Z A R Z Ą D Z E N I E N r 210/2014 Prezydenta Miasta Starachowice z dnia r.

Transkrypt

1 Z A R Z Ą D Z E N I E N r 210/2014 Prezydenta Miasta Starachowice z dnia r. w sprawie: wprowadzenia Instrukcji określającej procedury pobierania i gromadzenia środków publicznych zasad ewidencji i poboru podatków, opłat i należności cywilnoprawnych oraz podejmowania czynności przedegzekucyjnych w Wydziale Finansowym tutejszego Urzędu Miejskiego oraz przepływu informacji, w celu zapewnienia powszechności opodatkowania. Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (t.j. - Dz. U r. poz. 594 i 645 ), art. 10 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t. j. Dz. U. Z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.), art. 2 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa ( t.j. Dz. U. z 2012 r. Nr 749 z późn. zm.), 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. Nr 208, poz. 1375) zarządza się, co następuje: l. Wprowadza się Instrukcję dotyczącą procedury pobierania i gromadzenia środków publicznych zasad ewidencji i poboru podatków, opłat i należności cywilnoprawnych oraz podejmowania czynności przedegzekucyjnych w Wydziale Finansowym tutejszego Urzędu Miejskiego oraz przepływu informacji, w celu zapewnienia powszechności opodatkowania stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 2. Traci moc Zarządzenie Prezydenta Miasta Starachowice z dnia r. ze zmianami Wykonanie Zarządzenia powierza się Naczelnikom/Kierownikom merytorycznych Wydziałów/Referatów, Naczelnikowi Wydziału Finansowego, Skarbnikowi Miasta. Prezydent Miasta Starachowice Sylwester Kwiecień 1

2 Załącznik do Zarządzenia nr 210/2014 Prezydenta Miasta Starachowice z dnia r. DZIAŁ I ZAGADNIENIA OGÓLNE Rozdział 1 Wyjaśnienia określeń użytych w instrukcji Określenia użyte w instrukcji oznaczają: 1.) podatki i opłaty- należności określone w ustawie Ordynacja Podatkowa, do których ustalania lub określania uprawniony jest organ podatkowy jednostki samorządu terytorialnego, 2.) należności cywilnoprawne- należności określone w ustawie Kodeks cywilny, 3.) podatnik- osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej, podlegająca na mocy ustaw podatkowych obowiązkowi podatku, 4.) kontrahent strona umowy cywilnoprawnej zawartej z Gminą Starachowice 5.) pracownik księgowości- pracownik Referatu Księgowości Podatków i Opłat, 6.) pracownik wymiaru - pracownik Referatu Wymiaru Podatków i Opłat, 7.) kasjer- pracownik, któremu powierzono prowadzenie kas Urzędu, 8.) dowód księgowy- dokument będący podstawą dokonania zapisu w księgach rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, 9.) ulga- umorzenie, odroczenie terminu płatności lub rozłożenie na raty kwoty należności. Rozdział 2 Przepływ informacji między Wydziałami/ Referatami w celu zapewnienia powszechności opodatkowania 1. W procesie zapewnienia powszechności opodatkowania podatkami lokalnymi uczestniczą pracownicy: Wydziału Finansowego przy udziale pracowników innych komórek organizacyjnych w szczególności: Wydziału Nieruchomości, Architektury i Planowania Przestrzennego, Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska, Wydziału Rozwoju Miasta, Referatu Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych, Referatu Obsługi Krytej Pływalni, Wydziału Organizacyjnego. 2. Naczelnik Wydziału Nieruchomości, Architektury i Planowania Przestrzennego przekazuje do wiadomości Naczelnika Wydziału Finansowego w szczególności: 2.1. Następujące dokumenty odzwierciedlające zmiany w mieniu gminy, tj.: - decyzje o ustanowieniu trwałego zarządu, 2

3 - decyzje o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, - decyzje o ustanowieniu prawa użytkowania wieczystego, - umowy kupna sprzedaży, - umowy zamiany, - umowy najmu i dzierżawy, - umowy użytkowania - inne umowy cywilnoprawne; 2.2. Zawiadomienia z Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego informujące o zgłoszeniu do użytkowania budynków i budowli, itp. 3. Naczelnik Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska przekazuje do Naczelnika Wydziału Finansowego, w szczególności następujące dokumenty: - umowy najmu, dzierżawy, - umowy użyczenia, - umowy zamiany, - inne umowy cywilnoprawne i inne dokumenty mające wpływ na powstanie obowiązku podatkowego. 4. Naczelnik Wydziału Rozwoju Miasta przekazuje do Naczelnika Wydziału Finansowego, w szczególności następujące dokumenty: - umowy najmu, dzierżawy, - inne umowy cywilnoprawne i inne dokumenty mające wpływ na powstanie obowiązku podatkowego. 5. Kierownik Referatu Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych przekazuje do Naczelnika Wydziału Finansowego zestawienie zgonów mieszkańców miasta. 6. Kierownik Referatu Obsługi Krytej Pływalni przekazuje do Naczelnika Wydziału Finansowego, w szczególności następujące dokumenty: - umowy najmu, dzierżawy, - inne umowy cywilnoprawne i inne dokumenty mające wpływ na powstanie obowiązku podatkowego. 7. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego przekazuje do Naczelnika Wydziału Finansowego, w szczególności następujące dokumenty: - umowy najmu, dzierżawy, - inne umowy cywilnoprawne i inne dokumenty mające wpływ na powstanie obowiązku podatkowego. 8. Dokumenty o których mowa w punktach: 2, 3, 4, 5 należy przedłożyć niezwłocznie, nie później niż do 8 dnia następnego miesiąca. Fakt przekazania do Wydziału Finansowego (z podaniem daty) musi być odnotowany na piśmie przewodnim lub oryginale dokumentu. 9. Pracownicy ds. wymiaru podatków mają obowiązek monitorowania zgodności: - wpływających ze Starostwa Powiatowego w Starachowicach zawiadomień o zmianach w ewidencji gruntów i budynków z informacjami o sprzedanych nieruchomościach, - wydanych decyzji wymiarowych z ewidencją zgonów, - wywiązywania się podmiotów rozpoczynających działalność gospodarczą z obowiązkiem składania deklaracji / informacji podatkowych. - opodatkowania nieruchomości / ich części podatkiem od nieruchomości podmiotów, z którymi Gmina zawarła umowy dzierżawy, użytkowania wieczystego i inne cywilnoprawne. 10. W przypadku stwierdzenia uchybień / nieprawidłowości w realizacji obowiązków przez podatników / organy administracji, skutkujących ewentualnym nieopodatkowaniem daniną publiczną, inspektor ds. wymiaru ma obowiązek bez zbędnej zwłoki podjąć działania, w celu doprowadzenia do realizacji obowiązku podatkowego. 3

4 Rozdział 3 Zadania Wydziału Finansowego z zakresu rachunkowości Zadaniem Wydziału Finansowego w zakresie gromadzenia dochodów budżetu Miasta Starachowice z tytułu podatków, opłat oraz należności cywilnoprawnych jest: 1.) prowadzenie w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów, zaliczeń nadpłat z tytułu podatków, opłat oraz należności cywilnoprawnych, 2.) kontrola terminowości wpłat, 3.) bieżące podejmowanie czynności zmierzające do zastosowania środków egzekucyjnych poprzez wystawianie upomnień i tytułów wykonawczych, 4.) dokonywanie wpisów na hipotekę, zastawów skarbowych, 5.) terminowe wysyłanie do zobowiązanych wezwań do zapłaty, wystawianie pozwów do Sądu Rejonowego o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym, sporządzanie wniosków o nadanie klauzuli wykonalności prawomocnemu nakazowi zapłaty w postępowaniu upominawczym, kierowanie wniosków o wszczęcie egzekucji do komornika Sądowego, 6.) likwidacja nadpłat, 7.) sporządzanie sprawozdań, 8.) prowadzenie operacji kasowych i uzgadnianie obrotów kasy związanych z przyjmowaniem wpłat gotówką i z dokonywaniem zwrotów podatnikom za pośrednictwem kasy oraz terminowe przekazywanie gotówki z kasy na rachunek bankowy dochodów Urzędu, 9.) ustalanie na podstawie ewidencji księgowej danych potrzebnych do wydawania zaświadczeń o niezaleganiu lub stwierdzających stan zaległości podatkowych lub należności cywilnoprawnych, 10.) przeprowadzanie inwentaryzacji rozrachunków publicznoprawnych, cywilnoprawnych oraz pozostałych aktywów i pasywów. Rozdział 4 Rozliczenie kasjera 1. Poza wpłatami dokonywanymi na rachunek bankowy dochodów, wpłaty przyjmowane są również w kasach Urzędu. 2. Od 2006 roku w Urzędzie Miejskim w Starachowicach wprowadzono komputerową obsługę dokonywanych wpłat- program Przedsiębiorstwa Informatycznego FORTES - Obsługa Kas. Program ten dostosowany jest do przyjmowania wszystkich wpłat z tytułu podatków, opłat i należności cywilnoprawnych. 3. Osoba dokonująca wpłaty otrzymuje od kasjera pokwitowanie- komputerowy wydruk KP. 4. Dzienne wpłaty są rejestrowane na poszczególnych zestawieniach wg rodzajów podatków i opłat. Po zakończeniu dziennych czynności kasowych kasjer sporządza raport kasowy w dwóch egzemplarzach. 5. Kasjer sporządza Bankowy dowód wpłaty jako dowód wpłaty gotówki na rachunek bankowy dochodów Urzędu Miejskiego. 6. W ramach programu Obsługa Kas, wpłaty podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego, i opłat za pozbywanie się odpadów komunalnych są automatycznie księgowane na analitycznych kontach podatników przez księgowe podatkowe, pozostałe wpłaty zawarte w raporcie kasowym wprowadzane są do raportu przez kasjera i podlegają dalszemu 4

5 księgowaniu na kontach przez poszczególne księgowe. 7. Jeżeli przy uzgadnianiu kasy zostanie ustalony niedobór kasowy, kasjer pokrywa go niezwłocznie z własnych środków. W razie niemożności bezzwłocznego pokrycia niedoboru przez kasjera obciąża się go za ten niedobór. Szczegółowe zasady gospodarki kasowej zawarte są w odrębnym Zarządzeniu Prezydenta Miasta. DZIAŁ II NALEŻNOŚCI BUDŻETOWE MAJĄCE CHARAKTER PUBLICZNOPRAWNY Rozdział 1 Zasady prowadzenia ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych 1. Przypisów i odpisów w ewidencji podatkowej dokonuje się na podstawie: a) deklaracji podatkowych b) decyzji, c) poleceń księgowania d) dowodów zrealizowanych wpłat nie przypisanych, a należnych od podatników, w tym wpłat odsetek za zwłokę, e) postanowień o dokonaniu potrącenia z urzędu albo innych dokumentów stwierdzających dokonanie potrącenia, o których mowa w art. 65 Ordynacji podatkowej. 2. Pracownik Referatu Wymiaru Podatków i Opłat przygotowujący decyzję administracyjną powoduje doręczenie oryginału decyzji, zaś kopię decyzji włącza do akt podatnika. Decyzje wymiarowe sporządzane są w 2 egzemplarzach, a przechowywane są ( archiwizowane) w formie papierowej oraz w systemie komputerowym na twardym dysku. 3. Po otrzymaniu potwierdzenia odbioru decyzji pracownik Referatu Wymiaru Podatków i Opłat wprowadza do systemu komputerowego datę doręczenia decyzji. 4. Sumy przypisów i odpisów z ewidencji księgowej Referat Księgowości Podatków i Opłat uzgadnia z sumami przypisów i odpisów naliczonych przez Referat Wymiaru Podatków i Opłat. Uzgodnienia są podpisywane przez pracowników księgowości i pracowników Referatu Wymiaru Podatków i Opłat oraz sprawdzane przez Naczelnika Wydziału Finansowego. 5. Ewidencję szczegółową dla każdego rodzaju należności prowadzi się na kartach kontowych w programach komputerowych przyjętych do stosowania w Urzędzie Miejskim. 6. Konto prowadzi się nieprzerwanie do czasu wygaśnięcia zobowiązania i całkowitej likwidacji zaległości i nadpłat. 7. Zapisy księgowe na kartach kontowych dokonywane są równocześnie z zapisami w dzienniku obrotów. Dzienniki obrotów służą do chronologicznej ewidencji wszystkich obrotów księgowanych na kartach kontowych. Służą ponadto do kontroli i uzgadniania obrotów zaksięgowanych na kontach, a także do podziału obrotów według rodzajów należności. Dzienniki obrotów zakłada się zgodnie z nazwą lub symbolem odpowiadającym należności, dla której jest prowadzony. 8. Zapisy księgowe prowadzone są systemem komputerowym zgodnie z dokumentacją programu dopuszczonego do stosowania. 5

6 Rozdział 2 Wpływy z tytułu podatków i opłat ( należności publicznoprawne) 1. Niezależnie od wpłat dokonywanych bezpośrednio w kasach Urzędu Miejskiego w Starachowicach, wpłaty dokonywane są też na rachunek bankowy. 2. Od 2010r. Urząd korzysta z tzw. obsługi płatności masowych. Za pośrednictwem bankowości elektronicznej, każdego dnia roboczego upoważnione osoby łączą się z bankiem i następuje transmisja danych. Wpłaty z systemu płatności masowych są przekazywane w formie pliku pobieranego ze strony banku do aplikacji używanych przez Wydział Finansowy. Każda wpłata pobrana z tego pliku jest analizowana przez poszczególnych pracowników księgowości a następnie zatwierdzana w aplikacjach używanych przez Wydział Finansowy, celem zaksięgowania na karcie kontowej. 3. Otrzymane wyciągi bankowe z rachunku bankowego są poddane kontroli a następnie zaksięgowane. Kontroli wyciągów bankowych dokonuje osoba uprawniona tj. Główny Specjalista ds. sprawozdawczości budżetowej lub inna osoba do tego upoważniona. Ewentualne rozbieżności są wyjaśniane z właściwym bankiem. 4. Kontrola otrzymanych wyciągów z rachunku bankowego obejmuje sprawdzenie czy stan początkowy wyciągu bankowego jest zgodny ze stanem końcowym poprzedniego wyciągu bankowego oraz: - czy dowody objęte wyciągiem dotyczą właściwego rachunku bankowego - czy saldo końcowe wyciągu jest właściwie podliczone - czy suma kwoty wyciągu bankowego jest zgodna z kwotą powstałą z różnicy między saldem końcowym wyciągu a saldem początkowym. 5. Dowody wpłat z wyciągu bankowego poszczególnych podatków i opłat są numerowane i zbiorczo ( wg tyt. należności ) nanoszone na notę księgową obejmującą wpływy danego dnia. Główny Specjalista ds. sprawozdawczości budżetowej lub inna osoba do tego upoważniona dokonuje dekretacji dokumentów objętych notą księgową, zgodnie z Zakładowym Planem Kont i księguje wpływy syntetycznie ( dot.: podatki, odpady komunalne, mandaty, najem lok. mieszkalnych, użytkowych i garaży). Wyciągi dotyczące dochodów jednostki (Wydział Finansowy) są kserowane, a dowody wpłat dzielone na poszczególne rodzaje podatków i opłat i księgowane są analitycznie. 6. Dowody wpłat objęte wyciągiem bankowym oraz raportem kasowym osoba uprawniona rozdziela między księgowych w celu zaksięgowania w odpowiednich programach komputerowych: - podatku od nieruchomości osób prawnych i fizycznych, - podatku od środków transportowych, - opłaty od posiadania psów, - opłaty za pozbywanie się odpadów komunalnych, 7. Jeżeli bank ujął w wyciągu dowód wpłaty innego rachunku bankowego lub określono niejasno tytuł wpłaty, księguje się daną kwotę jako wpływy do wyjaśnienia a po wyjaśnieniu przelewa się ją na właściwy rachunek bankowy. 8. W przypadku zagubienia lub zniszczenia przez podatnika wydanego mu pokwitowania wpłaty na pisemną prośbę podatnika wydaje się zaświadczenie o dokonaniu wpłaty, które podlega opłacie skarbowej. 9. Po zaksięgowaniu wpłat za dany miesiąc pracownik księgowości sporządza: - podsumowanie okresu ( za miesiąc i narastająco) - sumy danych do bilansu księgowego ( za miesiąc i narastająco) 6

7 - zestawienie danych do sprawozdania RB27S 10. Za dany rok pracownik komórki księgowości sporządza w formie papierowej: - saldo zaległości i nadpłat bilansu zamknięcia, - zestawienie danych do bilansu danych księgowych Rozdział 3 Dochodzenie zaległości z tytułu podatków i opłat ( należności publicznoprawne) 1. Księgowy obowiązany jest do kontroli terminowości wpłat z tytułu podatków, opłat. 2. Jeżeli należność, do której stosuje się przepisy ustawy Ordynacja podatkowa, nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z mocy prawa (w sytuacji złożenia deklaracji przez podatnika, w której zostało zamieszczone pouczenie, że stanowi podstawę do wystawienia tytułu wykonawczego) organ podatkowy przesyła podatnikowi upomnienie zawierające wezwanie do wykonania obowiązku z zagrożeniem skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego. Upomnienie sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla zobowiązanego ( doręczenie za potwierdzeniem odbioru), a drugi egzemplarz pozostaje w aktach. Upomnienie wysyła się do dłużnika po terminie płatności każdej raty podatku. Upomnienie oznacza się kolejnym numerem w ewidencji upomnień. Sporządza się ewidencję upomnień. 3. Jeżeli zobowiązanie powstaje z mocy prawa, a podatnik nie złożył deklaracji, organ podatkowy prowadzi postępowanie w celu wydania decyzji określającej wysokość zobowiązania. W przypadku stwierdzenia braku wpłat organ podatkowy przesyła upomnienie. 4. Jeżeli podatnik nie złożył wymaganej przepisami prawa deklaracji lub informacji organ podatkowy jest zobowiązany wezwać podatnika do złożenia właściwego dokumentu. 5. W przypadku nie uiszczenia należnej opłaty skarbowej o której mowa w art.11 1 i 2 ustawy z dnia 16 listopada 2006r. o opłacie skarbowej ( Dz. U. Z 2012 r ), wszczyna się postępowanie administracyjne w sprawie określenia wysokości należnej opłaty skarbowej w celu jej wyegzekwowania. 6. Mając na uwadze racjonalność gospodarowania środkami publicznymi, w przypadku gdy za cały rok wysokość należności pieniężnej wraz z odsetkami nie przekroczy wysokości dziesięciokrotności kosztów upomnienia (obecnie jest to zł.) i braku wpłaty upomnienie wysyła się po terminie zapłaty ostatniej raty. Prawidłowość i terminowość wysyłania upomnień nadzoruje Kierownik Referatu Księgowości Podatków i Opłat poprzez kontrolę okresową. 7. Jeżeli dokonana przez podatnika wpłata należności nie pokrywa kwoty zaległości wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet zaległości podatkowej oraz kwotę odsetek za zwłokę. Księgowy sporządza postanowienie (zawiadomienie) o zarachowaniu wpłaty i przesyła go podatnikowi. 8. Jeżeli na podatniku ciążą zobowiązania podatkowe z tytułu różnych podatków, a wpłacający nie wskazał, na którą zaległość dokonał wpłaty, albo wpłata jest wyższa od wskazanej zaległości, wpłatę zalicza się na poczet pokrycia podatku, raty podatku lub zaległości podatkowej począwszy od zobowiązania o najwcześniejszym terminie płatności, stosownie do przepisów ustawy Ordynacja Podatkowa ( art.62) 7

8 9. W sprawie zaliczenia wpłaty na poczet zaległości podatkowych wydaje się postanowienie. Mając na uwadze racjonalne gospodarowanie środkami publicznymi, postanowienie przesyła się do podatników, u których po dokonaniu zaliczenia wysokość zaległości przekracza trzykrotną wartość opłaty dodatkowej pobieranej przez Pocztę Polską za polecenie przesyłki listowej. 10. W przypadku zaległości podatkowych, gdzie zobowiązanych jest kilku dłużników solidarnie a tylko niektórzy dokonali częściowej wpłaty, upomnienie oraz tytuł wykonawczy wystawia się w pierwszej kolejności do dłużników którzy nie dokonali wpłaty. Gdy zaległości nie zostaną wyegzekwowane po upływie 12 miesięcy od przekazania tytułu wykonawczego do organu egzekucyjnego, upomnienie a następie tytuł wykonawczy wystawia się na pozostałych dłużników. 11. Wniosek o wszczęcie postępowania egzekucyjnego, pierwotny tytuł wykonawczy oraz informację na zaległości podatkowe powstałe w wyniku niezapłacenia lub jedynie częściowego zapłacenia zaległości objętych upomnieniem( wiedzę na temat nieruchomości, ruchomości, rachunków bankowych, wierzytelności) bez zbędnej zwłoki sporządza pracownik Referatu Księgowości Podatków i Opłat po uzgodnieniu z pracownikami Referatu Wymiaru Podatków i Opłat oraz pracownikami Księgowości Budżetowej i przekazuje do organu egzekucyjnego. Oryginał tytułu wykonawczego przeznaczony jest dla organu egzekucyjnego, a odpis po potwierdzeniu przyjęcia tytułów wykonawczych, otrzymuje pracownik księgowości. W związku ze zmianą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 maja 2014 r. w sprawie wzorów tytułów wykonawczych stosowanych w egzekucji administracyjnej ( Dz. U. z 2014 r. poz.650) stare tytuły wykonawcze i ewidencję tytułów wykonawczych można stosować nie dłużej niż przez 6 miesięcy od wejścia w życie rozporządzenia. 12. Pracownik księgowości zobowiązany jest do zawiadomienia komórki egzekucyjnej o każdej zmianie mającej wpływ na wysokość zaległości objętej tytułem wykonawczym poprzez wystawienie zmienionego tytułu wykonawczego, a także o innych zmianach mających wpływ na realizację tytułu wykonawczego, np.: zmiana danych adresowych itp. 13. Wierzyciel może odstąpić od obowiązku niezwłocznego wystawienia tytułu wykonawczego do czasu, gdy wysokość należności pieniężnej wraz z odsetkami nie przekroczy wysokości dziesięciokrotności kosztów upomnienia (obecnie jest to zł.), a okres do upływu terminu przedawnienia tej należności nie jest krótszy niż 6 miesięcy. 14. W przypadku braku realizacji tytułu wykonawczego na 12 miesięcy przed upływem terminu przedawnienia zaległości objęte ww. tytułem pracownik komórki księgowości kieruje zapytanie do organu egzekucyjnego dot. etapu realizacji tytułu. 15. Na zaległości tylko z tytułu niezapłaconych a należnych kosztów upomnienia pracownik księgowości wystawia tytuł wykonawczy. Rozdział 4 Nadpłaty i zwroty 1. Pracownik komórki księgowości jest zobowiązany do kontroli stanu nadpłat na kartach kontowych podatników i przygotowania dokumentów stanowiących podstawę dokonania zwrotu nadpłat. Sposób postępowania w zakresie nadpłat jest określony w przepisach ustawy Ordynacja Podatkowa 8

9 2. Jeżeli podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych należności podatkowych, wówczas nadpłata zostaje zaliczona na niewymagalną jeszcze należność określoną we wniosku podatnika. Po dokonaniu przypisu z tytułu tej należności kwotę nadpłaty zalicza się na poczet wpłaty tej należności. 3. W sprawie zaliczenia nadpłaty na zaległe lub bieżące zobowiązania lub na inną należność publicznoprawną wydaje się postanowienie o zarachowaniu nadpłaty. 4. Przed przygotowaniem wniosku o zwrot nadpłaty należy dokładnie przeanalizować dokumenty źródłowe, w których określona jest prawidłowa kwota należności do zapłaty, ponadto sprawdzić na innych stanowiskach księgowych czy podmiot, dla którego dokonany miałby być zwrot nadpłaty nie posiada innych zaległości w innym tytule należności. 5. Zwrotów i zaliczeń nadpłat, powstałych zarówno w roku bieżącym, jak i w latach ubiegłych, dokonuje się z tej podziałki klasyfikacji dochodów budżetowych, na którą zalicza się bieżące wpływy tego samego rodzaju. Wypłata z tytułu oprocentowania nadpłaty następuje z działu i rozdziału tej podziałki klasyfikacji dochodów budżetowych, na którą zaliczane są odsetki za zwłokę, z określeniem odpowiedniego paragrafu klasyfikacji budżetowej. 6. Na wniosek złożony przez podatnika nie zobowiązanego do posiadania rachunku bankowego, zwrot nadpłaty następuje za pośrednictwem poczty lub z kasy Urzędu Miejskiego. 7. Dokumenty, o których mowa w ust. 2-5, lub ich kopie przechowuje się razem z pozostałą dokumentacją dotyczącą likwidacji nadpłat. Rozdział 5 Przedawnienie zaległości i nadpłat 1. Zaległości podatkowe, które zostały zabezpieczone na nieruchomościach (zaległości zabezpieczone przez wpis hipoteki), po upływie okresu wymienionego w art.70 Ordynacji podatkowej mogą być egzekwowane tylko z tej nieruchomości, nie zaś z innego majątku. Zaległości podatkowe dłużnika rejestrowane są w następujący sposób: - dla dłużnika zakłada się konto Zaległości zabezpieczone na nieruchomościach", - dokonuje się odpisu na koncie podatkowym dłużnika, prowadzonym dla danego typu podatku - dokonuje się przypisu na koncie dłużnika założonym dla należności Zaległości zabezpieczone na nieruchomościach". 2. Zaległości podatkowe, które na podstawie art.70 Ordynacji podatkowej uległy przedawnieniu, z wyjątkiem zaległości zabezpieczonych na majątku nieruchomym lub ruchomościach dłużnika, należy odpisać z urzędu na koncie podatkowym. Podstawą odpisu jest polecenie księgowania na podstawie wniosku o odpisanie zaległości przedawnionychzałącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. Wniosek przygotowywany jest przez pracowników księgowości, z podaniem przyczyny przedawnienia oraz o przebiegu prowadzenia postępowania, poddany do kontroli Kierownikowi Referatu Księgowości Podatków i Opłat oraz Naczelnikowi Wydziału Finansowego, a następnie przekazany do akceptacji Skarbnikowi Miasta i Kierownikowi jednostki. Po zaakceptowaniu wniosku przez Prezydenta Miasta następuje sporządzenie PK, które jest podstawą do odpisu w księgach rachunkowych. W przypadku stwierdzenia, że przedawnienie nastąpiło z winy pracownika, to na podstawie odrębnych przepisów Naczelnik Wydziału Finansowego wnioskuje do Prezydenta Miasta, 9

10 co do jego ewentualnego ukarania. 3. Prawo do zwrotu nadpłaty wygasa po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin jej zwrotu. Podstawą odpisu przedawnionej nadpłaty jest polecenie księgowania podpisane przez pracownika Referatu Księgowości Podatków i Opłat i bezpośredniego przełożonego. Polecenie księgowania sporządzone jest na podstawie wniosku o przedawnienie nadpłat zaakceptowanego przez Naczelnika Wydziału Finansowego, Skarbnika Miasta i Prezydenta. Na podstawie w/w polecenia księgowania przedawniona nadpłata jest księgowana w paragrafie 097- pozostałe dochody. Rozdział 7 Zaświadczenia 1. Zaświadczenie wydaje się na żądanie osoby ubiegającej się o wydanie zaświadczenia. Zaświadczenie wydaje się jeżeli: - urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa - osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny, w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego. 2. Zaświadczenie wydaje się w granicach żądania wnioskodawcy. Niedopuszczalne jest wydanie zaświadczenia o innej niż żądana treść. 3. Zaświadczenie potwierdza stan faktyczny lub prawny istniejący w dniu jego wydania wynikający z prowadzonej ewidencji, rejestrów lub innych danych znajdujących się w posiadaniu. 4. Odmowa wydania zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie, następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie. 5. W przypadku zagubienia lub zniszczenia przez podatnika wydanego mu pokwitowania wpłaty na pisemną prośbę podatnika wydaje się zaświadczenie o dokonaniu wpłaty. 6. Zaświadczenia powinny być wydawane bez zbędnej zwłoki lecz nie później niż w terminie 7 dni od daty złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia. 7. Do wniosku o wydanie zaświadczenia powinien być dołączony dowód potwierdzenia opłaty skarbowej. Rozdział 8 Inwentaryzacja 1. Zasady oraz terminy przeprowadzania inwentaryzacji uregulowane są w art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości oraz Zarządzenie Nr 121/2010 Prezydenta Miasta Starachowice z dnia r. Wyróżnia się trzy metody inwentaryzacji: 1) spis z natury- w zakresie stanu środków pieniężnych w kasie na ostatni dzień roku obrotowego, 2) uzyskanie potwierdzenia salda w zakresie środków pieniężnych na rachunku bankowym, 3) porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości składników w zakresie należności i zobowiązań. 2. Spis z natury polega na ustaleniu w drodze spisu z natury środków pieniężnych znajdujących się w kasach urzędu gminy Starachowice. 3. Potwierdzenie salda polega na dwustronnym uzgodnieniu salda rachunku bankowego. 10

11 4. Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami polega na sprawdzeniu poprawności i realności danego salda. 5. Wykazana w ewidencji księgowej wysokość należności i zobowiązań, tj. zaległości i nadpłat porównuje się ze stanem faktycznym dotyczącym wpłat czy zwrotów przez pracowników Referatu Księgowości Podatków i Opłat, a także potwierdzonych przez Referat Wymiarów i Opłat przypisów i odpisów. 6. Fakt przeprowadzenia inwentaryzacji pracownik Referatu Księgowości Podatków i Opłat oraz Pracownik Referatu Wymiaru Podatków i Opłat potwierdza na wydruku zestawienia sald zaległości i nadpłat własnoręcznym podpisem i adnotacją dokonano weryfikacji salda na dzień W ramach przeprowadzonej weryfikacji sporządza się protokół z weryfikacji sald załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji. 8. Inwentaryzację w drodze: spisu z natury, potwierdzenia salda oraz weryfikacji zaległości i nadpłat przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego, z tym że inwentaryzację można rozpocząć 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i należy zakończyć do 15 stycznia roku następnego. Protokół weryfikacji winien być wg stanu na ostatni dzień roku obrotowego ale sporządza się go do czasu zamknięcia ksiąg rachunkowych. DZIAŁ II NALEŻNOŚCI BUDŻETOWE MAJĄCE CHARAKTER CYWILNOPRAWNY Rozdział 1 Zasady prowadzenia ewidencji należności cywilnoprawnych 1. Do udokumentowania przypisów i odpisów służą w szczególności: - umowy cywilnoprawne, np. w formie aktu notarialnego - porozumienia - wyroki sądu - decyzje - faktury VAT - noty księgowe - inne dokumenty otrzymane z wydziałów merytorycznych - dowody zrealizowanych wpłat nie przypisanych - polecenia księgowania 2. Na kartach kontowych prowadzi się szczegółową ewidencję dla każdego kontrahenta oraz dla każdego rodzaju należności. 3. Zapisy księgowe na kartach kontowych dokonywane są równocześnie z zapisami w dzienniku obrotów. Dzienniki obrotów służą do chronologicznej ewidencji wszystkich obrotów księgowanych na kartach kontowych. Służą ponadto do kontroli i uzgadniania obrotów zaksięgowanych na kontach, a także do podziału obrotów według rodzajów należności. Dzienniki obrotów zakłada się zgodnie z nazwą lub symbolem odpowiadającym należności, dla której jest prowadzony. 4. Zapisy księgowe prowadzone są systemem komputerowym zgodnie z dokumentacją programu dopuszczonego do stosowania. 11

12 5. W przypadku dokonania wpłaty i stwierdzenia braku dokumentu źródłowego w referacie Księgowości Podatków i Opłat, pracownik księgowości zobowiązany jest w miesiącu, w którym nastąpiła wpłata lub najdalej w miesiącu następnym, uzyskać ten dokument z wydziału merytorycznego. W szczególnych przypadkach dotyczących spraw spornych termin dokonania przypisu może zostać przesunięty. 6. W przypadku dokonania wpłaty w wyższej wysokości niż wymagalna rata na dany rok, wpłatę zalicza się kolejno na kolejne jeszcze niewymagalne raty. Rozdział 2 Wpływy należności cywilnoprawnych 1. Niezależnie od wpłat dokonywanych bezpośrednio w kasach Urzędu Miejskiego, wpłaty przyjmowane są też na podstawie wyciągu bankowego. 2. Zasady gospodarki kasowej oraz zasady ewidencjonowania wyciągów bankowych zostały szczegółowo opisane w dziale II, rozdziale 2, ustęp W stosunku do należności cywilnoprawnych w Urzędzie Miejskim w Starachowicach nie korzysta się z identyfikacji wpłat masowych. 3. W przypadku wpłaty dokonanej po terminie płatności nalicza się odsetki za zwłokę. Za termin dokonania zapłaty należności cywilnoprawnych przy obrocie bezgotówkowym uważa się dzień uznania rachunku bankowego wierzyciela, tj. pojawienie się pieniędzy na jego koncie- art 454 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny. Należy podkreślić tu, iż nie mają znaczenia dni wolne od pracy, wpływ należności powinien nastąpić w takim terminie, aby w dniu wymagalności płatności pieniądze znalazły się na koncie wierzyciela. 4. Kolejność rozliczania należności z wpłaty dłużnika ( zgodnie z art 451 KC): - w pierwszej kolejności rozlicza się należności uboczne, tj.: koszty zastępstwa procesowego, opłaty sądowe, itp. - następnie zalicza się wpłatę na odsetki - pozostałą kwotę wpłaty zalicza się na poczet należności głównej. 5. Jeżeli na kontrahencie ciążą zobowiązania z różnych należności cywilnoprawnych, a wpłacający nie wskazał, na którą zaległość dokonał wpłaty albo wpłata jest wyższa od wskazanej zaległości, wpłatę zalicza się na poczet pokrycia należności począwszy od zobowiązania o najwcześniejszym terminie płatności- w pierwszej kolejności dotyczy zaległości na kontach bieżących, a następnie sądowych. 6. W sprawie zaliczenia wpłat na poczet należności cywilnoprawnych wydaje się zawiadomienie. Rozdział 3 Dochodzenie zaległości z tytułu należności cywilnoprawnych 1. Pracownik księgowości zobowiązany jest do kontroli terminowości wpłat należności cywilnoprawnych. 2. W przypadku stwierdzenia braku wpłaty w określonym terminie należności cywilnoprawnych wystawia się i przesyła do dłużnika wezwanie do zapłaty. 3. Mając na uwadze racjonalne gospodarowanie środkami publicznymi, a w szczególności 12

13 ponoszenie kosztów przesyłek pocztowych: - wezwanie do zapłaty wystawia się powyżej 10,00 zł. - zawiadomienie o zaliczeniu wpłaty przesyła się do kontrahentów, u których po dokonaniu zaliczenia wysokość zaległości przekracza pięciokrotność wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez Pocztę Polską za polecenie przesyłki listowej. 4. Wezwania do zapłaty wystawia pracownik księgowości nie później niż po upływie trzech miesięcy od terminu płatności należności. Wezwanie stanowi w razie nie wywiązania się dłużnika z nałożonego obowiązku podstawę do wystąpienia do Sądu z pozwem o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym. Pozwy wystawiane są co najmniej raz na trzy lata, tak aby nie dopuścić do przedawnienia zaległości. 5. W przypadku nieuregulowania należności, po otrzymaniu z Sądu nakazu zapłaty z nadaną klauzulą wykonalności kieruje się wniosek o wszczęcie egzekucji do Komornika Sądowego. 6. W przypadku kiedy kwota zaległości w okresie roku kalendarzowego nie przekracza pięciokrotności wartości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym pracownik Referatu Księgowości Podatków i Opłat sporządza wniosek o dokonaniu umorzenia( zgodnie z Uchwałą Nr XIII/2/2010 Rady Miejskiej w Starachowicach z dnia r.) zawierający zbiorczy wykaz dłużników- załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji. Wniosek przekazuje się do akceptacji Prezydentowi Miasta, jego podpis stanowi podstawę do sporządzenia polecenia księgowania, na podstawie którego dokonuje się odpisu w księgach rachunkowych. Rozdział 4 Nadpłaty i zwroty 1. Pracownik księgowości jest zobowiązany do kontroli stanu nadpłat na kartach kontowych poszczególnych kontrahentów oraz do gromadzenia odpowiednich dokumentów stanowiących podstawę dokonania zwrotu nadpłaty. 2. Jeżeli kontrahent złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych należności cywilnoprawnych, wówczas nadpłata zostaje zaliczona na niewymagalną należność lub inną należność określoną we wniosku. 3. Zasady przy zwrotach i nadpłatach zostały szczegółowo opisane w dziale II, rodziale 4, ustęp 3-7. Rozdział 5 Ulgi w należnościach cywilnoprawnych 1. Należności cywilnoprawne, do których nie stosuje się ustawy Ordynacja Podatkowa są umarzane, odraczane, rozkładane na raty zgodnie z Uchwałą Nr XIII/2/2010 Rady Miejskiej w Starachowicach z dnia r. ( wraz ze zmianami) w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania wierzytelności Gminy Starachowice oraz jednostek organizacyjnych Gminy Starachowice z tytułu należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny oraz udzielania ulg w spłacie tych należności, a także wskazania organów do tego uprawnionych. 2. Udzielanie ulg dotyczących opłat z tytułu użytkowania wieczystego reguluje Ustawa o 13

14 gospodarce nieruchomościami ( Dz. U. Nr 115, poz.741 z późn. zm.). Złącznik nr 1 do niniejszej instrukcji Starachowice, dn r. P R E Z Y D E N T M I A S T A STARACHOWICE WNIOSEK Na podstawie art. 70 w związku z art pkt 9 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U r. poz 749 ze zm.), Wydział Finansowy Referat Księgowości Podatków i Opłat przedkłada do akceptacji wykaz należności przedawnionych za lata...w podatku od nieruchomości. Uzasadnienie Przedawnienie zobowiązań podatkowych spowodowane jest... W załączeniu wykaz należności przedawnionych Zaległości do przedawnienie za lata... Lp. Nr konta Nazwa Lata Razem Uwagi RAZEM 14

15 Załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji PROTOKÓŁ WERYFIKACJI Konta.. na dzień r. Zespół w składzie: W dniu roku zweryfikował saldo konta... i stwierdził, że wynika ono z zapisów prawidłowo udokumentowanych sprawdzonymi i zatwierdzonymi dokumentami. Jest ono realne i poprawnie ustalone. Załącznikiem do protokółu weryfikacji są wydruki analityczne wg. rodzajów dochodów i kontrahentów w powiązaniu z dowodami księgowymi. Ustalono stan należności i porównano go ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych. Saldo Wn na dzień r. wynosi... zł i obejmuje: Saldo Ma na dzień r. wynosi... zł i obejmuje: Podpisy członków zespołu: Główny księgowy Zatwierdzono... (kierownik jednostki) 15

16 Złącznik nr 3 do niniejszej instrukcji P R E Z Y D E N T M I A S T A STARACHOWICE Wniosek o umorzeniu wierzytelności, której kwota należności głównej nie przekracza pięciokrotności wartości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym Działając na podstawie 6 ust.1 pkt. 5b uchwały Nr Nr XIII/2/2010 Rady Miejskiej w Starachowicach z dnia r. ( wraz ze zmianami) w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania wierzytelności Gminy Starachowice oraz jednostek organizacyjnych Gminy Starachowice z tytułu należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny oraz udzielania ulg w spłacie tych należności, a także wskazania organów do tego uprawnionych Prezydent Miasta Starachowice postanawia umorzyć i odpisać w księgach rachunkowych kwoty zaległości wraz z należnymi odsetkami niżej wymienionym dłużnikom z tytułu LP. Nazwa i adres dłużnika Kwota zaległości Zaległości za okres Uwagi Umorzenia i odpisu należności dokonuje się ze względu na brak możliwości uzyskania kwoty wyższej niż koszty postępowania zamierzającego do przymusowego zaspokojenia wierzytelności. 16

17 17