\. REGULAMIN PRZESYŁANIA I UDOSTĘPNIANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ e-faktura Opracwał: Przyjął: Zastępca Głównej Księgwej /GKZ/ Zarząd Spółki Uchwałą Nr 674/XII/2017 z dnia z mcą bwiązywania d

2 Rzdział 1 I. Pstanwienia gólne 1. Niniejszy regulamin kreśla zasady krzystania z usługi plegającej na przesyłaniu i udstępnianiu dkumentów (faktur, faktur krygujących, duplikatów faktur) zwanych dalej e-faktura w frmie elektrnicznej przez Katwickie Wdciągi S.A. 2. Regulamin jest udstępniny na strnie internetwej Spółki w frmie umżliwiającej jeg pzyskiwanie, dtwarzanie i wydrukwanie. 3. Spółka zastrzega sbie mżliwść dknywania zmian w niniejszym regulaminie. 0 wszystkich zmianach Klient zstanie pinfrmwany pprzez umieszczenie na strnach serwisu stswneg kmunikatu. Zmiany wchdzą w życie z chwilą udstępnienia użytkwnikwi regulaminu na strnie internetwej Spółki. Krzystanie z usługi p wprwadzeniu zmian d regulaminu równznaczne jest z wyrażeniem dla nich akceptacji i zrzumienia. 4. Katwickie Wdciągi S.A. w Katwicach przesyłają i udstępniają faktury w frmie elektrnicznej, zgdnie z Ustawą z dnia r. pdatku d twarów i usług gwarantując autentycznść ich pchdzenia raz integralnść treści pprzez zastswanie bezpieczneg kwalifikwaneg pdpisu elektrniczneg (Dz. U. z2017r. pz t.j.) 5. Przesyłanie i udstępnianie Klientwi faktury w frmie elektrnicznej jest równznaczne 1 zastępujące przesłanie dkumentów w frmie papierwej. 6. Faktury w frmie elektrnicznej są przesyłane na adres wskazany przez Klienta i udstępniane w Internetwym Biurze Obsługi Klienta (ibok ) 7. Chwilą przesłania i udstępnienia e-faktury Klientwi, jest wysłanie pwiadmienia na pdany przez Klienta adres wraz z załączną e-fakturą. 8. Z tytułu świadczenia usługi Katwickie Wdciągi S.A. nie pbierają d Klienta ddatkwych płat. 9. Frmatem faktury elektrnicznej jest PDF. II. Użyte w regulaminie kreślenia znaczają: 1. Spółka - Katwickie Wdciągi S. A. z siedzibą w Katwicach przy ul. Obrńców Westerplatte 89 wpisane d Rejestru Przedsiębirców prwadzneg przez Sąd Rejnwy Katwice - Wschód Wydział VIII Gspdarczy Krajweg Rejestru Sądweg pd numerem KRS , NIP , Regn , kapitale zakładwym w kwcie zł w całści płacnym. 2. ibok - Internetwe Biur Obsługi Klienta. 3. Knt Klienta - indywidualne knt Klienta udstępnine p prawidłwym zarejestrwaniu się w systemie ibok. 2

3 4. Klient - sba fizyczna, prawna lub jednstka rganizacyjna niepsiadająca sbwści prawnej, która jest strną zawartej z Katwickimi Wdciągami S. A. umwy zapatrzenie w wdę lub dprwadzanie ścieków. 5. E-faktura - faktura, w tym faktura krygująca, duplikat faktury, w frmie dkumentu elektrniczneg, który spełnia wymgi kreślne w ustawach i rzprządzeniach. III. Wymagania techniczne: 1. Minimalna wymagana rzdzielczść d pprawneg działania usługi t 1024 x Usługa e-faktura dstępna jest dla użytkwników krzystających z przeglądarek internetwych: Internet Explrer 7.x i nwszej, Firefx 3.x i nwszej, Opera 9.x i nwszej, Chrme 16.x i nwszej. 3. W przypadku krzystania z przeglądarki innej niż zalecane, Spółka nie gwarantuje pprawnści pracy i nie pnsi dpwiedzialnści z teg tytułu. 4. Warunkiem skrzystania przez Klienta z mżliwści trzymywania faktur elektrnicznych jest: psiadanie adresu zainstalwanie następujących prgramów: - Adbe Acrbat Reader - bezpłatny prgram służący d przeglądania dkumentu, dstępny d pbrania na strnie Rzdział 2 I. Warunki przesyłania faktur w frmie elektrnicznej. 1. Klient dknuje akceptacji przesyłania e-faktur pprzez: s rejestrację w systemie ibok i aktywację usługi E-FAKTURA ( zakładka E-FAKTURA ) złżenie w Katwickich Wdciągach S.A. pprawnie wypełnineg i pdpisaneg frmularza Akceptacja przesyłania i udstępniania e-faktur" dstępneg na strnie internetwej w zakładce E-FAKTURA. 2. Klient mże przekazać prawidłw wypełnine frmularze za pmcą następujących kanałów kmunikacji: 8 papierw: sbiście w Biurze Obsługi Klienta lub krespndencyjnie na adres siedziby Spółki Katwickie Wdciągi S.A., Katwice, ul. Obrńców Westerplatte 89; 3

4 elektrnicznie: pprzez wypełnienie i pdpisanie elektrniczneg frmularza dstępneg na strnie internetwej w zakładce E-FAKTURA i przesłanie g na adres bk@wdciaqi.katwice.pl 3. Usługa udstępniana jest nie później niż p upływie 14 dni d dnia wpłynięcia prawidłw wypełnineg frmularza akceptacji. 4. Klient trzymuje wiadmść wystawieniu e-faktury wraz z plikiem PDF na pdany adres e-maii. 5. Dla Klientów zarejestrwanych w systemie ibok ddatkw E-FAKTURY są dstępne również w systemie ibok ( zakładka FAKTURY ). 6. E-faktury będą dstarczane przez Spółkę d Klienta z adresu efaktura@wdciagi.katwice.pl - dla usług z tytułu dstarczania wdy i dprwadzania ścieków efaktura-uslugi@wdciagi.katwice.pl - dla usług pzstałych 7. Wystawine duplikaty faktur również będą przesyłane w frmie elektrnicznej na pdstawie wypełnineg przez Klienta frmularza Pdanie duplikat e-faktury" dstępneg na strnie internetwej w zakładce E-FAKTURA. 8. Klient zgadza się na trzymywanie pwiadmień dstarczanych przez Spółkę. 9. Pwiadmienia będą dstarczane przez Spółkę d Klienta z adresu pwiadmienia@wdciagi.katwice.pl II. Zmiana adresu e-maii i rezygnacja z faktury elektrnicznej 1. Klient zbwiązuje się d utrzymania aktywneg adresu . W przypadku zmiany adresu, na który pwinny być wysyłane wiadmści wystawieniu e-faktury raz pwiadmienia, Klient zbwiązany jest dknać zmiany dpwiednich danych. Spółka nie pnsi dpwiedzialnści za skutki nie pinfrmwania przez Klienta zmianie adresu Zmiana adresu , na który przesyłane będą e-faktury, winna być dknana przez Klienta za pmcą frmularza Zmiana adresu " dstępneg na strnie w zakładce E-FAKTURA. Klient mże przekazać prawidłw wypełnine frmularze zgdnie z pkt I.2 lub pprzez system ibok. 3. Spółka nie dpwiada za mylnie pdany przez Klienta adres pczty Klient mże dknać rezygnacji z mżliwści trzymywania e-faktur pprzez wypełnienie i przesłanie frmularza Wycfanie akceptacji przesyłania i udstępniania e-faktur" Klient mże przekazać prawidłw wypełnine frmularze zgdnie z pkt I.2 lub pprzez system ibok ( zakładka E-FAKTURA ) 5. Spółka zaprzestaje przesyłania e-faktur nie później niż p upływie 14 dni d daty wpływu przedmitweg frmularza. 6. P wycfaniu akceptacji następne faktury będą wystawine w frmie papierwej. 4

5 7. W przypadku rzwiązania umwy zapatrzenie w wdę lub dprwadzanie ścieków, użytkwnik traci dstęp d systemu ibok w terminie 14 dni d daty pwiadmienia dezaktywacji jeg knta. Rzdział 3 Pstępwanie reklamacyjne 1. Przedmitem reklamacji jest wyknanie usługi bjętej regulaminem niezgdnie z warunkami i zasadami kreślnymi w niniejszym regulaminie. 2. Zgłszenie przez Klienta wszelkich nieprawidłwści lub reklamacji c d wyknania usługi mżliwe jest: papierw: sbiście w Biurze Obsługi Klienta lub krespndencyjnie na adres siedziby Spółki Katwickie Wdciągi S.A., Katwice, ul. Obrńców Westerplatte 89, za pśrednictwem pczty elektrnicznej na adres bk@wdciaqi.katwice.pl, ibk@wdciaqi.katwice.pl lub pprzez zgłszenie w systemie ibok. 3. Reklamacja winna zawierać pis prblemu będąceg pdstawą złżenia reklamacji. 4. Każda reklamacja rzpatrywana będzie w terminie d 14 dni d dnia jej trzymania pd warunkiem, że sprawa nie będzie wymagała ddatkwych wyjaśnień lub zmian funkcjnująceg prgramwania. Rzdział 4 Pstanwienia kńcwe 1. Spółka zastrzega sbie mżliwść czasweg zawieszenia świadczenia usługi celem przeprwadzenia prac knserwacyjnych raz mżliwść zaprzestania świadczenia usługi w każdym czasie bez pdania przyczyny. O pwyższym zdarzeniu Klient zstanie niezwłcznie pinfrmwany pprzez umieszczenie na strnach serwisu stswneg kmunikatu 2. Oświadczenie Klienta akceptacji faktur w frmie elektrnicznej nie pzbawia Spółki prawa d wystawiania i przesyłania faktur, faktur krygujących i duplikatów faktur w frmie papierwej w przypadkach przewidzianych przez praw, a w szczególnści w sytuacji czasweg zawieszenia świadczenia usługi przesyłania i udstępniania faktur w frmie elektrnicznej. 3. Spółka nie pnsi dpwiedzialnści za prblemy techniczne bądź graniczenia techniczne prgramwania lub sprzętu kmputerweg, z któreg krzysta użytkwnik, a które uniemżliwiają użytkwnikwi krzystania z usługi, a także z przyczyn spwdwanych klicznściami na które Spółka nie miała wpływu mim zachwania należytej starannści. 4. Wszelkie spry wynikłe na tle krzystania z niniejszeg regulaminu będą rzpatrywane w ramach jurysdykcji sądów plskich. 5

6 5. W sprawach nieuregulwanych w niniejszym regulaminie mają zastswanie dpwiednie bwiązujące przepisy prawa, w szczególnści przepisy prawa pdatkweg i Kdeksu Cywilneg. 6. Klient wyraża zgdę na wyknanie usługi, plegającej na wysyłaniu i dbieraniu danych za pmcą systemów teleinfrmatycznych, przy czym dane te są transmitwane za pśrednictwem sieci publicznych w rzumieniu ustawy Praw telekmunikacyjne (ustawa z dnia 16 lipca 2004r. Praw telekmunikacyjne Dz. U. z 2017r. pz t.j). 7. Klient wyraża zgdę na przetwarzanie danych sbwych w związku ze świadczeniem przez Spółkę usług drgą elektrniczną (ustawa z dnia 18 lipca 2002r. świadczeniu usług drgą elektrniczną Dz. U. z 2017r. pz t.j). 8. Udstępnine dane są w pełni chrnine zgdnie z ustawą chrnie danych sbwych (ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. chrnie danych sbwych Dz. U. z 2016r. pz. 992 t.j.) 6