ROCZNY PLAN KOMUNIKACYJNY PROW

Transkrypt

1 ROCZNY PLAN KOMUNIKACYJNY PROW na 2012 rok sporządzony dla Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa 1. Cele działań Głównym celem "Rocznego Planu Komunikacyjnego PROW " jest wsparcie realizacji Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich , tak aby zapewnić maksymalne wykorzystanie środków finansowych z tego Programu przez beneficjentów oraz promocja jego efektów. Zadanie to będzie realizowane poprzez następujące cele szczegółowe: informowanie społeczeństwa o efektach realizacji PROW i jego wpływie na rozwój rolnictwa i obszarów wiejskich w Polsce i w poszczególnych regionach kraju, upowszechnianie informacji na temat prawidłowego rozliczania projektów przez beneficjentów poszczególnych działań PROW , a zwłaszcza działań inwestycyjnych; upowszechnianie informacji na temat warunków i zasad korzystania z dostępnej jeszcze pomocy finansowej w poszczególnych działaniach PROW informowanie o naborach wniosków, udostępnianie wzorów wniosków i innych dokumentów potrzebnych do złożenia wniosków; podnoszenie poziomu wiedzy i umiejętności beneficjentów w zakresie pozyskiwania pomocy finansowej, a zwłaszcza umiejętności przygotowywania wniosków o pomoc i wniosków o płatność w poszczególnych działaniach PROW ; informowanie wnioskodawców i beneficjentów o funkcjonowaniu ARiMR jako agencji płatniczej PROW ; Celem "Rocznego Planu Komunikacyjnego PROW " jest też informowanie o zakresie pomocy finansowej z Europejskiego Funduszu na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW). 1

2 2. Kategorie grup docelowych Kategorie grup docelowych - ogół mieszkańców w kraju, a w szczególności: potencjalni beneficjenci poszczególnych działań PROW obsługiwanych przez ARiMR; partnerzy społeczni i gospodarczy beneficjentów pomocy; ośrodki doradztwa rolniczego, izby rolnicze; samorządy województw, powiatów i gmin; placówki naukowo badawcze i szkolnictwo rolnicze; środki masowego przekazu upowszechniające informacje o Programie; instytucje zaangażowane bezpośrednio we wdrażanie Programu; inne instytucje działające na rzecz rozwoju rolnictwa i obszarów wiejskich. 3. Opis planowanych działań informacyjnych i promocyjnych oraz sposób ich realizacji, w tym wizualizacja Ze względu na duże zróżnicowanie beneficjentów - adresatów pomocy w ramach Programu zaplanowane zostało wykorzystanie różnorodnych metod i środków działań informacyjnych. Działania Departamentu Komunikacji Społecznej koncentrują się wokół dwóch podstawowych zadań. Po pierwsze dotarcie z informacją o PROW do jak najszerszego kręgu społeczeństwa, nie tylko grupy do której adresowany jest ten Program. Drugie zadanie polega na promocji PROW wśród potencjalnej grupy docelowej. Realizacja "Planu komunikacyjnego" będzie odbywać się poprzez wykorzystanie następujących narzędzi: strona internetowa ARiMR; infolinia; seminaria i szkolenia; publikacje materiałów informacyjnych; targi, wystawy, konferencje; współpraca ze środkami masowego przekazu (TV, radio, prasa, portale internetowe); płatne spoty radiowe i telewizyjne; promocja z zastosowaniem gadżetów; prezentacje multimedialne pokazujące efekty PROW inne formy promocji wg aktualnych potrzeb komunikacyjnych Planu. Strona Internetowa ARiMR Strona internetowa jest jednym z podstawowych środków komunikacji ARiMR jako agencji płatniczej Programu. Strona internetowa ARiMR zawiera aktualne 2

3 dokumenty programowe oraz obowiązujące akty prawne. Na stronie są publikowane w szczególności następujące informacje związane z PROW : komunikaty i informacje o działaniach PROW ; informacje o efektach wdrażania PROW , w tym specjalna podstrona pokazująca dobre praktyki wdrażania PROW ; audycje radiowe i telewizyjne oraz sponsorowane spoty radiowe i telewizyjne; najciekawsze pytania słuchaczy publikowane w specjalnych zakładkach "Audycje radiowe" oraz "Ekspert ARiMR odpowiada na pytania"; dokumenty dla podmiotów aplikujących o pomoc finansową (wnioski o pomoc, wnioski o płatność, instrukcje wypełniania wniosków); terminy naboru wniosków o pomoc; informacje praktyczne dla beneficjentów; informacje o przebiegu wdrażania poszczególnych działań z PROW ; linki do innych instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu. Infolinia Pod numerem telefonu , w godzinach od 7.00 do przez siedem dni w tygodniu, wszyscy zainteresowani będą mogli uzyskać bezpłatnie informacje o możliwościach skorzystania ze środków PROW , o tym jak prawidłowo rozliczyć operacje itd. Seminaria i szkolenia Przedsięwzięcia dydaktyczne w formie krótkich seminariów lub szkoleń mają na celu przekazanie szczegółowej wiedzy o zasadach głównie rozliczania i w mniejszym stopniu wdrażania poszczególnych działań Programu, na które są jeszcze dostępne środki. Organizowane będą dwa rodzaje szkoleń i seminariów. Seminaria i szkolenia wewnętrzne będą organizowane dla osób zaangażowanych w realizację programu (pracowników ARiMR i pracowników realizujących zadania delegowane). Seminaria otwarte zaadresowane będą dla beneficjentów PROW Promocja Programu będzie się odbywała także poprzez zorganizowanie seminariów poświęconych efektom realizacji PROW lub poszczególnych jego działań. Przewidywana liczba uczestników takich szkoleń i seminariów organizowanych przez OR ARiMR lub partnerów zewnętrznych to ok osób. Publikacje materiałów informacyjnych Publikacja materiałów informacyjnych dotyczących PROW , przygotowanych przez Departament Komunikacji Społecznej we współpracy z innymi departamentami odbywa się za pośrednictwem strony internetowej ARiMR, a także dziennikarzy (prasowych, radiowych, telewizyjnych) do których wysyłane są takie materiały pocztą elektroniczną. Materiały o PROW publikowane są także w miesięczniku "Biuletyn Informacyjny", wydawanym przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, który jest dystrybuowany do wielu adresatów, w tym do urzędów, gmin i powiatów. Ponadto (jak co roku) planowana jest publikacja własnych materiałów informacyjnych (m.in. 3

4 broszur, ulotek) w trzech rodzajach. Pierwszy z nich to materiały skierowane m.in. do tych rolników i przedsiębiorców, którzy już skorzystali z pomocy oferowanej w ramach PROW i będą zawierały informacje jak prawidłowo rozliczyć inwestycje zrealizowane dzięki dofinansowaniu z tego Programu. Drugi rodzaj publikacji będzie zawierał informacje o efektach jakie zostały osiągnięte dzięki wsparciu wypłaconemu w ramach PROW Trzeci rodzaj publikacji będą to materiały informacyjne opisujące zasady ubiegania się o pomoc finansową z tych działań PROW na które są jeszcze dostępne środki finansowe. Wydawnictwa będą dotyczyły m.in. następujących działań "Tworzenie i rozwój mikroprzedsiębiorstw"; "Przywracanie potencjału produkcji rolnej i leśnej zniszczonego w wyniku występowania klęsk żywiołowych oraz prowadzenie odpowiednich działań zapobiegawczych"; "Korzystanie z usług doradczych przez rolników i posiadaczy lasów"; "Uczestnictwo rolników w systemach jakości żywności". Wszystkie broszury i ulotki będą oznakowane zgodnie z "Księgą wizualizacji znaku PROW " w następujący sposób: - logo Unii Europejskiej wraz z pełną nazwą funduszu zamieszczoną poniżej tego logotypu: "Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich"; - logo Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata ; - slogan "Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie." - odesłanie do instytucji odpowiedzialnej za treść informacji w formie: "Publikacja opracowana przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa."; - odesłanie do Instytucji Zarządzającej PROW w formie: "Instytucja Zarządzająca PROW Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi." - informacja o współfinansowaniu strony internetowej ze środków UE w następujący sposób: "Publikacja współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata " Szacowane nakłady wydawnictw: broszury - około 15 tys. egzemplarzy; ulotki - 25 tys. egzemplarzy. ARiMR będzie zamieszczała też materiały o PROW w prasie centralnej, branżowej regionalnej i lokalnej. Przewiduje się następujące publikacje: publikacje ogłoszeń w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim dotyczących terminów uruchamiania poszczególnych działań PROW. Umowa realizowana będzie zgodnie z harmonogramem wdrażania poszczególnych działań PROW ; publikacja informacji o efektach PROW w ogólnopolskiej prasie branżowej i regionalnej - około 20 artykułów. Przewiduje się też dodruk plakatu promującego PROW Targi, wystawy, konferencje Promocja PROW będzie się nadal odbywała podczas ogólnopolskich, lokalnych i regionalnych imprez rolniczych takich jak targi, wystawy, dożynki, konkursy, rankingi, konferencje. W tym m.in. promocja Programu na targach Polagra, AgroTech, dożynkach centralnych i regionalnych, innych wystawach zaadresowanych do rolników i mieszkańców wsi. Podobnie jak w ostatnich latach w 2012 r. centrala ARiMR będzie promować PROW

5 2013 na wspólnych stoiskach z Ministerstwem Rolnictwa i Rozwoju Wsi, oraz innymi instytucjami resortowymi (ARR, ANR i KRUS) podczas imprez o charakterze ponadregionalnym. Natomiast na szczeblu regionalnym i lokalnym stoiska promocyjne oraz dystrybucje materiałów informacyjnych zorganizują OR ARiMR. Inną formą promocji PROW będzie współorganizowanie oraz udział w konferencjach, seminariach, sympozjach i konkursach organizowanych przez instytucje zewnętrzne działające na rzecz rolnictwa i obszarów wiejskich. Przewidywana liczba uczestników imprez targowo-wystawienniczych, które odbywać się będą w 2012 roku - ok Współpraca elektronicznymi środkami masowego przekazu Nadal będzie kontynuowana współpraca z ogólnopolskimi i regionalnymi środkami masowego przekazu,w tym m.in. z TVP1, TVP2, TVP Info, TVN, TVN CNBC, TV Biznes, Polsat, Telewizja Trwam, TVR Telewizją Rolniczą, Polskim Radiem - Program I, RMF FM, Radiem Zet, Radiem Maryja, Radiem Plus oraz regionalnymi i wyznaniowymi rozgłośniami radiowymi. Kontynuowana też będzie współpraca z portalami internetowymi zajmującymi się rolnictwem. Telewizja. W ramach promocji prowadzonej na ekranach telewizyjnych przewiduje się następujące działania: spoty reklamowe promujące działalność agencji płatniczej przez pokazanie efektów skorzystania z pomocy w ramach PROW Emisja spotów planowana jest w TVP jak i stacjach komercyjnych. Przewidywana liczba emisji około 30, z tym że przeprowadzenie kampanii jest uzależnione od ostatecznej wysokości środków finansowych przewidzianych na działania promocyjno-informacyjne, które już zostały niestety bardzo ograniczone w przyszłym roku. Współfinansowanie audycji telewizyjnych przygotowywanych wspólnie przez ARiMR i stacje telewizyjne. Przewiduje się zarówno współpracę na szczeblu centrali Agencji z ogólnopolskimi stacjami telewizyjnymi jak i oddziałów regionalnych ARiMR z regionalnymi ośrodkami TVP. Zakres współpracy uzależniony jest od wielkości środków na promocje i możliwości wynegocjowania umów z TVP i innymi stacjami. uczestnictwo członków kierownictwa ARiMR i ekspertów z departamentów merytorycznych w programach telewizyjnych poświęconych WPR, PROW i innych o tematyce rolniczej. Radio. ARiMR planuje w 2012 roku utrzymanie dotychczasowej współpracy z Polskim Radiem SA i innymi stacjami radiowymi. W ramach współpracy przewiduje się: Program 1 Polskiego Radia produkcja i emisja audycji "Informator ARiMR" w "Porannych Rozmaitościach Rolniczych" oraz udział w programach radiowych ekspertów z ARiMR, którzy także będą pełnili dyżury telefoniczne w sumie około 20 audycji. Przewidywany udział kierownictwa ARiMR w audycjach emitowanych na antenie "Sygnałów Dnia", które dotyczyć będą efektów działań inwestycyjnych finansowanych z PROW , około 5 audycji. Zawieszanie na stronach internetowych Polskiego Radia fragmentów audycji w których brali udział 5

6 przedstawiciele ARiMR. Prezentacja efektów PROW w ramach cyklu reportaży "Prosto z kraju" pokazujących rolników i przedsiębiorców z sektora rolno-spożywczego, którzy skorzystali z tego Programu - 12 audycji. Program 1 Polskiego Radia promocja PROW w powieści radiowej "W Jezioranach" - 12 audycji w ciągu roku; współpraca oddziałów regionalnych ARiMR z lokalnymi rozgłośniami radiowymi (uzależniona od terminu wdrażania poszczególnych działań PROW ); uczestnictwo przedstawicieli ARiMR, członków kierownictwa ARiMR i ekspertów z departamentów merytorycznych w programach radiowych poświęconych WPR, PROW i innych o tematyce rolniczej. Portale internetowe: Departament Komunikacji Społecznej planuje nadal przekazywanie drogą internetową do portali internetowych materiałów i informacji o działalności ARiMR oraz wdrażanych programach i zrealizowanych płatnościach, przedstawienie najlepszych projektów zrealizowanych w ramach działań PROW a także informacji o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji Programu rocznie ma być około 100 takich informacji. Promocja z zastosowaniem gadżetów Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata będzie nadal promowany poprzez umieszczanie logo tego Programu na różnego rodzaju gadżetach, które rozdysponowywane będą wśród uczestników różnorodnych imprez z udziałem rolników i innych beneficjentów oraz potencjalnych beneficjentów PROW oraz w środowiskach zajmujących się rolnictwem. Wśród planowanych do zakupu gadżetów promujących Program będą m.in.: długopisy, czapki, pamięć przenośna (pen driwe), kubki, opaski odblaskowe, kamizelki odblaskowe, t-shirty, breloczki, parasole, itp. Łączna liczba materiałów około 3 tys. sztuk. Wizualizacja PROW zgodnie z wytycznymi w tym zakresie Polegać będzie na oznakowaniu logotypami i hasłami ( zgodnie z Księgą zastosowania znaków) punktów informacyjnych w trakcie różnorodnych imprez organizowanych przez instytucje zewnętrzne na terenie całego kraju - około 50 imprez. 4. Opis systemu wdrażania planu komunikacyjnego z uwzględnieniem zadań wykonywanych przez właściwe jednostki organizacyjne podmiotów wdrażających System wdrażania planu komunikacyjnego składa się z: kontraktowania i realizowania zaplanowanych przedsięwzięć; współpracy z mediami ogólnopolskimi, regionalnymi, lokalnymi i branżowymi; współpraca z rolniczymi i około-rolniczymi portalami internetowymi; organizacji spotkań oraz udziału w targach, konferencjach i seminariach; działalności środowiskowej, w obrębie własnych struktur w ramach posiadanych 6

7 środków oraz możliwości technicznych i organizacyjnych; współpracy z partnerami zewnętrznymi, instytucjonalnymi i społecznymi, takimi jak organizacje rolnicze, samorządy szczebla gminnego, powiatowego i wojewódzkiego, doradztwo rolnicze, organizacje pozarządowe, placówki oświatowe; zamieszczanie i aktualizowanie materiałów w "Aktualnościach" portalu internetowego Agencji; zamieszczanie i aktualizowanie materiałów w zakładkach merytorycznych strony internetowej Agencji. Za wdrażanie przedstawionego przez ARiMR Planu Komunikacyjnego PROW odpowiedzialna jest Centrala ARiMR Dyrektor Departamentu Komunikacji Społecznej, (022) , ul. Poleczki 33, Warszawa, a w oddziałach regionalnych Agencji dyrektorzy oddziałów. W realizacji Planu uczestniczyć będą także pracownicy departamentów merytorycznych Centrali ARiMR. 5. Ramowy harmonogram Lp. Nazwa działania Okres realizacji 1. Konferencje prasowe organizowane przez Centralę ARiMR Zorganizowanie po jednej konferencji w każdym kwartale 2011 roku. 2. Współpraca z ogólnopolskimi i regionalnymi środkami masowego przekazu (radio, TV) Emisja w Polskim Radiu przez cały rok audycji z udziałem ekspertów ARiMR. Emisja spotów w TV promujących efekty skorzystania z pomocy w ramach PROW w czasie wskazanym przez kierownictwo ARiMR. (Produkcja i emisja uzależniona od wielkości środków). Audycje sponsorowane i bezpłatne przez cały rok. 3. Publikacja materiałów informacyjnych (m. in. Przez cały rok broszury, ulotki) 4. Oznakowane punkty informacyjne Przez cały rok w zależności od strategicznych i bieżących decyzji kierownictwa ARiMR o tym w jakich imprezach weźmiemy udział 5. Publikacja aktualnych informacji na stronie Przez cały rok internetowej 6. Bezpłatna infolinia Czynna siedem dni w tygodniu w godz. od 7 do Współpraca z ogólnopolskimi i regionalnymi Przez cały rok środkami masowego przekazu 8. Publikacja artykułów w prasie centralnej, Przez cały rok branżowej i regionalnej 9. Promocja programu podczas ogólnopolskich, Przez cały rok lokalnych i regionalnych imprez 10. Organizowanie seminariów poświęconych Przez cały rok PROW Współorganizowanie oraz udział w Przez cały rok konferencjach, seminariach, sympozjach i konkursach organizowanych przez instytucje zewnętrzne 12. Współpraca z rolniczymi i około rolniczymi Przez cały rok portalami internetowymi 7

8 6. Indykatywny budżet Lp. Nazwa działania I kwartał II kwartał III kwartał IV kwartał 1. Konferencje prasowe organizowane przez Centralę ARiMR Koszty własne Koszty własne Koszty własne Koszty własne 2. Publikacja materiałów informacyjnych (m. in. broszury, ulotki) Bezpłatna infolinia Współpraca z ogólnopolskimi i regionalnymi elektronicznymi środkami masowego przekazu (radio, TV) 5. Publikacja artykułów w prasie centralnej, branżowej i regionalnej Promocja programu podczas targów i wystaw oraz promocja z zastosowaniem gadżetów 7. Współorganizowanie oraz udział w konferencjach, seminariach, sympozjach i konkursach organizowanych przez instytucje zewnętrzne 8. Razem: Wydatki związane z oznakowaniem punktów informacyjnych, publikacją aktualnych informacji na stronie internetowej organizowaniem seminariów poświęconych PROW oraz współpracą z rolniczymi i około rolniczymi portalami internetowymi będą ponoszone w ramach wewnętrznych kosztów funkcjonowania ARiMR. Terminy wydatków budżetowych na promocję i informację o PROW mogą ulec przesunięciu w stosunku do planowanych terminów w związku z dynamiką zdarzeń związanych z wdrażaniem tego Programu ( np. naborami wniosków, których dokładnych terminów w przyszłym roku nie znamy) oraz w związku z niezależnymi od ARiMR wydarzeniami jak np. przebieg negocjacji z kontrahentami zewnętrznymi w sprawie zawarcia umów dotyczących przeprowadzenia kampanii promocyjnych czy, np. produkcji materiałów promocyjnych, przebiegiem przetargów itd. Przewidywana wysokość wydatków może też ulec zmianie jeśli dojdzie do dalszego, zapowiadanego przez ministerstwo finansów oraz parlamentarzystów, gwałtownego zmniejszenia budżetu na działania informacyjno-promocyjne ARiMR. 7. Sposób ewaluacji działań Ocena działań informacyjnych i promocyjnych i ich ewentualne korygowanie będą przeprowadzone z wykorzystaniem następujących wskaźników: liczba osób odwiedzających stronę internetową ARiMR; liczba uczestników seminariów i szkoleń; dane telemetryczne dotyczące oglądalności audycji i programów w radio i telewizji, powstających we współpracy z ARiMR z radiem i telewizją; 8

9 liczba czytelników artykułów dotyczących ARiMR zamieszczanych w prasie regionalnej i ogólnopolskiej; wyniki badań opinii publicznej przeprowadzonych na terenie całego kraju przez instytucje prowadzące badania opinii publicznej; liczba rozmów telefonicznych przeprowadzonych przez infolinię z uwzględnieniem najczęściej poruszanych tematów; ankiety przeprowadzane przez infolinię ARiMR. 8. Zasady sprawozdawczości ze stopnia realizacji działań promocyjno-informacyjnych i szkoleniowych Funkcję organu sprawującego monitoring całego PROW pełni Komitet Monitorujący. Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, jako Instytucja Zarządzająca Programem prowadzi stały monitoring efektów działań informacyjnych i promocyjnych. Zaplanowane zostało gromadzenie kwartalnych raportów z realizacji działań informacyjno promocyjnych ARiMR, w tym w zakresie PROW Informacje o realizacji "Planu komunikacyjnego" zawarte będą w sprawozdaniach opracowywanych przez ARiMR, a zwłaszcza w "Zbiorczym sprawozdaniu bieżącym wykonywanych zadań instytucji zarządzającej dotyczącej realizacji PROW ". oraz w "Sprawozdaniu okresowym z wykonywanych zadań instytucji zarządzającej dotyczącej realizacji PROW ". Akceptuję 9