ROCZNY PLAN KOMUNIKACYJNY PROW

Transkrypt

1 ROCZNY PLAN KOMUNIKACYJNY PROW Sporządzony dla Agencji Rynku Rolnego na 2008 r. 1. Cele działań 1. Rozpowszechnienie informacji o nowym mechanizmie wsparcia promocji produktów rolnych - działania nr 133 (mechanizm Działania promocyjne i informacyjne ) wśród potencjalnych beneficjentów na terenie kraju a. Bardziej intensywne poinformowanie beneficjentów w regionach ich koncentracji 2. Zachęcenie beneficjentów do złoŝenia wniosków o przyznanie pomocy 3. Zachęcenie instytucji związanych z rolnictwem i samorządem terytorialnym do przekazywania informacji na temat nowego mechanizmu 2. Kategorie grup docelowych 1. Potencjalni beneficjenci mechanizmu a. Organizacje i grupy producentów produktów rolnictwa ekologicznego b. Organizacje i grupy producentów produktów regionalnych i tradycyjnych i. Konsorcja i grupy produktów zgłoszonych do rejestracji we wspólnotowym systemie oznaczeń produktów regionalnych i tradycyjnych ii. Pozostałe grupy producentów produktów regionalnych i tradycyjnych c. Grupy producentów produktów pochodzących z integrowanej produkcji 2. Instytucje związane z doradztwem i obsługą przedsiębiorców rolnych 3. Jednostki samorządu terytorialnego i administracji rządowej w województwach 4. Szkolnictwo o profilu rolniczym 5. Organizacje pozarządowe związane z rolnictwem 3. Opis planowanych działań informacyjnych i promocyjnych oraz sposób ich realizacji, w tym wizualizacja 1. Promocja w mediach

2 a. produkcja i emisja programu informacyjnego w radio PR1 w paśmie programów rolnych (3 serie po 5 audycji, kaŝda po 10 minut, realizacja na jesieni i w zimie 2008 roku) b. zamieszczenie artykułów sponsorowanych i reklam o nowym mechanizmie w prasie branŝowej i. czasopismach ekologicznych ½ strony, 1 emisja w połowie 2008 roku ii. prasie branŝy spoŝywczej ½ strony, 1 emisja w połowie 2008 roku iii. prasie handlowej ½ strony, 1 emisja na jesieni 2008 roku iv. prasie lokalnej ½ strony, 1 emisja na jesieni 2008 roku c. organizacja konferencji dla ok. 50 dziennikarzy prasy ogólnopolskiej, rolnej i branŝowej w Warszawie, dotyczącej nowego wsparcia systemów jakości w Polsce poprzez nowy mechanizm Działania promocyjne i informacyjne realizacja bezpośrednio po akredytacji i uruchomieniu mechanizmu d. przekazywanie dziennikarzom informacji prasowych na temat nowego mechanizmu przez rzecznika prasowego ARR PowyŜsze działania adresowane są do wszystkich grup docelowych. Spodziewanym efekty działań w mediach: zbudowanie podstawowej świadomości wśród potencjalnych beneficjentów o istnieniu nowej moŝliwości pozyskania środków na promocje własnych produktów zainteresowanie potencjalnych beneficjentów oraz zrzeszających ich organizacji moŝliwością skorzystania z nowego mechanizmu przekonanie dziennikarzy, pracowników instytucji związanych z doradztwem i obsługą przedsiębiorców rolnych, przedstawicieli samorządu terytorialnego i terenowej administracji rządowej, szkolnictwa o profilu rolniczym oraz innych do przekazywania informacji o nowym mechanizmie potencjalnym beneficjentom 2. Konferencje i seminaria a. Udział i prezentowanie wykładów na konferencjach i seminariach zorganizowanych przez inne podmioty b. Organizacja własnych seminariów przez ARR i. 1 seminarium w centrali ARR dla stowarzyszeń, związków i organizacji branŝy ekologicznej realizacja w połowie 2008 roku, ilość uczestników: ok. 30

3 ii. 2 seminaria w centrali ARR dla konsorcjów i grup producentów produktów zgłoszonych do rejestracji we wspólnotowym systemie oznaczeń produktów regionalnych i tradycyjnych realizacja w połowie i na jesieni 2008 roku, ilość uczestników: ok. 2 x 30 iii. 1 seminarium w centrali ARR dla grupy producentów produktów pochodzących z integrowanej produkcji realizacja na jesieni 2008 roku, ilość uczestników: ok. 30 iv. 6 seminariów w OT ARR dla zainteresowanych grup producentów w poszczególnych regionach o zwiększonej koncentracji producentów Ŝywności wysokiej jakości 1. w Lublinie realizacja na jesieni 2008 roku, ilość uczestników: ok w Rzeszowie realizacja na jesieni 2008 roku, ilość uczestników: ok w Krakowie realizacja na jesieni 2008 roku, ilość uczestników: ok w Poznaniu realizacja w zimie 2008 roku, ilość uczestników: ok w Szczecinie realizacja w zimie 2008 roku, ilość uczestników: ok w Białymstoku realizacja w zimie 2008 roku, ilość uczestników: ok. 30 PowyŜsze działania adresowane są zasadniczo do potencjalnych beneficjentów mechanizmu oraz ich organizacji. Na seminaria zapraszani będą takŝe przedstawiciele jednostek Doradztwa Rolniczego, szkół rolniczych oraz departamentów zajmujących się współpracą z przedsiębiorcami rolnymi w Urzędach Marszałkowskich i Wojewódzkich. Spodziewane efekty konferencji i seminariów: nakłonienie części organizacji uprawnionych do skorzystania z nowego mechanizmu do złoŝenia wniosków o wsparcie nakłonienie organizacji uprawnionych do skorzystania z nowego mechanizmu do zaplanowania strategii promocji własnych produktów zachęcenie przedstawicieli pozostałych instytucji zaproszonych na seminaria do samodzielnego poszukiwania potencjalnych beneficjentów i przekazywanie im informacji na temat nowego mechanizmu

4 3. Publikacja i dystrybucja materiałów informacyjnych a. produkcja materiałów informacyjnych i. ulotka informacyjna zachęcająca do zainteresowania dopłatami do działań promocyjnych w ramach PROW (format 2/3 A4 składana na 3, kolor, egz.), produkcja: marzec - kwiecień 2008 ii. broszura informacyjna przewodnik opisujący szczegóły nowego mechanizmu (format B5 14 stron, kolor, egz.), produkcja: maj - czerwiec 2008 iii. plakat promujący i zachęcający do skorzystania z nowego mechanizmu wsparcia (format A2, kolor, egz.), produkcja: marzec - kwiecień 2008 iv. dyspenser broszur i ulotek (karton, wysokość ok. 130 cm, kolor, 200 egz.), produkcja marzec - kwiecień 2008 b. Produkcja materiałów systemu identyfikacji wizualnej Programu i. produkcja składanej ścianki reklamowej typu pop-up (format ok. 2x3 m w komplecie z trybunką) realizacja: marzec 2008 r. ii. produkcja 3 składanych ścianek reklamowych typu rollstand (format ok. 1x2 m) realizacja: marzec 2008 r. iii. produkcja 10 tablic informacyjnych na temat finansowania działań w ramach Programu (format B1) realizacja: marzec 2008 r. c. dystrybucja materiałów informacyjnych realizacja: czerwiec 2008 i. wysyłka do urzędów i instytucji związanych z rolnictwem 1. Oddziały Regionalne ARiMR (16x200 szt. ulotki, 16x100 szt. broszury, 16x10 szt. plakatu, 16x2 dyspensery) 2. Oddziały Terenowe ARR (16x200 szt. ulotki, 16x100 szt. broszury, 16x10 szt. plakatu, 16x2 dyspensery) 3. Jednostki Doradztwa Rolniczego (20x200 szt. ulotki, 20x100 szt. broszury, 20x10 szt. plakatu, 20x2 dyspensery) 4. Urzędy Marszałkowskie (16x200 szt. ulotki, 16x100 szt. broszury, 16x10 szt. plakatu, 16x2 dyspensery) 5. Urzędy Wojewódzkie (16x200 szt. ulotki, 16x100 szt. broszury, 16x10 szt. plakatu, 16x2 dyspensery) ii. seminaria opisane powyŝej

5 iii. statutowa działalność informacyjna centrali ARR (targi, seminaria, spotkania indywidualne itp.) PowyŜsze publikacje adresowane są zasadniczo do potencjalnych beneficjentów mechanizmu oraz ich organizacji. Dystrybucja publikacji odbędzie się bezpośrednio (do organizacji beneficjentów, poprzez kontakt bezpośredni na seminariach, konferencjach i imprezach targowo-wystawienniczych) oraz pośrednio (poprzez instytucje mające kontakt z producentami rolnymi). Dla wzmocnienia przekazu informacyjnego zostaną wykorzystane dodatkowe środki reklamowe (dyspensery broszur, ścianki promocyjne i tablice informujące o wkładzie UE i RP w finansowanie mechanizmów PROW). Spodziewane efekty dystrybucji materiałów: nakłonienie części organizacji uprawnionych do skorzystania z nowego mechanizmu do złoŝenia wniosków o wsparcie nakłonienie organizacji uprawnionych do skorzystania z nowego mechanizmu do zaplanowania strategii promocji własnych produktów zachęcenie instytucji, do których skierowane będą zestawy materiałów informacyjnych do aktywnego przekazywania informacji o nowym mechanizmie poprzez wyposaŝenie w odpowiednie materiały 4. Punkty informacyjne a. przeszkolenie konsultantów Telefonicznego Punktu Informacyjnego ARR realizacja: kwiecień 2008 b. udostępnianie informacji o nowym mechanizmie wspierania promocji poprzez Telefoniczny Punkt Informacyjny ARR PowyŜsze działanie adresowane jest do potencjalnych beneficjentów i ich organizacji. Telefoniczny Punkt Informacyjny ARR zapewnia podstawową wiedzę na temat moŝliwości wykorzystania środków UE dostępnych w ramach mechanizmów WPR. Szczegółowe pytania są przekierowywane do komórek merytorycznych Agencji. Spodziewane efekty udostępnienia informacji o nowym mechanizmie przez Telefoniczny Punkt Informacyjny ARR: zapewnienie odpowiedzi na podstawowe pytania dotyczące nowego mechanizmu skontaktowanie beneficjentów z Działem Wspierania Promocji Produktów Rolnych w ARR w celu udostępnienia szczegółowych bardziej informacji przekazanie informacji o działaniach informacyjnych dotyczących nowego mechanizmu

6 5. Publikacja aktualnych informacji i dokumentów dotyczących nowego mechanizmu na stronie internetowej ARR ( a. publikacja zasad uczestnictwa w mechanizmie początek realizacji: marzec 2008 r. b. udostępnienie materiałów informacyjnych, formularzy i przewodników do pobrania początek realizacji: marzec 2008 r. c. publikacja informacji o działaniach propagujących mechanizm początek realizacji: marzec 2008 r. d. publikacja okresowej informacji na temat stopnia wykorzystania dostępnych środków w ramach PROW na opisywany mechanizm początek realizacji: bezpośrednio po akredytacji i uruchomieniu mechanizmu PowyŜsze działanie adresowane jest do wszystkich zainteresowanych pozyskaniem informacji na temat nowego mechanizmu. Dla potencjalnych beneficjentów i ich organizacji stanowić będzie kompletne źródło dokumentów koniecznych do uczestnictwa w mechanizmie (materiałów informacyjnych, formularzy i przewodników itp.). Dodatkowo prezentowana będzie informacja o poziomie wykorzystania środków przyznanych na cały mechanizm w ramach budŝetu PROW Spodziewane efekty udostępnienia informacji o nowym mechanizmie na stronie internetowej ARR: większa aktywność beneficjentów w zakresie składania wniosków o wsparcie lepszy poziom przygotowywanych projektów przekazywanie bardziej merytorycznych informacji na temat mechanizmu przez dziennikarzy i inne podmioty współpracujące z przedsiębiorcami rolnymi 6. Promocja mechanizmu podczas ogólnopolskich, regionalnych i lokalnych imprez związanych z rolnictwem i rozwojem obszarów wiejskich w ramach stoisk informacyjnych dotyczących wszystkich mechanizmów WPR administrowanych przez ARR a. udział w ok.10 imprezach ogólnopolskich (Tagi Agrotech Kielce, XI Międzynarodowe Targi FERMA ŚWIŃ I DROBIU Poznań, Ekogala Rzeszów, IFE POLAND Warszawa, XXXI Międzynarodowe Targi Rolno-Przemysłowe AGRO-TECH MINIKOWO Minikowo, XVII Krajowa Wystawa Rolnicza pod czas Ogólnopolskich DoŜynek Jasnogórskich Częstochowa, AGROPROMOCJA

7 Nawojowa, Targi Polagra Food i Farma 09 i Poznań, 16 Międzynarodowe Targi WyposaŜenia Hoteli i Gastronomii HORECA Kraków) b. udział w ok. 11 imprezach regionalnych (AGRO -TARGI Poznań, LATO NA WSI Minikowo k. Nakła, REDYK Korbielów, IX Mazowieckie Dni Rolnictwa Płońsk, Wielkopolska śywność Gwarantowana Jakość Sielinko, Targi Rolne w sercu Polski Bartoszewice, Dni z Rolnictwem Ekologicznym Radom, Ogólnopolskie Spotkania Ekologiczne Barwy Lata Dary Jesieni Przysiek, Jesień w Gliśnie Glisno, ECO LIFE Tarnów, III Jesienny Jarmark Od pola do stołu Poświętne) PowyŜsze działania adresowane są zasadniczo do potencjalnych beneficjentów mechanizmu oraz ich organizacji. Na imprezach targowych i wystawienniczych informacje przekazywane będą takŝe przedstawicielom jednostek Doradztwa Rolniczego, szkół rolniczych oraz innych instytucji związanych ze współpracą z producentami rolnymi. Spodziewane efekty udziału w imprezach targowych i wystawienniczych: nakłonienie części organizacji uprawnionych do skorzystania z nowego mechanizmu do złoŝenia wniosków o wsparcie nawiązanie kontaktu i współpracy przy składaniu wniosku o wsparcie z beneficjentami mniej aktywnymi zachęcenie przedstawicieli pozostałych instytucji odwiedzających imprezy do przekazywania informacji potencjalnym beneficjentom na temat nowego mechanizmu 4. Opis systemu wdraŝania planu komunikacyjnego z uwzględnieniem zadań wykonywanych przez właściwe jednostki organizacyjne podmiotów wdraŝających Wymienione powyŝej działania będą wdraŝane przez komórki organizacyjne ARR, właściwe dla typu działania: 1. Biuro Promocji i Pomocy śywnościowej osoba odpowiedzialna i upowaŝniona do kontaktów: Piotr Kondraciuk - Dyrektor Biura (tel , faks , p.kondraciuk@arr.gov.pl) Zadania: a. koordynacja działań informacyjnych b. opracowanie merytoryczne materiałów informacyjnych dla róŝnych środków przekazu

8 c. udział merytoryczny w postępowaniach wyłaniających wykonawcę działań wymagających zewnętrznego wykonawstwa (produkcja programów radiowych, produkcja reklam i artykułów sponsorowanych, zakup mediów publikacje, dystrybucja materiałów, obsługa kateringowa multimedialna seminariów i konferencji, produkcja i dystrybucja publikacji i materiałów informacyjnych) d. udział w wybranych imprezach: konferencjach, seminariach, targach, wystawach e. organizacja szkolenia dla pracowników Telefonicznego Punktu Informacyjnego ARR f. zamieszczanie informacji na stronie internetowej ARR 2. Rzecznik prasowy ARR (osoba odpowiedzialna i upowaŝniona do kontaktów) Nina Mirgos-Kilanowska (tel , rzecznik@arr.gov.pl) Zadania: a. utrzymywanie kontaktu z dziennikarzami w zakresie informacji dotyczących Programu b. przekazywanie dziennikarzom materiałów prasowych 3. Oddziały Terenowe ARR osoba odpowiedzialna i upowaŝniona do kontaktów: Dyrektor Oddziału BIAŁYSTOK Białystok, ul. Kombatantów 4; bialystok@arr.gov.pl kierunkowy 0-85 Dyrektor Andrzej SUTKOWSKI Sekretariat ; fax BYDGOSZCZ Bydgoszcz, ul. Kasztanowa 57 bydgoszcz@.arr.gov.pl kierunkowy 0-52 Dyrektor Piotr KOWAL Sekretariat ; fax GDYNIA Gdynia, ul. Kołłątaja 1 gdynia@arr.gov.pl kierunkowy 0-58 Dyrektor Leszek GOLASIŃSKI Sekretariat ; fax GORZÓW WIELKOPOLSKI Gorzów Wlkp., ul. Gen. Sikorskiego 20c gorzow@arr.gov.pl kierunkowy 0-95 Dyrektor-Alina KWAPIŃSKA BIAŁYSTOK

9 Białystok, ul. Kombatantów 4; kierunkowy 0-85 Dyrektor Andrzej SUTKOWSKI Sekretariat ; fax BYDGOSZCZ Bydgoszcz, ul. Kasztanowa 57 kierunkowy 0-52 Dyrektor Piotr KOWAL Sekretariat ; fax GDYNIA Gdynia, ul. Kołłątaja 1 gdynia@arr.gov.pl kierunkowy 0-58 Dyrektor Leszek GOLASIŃSKI Sekretariat ; fax GORZÓW WIELKOPOLSKI Gorzów Wlkp., ul. Gen. Sikorskiego 20c gorzow@arr.gov.pl kierunkowy 0-95 Dyrektor-Alina KWAPIŃSKA Sekretariat ; ; fax KATOWICE Katowice, Plac pod Lipami 5; katowice@arr.gov.pl kierunkowy 0-32 fax fax Dyrektor Tomasz śabiński Sekretariat KIELCE Kielce, ul. Piaskowa 18; kielce@arr.gov.pl kierunkowy 0-41 CENTRALA ; fax Dyrektor- Piotr LIPIŃSKI wew. 35 Sekretariat/Centrala/Fax sekretariatu wew. 38/36/50 KRAKÓW Kraków, ul. Starowiślna 13; krakow@arr.gov.pl kierunkowy 0-12 CENTRALA ; fax wew. 146 Dyrektor Zbigniew NOWAK Sekretariat/Centrala ; fax LUBLIN Lublin, ul. Unicka 4; lublin@arr.gov.pl kierunkowy 0-81 Dyrektor Arkadiusz SZYMONIUK wew.186 ; Sekretariat , wew.185 fax ŁÓDŹ Łódź, ul. Wróblewskiego 18; lodz@arr.gov.pl kierunkowy 0-42 Dyrektor Aleksandra KACZOROWSKA Sekretariat ; fax (Kancelaria) OLSZTYN Olsztyn, ul. Partyzantów ½; olsztyn@arr.gov.pl

10 kierunkowy 0-89 Dyrektor Jan CIEŚLAK Sekretariat ; ; fax OPOLE Opole, ul. Horoszkiewicza 6; kierunkowy 0-77 CENTRALA fax ; wew. 300 Dyrektor Janusz NOWACKI wew. 201 POZNAŃ Poznań, ul. Marcelińska 90; kierunkowy 0-61 CENTRALA fax Dyrektor Adam PĘKARSKI wew. 444, Sekretariat ; RZESZÓW Rzeszów, ul.piłsudskiego 32; kierunkowy 0-17 CENTRALA ; ; ; ; ; fax Dyrektor Andrzej SZCZEPAŃSKI wew. 20 Sekretariat wew. 18 SZCZECIN Szczecin, ul. Niedziałkowskiego 21; kierunkowy 0-91 fax Dyrektor Cezary PŁACHECKI ; Sekretariat ; WARSZAWA Warszawa, ul. Waszyngtona 146; kierunkowy 0-22 Dyrektor Witold NIEDUSZYŃSKI Sekretariat ; fax WROCŁAW Wrocław, ul. Powst. Śląskich 28/30; kierunkowy 0-71 fax Dyrektor Jacek SOŁTYS Sekretariat Zadania: a. organizacja seminariów opisanych w działaniach, b. wyszukiwanie i pozyskiwanie kontaktów z potencjalnymi beneficjentami i ich organizacjami c. dystrybucja publikacji dotyczących nowego mechanizmu

11 5. Ramowy harmonogram działanie promocja w mediach radio - program informacyjny prasa - artykuły i reklamy konferencja prasowa rzecznik prasowy seminaria Warszawa Lublin, Rzeszów, Kraków Poznań, Szczecin, Białystok materiały informacyjne i promocyjne ulotka broszura plakat dyspenser materiały identyfikacji wizualnej dystrybucja materiałów szkolenie TPI ARR publikacje na stronie internetowej targi i wystawy I kwartał II kwartał III kwartał IV kwartał 6. Indykatywny BudŜet BudŜet w tys PLN działanie I II III IV kwartał kwartał kwartał kwartał 2008 promocja w mediach radio - program informacyjny prasa - artykuły i reklamy konferencja prasowa seminaria Warszawa Lublin, Rzeszów, Kraków Poznań, Szczecin, Białystok materiały informacyjne i promocyjne ulotka broszura plakat 4 4 dyspenser materiały identyfikacji wizualnej dystrybucja materiałów szkolenie TPI ARR publikacje na stronie internetowej targi i wystawy razem

12 7. Sposób ewaluacji działań Ewaluacja działań będzie prowadzona w oparciu o następujące narzędzia: informacje ilościowe i jakościowe z ankiet dystrybuowanych na seminariach, informacje ilościowe i jakościowe z ankiet on-line na stronie internetowej ARR, opinie przekazywane przez instytucje zaangaŝowane w działania Planu (gównie OT ARR). 8. Zasady sprawozdawczości ze stopnia realizacji działań promocyjno-informacyjnych i szkoleniowych Sprawozdawczość będzie prowadzona zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 5 czerwca 2007 r. w sprawie zakresu sprawozdań z wykonywania zadań instytucji zarządzającej, dotyczącej realizacji Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata oraz trybu i terminów przekazywania tych sprawozdań.