Traci moc Zarządzenie Prezydenta Miasta Starachowice Nr 210/2014 z dnia roku.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 58/2017 PREZYDENTA MIASTA STARACHOWICE z dnia r. w sprawie: wprowadzenia Instrukcji określającej procedury pobierania i gromadzenia środków publicznych zasad ewidencji i poboru podatków, opłat i należności cywilnoprawnych oraz podejmowania czynności przedegzekucyjnych w komórce podatków i opłat Urzędu Miejskiego w Starachowicach oraz przepływu informacji, w celu zapewnienia powszechności opodatkowania. Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r,. poz. 446 ze zm.), art. 10 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r., poz ze zm.), art. 2 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201 ze zm.), 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r. Nr 208, poz. 1375) zarządza się, co następuje: l. Wprowadza się Instrukcję dotyczącą procedury pobierania i gromadzenia środków publicznych zasad ewidencji i poboru podatków, opłat i należności cywilnoprawnych oraz podejmowania czynności przedegzekucyjnych w komórce podatków i opłat Urzędu Miejskiego oraz przepływu informacji, w celu zapewnienia powszechności opodatkowania stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 2. Traci moc Zarządzenie Prezydenta Miasta Starachowice Nr 210/2014 z dnia roku Wykonanie Zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miasta, Kierownikowi komórki podatków i opłat, Sekretarzowi Miasta oraz Kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu wg kompetencji. Prezydent Miasta Starachowice Marek Materek 1

2 Załącznik do Zarządzenia nr 58/2017 Prezydenta Miasta Starachowice z dnia r. DZIAŁ I ZAGADNIENIA OGÓLNE Rozdział 1 Wyjaśnienia określeń użytych w instrukcji Określenia użyte w instrukcji oznaczają: 1. podatki i opłaty należności, do których ma zastosowanie ustawa Ordynacja podatkowa oraz innych, do których ustalania lub określania uprawniony jest organ podatkowy jednostki samorządu terytorialnego, 2. należności cywilnoprawne - należności przysługujące jednostce samorządu terytorialnego z tytułu umów, czynów niedozwolonych oraz innych czynności cywilnoprawnych, 3. podatnik - osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej, podlegająca na mocy ustaw podatkowych obowiązkowi podatkowemu 4. kontrahent strona umowy cywilnoprawnej zawartej z Gminą Starachowice 5. pracownik księgowości - pracownik komórki podatkowej, 6. pracownik wymiaru - pracownik ds. wymiaru podatków i opłat, 7. kasjer - pracownik, któremu powierzono prowadzenie kas Urzędu, 8. dowód księgowy - dokument będący podstawą dokonania zapisu w księgach rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, 9. ulga - umorzenie, odroczenie terminu płatności lub rozłożenie na raty kwoty należności, zaległości, odsetek, kosztów, 10. komórka organizacyjna Urzędu wyodrębniony element struktury urzędu, realizujący zadania określone Regulaminem Organizacyjnym Urzędu w szczególności: biura, referaty, zespoły, stanowiska Rozdział 2 Przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi Urzędu w celu zapewnienia powszechności opodatkowania 1. W procesie zapewnienia powszechności opodatkowania podatkami lokalnymi uczestniczą pracownicy: komórki organizacyjnej ds. podatków i opłat przy udziale pracowników innych komórek organizacyjnych w szczególności: a) komórki nieruchomości, b) komórki gospodarki komunalnej, c) komórki lokalowej i działalności gospodarczej, d) komórki inwestycji miejskich, e) komórki ewidencji ludności, f) komórki ds. organizacyjnych, g) oraz inne zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu. 2. Kierownik komórki nieruchomości przekazuje do wiadomości Kierownikowi komórki podatków i opłat następujące dokumenty odzwierciedlające zmiany w mieniu gminy w szczególności: a) decyzje o ustanowieniu trwałego zarządu, b) decyzje o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, 2

3 c) akty notarialne, d) umowy kupna sprzedaży, e) umowy zamiany, f) umowy użyczenia g) umowy najmu i dzierżawy, h) umowy użytkowania, i) inne umowy cywilnoprawne, j) zawiadomienia z Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego informujące o zgłoszeniu do użytkowania budynków i budowli, itp. 2. Kierownik komórki gospodarki komunalnej przekazuje Kierownikowi komórki podatków i opłat, w szczególności następujące dokumenty: a) umowy najmu, dzierżawy, b) umowy użyczenia, c) umowy zamiany, d) inne umowy cywilnoprawne i inne dokumenty mające wpływ na powstanie obowiązku podatkowego. 3. Kierownik komórki inwestycji miejskich przekazuje Kierownikowi komórki podatków i opłat w szczególności następujące dokumenty: a) umowy najmu, dzierżawy, b) umowy użyczenia, c) inne umowy cywilnoprawne i inne dokumenty mające wpływ na powstanie obowiązku podatkowego. 4. Kierownik komórki ewidencji ludności przekazuje Kierownikowi komórki podatków i opłat zestawienie zgonów mieszkańców miasta. 5. Kierownik komórki lokalowej i działalności gospodarczej przekazuje Kierownikowi komórki podatków i opłat a) umowy najmu, dzierżawy, b) umowy użyczenia, c) inne umowy cywilnoprawne i inne dokumenty mające wpływ na powstanie obowiązku podatkowego. 6. Kierownik komórki organizacyjnej przekazuje Kierownikowi komórki podatków i opłat w szczególności następujące dokumenty: a) umowy najmu, dzierżawy, b) umowy użyczenia, c) inne umowy cywilnoprawne i inne dokumenty mające wpływ na powstanie obowiązku podatkowego. 7. Dokumenty o których mowa w punktach: 2, 3, 4, 5, 6 należy przedłożyć niezwłocznie, nie później niż do 8 dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym został dokument podpisany. Fakt przekazania do komórki podatków i opłat (z podaniem daty) musi być odnotowany na piśmie przewodnim lub oryginale dokumentu. 8. Pracownicy wymiaru mają obowiązek monitorowania zgodności: a) wpływających ze Starostwa Powiatowego w Starachowicach zawiadomień o zmianach w ewidencji gruntów i budynków z informacjami o sprzedanych nieruchomościach, b) wydanych decyzji wymiarowych z ewidencją zgonów, 3

4 c) wywiązywania się podmiotów rozpoczynających działalność gospodarczą z obowiązkiem składania deklaracji / informacji podatkowych. d) opodatkowania nieruchomości / ich części podatkiem od nieruchomości podmiotów, z którymi Gmina zawarła umowy dzierżawy, najmu, użytkowania wieczystego i inne cywilnoprawne. 9. W przypadku stwierdzenia uchybień / nieprawidłowości w realizacji obowiązków przez podatników / organy administracji, skutkujących ewentualnym nieopodatkowaniem daniną publiczną, pracownik wymiaru ma obowiązek bez zbędnej zwłoki podjąć działania, w celu doprowadzenia do realizacji obowiązku podatkowego. Rozdział 3 Zadania komórki ds. podatków i opłat z zakresu rachunkowości 1. Zadaniem komórki podatków i opłat w zakresie gromadzenia dochodów budżetu Miasta Starachowice z tytułu podatków, opłat oraz należności cywilnoprawnych jest: a) prowadzenie w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów, zaliczeń nadpłat z tytułu podatków, opłat oraz należności cywilnoprawnych, b) kontrola terminowości wpłat, c) bieżące podejmowanie czynności zmierzające do zastosowania środków egzekucyjnych poprzez wystawianie upomnień i tytułów wykonawczych, d) dokonywanie wpisów na hipotekę, zastawów skarbowych, e) terminowe wysyłanie do zobowiązanych wezwań do zapłaty, sporządzanie pozwów do Sądu Rejonowego o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym, sporządzanie wniosków o nadanie klauzuli wykonalności prawomocnemu nakazowi zapłaty w postępowaniu upominawczym, kierowanie wniosków o wszczęcie egzekucji do komornika Sądowego, f) likwidacja nadpłat, g) sporządzanie sprawozdań, h) prowadzenie operacji kasowych i uzgadnianie obrotów kasy związanych z przyjmowaniem wpłat gotówką i z dokonywaniem zwrotów podatnikom za pośrednictwem kasy oraz terminowe przekazywanie gotówki z kasy na rachunek bankowy dochodów Urzędu, i) ustalanie na podstawie ewidencji księgowej danych potrzebnych do wydawania zaświadczeń o niezaleganiu lub stwierdzających stan zaległości podatkowych lub należności cywilnoprawnych, j) przeprowadzanie inwentaryzacji rozrachunków publicznoprawnych, cywilnoprawnych oraz pozostałych aktywów i pasywów. 2. Należności, które nie mogą być dochodzone w postępowaniu upominawczym przekazywane są do Zespołu Obsługi Prawnej w celu dalszego prowadzenia sprawy. Rozdział 4 Rozliczenie kasjera 1. Poza wpłatami dokonywanymi na rachunek bankowy dochodów, wpłaty przyjmowane są również w kasach Urzędu. 2. Osoba dokonująca wpłaty otrzymuje od kasjera pokwitowanie - komputerowy wydruk KP. 4

5 3. Dzienne wpłaty są rejestrowane na poszczególnych zestawieniach wg rodzajów podatków i opłat. Po zakończeniu dziennych czynności kasowych kasjer sporządza raport kasowy w dwóch egzemplarzach. 4. Kasjer sporządza Bankowy dowód wpłaty jako dowód wpłaty gotówki na rachunek bankowy dochodów Urzędu Miejskiego. 5. W ramach programu Obsługa Kas, wpłaty podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego, i opłat za pozbywanie się odpadów komunalnych są automatycznie księgowane na analitycznych kontach podatników przez księgowe podatkowe, pozostałe wpłaty zawarte w raporcie kasowym wprowadzane są do raportu przez kasjera i podlegają dalszemu księgowaniu na kontach przez poszczególne księgowe. 6. Jeżeli przy uzgadnianiu kasy zostanie ustalony niedobór kasowy, kasjer pokrywa go niezwłocznie z własnych środków. W razie niemożności bezzwłocznego pokrycia niedoboru przez kasjera obciąża się go za ten niedobór. 7. Szczegółowe zasady gospodarki kasowej zawarte są w odrębnym Zarządzeniu Prezydenta Miasta. 5

6 DZIAŁ II NALEŻNOŚCI BUDŻETOWE MAJĄCE CHARAKTER PUBLICZNOPRAWNY Rozdział 1 Zasady prowadzenia ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych 1. Przypisów i odpisów w ewidencji podatkowej dokonuje się na podstawie: a) deklaracji podatkowych b) decyzji, c) poleceń księgowania d) dowodów zrealizowanych wpłat nie przypisanych, a należnych od podatników, w tym wpłat odsetek za zwłokę, e) postanowień o dokonaniu potrącenia z urzędu albo innych dokumentów stwierdzających dokonanie potrącenia, o których mowa w art. 65 Ordynacji podatkowej. 2. Pracownik wymiaru przygotowujący decyzję administracyjną powoduje doręczenie oryginału decyzji, zaś kopię decyzji włącza do akt podatnika. Decyzje wymiarowe sporządzane są w 2 egzemplarzach, a przechowywane są (archiwizowane) w formie papierowej oraz w systemie komputerowym na twardym dysku. 3. Po otrzymaniu potwierdzenia odbioru decyzji pracownik wymiaru wprowadza do systemu komputerowego datę doręczenia decyzji. 4. Sumy przypisów i odpisów z ewidencji księgowej pracownik księgowości podatkowej uzgadnia z sumami przypisów i odpisów naliczonych przez pracownika wymiaru. Uzgodnienia są podpisywane przez pracowników księgowości i pracowników wymiaru oraz sprawdzane przez Kierownika komórki podatków i opłat. 5. Ewidencję szczegółową dla każdego rodzaju należności prowadzi się na kartach kontowych w programach komputerowych przyjętych do stosowania w Urzędzie Miejskim. 6. Konto prowadzi się nieprzerwanie do czasu wygaśnięcia zobowiązania i całkowitej likwidacji zaległości i nadpłat. 7. Zapisy księgowe na kartach kontowych dokonywane są równocześnie z zapisami w dzienniku obrotów. Dzienniki obrotów służą do chronologicznej ewidencji wszystkich obrotów księgowanych na kartach kontowych. Służą ponadto do kontroli i uzgadniania obrotów zaksięgowanych na kontach, a także do podziału obrotów według rodzajów należności. Dzienniki obrotów zakłada się zgodnie z nazwą lub symbolem odpowiadającym należności, dla której jest prowadzony. 8. Zapisy księgowe prowadzone są systemem komputerowym zgodnie z dokumentacją programu dopuszczonego do stosowania. Rozdział 2 Wpływy z tytułu podatków i opłat (należności publicznoprawne) 1. Niezależnie od wpłat dokonywanych bezpośrednio w kasach Urzędu Miejskiego w Starachowicach, wpłaty dokonywane są też na rachunek bankowy. 6

7 2. Wpłaty z systemu płatności masowych są przekazywane w formie pliku pobieranego ze strony banku do aplikacji używanych przez komórkę ds. podatków i opłat. Każda wpłata pobrana z tego pliku jest analizowana przez poszczególnych pracowników księgowości a następnie zatwierdzana w aplikacjach używanych przez komórkę ds. podatków i opłat, celem zaksięgowania na karcie kontowej. 3. Otrzymane wyciągi bankowe z rachunku bankowego są poddane kontroli a następnie zaksięgowane. Kontroli wyciągów bankowych dokonują osoby uprawnione tj.: a) rachunek budżetu Gminy, rachunek wydatków niewygasających, rachunki projektów finansowanych ze środków zewnętrznych - Główny Specjalista ds. sprawozdawczości budżetowej b) rachunek dochodów jednostki budżetowej Urzędu Kierownik komórki podatków i opłat c) rachunek wydatków jednostki budżetowej Urzędu, rachunek ZFŚS, rachunek sum depozytowych, rachunki projektów finansowanych ze środków zewnętrznych Kierownik komórki księgowości budżetowej d) inne rachunki wg kompetencji Kierownik właściwej komórki organizacyjnej lub osoba do tego upoważniona. Ewentualne rozbieżności są wyjaśniane z właściwym bankiem. 4. Kontrola otrzymanych wyciągów z rachunku bankowego obejmuje sprawdzenie czy stan początkowy wyciągu bankowego jest zgodny ze stanem końcowym poprzedniego wyciągu bankowego oraz: a) czy dowody objęte wyciągiem dotyczą właściwego rachunku bankowego b) czy saldo końcowe wyciągu jest właściwie podliczone c) czy suma kwoty wyciągu bankowego jest zgodna z kwotą powstałą z różnicy między saldem końcowym wyciągu a saldem początkowym. 5. Dowody wpłat z wyciągu bankowego poszczególnych podatków i opłat są numerowane i zbiorczo (wg tyt. należności ) nanoszone na notę księgową obejmującą wpływy danego dnia. Główny Specjalista ds. sprawozdawczości budżetowej lub inna osoba do tego upoważniona dokonuje dekretacji dokumentów objętych notą księgową, zgodnie z Zakładowym Planem Kont i księguje wpływy syntetycznie (dot.: podatki, odpady komunalne, mandaty, najem lokali mieszkalnych, użytkowych i garaży). Wyciągi dotyczące dochodów jednostki są kserowane, a dowody wpłat dzielone na poszczególne rodzaje podatków i opłat i księgowane są analitycznie. 6. Dowody wpłat objęte wyciągiem bankowym oraz raportem kasowym osoba uprawniona rozdziela między księgowych w celu zaksięgowania w odpowiednich programach komputerowych: a) podatku od nieruchomości osób prawnych i fizycznych, b) podatku od środków transportowych, c) opłaty od posiadania psów, d) opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, 7. Jeżeli bank ujął w wyciągu dowód wpłaty innego rachunku bankowego lub określono niejasno tytuł wpłaty, księguje się daną kwotę jako wpływy do wyjaśnienia a po wyjaśnieniu przelewa się ją na właściwy rachunek bankowy. 8. W przypadku zagubienia lub zniszczenia przez podatnika wydanego mu pokwitowania wpłaty na pisemną prośbę podatnika wydaje się zaświadczenie o dokonaniu wpłaty, które podlega opłacie skarbowej. 7

8 9. Po zaksięgowaniu wpłat za dany miesiąc pracownik księgowości sporządza: a) podsumowanie okresu (za miesiąc i narastająco) b) sumy danych do bilansu księgowego (za miesiąc i narastająco) c) zestawienie danych do sprawozdania RB27S 10. Za dany rok pracownik komórki księgowości sporządza w formie papierowej: a) saldo zaległości i nadpłat bilansu zamknięcia, b) zestawienie danych do bilansu danych księgowych Rozdział 3 Dochodzenie zaległości z tytułu podatków i opłat (należności publicznoprawne) 1. Księgowy obowiązany jest do kontroli terminowości wpłat z tytułu podatków, opłat. 2. Jeżeli należność, do której stosuje się przepisy ustawy Ordynacja podatkowa, nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z mocy prawa (w sytuacji złożenia deklaracji przez podatnika, w której zostało zamieszczone pouczenie, że stanowi podstawę do wystawienia tytułu wykonawczego) organ podatkowy przesyła podatnikowi upomnienie zawierające wezwanie do wykonania obowiązku z zagrożeniem skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego. Upomnienie sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla zobowiązanego (doręczenie za potwierdzeniem odbioru), a drugi egzemplarz pozostaje w aktach. Upomnienie wysyła się do dłużnika po terminie płatności każdej raty podatku. Upomnienie oznacza się kolejnym numerem w ewidencji upomnień. Sporządza się ewidencję upomnień. 3. Jeżeli zobowiązanie powstaje z mocy prawa, a podatnik nie złożył deklaracji, organ podatkowy prowadzi postępowanie w celu wydania decyzji określającej wysokość zobowiązania. W przypadku stwierdzenia braku wpłat organ podatkowy przesyła upomnienie. 4. Jeżeli podatnik nie złożył wymaganej przepisami prawa deklaracji lub informacji organ podatkowy jest zobowiązany wezwać podatnika do złożenia właściwego dokumentu. 5. W przypadku nie uiszczenia należnej opłaty skarbowej o której mowa w art i 2 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2016 r, poz ze zm.), wszczyna się postępowanie administracyjne w sprawie określenia wysokości należnej opłaty skarbowej w celu jej wyegzekwowania. 6. Mając na uwadze racjonalność gospodarowania środkami publicznymi, w przypadku gdy za cały rok wysokość należności pieniężnej wraz z odsetkami nie przekroczy wysokości dziesięciokrotności kosztów upomnienia (na dzień podjęcia zarządzenia jest to zł.) i braku wpłaty upomnienie wysyła się po terminie zapłaty ostatniej raty. Prawidłowość i terminowość wysyłania upomnień nadzoruje Kierownik komórki podatków i opłat poprzez kontrolę okresową. 7. Jeżeli dokonana przez podatnika wpłata należności nie pokrywa kwoty zaległości wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się w pierwszej kolejności na koszty upomnienia a następnie proporcjonalnie na poczet zaległości podatkowej oraz kwotę odsetek za zwłokę. Księgowy sporządza postanowienie (zawiadomienie) o zarachowaniu wpłaty i przesyła go podatnikowi. 8. Jeżeli na podatniku ciążą zobowiązania podatkowe z tytułu różnych podatków, a wpłacający nie 8

9 wskazał, na którą zaległość dokonał wpłaty, albo wpłata jest wyższa od wskazanej zaległości, wpłatę zalicza się na poczet pokrycia podatku, raty podatku lub zaległości podatkowej począwszy od zobowiązania o najwcześniejszym terminie płatności, stosownie do przepisów ustawy Ordynacja podatkowa (art. 62) 9. W sprawie zaliczenia wpłaty na poczet zaległości podatkowych wydaje się postanowienia oprócz przypadków gdy: a) wpłata w całości pokrywa kwotę główną wraz z odsetkami b) zaliczenie wpłaty następuje w całości zgodnie z żądaniem podatnika c) kwota wpłaty podlegająca zaliczeniu na poczet zaległości podatkowej, odsetek za zwłokę lub kosztów upomnienia nie przekracza pięciokrotności kosztów upomnienia tj. 58 zł. d) od wpłat dokonanych po terminie płatności nie nalicza się odsetek za zwłokę do kwoty zgodnie z przepisami ustawy Ordynacja podatkowa (art. 54) W wyżej wymienionych przypadkach postanowienia o zarachowaniu wpłaty wydaje się wyłącznie na wniosek podatnika. 10. W przypadku zaległości podatkowych, gdzie zobowiązanych jest kilku dłużników solidarnie a tylko niektórzy dokonali częściowej wpłaty, upomnienie oraz tytuł wykonawczy wystawia się w pierwszej kolejności do dłużników którzy nie dokonali wpłaty. Gdy zaległości nie zostaną wyegzekwowane po upływie 12 miesięcy od przekazania tytułu wykonawczego do organu egzekucyjnego, upomnienie a następie tytuł wykonawczy wystawia się na pozostałych dłużników. 11. Wniosek o wszczęcie postępowania egzekucyjnego, pierwotny tytuł wykonawczy oraz informację na zaległości podatkowe powstałe w wyniku niezapłacenia lub jedynie częściowego zapłacenia zaległości objętych upomnieniem (wiedzę na temat nieruchomości, ruchomości, rachunków bankowych, wierzytelności) bez zbędnej zwłoki sporządza pracownik księgowości po uzgodnieniu z pracownikami wymiaru oraz pracownikami komórki księgowości budżetowej i przekazuje do organu egzekucyjnego. Oryginał tytułu wykonawczego przeznaczony jest dla organu egzekucyjnego, a odpis po potwierdzeniu przyjęcia tytułów wykonawczych, otrzymuje pracownik księgowości. 12. Pracownik księgowości zobowiązany jest do zawiadomienia komórki egzekucyjnej o każdej zmianie mającej wpływ na wysokość zaległości objętej tytułem wykonawczym poprzez wystawienie zmienionego tytułu wykonawczego, a także o innych zmianach mających wpływ na realizację tytułu wykonawczego, np.: zmiana danych adresowych itp. 13. Wierzyciel może odstąpić od obowiązku niezwłocznego wystawienia tytułu wykonawczego do czasu, gdy wysokość należności pieniężnej wraz z odsetkami nie przekroczy wysokości dziesięciokrotności kosztów upomnienia (na dzień podjęcia zarządzenia jest to zł.), a okres do upływu terminu przedawnienia tej należności nie jest krótszy niż 6 miesięcy. 14. W przypadku braku realizacji tytułu wykonawczego na 12 miesięcy przed upływem terminu przedawnienia zaległości objęte w/w tytułem pracownik komórki księgowości kieruje zapytanie do organu egzekucyjnego dot. etapu realizacji tytułu. 15. Na zaległości tylko z tytułu niezapłaconych a należnych kosztów upomnienia pracownik księgowości wystawia tytuł wykonawczy. 9

10 Rozdział 4 Nadpłaty i zwroty 1. Pracownik komórki księgowości jest zobowiązany do kontroli stanu nadpłat na kartach kontowych podatników i przygotowania dokumentów stanowiących podstawę dokonania zwrotu nadpłat. Sposób postępowania w zakresie nadpłat jest określony w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa. 2. Jeżeli podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych należności podatkowych, wówczas nadpłata zostaje zaliczona na niewymagalną jeszcze należność określoną we wniosku podatnika. Po dokonaniu przypisu z tytułu tej należności kwotę nadpłaty zalicza się na poczet wpłaty tej należności. 3. W sprawie zaliczenia nadpłaty na zaległe lub bieżące zobowiązania lub na inną należność publicznoprawną wydaje się postanowienie o zarachowaniu nadpłaty. 4. Przed przygotowaniem wniosku o zwrot nadpłaty należy dokładnie przeanalizować dokumenty źródłowe, w których określona jest prawidłowa kwota należności do zapłaty, ponadto sprawdzić na innych stanowiskach księgowych czy podmiot, dla którego dokonany miałby być zwrot nadpłaty nie posiada innych zaległości w innym tytule należności. 5. Zwrotów i zaliczeń nadpłat, powstałych zarówno w roku bieżącym, jak i w latach ubiegłych, dokonuje się z tej podziałki klasyfikacji dochodów budżetowych, na którą zalicza się bieżące wpływy tego samego rodzaju. Wypłata z tytułu oprocentowania nadpłaty następuje z działu i rozdziału tej podziałki klasyfikacji dochodów budżetowych, na którą zaliczane są odsetki za zwłokę, z określeniem odpowiedniego paragrafu klasyfikacji budżetowej. 6. Na wniosek złożony przez podatnika nie zobowiązanego do posiadania rachunku bankowego, zwrot nadpłaty następuje za pośrednictwem poczty lub z kasy Urzędu Miejskiego. 7. Dokumenty, o których mowa w ust. 2-5 lub ich kopie przechowuje się razem z pozostałą dokumentacją dotyczącą likwidacji nadpłat. Rozdział 5 Przedawnienie zaległości i nadpłat 1. Zaległości podatkowe, które zostały zabezpieczone na nieruchomościach (zaległości zabezpieczone przez wpis hipoteki), po upływie okresu wymienionego w art. 70 Ordynacji podatkowej mogą być egzekwowane tylko z tej nieruchomości, nie zaś z innego majątku. Zaległości podatkowe dłużnika rejestrowane są w następujący sposób: a) dla dłużnika zakłada się konto Zaległości zabezpieczone na nieruchomościach", b) dokonuje się odpisu na koncie podatkowym dłużnika, prowadzonym dla danego typu podatku c) dokonuje się przypisu na koncie dłużnika założonym dla należności Zaległości zabezpieczone na nieruchomościach". 2. Zaległości podatkowe, które na podstawie art. 70 Ordynacji podatkowej uległy przedawnieniu, z wyjątkiem zaległości zabezpieczonych na majątku nieruchomym lub ruchomościach dłużnika, należy odpisać z urzędu na koncie podatkowym. Podstawą odpisu jest polecenie księgowania na podstawie wniosku o odpisanie zaległości przedawnionych- załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. 10

11 Wniosek przygotowywany jest przez pracowników księgowości, z podaniem przyczyny przedawnienia oraz o przebiegu prowadzenia postępowania, poddany do kontroli Kierownikowi komórki podatków i opłat a następnie przekazany do akceptacji Skarbnikowi Miasta i Kierownikowi jednostki. Po zaakceptowaniu wniosku przez Prezydenta Miasta następuje sporządzenie PK, które jest podstawą do odpisu w księgach rachunkowych. W przypadku stwierdzenia, że przedawnienie nastąpiło z winy pracownika, to na podstawie odrębnych przepisów Kierownik komórki podatków i opłat wnioskuje do Prezydenta Miasta, co do jego ewentualnego ukarania. 3. Prawo do zwrotu nadpłaty wygasa po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin jej zwrotu. Podstawą odpisu przedawnionej nadpłaty jest polecenie księgowania podpisane przez pracownika księgowości i bezpośredniego przełożonego. Polecenie księgowania sporządzone jest na podstawie wniosku o przedawnienie nadpłat zaakceptowanego przez Kierownika komórki podatków i opłat, Skarbnika Miasta i Prezydenta. Na podstawie w/w polecenia księgowania przedawniona nadpłata jest księgowana w paragrafie pozostałe dochody. 11

12 DZIAŁ III NALEŻNOŚCI BUDŻETOWE MAJĄCE CHARAKTER CYWILNOPRAWNY Rozdział 1 Zasady prowadzenia ewidencji należności cywilnoprawnych 1. Do udokumentowania przypisów i odpisów służą w szczególności: a) umowy cywilnoprawne (najmu, dzierżawy, użyczenia, akty notarialne) b) porozumienia c) orzeczenia sądu d) faktury VAT e) noty księgowe f) inne dokumenty otrzymane z merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu g) dowody zrealizowanych wpłat nie przypisanych h) polecenia księgowania 2. Umowy, porozumienia oraz inne dokumenty w/w sporządzane przez merytoryczne komórki organizacyjne Urzędu powinny być niezwłocznie przekazane do komórki podatków i opłat w celu terminowego rozliczenia podatku VAT, nie później niż do 8 dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym został dokument podpisany. Fakt przekazania do komórki podatków i opłat (z podaniem daty) musi być odnotowany na piśmie przewodnim lub oryginale dokumentu. 3. Szczegółowe zasady rozliczania podatku VAT zawarte są w odrębnym Zarządzeniu Prezydenta Miasta. 4. Na kartach kontowych prowadzi się szczegółową ewidencję dla każdego kontrahenta oraz dla każdego rodzaju należności. 5. Zapisy księgowe na kartach kontowych dokonywane są równocześnie z zapisami w dzienniku obrotów. Dzienniki obrotów służą do chronologicznej ewidencji wszystkich obrotów księgowanych na kartach kontowych. Służą ponadto do kontroli i uzgadniania obrotów zaksięgowanych na kontach, a także do podziału obrotów według rodzajów należności. Dzienniki obrotów zakłada się zgodnie z nazwą lub symbolem odpowiadającym należności, dla której jest prowadzony. 6. Zapisy księgowe prowadzone są systemem komputerowym zgodnie z dokumentacją programu dopuszczonego do stosowania. 7. W przypadku dokonania wpłaty i stwierdzenia braku dokumentu źródłowego w komórce podatków i opłat, pracownik księgowości zobowiązany jest w miesiącu, w którym nastąpiła wpłata lub najdalej w miesiącu następnym, uzyskać ten dokument z komórki organizacyjnej merytorycznie odpowiedzialnej za jego sporządzenie. W szczególnych przypadkach dotyczących spraw spornych termin dokonania przypisu może zostać przesunięty. 8. W przypadku dokonania wpłaty w wyższej wysokości niż wymagalna rata na dany rok, wpłatę zalicza się kolejno na kolejne jeszcze niewymagalne raty. 12

13 Rozdział 2 Wpływy należności cywilnoprawnych 1. Niezależnie od wpłat dokonywanych bezpośrednio w kasach Urzędu Miejskiego, wpłaty przyjmowane są też na podstawie wyciągu bankowego. 2. Zasady gospodarki kasowej oraz zasady ewidencjonowania wyciągów bankowych zostały szczegółowo opisane w dziale II, rozdziale 2, ustęp W stosunku do należności cywilnoprawnych w Urzędzie Miejskim w Starachowicach nie korzysta się z identyfikacji wpłat masowych. 3. W przypadku wpłaty dokonanej po terminie płatności nalicza się odsetki zgodnie z obowiązującymi przepisami. 4. Kolejność rozliczania należności z wpłaty dłużnika (zgodnie z art 451 KC): a) w pierwszej kolejności rozlicza się należności uboczne, tj.: koszty zastępstwa procesowego, opłaty sądowe, itp. b) następnie zalicza się wpłatę na odsetki c) pozostałą kwotę wpłaty zalicza się na poczet należności głównej. 5. Jeżeli na kontrahencie ciążą zobowiązania z różnych należności cywilnoprawnych, a wpłacający nie wskazał, na którą zaległość dokonał wpłaty albo wpłata jest wyższa od wskazanej zaległości, wpłatę zalicza się na poczet pokrycia należności począwszy od zobowiązania o najwcześniejszym terminie płatności- w pierwszej kolejności dotyczy zaległości na kontach bieżących, a następnie sądowych. 6. W sprawie zaliczenia wpłat na poczet należności cywilnoprawnych wydaje się kontrahentowi zawiadomienie. Rozdział 3 Dochodzenie zaległości z tytułu należności cywilnoprawnych 1. Pracownik księgowości zobowiązany jest do kontroli terminowości wpłat należności cywilnoprawnych. 2. W przypadku stwierdzenia braku wpłaty w określonym terminie należności cywilnoprawnych wystawia się i przesyła do dłużnika wezwanie do zapłaty. 3. Mając na uwadze racjonalne gospodarowanie środkami publicznymi, a w szczególności ponoszenie kosztów przesyłek pocztowych: a) wezwanie do zapłaty wystawia się powyżej 10,00 zł. w należności głównej b) zawiadomienie o zaliczeniu wpłaty przesyła się do kontrahentów, u których po dokonaniu zaliczenia wysokość zaległości przekracza pięciokrotność wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez Pocztę Polską za polecenie przesyłki listowej. 4. Wezwania do zapłaty wystawia pracownik księgowości nie później niż po upływie trzech miesięcy od terminu płatności należności. Wezwanie stanowi w razie nie wywiązania się dłużnika z nałożonego obowiązku podstawę do wystąpienia do Sądu z pozwem o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym. Pozwy sporządzane są co najmniej raz na trzy lata, tak aby nie dopuścić do przedawnienia zaległości. 13

14 5. W przypadku nieuregulowania należności, po otrzymaniu z Sądu nakazu zapłaty z nadaną klauzulą wykonalności kieruje się wniosek o wszczęcie egzekucji do Komornika Sądowego. 6. W przypadku kiedy kwota zaległości w okresie roku kalendarzowego nie przekracza pięciokrotności wartości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji, pracownik księgowości sporządza wniosek o dokonaniu umorzenia (zgodnie z Uchwałą Nr XIII/2/2010 Rady Miejskiej w Starachowicach z dnia r. ze zm.) zawierający zbiorczy wykaz dłużników - załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji. Wniosek przekazuje się do akceptacji Prezydentowi Miasta, jego podpis stanowi podstawę do sporządzenia polecenia księgowania, na podstawie którego dokonuje się odpisu w księgach rachunkowych. Rozdział 4 Nadpłaty i zwroty 1. Pracownik księgowości jest zobowiązany do kontroli stanu nadpłat na kartach kontowych poszczególnych kontrahentów oraz do gromadzenia odpowiednich dokumentów stanowiących podstawę dokonania zwrotu nadpłaty. 2. Jeżeli kontrahent złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych należności cywilnoprawnych, wówczas nadpłata zostaje zaliczona na niewymagalną należność lub inną należność określoną we wniosku. 3. Zasady przy zwrotach i nadpłatach zostały szczegółowo opisane w dziale II, rozdziale 4, ustęp 3-7. Rozdział 5 Ulgi w spłacie należności cywilnoprawnych 1. Należności cywilnoprawne są umarzane, odraczane, rozkładane na raty zgodnie z Uchwałą Nr XIII/2/2010 Rady Miejskiej w Starachowicach z dnia r. w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania wierzytelności Gminy Starachowice oraz jednostek organizacyjnych Gminy Starachowice z tytułu należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny oraz udzielania ulg w spłacie tych należności, a także wskazania organów do tego uprawnionych. 2. Udzielanie ulg dotyczących opłat z tytułu użytkowania wieczystego regulują przepisy ustawy o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016 r., poz ze zm.). Rozdział 6 Przedawnienia zaległości cywilnoprawnych 1. Zaległości cywilnoprawne, które uległy przedawnieniu na podstawie art KC należy odpisać z urzędu na koncie dłużnika. 2. Zasady stosowane przy przedawnieniach należności zostały szczegółowo opisane w dziale II, rozdziale 5, ustęp

15 Załącznik nr 1 do instrukcji P R E Z Y D E N T M I A S T A STARACHOWICE WNIOSEK Na podstawie art. 70* w związku z art pkt 9 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U r., poz. 201 ze zm.), Referat Podatków i Opłat przedkłada do akceptacji wykaz należności przedawnionych za lata... w podatku/opłacie Na podstawie art **KC Uzasadnienie Przedawnienie zobowiązań podatkowych spowodowane jest W załączeniu wykaz należności przedawnionych Zaległości do przedawnienie za lata... Lp Nr konta Nazwa Lata Razem Uwagi RAZEM * - dotyczy należności publicznoprawnych ** - dotyczy należności cywilnoprawnych 15

16 Załącznik nr 2 do instrukcji PROTOKÓŁ WERYFIKACJI Konta..... na dzień r. Zespół w składzie: W dniu... roku zweryfikował saldo konta... i stwierdził, że wynika ono z zapisów prawidłowo udokumentowanych sprawdzonymi i zatwierdzonymi dokumentami. Jest ono realne i poprawnie ustalone. Załącznikiem do protokółu weryfikacji są wydruki analityczne wg. rodzajów dochodów i kontrahentów w powiązaniu z dowodami księgowymi. Ustalono stan należności i porównano go ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych. Saldo Wn na dzień r. wynosi zł i obejmuje:... Saldo Ma na dzień r. wynosi... zł i obejmuje:... Podpisy członków zespołu: Główny księgowy Zatwierdzono... (kierownik jednostki) 16

17 Załącznik nr 3 do instrukcji P R E Z Y D E N T M I A S T A STARACHOWICE Wniosek o umorzeniu wierzytelności, której kwota należności głównej nie przekracza pięciokrotności wartości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji Działając na podstawie 6 ust.1 pkt. 5b uchwały Nr Nr XIII/2/2010 Rady Miejskiej w Starachowicach z dnia r. (wraz ze zmianami) w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania wierzytelności Gminy Starachowice oraz jednostek organizacyjnych Gminy Starachowice z tytułu należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny oraz udzielania ulg w spłacie tych należności, a także wskazania organów do tego uprawnionych Prezydent Miasta Starachowice postanawia umorzyć i odpisać w księgach rachunkowych kwoty zaległości wraz z należnymi odsetkami niżej wymienionym dłużnikom z tytułu LP. Nazwa i adres dłużnika Kwota zaległości Zaległości za okres Uwagi 17