Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie ul. Koszykowa 6a, Warszawa tel. (22) ; warszawa@warszawa.rio.gov.pl Warszawa, dn r. WK Burmistrz Wyszkowa Aleja Róż Wyszków Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia r. Wystąpienie pokontrolne Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz j.t.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) w dniach od r. do r. przeprowadzona została kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrola objęła okres od dnia r. do dnia r. i przeprowadzona została zgodnie z zatwierdzonym programem. W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące wystąpienie pokontrolne: W zakresie księgowości i sprawozdawczości: 1. Stwierdzono: Środki finansowe w kwocie 5.886,71 zł na wydatki Ośrodka Pomocy Społecznej w Wyszkowie, które nie wygasły z końcem 2012 r. określone w uchwale Rady Miejskiej Nr XXXI/288/12 z dnia 28 grudnia 2012 r. zostały w dniu r. przekazane na rachunek bankowy tej jednostki budżetowej i objęte nieprawidłową ewidencją księgową tj. ewidencją konta Wn 225 i Ma 133 w księgach rachunkowych budżetu. str.10 11, pkt 2.4.1, ppkt 2 lit. a) i b) protokółu kontroli. Przestrzegać przepisów: - art. 263, ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz.1240 ze zm.), które stanowią, że środki finansowe na wydatki, które nie wygasają z upływem roku budżetowego, ujęte w wykazie określonym uchwałą organu stanowiącego, są gromadzone na wyodrębnionym subkoncie podstawowego rachunku bankowego jednostki samorządu terytorialnego, - rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu

2 terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, (Dz.U. z 2013, poz. 289 j.t.) zawartych w zał. Nr 2 pn. Plan kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego, z których wynika, że ewidencja operacji pieniężnych na rachunku bankowym środków na niewygasające wydatki winna być prowadzona na koncie "Rachunek środków na niewygasające wydatki" w korespondencji z kontem 225 Rozliczenie niewygasających wydatków. 2. Stwierdzono: Niewykonane wydatki w kwocie 5.886,71 zł ujęte na stronie Wn konta 903 Niewykonane wydatki na koniec roku budżetowego nie zostały przeniesione na konto 961 Wynik wykonania budżetu str.10 11, pkt 2.4.1, ppkt 2 lit. d) protokółu kontroli. Niewykonane wydatki zatwierdzone do realizacji w latach następnych, ujęte na saldzie konta 903 przenosić pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na konto 961 Wynik wykonania budżetu, zgodnie z powołanymi przepisami rozporządzenia Ministra Finansów. 3. Stwierdzono: Zabezpieczenia należytego wykonania umów wniesione przez wykonawców w kwocie ,85 zł zostały objęte nieprawidłową ewidencją księgową tj. ewidencją konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami w księgach rachunkowych jednostki budżetowej - str.11-12, pkt , ppkt 1), lit. b) protokółu kontroli. Mając na uwadze przepisy powołanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. zawarte w załączniku nr 3 pn: Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych z których wynika, że konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, zabezpieczenia należytego wykonania umów obejmować ewidencją konta 240 Pozostałe rozrachunki, na którym ewidencjonuje się krajowe i zagraniczne należności i roszczenia oraz zobowiązania nie objęte ewidencją na kontach Stwierdzono: W księgach rachunkowych Urzędu Miejskiego na koncie o symbolu 221 wykazano na dzień r. kwoty zaległości i nadpłat z tytułu podatku od środków transportowych od osób prawnych i od osób fizycznych w kwotach innych niż wynikające z ewidencji księgowej podatkowej - str.13, pkt 2), lit. a) i b) protokółu kontroli. Przestrzegać przepisów art. 16 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), z których wynika obowiązek uzgadniania sald i zapisów na kontach księgi głównej z saldami i zapisami na kontach ksiąg pomocniczych, będących uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. 5. Stwierdzono: Rozrachunki z urzędami skarbowymi z tytułu podatków pobieranych na rzecz j.s.t. oraz z tytułu udziałów w dochodach ewidencjonowano niezgodnie z obowiązującymi przepisami, tj. na koncie 221 w księgach rachunkowych jednostki budżetowej Urząd Miejski. Opisany sposób ewidencji tych zdarzeń gospodarczych przewidują uregulowania dotyczące zasad rachunkowości, wprowadzone Zarządzeniem Burmistrza Nr 178/2012 z dnia 5 lipca 2012 r. str.13, pkt. 2, lit. b) i c) protokółu kontroli. Rozliczeń dochodów budżetowych realizowanych przez urzędy skarbowe na rzecz budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz rozrachunków z tytułu udziałów w dochodach 2

3 innych budżetów dokonywać w księgach rachunkowych budżetu na koncie 224 Rozrachunki budżetu, zgodnie z przepisami określonymi w cytowanym rozporządzeniu Ministra Finansów załącznik Nr 2 pn. Plan kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego. Dokonać aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, do czego zobowiązują przepisy art. 10 ust. 2 cytowanej ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. 6. Stwierdzono: W rocznym sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych j.s.t. za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 r. zaległości i nadpłaty w podatku leśnym od osób prawnych wykazano w kwotach innych niż wynikające z ewidencji księgowej podatkowej str.14, pkt.3, lit.c) protokółu kontroli. Przestrzegać przepisów zawartych w 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz.103), które stanowią, że kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. 7. Stwierdzono: Udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niewykorzystane i niezwrócone do końca roku dotacje na zadania zlecone i na zadnia własne objęto niewłaściwą ewidencją księgową tj. ewidencją na koncie 240 w księgach rachunkowych Urzędu Miejskiego str.15, pkt 10), lit.a) protokółu kontroli. Rozrachunki z tytułu udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych ewidencjonować w księgach rachunkowych budżetu na koncie 224 Rozrachunki budżetu, zgodnie z przepisami określonymi w cytowanym rozporządzeniu Ministra Finansów załącznik Nr 2 pn. Plan kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego. 8. Stwierdzono: Na dzień r. w księgach rachunkowych Urzędu Miejskiego na koncie analitycznym Pozostałe rozrachunki wykazano kwotę ,45 zł, stanowiącą niewyjaśnione zobowiązania str , pkt 10), lit. c) protokółu kontroli. Doprowadzić do ustalenia wobec kogo Gmina posiada zobowiązania w powyższej kwocie. W przypadku zobowiązań wynikających z wniesionych wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umowy niezwłocznie dokonać ich zwrotów, stosując przepisy art.46 i art.151 ustawy z dnia 29 stycznia 2009 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz.759, ze zm.). 9. Stwierdzono: Naliczone i spłacone odsetki za 2012 r. od zaciągniętych kredytów nie zostały zaewidencjonowane w księgach rachunkowych budżetu Gminy na kontach: 134 i 909 str. 56 pkt , lit. b) - protokółu kontroli. Operacje związane z naliczonymi i spłaconymi odsetkami od kredytów ujmować w księgach rachunkowych budżetu na kontach: 134 Kredyty bankowe i Rozliczenia międzyokresowe, stosownie do zasad funkcjonowania tych kont określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu 3

4 terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t. j. Dz. U. z 2013 r, poz. 289). 10. Stwierdzono: Błędnie zaklasyfikowano w księgach rachunkowych budżetu Gminy dochody z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego nieruchomości w prawo własności, tj.: w 0770 zamiast w str. 64, pkt 1.6. protokółu kontroli. Stosować prawidłową klasyfikację budżetową wynikającą z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 38 poz. 207), w odniesieniu do dochodów, o których mowa wyżej. W zakresie ogólnych zagadnień dotyczących planowania i wykonania budżetu : 11. Stwierdzono: W próbie objętej kontrolą w zakresie terminowości regulowania zobowiązań, w 4 przypadkach zapłaty za faktury VAT dokonano po upływie terminu płatności. Opóźnienie wynosiło 4-12 dni. Faktury zostały zwrócone po sprawdzeniu pod względem merytorycznym przez właściwe wydziały, do Wydziału Finansowo-Budżetowego w terminie uniemożliwiającym terminową zapłatę zobowiązań str. 9, pkt protokółu kontroli. Wydatków dokonywać w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, do czego zobowiązują przepisy art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz ze zm.). Przestrzegać uregulowań wewnętrznych w zakresie obiegu i kontroli dokumentów, zawartych w załączniku Nr 2 do Zarządzeniem Nr 343/2012 Burmistrza Wyszkowa z dnia r. pn. Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych, z których wynika m. innymi, że dowody zakupu sprawdzone i potwierdzone pod względem merytorycznym przez pracowników właściwych wydziałów zwracane są w terminie 3 dni, ale nie później niż przed terminem zapłaty do Wydziału Finansowo-Budżetowego. W zakresie dochodów budżetowych: 12. Stwierdzono: 1) Podatnikom podatku od nieruchomości od osób fizycznych, dla których w ewidencji podatkowej prowadzono konta o nr : , i oraz podatku leśnego od osób fizycznych o nr kont i , którzy nieterminowo regulowali raty podatku Organ podatkowy nie wystawił upomnienia str. 22, pkt , str , pkt ppkt 2 protokółu kontroli. 2) Podatnikom podatku od nieruchomości od osób fizycznych o nr kont i którzy w 2012 r. nie uregulowali w terminie rat podatku upomnienia wysłano po upływie terminu określonego w obowiązujących przepisach str. 32, pkt , ppkt 1 protokółu kontroli. Przestrzegać postanowień 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r. Nr 137 poz ze zm.), z których wynika, że wierzyciel ma obowiązek systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, a w przypadku, gdy należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub 4

5 wynikającym z przepisów prawa należy wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. 13. Stwierdzono: Podatnicy podatku rolnego w próbie objętej badaniem nie składali informacji o gruntach, pomimo istnienia takiego obowiązku str. 24 pkt lit. a) protokółu kontroli. Nieprawidłowość w tym zakresie została stwierdzona również podczas kontroli kompleksowej gospodarki finansowej Gminy Wyszków za 2008 r. Wnioski pokontrolne, m. innymi, dotyczące egzekwowania od podatników składania informacji o gruntach ( pkt. 9 ) zostały skierowane do Burmistrza Wyszkowa pismem Nr RIO-II-0913/396/2009 z dnia r. Z informacji o realizacji wniosków pokontrolnych przekazanej do RIO pismem Nr FN-09/112/09 z dnia r. wynika, że zobowiązano pracowników merytorycznie odpowiedzialnych za nieprawidłowości do przestrzegania przepisów prawa w tym zakresie. Ponownie wnioskuję: Egzekwować od podatników podatku rolnego składanie informacji o gruntach, sporządzanych na formularzu według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku rolnego, lub o zaistnieniu zmian, stosownie do postanowień art. 6a ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz.U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 ze zm.). 14. Stwierdzono: Organ podatkowy nie zweryfikował danych zawartych w nieprawidłowo wypełnionych załącznikach DT-1/A dołączonych do deklaracji na podatek od środków transportowych na rok 2012, złożonych przez podatników, dla których prowadzono konta o nr , i str. 28, pkt , ppkt 1, 2 i 3 protokółu kontroli. Przestrzegać przepisów art. 272 pkt 2 i art pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. 2012, poz. 749, ze zm.), z których wynika obowiązek dokonywania czynności sprawdzających deklaracje podatkowe oraz załączników dołączonych do deklaracji, w celu stwierdzenia formalnej ich poprawności. W razie stwierdzenia, że deklarację wypełniono niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy zwraca się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość. 15. Stwierdzono: Organ podatkowy nie wydał decyzji o wygaśnięciu decyzji dotyczącej rozłożenia na raty podatku od środków transportowych podatnikowi o nr konta , pomimo że podatnik ten nie dopełnił warunków określonych w decyzji tj. nieterminowo uregulował 7 ratę podatku str. 29, pkt , lit. b) protokółu kontroli. Przestrzegać przepisów art pkt 3 cytowanej ustawy - Ordynacja podatkowa, które stanowią, że Organ podatkowy, który wydał decyzję w pierwszej instancji, stwierdza jej wygaśnięcie, jeżeli strona nie dopełniła przewidzianych w tej decyzji lub w przepisach prawa podatkowego warunków uprawniających do skorzystania z ulg. Zgodnie z 2 tego artykułu Organ podatkowy stwierdza wygaśnięcie decyzji w drodze decyzji. 16. Stwierdzono: 1) Organ podatkowy nie wystawił tytułu wykonawczego na zaległości podatnika o nr konta , który do dnia r. nie uregulował podatku od środków transportowych 5

6 pomimo pouczenia zamieszczonego w złożonej deklaracji, że jest ona podstawą do wystawienia tytułu wykonawczego w przypadku niewpłacenia podatku w terminie. Tytuły wykonawcze dotyczące zaległości podatników: podatku od środków transportowych o nr kont i , podatku od nieruchomości od osób prawnych o nr kont i zostały wystawione po upływie terminu określonego w obowiązujących przepisach str , pkt , lit. c), str. 32, pkt ppkt 2) protokółu kontroli. 2) Tytuły wykonawcze dotyczące zaległości podatników podatku od nieruchomości od osób fizycznych o nr kont i zostały wystawione po upływie terminu określonego w obowiązujących przepisach str. 32, pkt ppkt 2) protokółu kontroli. 1) W zakresie windykacji zaległości w podatku od środków transportowych i od nieruchomości od osób prawnych stosować przepisy art. 3a 1 pkt 1 i 2 pkt 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2012 r. poz ze zm.), z których wynika m.in., że egzekucję administracyjną stosuje się w przypadkach, jeżeli zobowiązania wynikają z deklaracji złożonej przez podatnika, zawierającej pouczenie, że stanowi ona podstawę do wystawienia tytułu wykonawczego w przypadku nie wpłacenia podatku w terminie. 2) Po bezskutecznym upływie terminu zapłaty określonego w upomnieniu wystawiać i niezwłocznie kierować do właściwego miejscowo naczelnika urzędu skarbowego tytuł wykonawczy, stosownie do postanowień 5 i 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz ze zm.). W zakresie wydatków budżetowych: 17. Stwierdzono: Za miesiące: styczeń - październik i grudzień 2010 r., styczeń - grudzień 2011 r., styczeńsierpień i grudzień 2012 r. oraz styczeń 2013 r. Przewodniczącemu Rady Miejskiej naliczono i wypłacono diety miesięczne na podstawie uchwały Rady Miejskiej, w której określona kwota diety przekraczała maksymalną wysokość diety przysługującej radnemu w ciągu miesiąca. Zawyżona tym tytułem kwota wydatków wynosiła 5.876,28 zł. Podczas trwania kontroli, tj. dniu r. Rada Miejska w Wyszkowie podjęła uchwałę Nr XXXV/345/13 zmieniającą uchwałę Nr III/6/2007 z dnia 4 stycznia 2007 r., którą ustalono dla Przewodniczącego Rady Miejskiej dietę miesięczną w wysokości 120% minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalonego na podstawie odrębnych przepisów. Stosownie do ww. uchwały, miesięczna dieta dla Przewodniczącego Rady Miejskiej w Wyszkowie wynosi 1.920,00 zł, która nie przekracza maksymalnej wysokości- str , pkt protokółu kontroli. Przestrzegać postanowień rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie maksymalnej wysokości diet przysługujących radnemu gminy (Dz. U. Nr 61, poz. 710), które obliguje do naliczania i wypłacania diety radnemu gminy w kwocie nie przekraczającej maksymalnej wysokości diet przysługujących radnemu w ciągu miesiąca, zróżnicowanej ze względu na liczbę mieszkańców gminy. 18. Stwierdzono : Dodatki mieszkaniowe za miesiąc luty 2012 r. wypłacono zarządcom domów nieterminowo, tj.: w dniu r. zamiast do dnia r. - str , pkt ,ppkt 2 protokółu kontroli. 6

7 Wnioskuję : Dodatki mieszkaniowe wypłacać do dnia 10 każdego miesiąca z góry, stosownie do art. 8 ust.1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz.U. Nr 71, poz. 734 ze zm.). W zakresie gospodarki mieniem komunalnym: 19.Stwierdzono: Przekazanie przez pracownika Referatu Zagospodarowania Przestrzennego i Gospodarki Nieruchomościami do Wydziału Finansowo-Budżetowego w dniu r. decyzji Nr 193/O/12 z dnia r. stwierdzającej nabycie z mocy prawa, własności nieruchomości oznaczonej w ewidencji gruntów jako działka nr 521 o powierzchni 0,0900 ha. Decyzja stała się ostateczna w dniu r. - str.57, pkt 1 protokółu kontroli. Zobowiązać pracowników do przekazywania do Wydziału Finansowo-Budżetowego dokumentów powodujących zmiany w stanie mienia komunalnego w okresie sprawozdawczym, w którym nastąpiły zmiany celem ujęcia w ewidencji księgowej, stosownie do zapisu zawartego w art. 20 ust. 1 oraz w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości cytowanej wyżej oraz zgodnie z zasadami określonymi w Instrukcji obiegu i kontroli dowodów finansowo-księgowych, stanowiącej obecnie załącznik do Zarządzenia Nr 149/2013 Burmistrza Wyszkowa z dnia 18 czerwca 2013 r. Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialny jest: - Burmistrz - Skarbnik Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz j.t.) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Burmistrzowi prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Prezes /-/ mgr Wojciech Tarnowski Otrzymują: 1/ adresat 2/ a/a 7