Przewodnik po systemie ebok

Transkrypt

1 Instrukcja Przewodnik użytkownika po ebok Przewodnik po systemie ebok Zabrzańskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Spółka z o.o. Asseco Poland SA, ul. Olchowa 14, Rzeszów, tel.: , fax: , info@asseco.pl, NIP: , REGON: , Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, KRS: , Kapitał zakładowy w wysokości ,00 PLN jest opłacony w całości

2 2 z 39 Wszelkie prawa autorskie do niniejszego dokumentu oraz informacji w nim zawartych, w tym do elementów graficznych, nie zastrzeżone przez podmioty trzecie, stanowią wyłączną własność Asseco Poland SA z siedzibą w Rzeszowie, ul. Olchowa 14. Elementy graficzne pochodzące z systemu ebok stanowią własność ZPEC Sp. z o.o. Przewodnik po systemie ebok Klauzula poufności

3 3 z 39 Spis treści 1 Informacje ogólne Strona startowa aplikacji Rejestracja użytkownika Przypomnienie hasła lub loginu Nadanie nowego hasła w systemie ebok Logowanie do systemu Strona główna aplikacji Dane kontrahenta Podgląd danych kontrahenta Wykaz wniosków o zmianę danych Zgłoszenie wniosku o zmianę danych Zmiana hasła Faktury i saldo Wykaz faktur Saldo Umowy Wykaz umów Wykaz aneksów Podgląd umowy i pozycje Historia pozycji umowy Wykaz liczników i odczytów Wnioski internetowe Wykaz wniosków i zgłoszenie nowego wniosku Zgłoszenie nowego wniosku Zmiana danych Przewodnik po systemie ebok Spis treści

4 4 z 39 8 Temperatury Dostęp do danych podmiotów powiązanych Wiadomości dla użytkownika Wykaz wiadomości Dodatkowe odnośniki...39 Przewodnik po systemie ebok Spis treści

5 5 z 39 1 Informacje ogólne Internetowe Biuro Obsługi Klienta (ebok) jest aplikacją umożliwiającą klientom ZPEC Sp. z o.o. dostęp do własnych danych poprzez przeglądarkę internetową. Dzięki aplikacji klienci uzyskują możliwość: podglądu danych teleadresowych oraz zgłaszania wniosków o zmianę danych; podglądu danych o zawartych umowach wraz z treściami tych umów, ich parametrami i obiektami, których umowy dotyczą; podglądu danych o licznikach i odczytach; podglądu danych o fakturach wraz z treściami faktur; pobierania faktur elektronicznych; podglądu złożonych wniosków oraz składania nowych wniosków; dostępu do wiadomości wysłanych przez ZPEC Sp. z o.o.. Dostęp do portalu możliwy jest po uprzedniej rejestracji. Sposób rejestracji oraz użytkowania aplikacji opisane są w kolejnych rozdziałach. Przewodnik po systemie ebok Informacje ogólne

6 6 z 39 2 Strona startowa aplikacji Po wejściu do portalu ebok wyświetlona zostaje strona startowa systemu. Na stronie dostępne są opcje: rejestracja użytkownika; przypomnienie hasła lub loginu; logowanie; odnośniki do dokumentów lub stron związanych z portalem ebok lub ZPEC Sp. z o.o Rejestracja użytkownika W celu uzyskania dostępu do portalu ebok należy zarejestrować się w systemie. Proces rozpoczyna się od wejścia na stronę rejestracji (odnośnik Zarejestruj się ) i wypełnienia formularza. Przewodnik po systemie ebok Strona startowa aplikacji

7 7 z 39 Należy wypełnić odpowiednie pola: kod kontrahenta (umieszczony na fakturze); podstawowe dane kontrahenta nazwa, adres, NIP lub PESEL w celu weryfikacji danych; adres opisany poniżej; Przewodnik po systemie ebok Strona startowa aplikacji

8 8 z 39 numer ostatniej umowy lub faktury w celu weryfikacji użytkownika; zgodę na przetwarzanie danych; akceptację regulaminu portalu; potwierdzenie poprawności danych; kod weryfikacyjny należy przepisać z wyświetlanego obrazka. Symbolem gwiazdki * oznaczone są pola wymagane do wypełnienia. Elementem niezbędnym podczas rejestracji jest adres użytkownika. Adres wykorzystywany jest jako część mechanizmu potwierdzania tożsamości osoby lub firmy rejestrującej się. Na podany podczas rejestracji adres wysłana zostanie wiadomość potwierdzająca rejestrację na portalu. Po wypełnieniu odpowiednich pól, należy wysłać wniosek rejestracyjny (przycisk Wyślij ). Wyświetlony zostaje wówczas komunikat dotyczący dalszego postępowania. Na podany adres wysyłana jest wiadomość zawierająca informację o rejestracji na portalu, instrukcję postępowania oraz odnośnik do potwierdzenia rejestracji z danym adresem . Wymagane jest kliknięcie na odnośnik w celu potwierdzenia zgodności osoby zgłaszającej z podanym adresem i przejścia do dalszego etapu. Przewodnik po systemie ebok Strona startowa aplikacji

9 9 z 39 Potwierdzenie rejestracji w systemie ebok Witamy w systemie ebok! W celu potwierdzenia rejestracji proszę kliknąć na odnośnik poniżej: Po potwierdzeniu rejestracji operator systemu sprawdzi Pani/Pana dane i wyśle do Pani/Pana pocztą list z loginem i hasłem. Zawsze klikając na powyższy link pozna Pani/Pan aktualny stan rejestracji swojego konta. Dziękujemy za rejestrację. Ten adres otrzymaliśmy od jednego z naszych klientów podczas jego rejestracji na stronie Jeśli to nie Pan/Pani zakładał/a to konto, prosimy wysłać wiadomość na adres ebok@zpec.pl Pozdrawiam - automatyczny administrator -- System Uruchomienie załączonego w wiadomości odnośnika uruchamia przeglądarkę oraz otwiera stronę portalu z potwierdzeniem rejestracji i informacją o sposobie przesłania hasła dostępu. Nie jest wymagane wykonywanie żadnych dodatkowych akcji. Uwaga! Samo dokonanie rejestracji nie powoduje automatycznie uzyskania dostępu do portalu. Konieczna jest weryfikacja wniosku przez operatora ZPEC Sp. z o.o. oraz przesłanie pocztą inicjalnego hasła dostępu. Przewodnik po systemie ebok Strona startowa aplikacji

10 10 z Przypomnienie hasła lub loginu W przypadku zapomnienia przez użytkownika loginu lub hasła dostępu do portalu należy skorzystać z odnośnika Zapomniałem hasła, dostępnego na stronie startowej ebok. Po jego uruchomieniu wyświetlana jest strona, na której należy podać adres podany podczas rejestracji. Jeśli w systemie zarejestrowano użytkownika z podanym adresem , na ten adres wysłana zostanie wiadomość z odnośnikiem. Uruchomienie odnośnika powoduje anulowanie starego hasła i użytkownik proszony jest o podanie nowego. Przewodnik po systemie ebok Strona startowa aplikacji

11 11 z 39 Nadanie nowego hasła w systemie ebok Dzień dobry! Otrzymał/a Pan/Pani ten ponieważ Pan/Pani (albo ktoś podający się za Pana/Panią) poprosił o nowe hasło do Pana/Pani konta w systemie ZPEC Sp. z o.o.. Jeżeli ta prośba nie została wysłana przez Pana/Panią to proszę zignorować ten . Jeśli Pan/Pani otrzyma podobny ponownie, proszę skontaktować się z administratorem systemu ebok ebok@zpec.pl Z adresem goinfo@onet.pl powiązane są dwa konta w systemie: login: Aby zmienić hasło dla tego konta proszę kliknąć na link poniżej: Jeżeli będzie Pan/Pani miał/a problemy to proszę skontaktować się z administratorem systemu ebok@zpec.pl. Pozdrawiam - automatyczny administrator -- System ZPEC Sp. z o.o. Alternatywnym sposobem dostępu w przypadku zapomnienia hasła jest kontakt Biurem Obsługi Klienta ZPEC Sp. z o.o. i zmiana hasła przez operatora systemu. 2.3 Logowanie do systemu Po zarejestrowaniu na portalu i otrzymaniu pierwszego hasła oraz loginu tradycyjną pocztą, użytkownik uzyskuje możliwość zalogowania się w systemie. Po wybraniu opcji Zaloguj wyświetlany jest ekran logowania. Przewodnik po systemie ebok Strona startowa aplikacji

12 12 z 39 W przypadku pierwszego logowania, po podaniu loginu (kodu kontrahenta) i hasła, następuje automatyczne wyświetlenie strony wymagającej zmiany inicjalnego hasła. Do momentu wykonania zmiany żadne inne funkcje portalu nie są dostępne. Przewodnik po systemie ebok Strona startowa aplikacji

13 13 z 39 Opis dostępny na stronie informuje o minimalnych wymaganiach co do stopnia złożoności hasła jego minimalnej długości, znakach wymaganych w haśle. Przewodnik po systemie ebok Strona startowa aplikacji

14 14 z 39 3 Strona główna aplikacji Po zalogowaniu się w systemie wyświetlona zostaje strona główna aplikacji. Zawiera ona informacje o zalogowanym użytkowniku jego login (kod kontrahenta) i nazwę. Jeżeli użytkownik ma nieprzeczytane wiadomości zostaną one wyświetlone (wiadomości opisane są w rozdziale 10). Na górze ekranu znajduje się menu główne, które pozwala na dostęp do wszystkich funkcji aplikacji. Poszczególne opcje umożliwiają: Kontrahent dostęp do danych kontrahenta, zmianę danych, zmianę hasła; Faktury i saldo dostęp do faktur kontrahenta, treści faktur oraz salda (wykaz niezapłaconych faktur); Umowy dostęp do umów kontrahenta wraz z ich treściami i parametrami, dostęp do liczników i odczytów (dla uprawnionych użytkowników); Przewodnik po systemie ebok Strona główna aplikacji

15 15 z 39 Wnioski dostęp do wniosków (spraw) kontrahenta, możliwość zgłoszenia wniosku o zmianę danych lub innego wniosku; Temperatury dostęp do temperatur dobowych (dla uprawnionych użytkowników). Wiadomości dostęp do wiadomości otrzymanych z ZPEC Sp. z o.o. W górnej części ekranu powyżej menu głównego znajduje się lista odnośników do stron natomiast z lewej strony ekranu lista dokumentów powiązanych z portalem ebok. Przewodnik po systemie ebok Strona główna aplikacji

16 16 z 39 4 Dane kontrahenta Menu Kontrahent pozwala na dostęp do podstawowych danych kontrahenta, zarejestrowanych w systemie, umożliwia zmianę hasła oraz złożenie wniosku o zmianę danych. 4.1 Podgląd danych kontrahenta Zalogowany użytkownik portalu ma możliwość podglądu podstawowych danych kontrahenta. Po wybraniu menu Kontrahent a następnie Dane kontrahenta wyświetlona zostaje strona zawierająca: dane ogólne nazwę, numer NIP, Regon; dane teleadresowe adres, włącznie z adresem korespondencyjnym, numer telefonu, faksu, adresu ; informację o zgodzie lub sprzeciwie na przetwarzanie danych w celach marketingowych. Przewodnik po systemie ebok Dane kontrahenta

17 17 z Wykaz wniosków o zmianę danych Uruchomienie opcji Zmiana danych powoduje wyświetlenie listy zgłoszonych dotychczas wniosków o zmianę danych. Wskazanie ikonki pozwala na pogląd szczegółów złożonego wniosku o zmianę danych, w tym również pogląd załączników do wniosków. Przewodnik po systemie ebok Dane kontrahenta

18 18 z 39 Wybór opcji Drukuj pozwala na wydruk wniosku o zmianę danych, w celu podpisania go i wysłania do ZPEC Sp. z o.o., jeśli jest to wymagane Zgłoszenie wniosku o zmianę danych Z poziomu wykazu wniosków o zmianę danych istnieje możliwość złożenia nowego wniosku. Po kliknięciu na odnośnik Wprowadzenie zmiany danych wyświetlony zostaje formularz do wprowadzenia wniosku. Przewodnik po systemie ebok Dane kontrahenta

19 19 z 39 Do wniosku o zmianę danych użytkownik ma możliwość załączenia pliku o określonym rozszerzeniu (zabronione są pliki wykonywalne). Może to być np. skan dowodu osobistego lub wyciąg z KRS. Po wysłaniu wniosku wyświetlony zostaje komunikat z potwierdzeniem oraz instrukcją dalszego postępowania. Przewodnik po systemie ebok Dane kontrahenta

20 20 z 39 W razie potrzeby, użytkownik może w tym miejscu wydrukować wniosek (opcja Drukuj przygotowuje formularz do wydrukowania oraz wyświetla okno wyboru drukarki), podpisać i przesłać do ZPEC Sp. z o.o.. Możliwy jest również późniejszy wydruk wniosku z okna podglądu wniosku o zmianę danych. Po złożeniu wniosek jest weryfikowany przez konsultanta ZPEC Sp. z o.o., który akceptuje zmiany lub kontaktuje się z kontrahentem w celu ustalenia dalszego postępowania. 4.3 Zmiana hasła Zalogowany użytkownik portalu może w dowolnym momencie zmienić swoje hasło dostępu. Służy do tego pozycja menu Zmiana hasła. Po jej uruchomieniu wyświetlony zostaje formularz do wprowadzenie zmiany. Przewodnik po systemie ebok Dane kontrahenta

21 21 z 39 Opis dostępny na stronie informuje o minimalnych wymaganiach co do stopnia złożoności hasła jego minimalnej długości, znakach wymaganych w haśle. Przewodnik po systemie ebok Dane kontrahenta

22 22 z 39 5 Faktury i saldo Menu Faktury i saldo umożliwia użytkownikowi podgląd informacji związanych z wystawionymi fakturami (w tym również fakturami elektronicznymi) oraz podgląd aktualnego salda klienta. 5.1 Wykaz faktur Uruchomienie opcji Faktury powoduje wyświetlenie listy faktury wystawionych danemu kontrahentowi. Dla każdej faktury prezentowany jest jej numer, data wystawienia, termin płatności i wartość brutto. Wykaz może być filtrowany według numeru faktury bądź daty jej wystawienia. W przypadku, gdy lista faktur nie mieści się na jednym ekranie, jest ona dzielona na strony. Poruszanie się między poszczególnymi stronami umożliwiają odnośniki znajdujące się pod listą poprzednie, [1], [2], następne. Po wskazaniu ikonki wyświetlane są informacje ogólne o wybranej fakturze. Przewodnik po systemie ebok Faktury i saldo

23 23 z 39 Wskazanie ikonki umieszczonej przy danej fakturze pozwala na pobranie jej kopii w formie elektronicznej (plik w formacie PDF). 5.2 Saldo Uruchomienie opcji Saldo pozwala na przeglądanie bieżącej informacji o nieuregulowanych należnościach. Przewodnik po systemie ebok Faktury i saldo

24 24 z 39 6 Umowy Menu Umowy pozwala na przegląd umów na dostawę mediów danego kontrahenta, parametrów tych umów, poszczególnych pozycji i związanych z nimi licznikami i odczytami liczników (dla uprawnionych użytkowników). 6.1 Wykaz umów Wykaz umów umożliwia wyświetlenie umów na dostawę mediów zawartych z danym kontrahentem. Dla każdej z umów widoczne są: numer umowy; data zawarcia; data początkowa obowiązywania umowy. Wskazanie odnośnika Pobierz treść umowy w kolumnie Szczegóły przy danej umowie umożliwia pobranie jej treści (plik w formacie MS Word lub PDF), o ile treść ta została udostępniona. 6.2 Wykaz aneksów Po wskazaniu ikony (odnośnik Aneksy w kolumnie Szczegóły ) wyświetlony zostaje formularz ze szczegółowymi informacjami o umowie oraz lista aneksów zawartych do danej umowy. Przewodnik po systemie ebok Umowy

25 25 z 39 Dla każdego aneksu widoczne są: jego numer; data zawarcia; data początkowa obowiązywania. Po wybraniu odnośnika Pobierz treść aneksu w kolumnie Szczegóły wyświetlona zostaje treść aneksu, o ile jest udostępniona, natomiast po wskazaniu ikony szczegóły aneksu. Przewodnik po systemie ebok Umowy

26 26 z Podgląd umowy i pozycje Po wskazaniu ikony (odnośnik Pozycje umowy w kolumnie Szczegóły ) wyświetlony zostaje formularz ze szczegółowymi informacjami o umowie oraz lista aktualnie obowiązujących pozycji umowy. Przewodnik po systemie ebok Umowy

27 27 z 39 Dla każdej pozycji widoczne są: dane obiektu, którego pozycja dotyczy jego kod i adres; data początkowa obowiązywania pozycji. Po wskazaniu ikony (opcja Podgląd w kolumnie Szczegóły ) wyświetlone zostają informacje o aktualnie obowiązującej pozycji umowy wraz z obowiązującymi parametrami (wielkościami rzeczowymi) i załącznikami do pozycji. Wskazanie ikonki umożliwia pobranie treści załącznika do umowy dla danej pozycji (plik w formacie MS Word lub PDF), o ile treść ta została udostępniona. Przewodnik po systemie ebok Umowy

28 28 z Historia pozycji umowy Po wskazaniu ikony (opcja Historia w kolumnie Szczegóły ) na wykazie pozycji umowy, wyświetlona zostaje historia obowiązywania danej pozycji umowy. Wskazując ikonę można obejrzeć jakie dane wielkości rzeczowe i załączniki obowiązywały dla wybranej pozycji w określonym zakresie dat. Wyświetlane okno wygląda analogicznie, jak podgląd aktualnie obowiązującej pozycji na wykazie pozycji umowy. Przewodnik po systemie ebok Umowy

29 29 z Wykaz liczników i odczytów Po wskazaniu ikony (opcja Liczniki w kolumnie Szczegóły ) na wykazie pozycji umowy, wyświetlony zostaje wykaz liczników związanych z daną pozycją umowy. Przewodnik po systemie ebok Umowy

30 30 z 39 Wykaz zawiera informacje o: numerze fabrycznym licznika; kodzie punktu (obiektu) w którym zamontowany jest licznik; miejscu montażu / rodzaju licznika; dacie montażu i demontażu. Wskazanie ikony (opcja Odczyty w kolumnie Szczegóły ) powoduje wyświetlenie szczegółowych informacji o liczniku oraz wykazu zarejestrowanych dla niego odczytów. Opcja ta dostępna jest dla płatników, którzy otrzymują faktury w formie elektronicznej. Przewodnik po systemie ebok Umowy

31 31 z 39 Przewodnik po systemie ebok Umowy

32 32 z 39 7 Wnioski internetowe Menu Wnioski umożliwia dostęp do wykazów złożonych wniosków oraz składanie wniosków w systemie. 7.1 Wykaz wniosków i zgłoszenie nowego wniosku Uruchomienie opcji Zgłoszenie wniosku wyświetla wykaz wniosków kontrahenta, zgłoszonych za pośrednictwem portalu ebok (z pominięciem wniosków o zmianę danych). Na liście dostępne są informacje o: dacie złożenia wniosku; skrócony opis wniosku; Wskazanie ikonki pozwala na pogląd szczegółów złożonego wniosku. Przewodnik po systemie ebok Wnioski internetowe

33 33 z 39 Oprócz informacji o samym wniosku, użytkownik ma dostęp do załączników dołączonych do wniosku Zgłoszenie nowego wniosku Uruchomienie opcji Wprowadzenie nowego wniosku pod wykazem wniosków pozwala na zarejestrowanie nowego wniosku. Przewodnik po systemie ebok Wnioski internetowe

34 34 z 39 Na formularzu należy podać: typ wniosku spośród dostępnych na liście; treść wniosku; adres zgłoszenia w celu identyfikacji obiektu. Do wniosku można załączyć pliki o rozszerzeniach określonych w opisie. Przy wypełnianiu wniosków można skorzystać z udostępnionych szablonów wniosków. 7.2 Zmiana danych Funkcjonalność wykazu wniosków o zmianę danych jest identyczna jak opisana w rozdziale 4.2. Przewodnik po systemie ebok Wnioski internetowe

35 35 z 39 8 Temperatury Menu Temperatury umożliwia podgląd informacji o średnich temperaturach zewnętrznych. Opcja ta dostępna jest dla płatników, którzy otrzymują faktury w formie elektronicznej. Menu Temperatury dobowe pozwala na wyświetlenia wykazu temperatur dobowych. Przewodnik po systemie ebok Temperatury

36 36 z 39 9 Dostęp do danych podmiotów powiązanych W przypadku kontrahentów instytucjonalnych (np. zarządców wspólnot) istnieje możliwość udostępnienia jednemu użytkownikowi danych wielu obsługiwanych kontrahentów. Po jednokrotnym zalogowaniu się, użytkownik ma możliwość wskazania przy pomocy dodatkowej listy konkretnego podmiotu i zmiany kontekstu zalogowanego kontrahenta. Wszelkie wykazy, jak również składane wnioski, będą wówczas dotyczyły wyłącznie kontrahenta, który został w ten sposób wybrany. Wybranie opcji Brak powoduje powrót do danych zalogowanego kontrahenta. Przewodnik po systemie ebok Dostęp do danych podmiotów powiązanych

37 37 z Wiadomości dla użytkownika Po zalogowaniu się użytkownika wyświetlana jest lista skierowanych do niego i nieodczytanych jeszcze wiadomości. Wskazanie wiadomości powoduje wyświetlenie jej treści 10.1 Wykaz wiadomości Uruchomienie menu Wiadomości powoduje wyświetlenie listy wiadomości skierowanych do kontrahenta. Na wykazie wiadomości wyświetlane są daty wysyłki oraz tematy poszczególnych wiadomości. Możliwe jest wyświetlanie wiadomości przeczytanych, nieprzeczytanych lub wszystkich. Dla każdej wiadomości dostępny jest podgląd jej treści. Przewodnik po systemie ebok Wiadomości dla użytkownika

38 38 z 39 Po uruchomieniu podglądu wiadomości widoczne są: data wysłania, temat oraz treść wiadomości. Uruchomienie odnośnika usuwa wiadomość z listy. Przewodnik po systemie ebok Wiadomości dla użytkownika

39 39 z Dodatkowe odnośniki System ebok udostępnia dodatkowe odnośniki do stron powiązanych z ZPEC Sp. z o.o. lub przydatnych użytkownikowi: strona główna ZPEC Sp. z o.o. dostępna po kliknięciu na odnośnik strony główne przedsiębiorstw powiązanych z ZPEC Sp. z o.o. dostępne po kliknięciu na odnośniki i regulamin, instrukcja i częste pytania związane z e-bok dostępne w menu w sekcji ebok; dokumenty związane z fakturami elektronicznymi dostępne w menu w sekcji e- Faktura; dane kontaktowe dostępne w menu w sekcji Kontakt. Po wybraniu odnośnika odpowiedni dokument lub strona otwierana jest w nowym oknie lub oknie portalu ebok, nie powodując wylogowania użytkownika z systemu ebok. Przewodnik po systemie ebok Dodatkowe odnośniki