Postępowanie z dokumentami z wyborów i referendów oraz ich organizacji

Transkrypt

1 Postępowanie z dokumentami z wyborów i referendów oraz ich organizacji dr Ewa Perłakowska eperlakowska@gmail.com XII Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich Gliwice, września 2015 r.

2 Plan Pojęcie dokumentów z wyborów i referendów Regulacje prawne w zakresie postępowania z dokumentami z wyborów i referendów Zakres stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt. Zakres odpowiedzialności jednostek samorządu terytorialnego. Wartość archiwalna i czas przechowywania dokumentów z wyborów Przechowywanie, ewidencjonowanie i zabezpieczanie dokumentów z wyborów Procedura brakowania dokumentów z wyborów Przekazywanie dokumentów z wyborów stanowiących materiały archiwalne do archiwów państwowych dr Ewa Perłakowska

3 Pojęcie dokumentów z wyborów i referendów

4 Dokumentacja czy dokumenty? w Kodeksie wyborczym mowa jest o dokumentach z wyborów; w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach mowa jest o dokumentacji; pojęcia w Kodeksie wyborczym = pojęcia w ustawie archiwalnej stanowisko Sądu Najwyższego w ramach uzgodnień projektu brak zdefiniowania w Kodeksie pojęcia dokumenty z wyborów (pismo Prezesa SN z dnia 6 czerwca 2012 r., znak: BSA III /12); odpowiedź MKiDN (NDAP) z dnia 19 kwietnia 2013 r., znak: DL/465/13 w Kodeksie używa się też innych pojęć niż dokumenty z wyborów, np. w art. 6 wszelkie pisma Źródło:

5 Dokumenty z wyborów w Kodeksie wyborczym używa się też pojęć: dokument stwierdzający tożsamość, dokumenty z głosowania, pozostałe dokumenty z wyborów, itp.; przykłady regulacji w Kodeksie:

6 Dokumenty z wyborów

7 Dokumenty z wyborów to dokumenty zgromadzone i wytworzone przez komisje wyborcze i komisarzy wyborczych, w tym dokumenty z głosowania, w związku z organizowanymi wyborami;

8 Regulacje prawne w zakresie postępowania z dokumentacją z wyborów

9 Kodeks wyborczy Ustawa z dnia 5 stycznia 2011 r. Kodeks wyborczy (Dz. U. Nr 21, poz. 112, z późn. zm.) data wejścia w życie 1 sierpnia 2011 r. art Dokumenty z wyborów są przekazywane do archiwów państwowych i mogą być udostępniane. 2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, po zasięgnięciu opinii Państwowej Komisji Wyborczej oraz Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, sposób przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów, ze szczególnym uwzględnieniem okresu, po jakim muszą być one przekazywane do archiwów państwowych, potrzeby ochrony przekazywanych, przechowywanych materiałów i zawartych w nich danych oraz podmiotów, którym dokumenty mogą być udostępniane.

10 Kodeks wyborczy Brzmienie upoważnienia ustawowego, zawartego w art. 8 2 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. Kodeks wyborczy, jest tożsame co do zakresu przedmiotowego z brzmieniem upoważnienia w art. 169 ust. 2 dotychczas obowiązującej ustawy z dnia 23 stycznia 2004 r. Ordynacja wyborcza do Parlamentu Europejskiego (Dz. U. Nr 25, poz. 219, z późn. zm.).

11 Poprzednie akty prawne rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 6 października 2000 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 83, poz. 944, z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 23 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 90, poz. 1005, z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 27 listopada 2002 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów organów jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 209, poz. 1781, z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 czerwca 2004 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów posłów do Parlamentu Europejskiego (Dz. U. Nr 150, poz. 1580, z późn. zm.).

12 Okres przejściowy w Kodeksie wyborczym Wyżej wymienione akty wykonawcze zachowywały moc obowiązującą, zgodnie z art. 15 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. Przepisy wprowadzające ustawę Kodeks wyborczy (Dz. U. Nr 21, poz. 113, z późn. zm.), do dnia wejścia w życie rozporządzenia wydanego na podstawie art. 8 2 Kodeksu wyborczego.

13 Inne akty prawne ustawa z dnia 15 września 2000 r. o referendum lokalnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 706, z późn. zm.)

14 Inne akty prawne ustawa z dnia 14 marca 2003 r. o referendum ogólnokrajowym (Dz. U. z 2003 r. Nr 57, poz. 507, z późn. zm.) rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 3 czerwca 2003 r.... (Dz. U. Nr 102, poz. 951)

15 Rozporządzenie rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 listopada 2013 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów (Dz. U. poz. 1488) data wejścia w życie 25 grudnia 2013 r.

16 Układ rozporządzenia Przyjęty układ rozdziałów wynika z chronologii postępowania z dokumentami z wyborów w różnych organach oraz jednostkach organizacyjnych, jak i w różnym czasie. rozdział 1 Przepisy ogólne, rozdział 2 Postępowanie z dokumentami z wyborów z obwodowych komisji wyborczych, rozdział 3 Postępowanie z dokumentami z wyborów z okręgowych, rejonowych i terytorialnych komisji wyborczych oraz od komisarzy wyborczych, rozdział 4 Postępowanie z dokumentami z wyborów w delegaturach Krajowego Biura Wyborczego, rozdział 5 Postępowanie z dokumentami z wyborów w Państwowej Komisji Wyborczej, rozdział 6 Przepisy przejściowe i końcowe.

17 Inny akt prawny Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140)

18 Inny akt prawny Po ustaniu przyczyn uzasadniających wprowadzenie informacji dodatkowej dokumenty stanowiące podstawę jej wprowadzenia są opatrywane odpowiednią adnotacją i włączane do odrębnego zbioru przejściowego. Dokumenty te przechowuje się przez okres 1 roku od daty ich wyłączenia.

19 Zakres stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt

20 JRWA dla organów gmin z 2011 r.

21 JRWA dla organów powiatu z 2011 r.

22 JRWA dla organów samorządu województwa z 2011 r.

23 JRWA dla organów zespolonej administracji rządowej z 2011 r.

24 Dokumentacja wg jrwa, wymieniona w Kodeksie wyborczym art Rejestr wyborców stanowi zbiór danych osobowych z ewidencji ludności, o których mowa w 7. klasa Rejestr wyborców prowadzi gmina jako zadanie zlecone. 12. Rejestr wyborców jest udostępniany, na pisemny wniosek, do wglądu w urzędzie gminy. klasa Urząd gminy przekazuje właściwym organom wyborczym okresowe informacje o liczbie wyborców objętych rejestrem wyborców. klasa 5012

25 Dokumentacja wg jrwa, wymieniona w Kodeksie wyborczym art. 20 klasa Decyzję o wpisaniu lub o odmowie wpisania do rejestru wyborców osoby, o której mowa w art. 19, wydaje wójt, w terminie 3 dni od dnia wniesienia wniosku. Decyzję o odmowie wpisania do rejestru wyborców, wraz z uzasadnieniem, niezwłocznie doręcza się wnioskodawcy. 4. Od decyzji w sprawie odmowy wpisania do rejestru wyborców przysługuje prawo wniesienia skargi do właściwego miejscowo sądu rejonowego. Skargę wnosi się za pośrednictwem wójta, w terminie 3 dni od dnia doręczenia decyzji. Wójt przekazuje sądowi niezwłocznie skargę wraz z decyzją i aktami sprawy.

26 Dokumentacja wg jrwa, wymieniona w Kodeksie wyborczym art. 22 klasa Każdy może wnieść do wójta reklamację na nieprawidłowości w rejestrze wyborców..., 2. Reklamację wnosi się pisemnie lub ustnie do protokołu. 5. Na decyzję nieuwzględniającą reklamacji lub powodującą skreślenie z rejestru wyborców wnoszący reklamację bądź osoba skreślona z rejestru wyborców może wnieść, w terminie 3 dni od dnia doręczenia decyzji, skargę za pośrednictwem wójta do właściwego miejscowo sądu rejonowego. Przepisy art i 5 stosuje się odpowiednio.

27 Dokumentacja wg jrwa, wymieniona w Kodeksie wyborczym art. 26 klasa Osoby, którym przysługuje prawo wybierania, wpisuje się do spisu wyborców. 4. Spis wyborców służy do przeprowadzania głosowania w wyborach, które zostały zarządzone. 10. Spis wyborców, z zastrzeżeniem art i art. 35 1, jest sporządzany i aktualizowany przez gminę, jako zadanie zlecone, na podstawie rejestru wyborców. 11. Spis wyborców sporządza się w 2 egzemplarzach, oddzielnie dla każdego obwodu głosowania, według miejsca zamieszkania wyborców, najpóźniej w 21 dniu przed dniem wyborów. 12. Jeden egzemplarz spisu wyborców przekazuje się w przeddzień wyborów przewodniczącemu właściwej obwodowej komisji wyborczej.

28 Instrukcja archiwalna z 2011 r. 1 Instrukcja archiwalna reguluje postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

29 Przepis szczególny

30 Zakres odpowiedzialności jednostek samorządu terytorialnego

31 3. Dokumentów z wyborów, stanowiących dowody w postępowaniach sądowych i administracyjnych oraz przygotowawczych postępowaniach karnych, nie przekazuje się do archiwów państwowych i nie niszczy do czasu zakończenia tych postępowań Wójt, konsul lub kapitan polskiego statku morskiego, zwani dalej depozytariuszami, [...] przy przekazywaniu i przechowywaniu dokumentów z wyborów stosują spis zdawczo-odbiorczy Depozytariusz przyjmuje oraz przechowuje dokumenty z głosowania z obwodowych komisji wyborczych w sposób zapewniający ochronę tych dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz zapewniający ochronę danych osobowych znajdujących się w tych dokumentach przed nieuprawnionym ujawnieniem.

32 procedura brakowania nie należy do depozytariusza tylko do dyrektora właściwej miejscowo delegatury KBW ( 7 ust. 1); rozliczanie się depozytariusza z delegaturą KBW z dokumentów, które stanowią materiały archiwalne ( 7 ust. 2); przejmowanie i przechowywanie dokumentów z wyborów z terytorialnych komisji wyborczych ( 10 ust. 1) udostępnianie dokumentów z wyborów właściwym organom, o których mowa w art Kodeksu ( 6 ust. 2, 10 ust. 2);

33 Wartość archiwalna i czas przechowywania dokumentacji z wyborów

34 Wartość archiwalna dokumenty z wyborów stanowiące materiały archiwalne pozostałe dokumenty dokumenty z głosowania do brakowania po 30 dniach drugie egzemplarze dokumentów (jeżeli były) dokumenty do brakowania po 10 latach dokumenty do brakowania po upływie okresów przechowywania określonych w ustawie o rachunkowości

35 Materiały archiwalne dokumenty z głosowania z obwodowych komisji wyborczych: protokoły głosowania w obwodzie, protokoły posiedzeń, uchwały, urzędowe obwieszczenia, komunikaty oraz inne dokumenty dot. obsługi komisji, dokumenty dot. powołania komisji dokumenty z wyborów z okręgowych, rejonowych i terytorialnych komisji wyborczych oraz od komisarzy wyborczych, z wyjątkiem drugich egzemplarzy dokumentów;

36 Czas przechowywania określony zarówno w Kodeksie wyborczym, jak i w rozporządzeniu; dotyczy terminów przekazywania między poszczególnymi podmiotami; dotyczy terminów brakowania

37 Czas przechowywania Kodeks wyborczy

38 Czas przechowywania dokumenty z głosowania z obwodowych komisji wyborczych obwodowe komisje wyborcze niezwłoczne przekazanie depozytariusze

39 Czas przechowywania dokumenty z głosowania z obwodowych komisji wyborczych depozytariusze po upływie 30 dni: 1) od rozstrzygnięcia przez Sąd Najwyższy w sprawie ważności wyborów 2) podjęcia przez Sąd Najwyższy uchwały w sprawach nieważności wyborów lub nieważności wyboru posła do Parlamentu Europejskiego 3) wydania przez sąd prawomocnych orzeczeń w sprawie ważności wyborów, o których mowa w 1 pkt 4 i 5, a w przypadku wyborów, co do których nie zgłoszono protestów od upływu terminu zgłaszania protestów przejęcie materiałów archiwalnych przez: delegaturę KBW brakowanie przez: delegaturę KBW

40 Czas przechowywania dokumenty z wyborów z terytorialnych komisji wyborczych depozytariusze po upływie 30 dni: 1) od rozstrzygnięcia przez Sąd Najwyższy w sprawie ważności wyborów 2) podjęcia przez Sąd Najwyższy uchwały w sprawach nieważności wyborów lub nieważności wyboru posła do Parlamentu Europejskiego 3) wydania przez sąd prawomocnych orzeczeń w sprawie ważności wyborów, o których mowa w 1 pkt 4 i 5, a w przypadku wyborów, co do których nie zgłoszono protestów od upływu terminu zgłaszania protestów przejęcie materiałów archiwalnych przez: delegaturę KBW brakowanie (drugich egzemplarzy) przez: delegaturę KBW

41 Przechowywanie, ewidencjonowanie i zabezpieczanie dokumentacji z wyborów

42 Sposób przechowywania i zabezpieczania zapewniający ochronę tych dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz zapewniający ochronę danych osobowych znajdujących się w tych dokumentach przed nieuprawnionym ujawnieniem

43 Ewidencja ( 4) Spis zdawczo-odbiorczy zawiera: 1) nazwę obwodowej komisji wyborczej lub innego właściwego organu wyborczego; 2) nazwę i adres depozytariusza, jeżeli on dokonuje czynności dotyczącej dokumentów z wyborów; 3) datę wyborów; 4) datę sporządzenia spisu; 5) imię, nazwisko i podpis osoby, która spis sporządziła, oraz osoby przekazującej i przyjmującej wraz z datą przekazania i odbioru, jeżeli dochodzi do przekazywania dokumentów z wyborów; 6) dla każdej pozycji spisu: a) liczbę porządkową, b) tytuł, na który składa się informacja o rodzaju spraw i dokumentów z wyborów, c) roczną datę lub roczne daty krańcowe, d) liczbę teczek, a jeżeli jest to niemożliwe ze względu na sposób przechowywania liczbę metrów bieżących, e) oznaczenie kategorii archiwalnej, f) adnotację osoby przyjmującej dokumenty dotyczącą miejsca przechowywania dokumentów z wyborów w archiwum, g) adnotację informującą o dalszych czynnościach dotyczących dokumentów z wyborów, w szczególności o dacie przekazania do właściwego miejscowo archiwum państwowego lub dacie zniszczenia dokumentów z wyborów.

44 Ewidencja Spis sporządza się oddzielnie dla dokumentów z wyborów stanowiących materiały archiwalne oraz oddzielnie dla pozostałych dokumentów z wyborów w zależności od okresów ich przechowywania.

45 Procedura brakowania dokumentacji z wyborów

46 Brakowanie zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przy czym wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie składa dyrektor właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego, a zgodę na brakowanie wyraża dyrektor archiwum państwowego właściwego miejscowo dla siedziby delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

47 Brakowanie - procedura 4-9 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375)

48 Przekazywanie dokumentacji z wyborów stanowiącej materiały archiwalne do archiwów państwowych

49 Przekazywanie do archiwów państwowych zadanie delegatury KBW oraz KBW; możliwe wyjątki, gdy dokumenty zostaną przekwalifikowane w toku procedury brakowania

50 Dziękuję za uwagę dr Ewa Perłakowska