Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ DOA-ZP-VIII Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia I. Oznaczenia kodu CPV - Wspólnego Słownika Zamówień (kod i opis) Główny kod CPV Usługi marketingowe Dodatkowe kody CPV Usługi w zakresie promocji II. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest Przygotowanie i realizacja kampanii promocyjnej w terminie sierpień listopad 2017 r., w ramach projektu Promocja gospodarcza łódzkiego sektora kreatywnego współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , Oś priorytetowa II: Innowacyjna i konkurencyjna gospodarka, Działanie II.2 Internacjonalizacja przedsiębiorstw, Poddziałanie II.2.2 Promocja gospodarcza regionu Planowanie i przeprowadzenie kampanii wizerunkowej o zasięgu międzynarodowym promującej łódzki sektor kreatywny w 2017 r. Kampania realizowana będzie w m.in. mediach branżowych międzynarodowych (np. portale i wydania elektroniczne wydawnictw o tematyce związanej z sektorem kreatywnym i/lub biznesowej, wydawnictwa drukowane, serwisy informacyjne) w formie reklam i artykułów sponsorowanych prezentujących ofertę przedsiębiorców łódzkiego sektora kreatywnego oraz definiujące łódzki sektor kreatywny; mediach społecznościowych i działania PR; szlakach komunikacji międzynarodowej; a także poprzez produkcję gadżetów oraz realizację niestandardowych form promocji towarzyszących kampanii. Głównym celem projektu pn. Promocja łódzkiego sektora kreatywnego jest promocja gospodarcza łódzkiego sektora kreatywnego na arenie międzynarodowej poprzez budowanie sieci międzynarodowej współpracy gospodarczej. Do celów pośrednich można zaliczyć: silniejszą identyfikację łódzkich przedsiębiorców, jako dobrej marki a tym samym poprawa wizerunku Łodzi, jako miasta wspierającego sektor kreatywny; promocję łódzkich przedsiębiorców, zwiększenie wiedzy o ofercie łódzkiego sektora kreatywnego jak największe dotarcie do odbiorców katalogu produktów i usług łódzkiego sektora kreatywnego a tym samym lepsze rozpoznawanie sektora kreatywnego przez mieszkańców Europy; Ponadto ważny jest rozwój sieci kontaktów i współpracy sektora kreatywnego; zwiększenie poziomu handlu zagranicznego przedsiębiorców z łódzkiego sektora kreatywnego; wzrost eksportu i zdobywanie nowych rynków zbytu; nawiązywanie kontaktów z partnerami zagranicznymi, pozyskiwanie informacji na temat rynków zagranicznych. Projekt jest realizowany przy dofinansowaniu ze środków Unii Europejskiej.

2 W 2017 roku Miasto Łódź weźmie udział w targach branżowych poświęconych sektorowi kreatywnemu ze szczególnym naciskiem na design, rzemiosło, tkaninę, grafikę. Wydarzenia odbędą się w Londynie (London Design Fair), Eindhoven (Dutch Design Week) i Sztokholmie (Formex). Charakterystyka wydarzeń oraz opis wystawców łódzkich kreatywnych tu Na każdym z wydarzeń Miasto stworzy specjalną strefę wystawienniczą prezentującą przedsiębiorców z Łodzi, ich produkty i usługi, a także instytucje związane z rozwojem sektora kreatywnego w Łodzi. Na strefie będzie można osobiście poznać najlepsze przykłady produktów z Łodzi oraz ich autorów. Organizacja specjalnej strefy wystawienniczej realizowana jest przez wykonawcę wyłonionego odrębnym podstępowaniem przez Miasto. Działania medialne realizowane w ramach niniejszego Zamówienia mają wspierać udział Łodzi na w/w wydarzeniach. Ze względu na rozległy charakter projektu, w którego realizację zaangażowane są: Miasto, przedstawiciele sektora kreatywnego, wykonawca strefy i inne podmioty, niezbędna do realizacji kampanii będzie ścisła współpraca z w/w podmiotami a Wykonawcą wyłonionym w niniejszym postępowaniu. Wszystkie działania komunikacyjne powinny być skierowane do odbiorcy zainteresowanego sektorem kreatywnym. Zarówno strategia komunikacji jak i dobór mediów musi uwzględniać profil odbiorców, spełniać warunki kampanii celowanej. Do zadań Wykonawcy należeć będzie: 1. ANALIZA MEDIÓW - na potrzeby kampanii planowanej w 2017 r. Celem analizy jest dobór narzędzi odpowiednich dla realizacji kampanii (osiągnięcia celów kampanii i dotarcia do określonych grup docelowych) w wybranych krajach Europy Efektem analizy będzie rekomendacja tytułów mediów zagranicznych/ międzynarodowych oraz lokalnych, obejmujących prasę drukowaną oraz media elektroniczne, a w szczególności: media branżowe wykaz mediów branżowych, o charakterze międzynarodowym (prasa, online), o najwyższych wskaźnikach czytelności w danym kraju, związanych z tematyką sektora kreatywnego o charakterze profesjonalnym i/lub biznesowym docierających do profesjonalistów w danej branży, wydawanych w następujących krajach: Niemcy, Francja, Wielka Brytania, Szwecja, Holandia, Włochy, o profilu najlepiej pasującym do realizowanej kampanii (wykaz będzie obejmował nie mniej niż 10 tytułów przypadających na jeden ww. kraj, łącznie minimum 60 pozycji) media lokalne wykaz 15 tytułów lokalnych, związanych z tematyką wydarzeń codziennych, branżowych i festiwalowych wydawanych w Sztokholmie, Londynie oraz Eindhoven, o profilu najlepiej pasującym do realizowanej kampanii, o najwyższych wskaźnikach czytelności (wykaz będzie obejmował po 5 tytułów przypadających na jedno ww. miasto, łącznie 15 pozycji) Wykaz tytułów musi zawierać: dane redakcji (w tym nazwa tytułu, rodzaj tytułu, nakład/zasięg, częstotliwość, język publikacji, kontakt do redakcji i działu reklamy adres, , telefon etc.)

3 1.3. Celem analizy jest rekomendacja mediów określonych w pkt niniejszego SOPZ (miejsc publikacji reklam prasowych i artykułów sponsorowanych), w efekcie której możliwe będzie dotarcie do jak najszerszej grupy czytelników i odbiorców, w szczególności profesjonalistów i osób tworzących sektor kreatywny, co oznacza dobór tytułów prasowych i elektronicznych o najwyższych wskaźnikach czytelności wg. niezależnych rankingów funkcjonujących w danym kraju. Wykonawca wskaże w/w niezależne rankingi. Każda pozycja z wykazów powinna zawierać opis danego tytułu wraz z uzasadnieniem wyboru przez Wykonawcę. Na podstawie analizy mediów Wykonawca przedstawi Miastu do wyboru 2 proponowane mediaplany, obejmujące dobór tytułów mediów, wraz z uzasadnieniem, na potrzeby m.in. zakupu powierzchni reklamowych, artykułów sponsorowanych, działań social media oraz odpowiadających im planowanych treści, pozwalające na najlepszą realizację kampanii Wykonawca doprecyzuje z Zamawiającym grupy docelowe i cele kampanii przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu umowy tj. w terminie 3 dni od daty zawarcia umowy Wykonawca przygotuje wyżej opisaną analizę oraz rekomendację mediów (mediaplan) w terminie do 14 dni od daty zawarcia umowy w celu prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca przekaże Zamawiającemu wykaz (efekt analizy mediów) w formie elektronicznej, edytowanej (np. pliki.xls,.doc ) Wykonawca przygotuje aktualizację analizy - rekomendacji mediów w listopadzie 2017 r. Branże sektora kreatywnego: rzemiosło, wzornictwo, projektowanie mody, grafika, reklama, architektura, muzyka, film i wideo, rynek sztuki i antyków, sztuki performatywne, gry komputerowe i wideo, rynek wydawniczy, oprogramowanie, radio i telewizja. 2. OPRACOWANIE TREŚCI 2.1. opracowanie treści i materiałów wizualnych na potrzeby realizacji kampanii, w tym m.in. reklam prasowych, reklam online, treści postów, grafik do Internetu, artykułów sponsorowanych, materiałów dla mediów w oparciu o System Identyfikacji Wizualnej Łódź Kreuje (hasło przewodnie LODZ CREATES ), Key Visual oraz zasady oznaczeń unijnych przekazanych przez Miasto. Materiały muszą uwzględniać kontekst publikacji, w tym dobór produktów i firm odpowiednich do danego miejsca publikacji. Materiały będą wykorzystywane także na stronach www i social media związanych z realizacją projektu. Zamawiający oczekuje przedstawienia koncepcji treści i wyglądu materiałów wizualnych na etapie składania oferty i oceni koncepcję zgodnie z kryteriami oceny oferty; 2.2. opracowanie treści 6 (sześciu) artykułów sponsorowanych przy włączeniu w opracowanie łódzkich przedstawicieli sektora kreatywnego, np. w formie case studies omawiających wybrane zagadnienia związane z rozwojem branż kreatywnych o charakterze międzynarodowym np. pierwsze kroki na rynku, omówienie wykorzystywanej technologii, rodzaje wsparcia, możliwości klastrowania podmiotów, wzajemne wsparcie podmiotów działających we wspólnej przestrzeni geograficznej w tym 3 przeznaczonych do mediów w wersji drukowanej (Zamawiający dopuszcza formę reportażu) oraz 3

4 przeznaczonych do publikacji w wersji elektronicznej. Materiały musza być uzupełnione o odpowiadający im materiał fotograficzny i/lub wideo. Materiały będą wykorzystywane również w Internecie, m.in na stronach www i social media związanych z realizacją projektu; 2.3. tłumaczenia treści reklam, artykułów sponsorowanych oraz komunikatów prasowych. Języki tłumaczeń - angielski, holenderski oraz szwedzki, w zależności od miejsca publikacji; 2.4. zdjęcia wykonanie lub zakup zdjęć na potrzeby artykułów sponsorowanych oraz informacji prasowych i innych działań np. w Internecie, zdjęcia zostaną przekazane do użycia Miasta po zakończeniu realizacji umowy. 3. DZIAŁANIA PR 3.1. zbudowanie bazy dziennikarzy i bloggerów związanych z sektorem kreatywnym w Wielkiej Brytanii, Szwecji oraz Holandii. Nawiązanie kontaktu, przedstawienie oferty łódzkiego sektora kreatywnego oraz utrzymanie kontaktu przez okres realizacji kampanii stałe rozwijanie bazy dziennikarzy i bloggerów w trakcie realizacji kampanii oraz aktywne pozyskiwanie kontaktów w trakcie wydarzeń wystawienniczych na których będzie obecne miasto prowadzenie stałego monitorowania kontaktów z dziennikarzami oraz przekazanie Miastu podsumowania (raportu) z bieżącego kontaktu z wszystkimi dziennikarzami wraz z rekomendacją dalszej komunikacji, w formie elektronicznej, edytowanej (np. pliki.xls,.doc ) w terminie do 15 listopada 2017 r opracowanie harmonogramu działań PR, w tym informacji prasowych i dodatkowych komunikatów medialnych, a także działań social media w terminie 14 dni od daty podpisania umowy opracowanie i wysłanie min. 6 informacji prasowych, w języku odpowiednim dla danego kraju (angielski, holenderski, szwedzki), dot. działań Miasta związanych z sektorem kreatywnym w Łodzi do mediów i dziennikarzy branżowych zagranicznych, o charakterze profesjonalnym, biznesowym i opiniotwórczym związanych z sektorem kreatywnym opracowanie i wysłanie min. 6 informacji prasowych, w języku odpowiednim dla danego kraju (angielski, holenderski, szwedzki), dot. działań Miasta związanych z sektorem kreatywnym w Łodzi do mediów i dziennikarzy lokalnych planowanie i prowadzenie mediów społecznościowych (m.in.: facebook, instagram) należących do Miasta, związanych z realizacją kampanii, w tym tworzenie nowych wpisów (3 wpisy tygodniowo na każdym z profili o treści i formie najlepiej dostosowanej do odbiorców danego profilu) oraz bieżąca komunikacja z użytkownikami prowadzenie bieżących relacji w mediach społecznościowych z obecności Miasta w wydarzeniach branżowych (Sztokholm, Londyn, Eindhoven) Wykonawca zapewni udział przynajmniej 1 swojego przedstawiciela podczas każdego z wydarzeń branżowych na których obecne będzie Miasto (Londyn (London Design Fair), Eindhoven (Dutch Design Week) i Sztokholm (Formex)) tj przedstawiciela posiadającego doświadczenie w prowadzeniu kampanii wizerunkowych oraz działań PR na danym rynku oraz znajomość języka lokalnego działania PR w mediach społecznościowych na profilach wydarzeń na których obecne będzie Miasto oraz innych związanych z sektorem kreatywnym dostosowane do pozostałych działań promocyjnych realizowanych w ramach kampanii.

5 3.11. bieżąca komunikacja z mediami branżowymi i lokalnymi, w języku lokalnym podczas wydarzeń branżowych na których obecnie będzie Miasto w ramach projektu (tj. angielskim, holenderskim i szwedzkim) wsparcie działań B2B realizowanych w trakcie wydarzeń branżowych na których obecne będzie Miasto organizacja min. 2 spotkań prasowych w Polsce dla mediów lokalnych (łódzkich) i branżowych, związanych z sektorem kreatywnym informujących o działaniach miasta oraz realizacji projektu, w tym jedno informujące o realizacji kampanii w I połowie września 2017 r., i jedno podsumowujące realizację kampanii w I połowie listopada 2017 r. 4. ZAKUP POWIERZCHNI REKLAMOWEJ 4.1. reklama prasowa w zagranicznej prasie lokalnej w wybranych miastach (Sztokholm, Londyn, Eindhoven), w których obecne będzie Miasto Łódź podczas wydarzeń wystawienniczych 3 reklamy w formacie junior page (lub równoważne) na podstawie opracowanej rekomendacji mediów; 4.2. reklama prasowa w zagranicznej prasie branżowej 3 reklamy w formie elektronicznej na podstawie opracowanej rekomendacji mediów; artykułów sponsorowanych (dwie strony w przypadku mediów drukowanych i równoważna objętość w mediach elektronicznych) emisja w mediach zagranicznych/ międzynarodowych w języku angielskim/ holenderskim/ szwedzkim, wraz z materiałem fotograficznym, 4.4. powierzchnia reklamowa outdoor (OOH) 10 nośników OOH, na szlakach komunikacji międzynarodowej w Warszawie, Trójmieście i Poznaniu (np. lotniska międzynarodowe, autostrady) oraz w największych miastach w Poslce w okolicy (do 150 m) instytucji o charakterze międzynarodowym, związanych biznesem, gospodarką, dyplomacją lub administracją rządową, samorządową - emisja w II połowie września 2017 r działania reklamowe w mediach społecznościowych facebook, instagram promocja postów, reklamy mające na celu zbudowanie publiczności wokół profili Miasta związanych z projektem oraz udziału Miasta na wydarzeniach wystawienniczych w Londynie, Sztokholmie i Eindhoven. Ramy czasowe kampanii: od dnia zawarcia umowy do 15 listopada 2017 r. 5. ZAKUP GADŻETÓW 5.1. zakup gadżetów (lub zestawów gadżetów) na potrzeby promocji podczas wydarzeń branżowych na których obecne będzie Miasto, we wskazanych wyżej miastach Europy, zgodnych z koncepcją treści i wyglądu materiałów wizualnych, w poniższych wariantach cenowych: szt. o wartości jednostkowej od 8 do 10 PLN brutto; szt. o wartości jednostkowej od 25 do 30 PLN brutto; szt. o wartości jednostkowej od 65 do 70 PLN brutto. 6. DZIAŁANIA PROMOCYJNE NIESTANDARDOWE 6.1. działania promocyjne niestandardowe, mające na celu zwiększenie zasięgu wymienionych wyżej standardowych działań promocyjnych oraz zwiększenie liczby odwiedzających na stoisku Miasta, wsparcie spotkań b2b oraz promocja katalogu produktów i usług łódzkiego sektora kreatywnego. Zamawiający oczekuje przedstawienia koncepcji działań promocyjnych niestandardowych na etapie składania oferty i oceni koncepcję zgodnie z kryteriami oceny oferty.

6 7. PLANOWANIE I RAPORTOWANIE 7.1. Harmonogram kampanii zostanie opracowany i omówiony z Miastem wraz z analizą i rekomendacją mediów (mediaplan) w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy Wszystkie publikowane treści będą konsultowane i akceptowane z Miastem w terminie nie później niż 7 dni przed planowaną data publikacji Wykonawca będzie prowadził stały monitoring wskaźników kampanii (m.in.: google analitics, social media, odbiorcy katalogu) oraz optymalizował prowadzone działania celem uzyskania najlepszych wyników. Raporty będą konsultowane z Miastem miesięcznie Wykonawca będzie prowadził stały monitoring mediów i social mediów włączał komunikaty publikowane przez podmioty zewnętrzne (np. media, instytucje, osoby prywatne) w celu nawiązania relacji z tymi podmiotami, a tym samym rozszerzania zasięgu kampanii i budowania pozytywnego wizerunku Miasta Wykonawca będzie raportował wszelkie zagrożenia realizacji kampanii do Miasta, w trybie pilnym w celu efektywnego zarządzania sytuacją kryzysową Na zakończenie realizacji kampanii Wykonawca opracuje szczegółowy raport medialny oraz przekaże Miastu dokumentację wszystkich podjętych działań (w tym: zrzuty ekranu, raporty zasięgów, zdjęcia, potwierdzenia publikacji artykułów, projekty reklam) w formie elektronicznej oraz drukowanej, w terminie do 21 listopada 2017 r. 8. INFORMACJE DODATKOWE 8.1. Cel główny działań promocyjnych promocja Katalogu produktów i usług łódzkiego sektora kreatywnego (osiągnięcie jak najwyższej liczby obejrzeń katalogu) promocja współpracy biznesowej promocja możliwości zakupu od łódzkich kreatywnych promocja udziału Łodzi w wydarzeniach branżowych zwiększenie liczby odbiorców profilu facebook oraz instagram Cel dodatkowy działań promocyjnych promocja Łodzi i łódzkiego sektora kreatywnego wydarzeń (festiwali, koncertów) w Łodzi Łodzi jako miasta inspirującego do działania (uczelnie, centra kreatywne, samo miasto) 8.3. Linki szczególnie ważne (definiujące sektor kreatywny w Łodzi oraz prezentujące wystawców w projekcie):

7 III. Termin wykonania zamówienia: od dnia zawarcia umowy do dnia 30 listopada 2017 r. (Ramy czasowe kampanii: od dnia zawarcia umowy do 15 listopada 2017 r.) Etapowanie prac związane z płatnością, jest określone w Istotnych postanowieniach umowy (Załącznik nr 8 do SIWZ). IV. Miejsce wykonania zamówienia: Łódź i wybrane miejsca europejskie. V. Szczegółowe warunki realizacji przedmiotu zamówienia, zawarte są w Istotnych postanowieniach umowy.