Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 23/2011 Burmistrza Miasta i Gminy Nowe Miasto nad Pilicą z dnia 23 marca 2011 r.

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 23/2011 Burmistrza Miasta i Gminy Nowe Miasto nad Pilicą z dnia 23 marca 2011 r. ORGANIZACJA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE MIASTA I GMINY W NOWYM MIEŚCIE NAD PILICĄ I JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH GMINY NOWE MIASTO NAD PILICĄ ORAZ ZASADY JEJ KOORDYNACJI Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań ustawowych w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy we wszystkich aspektach funkcjonowania Urzędu Miasta i Gminy w Nowym Mieście nad Pilicą oraz jednostek organizacyjnych Gminy. 2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji; 7) zarządzania ryzykiem Kontrolę zarządczą wewnętrzną i zewnętrzną sprawowaną przez Burmistrza Miasta i Gminy wykonują: 1) Sekretarz Miasta i Gminy 2) Skarbnik Miasta i Gminy 3) pracownicy Urzędu Miasta i Gminy na polecenie Burmistrza 4) podmioty zewnętrzne na zasadzie umowy cywilno-prawnej 5) dyrektorzy i kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy zwani dalej kierownikami jednostek organizacyjnych Gminy. 2. Kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy prowadzą kontrolę zarządczą w swoich jednostkach. 2a. 1. Koordynację kontroli zarządczej w Urzędzie prowadzi Sekretarz Miasta i Gminy oraz Skarbnik Miasta i Gminy, a w jednostkach organizacyjnych Gminy kierownicy tych jednostek; zwani w dalszej części koordynatorami. 2. Koordynatorzy w imieniu Burmistrza Miasta i Gminy sprawują bezpośredni nadzór nad stanem kontroli zarządczej stosownie do swojego zakresu działania. 2b. Koordynatorzy zobowiązani są do wdrożenia i monitorowania poszczególnych elementów kontroli zarządczej, w sposób dający Burmistrzowi Miasta i Gminy zapewnienie, że:

2 1) działania podległych mu jednostek pozostają w zgodzie z przepisami prawa, zasadami przyjętymi w jednostkach (procedurami) oraz ze standardami, 2) zasoby są zużywane oszczędnie i w sposób przynoszący pożytek, a jakości usług nadano odpowiednią rangę, 3) plany, programy, zamierzenia i cele są osiągane, 4) dane i informacje publikowane lub udostępniane wewnętrznie, czy na zewnątrz są dokładne, wiarygodne i aktualne, 5) zasoby organizacyjne są dostatecznie zabezpieczone (nadzorowane), 6) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i podejmowane są działania celem ich wyeliminowania lub ograniczenia skutków ich wystąpienia. 3. Plan kontroli 1. W Urzędzie opracowywany jest roczny plan kontroli zarządczej Urzędu Miasta i Gminy w Nowym Mieście nad Pilicą oraz jednostek organizacyjnych Gminy, zawierający planowane czynności kontrolne. Plan kontroli przechowuje się w Referacie Organizacyjnym. Wzór planu stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia. 2. Plan kontroli zatwierdzany jest przez Burmistrza Miasta i Gminy oraz wprowadzany zarządzeniem Burmistrza Miasta i Gminy. 3. Plan kontroli obejmuje podstawowy zakres kontroli. 4. Plan kontroli może być w każdym czasie zmieniony przez Burmistrza Miasta i Gminy poprzez dodanie innych, wynikających z bieżących potrzeb czynności. 3a. 1. Kierownicy referatów Urzędu, Sekretarz Miasta i Gminy, Skarbnik Miasta i Gminy oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy do końca grudnia opracowują i przedstawiają Burmistrzowi plany kontroli zarządczej podległych im jednostek na następny rok kalendarzowy. Sekretarz Miasta i Gminy sporządza plan kontroli zarządczej, wymieniony w 3, i przedstawia do zatwierdzenia Burmistrzowi Miasta i Gminy. 2. Plan kontroli zarządczej na 2011 rok zostanie wprowadzony zarządzeniem Burmistrza Miasta i Gminy do r. 4. Program kontroli 1. Przed przystąpieniem do kontroli, pracownik lub pracownicy mający ją przeprowadzić opracowują program kontroli, który określa: 1) numer kontroli, 2) nazwę jednostki kontrolowanej, 3) temat kontroli, 4) cel i zadania kontroli, 5) okres objęty kontrolą, 6) podstawowe dokumenty podlegające kontroli, 7) planowany czas trwania kontroli, 8) osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli. Wzór programu kontroli stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.

3 2. Po opracowaniu programu kontroli, pracownicy przygotowują się do kontroli poprzez zapoznanie się z obowiązującymi przepisami prawnymi. 5. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli 1. Dla wszczęcia czynności kontrolnych niezbędne jest imienne upoważnienie, wystawione przez Burmistrza Miasta i Gminy lub z jego upoważnienia. Wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli stanowi załącznik nr Upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, zgodnie z planem kontroli w danej jednostce organizacyjnej Gminy, podpisuje kierownik tej jednostki. 3. Każde upoważnienie powinno być wystawione w trzech egzemplarzach: jeden dla jednostki kontrolowanej, drugi załącza się do protokołu kontroli, trzeci ad acta. 4. Kontrolujący podlega przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z wiadomościami zawierającymi informacje niejawne, obowiązującymi w jednostce kontrolowanej. 6. Czynności kontrolne 1. Bezpośrednio przed przystąpieniem do czynności kontrolnych, kontrolujący przedkłada kierownikowi jednostki kontrolowanej upoważnienie do kontroli oraz informuje o przedmiocie kontroli i planowanym czasie jej trwania. 2. Czynności kontrolne przeprowadza się w godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej. W przypadku zaistnienia szczególnych okoliczności kontrola może być przeprowadzona poza godzinami pracy. 3. Kontroli bezpośredniej dokonuje się w obecności osoby odpowiedzialnej za kontrolowany odcinek lub dział pracy, a w razie jej nieobecności w obecności kierownika jednostki kontrolowanej lub upoważnionego przez niego pracownika i osoby asystującej. 7. Prawa i obowiązki kontrolującego 1. W trakcie wykonywania czynności kontrolnych kontrolujący ma prawo do: 1) wstępu do pomieszczeń i obiektów jednostki kontrolowanej (z wyjątkiem pomieszczeń, do których mają zastosowanie przepisy o ochronie informacji niejawnych), 2) wglądu do wszelkich dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli, 3) sporządzania odpisów i wyciągów z tych dokumentów, 4) przeprowadzania oględzin przedmiotu kontroli, 5) uzyskiwania od pracowników jednostki kontrolowanej wyjaśnień (ustnych i pisemnych) oraz przyjmowania składanych z ich inicjatywy ustnych i pisemnych oświadczeń. 2. Obowiązkiem kontrolującego jest: 1) rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego, 2) rzetelne dokumentowanie kontroli,

4 3) w razie stwierdzenia nieprawidłowości ustalenie ich przyczyn i skutków oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych, 4) w razie stwierdzenia osiągnięć wskazanie osób, które się do nich przyczyniły. 8. Wyłączenie kontrolującego 1. Wyłączeniu z postępowania kontrolnego podlega kontrolujący, jeśli czynności lub rozstrzygnięcia kontrolne dotyczą jego samego, jego małżonka, krewnych i powinowatych (w linii prostej oraz w linii bocznej do drugiego stopnia) bądź osób związanych z nimi z tytułu kurateli, opieki lub przysposobienia. 2. Kontrolujący może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które mogą budzić wątpliwości co do jego bezstronności. O wyłączeniu rozstrzyga Burmistrz Miasta i Gminy lub koordynatorzy. 1. Kontrolowany może w trakcie kontroli: 1) składać pisemne lub ustne oświadczenia, 2) odmówić podpisania protokółu, 9. Prawa i obowiązki kontrolowanego 3) zgłosić pisemne zastrzeżenia do protokółu, 4) zgłosić zastrzeżenia do Burmistrza Miasta i Gminy lub kierownika jednostki. 2. Do obowiązków kontrolowanego należy: 1) uczestniczenie w czynnościach kontrolnych, 2) udostępnianie kontrolującemu niezbędnej dokumentacji, 3) przygotowanie na życzenie kontrolującego niezbędnych zestawień i obliczeń opartych na dokumentach, 4) udzielanie ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli, 5) uwierzytelnianie odpisów i kserokopii dokumentów. 3. Szczególne obowiązki spoczywają na kierowniku jednostki kontrolowanej, który: 1) zapewnia odpowiednie warunki do przeprowadzenia kontroli, 2) przygotowuje odpowiednie pomieszczenia do przechowywania materiałów kontrolnych, 3) umożliwia dokonywanie oględzin, 4) zobowiązuje pracowników do udzielania wyjaśnień. 10. Protokół pokontrolny 1. Przeprowadzone czynności kontrolne należy udokumentować w postaci protokółu pokontrolnego. Wzór protokółu kontroli stanowi załącznik nr Protokół z kontroli powinien być sporządzony w sposób rzetelny, zwięzły i przejrzysty oraz zgodny ze stanem faktycznym, w ciągu 7 dni od dnia zakończenia kontroli.

5 3. W przypadku braku uchybień, można odstąpić od sporządzenia protokółu i ograniczyć się do sporządzenia notatki służbowej. 4. Jeżeli w wyniku kontroli zostały stwierdzone uchybienia w działalności kontrolowanej jednostki, należy sporządzić zalecenia pokontrolne. 5. W przypadku sformułowania w protokole uwag, wniosków bądź zaleceń pokontrolnych, oprócz osoby kontrolującej i kierownika jednostki kontrolowanej protokół przedkłada się do podpisu Burmistrzowi Miasta i Gminy lub osobie przez niego upoważnionej. Protokół traktowany jest w tym przypadku jako wystąpienie pokontrolne. 6. Kopie protokółu wydaje się wszystkim zainteresowanym wymienionym w protokole. Fakt odbioru powinni oni potwierdzić poprzez złożenie podpisu. 7. Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokółu, składając pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy. 8. Odmowa podpisania protokółu przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do podpisania protokółu przez osoby kontrolujące i nie wstrzymuje toku dalszych czynności kontrolnych. Informację o odmowie podpisania i jej przyczynach zamieszcza się w protokole. 9. Kierownik kontrolowanej jednostki zobowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30 dni, wykonać zalecenia pokontrolne, jak również pisemnie powiadomić Burmistrza Miasta i Gminy o podjętych działaniach. W informacji powinien odnieść się także do sformułowanych uwag i wniosków pokontrolnych mających usprawnić funkcjonowanie jednostki. Protokół z kontroli powinien zawierać co najmniej: 11. 1) pełne brzmienie nazwy jednostki kontrolowanej, 2) okres prowadzenia kontroli, 3) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przeprowadzającego kontrolę oraz analogiczne dane pracowników udzielających wyjaśnień, 4) określenie przedmiotu kontroli, 5) termin poprzedniej kontroli (przeprowadzonej przez kontrolującego) i stopień realizacji zaleceń pokontrolnych, 6) ustalenia z przebiegu kontroli, 7) określenie wydanych w toku kontroli wniosków i zaleceń, 8) wzmiankę o prawie zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń i wyjaśnień do treści protokółu w ciągu 7 dni od daty jego podpisania, 9) wyszczególnienie załączników, 10) określenie ilości egzemplarzy i podanie komu je dostarczono, 11) miejsce i datę sporządzenia protokółu oraz podpisy osób kontrolujących, kierownika jednostki kontrolowanej oraz Burmistrza Miasta i Gminy na zasadach określonych w 6 ust ) protokóły z kontroli przechowuje się w Referacie Organizacyjnym Książka kontroli prowadzonych przez zewnętrzne, uprawnione do tego instytucje kontrolne (RIO, NIK, PIP, sanepid, straż pożarna, itp. znajduje się w Referacie Organizacyjnym lub w siedzibie danej jednostki organizacyjnej. 2. Referat Organizacyjny lub kierownik jednostki organizacyjnej ma obowiązek okazywania książki kontroli na każde żądanie osobom upoważnionym do dokonywania kontroli.

6 13. Sprawozdanie 1. Po zakończeniu roku kalendarzowego, do końca I kwartału roku następnego, sporządza się sprawozdanie z realizacji planu kontroli, które podlega zatwierdzeniu przez Burmistrza Miasta i Gminy i zamieszczeniu w biuletynie informacji publicznej Urzędu. 2. Sprawozdania z kontroli przeprowadzonych w jednostkach organizacyjnych Gminy sporządzają kierownicy tych jednostek. Końcowe sprawozdanie sporządza Sekretarz Miasta i Gminy, a następnie przedstawia do zatwierdzenia Burmistrzowi Miasta i Gminy. 3. W związku z tym, że jest to informacja zarządcza dla Burmistrza Miasta i Gminy treść protokółów, notatek udostępniana jest na wniosek. 14. Zawiadomienia 1. Jeżeli zebrane w toku kontroli materiały uzasadniają podejrzenie popełnienia przestępstwa ściganego z urzędu, Burmistrz Miasta i Gminy lub kierownik jednostki organizacyjnej sporządza zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa i przekazuje je niezwłocznie, wraz z zebranymi materiałami dowodowymi, właściwemu organowi powołanemu do ścigania przestępstw. 2. Zawiadomienia włącza się do akt kontroli. 15. Kontrola finansowa 1. Kontrola finansowa stanowi jeden z elementów kontroli zarządczej. 2. Kontroli finansowej podlegają nieposiadające osobowości prawnej jednostki organizacyjne gminy oraz instytucje kultury. 3. Instrukcję kontroli finansowej reguluje odrębne zarządzenie. 16. Kontrola finansowa obejmuje: 1) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, 2) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych, 3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji Burmistrz Miasta i Gminy może powołać rzeczoznawcę lub biegłego rewidenta. 2. Rzeczoznawca lub biegły rewident, powołany do udziału w czynnościach kontrolnych, otrzymuje wynagrodzenie wynikające z podpisanej umowy cywilno-prawnej. 18. Pracownicy przeprowadzający czynności kontrolne powinni być objęci systematycznym szkoleniem w ramach doskonalenia kadr administracji samorządowej.