1) Konferencja I - IX Kongres Promocji Mazowsza, w terminie - 27 maja 2019 r.;

Transkrypt

1 Załącznik Nr 3 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie Nr sprawy: KP-TP-I AG ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych o wartości przekraczającej zł (bez VAT) i nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty EURO (bez VAT) 1. Zamawiający: Województwo Mazowieckie z siedzibą w Warszawie, ul. Jagiellońska 26, Warszawa zaprasza do złożenia oferty na: organizację dwóch konferencji Samorządu Województwa Mazowieckiego 2. Przedmiot zamówienia: Opracowanie merytoryczne, przygotowanie programu i scenariusza konferencji, zapewnienie wykładowców, moderatora oraz materiałów konferencyjnych dla dwóch jednodniowych konferencji: 1) Konferencja I - IX Kongres Promocji Mazowsza, w terminie - 27 maja 2019 r.; IX Kongres Promocji Mazowsza zaplanowano jako jednodniową konferencję, poświęconą nowym trendom promocji marki terytorialnej. Głównym celem wydarzenia jest podniesienie poziomu wiedzy oraz zaktywizowanie przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego, organizacji pozarządowych oraz instytucji powiązanych z samorządem terytorialnym. Powyższy cel zrealizowany będzie poprzez cykl wykładów i warsztatów w trakcie kongresu, a także wymianę opinii i doświadczeń przedstawicieli organów administracji samorządowej, nauki, organizacji i firm. Opis przedmiotu zamówienia Konferencja I: 1) Przygotowanie programu konferencji, w tym ustalenie przebiegu konferencji oraz czasu prezentacji (do akceptacji przez Zamawiającego). 2) Podczas konferencji omówione powinny być zagadnienia takie jak: a) Marketing terytorialny; b) Social media w promocji regionów; c) Stare media - nowe możliwości promocji; d) Nowe media nie są drogie optymalizacja kosztów przy kampaniach promocyjnych. Powyższa tematyka powinna opierać się na analizie i przykładach z polskiego rynku. 3) W programie należy uwzględnić min. 1 aktywną formę dla uczestników np. panel dyskusyjny, warsztat, ćwiczenie, burza mózgów, itp. 4) Zapewnienie osoby prowadzącej konferencję (moderatora) oraz koordynacja przebiegu konferencji zgodnie z programem. 5) Dobór i zapewnienie prelegentów w uzgodnieniu z Zamawiającym. Prelegenci powinni być wybierani zgodnie z zakresem tematycznym. 6) Zapewnienie materiałów konferencyjnych - kolorowe wydruki prezentacji i programu - ok. 150 zestawów. 7) Przekazanie prezentacji z każdej prelekcji w formie elektronicznej do zachowania w aktach sprawy oraz w celu udostępniania zainteresowanym uczestnikom wydarzenia, zamieszczenia na stronie internetowej 8) Przygotowanie imiennych certyfikatów dla uczestników Kongresu. 9) Bieżąca obsługa i promocja, w tym:

2 a) Przygotowanie i przekazanie w użytkowanie fotorelacji z wydarzenia, w ilości min. 25 różnych, dobrej jakości zdjęć z wydarzenia (jednoczesne przekazanie praw autorskich na wszelkich polach eksploatacji do ww. zdjęć). b) Przygotowanie, wykonanie i przekazanie toreb płóciennych dla uczestników wydarzenia, wg poniższej specyfikacji: Torba bawełniana o wymiarach: ok. 38 x 42 cm w kolorze naturalnym (ecru, surówka bawełniana), gramatura: ok g/m2, gładka bawełna o gęstym splocie, 2 długie uchwyty na ramię, mocno uszyte "na kopertę"; Znakowanie: Nadruk: kolor 4+0 na zewnętrznej stronie - wykonany techniką zapewniającą trwałość i nieścieralność - logo Marki Mazowsze (z claimem) oraz logo partnera Powiat Pruszkowski wraz komunikatem: IX Kongres Promocji Mazowsza, tytuł, 27 maja 2019 r. Pruszków ; Ilość: 150 sztuk. Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej: 1) Liczba uczestników: do 150 osób. 2) Miejsce wydarzenia: Miasto Pruszków, Centrum Kultury i Sportu, ul. Bohaterów Warszawy 4, Pruszków (do dyspozycji Wykonawcy będzie sala wykładowa z pełnym wyposażeniem konferencyjnym oraz 3 sale warsztatowe każda po około 50 osób). 3) Termin: 27 maja 2019 r. 4) Czas trwania: rozpoczęcie konferencji godz. 10:00, planowane zakończenie godz. 16:00 (razem z przerwami kawowymi oraz obiadem). 2) Konferencja II XIII Sejmik Turystyczny Województwa Mazowieckiego, w terminie - 25 września 2019 r. Sejmik Turystyczny Województwa Mazowieckiego to cykliczne przedsięwzięcie organizowane przez Samorząd Województwa Mazowieckiego od 2006 roku. Sejmik Turystyczny organizowany jest w przededniu Światowego Dnia Turystyki (przyp. święto to obchodzone jest corocznie 27 września). XIII edycję ww. wydarzenia zaplanowano jako jednodniową konferencję, poświęconą głównie networkingowi. Głównym celem wydarzenia jest podkreślenie roli Samorządu Województwa Mazowieckiego, jako organu inicjującego oraz tworzącego parasolową markę turystyczną; tworzenie i pielęgnowanie znajomości w branży turystycznej poprzez aktywizację osób z nią związanych w województwie mazowieckim. Powyższe założenia zrealizowane będą poprzez cykl wykładów i warsztatów w trakcie trwania Sejmiku, a także wymianę opinii i doświadczeń przedstawicieli organów administracji samorządowej, nauki, organizacji pozarządowych oraz szeroko rozumianej branży turystycznej. Opis przedmiotu zamówienia - Konferencja II: 1) Przygotowanie programu konferencji, w tym ustalenie przebiegu konferencji oraz czasu prezentacji (do akceptacji przez Zamawiającego). 2) Podczas konferencji omówione powinny być zagadnienia takie jak: a) Tworzenie, rozwijanie i podtrzymywanie relacji w branży turystycznej (networking); b) Twórcze rozwiązywanie problemów (Design Thinking); c) Nowe trendy opowiadania o turystyce gmin, miast, regionów poprzez zastosowanie storytellingu; d) Jak w kilkudziesięciu sekundowej prezentacji zachęcić do odwiedzenia danego miejsca turystycznego (Elevator Pitch); Powyższa tematyka powinna opierać się na analizie i przykładach z polskiego rynku.

3 3) W programie należy uwzględnić aktywną formę dla uczestników w postaci minimum 3 równoległych warsztatów tematycznych zaproponowanych przez Wykonawcę. 4) Zapewnienie osoby prowadzącej konferencję (moderatora) oraz koordynacja przebiegu konferencji zgodnie z programem. 5) Dobór i zapewnienie prelegentów w uzgodnieniu z Zamawiającym. Prelegenci powinni być wybierani zgodnie z zakresem tematycznym. 6) Zapewnienie materiałów konferencyjnych - kolorowe wydruki prezentacji i programu - ok. 220 zestawów. 7) Przekazanie prezentacji z każdej prelekcji w formie elektronicznej do zachowania w aktach sprawy oraz w celu udostępniania zainteresowanym uczestnikom wydarzenia. 8) Przygotowanie imiennych certyfikatów dla uczestników XIII Sejmiku Turystycznego. 9) Bieżąca obsługa i promocja a) Przygotowanie i przekazanie w użytkowanie fotorelacji z wydarzenia, w ilości min. 25 różnych, dobrej jakości zdjęć z wydarzenia (jednoczesne przekazanie praw autorskich na wszelkich polach eksploatacji do ww. zdjęć). b) Przygotowanie, wykonanie i przekazanie toreb płóciennych dla uczestników wydarzenia, wg poniższej specyfikacji:: Torba bawełniana. O wymiarach: ok. 38 x 42 cm w kolorze naturalnym (ecru, surówka bawełniana), gramatura: ok g/m2, gładka bawełna o gęstym splocie, 2 długie uchwyty na ramię, mocno uszyte "na kopertę", Znakowanie: Nadruk: kolor 4+0 na zewnętrznej stronie - wykonany techniką zapewniającą trwałość i nieścieralność- logo Marki Mazowsze (z claimem) oraz logo partnera Urząd Gminy Izabelin wraz z komunikatem: XIII Sejmik Turystyczny, tytuł, 25 września 2019 r. Izabelin Ilość: 220 sztuk. Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej: 1) Liczba uczestników: do 220 osób. 2) Miejsce wydarzenia: Urząd Gminy Izabelin, ul. 3 Maja Izabelin (do dyspozycji Wykonawcy będzie sala konferencyjna z pełnym wyposażeniem konferencyjnym oraz 5 sal warsztatowych każda po około 36 osób). 3) Termin: 25 września 2019 r. 4) Czas trwania: rozpoczęcie konferencji godz. 10:00, planowane zakończenie godz. 16:00 (razem z przerwami kawowymi oraz obiadem). 3. Termin realizacji zamówienia: Konferencja I: do 27 maja 2019 r., Konferencja II: do 25 września 2019 r. 4. Miejsce lub sposób uzyskania informacji: Konferencja I: Artur Galiński, Wydział Marketingu Terytorialnego, tel. 22/ , artur.galinski@mazovia.pl Krzysztof Pelizg, Wydział Marketingu Terytorialnego, tel. 22/ , krzysztof.pelizg@mazovia.pl Konferencja II: Edyta Jankowska, Wydział Marketingu Terytorialnego, tel. 22/ , edyta.jankowska@mazovia.pl Agnieszka Szybińska, Wydział Marketingu Terytorialnego, tel. 22/ , agnieszka.szybinska@mazovia.pl

4 5. Kryteria oceny ofert: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą się posiadaniem odpowiedniej wiedzy i doświadczenia oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 1) Konferencja I: Oceniane będą: 1) koncepcja przygotowania i realizacji przedmiotu zamówienia (35 pkt); 2) dobór prelegentów (30 pkt); 3) cena (30 pkt); 4) klauzula społeczna (5 pkt). Zamawiający przyzna od 0 do 35 punktów za kryterium koncepcja przygotowania i realizacji przedmiotu zamówienia i kompleksowe ujęcie tematyki konferencji, gdzie oceniane będą: spójność i adekwatność założeń, trafne uzupełnienie struktury obszarów zaproponowanej przez zamawiającego oraz spójność z tą strukturą (do 15 pkt); aktywne włączenie uczestników konferencji w program wydarzenia (do 20 pkt). Zamawiający przyzna od 0 do 30 punktów za kryterium dobór prelegentów, gdzie oceniane będzie doświadczenie prelegentów w zakładanej tematyce konferencji. Zamawiający oceni według następującej punktacji: a) 30 pkt. wszyscy prelegenci legitymują się udziałem w nie mniej niż 5 b) 24 pkt. wszyscy prelegenci legitymują się udziałem w nie mniej niż 4 c) 18 pkt. wszyscy prelegenci legitymują się udziałem w nie mniej niż 3 d) 12 pkt. wszyscy prelegenci legitymują się udziałem w nie mniej niż 2 e) 6 pkt. wszyscy prelegenci legitymują się udziałem w nie mniej niż 1 f) 0 pkt. żaden z prelegentów nie brał udziału w kongresie/konferencji w roli prelegenta; Wykonawca, który zaoferuje najniższą cenę otrzyma 30 pkt. Natomiast pozostali wykonawcy odpowiednio mniej, wg wzoru: C = ( Cmin / Cx) x 30 gdzie: C = liczba punktów za kryterium cena. C min = najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert Cx = cena oferty badanej Zamawiający przyzna od 0 do 5 punktów za kryterium klauzula społeczna. Klauzulę społeczną uznaje się za spełnioną, jeśli oferent do realizacji przedmiotu zamówienia zatrudni m.in. 1 osobę z niepełnosprawnością. W celu udokumentowania klauzuli społecznej, oferent powinien dołączyć do oferty stosowne oświadczenie o spełnieniu wymogów klauzuli społecznej. Kryterium klauzula społeczna Zamawiający oceni według następującej punktacji: a) 5 pkt - Wykonawca do realizacji przedmiotu zamówienia udokumentuje zatrudnienie co najmniej 1 osoby z niepełnosprawnością; b) 0 pkt. - W przypadku braku wykazania zatrudnionych osób z niepełnosprawnością.

5 2) Konferencja II: Oceniane będą: 1) koncepcja przygotowania i realizacji przedmiotu zamówienia (35 pkt); 2) dobór prelegentów (30 pkt); 3) cena (30 pkt); 4) klauzula społeczna (5 pkt). Zamawiający przyzna od 0 do 35 punktów za kryterium koncepcja przygotowania i realizacji przedmiotu zamówienia i kompleksowe ujęcie tematyki konferencji, gdzie oceniane będą: spójność i adekwatność założeń, trafne uzupełnienie struktury obszarów, zaproponowanej przez zamawiającego oraz spójność z tą strukturą (do 15 pkt); aktywne włączenie uczestników konferencji w program wydarzenia (do 20 pkt). Zamawiający przyzna od 0 do 30 punktów za kryterium dobór prelegentów, gdzie oceniane będzie doświadczenie prelegentów w zakładanej tematyce konferencji. Zamawiający oceni według następującej punktacji: g) 30 pkt. wszyscy prelegenci legitymują się udziałem w nie mniej niż 5 h) 24 pkt. wszyscy prelegenci legitymują się udziałem w nie mniej niż 4 i) 18 pkt. wszyscy prelegenci legitymują się udziałem w nie mniej niż 3 j) 12 pkt. wszyscy prelegenci legitymują się udziałem w nie mniej niż 2 k) 6 pkt. wszyscy prelegenci legitymują się udziałem w nie mniej niż 1 l) 0 pkt. żaden z prelegentów nie brał udziału w kongresie/konferencji w roli prelegenta; Wykonawca, który zaoferuje najniższą cenę otrzyma 30 pkt. Natomiast pozostali wykonawcy odpowiednio mniej, wg wzoru: C = ( Cmin / Cx) x 30 gdzie: C = liczba punktów za kryterium cena. C min = najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert Cx = cena oferty badanej Zamawiający przyzna od 0 do 5 punktów za kryterium klauzula społeczna. Klauzulę społeczną uznaje się za spełnioną, jeśli oferent do realizacji przedmiotu zamówienia zatrudni m.in. 1 osobę z niepełnosprawnością. W celu udokumentowania klauzuli społecznej, oferent powinien dołączyć do oferty stosowne oświadczenie o spełnieniu wymogów klauzuli społecznej. Kryterium klauzula społeczna Zamawiający oceni według następującej punktacji: c) 5 pkt - Wykonawca do realizacji przedmiotu zamówienia udokumentuje zatrudnienie co najmniej 1 osoby z niepełnosprawnością; d) 0 pkt. - W przypadku braku wykazania zatrudnionych osób z niepełnosprawnością.

6 6. Oferta powinna zawierać: 1) Formularz oferty stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego; 2) Oświadczenie o spełnieniu wymogów klauzuli społecznej - załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. 3) Co najmniej 3 referencje dla zrealizowanych zamówień na wydarzenia o podobnej strukturze oraz tematyce w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie. 7. Sposób przygotowania oferty: Ofertę z podaniem ceny w PLN (z VAT) należy sporządzić w języku polskim, na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania ofertowego, z adnotacją Zapytanie ofertowe nr sprawy KP-TP-I AG do zamówienia na przygotowanie koncepcji organizacji dwóch konferencji. Do oferty należy dołączyć dokumenty, o których mowa w pkt. 6 i 7. Oferta musi być podpisana przez osoby do tego upoważnione. 8. Miejsce i termin złożenia ofert: ofertę należy złożyć do dnia 29 marca 2019 r. do godziny 12.00, drogą elektroniczną na adres: kongrespromocji@mazovia.pl. Izabela Stelmańska Zastępca Dyrektora Departamentu Kultury, Promocji i Turystyki