Integra Car 7. O p r o g r a m o w a n i e d o o b s ł u g i s e r w i s ó w samochodowych

Transkrypt

1 NOW OC Z E ZN YC AT WIĄZANIA INF ROZ OR M NE ES NOWA WERSJA Integra Car 7 O p r o g r a m o w a n i e d o o b s ł u g i s e r w i s ó w samochodowych Terminarz, zlecenia i kosztorysy napraw; Historia serwisowa pojazdu Baza 45 tys. pojazdów, Czasy napraw wg modeli i wersji (10 mln poz.) Wyszukiwanie części zamiennych wg bazy ok zamienników Współpraca z katalogami części i programami serwisowymi m.in.: TecRMI, TecDoc, ESI[tronic], Autodata, Workshop - VIVID, etc. Funkcje CRM - przypomnienia o okresowych naprawach i wymianie części eksploatacyjnych, powiadomienia SMS, wsparcie dla promocji Sprzedaż towarów i usług; Obsługa magazynu, Rezerwacje towarów Import elektronicznych faktur od dostawcy części, Przechowalnia opon Raporty serwisowe, sprzedaży, magazynowe, rozliczeń prowizyjnych Kontrola kosztów, należności i zobowiązań. Integracja z systemami FK Sklep internetowy zintegrowany z danymi katalogowymi firmy TecDoc Szybszy dostęp do danych. Sprawniejsza obsługa. Większe korzyści

2 Integra Car 7 to kompleksowe oprogramowanie dedykowane dla branży motoryzacyjnej. System umożliwia szybką obsługę klientów, znacząco poprawia organizację pracy, a także dostarcza wsparcie biznesowe. Czas przyjmowania towaru do magazynu skrócono poprzez automatyczny import faktur elektronicznych, który jest możliwy dzięki integracji programu z katalogami wielu dystrybutorów. Wraz z modułami opcjonalnymi Integra 7 zapewnia kompleksową obsługę całej firmy. Opcje konfiguracji pozwalają dostosować program do indywidualnych potrzeb, a modułowa budowa sprawia, że Integra 7 może być z powodzeniem wykorzystywana zarówno w małych firmach, jak i w dużych kompleksach motoryzacyjnych. Terminarz napraw - efektywne planowanie pracy serwisu. Podgląd zaplanowanych napraw na kolejne dni umożliwia optymalne wykorzystanie stanowisk naprawczych. Podczas ustalania terminu naprawy można rezerwować towary, przygotowywać kosztorysy, wysyłać SMS z ustalonym terminem i zakresem naprawy, a także przesłać klientom przypomnienia o terminie na godzinę przed naprawą. Później z takiego terminu można szybko utworzyć zlecenie. W przygotowaniu jest Integra WebPlaner, który umożliwi klientom umówienie się na naprawę przez internet. (Rys. 1) Przypominamy o terminie naprawy: godz. 9:00 Wymiana amortyzatorów Auto Center tel Rys. 1 Serwisy opon mogą korzystać z szybkich zleceń, przechowalni z danymi dla opon, z przypomnień SMS o sezonowej wymianie opon oraz z innych funkcji przeznaczonych dla tej branży. Rys. 2 Zlecenia napraw mogą obejmować obsługę pojazdów lub podzespołów np. pomp Diesel, alternatorów i rozruszników, itp. Bieżąca sytuacja serwisu widoczna jest na liście otwartych zleceń wraz z podglądem zakresu zleconych napraw. (Rys.2) Integra 7 zapewnia szybką obsługę zleceń od przyjęcia pojazdu do serwisu, do momentu rozliczenia naprawy. Program zawiera bazę poj. osobowych i dostawczych, słowniki usterek i usług. Dla pojazdów ciężarowych przygotowano specjalną wersję Integra Truck. Dzięki obsłudze czytnika kodów 2D można szybciej i poprawnie wprowadzać do zleceń dane z dowodów rejestracyjnych (Rys. 4). Dostępna jest także karta dowodu rejestracyjnego ułatwiająca ręczne wystawienie zleceń początkującym pracownikom serwisu (Rys.5). Dla serwisów blacharsko-lakierniczych przygotowano dedykowane funkcje zapewniające szybki opis uszkodzeń pojazdów, słownik kodów lakierów*, wypożyczalnię pojazdów zastępczych, opis lokalizacji pojazdu (serwis, blacharnia, lakiernia), ewidencję dokumentacji szkody pojazdu w zleceniu, itp. Rys. 3 Wydruki - Oprogramowanie umożliwia wydruk dokumentów takich jak zlecenia i karty serwisowe, kosztorysy, potwierdzenia przyjęcia pojazdu, dok. sprzedaży i wiele innych dokumentów dostępnych w programie. Do wydruków zleceń można załączyć check-listy dla okresowych przeglądów, warunki napraw, regulaminy itp. Program umożliwia dostosowanie wyglądu i zakresu wydruków do indywidualnych potrzeb różnych serwisów. Uszkodzenia pojazdu Faktura VAT Rys. 4 Rys. 5 Szybkie zlecenia wykorzystywane są przy wymianie świec, oleju, opon, kontroli świateł itp. Takie zlecenie można błyskawicznie wystawić i od razu rozliczyć naprawę wystawiając klientowi paragon lub fakturę. Wymiana danych z systemami SKP umożliwia szybką i sprawną obsługę klientów w stacjach kontroli pojazdów, obsługę korespondencji seryjnej SMS/ , wysyłanie przypomnień o zbliżającym się badaniu tech. oraz automatyczne rejestrowanie badań tech. w historii serwisowej pojazdu. Współpraca z systemami olejowymi (m.in.: OriLink, LUBE-Master, Almar B&C S-Ben) pozwala na wygodniejsze zarządzanie dystrybucją olejów i płynów w serwisie samochodowym. Olej wlany przez mechanika do silnika, automatycznie jest dodawany do zlecenia naprawy. Zlecenie naprawy Karta serwisowa Uwagi:

3 Towary można w prosty sposób dodawać do zleceń, faktur i paragonów, wykorzystując odpowiednie kartoteki. Wybór wielokrotny na listach znacznie skraca czas dodawania większych ilości towarów. Dostępna jest również opcja szybkiego dodawania towarów i usług-tzw. z ręki. Dodając towar do zlecenia grupy cenowe i rabaty klienta są uwzględniane automatycznie. (Rys.6) Kompletowanie towarów i usług na fakturze pozwala zastąpić wiele towarów i usług jedną pozycją, która zostanie wydrukowana na fakturze np. Przegląd po km, Montaż instalacji LPG, Montaż autoalarmu. Katalog wyceny napraw umożliwia szybkie ustalenie ceny naprawy w oparciu o oryginalne dane producentów pojazdów uwzględniające ich indywidualne wyposażenie. Pomyłki przy podawaniu cen dotyczących usług, powodują wymierne straty dla każdego serwisu. Aby zapobiec takim zdarzeniom potrzebne są sprawdzone informacje niezbędne do poprawnej kalkulacji prac warsztatowych. (Rys. 7) Kalkulacja naprawy Plan serwisowy km Rys. 7 Rys. 6 Prowizje serwisantów. Prowadząc ewidencję czasu pracy serwisantów dla poszczególnych usług można ocenić ich efektywność i rozliczać wynagrodzenia prowizyjne. Do każdej usługi można przydzielić jednego lub kilku mechaników z różnym udziałem procentowym. Prowizje serwisantów można rozliczać wg ilości Rbh lub kwoty za usługę. Ilość Rbh przypisana serwisantom może być niezależna i różna od ilości Rbh zawartej na fakturze. Podobna ewidencja jest dostępna w obszarze sprzedaży części i pojazdów. (Rys. 6) Integra Cennik umożliwia importowanie do programu wielu ofert. Dzięki temu można korzystać w jednym programie z cenników opon, akumulatorów, olejów oraz części zamiennych różnych dostawców. Wyszukując towar, którego nie mamy na stanie magazynu, program znajduje go automatycznie w ofertach dystrybutorów. Po wyszukaniu części np. w katalogu TecDoc, program sprawdzi jej wstępną cenę w zaimportowanych ofertach różnych hurtowni. Korzystając z tego modułu można także znacznie szybciej wprowadzać do programu nowe towary oraz przygotowywać i wysyłać zamówienia poprzez . (Rys.9) Wyszukiwanie i sprzedaż części zamiennych. Lista towarów pozwala na szybkie wyszukiwanie części wg nazwy, nr katalogowego, indeksu, itp., a także na wyszukiwanie asortymentu po fragmentach nr katalogowych i nazw części (wpisane w dowolnej kolejności). Wybrane na liście części można dodawać do tworzonego dokumentu sprzedaży, zmieniać cenę i udzielać indywidualnych rabatów na dany towar. (Rys.8) Rys. 9 Kody kreskowe (EAN) znacznie usprawniają przyjęcia dostaw, wyszukiwanie i sprzedaż części zamiennych. Inwentaryzacja z użyciem kodów kreskowych jest o wiele szybsza i dokładniejsza niż przy stosowaniu arkuszy papierowych. Integra 7 współpracuje z czytnikami kodów EAN, bezprzewodowymi kolektorami danych oraz z przemysłowymi drukarkami etykiet. (Rys. 10) Rys. 8 Gospodarka magazynowa zapewnia obsługę dokumentów: PZ, WZ, RW, PW, MM+/-, BO, RI+/-, AI, ZA, RT. Dzięki importowi faktur elektronicznych czas dostaw został znacznie skrócony (Rys 10). Kolejna funkcja to automatyczne tworzenie WZ i RW podczas dodawania towarów do faktur i zleceń. Blokując podczas inwentaryzacji aktualnie spisywane grupy części, można równocześnie sprzedawać pozostałe towary. Obsługa wielu magazynów, tworzenie zamówień wg stanów min./zalec./max oraz raporty dostaw, rotacji i historii towaru zapewniają sprawną obsługę magazynu. Integra 7 umożliwia automatyczne tworzenie zamówień do różnych dostawców według stanów magazynowych, grup części, producenta, dostawcy oraz rezerwacji towarów. (Rys.8) Rys. 10

4 Integra WebShop to nowoczesne oprogramowanie zapewniające szybkie i łatwe zakupy części zamiennych przez Internet. Zawiera ono dane katalogowe firmy TecDoc m.in. zdjęcia, opisy techniczne, nr OES, zastosowanie w pojazdach. WebShop jest zintegrowany z programem Integra 7, co zapewnia szybki eksport towarów z magazynu na strony www oraz aktualizację informacji o ich dostępności. Integra WebShop umożliwia klientom łatwe wyszukiwanie części i wysyłanie zamówień, z których w Integra 7 można automatycznie wystawiać dok. sprzedaży. Dane na strony www pochodzą z kartotek towarów Integra 7, dlatego te same informacje (zamienniki, opisy, zdjęcia) dostępne są dla pracowników firmy i klientów. Na głównej stronie można wyświetlać promocje i oferty wyprzedażowe. Płatności za części klienci mogą realizować przez portal platnosci.pl. Pozycjonownie oferty w internecie może poprawić eksport do portali Nokaut i Ceneo*.(Rys. 11) Rys. 11 Funkcje CRM Serwis przypominają o okresowych naprawach oraz o wymianie części eksploatacyjnych np.: filtrów, oleju, płynu ham., świec, pasków, itp. Przypomnienia są wyświetlane przy otwieraniu zleceń oraz na liście CRM, z której możliwe jest ich grupowe wysyłanie do klientów. Za pomocą funkcji CRM można też łatwo wysyłać klientom różne wiadomości SMS/MMS np. o akcjach promocyjnych, bezpłatnych przeglądach, rozszerzeniu działalności o nowe usługi, a także wysyłać informacje np. o zakończeniu naprawy. Moduł CRM zawiera funkcje do weryfikacji skuteczności działań promocyjnych serwisu, dzięki czemu można sprawdzić jakie angaże przyniosły najlepsze efekty. (Rys.12) Przypominamy, o zaległej płatności (21 dni) na kwotę 1570 zł dotyczy FV 234/2010 Auto Center tel Rys. 15 Moduł Finanse pozwala na szybką kontrolę bieżącej sytuacji finansowej firmy. Weryfikując płatności (należności klientów wobec firmy i zobowiązania firmy u dostawców) można sprawnie zarządzać przepływem finansów. Wszystkim klientom, którzy zalegają z płatnościami możemy w ciągu kilku sekund wysłać ponaglenie poprzez SMS. Moduł obsługuje dok. kasowe i bankowe (KP, KW, BP, BW oraz kompensaty); zawiera raporty, które zapewniają kontrolę przepływu gotówki, a także pozwalają z wyprzedzeniem ustalić orientacyjne zobowiązania podatkowe. Do rozliczeń płatności kartami np. z firmą Polcard stosowane są dok. Rozliczeń Dodatkowych RD. Dok. RD umożliwiają także rozliczanie wpłat z firm spedycyjnych za przesyłki pobraniowe. Współpraca z systemami bankowymi m.in. Inteligo-PKO BP, PKO BP ipko, PekaoBIZNES24, BoŚ S.A, Sez@m-BPH, INGBankOnLine, Pekao24, mbank, SGB, BZWBK, BGK, pozwala znacznie zaoszczędzić czas i zapewnia dużo większą poprawność rozliczania dokumentów zakupu i sprzedaży. (Rys. 16) Rys. 16 Rys. 12 Funkcje CRM Zadania umożliwiają wprowadzenie przypomnień, dla których określamy termin realizacji, opis, ważność, itp. System pozwala przydzielać i kontrolować zadania dla poszczególnych pracowników. Mogą być to zadania indywidualne np. tel. do klienta. Zadania mogą również dotyczyć napraw powiązanych z konkretnymi klientami. (Rys. 13) Współpraca z systemami finansowo-księgowymi i kadrowopłacowymi (Comarch OPT!MA, Sage Symfonia, Insert Rewizor GT, Hermes). Program umożliwia eksport rejestrów sprzedaży do systemów FK, dok. magazynowych, kasowych i zakupu, natomiast do systemów kadrowo-płacowych eksport danych dot. rozliczeń pracowników. Integracja z systemami F-K ma duże znaczenie dla firm prowadzących pełną księgowość. (Rys.16) Rys. 13 Moduł RCP pozwala rejestrować czas pracy pracowników oraz ich nieobecności. Możemy konfigurować harmonogram pracy dla danego pracownika bądź całej grupy. Dodatkowa funkcjonalność umożliwia ewidencję urlopów, zwolnień, spóźnień itp., a także eksport tych danych do systemów kadrowo-płacowych. Rejestracja czasu pracy (rozpoczęcie, przerwy, zak.) jest prowadzona poprzez wymianę danych z nowoczesnym czytnikiem kart zbliżeniowych, używanych przez pracowników. (Rys. 14) Rys. 14 Rys. 17 Raporty i analizy. Wyniki raportów są przedstawiane w tabelach, których zakres możemy filtrować i sortować wg różnych kryteriów. Dane można eksportować do Excel-a oraz wyświetlać w formie graficznej (wykresy kołowe, kolumnowe), co ułatwia analizę wyników i podejmowanie trafnych decyzji. Bezpośrednio z poziomu raportu można edytować kartoteki towarów, kontrahentów, zlecenia oraz dokumenty sprzedaży, co pozwala na systematyczne porządkowanie danych w bazie programu.(rys.17)

5 Współpraca z katalogami części różnych dystrybutorów zapewnia szybkie wyszukiwanie towaru, informacje o zamiennikach, cenach oraz stanach magazynowych, a także dostęp do zdjęć, rysunków, danych tech. i innych parametrów części zamiennych (dot. programów Integra Katalog). Towary niedostępne w magazynie serwisu program Integra 7 automatycznie znajduje w cenniku dostawcy z informacją o ich dostępności, cenie i terminie dostawy. Z poziomu zlecenia wywołujemy program Integra Katalog z wybranym wcześniej pojazdem i możemy do w/w zlecenia dodać znalezione w Katalogu części. Jeśli pozycji nie ma w magazynie lokalnym, program automatycznie tworzy zamówienie do dostawcy. Dzięki tej integracji uzyskuje się szybką wymianę danych pomiędzy programami bez zapisywania cen i nr katalogowych na stosach papierowych kartek. (Rys.18) Interfejs systemów serwisowych. Korzystanie z systemów ESI[tronic], Haynes, Autodata, etc, jest możliwe bezpośrednio z poziomu Integra 7. Dzięki temu można szybko uzyskać dostęp do informacji o wymianie podzespołów, zakresie przeglądów, danych regulacyjnych, instrukcji napraw, schematów elektr., itp. (Rys. 21) Rys. 21 Moduł Integra Data Service 3.0 umożliwia szybki dostęp do czasów napraw oraz innych informacji serwisowych dla wskazanego pojazdu. Wybrane w nim operacje i części zamienne można wyeksportować bezpośrednio do zlecenia naprawy. Moduł zawiera czasy napraw, okresowe przeglądy, dane regulacyjne, instrukcje naprawcze, schematy elektryczne, etc. (Rys. 22) Rys. 18 Integracja z Katalogiem TecDoc umożliwia automatyczne dodawanie do zlecenia lub kosztorysu części wybranych w katalogu TecDoc. Przesyłając w/w dane pomijamy konieczność ręcznego przepisywania nr katalogowych i nazw, a dzięki identyfikacji samochodu, zbędny jest ponowny wybór marki, modelu i wersji pojazdu. Katalog zawiera oryginalne dane ponad 400 producentów części dla 3 mln artykułów. Części wybiera się na podstawie nr katalogowych i bazy pojazdów zwierającej ok pozycji. (Rys.19) Rys. 22 Wymiana danych z programem Autodata online* zapewnia wyświetlanie wybranych informacji technicznych dla pojazdu zgodnego ze zleceniem lub kosztorysem. Dotyczy to np. różnych danych regulacyjnych, lokalizacji elementów, informacji naprawczych dla wielu układów pojazdu. (Rys. 23) Rys. Rys Wymiana danych z systemem ESI[tronic] umożliwia szybki import części i usług do zleceń oraz kosztorysów. ESI[tronic] to uznany na rynku system zawierający dane o częściach firmy Bosch oraz obszerne informacje serwisowe. Wyróżnia go system diagnostyczny dla wielu marek zintegrowane z obszerną dokumentacją naprawczą dla różnych systemów pojazdu.(rys. 20) Rys. 23 Współpraca z programem HaynesPro online* zapewnia dostęp do danych zawartych w tym oprogramowaniu bezpośrednio z poziomu systemu Integra 7 wg pojazdu wybranego na zleceniu. Rys. 24 Rys. 20 Współpraca z katalogami i systemami serwisowymi jest zależna od możliwości technicznych oferowanych przez producentów tych rozwiązań.

6