Regulamin sprawowania instytucjonalnej kontroli wewnętrznej w Akademii Morskiej w Gdyni

Transkrypt

1 Regulamin sprawowania instytucjonalnej kontroli wewnętrznej w Akademii Morskiej w Gdyni (wprowadzony zarządzeniem nr 37 Rektora AMG z r.) Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Niniejszy regulamin określa funkcje, cele, zasady oraz tryb przeprowadzania instytucjonalnej kontroli wewnętrznej, postępowań wyjaśniających oraz dokumentowania wyników kontroli w Akademii Morskiej w Gdyni. 2 Regulamin opracowano na podstawie: 1. art. 68 ust. 2 i art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U r. poz z późn. zm.), 2. art. 66 ust. 2 pkt 3-5 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U poz z późn. zm.), 3. 24a Regulaminu organizacyjnego Akademii Morskiej w Gdyni. 3 Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: 1. Akademii oznacza to Akademię Morską w Gdyni, 2. Rektorze oznacza to Rektora Akademii Morskiej w Gdyni, 3. kierowniku oznacza to kierownika jednostki organizacyjnej lub pracownika zajmującego samodzielne stanowisko, jak również osobę pełniącą jego obowiązki, 4. kontrolowanym oznacza to kontrolowaną jednostkę organizacyjną Akademii Morskiej w Gdyni, podlegającego kontroli wyznaczonego pracownika lub grupę pracowników Akademii Morskiej w Gdyni; w przypadku kontroli dotyczącej całej jednostki organizacyjnej uprawnienia kontrolowanego przysługują jej kierownikowi. 5. jednostce kontrolującej oznacza to Stanowisko ds. Kontroli Wewnętrznej, (symbol RWK) w strukturze organizacyjnej Akademii Morskiej w Gdyni, 6. kontrolującym oznacza to pracownika ds. kontroli wewnętrznej lub innego pracownika wyznaczonego przez Rektora do realizacji konkretnej kontroli, 7. regulaminie oznacza to niniejszy Regulamin instytucjonalnej kontroli wewnętrznej. 4 Merytoryczne kwestie z zakresu gospodarki finansowej i pracy Akademii w formie właściwych procedur kontroli zostały uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi. Strona 1 z 8

2 Rozdział II Cele kontroli 5 1. Celem działalności kontrolnej jest ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanych, rzetelne jego udokumentowanie i dokonanie oceny działalności według kryteriów ocen kontrolnych. Wyróżnia się następujące kategorie celów: a. cele operacyjne, b. cele sprawozdawczości finansowej, c. cele zgodności z przepisami. 2. Instytucjonalna kontrola wewnętrzna odnosi swoje działania do faktów ex-post. Dotyczy sprawdzenia dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane. Identyfikuje zaniedbania, nieprawidłowości i odchylenia od przyjętych do stosowania norm z podaniem przyczyn ich powstania i osób za nie odpowiedzialnych. Rozdział III Kryteria i zasady kontroli 6 1. Kontrola wewnętrzna odbywa się według następujących kryteriów: a. kryterium legalności polegającym na badaniu zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa; b. kryterium gospodarności polegającym na ocenie kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności i optymalizacji; c. kryterium celowości polegającym na ustaleniu, czy podejmowane działania mieszczą się w celach określonych w aktach normatywnych, także czy zastosowane metody i środki były optymalne, odpowiednie dla osiągnięcia założonych celów wynikających z zatwierdzonych planów działalności oraz czy założone cele zostały osiągnięte, d. kryterium rzetelności polegającym na badaniu zgodności dokumentacji i stwierdzeń ze stanem faktycznym; e. kryterium przejrzystości polegającym na badaniu prawidłowości klasyfikacji dochodów i wydatków publicznych, stosowania zasad rachunkowości i prowadzenia sprawozdawczości Postępowanie kontrolne winno odbywać się według następujących zasad: a. zasady legalności postępowania stanowiącej, że sama kontrola, jak i zakres przedmiotowy i podmiotowy muszą być umocowane w przepisach prawa i przepisach wewnętrznych Akademii, b. zasady prawdy obiektywnej zobowiązującej kontrolujących do dokonywania wszelkich ustaleń w pełnej zgodności ze stanem faktycznym oraz do ujmowania wyników kontroli w zgodności z rzeczywistym przebiegiem i charakterem badanych zdarzeń i zjawisk, c. zasady współpracy kontrolowanego z kontrolującym polegająca na przedstawieniu przez kontrolowanego dowodów, wyjaśnień i argumentacji w badanej sprawie, obowiązku przyjęcia ich przez kontrolującego i ustosunkowania się do nich. Strona 2 z 8

3 8 1. Ze względu na kryteria kontroli, kontrola wewnętrzna przeprowadzana jest za pomocą kontroli formalnej, kontroli rachunkowej oraz kontroli merytorycznej. 2. Kontrola formalna polega na zbadaniu wiarygodności dokumentów oraz na zbadaniu prawidłowości ich sporządzenia ze względu na treść i formę. 3. Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu poprawności i rzetelności wyliczeń zawartych w dokumentach. 4. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy planowanie danej czynności jest celowe, czy wykonanie danej czynności jest zgodne z planem lub ustaleniami zawartymi w umowie. Rozdział IV Planowanie kontroli 9 1. Kontrola wewnętrzna może być przeprowadzana jako kontrola planowa, sprawdzająca lub doraźna. 2. Kontrola planowa wynika z rocznego planu kontroli opracowanego zgodnie z postanowieniami regulaminu. 3. Kontrola sprawdzająca obejmuje swoim zakresem monitoring wykonania wcześniejszych zaleceń pokontrolnych opracowanych przez kontrolującego i wydanych przez Rektora, sporządzonych na podstawie ustaleń wynikających z protokołu, 4. Kontrola doraźna, inna niż planowa, mająca charakter interwencyjny, przeprowadzona na polecenie Rektora Jednostka kontrolująca sporządza roczny plan kontroli obejmujący rok kalendarzowy, ze wskazaniem daty sporządzenia, tematu i celu kontroli, nazwy jednostki organizacyjnej podlegającej kontroli oraz terminu przeprowadzenia czynności kontrolnych. Ustalony plan należy przedstawić do akceptacji, nie później niż do końca grudnia, Rektorowi. 2. Plan kontroli do czasu jego realizacji traktuje się, jako poufny. 3. W ciągu roku kalendarzowego mogą być przeprowadzane kontrole nieobjęte zatwierdzonym planem kontroli. 4. Kierownicy, którzy w wyniku spostrzeżonych nieprawidłowości uznali za wskazane przeprowadzenie kontroli wewnętrznej we wskazanym zakresie, mogą wystąpić do Rektora z umotywowanym wnioskiem o uruchomienie kontroli doraźnej. 5. Jednostka kontrolująca sporządza i przedkłada Rektorowi roczne sprawozdanie z realizacji planu kontroli, z uwzględnieniem rodzajów przeprowadzonych kontroli, przedmiotu kontroli oraz wyników kontroli, w tym ujawnionych nieprawidłowości, ich rodzaju i wagi. Rozdział V Tryb kontroli Dla wszczęcia czynności kontrolnych niezbędne jest imienne upoważnienie wystawione przez Rektora lub z jego upoważnienia. 2. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1, winno zawierać: Strona 3 z 8

4 a. określenie rodzaju kontroli, b. numer kontroli, c. podmiot kontroli (wskazanie jednostki kontrolowanej), d. zakres tematyczny kontroli, w tym okres objęty kontrolą, e. planowany czas trwania kontroli, f. nazwisko lub nazwiska osób upoważnionych do przeprowadzenia kontroli, g. nazwisko kierownika zespołu kontrolnego, w przypadku wieloosobowego składu zespołu, oraz ewentualnie podział zadań pomiędzy jego członków. 3. Każde upoważnienie powinno być wystawione w trzech egzemplarzach: jeden dla jednostki kontrolowanej, drugi załącza się do protokołu kontroli, trzeci ad acta. 4. Pracowników zatrudnionych w jednostce kontrolowanej oraz poza nią zobowiązuje się do udzielenia wyjaśnień w przedmiocie kontroli, bez konieczności okazania dodatkowego upoważnienia Bezpośrednio przed przystąpieniem do czynności kontrolnych kontrolujący przedkłada kontrolowanemu upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. 2. Czynności kontrolne przeprowadza się w godzinach pracy obowiązujących kontrolowanego. W przypadku zaistnienia szczególnych okoliczności, kontrola może być przeprowadzona poza godzinami pracy W trakcie dokonywania czynności kontrolnych kontrolujący ma prawo do: a. wstępu do pomieszczeń i obiektów jednostki kontrolowanej (z wyjątkiem pomieszczeń, do których mają zastosowanie przepisy o ochronie informacji tajnych i niejawnych, o ile kontrolujący nie posiada odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa), b. wglądu do urządzeń ewidencyjnych, planów, sprawozdań, analiz oraz wszelkich dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli, a także sporządzania odpisów i wyciągów z tych dokumentów, c. dokonywania oględzin przedmiotu kontroli, d. pobrania rzeczy dotyczących przedmiotu kontroli, e. uzyskiwania od kontrolowanego ustnych i pisemnych wyjaśnień oraz przyjmowania składanych z ich inicjatywy ustnych i pisemnych oświadczeń. 2. Przepisy ust. 1 nie mają zastosowania do spraw tajnych i niejawnych Obowiązkiem kontrolującego jest: a. rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego, b. rzetelne dokumentowanie kontroli, c. w razie stwierdzenia nieprawidłowości ustalenie ich przyczyn i skutków oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych, d. w razie stwierdzenia pozytywnych, ponadprzeciętnych wyników pracy wskazanie osób, które się do nich przyczyniły. 2. Kierownik zespołu kontrolującego jest zobowiązany dodatkowo do: a. przygotowania i organizowania pracy zespołu kontrolnego, b. reprezentowania zespołu. Strona 4 z 8

5 15 1. Akta kontroli mogą zostać udostępnione do wglądu jednostkom organizacyjnym jedynie na skutek decyzji Rektora. W celu uzyskania zgody należy złożyć do Rektora uzasadniony wniosek. Od podjętej decyzji nie przysługuje odwołanie. 2. Przyjmuje się zasadę, iż ze względu na poufny charakter akt kontroli i ustalenia dotyczące różnych jednostek organizacyjnych, jednostka kontrolująca może udzielić informacji jedynie w przedmiotowej kwestii, wynikającej z wniosku, nie udostępniając kompletnych akt. 3. Jeżeli zebrane w toku kontroli materiały uzasadniają podejrzenie popełnienia przestępstwa kontrolujący sporządza zawiadomienie, a Rektor zatwierdza treść i przekazuje je niezwłocznie wraz z zebranymi materiałami dowodowymi właściwemu organowi. 4. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 3 powinno zawierać: a. nazwę i adres jednostki, b. zwięzły opis stanu faktycznego z określeniem czasu, miejsca, okoliczności i przyczyn zdarzenia, c. załączenie ujawnionych dowodów, d. w miarę możliwości: imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby ponoszącej odpowiedzialność za ujawnione nieprawidłowości, które wyczerpują znamiona przestępstwa, wysokość powstałej szkody oraz propozycję kwalifikacji prawnej czynu. 5. Jeżeli ujawnione w toku kontroli okoliczności świadczą o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych kontrolujący sporządza zawiadomienie o ujawnionych okolicznościach, wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych a Rektor zatwierdza treść i przekazuje je niezwłocznie właściwemu rzecznikowi dyscypliny finansów publicznych. 6. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 5 zawiera co najmniej: a. datę, imię i nazwisko, stanowisko służbowe, adres i podpis zawiadamiającego, b. określenie ujawnionego naruszenia dyscypliny finansów publicznych wraz z podaniem sposobu, czasu jego popełnienia oraz naruszonego przepisu prawa, c. wskazanie okoliczności, w jakich doszło do naruszenia dyscypliny finansów publicznych, a także jeżeli nastąpiło uszczuplenie środków publicznych, przekroczenie upoważnienia do dokonywania wydatków ze środków publicznych, do zaciągnięcia zobowiązań lub niewykonanie zobowiązań albo zapłata odsetek, kar lub opłat określenie ich wysokości, d. informację, czy przedstawione naruszenie dyscypliny finansów publicznych jest przedmiotem postępowania karnego, postępowania w sprawie o wykroczenie, postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe, e. zawiadomienie zawiera również, w miarę możliwości wskazanie imienia i nazwiska, adresu zamieszkania osoby, która naruszyła dyscyplinę finansów publicznych, adresu pracodawcy i stanowiska zajmowanego przez tę osobę w czasie popełnienia naruszenia, a także nazwy i adresu jej aktualnego pracodawcy. 7. Zawiadomienia, o których mowa w ust. 3 i ust. 5, włącza się do akt kontroli. Strona 5 z 8

6 16 1. Wyłączeniu z postępowania kontrolnego podlega kontrolujący, jeśli czynności lub rozstrzygnięcia kontrolne dotyczą jego samego, jego małżonka, krewnych i powinowatych (w linii prostej oraz linii bocznej do drugiego stopnia) bądź osób związanych z nimi z tytułu kurateli, opieki lub przysposobienia. 2. Kontrolujący może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które mogą budzić wątpliwości co do jego bezstronności. O wyłączeniu rozstrzyga Rektor na podstawie informacji kontrolującego, zawiadomienia kierownika zespołu kontrolnego lub osoby zainteresowanej. 3. Kontrolujący, stale związany z przeprowadzaniem instytucjonalnej kontroli wewnętrznej, nie może być zatrudniany do prac niezwiązanych z tą kontrolą, a które w przyszłości mogłyby podlegać wykonywanym przez niego czynnościom kontrolnym, z wyłączeniem udziału w pracach komisji i zespołów działających w strukturach organizacyjnych Akademii Morskiej w Gdyni poprzez wykonywanie czynności doradczych i nadzorujących Kontrolowany w trakcie kontroli ma prawo do: a. uczestniczenia w czynnościach kontrolnych, b. składania pisemnych lub ustnych oświadczeń, c. odmowy podpisania protokołu kontroli, d. zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń do protokołu kontroli, e. zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń do Rektora Do obowiązków kontrolowanego należy: a. udostępnianie kontrolującemu niezbędnej dokumentacji, b. przygotowanie (udostępnienie) na życzenie kontrolującego niezbędnych zestawień i obliczeń opartych na dokumentach, c. udzielanie ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli, d. uwierzytelnianie odpisów i kserokopii dokumentów. 2. Szczególne obowiązki spoczywają na kierowniku kontrolowanej jednostki, który: a. zapewnia odpowiednie warunki do przeprowadzenia kontroli, b. przygotowuje odpowiednie pomieszczenia do przechowywania materiałów kontrolnych, c. umożliwia dokonywanie oględzin, d. zobowiązuje pracowników do udzielania wyjaśnień. 3. Uchylanie się od obowiązków opisanych w ust. 1 i 2 skutkuje wszczęciem postepowania zgodnego z Działem IV, Rozdziałem VI Kodeksu Pracy Ustaleń faktów kontrolnych dokonuje się jedynie na podstawie dowodów, do których zalicza się w szczególności: dokumenty, dowody rzeczowe, protokoły z oględzin, dane ewidencji i sprawozdawczości, opinie specjalistów i biegłych, zdjęcia fotograficzne, szkice, oświadczenia i wyjaśnienia. 2. Dowody, o których mowa w ust.1 (z pominięciem dowodów rzeczowych) załącza się do protokołu kontroli, z tym że dowody w postaci odpisów, kserokopii i wyciągów z dokumentów winny być, przed włączeniem, potwierdzone za zgodność z oryginałem. Strona 6 z 8

7 3. Kontroli bezpośredniej dokonuje się w obecności osoby odpowiedzialnej za kontrolowany odcinek lub dział pracy, a w razie jej nieobecności w obecności kierownika jednostki kontrolowanej lub upoważnionego przez niego pracownika Z przeprowadzonej kontroli, kontrolujący sporządza protokół, w którym zobowiązany jest do przedstawienia ustaleń w sposób rzetelny, zwięzły, przejrzysty oraz zgodny ze stanem faktycznym. 2. Protokół, o którym mowa w ust.1, jest podstawowym dowodem dokumentującym wykonanie kontroli i winien zawierać wszystkie stwierdzone przez kontrolującego fakty dotyczące kontrolowanego przedmiotu. 3. Do protokołu kontroli mogą być załączone także protokoły szczególne, notatki służbowe, dokumentujące fakt podjęcia określonych czynności kontrolnych Kontrolujący, przedstawiając kontrolowanemu protokół kontroli, informuje go o przysługującym na mocy regulaminu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole, dokonując odpowiedniej adnotacji w protokole oraz o prawie złożenia pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli. 2. Kontrolowany, w terminie wskazanym w protokole, zobowiązany jest do: a. podpisania protokołu bez zastrzeżeń albo b. złożenia kontrolującemu pisemnej odmowy podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy albo c. skorzystania z prawa złożenia, w terminie 7 dni, pisemnych zastrzeżeń, dokonując odpowiedniej adnotacji w protokole kontroli. Wniesione zastrzeżenia powinny być udokumentowane i uzasadnione oraz załączone do protokołu kontroli. 3. Pisemne zastrzeżenia, zgłoszone przez kontrolowanego, do ustaleń zawartych w protokole kontroli poddawane są przez kontrolującego analizie. Jeżeli z analizy wynika potrzeba podjęcia dodatkowych czynności kontrolnych, kontrolujący je przeprowadza. Jeżeli kontrolujący stwierdzi zasadność zastrzeżeń, dokonuje zmiany protokołu kontroli. 4. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości lub w części kontrolujący przekazuje kontrolowanemu swoje stanowisko na piśmie wraz z pouczeniem o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń do Rektora. Rozdział VI Decyzje pokontrolne i ich realizacja Kontrolujący na podstawie wyników kontroli, zawartych w protokole oraz pisemnych zastrzeżeń zgłoszonych przez kontrolowanego w przypadku ich wniesienia, opracowuje projekt zaleceń pokontrolnych w formie wystąpienia pokontrolnego, który przedstawia Rektorowi w terminie do 30 dni od przekazania protokołu. 2. Rektor, w oparciu o projekt, o którym mowa w ust. 1 podejmuje decyzję o wydaniu, sporządzonego przez kontrolującego, wystąpienia pokontrolnego. Strona 7 z 8

8 3. Wystąpienie pokontrolne, o którym mowa w ust. 2, winno zawierać zwięzły opis wyników kontroli, zalecenie wdrożenia działań zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień oraz wskazanie kierunku działań naprawczych. Wystąpienie pokontrolne zawiera także wskazanie terminu na złożenie informacji o sposobie, trybie i okresie realizacji zaleceń pokontrolnych. 4. W terminie do 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, kierownik jednostki kontrolowanej powiadamia Rektora oraz kontrolującego o stanie realizacji poszczególnych zaleceń zawartych w wystąpieniu. W przypadku niezrealizowania zaleceń pokontrolnych kierownik jednostki kontrolowanej składa wyjaśnienia w formie pisemnej, podając powody zaistniałej sytuacji Jednostka kontrolująca powinna czuwać nad realizacją zaleceń pokontrolnych i w tym celu przeprowadzać kontrole sprawdzające, których zadaniem jest: a. ustalenie stopnia realizacji wystąpienia pokontrolnego, b. ustalenie rzetelności odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne, c. ustalenie zmiany kwestionowanego w poprzedniej kontroli stanu faktycznego w kierunku stanu postulowanego lub pożądanego. 2. Ogólne zasady i tryb przeprowadzania kontroli, ujęte w niniejszym regulaminie, odnoszą się również do kontroli sprawdzającej Rozdział VII Postanowienia końcowe 24 W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy ustawy o finansach publicznych, postanowienia Statutu oraz Regulaminu Organizacyjnego Akademii Morskiej w Gdyni. 25 Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2017 roku. Strona 8 z 8