REGULAMIN KONTROLI URZĘDU MIASTA OPOLA CZĘŚĆ I. Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia nr OR.I Prezydenta Miasta Opola z dnia r. REGULAMIN KONTROLI URZĘDU MIASTA OPOLA CZĘŚĆ I Postanowienia ogólne 1 Regulamin kontroli określa ogólną organizację systemu kontroli wewnętrznej obowiązującego w Urzędzie i podległych miejskich jednostkach organizacyjnych, zasady funkcjonowania, sposoby prowadzenia i dokumentowania czynności kontrolnych oraz identyfikację nadużyć finansowych w wykorzystaniu środków publicznych w tym unijnych i sposoby reagowania na te zjawiska System kontroli wewnętrznej stanowi ogół środków służących zdobyciu przez Prezydenta racjonalnej pewności, że działalność, za którą odpowiada przebiega zgodnie z prawem i w sposób minimalizujący prawdopodobieństwa wystąpienia nieprawidłowości, nadużyć finansowych, oszustwa, błędu czy nieekonomicznych lub nieskutecznych praktyk. 2. System kontroli wewnętrznej ma za zadanie realizację celów kontroli zarządczej określonych w ustawie o finansach publicznych, a w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów. 3. Na system kontroli wewnętrznej składa się: 1) kontrola funkcjonalna, będąca kontrolą wykonywaną w ramach uprawnień i obowiązków przypisanych poszczególnym pracownikom, związanych z realizacją bieżących zadań; 2) kontrola instytucjonalna, będąca kontrolą typu inspekcyjnego, prowadzona przez pracowników Wydziału Kontroli Wewnętrznej oraz innych komórek organizacyjnych na podstawie imiennych upoważnień, o których mowa w 12 niniejszego Regulaminu; 3) audyt wewnętrzny. 3 Za sprawność i efektywność systemów kontrolnych, funkcjonujących wewnątrz wydziałów i miejskich jednostek organizacyjnych, w ramach uprawnień oraz wykonywania nadzoru merytorycznego, odpowiada w Urzędzie naczelnik, a w miejskich jednostkach organizacyjnych kierownik tej jednostki. 4 Kontrolę przeprowadza się w oparciu o kryterium legalności, gospodarności, celowości i rzetelności Kontrole prowadzone na podstawie niniejszego regulaminu mogą mieć postać kontroli kompleksowej lub problemowej (wg zakresu).

2 2. Kontrola kompleksowa obejmuje wszystkie istotne obszary aktywności jednostki kontrolowanej. 3. Kontrola problemowa obejmuje określony fragment działalności jednostki kontrolowanej Miejskie jednostki organizacyjne opracowują pisemne procedury kontroli wewnętrznej w drodze wewnętrznych zarządzeń. 2. Naczelnicy Wydziałów opracowują pisemne procedury kontroli instytucjonalnej w drodze wewnętrznych zarządzeń zatwierdzanych przez Prezydenta. 3. Procedury kontroli instytucjonalnej opracowane przez naczelnika Wydziału powinny być zgodne z niniejszym Regulaminem. 4. W ramach kontroli instytucjonalnej Wydział Kontroli Wewnętrznej bada procedury kontroli wewnętrznej ustalone w jednostce kontrolowanej. Zasady prowadzenia audytu wewnętrznego określa obowiązujące prawo. 7 CZĘŚĆ II Kontrola instytucjonalna Rozdział 1 Zasady ogólne 8 Etapy kontroli: 1) ustalenie stanu wymaganego, 2) ustalenie stanu faktycznego, 3) porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, 4) postawienie wniosku, wynikającego z porównania Pracownicy prowadzący kontrolę instytucjonalną posiadają prawo wglądu do wszelkich dokumentów i materiałów niezbędnych do przygotowania i przeprowadzenia kontroli, w tym danych osobowych, na zasadach określonych w odrębnych przepisach. 2. Pracownicy podczas przeprowadzania kontroli instytucjonalnej mają prawo do: 1) przebywania i swobodnego poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej, 2) wglądu w dokumenty i materiały oraz ich pobierania i zabezpieczania, 3) przeprowadzania oględzin obiektów, żądania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników jednostek kontrolowanych, 4) dostępu do elektronicznej wersji dokumentów przechowywanych w systemach informatycznych z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej. 3. Kontrole instytucjonalne mają charakter planowy, doraźny oraz uproszczonych kontroli. 4. Kontrole planowe prowadzone są na podstawie planu przygotowanego w Wydziale prowadzącym kontrolę instytucjonalną, zatwierdzonym przez Prezydenta. 5. Kontrole doraźne prowadzone są na polecenie Prezydenta, z zastrzeżeniem ust. 6. Regulamin kontroli Urzędu Miasta Opola Strona 2 z 9

3 6. Kontrole doraźne prowadzone są przez Wydział Budżetu na polecenie Prezydenta lub Skarbnika. 7. Uproszczone kontrole prowadzi się na polecenie Prezydenta dla zbadania konkretnej sprawy lub rozwiązania określonego problemu, z zastrzeżeniem ust Wydział Budżetu uproszczone kontrole prowadzi na polecenie Prezydenta lub Skarbnika Kontrole przeprowadzają zespoły kontrolne, składające się co najmniej z dwóch osób z zastrzeżeniem ust Uproszczone kontrole może prowadzić 1 pracownik. 3. W skład zespołu kontrolnego mogą wchodzić także pracownicy innych Wydziałów oraz jednostek. 4. Decyzję o włączeniu do zespołu kontrolnego pracowników z innych Wydziałów podejmuje Prezydent na wniosek naczelnika Wydziału prowadzącego kontrolę instytucjonalną. 5. Członkowie zespołów kontrolnych z innych Wydziałów delegowani są przez naczelników nadzorujących ich pracę w uzgodnieniu z naczelnikiem Wydziału prowadzącego kontrolę instytucjonalną. 6. Na czas prowadzenia kontroli pracownicy, o których mowa w ust. 5 podlegają służbowo w zakresie czynności kontrolnych naczelnikowi Wydziału prowadzącego kontrolę instytucjonalną. 7. Nadzór nad pracą zespołu kontrolnego sprawuje naczelnik Wydziału prowadzącego kontrolę instytucjonalną. Rozdział 2 Przygotowanie kontroli 11 Postępowanie kontrolne poprzedzają czynności przedkontrolne, których celem jest uzyskanie wystarczającej wiedzy na temat kontrolowanej działalności, która umożliwi przybliżenie celu i zakresu kontroli oraz zrozumienie zdarzeń, operacji i działań, które w opinii osób kontrolujących mogą mieć znaczący wpływ na działalność objętą kontrolą Kontrole prowadzone są na podstawie imiennych upoważnień wydawanych przez Prezydenta, a w przypadku Wydziału Budżetu także przez Skarbnika, wg wzoru stanowiącego załącznik do niniejszego Regulaminu. 2. Imienne upoważnienia udzielane są na podstawie planu kontroli lub polecenia Prezydenta dot. przeprowadzenia kontroli, na czas prowadzonej kontroli z możliwością jego przedłużenia. 3. Imienne upoważnienia włącza się do akt kontroli. Regulamin kontroli Urzędu Miasta Opola Strona 3 z 9

4 Rozdział 3 Dokumentowanie czynności kontrolnych 13 Prowadzący kontrolę dokumentuje przebieg i wyniki czynności przedkontrolnych oraz kontrolnych w sposób określony w niniejszym rozdziale, zakładając i prowadząc w tym celu akta kontroli Zespół kontrolny sporządza niezbędne odpisy dokumentów lub odpowiednie z nich wyciągi, a także zestawienia i obliczenia dokonywane na podstawie dokumentów. 2. Jeżeli zachodzi potrzeba włączenia do akt kontroli określonego dokumentu prowadzący kontrolę włącza jego kserokopię, potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez kierownika jednostki kontrolowanej lub upoważnioną przez niego osobę. 3. Potwierdzenie zgodności z oryginałem odbywa się na każdej zapisanej stronie kserokopii Prowadzący kontrolę ma prawo zabezpieczyć materiały dowodowe. 2. Na pobrane materiały dowodowe wystawiane jest pokwitowanie. 3. Pokwitowanie pozostaje w jednostce kontrolowanej, a następnie włączane jest do akt kontroli. 4. Zwrot zabezpieczonych materiałów dowodowych następuje za zwrotem pokwitowania Prowadzący kontrolę może odbierać ustne wyjaśnienia od przedstawicieli jednostki kontrolowanej lub innych osób, które wypowiadają się w przedmiocie kontroli. 2. Kierownik jednostki kontrolowanej może złożyć pisemne oświadczenie w sprawie kontroli. 3. Prowadzący kontrolę utrwala w postaci notatki służbowej inne czynności podjęte w toku kontroli, a także zdarzenia, które mają istotne znaczenie dla ustaleń kontroli W uzasadnionych przypadkach Prezydent na wniosek naczelnika Wydziału prowadzącego kontrolę instytucjonalną może powołać zewnętrznego specjalistę lub rzeczoznawcę w celu wydania opinii w przedmiocie kontroli. 2. Opinię specjalisty lub rzeczoznawcy włącza się do akt kontroli Dokonane w kontroli ustalenia prowadzący kontrolę opisuje w protokole kontroli w sposób uporządkowany, zwięzły i przejrzysty. 2. Protokół kontroli powinien wskazywać ustalenia kontrolne, ze szczególnym uwzględnieniem stwierdzonych uchybień. 3. Protokół kontroli sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kierownik jednostki kontrolowanej, a jeden pozostaje w aktach kontroli. 4. Stwierdzenie uchybień wymaga powołania się w protokole kontroli na konkretne źródła. Regulamin kontroli Urzędu Miasta Opola Strona 4 z 9

5 5. W wypadku gdy protokół zawiera informacje objęte tajemnicą ustawowo chronioną, zaopatruje się go w odpowiednią klauzulę. 6. Protokół kontroli podpisują prowadzący kontrolę. 7. Kierownik jednostki kontrolowanej pisemnie potwierdza otrzymanie protokołu w celu zapoznania się z jego treścią, z zastrzeżeniem ust Odbiór protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej w uproszczonej kontroli oznacza zapoznanie się z jego treścią i jego przyjęcie. 19 Wydział prowadzący kontrolę instytucjonalną przechowuje i zabezpiecza akta kontroli przed dostępem do nich osób nieupoważnionych do czasu ich archiwizacji. Rozdział 4 Zgłaszanie i rozpatrywania zastrzeżeń do protokołu kontroli Kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. 2. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w Wydziale prowadzącym kontrolę instytucjonalną w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu. 3. W uproszczonej kontroli kierownik jednostki kontrolowanej zgłasza zastrzeżenia do protokołu przed jego podpisaniem Pisemne zastrzeżenia zgłoszone przez kierownika jednostki kontrolowanej do ustaleń zawartych w protokole kontroli poddawane są analizie przez prowadzących kontrolę. 2. Jeżeli z analizy wynika potrzeba podjęcia dodatkowych czynności kontrolnych prowadzący kontrolę przeprowadza je. 3. Jeżeli prowadzący kontrolę stwierdzi zasadność zastrzeżeń dokonuje zmiany protokołu kontroli i wersja poprawiona staje się wersją ostateczną protokołu. 4. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń prowadzący kontrolę pisemnie przedstawiają kierownikowi jednostki kontrolowanej swoje stanowisko. Rozdział 5 Wnioski i wystąpienia pokontrolne Po sporządzeniu protokołu kontroli naczelnik Wydziału prowadzącego kontrolę instytucjonalną przekazuje Prezydentowi Wnioski pokontrolne wraz z propozycją zaleceń pokontrolnych, z zastrzeżeniem ust Po sporządzeniu protokołu kontroli naczelnik Wydziału Budżetu przedkłada Wystąpienie pokontrolne do akceptacji Skarbnikowi, a następnie do podpisu Prezydentowi. 3. Prezydent kieruje do kierownika jednostki kontrolowanej Wystąpienie pokontrolne wraz z zaleceniami. Regulamin kontroli Urzędu Miasta Opola Strona 5 z 9

6 23 1. Jednostka kontrolowana zawiadamia Prezydenta o realizacji zaleceń pokontrolnych w terminie wskazanym w Wystąpieniu pokontrolnym. 2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1 informuje w sposób szczegółowy o sposobie i terminie realizacji zaleceń pokontrolnych, lub też - jeśli zalecenia nie mogą być zrealizowane w ustalonym terminie wskazuje nowy termin ich realizacji wraz z uzasadnieniem odroczenia terminu. 3. Wydział prowadzący kontrolę instytucjonalną monitoruje realizację zaleceń pokontrolnych Jeżeli stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości wskazują na konieczność podjęcia działań przez właściwe organy administracji publicznej naczelnik Wydziału prowadzącego kontrolę instytucjonalną przedstawia Prezydentowi projekt wystąpień do tych organów. 2. Przygotowanie zawiadomienia do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych należy do właściwości Wydziału Kontroli Wewnętrznej. 3. Jeżeli zebrane w toku kontroli materiały uzasadniają podejrzenie popełnienia przestępstwa ściganego z urzędu naczelnik Wydziału prowadzącego kontrolę instytucjonalną z zastrzeżeniem ust. 4, przekazuje materiały naczelnikowi Wydziału Kontroli Wewnętrznej w celu przygotowania projektu zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa. 4. Naczelnik Wydziału Budżetu przed przekazaniem materiałów naczelnikowi Wydziału Kontroli Wewnętrznej zawiadamia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa Skarbnika. 5. Projekt zawiadomienia wraz z całą dokumentacją sprawy naczelnik Wydziału Kontroli Wewnętrznej przedstawia Prezydentowi do podpisu, a następnie kieruje do właściwego organu powołanego do ścigania przestępstw. CZĘŚĆ III Identyfikacja nadużyć finansowych w wykorzystaniu środków publicznych, w tym unijnych oraz sposoby reagowania W ramach systemu kontroli wewnętrznej podejmowane są działania mające na celu rozpoznanie i zapobieganie działaniom noszącym znamiona nadużyć finansowych w wykorzystaniu środków publicznych, w tym unijnych. 2. Przez nadużycia finansowe należy rozumieć : 1) zmowy przetargowe, będące porozumieniem przedsiębiorstw, które prowadzi do zaniechania działań konkurencyjnych na rzecz niejawnej współpracy przy składaniu ofert w zakresie wysokości ceny lub jakości towaru lub usług, 2) konflikt interesów, będący zjawiskiem występującym gdy bezstronne i obiektywnie pełnienie funkcji podmiotu działającego w sferze finansów lub innych osób uczestniczących w wykonaniu budżetu, zarządzaniu budżetem, audycie i kontroli budżetu, jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne interesy wspólne z beneficjentem, 3) korupcję będącą żądaniem, proponowaniem, wręczaniem, lub przyjmowaniem, bezpośrednio lub pośrednio, łapówki lub jakiejkolwiek innej nienależnej korzyści lub jej Regulamin kontroli Urzędu Miasta Opola Strona 6 z 9

7 obietnicy, które wypacza prawidłowe wykonanie jakiegokolwiek obowiązku lub zachowanie wymagane od osoby otrzymującej łapówkę, nienależną korzyść lub jej obietnicę, 4) fałszerstwo, polegające na przerobieniu, podrobieniu lub użyciu sfałszowanego dokumentu. 3. W przypadku stwierdzenia wystąpienia nadużycia finansowego stosuje się odpowiednio zapisy 24. CZĘŚĆ IV Planowanie, sprawozdawczość i przepisy końcowe Rozdział 1 Planowanie kontroli przez Wydział Kontroli Wewnętrznej Podstawą planowania kontroli instytucjonalnej jest stały monitoring, gromadzenie danych i rozpoznawanie istotnych aspektów dotyczących obszarów leżących we właściwości kontrolnej Wydziału Kontroli Wewnętrznej prowadzącego tę kontrolę. 2. W procesie planowania uwzględnia się także wnioski naczelników wydziałów oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, instytucji zewnętrznych oraz obywateli, m.in. w ramach wnoszonych skarg i wniosków. 27 Naczelnicy Wydziałów do 30 września każdego roku zgłaszają do Wydziału Kontroli Wewnętrznej propozycje tematów kontroli do przeprowadzenia przez ten Wydział w roku następnym. 28 Naczelnik Wydziału Kontroli Wewnętrznej analizuje zgromadzone informacje i wnioski, a następnie dokonuje ich oceny pod kątem właściwości i istotności w formułowaniu planu kontroli Propozycje do planu kontroli podlegają konsultacjom z Zastępcami Prezydentów, Sekretarzem oraz ze Skarbnikiem Miasta Opola. 2. Uzgodniony projekt planu kontroli na dany rok jest przedkładany do zatwierdzenia Prezydentowi do dnia 20 grudnia roku poprzedzającego. 3. Naczelnik Wydziału Budżetu przy tworzeniu planów kontroli w jednostkach i placówkach oświatowych uwzględnia plan Wydziału Kontroli Wewnętrznej. 4. Zmiany w planie kontroli wymagają zatwierdzenia przez Prezydenta. Regulamin kontroli Urzędu Miasta Opola Strona 7 z 9

8 Rozdział 2 Czynności sprawozdawcze Naczelnicy Wydziałów prowadzących kontrolę instytucjonalną opracowują zbiorcze sprawozdanie z przeprowadzonych przez siebie w danym roku kontroli i przekazują je do Wydziału Kontroli Wewnętrznej w terminie do 31 stycznia roku następnego. 2. W sprawozdaniach Wydziałów winna być szczegółowo omówiona realizacja zaleceń pokontrolnych W sprawozdaniu przygotowywanym przez naczelnika Wydziału Kontroli Wewnętrznej uwzględnia się informacje o zrealizowanych kontrolach przez merytoryczne Wydziały. 2. Naczelnik Wydziału Kontroli Wewnętrznej przedkłada sprawozdanie, o którym mowa w ust. 2 Prezydentowi w terminie do dnia 15 lutego roku następnego. Rozdział 3 Postanowienia końcowe 32 Zasady kontroli instytucjonalnej ustalone w niniejszym Regulaminie należy stosować w kontroli zewnętrznej prowadzonej wobec podmiotów, które wydatkują środki publiczne przekazywane przez Gminę Opole w zakresie zadań realizowanych w ramach tych środków oraz wobec spółek komunalnych w ramach kontroli właścicielskiej, o której mowa w art. 212 Kodeksu spółek handlowych, jak i innych podmiotów, których obowiązek kontroli wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, z tym jednak zastrzeżeniem, że odmienne postanowienia wynikające z prawa powszechnie obowiązującego mają pierwszeństwo wobec postanowień niniejszego Regulaminu. Regulamin kontroli Urzędu Miasta Opola Strona 8 z 9

9 Załącznik do Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola.. Nazwa i adres jednostki organizacyjnej Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli Na podstawie 12 ust. 1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola upoważniam Pana/Panią. Imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe do przeprowadzenia kontroli nr w Nazwa i adres jednostki kontrolowanej Nazwa i adres jednostki kontrolowanej w zakresie:.. Okres objęty kontrolą:... Ważność upoważnienia upływa z dniem: Data Podpis i pieczęć Prezydenta... Ważność upoważnienia upływa z dniem: Data Podpis i pieczęć Prezydenta... Regulamin kontroli Urzędu Miasta Opola Strona 9 z 9