INSTRUKCJA DO ROZLICZENIA KOSZTÓW ADMINISTRACJI I ZARZĄDZANIA WRAZ Z OPISEM ZAŁĄCZNIKÓW

Transkrypt

1 Załącznik nr 7.2 a WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE INSTRUKCJA DO ROZLICZENIA KOSZTÓW ADMINISTRACJI I ZARZĄDZANIA WRAZ Z OPISEM ZAŁĄCZNIKÓW UWAGI OGÓLNE 1. Rozliczenie należy złożyć w jednym egzemplarzu w formie papierowej i elektronicznej wraz z pismem przewodnim w Sekretariacie Departamentu Wspierania Przedsiębiorczości Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego, ul. Towarnickiego 1A. Za datę dostarczenia rozliczenia uważa się dzień jego wpływu do Sekretariatu ww. Departamentu. 2. Rozliczenie należy składać raz na kwartał, w terminie do 10 dnia kalendarzowego miesiąca następującego po zakończeniu kwartału. 3. Zasady podpisywania, parafowania i potwierdzania za zgodność z oryginałem: - rozliczenie powinno być czytelnie podpisane (lub parafowane z imienną pieczątką) przez osobę upoważnioną, tj. przynajmniej przez jedną z osób podpisujących umowę o dofinansowanie projektu, - każda strona rozliczenia powinna być parafowana przez jedną z osób upoważnionych do jego podpisania, - pełnomocnictwo rozliczenie (załączniki) może być podpisane i parafowane przez pełnomocnika osobę legitymująca się stosownym upoważnieniem. W takim przypadku do rozliczenia należy dołączyć pisemne upoważnienie, zawierające: określenie mocodawcy i osoby upoważnionej zakres upoważnienia (podpisanie rozliczenia i załączonych dokumentów, potwierdzanie za zgodność z oryginałem) i podpis mocodawcy, - brak pieczęci imiennych - osoby uprawnione do podpisania rozliczenia powinny złożyć czytelny podpis (imię i nazwisko), - oryginały załączników sporządzane przez beneficjenta (np. oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT) powinny być podpisane zgodnie z powyższymi zasadami i nie muszą być potwierdzane za zgodność z oryginałem. - potwierdzanie za zgodność z oryginałem - kopie załączników na każdej stronie powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem. Potwierdzenie zgodności z oryginałem powinno zawierać: klauzulę np. za zgodność z oryginałem / zgodnie z oryginałem oraz czytelny podpis osoby /jednej z osób podpisujących umowę, lub innej osoby do tego upoważnionej( wówczas należy dołączyć odpowiednie pełnomocnictwo) lub parafkę z imienną pieczątką. W przypadku dokumentów wielostronicowych dopuszcza się możliwość potwierdzania za zgodność z oryginałem na pierwszej stronie dokumentu zamieszczając: klauzulę np. za zgodność z oryginałem od strony X do strony X oraz czytelny podpis lub parafkę wraz z imienną pieczątką osoby upoważnionej. Załączniki wielostronicowe powinny być zszyte i mieć ponumerowane strony (dopuszczalna jest forma odręczna numeracji). - wszystkie podpisy i parafki dokonywane na formularzu rozliczenia i załącznikach powinny być dokonywane kolorem innym niż czarny. 4. Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, powinny mieć nadany w prawym górnym

2 rogu numer, zgodny z liczbą porządkową poszczególnych pozycji ujętych w zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte rozliczeniem (pkt 12 rozliczenia). Zaleca się ułożenie dokumentów w następującej kolejności: - faktura, - wyciąg z rachunku bankowego, - protokół odbioru. Dokumenty dotyczące kilku faktur należy skopiować i dołączyć do właściwej faktury. 5. Wszystkie kwoty i dane finansowe podawane w rozliczeniu, należy wyrażać w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 6. Pola zaznaczone na szaro nie są wypełniane przez beneficjenta. Wypełnia je pracownik instytucji dokonującej weryfikacji rozliczenia złożonego przez beneficjenta. 7. Przez użyte w treści dokumentu wyrażenie umowa o dofinansowanie, rozumie się: umowę o dofinansowanie projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA KOLEJNYCH POZYCJI ROZLICZENIA Korekta rozliczenia - pole należy zaznaczyć w przypadku składania uzupełnień/poprawek wcześniej złożonego rozliczenia. W innym wypadku powyższe pole należy zostawić niewypełnione. 1. Rozliczenie za okres od do - Należy podać datę rozpoczynającą i kończącą okres, za jaki składane jest rozliczenie. Okres objęty rozliczeniem musi obejmować pełny kwartał kalendarzowy (za wyjątkiem pierwszego rozliczenia). W przypadku rozliczenia składanego po raz pierwszy po podpisaniu umowy o dofinansowanie, w polu od należy wpisać datę podpisania umowy o dofinansowanie. W polu do należy podać datę kończącą okres, za jaki składane jest rozliczenie, tj. ostatni dzień kwartału, za który składane jest rozliczenie. Przy sporządzaniu kolejnych rozliczeń należy pamiętać o zachowaniu ciągłości okresów wykazywanych w rozliczeniach tzn. w polu od, należy umieścić datę następującą po dacie wykazanej w polu do z poprzedniego rozliczenia (następny dzień kalendarzowy). W sytuacji, gdy dany wydatek kwalifikowany został pominięty w rozliczeniu, sporządzonym dla okresu, którego wydatek dotyczy, można go ująć w rozliczeniu za kolejny okres rozliczeniowy. W takiej sytuacji należy w piśmie przekazującym rozliczenie do Instytucji Zarządzającej zamieścić informację o umieszczeniu w rozliczeniu takiego wydatku oraz w tabeli Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków objętych rozliczeniem (pkt 12 rozliczenia) - faktury/dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej dotyczące tego wydatku, należy umieścić w ostatnich wierszach. Str.2 z 16

3 2. Dane Beneficjenta - W pierwszym wierszu należy podać dane beneficjenta zgodne z umową o dofinansowanie projektu. W dalszych wierszach należy wskazać osobę do kontaktu, właściwą do udzielenia informacji. 3. Program Operacyjny - pozycja na stałe wypełniona. Nie należy dokonywać zmian. 4. Oś Priorytetowa - pozycja na stałe wypełniona. Nie należy dokonywać zmian. 5. Działanie - pozycja na stałe wypełniona. Nie należy dokonywać zmian. 6. Nazwa projektu - Należy podać nazwę projektu zgodnie z umową o dofinansowanie. 7. Nr projektu - Należy podać numer projektu, zgodnie ze schematem wpisując w miejsce X odpowiednie cyfry, np. RPPK / Umowa o dofinansowanie nr... z dnia... - Należy podać numer umowy o dofinansowanie projektu oraz datę jej zawarcia. 9. Planowana kwota wydatków kwalifikowalnych przeznaczona na koszty administracji i zarządzania wynikająca z umowy o dofinansowanie projektu Należy podać kwotę wynikającą z umowy o dofinansowanie i wykazaną w pkt. D3 wniosku o dofinansowanie, będącego załącznikiem do niniejszej umowy. 10. Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych rozliczeniem - Należy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta wydatków kwalifikowalnych objętych rozliczeniem - wartość tożsama z wartością suma ogółem w PLN w kolumnie 8 tabeli z poz a. Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych rozliczeniem (po autoryzacji) - Kwota jest wynikiem weryfikacji rozliczenia przez pracownika instytucji oceniającej rozliczenie, tj. wynika z pomniejszenia kwoty wykazanej w pkt 10 o wydatki uznane za niekwalifikowalne w danym rozliczeniu oraz inne korekty finansowe. 11. Kwota wydatków kwalifikowalnych przeznaczona na koszty administracji i zarządzania od początku realizacji projektu - Należy podać kwotę wydatków kwalifikowalnych poniesionych przez beneficjenta na administrację i zarządzanie od początku realizacji projektu, łącznie z wydatkami wykazanymi w punkcie 10 rozliczenia. Dodatkowo należy wskazać stopień realizacji planu przewidzianego na te wydatki umową o dofinansowanie. 12. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte rozliczeniem - W zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki należy podać: 1) numer dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków tzn faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej; 2) numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe; 3) datę wystawienia dokumentu; 4) datę zapłaty dokumentu, jeżeli płatność była dokonana w więcej niż jednym terminie należy podać wszystkie daty zapłaty dla całego dokumentu; Str.3 z 16

4 Za datę poniesienia wydatku przyjmuje się - w przypadku wydatków dokonanych przelewem lub kartą płatniczą - datę obciążenia rachunku bankowego beneficjenta, - w przypadku wydatków dokonanych gotówką - datę faktycznego dokonania płatności przez beneficjenta, - w przypadku zapłaty kartą kredytową - datę transakcji skutkującej obciążeniem rachunku karty kredytowej, - w przypadku kompensaty - datę uznania kompensaty przez drugą stronę; 5) nazwę towaru lub usługi wykazanej w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym. W przypadku zbyt ogólnego opisu towaru/usługi znajdującego się fakturze, należy umieścić w tej kolumnie dodatkowy zapis pozwalający na jednoznaczną identyfikację usługi/nabywanego towaru objętego fakturą. Jeżeli wszystkie wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy asortymentu (np. materiały biurowe), bez konieczności przepisywania wszystkich pozycji z faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku wystąpienia różnych stawek VAT w ramach jednego dokumentu księgowego, pozycje z faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, należy wyodrębnić i pogrupować w osobnych wierszach według stawek podatku VAT oraz wpisać każdą z grup w oddzielnym wierszu zestawienia - dane wprowadzane w kolumnach od 1 do 4 będą zawierały te same wartości w wierszach dotyczących danego dokumentu księgowego. Jeżeli na fakturze występują zarówno pozycje z grupy wydatków kwalifikowalnych jak i niekwalifikowalnych, należy wpisać jedynie pozycje dotyczące wydatków kwalifikowalnych, podając ich numer i nazwę z faktury. Jeżeli faktura obejmuje pozycje w części kwalifikowalne należy wpisać pełną nazwę tej pozycji wynikającą z treści faktury. 6) kwotę dokumentu brutto; 7) kwotę dokumentu netto (różnica pomiędzy wartościami w kol. 6 i 7 wynikać może wyłącznie z podatku VAT); 8) kwotę wydatków kwalifikowalnych poniesionych na podstawie dokumentów, wykazywaną w danym rozliczeniu; 9) kwotę podatku VAT, uwzględnioną w kolumnie 8, o ile podatek VAT jest kwalifikowalny. W przypadku, gdy VAT nie jest kwalifikowalny należy wpisać 0,00. Dane prezentowane w kolumnach 6 i 7 dotyczyć powinny całości kwot brutto/netto, na jakie opiewają wyszczególnione dokumenty, o ile wspomniane dokumenty potwierdzają poniesienie wydatków kwalifikowalnych wykazywanych w danym rozliczeniu w zestawieniu nie należy ujmować dokumentów dotyczących w całości wydatków niekwalifikowanych. W przypadku faktur wystawionych w walutach obcych w kol. 6 i 7 należy podać wartość faktury przeliczoną wg rzeczywistego kursu zapłaty. W przypadku rozgrupowania danych pochodzących z jednego dokumentu na kilka wierszy (np. w związku z występowaniem różnych stawek podatku VAT), wartości wykazywane w kolumnach 6 i 7 każdego z wierszy powinny dotyczyć wartości brutto i netto towarów/usług lub ich grup wykazanych w danym wierszu. Należy pamiętać, iż zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego Str.4 z 16

5 zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798) błędy kwotowe w fakturach należy korygować poprzez faktury korygujące, natomiast błędy dotyczące np. nazwy towaru lub usługi należy korygować poprzez notę korygującą. W przypadku, gdy beneficjent otrzymał f-rę korygującą dotyczącą zmiany kwoty, wówczas w zestawieniu dokumentów danego rozliczenia powinien wykazać f-rę korygującą uzupełniając w kolumnach od 6-9 tylko różnicę kwot wynikającą z `dokonania korekty. Jeśli f-ra korygująca jest zmniejszająca beneficjent wpisuje kwotę różnicy ze znakiem minus -, natomiast jeśli f-ra korygująca jest zwiększająca beneficjent wpisuje kwotę różnicy zwiększenia. Jeżeli f-ra korygowana i f-ra korygująca są wykazywane w ramach jednego rozliczenia w zestawieniu dokumentów należy je umieścić w sąsiadujących wierszach. Natomiast, gdy f-ra korygująca dotyczy f-ry ujętej w jednym z poprzednich rozliczeniu, należy ją wykazać w ostatnim wierszu zestawienia dokumentów. W sytuacji, gdy beneficjent wystawił notę korygującą dotyczą zmiany nazwy towaru lub usługi, wówczas w zestawieniu dokumentów należy ująć w kolumnach od 1-4 oraz od 6-9 dane wynikające z faktury korygowanej, natomiast w kol. 5 należy wpisać poprawną nazwę towaru i usługi wynikającą z noty korygującej. Do rozliczenia należy załączyć zarówno f-rę korygowaną, jak i notę korygującą. W przypadku, gdy faktura/dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej została zapłacona przed datą złożenia poprzedniego rozliczenia, wówczas należy umieścić ją w ostatnim wierszu zestawienia dokumentów (pkt 12). Informację o takiej sytuacji należy zawrzeć w piśmie przewodnim przekazywanym wraz z rozliczeniem kosztów administracji i zarzadzania do Instytucji Zarządzającej RPO WP. 13. Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych - Poprzez zaznaczenie pola Tak lub Nie należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnoty, do przestrzegania których beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie. W przypadku zaznaczenia odpowiedzi wskazujących na nieprzestrzeganie polityk wspólnoty, należy opisać w kilku zdaniach na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze. W opisie, należy uwzględnić wyniki kontroli/audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk wspólnotowych. Jeżeli projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityk wspólnotowych, to udzielone rozliczeniu odpowiedzi powinny być zgodne z przedstawionymi poniżej: Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityk wspólnoty? - TAK W szczególności: Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym rozliczeniem wystąpiły zdarzenia, które miały negatywny wpływ na środowisko? - NIE Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym rozliczeniem zastosowano wymogi Raportu oddziaływania na środowisko? TAK lub NIE DOTYCZY Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym rozliczeniem zastosowano wymogi decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia? TAK lub NIE DOTYCZY Str.5 z 16

6 Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami niedyskryminowania w trakcie zatrudniania? -TAK lub NIE DOTYCZY Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami niedyskryminowania w trakcie wyłaniania wykonawcy? - TAK 14. Oświadczenie beneficjenta - Należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem, podając adres i charakter miejsca (np. siedziba firmy, miejsce stałego zameldowania itp.). 15. Załączniki - Należy wymienić załączone dokumenty tj. oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT, potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej (zgodne z poz. 12 rozliczenia) wraz z dowodami zapłaty, jak również poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac oraz inne dokumenty, jeżeli dołączone są do rozliczenia np. oświadczenie, tabela amortyzacyjna (jeżeli nie są załączane, ppkt 4 należy usunąć). W przypadku, gdy do rozliczenia nie są dołączane żadne dokumenty, bądź tylko niektóre z wymienionych, zaleca się dokonanie odpowiednich skreśleń lub usunięcia podpunktów Rozliczenie należy podpisać z podaniem miejscowości i daty, zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie 3 części uwagi ogólne niniejszej instrukcji. Str.6 z 16

7 Opis załączników do rozliczenia kosztów administracji i zarządzania 1. Dokument potwierdzający kwalifikowalność podatku VAT Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT składane jest przez beneficjenta przy każdym rozliczeniu kosztów administracji i zarządzania. Oświadczenie należy podpisać zgodnie z zasadami opisanymi w Instrukcji do rozliczenia kosztów administracji i zarządzania. Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT występuje w trzech wzorach. Pierwszy wzór (wraz z załącznikiem), należy złożyć wraz z wnioskiem beneficjenta o płatność. Beneficjent jest zobowiązany do składania oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT zgodnie ze wzorem nr 2 przy każdym rozliczeniu kosztów administracji i zarządzania. W przypadku zaistnienia jakiejkolwiek możliwości odzyskania poniesionego kosztu podatku VAT, beneficjent jest zobowiązany niezwłocznie poinformować o tym Instytucję Zarządzającą i dostarczyć wypełniony załącznik do oświadczenia (zgodnie ze wzorem nr 1). Beneficjenci projektów, dla których podatek VAT jest w całości kosztem niekwalifikowanym, oświadczeń dotyczących podatku VAT nie składają. 2. Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających dokonanie wydatków kwalifikowanych. Obowiązkowe elementy opisu faktury/dokumentu ksiegowego o równoważnej wartości dowodowej umieszczone na oryginale (przed skopiowaniem): Pierwsza strona: 1) Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata ", w przypadku projektów współfinansowanych dodatkowo z budżetu Państwa lub budżetu Samorządu Województwa Podkarpackiego, do powyższego opisu należy odpowiednio dodać: oraz z budżetu Państwa" (w przypadku współfinansowania ze środków dotacji celowej) Zapis ten może występować również w formie pieczęci. 2) Informacja identyfikującą rozliczenie, w którym wykazano wydatek: Ujęto w rozliczeniu kosztów administracji i zarządzania za okres od do (data tożsama z datą w pkt 1 rozliczenia kosztów administracji i zarządzania). 3) numer wpisany w prawym górnym rogu dokumentu, zgodny z liczbą porządkową poszczególnych pozycji ujętych w zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte rozliczeniem (pkt 12 rozliczenia). Str.7 z 16

8 Druga strona: 1) Numer umowy o dofinansowanie projektu, 2) Nazwa projektu, 3) Opis związku wydatku z projektem należy zaznaczyć w opisie faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, do której kategorii kosztu przedstawionej w części D.3 wniosku o dofinansowanie projektu (zaleca się podział na kwotę netto i VAT) odnosi się wydatek opisany fakturą/innym dokumentem o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku, gdy wydatek mieści się w kilku kategoriach ujętych we wniosku o dofinansowanie projektu, wówczas należy dokonać podziału kwotowego wydatku z przyporządkowaniem do właściwych kategorii: - w przypadku, gdy nie wszystkie pozycje faktury są kwalifikowane w projekcie, należy na odwrocie wyszczególnić te pozycje, które beneficjent przedkłada do rozliczenia, podając ich nazwę, ilość i wartość (oraz zaznaczyć na kopii faktury), - jeżeli wydatki ujęte na fakturze dotyczą różnych projektów w opisie faktury należy wyszczególnić wszystkie zakupione artykuły, ich ilość i wartość oraz przypisać je do właściwych projektów (a na kopii faktury należy zakreślić pozycje, które dotyczą rozliczenia kosztów), Ponadto w opisie faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, należy zamieścić zapis: Wydatek jest kwalifikowalny w wysokości. PLN 4) Informację o poprawności formalnej, rachunkowej i merytorycznej, 5) Opis faktury w zakresie stosowania ustawy PZP, Na fakturze należy zamieścić adnotację, np.: Wydatki poniesione są zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z r. Nr poz. ) na podstawie art.. ust./pkt. - podany art. będzie wskazywał na zastosowany tryb np. przetarg nieograniczony lub na powód wyłączenia przepisów ustawy. Beneficjenci, którzy udzielają zamówienia, do którego nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych mają obowiązek zamieszczania nastepującego zapisu: Wydatki zostały poniesione w ramach realizacji zamówień udzielonych zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata w sprawie udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych. Ponadto opis faktury dotyczącej zakupu środka trwałego musi zawierać informację, czy zakupiony środek trwały jest nowy, czy używany. W uzasadnionych przypadkach, gdy nie ma możliwości opisania oryginału faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie, dopuszcza się możliwość umieszczenia powyższego opisu na oddzielnej kartce stanowiącej załącznik do faktury (spięty lub przyklejony do faktury). W takim przypadku opis na odwrocie faktury powinien zawierać przynajmniej: numer umowy, nazwę projektu, adnotację, że szczegółowy opis znajduje się w załączniku. Załącznik powinien być podpisany przez upoważnione osoby ze strony beneficjenta. Z opisu załącznika powinno również wynikać jakiej faktury dotyczy. Str.8 z 16

9 W sytuacji, gdy faktura/inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej została zapłacona gotówką, potwierdzeniem zapłaty jest dołączona kopia raportu kasowego lub potwierdzenie wystawcy faktury, iż otrzymał środki. W przypadku zapłaty za fakturę transzami do rozliczenia należy włączyć fakturę w całości zapłaconą. Dokument, który nie został w całości opłacony nie może być umieszczony rozliczeniu kosztów. W przypadku występowania kwot zatrzymanych dopuszcza się możliwość przedstawienia faktury częściowo opłaconej. Kwota zatrzymana będzie mogła być uznana za poniesiony wydatek kwalifikowany dopiero po wypłaceniu jej wykonawcy, ale wyłącznie w okresie kwalifikowania wydatków dla projektu. W przypadku otrzymania od dostawcy towaru faktury pro forma i dokonania zapłaty na podstawie tejże faktury, a następnie otrzymania zwykłej faktury VAT, rozliczeniu kosztów w tabeli 12, należy wykazać tylko i wyłącznie zwykłą fakturę VAT, natomiast fakturę pro forma, należy dołączyć do zwykłej faktury jako jej załącznik Faktury wystawione w walutach obcych Do faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wystawionych w walutach obcych należy stosować przepisy ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości, tj. art.30 ust. 2 (Dz.U. z 2002r. nr 76, poz. 694 ze zm.) Na fakturach/dokumentach księgowych o równoważnej wartości dowodowej należy umieścić: - kurs waluty po jakim została zaksięgowana jako koszt w PLN (a podaniem daty i numeru tabeli NBP). - kurs waluty po jakim została dokonana płatność stosowany zgodnie z polityką rachunkowości przyjętą przez beneficjenta oraz jego datę, - równowartość faktury w PLN przeliczoną według powyższych kursów. Kwalifikowalnym jest wydatek faktycznie poniesiony, jako zapłata za fakturę wyrażoną w walucie obcej, przeliczoną na PLN. Beneficjenci są zobowiązani dołączyć do faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wystawionych w walucie obcej: fakturę wewnętrzną lub notę księgową sporządzoną w celu dokonania zapisu księgowego, wyciąg z polityki rachunkowości przyjętej przez beneficjenta w części dotyczącej metody zapłaty zobowiązań w walutach obcych lub oświadczenie o przyjętym przez beneficjenta sposobie wyceny operacji w walutach obcych (w przypadku gdy beneficjent nie prowadzi pełnej ksiegowości), wyciąg z ewidencji księgowej beneficjenta dokumentujący sposób zaksięgowania obciążenia rachunku bankowego z tytułu zapłaty za fakturę w walucie obcej (jeśli beneficjent prowadzi pełną księgowość). Faktury i inne równoważne dowody księgowe wystawione w języku obcym muszą zostać przetłumaczone na język polski i potwierdzone przez tłumacza przysięgłego. 3. Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających odbiór urządzenia/sprzętu, wykonania prac, usługi np. Str.9 z 16

10 protokoły odbioru dotyczy to przypadków, gdy dokumenty te są wymagane przepisami prawa lub umową z wykonawcą, w pozostałych przypadkach należy zamieścić na opisie faktury adnotację informującą o odbiorze przez beneficjenta urządzenia/sprzętu, usługi, wykonania prac W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane poświadczone za zgodność z oryginałem kopie protokołów odbioru oraz dokument przyjęcia na magazyn z podaniem ich miejsca składowania. Protokół powinien być czytelnie podpisany, lub parafowany z imienną lub firmową pieczątką przez osoby do tego upoważnione. W przypadku ponoszenia wydatków, gdzie nie występują protokoły odbioru, jak to ma miejsce np. w odniesieniu do usług prawnych, ogłoszeń prasowych, potwierdzeniem zakupu towaru lub usługi jest adnotacja na odwrocie oryginału faktury o treści stwierdzam wykonanie lub inny zapis o analogicznej treści opatrzony podpisem osoby odpowiedzialnej. 4. Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów z rachunku bankowego beneficjenta przedstawiające dokonane operacje bankowe potwierdzające poniesienie wydatków za okres, którego dotyczy rozliczenie kosztów lub kopie raportów kasowych w przypadku zapłaty gotówką. 1) Wyciąg z rachunku bankowego beneficjenta powinien zawierać: - nazwę beneficjenta, - nr rachunku bankowego beneficjenta, - nazwę dostawcy/wykonawcy (w przypadku wynagrodzeń imię i nazwisko pracownika/zleceniobiorcy) - nr faktury/rachunku (w przypadku wynagrodzeń nr listy płac), - kwotę przelewu 2) W sytuacji, gdy wyciąg z rachunku bankowego nie zawiera powyższych danych, beneficjent zobowiązany jest dołączyć do wyciągu inny dokument zawierający brakujące dane i potwierdzający dokonanie płatności np. kopię przelewu bankowego, potwierdzenie realizacji transakcji (w przypadku dokonywania płatności w formie ektronicznej np. w systemie HOME-BANKING), itp. Jeżeli przelew nie jest przedstawiony w postaci wydruku komputerowego, lecz na blankiecie polecenia przelewu, wówczas dołączona kopia przelewu powinna zawierać potwierdzenie przyjęcia do realizacji przez bank. 3) Na wyciągu z rachunku bankowego należy zaznaczyć pozycję, która odnosi się do konkretnej faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. 4) W przypadku, gdy przelew obejmuje zapłatę nie tylko za fakturę przedstawiającą wydatki kwalifikowalne, ale także inne faktury/rachunki nie związane z projektem wówczas w dolnej części wyciągu bankowego należy umieścić zapis: W kwocie. znajduje się kwota. stanowiąca wydatek kwalifikowany w ramach projektu. 5) W sytuacji, gdy fakturę/inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej zapłacono gotówką, potwierdzeniem zapłaty jest dołączona kopia raportu kasowego lub potwierdzenie wystawcy faktury, iż otrzymał środki. Str.10 z 16

11 6) W przypadku wydatku dokonanego w drodze kompensaty należności od określonego podmiotu i zobowiązań wobec tego podmiotu należy dołączyć kserokopię oświadczenia o kompensacie wraz z jego uznaniem przez drugą stronę. 5. Inne dokumenty W przypadku, gdy beneficjent dołącza do rozliczenia kosztów inne załączniki, nie wymienione w pozycji 15 rozliczenia, a niezbędne do udokumentowania poniesionych wydatków, powinien je dopisać w wykazie załączników. Zasady potwierdzania za zgodność z oryginałem są takie same jak dla pozostałych dokumentów będących załącznikami do rozliczenia kosztów. Do załączników tych, w zależności od kategorii wydatku można zaliczyć w szczególności: w przypadku rozliczenia kosztów amortyzacji środka trwałego: polecenie księgowania potwierdzające wysokość odpisów amortyzacyjnych obliczonych zgodnie z zasadami rachunkowości, tabelę amortyzacyjną wraz z wyliczeniem kosztu kwalifikowanego objętego danym rozliczeniem kosztów (zgodnie z zasadami rachunkowości) oraz oświadczenie beneficjenta, że dany środek trwały nie został zakupiony z udziałem środków dotacji krajowej, ani wspólnotowej w ciągu 7 lat poprzedzających datę zakupu środka trwałego na potrzeby projektu (dotyczy to sytuacji, w której beneficjent nie może zrefundować kosztów zakupu). Kwalifikowana wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu. W przypadku, gdy środek trwały wykorzystywany jest także do innych celów, kwalifikowana jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania środka trwałego w celu realizacji projektu. Za datę poniesienia wydatku przyjmuje się datę dokonania odpisu amortyzacyjnego, w przypadku rozliczania kosztów ogólnych (np. opłaty czynszowe, opłaty za energię elektryczną, wodę, ogrzewanie itp.), należy uwzględnić koszty rzeczywiście poniesione i przedstawić odpowiednią proporcję kosztów stałych związanych bezpośrednio z realizacją projektu zgodnie z należycie uzasadnioną, rzetelną i bezstronną metodologią (kalkulacją kosztów), Przykładowa kalkulacja kosztów wynajmu powierzchni biurowej, wody, ogrzewania, energii elektrycznej, telefonu*, opłat za Internet itp. Lp. Rozliczenie wydatków kwalifikowanych do projektu 1. Pracownik A liczba przepracowanych godzin Pracownik B liczba przepracowanych godzin Pracownik C liczba przepracowanych godzin Razem Liczba pracowników zaangażowanych w projekt 3 6. Liczba godzin roboczych w okresie realizacji projektu 680 Str.11 z 16

12 7. Razem liczba godzin roboczych w okresie realizacji projektu (5x6) 2040 I. Współczynnik zaangażowania czasowego (4/7) 41,47% 8. Powierzchnia używana w projekcie Powierzchnia ogółem 100 Pomieszczenia wspólne (łazienek, pokój 10. socjalny, korytarze, pomieszczenia 20 administracyjne itp.) 11. Powierzchnia ogółem pomieszczenia wspólne (9-10) 80 II. Współczynnik używania powierzchni biurowej (8/11) 37,50% III. Wskaźnik do rozliczania kosztów stałych (IxII) 15,55% Faktura Wartość brutto faktury` FV 209/2006 za wynajem powierzchni biurowej Wartość brutto x wskaźnik III , ,1 FV 220/2006 za media Wartość brutto x wskaźnik III 7.000, ,5 FV 150/2006 za telefon/internet Wartość brutto x wskaźnik III ,88 Kwalifikowalne koszty ogólne - razem 3.024,48 * Koszty rozmów telefonicznych mogą być również rozliczone na podstawie kosztów rzeczywistych, na podstawie prowadzonego rejestru rozmów telefonicznych oraz bilingu wydatek na zakup środka trwałego, który będzie na stałe zainstalowany w projekcie będzie wydatkiem kwalifikowalnym pod warunkiem, że środki te będą włączone w rejestr środków trwałych beneficjenta oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości. Koszty związane z wykorzystaniem środków trwałych, które nie będą zainstalowane na stałe w projekcie tzn. nie będą przedmiotem inwestycji, a będą wykorzystywane jedynie przez okres realizacji projektu (np. komputery, drukarki, itp.), mogą być kwalifikowalne w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym w okresie, w którym były wykorzystywane dla realizacji projektu. poświadczone za zgodność z oryginałem kopie delegacji wraz z biletami, itp. dokumentującymi poniesienie wydatków oraz opis potwierdzający powiązanie wyjazdu służbowego z celami projektu. Potwierdzeniem rozliczenia delegacji (zapłaty) może być wyciąg z rachunku bankowego lub dokument kasowy. W przypadku korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych związanych z projektem, do delegacji należy dołączyć umowę zawartą z pracodawcą, natomiast w przypadku korzystania z samochodu służbowego do delegacji należy dołączyć kopię karty drogowej lub innego równoważnego dokumentu wraz z kalkulacją wartości kosztów przejazdu. Uwaga: Koszty podróży służbowej muszą być ponoszone zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236 z 30 grudnia 2002, poz. 1991) oraz Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr Str.12 z 16

13 236 z 30 grudnia 2002, poz. 1990), Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 26 marca 2002, poz. 271) (analogicznie dokonywany będzie zwrot kosztów używania środków transportu będących własnością Wnioskodawcy). W przypadku kosztów delegacji służbowych opis dotyczący zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych nie jest wymagany. W przypadku polecenia wyjazdu służbowego numerem dokumentu jest nr polecenia wyjazdu służbowego umieszczony na delegacji, datą wystawienia dokumentu jest data widniejąca przy podpisie zleceniodawcy, a datą zapłaty jest potwierdzenie odbioru gotówki w kasie lub data dokonania przelewu na rachunek delegowanego pracownika, widniejąca na wyciągu bankowym lub data rozliczenia się pracownika z pobranej zaliczki na wyjazd służbowy w kasie. w przypadku zatrudnienia, koszty osobowe związane z wynagrodzeniem pracowników odpowiedzialnych za wdrażanie i zarządzanie projektem są kwalifikowane do współfinansowania pod warunkiem, że: w zakresie czynności zawarte są obowiązki pracownika związane z realizacją projektu, pracownik faktycznie wykonuje pracę związaną z projektem, co miesiąc pracownik wypełnia kartę czasu pracy związaną z realizacją projektu, którą weryfikuje i podpisuje jego zwierzchnik, (jeżeli praca przy projekcie jest połączona z innymi obowiązkami pracownika), a) w przypadku zatrudnienia na umowę o pracę dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków są: kopia listy płac potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną, Lista płac może być sporządzana na dwa sposoby: - albo zbiorczo dla wszystkich pracowników objętych rozliczeniem w podziale na miesiące (wymaganym załącznikiem do rozliczenia kosztów jest wtedy tabela nr 1), - albo zbiorcza lista płac za okres, którego dotyczy rozliczenie w podziale na pracowników (wymaganym załącznikiem do rozliczenia kosztów jest wtedy tabela nr 2). W przypadku, gdy lista płac jest bardzo obszera (wielostronnicowa) dopuszcza się załączenie wyłącznie jej pierwszej i ostatniej strony oraz tej która dotyczy danych pracowników (których koszty wynagrodzeń przedkładane są do zatwierdzenia) wykaz pracowników (sporządzony np. w formie zestawienia tabelarycznego zawierającego pracowników ujętych w rozliczeniu kosztów) z podanym ich wymiarem czasu pracy, kategorią kosztu i stanowiskiem zajmowanym przy realizacji projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, kopie zakresów czynności potwierdzone za zgodność z oryginałem dla pracowników zaangażowanych w realizację projektu, kopia karty czasu pracy potwierdzona za zgodność z oryginałem w przypadku pracownika zatrudnionego na część etatu. kopia umów z pracownikami Str.13 z 16

14 b) w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy cywilno-prawnej - dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatków jest: kopia rachunku poświadczona za zgodność z oryginałem, (ponieważ rachunki są sporządzane zazwyczaj za okres miesiąca indywidualnie na każdego pracownika załącznikiem do rozliczenia będzie tabela nr 2), wykaz pracowników (sporządzony np. w formie zestawienia tabelarycznego zawierającego pracowników ujętych w rozliczeniu kosztów, zatrudnionych na podstawie umów cywilno prawnych) z podaniem kategorii kosztu i stanowiskiem zajmowanym przy realizacji projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie. kopia umów z pracownikami UWAGA! W przypadku, gdy w rozliczeniu ujmowane jest wynagrodzenie tylko jednej osoby na podstawie przedłożonego rachunku (np. inspektora nadzoru, wykonawcy studium wykonalności, dokumentacji technicznej), wówczas beneficjent nie ma obowiązku wypełniania i dołączania powyższych tabel. Lp. Imię i nazwisko pracownika (okres zatrudnienia) Wynagrodzenie brutto Zaliczka na podatek dochodowy Składki ZUS finansowane przez pracownika(em+ ren.+chor.+zdr.) Składka na fundusz pracy (FP, GFŚP) Składki ZUS finansowane przez pracodawcę (em.+ren.+wyp) Wynagrodzenie netto Razem wydatki kwalifikowalne Wynagrodzenie brutto Zaliczka na podatek dochodowy Składki ZUS finansowane przez pracownika(em+ ren.+chor.+zdr.) Składka na fundusz pracy (FP, GFŚP) Składki ZUS finansowane przez pracodawcę (em.+ren.+wyp) Wynagrodzenie netto Razem wydatki kwalifikowalne Tabela nr 1. 1 Miesiąc/Listy płac 1* L.p.za styczeń 2 L.p.za styczeń Razem Styczeń 1 L.p.za luty Razem Luty Razem Marzec RAZEM: *W kolumnie 1 w ramach każdego miesiąca powinny być wyszczególnione wszystkie listy płac dotyczące odpowiedniego miesiąca. Tabela nr RAZEM: Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie umów oraz kopie zakresów czynności osób zaangażowanych w realizację projektu, należy dołączyć tylko do 1 Ww. tabela powinna obejmować jedynie okres, którego dotyczy rozliczenie. Str.14 z 16

15 rozliczenia kosztów, w którym wydatek związany z zatrudnieniem wystąpił po raz pierwszy. W przypadku kolejnych rozliczeń zawierających wydatki na koszty osobowe, beneficjent ponownie nie przedkłada tych dokumentów. W przypadku jakichkolwiek zmian w ww. dokumentach należy przedłozyć je do Instytucji Zarządzającej. Ponadto do rozliczenia kosztów, w przypadku rozliczania kosztów zatrudnienia, należy dołączyć potwierdzone za zgodność z oryginałem i kopie wyciągów z rachunku bankowego beneficjenta dokumentujące poniesienie całości wydatków kwalifikowanych tj.: składek na ZUS (jeżeli zostały naliczone), w wysokości zgodnej z kwotami wykazanymi w deklaracji ZUS DRA, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, wynagrodzenia netto pracowników zaangażowanych w realizację projektu, składek na polisy z tytułu ubezpieczenia na życie, itp. (w przypadku, gdy zostały poniesione). Pomocniczo należy dołączyć poświadczone za zgodność z oryginałem kopie deklaracji ZUS DRA, a w przypadku, gdy na liście płac lub rachunkach do umów cywilno prawnych wykazane są jedynie składki ZUS poniesione przez pracownika, do rozliczenia kosztów należy dołaczyć kopie imiennych raportów miesięcznych - druk ZUS RCA - pracowników objętych rozliczeniem. Wyciągi bankowe dotyczące składek na ZUS (w wysokości zgodnej z kwotami wykazanymi w deklaracji ZUS DRA), zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, składek na polisy z tytułu ubezpieczenia na życie, itp., powinny mieć zamieszczony odpowiedni zapis dotyczący wysokości wydatku kwalifikowalnego np.: W kwocie znajduje się kwota, stanowiąca wydatek kwalifikowalny w ramach projektu. W sytuacji, gdy praca będzie wykonywana na podstawie umowy cywilnoprawnej należy pamiętać, iż wydatki związane z kosztami osobowymi powinny być ponoszone zgodnie z Ustawą Prawo zamówień publicznych oraz Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata w sprawie udzielenia zamówień współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w stosunku do których nie stosuje się Ustawy Prawo zamówień publicznych. Objaśnienie do wybranych kolumn tabeli punktu 12 rozliczenia kosztów administracji i zarządzania (ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte rozliczeniem), dotyczące rozliczania kosztów osobowych i delegacji. Ad.1 W przypadku: a) zatrudnienia na umowę o pracę należy wpisać numer listy płac b) zatrudnienia na umowy cywilno-prawne należy podać numer rachunku, c) delegacji należy wpisać numer z polecenia wyjazdu służbowego. Ad.4 W przypadku: a) zbiorczej listy płac dla wszystkich pracowników objętych rozliczeniem w podziale na miesiące należy wpisać daty zapłaty wynagrodzenia netto, Str.15 z 16

16 Lp. nr dokumentu numer księgowy lub ewidencyjny data wystawienia dokumentu data zapłaty nazwa towaru lub usługi/pozycja na dokumencie kwota dokumentu brutto kwota dokumentu netto kwota wydatków kwalifikowalnych w tym VAT składek ZUS, podatku dochodowego oraz składek na polisy z tytułu ubezpieczenia na życie, itp. (w przypadku gdy zostały poniesione); b) zbiorczej listy płac za okres, którego dotyczy rozliczenie w podziale na pracowników należy podać daty skrajne, np. data zapłaty wynagrodzenia za pierwszy miesiąc, którego dotyczy rozliczenie data zapłaty składek ZUS za ostatni miesiąc; c) rachunków należy wpisać daty zapłaty kwoty netto z rachunku, podatku dochodowego i składek ZUS (jeśli zostały naliczone); d) delegacji datą zapłaty jest data potwierdzenia odbioru gotówki w kasie lub data dokonania przelewu na rachunek delegowanego pracownika, widniejąca na wyciągu bankowym lub data rozliczenia się pracownika z pobranej zaliczki na wyjazd służbowy w kasie. Data ta powinna znaleźć się na delegacji. Ad.6 W przypadku listy płac, gdy składki ponoszone przez pracownika i pracodawcę wykazywane są w jednym dokumencie, należy wpisać całkowitą kwotę listy płac (a więc uwzględniając wszystkie składki ponoszone zarówno przez pracownika jak i pracodawcę, czyli wartość umieszczona w kolumnie 7 jest równa wartości w kolumnie 6). Natomiast w przypadku, gdy na liście płac wykazane są jedynie składki poniesione przez pracownika, to zarówno w kol. 6 jak i 7 należy wartość brutto listy płac powiększoną o składki ZUS naliczone od pracodawcy /05 RM /01/05 Wynagrodzenie 05/02/05 15/02/05 Zus, podatek, PZU suma ogółem w PLN Str.16 z 16