FK-HEX Program FINANSOWO - KSIĘGOWY

Transkrypt

1 FK-HEX Program FINANSOWO - KSIĘGOWY Instrukcja obsługi

2 2 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

3 Spis treści. 1. Opis programu Opis działania systemu Bezpieczeństwo danych systemu Informacje ogólne Użytkownicy Księgi Okresy księgowe Plan kont Dowody księgowe Rozrachunki Raporty Uruchomienie programu Menu główne Dane Dowody Konta Rozrachunki Raporty Okres Zakończ OBSŁUGA WYDRUKI NARZĘDZIA Słowniki Typy dowodów Dzienniki Procentowe stopy odsetek Rejestry VAT Kontrahenci Kartoteki *) funkcja nieaktywna Znaczniki dowodów *) funkcja nieaktywna Grupy kont *) funkcja nieaktywna Stawki VAT Definicje Użytkownicy Księgi Waluty Inne Parametry Wylogowanie Hasło Ekran Pomoc Techniczny opis systemu Baza SQL Tabele bazy danych Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 3

4 1. Opis programu Komputerowy system finansowo-księgowy (FK) przeznaczony jest do wspomagania rozliczeń finansowych firmy. Umożliwia on rejestrację zdarzeń księgowych, aktualizację stanów i obrotów księgowych, rozliczanie transakcji, ewidencję transakcji rozliczonych, naliczanie i drukowanie not odsetkowych, drukowanie wezwań do zapłaty i potwierdzeń salda.. Wszystkie operacje w systemie odbywają się w tzw. czasie rzeczywistym. Oznacza to, że każdy dowód księgowy wprowadzony do systemu jest natychmiast księgowany na odpowiednich kontach analitycznych i syntetycznych. Zapisy dotyczące kont rozrachunkowych są zbierane w rejestrze transakcji nierozliczonych. W ten sposób rejestr ten zawiera bieżący stan rozrachunków. System może być wykorzystywany do równoległego rozliczenia kilku firm ( np. w biurach rachunkowych ) oraz kilku ksiąg w ramach tej samej firmy (np. księga główna, księgi rozliczeń dotacji z UE ). System spełnia wymogi ustawy o rachunkowości. A w szczególności: opisy i wymagane wykazy: -Art.10.pkt3b wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych - zawarty w Technicznym opisie systemu(pkt 6 instrukcji ) -katalogi systemu, opis plików systemu, algorytm przetwarzania danych. -Art.10.pkt3b opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji - zawarty w Opisie działania systemu (pkt 3 instrukcji), Technicznym opisie systemu (pkt 6 instrukcji) ( FK.exe program finansowo-księgowy, DOSTEP.exe program administratora do nadawania uprawnień użytkownikom, system nie zawiera dodatkowych procedur i funkcji poza zawartymi w pliku wykonywalnym FK.exe), Algorytmy opisane są w Opis funkcji programu ( pkt 5 instrukcji) oraz w Technicznym opisie systemu ( pkt 6 instrukcji ). Programowe zasady ochrony danych opisane w Technicznym opisie systemu ( pkt 6.4 instrukcji ). Wersja oprogramowania wyświetlana jest na ekranie powitalnym Opis działania systemu W działaniu systemu FK należy wyodrębnić następujące dwa etapy pracy: gromadzenie informacji oraz ich przetwarzanie. Pierwszy polega na wprowadzeniu dowodów księgowych i zaksięgowaniu ich na odpowiednich kontach. Drugi, na obróbce wprowadzonych danych i wydrukowaniu raportów wynikających z powyższych działań. Księgowanie dowodów polega na wprowadzeniu do systemu (ręcznie lub automatycznie ) następujących danych: rodzaju dowodu księgowego ( często odpowiada to rodzajowi zdarzenia księgowego ), wewnętrznego numeru dowodu, numeru zewnętrznego dowodu, nazwy dziennika, daty dowodu, daty zdarzenia gospodarczego, daty wpływu, daty księgowania, terminu płatności (dla faktur ), opisu dowodu ( krótka informacja o dowodzie lub zapisie w dowodzie ) oraz dekretu księgowego: konta 4 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

5 strony księgowania (Wn, Ma), kwoty, numeru dowodu transakcyjnego (dla transakcji). Dla dokumentów wpływających na rejestrację VAT należy jeszcze podać datę obowiązku VAT, rejestr w którym ma zostać ujęty dany dokument kwoty netto i VATt wg stawek ( przy prawidłowym zdefiniowaniu rejestru kwoty te są wpisywane automatycznie ) Informacje te są zapamiętywane w dwóch tabelach w tabeli fk_dow związanej z nagłówkiem dowodu oraz w tabeli fk_dow_p związanej z treścią dowodu ( dekretem ). Dane są uzupełniane informacjami związanymi z okresem księgowym, czasie wpisu do systemu oraz o osobie wpisującej rejestrującej dany dowód. Podczas wprowadzania sprawdzana jest równość stron Wn=Ma i krąg kosztowy 4..<->490<->5... Zaksięgowanie dowodu odbywa się na polecenie operatora. Program wówczas księguje kwoty podane w dekrecie na odpowiednie konta ( sumuje kwoty odpowiednich kont i zapisuje je w tabeli fk_konta_s). Jeżeli konto to posiada syntetykę, to kwota księgowana jest również na koncie lub kontach syntetycznych. W ten sposób w pliku przechowującym informacje o kontach tworzy się suma obrotów na tych kontach odpowiadająca obrotom w określonym miesiącu. Na podstawie powyższych informacji tworzone są zestawienia o obrotach i saldach miesięcznych. Rejestr transakcji nierozliczonych służy do wiązania faktur z zapłatami. Warunkami rozliczenia transakcji są: zapisy muszą dotyczyć tego samego konta, sumy kwot po obu stronach muszą być równe oraz muszą mieć wspólną informację transakcyjną np. numer faktury. W przypadku spełnienia tych warunków transakcja jest rozliczana i przenoszona do rejestru transakcji rozliczonych. Korzystając z informacji zawartych w rejestrze transakcji nierozliczonych można uzyskać następujące zestawienia i wydawnictwa: zestawienie transakcji nierozliczonych, wezwanie do zapłaty, potwierdzenie salda. Rejestr transakcji rozliczonych prócz funkcji informacyjnej (kiedy jaka transakcja została rozliczona) umożliwia wyliczenie i wystawienie not odsetkowych dla zapłat opóźnionych. Dodatkowo możliwe jest uzyskanie raportów wynikających z zestawienia obrotów i sald odpowiednich kont (np. dane do F01) Bezpieczeństwo danych systemu Dane programu przechowywane są w bazie danych Firebird SQL. Dostęp do niej możliwy jest poprzez serwer bazy. Zarówno serwer bazy, jak i sama baza chronione są hasłami dostępu. Fizycznie baza danych ( plik ) może być niewidoczna ( niedostępna bezpośrednio ) przez użytkownika końcowego. Zależy to od struktury i organizacji informatycznej w jednostce użytkownika. Pomostem pomiędzy bazą serwerem bazy i użytkownikiem jest program FK.exe. Wejście do programu jest chronione indywidualnym hasłem użytkownika. Z użytkownikiem związane są z kolei indywidualne uprawnienia do odpowiednich opcji programu Informacje ogólne Użytkownicy Użytkownik czyli firma dla której prowadzone jest elektroniczne rozliczenie księgowe. Czasami należy prowadzić równolegle księgi dla kilku firm ( np.: firma przed przekształceniem i po przekształceniu ). Dlatego system umożliwia zdefiniowanie więcej niż jednego użytkownika. Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 5

6 Księgi System umożliwia prowadzenie równolegle kilku ksiąg dla danego użytkownika. W tym przypadku należy zdefiniować kolejną księgę. Dla każdej księgi przypisany jest oddzielnie plan kont, dokumenty, transakcje, raporty. Gdy użytkownik ma zdefiniowanych więcej niż jedną księgę wówczas każdorazowo przy wejściu do systemu należy określić księgę aktywną Okresy księgowe W systemie wszystkie podstawowe dane - plan kont, dowody, rozrachunki są rozdzielne pomiędzy okresami roku obrotowego. To oznacza, że dla każdego roku obrotowego plan kont może być inny i obowiązuje dla całego roku obrotowego. Rok obrotowy może, choć nie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym. Dla nowo powstałych jednostek, rozpoczynających działalność w drugiej połowie roku obrotowego możliwe jest połączenie okresów z następnym rokiem obrotowym. Wówczas rok ten jest dłuższy niż 12 miesięcy. System definiuje dwa dodatkowe okresy: bilans otwarcia i zamknięcie roku. Okres bilans otwarcia służy do wprowadzenia stanów początkowych na kontach. Okres zamknięcia roku służy do wprowadzenia dokumentów przeksięgowujących obroty z kont 4.., 7.. itd. Dzięki temu w ostatnim miesiącu roku obrotowego zachowane są obroty miesięczne i nie są one zniekształcone przez końcowe przeksięgowanie obrotów rocznych. Rok obrotowy może zaczynać się i kończyć w dowolnym miesiącu. Domyślnie rok obrotowy zaczyna się w styczniu, a kończy w grudniu Plan kont Plan kont jest rozdzielny dla każdej księgi i roku obrotowego. Oznacza to, że na przełomie roku możliwa jest zmiana planu kont i jest on niezależny od innych okresów rocznych. Długość symbolu konta w systemie ograniczona jest do 30 znaków ( łącznie ze znakami rozdzielającymi ). Taka długość konta pozwala na swobodną rozbudowę planu kont i tworzenie wielopoziomowej syntetyki. Przy definiowaniu kont wprowadzone zostało pojęcia konta syntetycznego. Różnica polega na tym, że księgowe pojęcie konta syntetycznego dotyczy tylko pierwszego poziomu. W programie jako konto syntetyczne będzie uważane konto, do którego istnieją konta wyższego poziomu ( analityczne i syntetyczne). Czyli konto syntetyczne to konto sumujące obroty z innych kont. W odróżnieniu konto analityczne to konto, na które wpływ mają tylko kwoty księgowane w dokumentach. Na konto syntetyczne nie można bezpośrednio księgować!. Pełny opis konta zawiera następujące informacje: symbol konta nazwa konta konto syntetyczne wskazuje konto syntetyczne niższego poziomu, na które ma być sumowana księgowana kwota. Dla kont najniższego poziomu pole to pozostaje puste. Przy budowie planu kont od najniższego poziomu informacja o nadrzędnym koncie syntetycznym jest automatycznie podpowiadana przez program. typ konta analityka/syntetyka informacja o koncie zgodnie z wcześniejszymi definicjami rodzaj konta obrotowe/rozrachunkowe/pozabilansowe. Rodzaj obrotowe wskazuje podstawowe konto księgowe, rozrachunkowe zapisy trafiające na to konto dodatkowo są wyświetlane w rejestrze rozrachunków i podlegają rozliczeniu, pozabilansowe zapisy związane z takim kontem nie są sprawdzane podczas wprowadzania do systemu ( równość stron dowodu ) typ tylko dla konta syntetycznego, rozrachunkowego wskazuje z jakim słownikiem mają być powiązane rozrachunki : tu kontrahenci ( w przyszłości możliwa rozbudowa ) wzór grupy tylko dla konta syntetycznego, rozrachunkowego, wskazuje w jaki sposób ma być zbudowana grupa numeru konta, np.: wskazuje, że grupa będzie sześcioznakowa. 6 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

7 Podczas dopisywania konta program próbuje ustalić kolejny numer dla wskazanej grupy i go podpowiada. waluta - PLN konto stare ważne przy przenoszeniu bilansu otwarcia z poprzedniego roku. Aktywny wskazuje czy konto jest aktywne, czy nie wyświetlane / nie wyświetlane na listach Przykład: konto 200 może być rozbudowane następująco: 200 rozrachunki z kontrahentami rozrachunki z dostawcami dostawca firma X rozrachunki z odbiorcami rozrachunki z odbiorcami usług odbiorca firma Y rozrachunki z odbiorcami energii odbiorca firma Z... Opisy i definicje: Konto Typ konta Rodzaj konta Konto syntetyczne Wzór grupy 200 syntetyczne Obrotowe nie dotyczy syntetyczne rozrachunkowe analityczne rozrachunkowe nie dotyczy syntetyczne Obrotowe 200 nie dotyczy syntetyczne rozrachunkowe analityczne rozrachunkowe nie dotyczy Syntetyczne rozrachunkowe Analityczne rozrachunkowe nie dotyczy Dowody księgowe Podstawą zaksięgowania jakiejkolwiek kwoty w systemie jest dowód księgowy. W systemie wyróżnia się dowody okresu BO i pozostałych. W okresie BO wpisywane pojedyńcze dowody nie muszą się bilansować. Dzięki temu bilans otwarcia można wpisywać partiami. Ważne, by po wpisaniu pełnego BO podliczenie wszystkich kont się bilansowało (suma wszystkich kont na wydruku stanów kont ma się równać 0 ). Brak bilansowania dowodów w okresie BO podyktowane jest również tym, by możliwe było wpisanie jako BO zaległych faktur. Każdą fakturę można wpisać oddzielnie i wówczas jest ona widoczna w rejestrze transakcji jako oddzielny dokument. W przypadku kontynuacji pracy systemu możliwe jest automatyczne przeniesienie bilansu otwarcia z roku poprzedniego. Dokładnie przenoszone są stany z końcowego okresu roku poprzedniego ( bilans zamknięcia ). Do tego służy funkcja Wylicz BO (patrz str xx ). Dowody księgowe pozostałych okresach muszą się bilansować. Program dba o to by nie zaksięgować dokumentu, który nie jest prawidłowy pod względem rachunkowym. Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 7

8 Zapisywane dowody w systemie mogą być zapamiętywane na trzy sposoby: zaksięgowany dowód poprawny i zapamiętany, a kwoty w dowodzie są uwzględnione w stanach kont. Na liście z lewej oznaczony symbolem do edycji dowód poprawny i zapamiętany, ale kwoty nie są widoczne w stanach kont. Ten typ można używać, aby uwidocznić dowody, które należy jeszcze sprawdzić i ewentualnie poprawić. Na liście z lewej oznaczony symbolem do bufora tu można zapamiętać dowód niepoprawny lub taki który należy jeszcze zmienić. Na liście z lewej oznaczony symbolem lub. Wykrzyknik oznacza dowód z błędem. UWAGA: Wprowadzany dokument nie jest automatycznie zapamiętywany!!! W czasie dopisywania można z dopisywania zrezygnować (Anulować) i wówczas nie ma śladu w systemie iż była próba jego wpisania. Jeżeli chcemy zapamiętać dokument, który nie jest prawidłowy ( np. strony Wn-Ma są różne ) należy zapisać ten dowód do bufora. Wprowadzanie dowodów może odbywać się manualnie lub automatycznie z innych systemów firmy HEX. Księgowanie dowodów polega na wprowadzeniu do systemu (ręcznie lub automatycznie ) następujących danych: typ dowodu księgowego ( często odpowiada to rodzajowi zdarzenia księgowego ) słownik typów dowodów definiuje się w Narzędzia->Słowniki->Typy dowodów ) wewnętrznego numeru dowodu. Numer ten może być nadawany ręcznie lub automatycznie ( gdy zostanie to zdefiniowane w Inne->Parametry->Zakładka Dowody ), numeru zewnętrznego dowodu to numer faktury, wyciągu bankowego,..., nazwy dziennika ( słownik dzienników definiuje się w Narzędzia->Słowniki->Dzienniki, UWAGA: jeśli jest jeden dziennik proponuję dopisać dziennik z kodem pustym ), daty dowodu, daty zdarzenia gospodarczego, daty wpływu, daty księgowania, terminu płatności (dla faktur ), opisu dowodu ( krótka informacja o dowodzie lub zapisie w dowodzie ). Informacja ta jest kopiowana w pole Opis w tabeli dekretu księgowego. oraz dekretu księgowego: konta podpowiedź do wyboru klawisz strony księgowania (Wn, Ma), kwoty, numeru dowodu transakcyjnego (dla transakcji) podpowiedź dla kont rozrachunkowych klawisz. opisu pozycji opis jest automatycznie kopiowany z pola opis dowodu Zależnie od zdefiniowania pozycji w Inne->Parametry->Zakładka Dowody2. Dodatkowe miejsce wpisu dnia dla daty dowodu i ilości dni dla terminu płatności - przy dacie dowodu może być wyświetlane okienko z numerem dnia miesiąca, a przy terminie płatności okienko określające ilość dni płatności. Czy wpisywać opis z ostatniego dowodu przenośi opis z ostatniego dowodu Czy wpisywać do pola Treść operacji dane z pola Nr.Zewn. zaznaczenie powoduje przepisane Nr.Zewnętrznego do Treść Operacji. ( np. nr faktury ) Czy po wybraniu w treści operacji dokumentu do rozrachunków kopiować kwotę - 8 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

9 Dla dokumentów wpływających na rejestrację VAT należy jeszcze podać datę obowiązku VAT, rejestr w którym ma zostać ujęty dany dokument kwoty netto i VAT wg stawek ( przy prawidłowym zdefiniowaniu rejestru kwoty te są wpisywane automatycznie ) Rozrachunki Część programu wykorzystywana do prowadzenia rejestru rozrachunków. Tu wyświetlane są wszystkie pozycje księgowe, które związane są z kontami oznaczonymi jako rozrachunkowe. Pozycje te domyślnie grupowane są następująco: konto, treść operacji, kwota wn/ma. Z tą częścią programu związanych jest szereg funkcji wspomagających prowadzenie rozrachunków. Podstawowa, to wydzielenie transakcji nierozliczonych i rozliczonych. Domyślnie wyświetlana jest lista transakcji nierozliczonych. Do ich obsługi pod prawym klawiszem myszki znajdziemy funkcję podziału kwoty ( można ją wykorzystać do podziału kwoty zapłaty i przydzielić je do poszczególnych faktur, podział kwoty faktury na kwoty odpowiadające ratom dla każdej można przypisać oddzielny termin płatności ), przypisywanie pozycji zapłat do faktur ( funkcja zapamiętania treści operacji z faktury (F3), a następnie przypisanie zapamiętanej informacji do zapłaty (F2) ). Tak przygotowane transakcje można rozliczyć przy pomocy funkcji Rozlicz automatycznie. W przypadkach gdy zależy nam na zachowaniu informacji zawartych w kolumnie treść operacji możemy do rozliczenia wykorzystać funkcję rozliczenia ręcznego. Gdy okaże się, że transakcja została rozliczona nieprawidłowo możliwe jest cofnięcie takiej transakcji do rejestru transakcji nierozliczonych Raporty Część programu przeznaczona do tworzenia raportów i sprawozdań finansowych. Ta część umożliwia zdefiniowanie raportu i przypisanie źródła informacji ( konto, wartość Bo wn/ma, obroty narastające wn/ma, obroty miesięczne wn/ma, saldo ). Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 9

10 2.Uruchomienie programu Po prawidłowym zainstalowaniu program na ekranie komputera wyświetlana jest ikona programu Dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszki uruchamia program. Pierwszym oknem jaki ukazuje się użytkownikowi jest okno logowania do systemu. Dane do logowania ustala administrator systemu. W górnym okienku należy wprowadzić nazwę użytkownika, a w dolnym hasło. Po prawidłowym wprowadzeniu informacji i kliknięciu na OK program wyświetla ekran główny. W przypadku trzykrotnego wprowadzenia błędnych danych program kończy pracę. Program ma typowy układ stosowany w systemie Windows. Podstawowe elementy okna to Menu Główne, pasek z narzędziami, obszar danych, belki do przewijania danych, dolny pasek z informacjami o wykonywanych operacjach. Z Menu Głównego mamy dostęp do wszystkich funkcji programu. Czasem łatwiej je wywoływać z menu podręcznego ( pod prawym klawiszem myszki ) lub poprzez skróty klawiaturowe ( np. Ctrl-D powoduje dopisanie nowego dokumentu ). Ważniejsze elementy głównego okienka programu zostały opisane poniżej. 10 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

11 Pasek narzędzi zawiera ikony skrótów funkcji menu głównego. Kolejne ikony to: skrót do dowodów, skrót do kont, skrót do rozrachunków, skrót do raportów skrót do wyboru firmy (ikona jest widoczna, gdy zdefiniowano więcej niż jednego użytkownika), skrót do wyboru ksiąg ( ikona jest widoczna, gdy zdefiniowanych jest więcej niż jedna księga), skrót do funkcji Dopisz (jeśli jest dostępna dla danego ekranu), skrót do funkcji Popraw (jeśli jest dostępna dla danego ekranu), skrót do funkcji Usuń (jeśli jest dostępna dla danego ekranu), skrót do funkcji Filtr (jeśli jest dostępna dla danego ekranu), lista wyboru okresu, skrót do funkcji czyszczenia ekranu, skrót do kalkulatora systemowego, Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 11

12 skrót do programu Notatnik, skrót do Eksploratora, skrót do Kalendarza Menu główne Poniżej zostaną opisane poszczególne pozycje Menu głównego : Dane Zawiera główne działy programu: Dowody, Konta, Rozrachunki, Raporty, Bank oraz możliwość zmiany użytkownika, księgi, okresu oraz zakończenia pracy z programem Dowody Ekrany związane z dowodami księgowymi. W górnej części widoczne są zakładki wyboru sposobu wyświetlania dowodów. Zakładka Dowody oznacza wyświetlanie jak na rysunku poniżej. Zakładka Podgląd umożliwia wyświetlenie dowodów w postaci listy zapisów. 12 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

13 W powyższym oknie po lewej stronie widoczna jest lista dowodów z danego okresu. W kolumnie S (stan) tej tabelki wyświetlane są znaczniki wskazujące stan dowodu. oznacza dowód zaksięgowany oznacza dowód nie zaksięgowany do edycji oznacza dowód zapisany w buforze ( nie zaksięgowany ) oznacza dowód zapisany w buforze ale z błędem ( np. nierówność stron Wn-Ma) w następnych kolumnach wyświetlane są: typ oraz numer dowodu. Na pozostałej części okna stronie wyświetlony jest dowód wskazany na liście. Na styku tabeli z listą dowodów a dowodem z prawej widoczna jest szara, pionowa linia. Po złapaniu tej linii przy pomocy lewego klawisza myszki ( nacisnąć i trzymać ) i przesunięciu w prawo, możliwe jest wyświetlenie dodatkowych kolumn na liście dowodów, czyli: daty dowodu, daty wpływu, daty księgowania, terminu płatności, numeru zewnętrznego, dziennika i numeru dziennika, informacji o imporcie z innych systemów, datę zmiany statusu. Po prawej stronie okna, wyświetlana jest tabelka VAT związana z dowodem. Jest ona wyświetlana, gdy w parametrach programu jest zaznaczona opcja Czy wyświetlać tabelkę VAT. Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 13

14 W tabeli widoczne są następujące informacje: Data VAT data wskazująca przypisanie pozycji do okresu VAT Rejestr wskazuje którego rejestru dotyczą podane VAT W tabeli Stawka wskazuje stawkę VAT Netto wartość netto do rejestru dla danej stawki Vat wartość VAT dla danej stawki Szukanie dowodu na liście dowodów Aby umożliwić szukanie określonego dowodu, należy kliknąć lewym klawiszem myszki w dowolną pozycję w tabeli listy dowodów (by wskazać, że będziemy przeszukiwać informacje zawarte w tej tabeli ). Następnie wpisać typ szukanego dowodu, znak średnika [;] i numer szukanego dowodu. Wpisywane dane są wyświetlane na polu pod listą dowodów. Podczas wpisywania danych pozycja na liście jest aktualizowana do najbliższej pozycji spełniającej podawany warunek. Wskazany dowód na liście dowodów jest wyświetlany z prawej strony od listy. Pod tabelą wyświetlana jest nazwa wskazanego (podświetlonego) w tabeli konta. Funkcje menu podręcznego Gdy w obrębie wyżej pokazanego ekranu klikniemy prawym klawiszem myszki zostanie wyświetlone podręczne menu z następującymi funkcjami: Dopisz ( skrót klawiaturowy Ctrl-D ) Popraw ( skrót klawiaturowy Ctrl-P ) Import ( skrót klawiaturowy Ctrl-I ) Zmień status bufor Zmień status edycja Zmień status zaksięgowany umożliwia dopisanie nowego dowodu (patrz dopisywanie dowodu ) umożliwia poprawienie wskazanego dowodu księgowego ( tyko dla nie zamkniętego okresu i dla dowodu nie zaksięgowanego ) umożliwia import dowodów księgowych przygotowanych w innych programach systemu HEX. funkcja umożliwia zmianę stanu dokumentu na dokument w buforze. funkcja umożliwia zmianę stanu dokumentu na dokument do edycji. funkcja umożliwia zmianę stanu dokumentu na dokument zaksięgowany ( oczywiście jeśli spełnia warunki księgowania ). 14 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

15 Zmień wszystkie zaksięgowany funkcja umożliwia zmianę stanu wszystkich dokumentu na dokument zaksięgowany ( oczywiście jeśli spełniają warunki księgowania ). Wylicz BO funkcja umożliwia przeniesienie stanów zamknięcia poprzedniego roku obrachunkowego do nowego roku jako bilans otwarcia. Drugi sposób wyświetlania dowodów jest w formie tabelarycznej ( po wybraniu zakładki Podgląd ). Dowody są wyświetlane w tabeli. Dodatkowe kolumny tabeli są dostępne po przejechaniu w prawo klawiszem ze strzałką. FUNKCJE Dopisywanie dowodu Funkcja wywoływana po kliknięciu lewym klawiszem myszki i wybraniu Dopisz lub naciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+D. Po uruchomieniu na ekranie pojawi się następujące okno: Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 15

16 Elementy zaznaczone kolorem czerwonym pojawiają się zależnie od ustawienia w Inne->Parametry- >Zakładka Dowody i Dowody2 Elementy zaznaczone kolorem zielonym pojawiają się podczas edycji pól w tabeli. W kolumnach KontoWn i Konto Ma po wejściu w daną kolumnę, w Kolumnie Treść operacji gdy podane konto Wn lub Ma jest kontem rozrachunkowym. Wpisywanie rozpoczynamy od wybrania typu dowodu z listy ( lista dowodów jest definiowana w Narzędzia ->Słowniki->Typy dowodów ) lub przez naciśnięcie pierwszej litery symbolu typu dowodu. Do kolejnego okienka edycyjnego można przejść przez naciśnięcie klawisza TAB (zalecane), klawisza ENTER lub wskazanie myszką i kliknięcie lewym klawiszem myszki. Numer dowodu jest numerem wewnętrznym i można go wpisywać ręcznie lub może być nadawany automatycznie ( gdy zdefiniujemy to w Inne->Parametry->Zakładka Dowody ) 16 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

17 Czy nadawać numery dowodów podczas dopisywania? zaznaczony wskazuje, że numery dowodów będą nadawane automatycznie Umożliwić edycję numeru zaznaczenie pozwala na zmiany w numerze podczas wpisywania dowodu Okres numeracji są dwa: miesiąc/rok ( miesiąc numery nadawane są co miesiąc od 1, Rok numery nadawane są od 1 narastająco przez cały rok ) Sposób numeracji kolejny dla wszystkich typów dowodów / kolejny dla danego typu dowodu Wzór numeru definiuje się wzór tworzonego numeru. We wzorcu mogą występować 9 - wskazują miejsce tworzenia numeru (ilość 9 wskazuje ile pozycji ma być w numerze, zlewej strony kolejny numer jest poprzedzony zerami, jeśli nie ma 9 to numer jest wstawiany na początku bez zer), mm wstawia miesiąc okresu, x wstawia miesiąc okresu rzymski, rrrr - rok czterocyfrowy, rr rok dwucyfrowy Zakres sprawdzania numeracji dowodów typ dowodu + numer dowodu / numer dowodu Okres sprawdzenia numeracji dowodu rok obrachunkowy / miesiąc Numer zewnętrzny to numer widniejący na dokumencie zewnętrznym np. numer faktury, numer wyciągu bankowego, numer raportu kasowego,.... W przypadku gdy jest zdefiniowany więcej niż jeden dziennik ( Narzędzia->Słowniki->Dzienniki ) wówczas pojawi się pole Dziennik, jeśli jest tylko jeden to pole to jest uzupełniane automatycznie i nie jest wyświetlane. Pole data dowodu tu wpisujemy datę widniejącą na dokumencie. W zależności od zdefiniowanych parametrów w Inne->Parametry->Zakładka Dowody2 -> Dodatkowe miejsce wpisu dnia dla daty Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 17

18 dowodu i ilości dni dla terminu płatności - przy dacie dowodu może być wyświetlane okienko ( otoczone kolorem czerwonym na zrzucie ekranu ) z numerem dnia miesiąca. Wystarczy wówczas wpisać jedynie numer dnia, a data sama zostanie uzupełniona. Data zdarzenia gospodarczego - ta data wskazuje dzień/okres którego dotyczy dany dokument, np. faktura za energię może zostać zaksięgowana w okresie, którego faktycznie dotyczy ( kiedy energia została zużyta, a nie kiedy została wystawiona faktura). Data wpływu dokumentu ma wpływ na liczenie odsetek od zobowiązań. Data Księgowania tożsama co data zdarzenia gospodarczego i musi zawierać się w ramach miesiąca obrachunkowego. Termin płatności w zależności od zdefiniowanych parametrów w Inne->Parametry->Zakładka Dowody2 -> Dodatkowe miejsce wpisu dnia dla daty dowodu i ilości dni dla terminu płatności - przy terminie tłatności może być wyświetlane okienko ( otoczone kolorem czerwonym na zrzucie ekranu ) z ilością dni płatności. Wystarczy wówczas wpisać lub przy pomocy lewego klawisza myszki i strzałek przy okienku liczbę dni do zapłaty, a data terminu płatności zostanie uzupełniona. Opis dotyczy całego dokumentu. Klawisz wpisuje opis z ostatniego dokumentu. W tabeli dekretu pomiędzy kolumnami przechodzimy strzałkami ( gdy nie jest w trybie edycji wpisywania ) lub Enter do kolejnej kolumny. Gdy wchodzimy w kolumny Konto Wn, Konto Ma pojawiają się klawisze. Kliknięcie lewym klawiszem myszki powoduje wyświetlenie listy kont. Zakres wyświetlanych kont jest uzależniony od informacji wstępnej wpisanej do okienka tabeli przed kliknięciem w. Jeżeli nic nie było wpisane to wyświetlone będą wszystkie konta, jeśli było np. 202 to zostaną wyświetlone konta zaczynające się od 202. Wydruki Dowody - Dzienniki Dowody - Dowody 18 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

19 Dowody - Zbiorówka wg kont Dowody - Analityka kont Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 19

20 Dowody - Rejestr VAT Konta Ekrany związane z kontami. Do tworzenia, przeglądania stanów kont, obrotów służy dział konta. Po wejściu w tę opcję programu dostępne są dwie wersje podglądu kont: drzewko i lista. Forma drzewka wyświetlania kont pokazana jest poniżej. Konta, przy których ( z lewej strony ) jest znaczek [+] są kontami do których istnieją konta analityczne. Po kliknięciu w [+] lewym klawiszem myszki wyświetlane są konta składowe dla danej syntetyki. Aby rozpocząć przeszukiwanie należy uaktywnić okienko z listą kont, czyli kliknąć gdziekolwiek w okienku. Szukanie danego konta może odbywać się wg dowolnego kryterium związanego z danym kontem, np. wg numeru konta, nazwy lub części nazwy, NIP firmy. Przeszukiwanie rozpocznie się, 20 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

21 gdy użytkownik zacznie wpisywać szukaną informację. W trakcie wpisywania konta są przeszukiwane, a wprowadzana informacja wyświetlana w linii poniżej okna listy. Drugi sposób wyświetlania to wyświetlanie kont w tabeli. Tu możliwa jest zmiana uporządkowania tabeli wg kont lub wg nazwy konta. Zmiany dokonuje się przez kliknięcie w odpowiedni nagłówek kolumny. Zmiana określa też wyszukiwanie wg kont lub wg nazw. Przy wprowadzaniu szukanej informacji tabela jest przeszukiwana, a wprowadzana informacja wyświetlana jest na pasku pod tabelą. Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 21

22 W dolnej części okna wyświetlane są różne informacje związane z kątem. Są to: stany kont ( bilans otwarcia, obroty narastająco, obroty miesięczne i saldo tabelaryczne zestawienie obrotów miesiącami dowody z danego miesiąca transakcje nierozliczone konta informacje o koncie Poniżej pokazane są kolejne zakładki wyświetlające powyższe informacje. Zakładka obrotów 22 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

23 Zakładka dowodów Zakładka rozrachunki Zakładka Info Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 23

24 Funkcje menu podręcznego Gdy w obrębie wyżej pokazanego ekranu klikniemy prawym klawiszem myszki zostanie wyświetlone podręczne menu z następującymi funkcjami: Dopisz ( skrót klawiaturowy Ctrl-D ) Popraw ( skrót klawiaturowy Ctrl-P ) Import ( skrót klawiaturowy Ctrl-I ) Zmień status bufor Zmień status edycja Zmień status zaksięgowany Zmień wszystkie zaksięgowany umożliwia dopisanie nowego dowodu (patrz dopisywanie dowodu ) umożliwia poprawienie wskazanego dowodu księgowego ( tyko dla nie zamkniętego okresu i dla dowodu nie zaksięgowanego ) umożliwia import dowodów księgowych przygotowanych w innych programach systemu HEX. funkcja umożliwia zmianę stanu dokumentu na dokument w buforze. funkcja umożliwia zmianę stanu dokumentu na dokument do edycji. funkcja umożliwia zmianę stanu dokumentu na dokument zaksięgowany ( oczywiście jeśli spełnia warunki księgowania ). funkcja umożliwia zmianę stanu wszystkich dokumentu na dokument zaksięgowany ( oczywiście jeśli spełniają warunki księgowania ). Funkcje Wydruki Konta - Plan kont 24 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

25 Konta - Stany kont Konta - Potwierdzenie salda Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 25

26 Rozrachunki Część programu wykorzystywana do prowadzenia rejestru rozrachunków. Tu wyświetlane są wszystkie pozycje księgowe, które związane są z kontami oznaczonymi jako rozrachunkowe. Pozycje te domyślnie grupowane są następująco: konto, treść operacji, kwota wn/ma. Poniżej listy pozycji znajduje się linia informacyjna. Tu wyświetlana jest informacja którą wprowadzamy podczas szukania. W prawej części wyświetlana jest zapamiętana treść operacji. Poniżej na seledynowym tle wyświetlane są sumy kwot strony Wn i Ma kolejno dla podświetlanego konta, podświetlanej transakcji, pozycji zaznaczonych. W polu na niebieskim tle wyświetlane są informacje dotyczące podświetlonej pozycji listy. Informacje tę są Z tą częścią programu związanych jest szereg funkcji wspomagających prowadzenie rozrachunków. Podstawowa, to wydzielenie transakcji nierozliczonych i rozliczonych. Domyślnie wyświetlana jest lista transakcji nierozliczonych. Do ich obsługi pod prawym klawiszem myszki znajdziemy funkcję podziału kwoty ( można ją wykorzystać do podziału kwoty zapłaty i przydzielić je do poszczególnych faktur, podział kwoty faktury na kwoty odpowiadające ratom dla każdej można przypisać oddzielny termin płatności ), przypisywanie pozycji zapłat do faktur ( funkcja zapamiętania treści operacji z faktury (F3), a następnie przypisanie zapamiętanej informacji do zapłaty (F2) ). Tak przygotowane transakcje można rozliczyć przy pomocy funkcji Rozlicz automatycznie. W przypadkach gdy zależy nam na zachowaniu informacji zawartych w kolumnie treść operacji możemy do rozliczenia wykorzystać funkcję rozliczenia ręcznego. Gdy okaże się, że transakcja została rozliczona nieprawidłowo możliwe jest cofnięcie takiej transakcji do rejestru transakcji nierozliczonych. Funkcje menu podręcznego Gdy w obrębie wyżej pokazanego ekranu klikniemy prawym klawiszem myszki zostanie wyświetlone podręczne menu z następującymi funkcjami: 26 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

27 Transakcje rozliczone konta umożliwia zmianę wyświetlanych danych do pozycji rozliczonych dla podświetlonego konta Transakcje rozliczone wszystkie umożliwia zmianę wyświetlanych danych do pozycji rozliczonych Transakcje nierozliczone umożliwia zmianę wyświetlanych danych do pozycji nierozliczonych Popraw ( skrót klawiaturowy Ctrl-P ) Kopiuj treść operacji (skrót F3) Wklej treść operacji (skrót F2) Podziel kwotę ( skrót F4 ) umożliwia poprawienie danych związanych z dowodem księgowym ( numer zewnętrzny, data dowodu, termin płatności, data wezwania do zapłaty, opis, treść operacji, data zapłaty) umożliwia zapamiętanie w pamięci informacji zawartej w kolumnie treść operacji podświetlanej pozycji. Zawartość pamięci jest wyświetlana po prawej stronie w linii nad informacjami o sumach transakcji, konta, pozycjach zaznaczonych.. umożliwia wpisanie do kolumny treść operacji informacji zapamiętanej w pamięci i wyświetlanej po prawej stronie w linii nad informacjami o sumach transakcji, konta, pozycjach zaznaczonych. funkcja umożliwia podzielenie pozycji rozrachunków na większą ilość pozycji zawierające mniejsze kwoty. Wyświetl dowody pierwotne (przed podzieleniem kwot ) funkcja umożliwia wyświetlenie również pozycji pierwotnych. Cofnij podział kwoty Rozlicz automatycznie Rozlicz ręcznie ( skrót F5 ) Cofnij rozliczenie funkcja umożliwia cofnięcie podziału kwoty do postaci pierwotnej. Jest to możliwe tylko wówczas gdy podzielone pozycje nie zostały już rozliczone. Jeśli zostały to należy cofnąć rozliczenie. funkcja wyszukująca na liście transakcji nierozliczonych pozycji spełniających następujący warunek: pozycje muszą należeć do tego samego konta, treść operacji we wszystkich pozycjach musi być ta sama i suma kwot po stronie Wn jest równa sumie kwot po stronie Ma. Dodatkowo wszystkie pozycje spełniające powyższy warunek muszą należeż do wskazanego okresu rozliczeniowego lub okresów wcześniejszych. Grupa pozycji spełniających powyższe warunki jest automatycznie przenoszona do rejestru transakcji rozliczonych. funkcja umożliwia rozliczenie wskazanych wcześniej pozycji ( przy pomocy Enter ). Zaznaczone pozycje są sumowane, a ich suma wyświetlana w lini ZAZNACZONE. Jeśli suma stron Wn / Ma jest równa, to po wciśnięciu klawisza F5 zaznaczone pozycje przenoszone są do rejestru transakcji rozliczonych. funkcja umożliwia cofnięcia rozliczonej transakcji z rejestru transakcji rozliczonych do rejestru transakcji nierozliczonych. Oblicz odsetki umożliwia przeliczenie wartości odsetek dla wskazanej pozycji. Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 27

28 Przelicz odsetki dla wszystkich umożliwia przeliczenie wartości odsetek dla wszystkich pozycji. Funkcje Wydruki Transakcje wydruk rejestru transakcji nierozliczonych / rozliczonych Wezwanie do zapłaty wydruk wezwania do zapłaty. Należy zwrócić uwagę, że tekst wezwania jest dzielony na część górną i dolną. Po zdefiniowaniu tekstu należy pamiętać by go zapamiętać klawisz Zapisz w dolnej części okna. 28 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

29 Nota odsetkowa Potwierdzenie salda Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 29

30 Zatory płatnicze Raporty 30 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

31 Funkcje menu podręcznego Gdy w obrębie listy zdefiniowanych raportów klikniemy prawym klawiszem myszki zostanie wyświetlone podręczne menu z następującymi funkcjami: Nowy Popraw Usuń Przelicz Eksportuj Importuj umożliwia dopisanie nowego raportu. umożliwia poprawę tytułu istniejącego raportu. umożliwia usunięcie raportu. umożliwia przeliczenie wartości raportu dla aktualnego okresu. umożliwia eksport zdefiniowanego raportu. umożliwia import raportu. Funkcje Wydruki Raporty Okres Lista zdefiniowanych okresów dostępna jest na górnym pasku narzędzi. Obsługa tych okresów odbywa się natomiast w ramach okienka dostępnego z menu głównego Dane -> Okres. Poniżej jest widoczne okno z przykładowymi danymi. Widać tu trzy typy okresu BO, BZ i pusty. Okres BO to okres bilansu otwarcia. W tym okresie w Dane -> Dowody poprzez dowody wprowadzany jest bilans otwarcia dla danego roku obrachunkowego. BZ to bilans zamknięcia roku obrachunkowego. W tym okresie wprowadzane są dowody przeksięgowujące wynik finansowy,.... Typ pusty zarezerwowany jest dla pozostałych okresów księgowych. Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 31

32 Funkcje menu podręcznego Jeśli w obrębie wyżej pokazanego okna klikniemy prawym klawiszem myszki zostanie wyświetlone podręczne menu z następującymi funkcjami: Dopisz Zamknij umożliwia dopisanie nowego okresu. umożliwia zamknięcie okresu. Funkcje Dopisz Działanie funkcji dopisywania nowego okresu uzależnione jest od stanu przełącznika w parametrach programu. Wybierając funkcję menu głównego Inne -> Parametry na zakładce Ogólne możemy sprawdzić stan tego przełącznika. Jeśli powyższy przełącznik jest zaznaczony to przy dopisywaniu dopisywany jest nowy okres. W przypadku gdy ostatnim aktywnym okresem jest grudzień ( domyślny koniec roku obrachunkowego ) automatycznie generowany jest okres BZ. Dopisanie następnego okresu powoduje otwarcie kolejnego roku obrachunkowego. Jeśli przełącznik Czy automatycznie generować okres bilans otwarcia.. nie jest zaznaczony to podczas dopisywania nowego okresu pojawi się następujące okno. 32 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

33 Typ okresu określa czy dany okres ma być bilansem otwarcia / bilansem zamknięcia / okresem rozliczeniowym. Okres od.. do.. wskazuje daty początku i końca okresu rozrachunkowego. Definicje w powyższym oknie umożliwiają obsługę nietypowych okresów rozliczeniowych ( np. dłuższy niż miesiąc kalendarzowy ) oraz okresów roku rozliczeniowego nie zaczynającego się 1 stycznia, a kończącego się 31 grudnia Zakończ Funkcja menu pozwalająca na zakończenie pracy z programem. Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 33

34 2.1.2 OBSŁUGA Funkcje menu OBSŁUGA zależne są od otwartego działu z kolumny menu Dane. Tu można wywołać podstawowe funkcje, które zostały opisane przy opisie odpowiednich pozycji menu Dane WYDRUKI Wydruki podobnie jak funkcje menu OBSŁUGA zależne są od otwartego działu z kolumny menu Dane. Dla poszczególnych pozycji są następujące: Dowody: Dzienniki Dowody Zbiorówka wg. Kont Analityka kont Rejestr Vat Konta: Plan kont Stany kont Potwierdzenie salda Rozrachunki: Transakcje Wezwanie do zapłaty Nota odsetkowa Potwierdzenie salda Zatory płatnicze Raporty Raport NARZĘDZIA Słowniki Typy dowodów Słownik typów dowodów. 34 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

35 Funkcje menu podręcznego Gdy w obrębie lewej listy pokazanego ekranu klikniemy prawym klawiszem myszki zostanie wyświetlone podręczne menu z następującymi funkcjami: Dopisz (skrót klawiaturowy Ctrl+D ) Popraw (skrót klawiaturowy Ctrl+P ) Usuń (skrót klawiaturowy Ctrl+U ) umożliwia dopisanie nowego typu dowodu. umożliwia poprawę informacji związanych z istniejącym typem dowodu. umożliwia usunięcie wskazanego typu dowodu. Funkcje: Dopisz / Usuń po wybraniu tej funkcji na ekranie pojawia się poniższe okno umożliwiające zdefiniowanie nowego typu dowodu. Oprócz podania symbolu dowodu i nazwy możemy zaznaczyć wymuszenie podania terminu płatności oraz powiązanie z rejestrem VAT. Tabelka poniżej podaje schemat księgowania dla danego typu dowodu Dzienniki Słownik dzienników księgowań. W większości przypadków wystarczy jeden. Wówczas podczas wpisywania dowodów staje się on dziennikiem domyślnym. Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 35

36 Funkcje menu podręcznego Gdy w obrębie okna pokazanego powyżej klikniemy prawym klawiszem myszki zostanie wyświetlone podręczne menu z następującymi funkcjami: Dopisz (skrót klawiaturowy Ctrl+D ) Popraw (skrót klawiaturowy Ctrl+P ) Usuń (skrót klawiaturowy Ctrl+U ) umożliwia dopisanie nowego dziennika. umożliwia poprawę istniejącego dziennika. umożliwia usunięcie wskazanego dziennika. Funkcje: Dopisz / Usuń po wybraniu tej funkcji na ekranie pojawia się poniższe okno umożliwiające wprowadzenie symbolu i nazwy dziennika Procentowe stopy odsetek Słownik stóp procentowych jest podstawą do naliczania odsetek. W programie można zdefiniować różne typy odsetek ( ustawowe, podatkowe, własne... ). Dla każdego typu należy podać dzień od którego obowiązuje podana stopa roczna. 36 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

37 Funkcje menu podręcznego Gdy w obrębie prawej listy odsetek powyższego ekranu klikniemy prawym klawiszem myszki zostanie wyświetlone podręczne menu z następującymi funkcjami: Dopisz (skrót klawiaturowy Ctrl+D ) Popraw (skrót klawiaturowy Ctrl+P ) Usuń (skrót klawiaturowy Ctrl+U ) umożliwia dopisanie nowej stopy odsetek. umożliwia poprawę informacji związanych ze wskazaną pozycją odsetek. umożliwia usunięcie wskazanej stopy odsetek. Funkcje: Dopisz / Usuń po wybraniu tej funkcji na ekranie pojawia się poniższe okno umożliwiające zdefiniowanie nowej stopy odsetek. Należy podać dzień od którego obowiązuje nowa stopa odsetek i jej wysokość ww stosunku rocznym Rejestry VAT Słownik definiuje rejestry VAT oraz schematy dekretów uwożliwiające automatyczne wyciągnięcie danych do rejestru VAT. Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 37

38 Przy tworzeniu schematu zakłada się, że w dekrecie będą uwzględnione pozycje spełniające określone warunki np. dla dowodu sprzedaży: Wn Ma 200-???-?????? - kwota brutto kwota netto VAT 23% UWAGA: Aby możliwe było wydzielenie VAT wg stawek muszą istnieć oddzielne konta dla każdej stawki. W oknie definicji schematu należy podać następujące informacje: Lp - numer kolumny w której ma być drukowana kwota. Numery kolumn nie są zdefiniowane. Najczęściej przyjmuje się ( zgodnie ze wzorem ) jako pierwsza - kwota brutto, następne to netto dla odpowiedniej stawki i vat dla danej stawki Konto - wzór konta Strona - wskazanie po której stronie ma występować dane konto ( W - Wn, M. - Ma ) Opis - treść, która będzie drukowana w nagłówku kolumny Stawkę - stawkę VAT Typ - typ kwoty ( B-brutto, N-netto, V-vat ) Aby powyższy dokument został uwzględniony w rejestrze sprzedaży należy wpisać w tabeli poniższy schemat: Lp Konto Strona Opis Stawka VAT Typ * W Brutto B M Netto 23% 23 N M Vat 23% 23 V w przypadku gdy istnieje kilka schematów księgowań należy to uwzględnić w tabeli np. jak poniżej Funkcje menu podręcznego Gdy w obrębie lewej listy pokazanego ekranu klikniemy prawym klawiszem myszki zostanie wyświetlone podręczne menu z następującymi funkcjami: Dopisz (skrót klawiaturowy Ctrl+D ) umożliwia zdefiniowanie nowego rejestru VAT. 38 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

39 Popraw (skrót klawiaturowy Ctrl+P ) umożliwia poprawę informacji związanych z istniejącą definicją. Usuń (skrót klawiaturowy Ctrl+U ) umożliwia usunięcie wskazanego rejestru VAT. Funkcje: Dopisz / Popraw po wybraniu tej funkcji w lewej części powyższego okna pojawi się poniższe okienko umożliwiające zdefiniowanie nowego rejestru VAT. Dopisz / Popraw po wybraniu tej funkcji w prawej części pojawi się okno umożliwiające zdefiniowanie pozycji schematu kont powiązanego z rejestrem VAT Kontrahenci Słownik kontrahentów jest słownikiem wspólnym dla kilku programów wchodzących w skład systemu HEX. W programie FK słownik powiązany jest z kontami rozrachunkowymi. Dzięki temu możliwe jest pobieranie informacji o kontrahencie (nazwa, adres,.. ). W słowniku oprócz podstawowych danych o firmie ( nazwa, nip, regon, adres lub adresy ) można umieścić informację o kontach bankowych, osobach pracujących w tej firmie i kontaktach. Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 39

40 Funkcje menu podręcznego Gdy w obrębie lewej listy pokazanego ekranu klikniemy prawym klawiszem myszki zostanie wyświetlone podręczne menu z następującymi funkcjami: Dopisz (skrót klawiaturowy Ctrl+D ) Popraw (skrót klawiaturowy Ctrl+P ) Usuń (skrót klawiaturowy Ctrl+U ) umożliwia zdefiniowanie nowego kontrahenta. umożliwia poprawę informacji o kontrahencie. umożliwia usunięcie wskazanego kontrahenta. UWAGA: Usunięcie może być możliwe tylko w określonych warunkach. Jeżeli chcemy by kontrahent nie występował na liście do wyboru możemy go ukryć przez odznaczenie pozycji Aktywny w okienku dopisywania/edycji kontrahenta Funkcje: Dopisz / Popraw po wybraniu tej funkcji w lewej części powyższego okna pojawi się poniższe okienko umożliwiające zdefiniowanie nowego kontrahenta. Na poszczególnych zakładkach aktywne jest podmenu podręczne zawierające funkcje Dopisz (Ctrl+D), Popraw (Ctrl+P), Usuń (Ctrl+U). Nazwa skrócona to nazwa którą używamy kojarzącą się z daną firmą. Komentarza wymaga pozycja GRUPA jest to grupa finansowa związana z kontrahentem na potrzeby sprawozdania Rb-Z i Rb-N. 40 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

41 Okno dopisywania adresu kontrahenta pojawia się po wybraniu funkcji Dopisz podmenu podręcznego lub użyciu skrótu klawiszowego (Ctrl+D) w zakładce Adres. Oprócz funkcji Dopisz dostępne są również funkcja Popraw (Ctrl+P) oraz Usuń (Ctrl+U). Okno dopisywania konta bankowego kontrahenta pojawia się po wybraniu funkcji Dopisz podmenu podręcznego lub użyciu skrótu klawiszowego (Ctrl+D) w zakładce Banki. Oprócz funkcji Dopisz dostępne są również funkcja Popraw (Ctrl+P) oraz Usuń (Ctrl+U). Okno dopisywania osoby związanej z kontrahentem pojawia się po wybraniu funkcji Dopisz podmenu podręcznego lub użyciu skrótu klawiszowego (Ctrl+D) w zakładce Osoby. Oprócz funkcji Dopisz dostępne są również funkcja Popraw (Ctrl+P) oraz Usuń (Ctrl+U). Okno dopisywania telefonu kontrahenta pojawia się po wybraniu funkcji Dopisz podmenu podręcznego lub użyciu skrótu klawiszowego (Ctrl+D) w zakładce Telefony. Oprócz funkcji Dopisz dostępne są również funkcja Popraw (Ctrl+P) oraz Usuń (Ctrl+U). Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 41

42 Kartoteki *) funkcja nieaktywna Znaczniki dowodów *) funkcja nieaktywna Grupy kont *) funkcja nieaktywna Stawki VAT Zdefiniowanie stawek VAT Definicja stawek odbywa się w pozycji Narzędzia->Słowniki->Stawki Vat Funkcje menu podręcznego Gdy w obrębie pokazanego ekranu klikniemy prawym klawiszem myszki zostanie wyświetlone podręczne menu z następującymi funkcjami: Dopisz (skrót klawiaturowy Ctrl+D ) Popraw (skrót klawiaturowy Ctrl+P ) Usuń (skrót klawiaturowy Ctrl+U ) umożliwia zdefiniowanie nowej stawki VAT. umożliwia poprawę istniejącej stawki VAT. umożliwia usunięcie wskazanej stawki VAT. Funkcje: Dopisz / Popraw po wybraniu tej funkcji w lewej części powyższego okna pojawi się poniższe okienko umożliwiające zdefiniowanie nowego rejestru VAT. 42 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.

43 Definicje Użytkownicy Słownik użytkowników systemu FK ( firm ). System może obsługiwać wiele firm np. w ramach biura rachunkowego. Jeśli w systemie zdefiniowany jest tylko jeden użytkownik jest on użytkownikiem domyślnym. W przypadku, gdy jest zdefiniowane wielu użytkowników, przy rozpoczęciu pracy należy określić, który użytkownik ma być obsługiwany. Przełączenie pomiędzy użytkownikami możliwe jest po wybraniu go w Inne -> Definicje ->Użytkownicy. Funkcje menu podręcznego Gdy w obrębie wyżej pokazanego ekranu klikniemy prawym klawiszem myszki zostanie wyświetlone podręczne menu z następującymi funkcjami: Dopisz Popraw Usuń umożliwia dopisanie nowego użytkownika. umożliwia poprawę informacji związanych z istniejącym użytkownikiem. umożliwia usunięcie wskazanego użytkownika Księgi Czasami w ramach różnych działalności danej firmy konieczne jest używanie oddzielnych ksiąg rachunkowych. Tworzenie nowych ksiąg możliwe jest w ramach obsługi słownika ksiąg rachunkowych, który można znaleźć wybierając funkcję menu: Inne -> Definicje ->Użytkownicy. Tu widoczne są księgi przypisane do użytkownika. Korzystając z funkcji związanych ze słownikiem możemy dopisać, poprawić lub usunąć księgę. Automatycznie podczas dopisywania / określania użytkownika tworzona jest księga główna. Do każdej księgi przypisany jest oddzielny plan kont. Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c. 43

44 Funkcje menu podręcznego Gdy w obrębie wyżej pokazanego ekranu klikniemy prawym klawiszem myszki zostanie wyświetlone podręczne menu z następującymi funkcjami: Dopisz Popraw Usuń umożliwia dopisanie nowej księgi. umożliwia poprawę informacji związanych z istniejącą księgą. umożliwia usunięcie wskazanej księgi Waluty Inne Parametry 44 Przedsiębiorstwo Usług Informatycznych HEX s.c.