REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA w ZIELONEJ GÓRZE

Transkrypt

1 REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA w ZIELONEJ GÓRZE ul. Chmielna 13, Zielona Góra, tel.: , fax: zielonagora@rio.gov.pl RIO I-092/79/11 Zielona Góra, Pan Tomasz Niesłuchowski Wójt Gminy Żagań WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), przeprowadziła w okresie od r. do r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Żagań o statusie wiejskim za 2010 rok. Wyniki kontroli omówiono i podpisano protokół w dniu r. Zasadniczym celem kontroli była ocena realizacji budżetu, zgodności wewnętrznych regulacji prawnych z obowiązującymi przepisami, prowadzenia rachunkowości i przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych. W związku z przeprowadzoną kontrolą, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuję Panu Wójtowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. Uregulowania organizacyjno prawne zawarte zostały w Statucie Gminy oraz Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy. Wójt Gminy Żagań zapewnił funkcjonowanie skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, spełniając obowiązek określony w art. 68 w związku z art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.). Dokonana została identyfikacja ryzyka w odniesieniu do celów i zadań, a następnie jego analiza, jak również samoocena systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki. Gmina Żagań posiada udziały w trzech spółkach kapitałowych na łączną kwotę zł, których wartość znalazła odzwierciedlenie na koncie długoterminowe aktywa finansowe.

2 Bankową obsługę budżetu Gminy Żagań wykonuje Bank Zachodni WBK S.A. I Oddział w Żaganiu, w oparciu o umowę zawartą w dniu r. na okres od dnia r. do dnia r. Prognozowany koszt obsługi bankowej w okresie obowiązywania umowy, nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Kontrola stanu kasy Urzędu Gminy wykazała, że stan gotówki w kasie zgodny był ze sporządzonym raportem kasowym, a stan druków ścisłego zgodny z ewidencją. W zakresie rozrachunków kontroli poddano prawidłowość funkcjonowania konta 201, w szczególności rozrachunków z kontrahentami, którym w 2010 r. udzielone zostały zamówienia publiczne, nie stwierdzając nieprawidłowości. Obowiązująca w Urzędzie dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości, zawiera elementy określone w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.) i jest aktualizowana, stosownie do art. 10 ust. 2 tej ustawy. Prowadzone są wszystkie wymagane księgi rachunkowe, o których mowa w art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a ewidencja operacji gospodarczych następuje na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont. Poddane kontroli dowody księgowe za okres od dnia r. do dnia r. dotyczące dochodów w rozdziale na kwotę ,80 zł i rozdziale na kwotę ,00 zł oraz wydatków w rozdziale w wysokości ,00 zł i w rozdziale w kwocie ,13 zł były prawidłowo ujmowane w ewidencji księgowej i spełniały wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Księgi rachunkowe dotyczące badanej próby dowodów księgowych prowadzone są rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco, w myśl art. 24 ustawy o rachunkowości. Sprawozdania budżetowe za okres od początku roku do dnia r. zostały sporządzone w sposób czytelny, trwały, w terminach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Na podstawie próby dowodów księgowych, o których mowa powyżej stwierdzono, że dane wykazane w rocznych sprawozdaniach z wykonania dochodów (Rb-27S), dochodów podatkowych (Rb-PDP) i wydatków budżetowych (Rb-28S) są zgodne z danymi wynikającymi z dowodów księgowych oraz z ewidencji księgowej, stosownie do 9 ust. 2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Uchwalony w dniu 30 grudnia 2009 r. budżet Gminy Żagań na 2010 r. określał dochody w kwocie ,00 zł oraz wydatki w kwocie ,00 zł. Deficyt budżetowy 2

3 w wysokości ,00 zł Rada Gminy postanowiła pokryć przychodami pochodzącymi z nadwyżki budżetowej z lat ubiegłych. Ostatecznie Gmina Żagań osiągnęła dochody w wysokości ,65 zł, zaś wydatki zamknęły się kwotą ,21 zł. Dochody z tytułu subwencji zostały prawidłowo ujęte w ewidencji księgowej i wykazane w sprawozdaniu budżetowym. W toku kontroli danych dotyczących naliczania subwencji nieprawidłowości nie stwierdzono. W zakresie realizacji zadań własnych Gminy kontroli poddano prawidłowość wykorzystania dotacji w dziale 854 Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdziale Pomoc materialna dla uczniów ustalając, że zostały one wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem, na dofinansowanie zakupu podręczników dla uczniów oraz stypendia i zasiłki szkolne. Niewykorzystane kwoty zwrócono dysponentowi. Oceny realizacji zadań zleconych dokonano na podstawie prawidłowości wykorzystania dotacji celowej w kwocie ,40 zł, którą w 2010 r. Gmina Żagań otrzymała na zwrot podatku akcyzowego. Dotacja wykorzystana została w całości i zgodnie z przeznaczeniem. W zakresie podatków i opłat lokalnych szczegółowej kontroli poddano zagadnienie Windykacja na przykładzie podatku od nieruchomości, w którym zbadano postępowanie Gminy Żagań w stosunku do zaległości osób fizycznych i prawnych powstałych w latach Do kontroli przyjęto próbę dokumentacji dotyczącej 10 osób fizycznych i 4 osób prawnych, posiadających najwyższą kwotę zaległości podatkowych powstałych w 2008 i 2009 r. według stanu na dzień r. Kontrola poprawności składania deklaracji podatkowych przez podatników posiadających zaległości, a także doręczenia decyzji podatkowych osobom fizycznym nie wykazała nieprawidłowości. W toku kontroli ujawniono 16 przypadków, w tym wobec 2 osób prawnych oraz 5 osób fizycznych, podlegających obowiązkowi podatku od nieruchomości, w których organ podatkowy, po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu, nie wystawił tytułów wykonawczych, do czego zobowiązuje 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz z późn. zm.). Osoba odpowiedzialna M.W. - inspektor w Referacie Finansów wyjaśniła nieprawidłowości przeoczeniem, natłokiem obowiązków służbowych, nieznajomością adresu podatnika, a także otrzymywaniem informacji od podatników, że należność zapłacona zostanie w terminie późniejszym. W 3 przypadkach wobec 2 podatników osób fizycznych, podlegających obowiązkowi podatku od nieruchomości, organ podatkowy na zaległości nie wystawił upomnień. Zgodnie z 3 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów 3

4 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel wysyła do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej M.W. - inspektor w Referacie Finansów wynika, że nieprawidłowość spowodowana była nieznajomością adresu podatnika, a w pozostałych przypadkach także natłokiem obowiązków służbowych. W zakresie windykacji zaległości podatkowych stwierdzono, że organ podatkowy dla zabezpieczenia zaległości podatkowych nie wystąpił w stosunku do 1 osoby prawnej podlegającej obowiązkowi podatku od nieruchomości, posiadającej zaległość w wysokości ,00 zł, o zabezpieczenie hipoteką na nieruchomości podatnika, przewidziane w art ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Odpowiedzialna za powyższe M.W. - inspektor w Referacie Finansów wyjaśniła, że podatnik poinformował, iż należność zapłacona zostanie wraz odsetkami w terminie późniejszym. W przypadku 1 podatnika osoby fizycznej, posiadającej zaległość w podatku od nieruchomości, pomimo braku efektów działań egzekucyjnych, organ podatkowy nie występował do Urzędu Skarbowego o informację o sposobie załatwienia wniosku egzekucyjnego. Stosownie do 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji wierzyciel jest uprawniony do uzyskania w organie egzekucyjnym informacji o sposobie załatwienia wniosku egzekucyjnego, a organ egzekucyjny ma obowiązek udzielić wierzycielowi wyczerpującej odpowiedzi. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej M.W. - inspektor w Referacie Finansów wynika, że przyczyną niewystępowania do urzędu skarbowego był nawał obowiązków. Ponadto ujawniono 4 przypadki zaniechania wystawienia tytułów wykonawczych po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu, wobec 1 osoby fizycznej, podlegającej obowiązkowi podatku rolnego, co jest niezgodne z 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Osoba odpowiedzialna M.W. inspektor w Referacie Finansów powyższe wyjaśniła przeoczeniem. W realizacji dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych, podatku leśnego oraz podatku od środków transportowych nieprawidłowości nie stwierdzono. Kontrola rozliczeń inkasentów (ogółem 15) z pobranych podatków wykazała, że inkasenci ze wsi Bożnów, Gorzupia i Jelenin, tj. 3 z 4 objętych kontrolą, nie przestrzegali terminów rozliczania się z części pobranych podatków, co jest niezgodne z art. 47 4a ustawy Ordynacja podatkowa stanowiącym, że terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim 4

5 dniu, w którym zgodnie z przepisami prawa podatkowego, wpłata podatku powinna nastąpić, chyba że organ stanowiący właściwej jednostki samorządu terytorialnego wyznaczył termin późniejszy. Rada Gminy Żagań nie wyznaczyła terminu późniejszego do rozliczenia dla inkasentów. W złożonych wyjaśnieniach M.W. - inspektor w Referacie Finansów odpowiedzialna za rozliczanie inkasentów podała, że nieterminowego rozliczenia dokonano ze względu na mylną interpretację przepisów. Kontrola dochodów z majątku dotyczących wpływów z opłat za użytkowanie wieczyste, przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, trwały zarząd a także najmu i dzierżawy nie wykazała nieprawidłowości. W 2010 r. Gmina Żagań uzyskała dochody ze sprzedaży nieruchomości w wysokości ,80 zł. Kontrolą objęto sprzedaż 6 nieruchomości w trybie przetargu ustnego nieograniczonego na kwotę ,00 zł. W 2 przypadkach inspektorzy kontroli stwierdzili, że nie dopełniono obowiązku określonego w art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.), w myśl którego organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej - Kierownika Referatu Rolnictwa i Gospodarki Gruntami wynika, że ustalone terminy spisania umów sprzedaży zostały zasugerowane przez nabywców nieruchomości ze względu na ich pobyt za granicą. Kontroli poddano dochody uzyskane z opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, osiągnięte przez Gminę w 2010 r. w wysokości ,57 zł. Z dochodów tych niewykorzystana pozostała kwota 106,05 zł. Z wyjaśnień Skarbnik Gminy wynika, że kwota ta zwiększyła nadwyżkę budżetową. Powyższe działanie było niezgodne z art. 18² ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 z późn. zm.), który stanowi, że dochody z opłat za zezwolenia wydane na podstawie art. 18 lub art oraz dochody z opłat określonych w art wykorzystywane będą na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz Gminnych Programów, o których mowa w art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. Nr 179, poz. 1485) i nie mogą być przeznaczane na inne cele. W zakresie wynagrodzeń stwierdzono, że wypłacany w 2009 i 2010 r. dodatek specjalny dla Sekretarza Gminy w wysokości 800 zł miesięcznie, przyznany został na czas nieoznaczony, 5

6 a ponadto Wójt nie określił zakresu zadań, za wykonanie których przyznał ten dodatek, co jest niezgodne z art. 36 ust. 5 obowiązującej od dnia r. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz z późn. zm.) stanowiącego, że pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań może zostać przyznany dodatek specjalny. Ze złożonych przez Wójta wyjaśnień wynika, że przyczyną nieprawidłowości jest nieznajomość przepisów w tym zakresie. U pozostałych pracowników wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń, w tym stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, ustalone zostały zgodnie z obowiązującymi przepisami, a składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i fundusz pracy za każdy miesiąc 2010 r. odprowadzane były terminowo. Polecenia wyjazdów służbowych wystawiane były przez osoby upoważnione, a rachunki kosztów sprawdzane pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym. Zwrot kosztów poniesionych przez w 2010 r. przez pracowników Urzędu na wydatki z tytułu podróży służbowych, odbywał się na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.). Nieprawidłowości stwierdzono natomiast w zakresie rozliczeń ryczałtów z tytułu kosztów używania samochodów osobowych do celów służbowych przez 2 pracowników (na 6), którzy pomniejszali kwotę ustalonego ryczałtu za każdy dzień nieobecności, proporcjonalnie do liczby dni roboczych w danym miesiącu, skutkiem czego było pobranie ryczałtu w wysokości niższej niż wynika z prawidłowego obliczenia. Powyższe jest niezgodne z 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.), który stanowi, że kwota ustalonego ryczałtu pomniejszana jest każdorazowo o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Oświadczenia o korzystaniu z samochodu służbowego do celów służbowych zostały zatwierdzone przez Sekretarza Gminy, która wyjaśniła że nadzór merytoryczny był sprawowany, jednakże prawidłowość wyliczeń rachunkowych kontrolowana była wyrywkowo. Na diety dla radnych Gminy Żagań w 2010 r. wydatkowana została kwota zł. 6

7 W listopadzie 2010 r. diety zostały wypłacone w wysokości niższej łącznie o kwotę zł niż w pozostałych miesiącach. Różnica wynikała z faktu upływu kadencji Rady Gminy z dniem r. i proporcjonalnego wyliczenia wysokości diet radnych za listopad. Możliwości takiej nie przewidywała jednak uchwała nr I/6/02 z dnia 13 listopada 2002 r. Rady Gminy Żagań, z której wynika, że wysokość diety ustala się za okres jednego miesiąca kalendarzowego, przy czym dieta jest wypłacana jednorazowo, na koniec miesiąca, bez względu na ilość odbytych w danym miesiącu posiedzeń, w których radny uczestniczy. Z wyjaśnień Sekretarza Gminy w tym zakresie również nie wynika podstawa do wypłaty diet dla radnych proporcjonalnie do rzeczywistego okresu sprawowania mandatu, gdyż Rada Gminy Żagań nie określiła sposobu obliczania diety proporcjonalnie do rzeczywistego okresu sprawowania mandatu: na początku oraz na koniec kadencji, objęcia mandatu w trakcie kadencji czy stwierdzenia wygaśnięcia mandatu radnego. Gmina Żagań w 2010 r. udzieliła 10 zamówień publicznych, w tym 4 na dostawy i usługi oraz 6 na roboty budowlane. Łączna wartość udzielonych zamówień publicznych w 2010 r. wyrażała się kwotą ,30 zł, w tym dostawy i usługi ,51 zł, zaś roboty budowlane ,79 zł. Kontroli poddano wszystkie postępowania na roboty budowlane, a w zakresie dostaw i usług - prawidłowość udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na kompleksową dostawę energii elektrycznej, polegającą na sprzedaży energii wraz z usługą dystrybucji do obiektów Gminy Żagań o wartości ,79 zł. W przypadku wszystkich postępowań na roboty budowlane nie został dopełniony obowiązek określony w art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, który stanowi, że niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieszcza się ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Opóźnienia w zamieszczeniu ogłoszenia wyniosły od 3 do 13 dni. Wójt wyjaśnił, że przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacja art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. W wyniku przeprowadzonego postępowania w trybie przetargu nieograniczonego na remont oddziału przedszkolnego przy PSP w Bożnowie, ogłoszonego w dniu r., Wójt Gminy Żagań wybrał ofertę najkorzystniejszą i udzielił w dniu r. zamówienia publicznego firmie FHU DIMA Dariusz Sulecki za cenę ,37 zł na podstawie umowy nr GK-3421/5/10. Aneksem nr 1 do niniejszej umowy, zawartym w dniu r., na wniosek Wykonawcy z dnia r., strony wyraziły zgodę na wydłużenie terminu zakończenia robót do dnia r. z uwagi na opóźnienia w dostawie stolarki okiennej i drzwiowej. Ponadto Wykonawca uzasadnił, że zrealizowanie w terminie zakresu robót było fizycznie niemożliwe. Zamawiający nie przewidział możliwości dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu ani w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ). Nie zachodziły zatem przesłanki do 7

8 zmiany postanowień umowy w zakresie wydłużenia terminu wykonania zadania. Zgodnie z art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany. Wójt Gminy Żagań stwierdził, że brak było podstaw prawnych do dokonania takiej zmiany, gdyż Zamawiający nie przewidział ich w ogłoszeniu ani w SIWZ. Wójt nadmienił, że we wniosku o wydłużenie terminu Wykonawca wskazał, iż zakres prac kosztorysowych przekraczał fizyczną możliwość wykonania ich w terminie umownym, jednakże główną przyczyną była opóźniona dostawa stolarki okiennej i drzwiowej przez producenta. W wyniku przeprowadzonego postępowania w trybie przetargu nieograniczonego na remont dróg wewnętrznych: ul. Brzozowa i Akacjowa w m. Tomaszowo, ogłoszonego w dniu r., Wójt Gminy Żagań wybrał ofertę najkorzystniejszą Firmy Handlowo-Usługowej Maciej Berger z Iłowej za cenę ,54 zł, jednakże Wykonawca zrezygnował z podpisania umowy z uwagi na zbyt krótki termin realizacji zamówienia. Działając na podstawie art. 94 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający wybrał ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny. Najkorzystniejszą i spełniającą warunki udziału w postępowaniu okazała się oferta nr 1 Zakładu Betoniarskiego Bogusław Burzyński z Łężycy za cenę ,03 zł, która została wybrana. Zamówienia publicznego Wykonawcy udzielił Wójt Gminy Żagań na podstawie umowy nr GK-3421/4/10, zawartej w dniu r. W dniu r. wykonawca wniósł o przesunięcie terminu wykonania robót do r. uzasadniając, że prowadzone są w tym samym czasie prace na ściśle przyległym do terenu Gminy terenie Spółdzielni Mieszkaniowej, które muszą być wykonane w pierwszej kolejności. Aneksem (brak daty zawarcia) do umowy nr GK-3421/4/10 z dnia r. strony przesunęły na dzień r. termin wykonania robót. Zamawiający nie przewidział możliwości dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu ani w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Nie zachodziły zatem przesłanki do zmiany postanowień umowy w zakresie wydłużenia terminu wykonania zadania, stąd Zamawiający dokonał zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego z naruszeniem art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. W wyjaśnieniach Wójt potwierdził, że brak było podstaw prawnych do dokonania takiej zmiany, gdyż Zamawiający nie przewidział jej w ogłoszeniu ani w SIWZ oraz nadmienił, że z uwagi na fakt możliwości wykonania części robót dopiero po zakończeniu prac przez Spółdzielnię, termin wykonania robót podany w ogłoszeniu i SIWZ powinien być dłuższy. Z uwagi na zbyt krótki, pierwotnie ustalony okres realizacji zamówienia, Firma Handlowo-Usługowa Maciej 8

9 Berger z Iłowej odstąpiła od zawarcia umowy. W zakresie dotacji dla podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych, kontroli poddano prawidłowość udzielenia i rozliczenia dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane dla obiektów zabytkowych w wysokości zł na remont dachu zabytkowego kościoła pw. Św. Jerzego w Gorzupi Dolnej, dotacji na zadania w zakresie kultury, sztuki, ochrony dóbr osobistych i tradycji na kwotę zł dla Stowarzyszenia Muzyków Ludowych w Bożnowie Złote Łany oraz w zakresie kultury fizycznej i sportu na kwotę zł dla 7 klubów sportowych. Dotacje zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i prawidłowo rozliczone. W ramach umowy Gmina udzieliła pomocy finansowej Powiatowi Żarskiemu w kwocie 1.700,00 zł w związku z działaniem na rzecz realizacji projektu powszechnego szczepienia przeciw wirusowi HPV, wywołującego raka szyjki macicy oraz Powiatowi Żagańskiemu w kwocie zł z przeznaczeniem na dofinansowanie zakupu nowego samochodu ratowniczego z podnośnikiem hydraulicznym i specjalistycznego sprzętu ratowniczego. Przekazane środki wykorzystane zostały w całości i zgodnie z przeznaczeniem. Gmina Żagań w 2010 r. nie zaciągała i nie posiadała zobowiązań z tytułu kredytów ani pożyczek, jak również nie udzielała poręczeń. Przychody budżetowe z nadwyżki z lat ubiegłych osiągnęły wysokość ,62 zł, zaś na dzień 31 grudnia 2010 r. Gmina Żagań nie wykonała rozchodów budżetowych. W toku kontroli inspektorzy kontroli ustalili, że Gminna Biblioteka Publiczna w Dzietrzychowicach oraz Zakład Usług Komunalnych w Dzietrzychowicach, nie mają uregulowanej formy władania nieruchomościami, w których prowadzą działalność, w sposób określony w art. 51 ust. 1 i 2 w związku z art. 56 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wójt wyjaśnił, że nieprawidłowość wynika ze specyfiki obiektów, w których ww. jednostki prowadzą działalność. W budynkach, w których znajdują się filie Biblioteki, funkcjonują również świetlice wiejskie, a lokale nie są wydzielone geodezyjnie, natomiast mienie ZUK zostanie przekazane w formie aportu rzeczowego spółce Żagańskie Wodociągi i Kanalizacje. Wójt Gminy Żagań w terminie do dnia r. przedstawił Radzie Gminy Żagań informację o stanie mienia jednostki samorządu terytorialnego według stanu na dzień r. zawierającą dane, o których mowa w art. 267 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Ewidencja środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, jak również dokumentacja i rozliczenie inwentaryzacji składników majątkowych Gminy nie budzą zastrzeżeń. Księgowość jednostek budżetowych prowadzi Referat Finansów Urzędu Gminy Żagań. 9

10 Ten sposób organizacji prowadzenia księgowości jest nieprawidłowy w stosunku do Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żaganiu, co wynika z art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Zgodnie z tym przepisem głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Z wyjaśnień złożonych przez Wójta wynika, że przyczyną powyższej nieprawidłowości jest obniżenie kosztów działalności jednostki. Ponadto w zakresie rozliczeń Gminy z podległymi jednostkami budżetowymi, z samorządowym zakładem budżetowym Zakładem Usług Komunalnych w Dzietrzychowicach oraz samorządową instytucją kultury Gminną Biblioteką Publiczną w Dzietrzychowicach, nie wniesiono zastrzeżeń. W toku kontroli stwierdzono, że 1 nauczycielowi stażyście w 2010 r. prawidłowo naliczono i wypłacono wynagrodzenie, jednakże do obliczenia jednorazowego dodatku uzupełniającego błędnie przeniesiono wysokość wydatku w styczniu 2010 r., co skutkowało zawyżeniem kwoty wydatków poniesionych w roku 2010 na wynagrodzenia w składnikach wskazanych w art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.) oraz zaniżeniem kwoty różnicy, wykazanych odpowiednio w kol. 9 i 10 sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez Gminę Żagań, łącznie o kwotę 13,12 zł. W związku z powyższym wypłacony dodatek uzupełniający dla pozostałych nauczycieli stażystów został zaniżony łącznie o kwotę 13,12 zł. Osoba odpowiedzialna - inspektor ds. płac w Referacie Finansów potwierdziła przyczynę nieprawidłowości, a następnie w trakcie trwania kontroli wypłaciła różnicę nauczycielom oraz przedstawiła Wójtowi Gminy do zatwierdzenia skorygowane sprawozdanie z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego. W zakresie określonym w art. 30a ustawy Karta Nauczyciela nie stwierdzono nieprawidłowości. Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych wnoszę o: 1. Wysyłanie do zobowiązanych upomnień, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia, jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, stosownie do 3 ust. 1 10

11 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz z późn. zm.). 2. Wystawianie tytułów wykonawczych po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu, stosownie do 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 3. Korzystanie z uprawnienia wierzyciela do uzyskania informacji o sposobie załatwienia wniosku egzekucyjnego, określonego w 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 4. Zabezpieczenie wykonania zobowiązań podatkowych w formie hipoteki na nieruchomościach, stosownie do art ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.). 5. Egzekwowanie od inkasentów podatków terminu płatności określonego w art. 47 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. 6. Zawiadamianie osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, przy czym wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, o czym stanowi art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.). 7. Przyznawanie dodatku specjalnego pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań, stosownie do wymagań określonych w art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz z późn. zm.). 8. Pomniejszanie kwoty ustalonego ryczałtu z tytułu kosztów używania samochodów osobowych do celów służbowych przez pracowników Urzędu Gminy na zasadach określonych w 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). 9. Wypłacanie diet radnym w wysokości obliczonej zgodnie z zasadami określonymi w obowiązującej w tym zakresie uchwale Rady Gminy. 10. Zamieszczanie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych 11

12 niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego, stosownie do art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 11. Dokonywanie zmian postanowień zawartej umowy o udzielenie zamówienia publicznego wyłącznie w przypadku wystąpienia okoliczności wskazanych w art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. 12. Uregulowanie prawnej formy działania nadzorowanych jednostek, stosownie do art. 51 ust. 1 i 2 w związku z art. 56 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. 13. Dostosowanie sposobu prowadzenia rachunkowości Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żaganiu do wymogów określonych w art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.). Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby. Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania, proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Prezes Izby /-/ Ryszard Zajączkowski Do wiadomości: 1. Rada Gminy Żagań, 2. RIO.II, 3. aa. 12