Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik nr 7 do SIWZ Dot.: przetargu nieograniczonego poniżej euro na usługę przeprowadzenia kampanii informacyjnopromocyjnej promującej festiwal Gdynia Design Days 2018 wraz z produkcją materiałów informacyjno-promocyjnych. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia kampanii informacyjno-promocyjnej promującej festiwal Gdynia Design Days 2018 (dalej GDD 2018) realizowany w Gdyni w dniach 6 lipca - 15 lipca 2018 wraz z produkcją materiałów informacyjno-promocyjnych. Na kampanię informacyjno-promocyjną GDD 2018 składa się w szczególności: zakup i produkcja kampanii w mediach i działania PR, działania promocyjne w przestrzeni miejskiej, obsługa mediów społecznościowych i kampania w internecie, obsługa zapisów na wydarzenia. I. Główne założenia, które należy uwzględnić przy realizacji przedmiotu zamówienia 1. Spójność wszystkich elementów oraz nowatorskie podejście. 2. Pozycjonowanie festiwalu GDD 2018 jako wydarzenia z bogatą ofertą merytoryczną w zakresie szeroko rozumianego designu. 3. Marka Gdynia Design Days ma być kojarzona i promowana jako najlepsze letnie miejsce twórczych spotkań branży projektowej w luźnej, wakacyjnej atmosferze. Istotnymi atutami festiwalu, które również muszą być podkreślone, są jego praktyczność (jedyny festiwal projektowania w ramach którego powstają rozwiązania wdrażane i rozwijane po jego zakończeniu) oraz jego interaktywność (odwiedzający mogą uczestniczyć w wielu wydarzeniach takich jak wykłady, warsztaty, oprowadzania, zajęcia dla dzieci). 4. Opis festiwalu GDD 2018, jego przeznaczenie, opis tegorocznego hasła, założenia, cele kampanii informacyjno promocyjnej, które Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić podczas realizacji zamówienia znajdują się w załączniku nr 8 do SIWZ Brief kreatywny GDD Strategia kampanii informacyjno-promocyjnej festiwalu GDD 2018, według założeń której Wykonawca zobowiązany jest wykonać działania promocyjne znajduje się w załączniku nr 11 do SIWZ Strategia kampanii informacyjno-promocyjnej GDD Podstawowe założenia dotyczące obecności marki Gdynia Design Days w mediach społecznościowych, które Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić, znajdują się w załączniku nr 12 do SIWZ Strategia obecności marki GDD 2018 w mediach społecznościowych. Szczegółowy opis debaty ERROR, do której Wykonawca zobowiązany jest zaproponować działania promocyjne, tj. wydarzenia poprzedzającego festiwal, znajduje się w załączniku nr 14 Brief debaty ERROR. Szczegółowy opis akcji Design w mieście, której koordynacja leży w zakresie Zamawiającego, znajduje się w załączniku nr 10 do SIWZ Brief akcji Design w mieście. Zamawiający wymaga zgodności działań Wykonawcy z założeniami ww. dokumentów. Kampania swoim zasięgiem powinna obejmować Trójmiasto i okolice, jak również inne duże miasta w Polsce. II. Zobowiązania wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest do: 1. przedstawienia Zamawiającemu, nie później niż w terminie 5 dni od daty zawarcia umowy, kosztorysu dla zamówienia, dla którego złożył ofertę (suma wartości poszczególnych pozycji kosztorysu musi być równa wartości podanej w ofercie dla zamówienia). Wycena w kosztorysie winna obejmować poszczególne elementy zawarte w kampanii informacyjno-promocyjnej. Wycena zostanie przygotowana w formacie xls. Ceny jednostkowe przedmiotu umowy określone w kosztorysie są ostateczne i nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy 1

2 2. realizacji kampanii zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego harmonogramem działań i szczegółowym planem wykonawczym oraz do sprawowania kompleksowego nadzoru nad jej realizacją, 3. ścisłej współpracy z Zamawiającym w celu zapewnienia spójności i akceptacji modyfikowanych materiałów; 4. powołania zespołu wykonawczego składającego się z przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy, 5. przedstawienia Zamawiającemu przed podpisaniem umowy listy osób, przeznaczonych do wykonania zamówienia, w zakresie: - kierownika zespołu: posiadającego doświadczenie w kierowaniu przynajmniej jedną kampanią o zasięgu ogólnokrajowym w zakresie której były prowadzone działania informacyjne i/lub promocyjne, w ciągu ostatnich 3 lat; - specjalisty ds. online marketingu posiadającego, doświadczenie w zakresie organizacji i/lub koordynacji, co najmniej jednej kampanii, w zakresie, której były prowadzone działania informacyjne i/lub promocyjne oraz w mediach społecznościowych i Internecie, w ciągu ostatnich 3 lat. - copywritera posiadającego doświadczenie w zakresie przygotowywania i redakcji publikacji oraz treści promocyjnych. Uwaga: Zamawiający dopuszcza możliwość łączenia funkcji copywritera z funkcją kierownika zespołu lub specjalisty ds. online marketingu. III. Przedmiot zamówienia obejmuje: A) WYMAGANIA W ZAKRESIE PROCEDURY I TERMINÓW WYKONANIA: 1. Opracowanie i dostarczenie, w nieprzekraczalnym terminie do 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy, następujących dokumentów: szczegółowego planu wykonawczego kampanii informacyjnopromocyjnej, szczegółowego media planu, harmonogramu działań w ramach przedmiotowej kampanii. Zamawiający jest zobowiązany w ciągu 3 dni roboczych od dnia otrzymania powyższych dokumentów do przekazania Wykonawcy uwag lub akceptacji. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego. Wykonawca przystąpi do realizacji zadań określonych w przedmiotowych dokumentach po uzyskaniu ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego. a) szczegółowy plan wykonawczy kampanii informacyjno-promocyjnej (format *DOCX), musi uwzględniać wszystkie wymagania znajdujące się w niniejszym Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, wytycznych Zamawiającego i jednocześnie będzie wskazywał działania operacyjne w ramach Strategii kampanii informacyjno-promocyjnej stanowiącej zał. nr 12 do SIWZ, Strategii obecności marki GDD w mediach społecznościowych, stanowiącej zał. nr 13 do SIWZ oraz założeń Briefu debaty ERROR, stanowiącej zał. nr 14 do SIWZ. b) szczegółowy media plan musi zawierać listę poszczególnych mediów wraz z proponowanym harmonogramem publikacji reklam oraz ich formatu (format exc.). Media plan ma precyzyjnie określić nośniki wybrane do kampanii, formaty reklam (długości spotów, wymiary reklam prasowych), terminy emisji, miejsca zamieszczenia reklam, koszty, terminy dostarczenia materiałów do mediów, parametry kampanii (GRP, zasięg, częstotliwość, koszty dotarcia). c) harmonogram musi obejmować działania w ramach kampanii informacyjno-promocyjnej, media plan, terminów emisji i publikacji oraz zadań logistycznych realizowanych przez Wykonawcę (format: diagram Gantta/ plik xls.). Ostateczny wybór patronów medialnych, listy dziennikarzy itp., instytucji, stacji radiowych, gazet oraz innych podmiotów uczestniczących w realizacji kampanii wymaga akceptacji Zamawiającego. 2. Realizację cotygodniowych spotkań zespołu wykonawczego z Zamawiającym w celu omawiania bieżącego przebiegu kampanii w siedzibie Zamawiającego. 3. Bieżącą produkcję i redakcję informacji prasowych, tekstów do mediów społecznościowych, tekstów informacyjno-promocyjnych. 2

3 4. Wykonawca zobowiązany jest do udzielania odpowiedzi na zapytania Zamawiającego, przygotowywania informacji w ramach prowadzonej kampanii (w szczególności: tworzenie tekstów, publikowanie informacji na stronie internetowej Zamawiającego, portalach społecznościowych) w terminie do 24 godzin od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego (w formie e- mail, kontakt telefoniczny). B) ZAKRES PRAC CZĘŚĆ I: WSPÓŁPRACA Z MEDIAMI, DZIAŁANIA PR, NIESTANDARDOWE ORAZ PRODUKCJA MATERIAŁÓW INFORMACYJNO PROMOCYJNYCH I. Współpraca z mediami, działania PR 1. Wsparcie przy realizacji działań media relations, polegające na: a. Monitoringu hasła Gdynia Design Days (prasa + Internet + portale społecznościowe) wraz z przygotowaniem raportu końcowego. b. Przygotowaniu i przekazaniu Zamawiającemu aktualnej listy dziennikarzy i blogerów, do których wysyłane będą komunikaty oraz nawiązanie czynnej relacji w celu prowadzenia efektywnej komunikacji. Lista ta powinna zawierać dziennikarzy zajmujących się tematyką designu, kultury, sztuki, jak również reprezentantów mediów ogólnopolskich i regionalnych. Na liście powinny znaleźć się kontakty do dziennikarzy z mediów (pism, magazynów, blogów, portali itp.) o tematyce wnętrz, architektury, designu, biznesu, nowych technologii, innowacji, startupów, lifestyle u, parentingu. W tym m.in.: Design Alive, Dobre Wnętrze, Elle Decoration, Dom i Wnętrze, M jak mieszkanie, F5, Label, Futu, HIRO, Business Insider Polska, Puls Biznesu, Mam Startup, InnPoland, natemat, Gazeta Wyborcza, Onet.pl itp. Format listy: *.xls). c. Przygotowaniu i przekazaniu listy mediów, w których ukazują się kalendarze z zapowiedziami wydarzeń letnich. Lista powinna zawierać nazwę danego wydawnictwa oraz imię i nazwisko wraz z kontaktem do osoby, która zajmuje się redakcją kalendarza kulturalnego na wakacje. Na liście powinny znaleźć się kontakty m.in. do Elle, Pani, Twój Styl, Glamour, Polityka, Newsweek, Aktivist. Format listy: *.xls). d. Przygotowaniu i dystrybucji materiałów prasowych, w tym wysyłce co najmniej 10 informacji prasowych. Tematy informacji prasowych wraz z harmonogramem zostaną uzgodnione z Zamawiającym. Treści informacji prasowych będą sprofilowane do poszczególnych grup odbiorców, opisanych w załączniku nr 11 do SIWZ Strategia kampanii informacyjno-promocyjnej GDD 2018 oraz dostosowywane do specyfiki mediów, z którymi Wykonawca będzie się komunikował. e. Przygotowaniu i dystrybucji, w tym wysyłce min. 15 krótkich materiałów tekstowych wraz z materiałem zdjęciowym lub graficznym, dopasowanych do potrzeb danego medium, niezbędnych do umieszczenia np. w zapowiedziach wydarzeń letnich lub sekcjach o trendach, ciekawostkach itp. f. Zapewnieniu profesjonalnych, poprawnych tłumaczeń w języku angielskim informacji i komunikatów prasowych. W sytuacji stwierdzenia przez Zamawiającego nienależytego wykonywania tłumaczeń, w szczególności pod względem poprawności językowej itp. Zamawiający wymaga zapewnienia usług translatoryjnych przez osoby posiadające kwalifikacje w zakresie tłumaczeń, potwierdzone doświadczeniem. g. Pozyskaniu przez Wykonawcę głównych patronów medialnych docierających do grup odbiorców opisanych w załączniku nr 11 do SIWZ Strategia kampanii informacyjno-promocyjnej GDD W skład patronów medialnych wchodzą: min. 3 portale internetowe/media o tematyce trendów, wzornictwa, lifestylu z największymi zasięgami: m. in. F5, HIRO itp.; lokalne media: radio/prasa (np. Gazeta Wyborcza Trójmiasto)/portal internetowy. h. Opracowaniu i produkcji teczek prasowych potrzebnych do przeprowadzenia konferencji prasowej połączonej z zamkniętym dla mediów specjalnym oprowadzaniem po wystawach przez kierownika festiwalu, które będą dostarczone w dniu 6 lipca 2018 ok. 20 pakietów. Na teczkę prasową każdorazowo składać się będą: teczka A4, informacje prasowe, materiały informacyjne związane z festiwalem, gadżety festiwalowe. i. Zaproszeniu przedstawicieli mediów na oprowadzenie kuratorskie wystawy Najlepsze dyplomy ASP, które odbędzie się w dniu 8 lipca Oprowadzał będzie Zamawiający. 3

4 j. Nawiązaniu współpracy z kanałami telewizyjnymi o tematyce architektury i projektowania wnętrz, takimi jak DOMO+ lub HGTV, w której pojawią się informacje o festiwalu, np. w formie relacji/reportażu z wydarzenia. k. Wsparciu w obsłudze mediów w trakcie trwania festiwalu. 2. Aktywność w radiu: W ramach umowy, Wykonawca zaproponuje działania w radiu, które pozwolą dotrzeć do odbiorców festiwalu. a. Należy uwzględnić co najmniej jedną stację ogólnopolską, np. Program 3 Polskiego Radia, z którą Wykonawca nawiąże relacje, dzięki którym informacje o festiwalu będą pojawiać się w trakcie audycji. b. W kampanii informacyjno-promocyjnej należy również uwzględnić co najmniej jedną regionalną stację radiową jako patrona medialnego, obejmującą swoim zasięgiem teren województwa pomorskiego, np. Radio Gdańsk, w której Wykonawca zaproponuje aktywności polegające na emisji reklam, informacji w trakcie audycji, konkursów, nagrań. W przypadku reklamy radiowej Wykonawca uwzględni: - Wyprodukowanie i emisję dynamicznego spotu radiowego zapraszającego do udziału w festiwalu oraz przedstawiającego program wydarzenia. - Długość spotu nie mniej niż 30 sek., emisja co najmniej w 1 stacji regionalnej i 1 stacji ogólnopolskiej, nadających na terenie województwa pomorskiego; Dobór stacji należy zaplanować w taki sposób, aby uzyskać zasięg pokrywający teren całego województwa (minimum 90%), wybór stacji ogólnopolskiej o największej słuchalności i docierającej do grupy docelowej (na podstawie aktualnych badań/statystyk). - Spot nadawany ma być przed i w trakcie wydarzenia. - Przedział czasu emisji spotów radiowych to pasmo 07:00-09:00 oraz pasmo 15:00-18:00 w każdej wybranej stacji. - Minimum 30 emisji spotów łącznie. Wykonawca po podpisaniu umowy dokona uszczegółowienia strategii wybranej formy aktywności w stacjach radiowych, zaproponuje ostateczne nazwy stacji radiowych odpowiednich do promocji festiwalu. 3. Promocja wydarzenia Debata ERROR Na podstawie opisu wydarzenia Debata ERROR, zawartego w załączniku nr 14 do SIWZ Brief debaty ERROR, Wykonawca zaplanuje i wykona działania promujące ww. wydarzenie. Jego celem jest poruszenie jednego z aspektów hasła przewodniego festiwalu, jakim jest nadmiar informacji w dzisiejszym świecie i zainteresowanie festiwalem jednej z grup docelowych, jaką jest środowisko mediów, opiniotwórczych postaci, komentatorów i blogerów. Wydarzenie jest prequelem do festiwalu i będzie miało swoją kontynuację w postaci merytorycznego podsumowania (artykuł), który promowany będzie do rozpoczęcia festiwalu, oraz wykładu podsumowującego wnioski z dyskusji i publikacji, przeprowadzonego przez moderatora wydarzenia podczas festiwalu. Działania promocyjne wydarzenia muszą być kierowane do grupy docelowej i ich celem jest zachęcenie do wzięcia w nim udziału przez grupę docelową oraz, pośrednio, zachęcenie do odwiedzenia strony gdyniadesigndays.eu oraz wzięcia udziału w samym festiwalu. Celem wydarzenia jest również wywołanie dyskusji w mediach oraz zaprezentowanie festiwalu jako miejsca merytorycznych dyskusji na tematy ważne ze społecznego punktu widzenia. Bezpośredni kontakt z mediami, influencerami, liderami opinii, blogerami pozostaje po stronie Wykonawcy lub po wyrażeniu Zgody przez Zamawiającego jest przekierowywany do Zamawiającego po ustaleniu szczegółów przez Wykonawcę. 4. Promocja festiwalu w okresie od podpisania umowy do 20 czerwca 2018 r. na polskich uczelniach związanych z projektowaniem, m.in.: a. ASP w Gdańsku, b. ASP Kraków, c. ASP w Katowicach, d. ASP w Warszawie, 4

5 e. ASP w Łodzi, f. ASP we Wrocławiu, g. ASP w Katowicach, h. UMK Toruń Wydziału Sztuk Pięknych, i. Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie Wydział Sztuki, j. Wydział Architektury Politechniki Gdańskiej, k. Wydział Architektury Politechniki Poznańskiej, l. Wydział Architektury Politechniki Wrocławskiej, m. Wydział Architektury Politechniki Warszawskiej, n. Wydział Budownictwa i Architektury ZUT w Szczecinie, o. Wydział Architektury Politechniki Białostockiej, p. Wydział Architektury Politechniki Krakowskiej, q. Wydział Architektury Politechniki Śląskiej w Gliwicach, r. Instytut Architektury i Urbanistyki w Łodzi Wydział Architektury i Inżynierii Środowiska, s. Wydział Artystyczny Uniwersytetu Śląskiego w Cieszynie, t. SWPS School of Form w Poznaniu. Wykonawca zaproponuje w ramach umowy sposób dotarcia do studentów i kadry naukowej powyższych uczelni. 5. Promocja festiwalu w okresie od podpisania umowy do 20 czerwca 2018 r. wśród organizacji związanych ze wzornictwem, m.in.: a. Stowarzyszenie Twórców Grafiki Użytkowej b. Stowarzyszenie Projektantów Form Przemysłowych c. Instytut Wzornictwa Przemysłowego d. Stowarzyszenie Wzornictwo Przemysłowe Warmii i Mazur e. Stowarzyszenie Architektów Polskich f. Pomorska Okręgowa Izba Architektów RP Wykonawca zaproponuje w ramach umowy sposób dotarcia do członków powyższych organizacji. 6. Zakup kampanii na nośnikach multimedialnych zlokalizowanych w Centrum Handlowym Riviera, przy ul. Górskiego 2 w Gdyni. 7 nośników 3 tygodnie wyświetlania w okresie Zakup kampanii w magazynie Notes na 6 tygodni jednorazowa obecność na łamach drukowanej edycji Notes na 6 tygodni 1 jednostronicowa reklama w piśmie wydanie #117 maj/czerwiec 8. Zakup kampanii na nośnikach multimedialnych zlokalizowanych na dworcach PKP Gdynia Główna, Sopot Główny, Gdańsk Główny u firmy You Can Be Interactive. Zamawiający dokonał wstępnej rezerwacji nośników w terminie 2-15 lipca 2018: a. Gdynia Główna 6 ekranów o wielkości 19 cali, 432 emisje dziennie b. Sopot Główny 2 ekrany i wielkości 22 cali, 144 emisje dziennie c. Gdańsk Główna 6 ekranów o wielkości 24 cale, 432 emisje dziennie Zamawiający przekaże Wykonawcy gotowy spot o długości 15s. II. Działania niestandardowe: 1. Współpraca z lokalami gastronomicznymi w celu dystrybucji materiałów promocyjnych GDD: a) Dystrybucja materiałów promocyjnych w lokalach gastronomicznych na terenie Warszawy i Trójmiasta w okresie br: 5

6 Nawiązanie współpracy z minimum 15 lokalami gastronomicznymi z Warszawy oraz 15 lokalami z Trójmiasta (Gdańsk, Sopot, Gdynia), odpowiadającym grupie docelowej oraz wizerunkowi spójnemu z festiwalem Gdynia Design Days. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycję lokali do akceptacji. Dostarczenie pocztówek, wlepek oraz programu festiwalu do zaakceptowanych przez Zamawiającego lokali na terenie Trójmiasta i Warszawy oraz dbanie o ich prawidłową ekspozycję. Ww. materiały zostaną dostarczone w następujących ilościach: 150 szt. pocztówek/lokal, 200 szt. naklejek/lokal, 100 szt. programu/lokal. Po dostarczeniu materiałów promocyjnych do poszczególnych lokali kontakt telefoniczny w celu potwierdzenia dostarczenia materiałów oraz przekazania informacji uzupełniających. Wykonanie zdjęć ekspozycji materiałów we wszystkich lokalach. Zdjęcia zostaną wykorzystane do promocji w mediach społecznościowych. Po podpisaniu umowy, przedmiotowa akcja zostanie uszczegółowiona z Zamawiającym. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego. Wykonawca przystąpi do realizacji ww. akcji po uzyskaniu ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego. 2. Przeprowadzenie 1 akcji ambientowej w przestrzeni publicznej Trójmiasta w okresie od 1 czerwca do 15 lipca 2018r.: a) W oparciu o Strategię kampanii informacyjno-promocyjnej GDD 2018, będącej załącznikiem nr 11 do SIWZ oraz szczegółowy Brief akcji Design z mieście, będący załącznikiem nr 10 do SIWZ Wykonawca zaplanuje i wykona 1 akcję w przestrzeni publicznej, której celem będzie zaangażowanie grup docelowych oraz zachęcenie ich do odwiedzenia strony internetowej gdyniadesigndays.eu oraz wzięcia udziału w wydarzeniach organizowanych w ramach festiwalu. b) Akcja ambientowa powinna opierać się na założeniach zapisanych w załączniku nr 10 do SIWZ Brief akcji Design w mieście. c) Po podpisaniu umowy, przedmiotowa akcja zostanie uszczegółowiona z Zamawiającym. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego. Wykonawca przystąpi do realizacji ww. akcji po uzyskaniu ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego. III. Produkcja materiałów informacyjno promocyjnych 1. Przygotowanie projektów do druku, produkcja i emisja/ekspozycja/rozpowszechnienie/dystrybucja do poszczególnych lokalizacji poszczególnych materiałów promocyjnych spójnych z identyfikacją wizualną; 2. Produkcja materiałów informacyjno-promocyjnych nastąpi do dnia 2 lipca 2018 r., przy czym poszczególne elementy będą produkowane zgodnie z ustalonym harmonogramem kampanii; 3. Zamawiający wymaga, by materiały informacyjno-promocyjne zawierały: a) Drukowana wersja zaproszeń na festiwal / wydruk i wysyłka zaproszeń na festiwal. 500 szt. / parametry: 2xDL (19,8x21cm złamane do 9,9x21cm) /nadruk 4/4 / + koperty; Zamawiający posiada papier i wymaga jedynie nadruku, zakupu kopert i wysyłki zaproszeń. b) Zaproszenie VIP 250 szt. / format DL: 9,9 x 21,0 cm / nadruk 4/4 + lakier miejscowy kładziony dwustronnie; Zamawiający posiada papier i wymaga jedynie nadruku. Zaproszenie VIP stanowi wkładkę do standardowego zaproszenia i jest wysyłane w zestawie. c) Naklejki/wlepki z folii samoprzylepnej szt. / wymiar: 6x6 cm / wydruk kolorowy CMYK na folii przezroczystej matowej / eko solvent / wycięte pojedynczo. d) T-shirty team GDD 6

7 50 szt. / nadruk 1 kolor / model unisex / kolor niebieski (jak najbardziej zbliżony do #013dc2) / rozmiar S-XL / 100% wysokogatunkowej bawełny / gramatura: min.155 g / szycie: szwy boczne, krótkie rękawki bez ściągaczy. e) Pocztówki szt. / wymiar: A6 (10,5x14,8cm) / 5 wzorów x sztuk / offset 350 / nadruk 4/4. f) Identyfikatory Gdynia Design Days 60 sztuk / wymiar: 7x10 cm / wraz z obudową i smyczą. g) Plakaty w pociągach SKM 100 szt. / wymiary zgodnie z parametrami SKM (rozmiar 411mmx588mm) Zamawiający posiada już wykupioną przestrzeń reklamową i wymaga jedynie produkcji plakatu oraz dostarczenia do siedziby SKM. h) Plakaty w ZKM Gdynia 500 szt. / wymiar: A2 Zamawiający posiada rezerwację na przestrzeń reklamową w pojazdach ZkM w Gdynia i wymaja jedynie produkcji plakatów i dostarczenia do siedziby ZKM. i) Recykling toreb i plecaków Zamawiający posiada 490 toreb i 145 plecaków płóciennych i wymaga jedynie ponownego nadruku oraz transportu w obie strony. Wymiar nadruku: 8x22 cm / 1 kolor; j) Saszetka/koperta papierowa z nadrukiem szt. / saszetka/koperta papierowa szyta maszynowo, zamykana na zamek błyskawiczny / wymiar C4 / papier Remake 180g / nadruk 1 kolor. Gadżety wymienione w punktach: k, l, m (2 szt.), n (2 szt.), o, p muszą zmieścić się wewnątrz saszetki. Komplet będzie tworzył Zestaw ratunkowy zawierający gadżety pomocne w sytuacjach awaryjnych. Wykonawca posiada papier i wymaga jedynie szycia, nadruku i transportu w obie strony. k) Wkładka do saszetki z instrukcją użytkowania szt. / parametry: A6 (10,5x14,8), offset 350, nadruk 4/4. l) Taśma klejąca z nadrukiem szt. / plastikowa matowa / szerokość: 2cm / 2 kolory nadruku. m) Plastry opatrunkowe z nadrukiem szt. / plastry pakowane pojedynczo sterylnie / wymiar 1 plastra min. 2x7 cm / 3 kolory nadruku. n) Klipsy biurowe szt. / kolor niebieski (jak najbardziej zbliżony do #013dc2) / 25 mm. o) Zapałki z nadrukiem szt. / długość zapałki ok.86mm / ilość zapałek w pudełku 30szt. / wymiary pudełka ok. 9,8x4,8x1,8 cm / 3 kolory nadruku. p) Opaska odblaskowa szt. / plastikowa / kolor srebrny / wymiary: 30x3 cm / tampodruk / 2 kolory nadruku / wymiar nadruku: 7x1,5 cm. q) Etykiety na ringo 75 szt. / format metki: 5x20 cm, druk 1-stronny CMYK, papier 500g. Zamawiający posiada 75 szt. gumowego ringo dla dzieci i wymaga jedynie wydruku etykiet oraz montażu oraz transportu w obie strony. r) Torba klockowa z szarego papieru 500 szt. / wymiary ok. 120x95x325 mm / 70 gr/m2. Do torby muszą się zmieścić gadżety wymienione w punkcie p, t (2 szt.), u, v. s) Pieczątka + tusz 1 szt. / stempel okrągły / średnica: 5 cm / logotyp GDD / tusz niebieski. t) Krówki z nadrukiem 30 kg / nadruk 3 kolory. u) Gra dla dzieci - komplet bierek 350 szt., bierki w drewnianym opakowaniu / wymiary pudełka: ok. 19,2x4,2x2,5cm / wymiary nadruku: 14,2x2,7cm / 2 kolory nadruku. 7

8 v) Naklejki dla dzieci szt. / 4 wzory po 350 szt. / wymiar: 6x6 cm wydruk kolorowy CMYK na folii przezroczystej matowej / eko solvent / wycięte pojedynczo. w) Notes 600 szt. / wymiar: 9,5x14,5x1,5 cm / okładka z papieru recyklingowego lub szarego papieru / ok. 95 pustych kartek / tasiemka zakładkowa / elastyczna opaska do zamykania w kolorze niebieskim (jak najbardziej zbliżony do #013dc2) / rozmiar nadruku: 6x4 cm / nadruk 1 kolor. x) Długopisy papierowe 500 szt. / papier recyklingowy lub szaty papier / wymiary: 15,5 0,9cm / wielkość nadruku: 0,5x70cm / nadruk 1 kolor y) Ogłoszenia prasowe reklama prasowa w wersji papierowej lub elektronicznej (funkcja zapowiadająca GDD i zapowiadająca konkretne wydarzenia w trakcie trwania imprezy), min. 3 szt., w tym w mediach poświęconych designowi i trendom (np. F5, Futu, HIRO) zgodnie z patronatami. z) Ankiety 3 wzory szt szt szt. / wymiar: A6 / offset 300g / nadruk 4/4 aa) Urny na ankiety z nadrukiem 2 szt. / wymiary: 40x40x40 cm / karton min. 8 mm grubości / kolor naturalny ekologiczny materiał / wycięta szczelina na górnej powierzchni kartonu o wymiarze 1x16 cm w centralnej części, umożliwiająca wrzucanie ankiet / karton powinien posiadać możliwość wielokrotnego opróżniania zawartości bez utraty wyglądu i jakości / nadruk 2/0 na jednej ze ścian o wymiarze 40x40 cm. bb) Insert do lokalnej gazety codziennej w postaci programu festiwalu: w ilości pokrywającej nakład wydania np. Gazety Wyborczej z 6 lipca 2018, (ok. 20 tys. szt.) zgodnie z patronatem. cc) Program festiwalu z mapką, szt. / rozkładany, 42x44 cm złamane do 14,8x10,5 cm, offset 120g / nadruk 4/4. dd) Baner na budynek 1 szt. / 450x350 cm / sitodruk. ee) Pokrowiec na tekstylną ściankę reklamową Formulate, łukową, horyzontalną 1 szt. / wymiary netto: 310,2x233,5 cm / wymiary brutto: 315,2x238,5 cm / wydruk: tkanina biała / nadruk 2 kolory. Zamawiający posiada konstrukcję ścianki, wymagana jest jedynie produkcja pokrowca. ff) Tablice informacyjne (totemy) wraz z transportem, montażem/demontażem i pozwoleniami 11 szt. / lokalizacja: Pomorski Park Naukowo-Technologiczny Gdynia (3 szt.), Terminal Designu - Park Rady Europy (1 szt.), Gdyńskie Centrum Filmowe (1 szt.), Gdynia Info Box (1 szt.), inne punkty w centrum Gdyni (5 szt.). IV. Wysyłka/dystrybucja zaproszeń oraz materiałów promocyjnych do gości, VIPów oraz lokalizacji festiwalu: 1. Przygotowanie gotowych pakietów materiałów promocyjnych (saszetki, gadżety, foldery i inne wskazane przez Zamawiającego) dla gości, gości VIP oraz wolontariuszy. 2. Dystrybucja materiałów promocyjnych, takich jak program festiwalu, do wszystkich lokalizacji i partnerów festiwalu (teren Trójmiasta, według wskazań Zamawiającego) w trakcie trwania całego wydarzenia. Materiały muszą być uzupełniane codziennie wg potrzeby. min. 15 lokalizacji na terenie Trójmiasta. 3. Wysyłka zaproszeń oraz materiałów promocyjnych do gości, gości VIP i innych odbiorców wskazanych przez Zamawiającego (drogą pocztową oraz poprzez ). 4. Wykonanie telefonów potwierdzających obecność na otwarciu i bankiecie - wraz z ponowną wysyłką w razie konieczności. Dostarczenie listy potwierdzonych osób do dnia 2 lipca 2018 r. 5. Dystrybucja programu festiwalu rozdawanie przechodniom w trakcie festiwalu 3 godzin dziennie na terenie Gdyni.( w tym w dniach w okolicach dworca Główna Osobowa) 6. Przygotowanie po wydarzeniu listy odbiorców, do których zaproszenia i pakiety z materiałami promocyjnymi nie dotarły. 8

9 V. Przygotowanie raportu podsumowującego kampanię w terminie do 31 lipca 201 8r.: 1. Raport zawierać ma wszystkie materiały z kampanii. 2. Raport zawierać ma analizę SWOT z kampanii wraz z rekomendacjami. C) ZAKRES PRAC CZĘŚĆ II: KAMPANIA ONLINE ORAZ OBSŁUGA ZAPISÓW NA WYDARZENIA I. Obsługa mediów społecznościowych i kampania online w okresie od podpisania umowy do 31 lipca 2018 r: 1. Monitoring hasła Gdynia Design Days (Internet + portale społecznościowe) oraz powiązanych hashtagów (#gdyniadesigndays, #gdd2018, #gdd) wraz z przygotowaniem raportu końcowego. 2. Prowadzenie i administracja kont m.in. Facebook, Vimeo, Youtube, Instagram, Pinterest i innych zasadnych dla osiągnięcia celów kampanii zgodnie z wytycznymi z załącznika nr 12 do SIWZ Strategia obecności marki GDD 2018 w mediach społecznościowych. W szczególności: a. przygotowanie, redakcja i bieżące wprowadzanie treści w porozumieniu z Zamawiającym, zgodnej ze strategią informacyjno-promocyjną oraz harmonogramem działań. Treści zamieszczane na Facebooku, Pinterest, Youtube, Vimeo, Instagram muszą być przedstawiane Zamawiającemu do akceptacji przed publikacją, b. aktualizacja treści na stronie www oraz na profilu Facebook, Instagram, Vimeo, Youtube, w czasie kampanii ze wzmożoną aktywnością w trakcie trwania festiwalu. Za koniec kampanii uważa się 31 lipca 2018 r., c. aktywne uczestnictwo w mediach społecznościowych na profilach i grupach instytucji i wydarzeń (np. Element Talks, Sztuka Wyboru, Łódź Design Festival, STGU, Strefa Designu SWPS itp.) poświęconych tematyce projektowania (komentowanie, like owanie) w celu zwiększenia widoczności marki Gdynia Design Days oraz zainteresowania uczestnictwem w festiwalu. Działania w okresie od podpisania umowy do 5 lipca 2018 r, d. zwiększenie liczby osób śledzących profile Instagram i Facebook; 3. Prowadzenie kont na portalach społecznościowych w sposób zaplanowany, zgodny z tegorocznym hasłem festiwalu, przyjętą strategią, wizerunkiem i językiem komunikacji wydarzenia; 4. Tworzenie treści, w tym relacji fotograficznych i wideo z bieżących wydarzeń festiwalu, skierowanych do grup docelowych festiwalu opisanych w załączniku nr 11 do SIWZ Strategia kampanii informacyjno-promocyjnej GDD 2018 ; Każdy zamieszczony materiał filmowy powinien zawierać spójną nazwę, opis, tagi. Nie wyklucza się aktywności Zamawiającego przy zamieszczaniu materiałów dodatkowych (np. zdjęcia, filmy z wcześniejszych edycji). 5. Angażowanie użytkowników i zwiększanie ich aktywności na portalach; 6. Aktualizacja konta Gdynia Design Days oraz Centrum Designu Gdynia na portalu Facebook, Pinterest, Youtube, Vimeo, Instagram, oraz zamieszczenie na FB wszystkich materiałów filmowych z wydarzenia.; 7. Emisja reklam na Facebooku i Instagramie (posty sponsorowane) w oparciu o wytyczne zawarte w załączniku 12 do SIWZ Strategia obecności marki GDD 2018 w mediach społecznościowych przez co najmniej 2 miesiące w trakcie trwania kampanii. W tym co najmniej 1 reklama dziennie w trakcie trwania festiwalu. Wszystkie formy reklamy muszą być podlinkowane do strony internetowej Zamawiającego: 8. Działania w mediach społecznościowych mają być realizowane przez jedną osobę wyznaczoną przez Wykonawcę. Wymaga się, aby wyznaczona osoba była zaangażowana i znała program festiwalu, jego kluczowe wydarzenia, kuratorów oraz realizowane projekty; 9

10 II. 9. Pozycjonowanie strony gdyniadesigndays.eu przy wykorzystaniu reklamy sponsorowanej, np. Google AdWords, wraz z kampanią remarketingową; 10. Wszystkie działania w internecie muszą być spójne z pozostałymi działaniami promocyjnoinformacyjnymi i na bieżąco konsultowane z Zamawiającym; Obsługa zapisów na wydarzenia poprzez serwis Evenea Koordynacja procesu rejestracji uczestników na warsztaty, spacery i konsultacje odbywające się w ramach festiwalu, w tym: 1. tworzenie list uczestników warsztatów, spacerów, konsultacji (w tym list rezerwowych); 2. potwierdzanie zapisu na warsztaty w formie mailingu z podziękowaniem wraz z zaproszeniem do dołączenia do wydarzenia GDD na Facebooku i śledzenia profilu GDD na Instagramie; 3. potwierdzanie obecności na 2 dni przed konkretnym warsztatem w formie mailingu w swobodnym, angażującym tonie; minimum 3-krotne (od momentu zapisania się); 4. przypominanie uczestnikom o nadchodzącym warsztacie w swobodnym, angażującym tonie; 5. w przypadku zwolnienia się miejsca poinformowanie osób z list rezerwowych; 6. przekazywanie Zamawiającemu kompletu list uczestników wraz z numerami telefonów codziennie do godz. 8:00 w dniu danego wydarzenia na adres e.chudecka@ppnt.gdynia.pl. Szczegółowy opis komunikacji z osobami zarejestrowanymi na warsztaty znajduje się w załączniku nr 11 do SIWZ Strategia kampanii informacyjno-promocyjnej GDD III. Przygotowanie raportu podsumowującego kampanię online w terminie do 7 sierpnia 2018 r.: 1. Raport zawierać ma wszystkie materiały z kampanii. 2. Raport zawierać ma analizę SWOT z kampanii wraz z rekomendacjami. Kwota jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: ,00 zł brutto (z VAT). 10