Instrukcja obsługi. wersja

Transkrypt

1 Dane rejestrowe: Kancelaria Transportowa ITD-PIP Sp. z o.o Warszawa, Aleja Solidarności 115 lok. 2 KRS: NIP: REGON: Kontakt: biuro@itd-pip.pl tel.: faks: Instrukcja obsługi wersja

2 Spis treści 1 Wstęp Wymagania Wymagania sprzętowe i systemowe Wymagania programowe Konfiguracja MS SQL Zabezpieczenie licencyjne Instalacja Instalacja pełna programu SuperTacho (z MS SQL) Instalacja aktualizacji lub stanowiska roboczego (bez MS SQL) Konfiguracja parametrów zewnętrznego serwera MS SQL Konserwacja i serwis Aplikacja serwisowa SuperTacho Twórz backup bazy Pomoc zdalna Prześlij logi aplikacji Pomoc Odczyt pliku c2v Aktualizacja klucza USB - wgrywanie pliku v2c Pierwsze uruchomienie Ekran logowania Okno główne programu Ustawienia podstawowe programu Ustawienia parametrów firmy Ustawienia parametrów analiz i rozliczania Ustawienia analiz naruszeń Ustawienia delegacji Ustawienia rozliczania ewidencji Ustawienia wydruków i eksportu Wczytywanie danych Import danych z plików (pliki.ddd, pliki GPS, wykresówki) Skanowanie wykresówek Ustawienia domyślnych lokalizacji plików do importu Edycja danych kierowców i pojazdów Edycja danych podstawowych S t r o n a 1

3 8.2 Dodawanie umów (kontraktów) i aneksy Dodawanie dokumentów Dodawanie i usuwanie kierowców i pojazdów Grupy Podgląd aktywności Widok roczny Widok dzienny Widok tygodniowy Widok miesięczny Widok porównawczy Dodawanie i edycja aktywności Generowanie zaświadczeń o dniach bez tachografu Naruszenia Generowanie naruszeń dla pojedynczego kierowcy Generowanie naruszeń dla grupy kierowców Podgląd i analiza naruszeń Delegacje Dodawanie nowej podróży służbowej Edycja istniejącej podróży służbowej Import danych z systemów GPS Ewidencja Dodawanie informacji o nieobecnościach Wyliczanie ewidencji w trybie pojedynczym Wyliczanie ewidencji w trybie zbiorczym Rozliczanie płacy minimalnej w UE Konfiguracja parametrów rozliczania Wydruki kontrolne UE Wydruk zestawień dopłat Kontakt S t r o n a 2

4 1 Wstęp W niniejszej instrukcji zostały przedstawione komendy i wymagania dotyczące instalacji i używania programu SuperTacho w wersji Nazwy firm, produktów i narzędzi wymienione w niniejszej Instrukcji mogą być zastrzeżonymi nazwami lub zastrzeżonymi znakami handlowymi ich właścicieli. Wydawca oraz autor nie roszczą sobie do nich żadnych praw. Podczas tworzenia niniejszej instrukcji dołożono wszelkiej staranności aby informacje w niej zawarte były rzetelnej i pomocne, ale nie gwarantujemy, że dokument nie zawiera błędów i nieprecyzyjnych sformułowań. W razie jakichkolwiek wątpliwości prosimy o bezpośredni kontakt z działem serwisu. Ani wydawca ani autor nie odpowiadają za szkody spowodowane wykorzystaniem niniejszego dokumentu, za nieuzyskany przychód ani też za żadne inne szkody ekonomiczne spowodowane pośrednio lub bezpośrednio po wykorzystaniu informacji zawartych w niniejszej instrukcji. Zrzuty ekranów oraz zastosowane grafiki mogą się różnić od zawartości okien i kolorystyki posiadanej wersji programu. Grafiki te są wizualizacją poglądową i mogą się różnić, w szczególności gdy dotyczą innej wersji programu SuperTacho. 2 Wymagania 2.1 Wymagania sprzętowe i systemowe Komputer z procesorem kompatybilnym z Pentium III lub wyższym, 2 GHz 2 GB wolnej pamięci RAM Dysk: 5 GB wolnej powierzchni na dysku systemowym (C:) Napęd DVD w przypadku instalacji z płyty (wersje instalacyjne dostępne są również w internecie) System operacyjny Windows 7, 8, 8.1, 10 W instalacjach wielostanowiskowych zalecamy korzystanie z dedykowanego serwera bazy danych oraz repozytorium dla plików cyfrowych z tachografu, obrazów wykresówek i pozostałych plików wykorzystywanych do pracy systemu. Niniejsza instrukcja zawiera podstawowe informacje konfiguracyjne potrzebne do takiej instalacji, ale w indywidualnych przypadkach prosimy o kontakt z działem serwisu SuperTacho. 2.2 Wymagania programowe Microsoft Internet Explorer 7.0 lub wyższy Protokół sieciowy TCP/IP Minimalna rozdzielczość ekranu 1024x768 Uprawnienia administracyjne potrzebne do instalacji systemu 2.3 Konfiguracja MS SQL S t r o n a 3

5 Program SuperTacho wykorzystuje bazy danych Microsoft SQL Server w wersji 2008 R2, 2012 lub Domyślnie wykorzystuje edycje Express, ale może również współpracować z wersją Workgroup, Standard oraz Enterprise. Zaleca się instalowanie wszelkich oficjalnych poprawek do w/w wersji Wersja instalacyjna programu jest rozszerzona o darmową wersję MS SQL Server 2014, która posiada ograniczenia związane z maksymalnym rozmiarem bazy danych (10GB) oraz alokacją pamięci RAM (1GB). Dla zdecydowanej większości Klientów wersja ta jest wystarczająca. 2.4 Zabezpieczenie licencyjne Do pracy programu wymagany jest klucz HASP - zabezpieczenie sprzętowe w postaci klucza USB. Zabezpieczenie może być w wersji lokalnej (klucz używany na stanowisku roboczym) lub w wersji sieciowej. Wykorzystywane klucze wielostanowiskowe (sieciowe) umożliwiają równoczesną pracę na wielu stanowiskach na tych samych modułach programu zgodnie z wykupioną i zaprogramowaną w kluczu licencją. 3 Instalacja 3.1 Instalacja pełna programu SuperTacho (z MS SQL) Aby zainstalować program SuperTacho należy umieścić płytę instalacyjna w napędzie. Powinno to spowodować automatyczne uruchomienie okna instalacyjnego. W oknie klikamy SuperTacho Setup. S t r o n a 4

6 Pakiet instalacyjny można również pobrać ze strony Należy przeczytać i zaakceptować warunki umowy licencyjnej, następnie kliknąć INSTALUJ S t r o n a 5

7 Podczas pełnej wersji programu instalator zainstaluje serwer MS SQL (instancja..\supertacho), sterownik klucza HASP oraz pliki programu. W przypadku wykrycia istniejącego serwera MS SQL..\SUPERTACHO instalacja SQL zostanie pominięta. Żadne pliki baz danych nie zostaną nadpisane ani usunięte. Do połączenia z silnikiem bazy danych program SuperTacho wykorzystuje użytkownika supertacho_user i hasło $up3rt4ch0. W przypadku innej konfiguracji parametrów MS SQL, odpowiednie dane należy wpisać w pliku konfiguracyjnym programu: C:\Program Files (x86)\supertacho\ SuperTacho.UI.exe.config Po poprawnym zainstalowaniu wszystkich komponentów i skonfigurowaniu (jeśli było to potrzebne) połączenia z serwerem SQL można przystąpić do pierwszego uruchomienia programu. Podczas pierwszego uruchomienia, po nawiązaniu połączenia z serwerem SQL program SuperTacho założy bazę i tworzy całą jej strukturę. Jeśli program wykryje istniejącą bazę danych SuperTacho - pominie tworzenie i dokona weryfikacji wersji bazy danych. W przypadku odnalezienia starszej wersji bazy dokona automatycznej aktualizacji i uruchomi program. Domyślne logowanie do programu: użytkownik Administrator, hasło: brak (puste) S t r o n a 6

8 Z listy firm, wybieramy podmiot z którym chcemy rozpocząć pracę. W wersji podstawowej program można wykorzystywać tylko na potrzeby własnej firmy (bez opcji świadczenia usług analizy i rozliczania). Dla wersji usługowej wymagana jest specjalna licencja. Odblokowane zostaje wówczas dodawanie nieograniczonej liczby kolejnych firm obsługiwanych w programie. 3.2 Instalacja aktualizacji lub stanowiska roboczego (bez MS SQL) W przypadku aktualizowania posiadanej wersji programu do nowszej nie jest instalowany silnik MS SQL. Ze strony można pobrać odpowiednią wersję instalatora, bez bibliotek silnika bazodanowego. Instalacja taka podmienia tylko pliki programu SuperTacho i w żaden sposób nie wpływa na dane baz danych. Ewentualne użycie instalatora pełnego (z serwerem SQL) również nie naruszy istniejącego serwera i baz danych. W takim wypadku instalacja i konfiguracja SQL zostaje automatycznie pominięta. Instalując stanowiska robocze w instalacjach wielostanowiskowych należy prawidłowo skonfigurować parametry połączenia ze wspólnym serwerem bazy danych - odpowiednie dane należy wpisać w pliku konfiguracyjnym programu: C:\Program Files (x86)\supertacho\ SuperTacho.UI.exe.config 3.3 Konfiguracja parametrów zewnętrznego serwera MS SQL Użytkownikom chcącym wykorzystać (skonfigurować indywidualnie) swój serwer MS SQL zalecamy kontakt z profesjonalnym administratorem swojej sieci, gdyż błędna konfiguracja może mieć wpływ na działanie innych programów a nawet utratę ważnych danych. S t r o n a 7

9 Na płycie instalacyjnej z programem SuperTacho w folderze TOOLS znaleźć można autonomiczne wersje instalacyjne darmowych wersji MS SQL Express w pakietach a narzędziami administracyjnymi (Management Studio). Podczas instalacji własnego serwera można go wstępnie skonfigurować do współpracy z programem SuperTacho. W takim przypadku należy konać następujące operacje: Po uruchomieniu instalatora MS SQL wybieramy pierwszą opcję New SQL Server... Należy zaakceptować warunki licencji i przejść do kolejnych kroków konfiguracji Next... S t r o n a 8

10 Domyślnie zaznaczone są wszystkie opcje. Przechodzimy dalej Next... W kolejnym oknie widać możliwość indywidualnej konfiguracji nazwy instancji serwera. Wg tej nazwy większość programów komunikuje się z serwerem baz danych. Należy wpisać własną nazwę, bez spacji i polskich znaków. Nazwa ta musi być również unikalna (nie może być identyczna z istniejącą już w systemie). Po prawidłowym wpisaniu nazwy przechodzimy dalej Next... Ponownie przechodzimy danej Next... Na kolejnym oknie należy ustawić sposób autoryzacji użytkowników podczas łączenia się z serwerem baz danych. Zalecamy wybór opcji Mixed mode i zdefiniowania własnego hasła dla użytkownika głównego 'sa'. S t r o n a 9

11 Hasło należy wpisać dwukrotnie i zapamiętać je - gdyż będzie ono wymagane podczas dalszych konfiguracji instalowanego serwera SQL. Zalecane hasła powinny być odpowiednio długie z wykorzystaniem małych i wielkich liter oraz cyfr. Np. Enter password: Admin1234. Confirm password: Admin1234. Przechodzimy dalej Next... Po zakończeniu pracy instalatora możemy uruchomić narzędzie do zarządzania serwerem SQL Server management Studio. Narzędzie to znajdziemy na liście programów zainstalowanych w systemie Windows. Program SQL Server Management Studio nalezy uruchomić z uprawnieniami administracyjnymi. Należy zalogować się do odpowiedniego serwera wykorzystując login 'sa' i hasło wpisane podczas instalacji w opcji Mixed mode. S t r o n a 10

12 Na liście zakładek wybieramy folder SECURITY >> LOGINS Po kliknięciu na LOGINS prawy klawiszem myszy należy wybrać opcję New login... S t r o n a 11

13 W nowym oknie wpisujemy parametry uzytkownika SQL. Dla potrzeb programu SuperTacho tworzymy użytkownika np. supertacho_user oraz hasło $up3rt4ch0 Aby wyłączyć wymaganie okresowej zmiany hasła należy odznaczyć opcję Enforce password policy Następnie należy przejść na liście po lewej stronie na opcję Serwer Roles i zaznaczyć dla tego użytkownika uprawnienia sysadmin S t r o n a 12

14 Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić przyciskiem OK. Aby zweryfikować poprawność konfiguracji należy rozłączyć się z serwerem i ponownie połączyć z wykorzystaniem dodanego użytkownika i hasła. Jeśli połączenie będzie poprawne konfigurację serwera można zakończyć. W przypadku wystąpienia błędu konfiguracji użytkownika, należy ponownie połączyć się wykorzystując konto 'sa' i hasło administracyjne i dokonać odpowiednich poprawek. 4 Konserwacja i serwis 4.1 Aplikacja serwisowa SuperTacho Aplikacja jest dostępna na liście programów w systemie WIndows S t r o n a 13

15 Można ją również szybko odnaleźć wpisując do wyszukiwarki programów 'supertacho' Aplikacja serwisowa pozwala wykonać awaryjną kopię bazy danych, uruchomić moduł pomocy zdalnej dla naszego serwisu lub przesłać dodatkowe informacje serwisowe w przypadku problemów z uruchomieniem programu SuperTacho. S t r o n a 14

16 4.2 Twórz backup bazy Aby stworzyć kopię zapasową bazy danych należy wybrać z listy bazę której chcemy zrobić kopię i kliknąć Utwórz. W kolejnym okienku wskazać miejsce gdzie ma zostać stworzona kopia. S t r o n a 15

17 4.3 Pomoc zdalna Moduł ten jest przydatny podczas serwisowania programu. Aby umożliwić zdalne połączenie do swojego komputera w celu uzyskania pomocy technicznej należy uruchomić aplikację pomocy zdalnej, skontaktować się z serwisem SuperTacho i podać mu Twoje ID i hasło. Serwisant połączy się zdalnie z komputerem użytkownika, zdiagnozuje problem i zaproponuje rozwiązanie. Połączenia (i hasła) są jednorazowe i bez ponownej zgody uzytkownika serwis nie ma możliwości połączyć się z komputerem Klienta. Samo połączenie jest szyfrowane zatem dane Klienta nie są nigdzie udostępniane. Podczas połączenia zdalnego mozliwe jest zainstalowanie nowej wersji programu, pobranie bazy danych do diagnostyki, przesłanie innych plików do weryfikacji. Każdorazowo użytkownik wyraża zgodę na takie pobieranie plików do serwisu lub może przerwać połączenie. S t r o n a 16

18 4.4 Prześlij logi aplikacji Pozwala szybko przesyłać do serwisu plik na podstawie którego będzie można zdiagnozować występujące problemy. 4.5 Pomoc Odsyła nas do strony producenta, gdzie znajdziemy kontakty do działu handlowego czy serwisu S t r o n a 17

19 4.6 Odczyt pliku c2v Plik c2v, czyli Client To Vendor, to plik w którym są zawarte kluczowe informacje na temat posiadanej licencji. Klucze USB ze względów bezpieczeństwa wysyłane są nieaktywne. Aby go aktywować należy pobrać plik c2v i wysłać na adres licencje@supertacho.pl Uruchom przeglądarkę internetową i w pasek adresu wpisz localhost:1947 Z menu po lewej stronie wybierz Sentinel Keys Jeżeli jest więcej kluczy podłączonych do komputera należy znaleźć właściwy. Można go łatwo rozpoznać po kolorze, powinien być zielony lub czerwony. Klucze programu SuperTacho są oznakowane identyfikatorem VENDOR (103626): S t r o n a 18

20 Dodatkowo można sprawdzić fizycznie podłączone do komputera klucze HASP wybierając opcję Blink on. Odpowiedni klucz w złączu USB zacznie błyskać. Aby pobrać plik konfiguracyjny klucza licencyjnego należy dla odpowiedniego klucza kliknąć opcję C2V w oknie przeglądarki. Należy kliknąć w: Download C2V File S t r o n a 19

21 I zapisać plik na dysku, np. na Pulpicie lub w Moich dokumentach Pobrany plik należy wysłać em jako załącznik na adres licencje@supertacho.pl lub serwis@supertacho.pl Po zweryfikowaniu serwis techniczny przygotuje odpowiedni plik programujący i odeśle zwrotnie plik V2C do aktualizacji klucza USB. Aktualizacja klucza jest operacją bardzo prostą i wykonuje się ją podobnie jak powyższą operacją pobierania pliku C2V. S t r o n a 20

22 4.7 Aktualizacja klucza USB - wgrywanie pliku v2c Uruchom przeglądarkę internetową i w pasek adresu wpisz localhost:1947 Z menu wybieramy Update/Attach Za pomocą opcji Przeglądaj wybieramy odpowiedni plik do wczytania I klikamy Apply File Plik można wczytać tylko raz. Jeżeli plik zostanie poprawnie wczytany nie będzie możliwości użyć go jeszcze raz. W razie problemów należy skontaktować się z serwisem S t r o n a 21

23 Po poprawnym wczytaniu pliku v2c należy jeszcze raz zrobić odczyt i wysłać na adres serwis@supertacho.pl. 5 Pierwsze uruchomienie 5.1 Ekran logowania Podczas pierwszego uruchomienia programu po instalacji zostanie zweryfikowane połączenie z serwerem MS SQL, uprawnienia do połączenia oraz obecność klucza licencyjnego i jego parametry. W przypadku problemów zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat. Jeśli podstawowe parametry konfiguracyjne są prawidłowe podczas pierwszego uruchomienia zostanie utworzona nowa baza danych o nazwie SuperTacho, oraz baza konfiguracyjna SuperTachoAdministration W przypadku istniejącej bazy o takiej samej nazwie program nie usuwa takich baz. Podczas uruchomienia nastąpi próba pobrania danych z istniejącej bazy SuperTacho. Jeśli istniejąca baza będzie wymagała aktualizacji do najnowszej wersji zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i wykonana operacja aktualizacji. Każdorazowo przy uruchamianiu programu jest sprawdzania licencja w kluczu licencyjnym HASP. W przypadku nieprawidłowej licencji w kluczu lub niezgodności wersji programu z uprawnieniami użytkownika uruchomienie programu zostanie wstrzymane. Prosimy w takiej sytuacji o kontakt z serwisem technicznym. Prawidłowe uruchomienie potwierdzone jest ekranem logowania: S t r o n a 22

24 Aby zalogować się do programu klikamy przycisk ZALOGUJ. Domyślny użytkownik to Administrator hasło należy zostawić puste. Dodanie innych użytkowników oraz zabezpieczenie dostępu do programu hasłem można wykonać po zalogowaniu się w Ustawienia >> Panel administracyjny: Konfigurując zabezpieczenia prosimy o rozważne ustawianie nazw i haseł dostępu. W przypadku utraty/zapomnienia hasła odblokowanie dostępu do programy wymaga kontaktu z serwisem technicznym i może wymagać przesłania bazy danych do analizy. 5.2 Okno główne programu Po zalogowaniu do programu użytkownik ma możliwość wyboru zadań jakie chce wykonać. Ekran podzielny jest na tematyczne sekcje: S t r o n a 23

25 KIEROWCY - sekcja główna analiz i rozliczania kierowców POJAZDY - sekcja dotycząca podglądu i edycji danych pojazdów TERMINY - lista zadań do wykonania, terminarz, przypominacz ALERTY - blok informacji o zaległych i zbliżających się pilnych terminach zadań IMPORT - sekcja wczytywania danych z plików, skanowania wykresówek WYDRUKI - moduł drukowania zestawień, raportów i dokumentów rozliczeniowych USTAWIENIA - konfiguracja programu, ustawienia danych firmowych, parametry rozliczania POMOC - odnośnik do strony internetowej do działu pomocy technicznej 5.3 Ustawienia podstawowe programu Podczas pierwszego uruchomienia warto rozpocząć pracę od konfiguracji podstawowych parametrów pracy programu. Ustawienia te można w każdej chwili w przyszłości zmienić, ale ich modyfikację zaleca się zaawansowanym użytkownikom lub polecamy usługę wdrożenia programu przeprowadzaną przez naszych specjalistów w Państwa regonie. Po wejściu do menu USTAWIENIA na początek należy uzupełnić dane firmy: S t r o n a 24

26 Poniżej danych firmy można indywidualnie ustawić ścieżki do folderów przechowywania danych zgodnie z opisem. 5.4 Ustawienia parametrów firmy Następnie zalecamy przegląd poszczególnych zakładek i konfigurację odpowiednich parametrów dla swojej firmy. Program domyślnie ustawiony jest w sposób bezpieczny, ale niektóre parametry mogą odbiegać od zmieniających się interpretacji. W przypadku jakichkolwiek niejasności prosimy o kontakt ze swoim opiekunem merytorycznym lub skorzystanie z usługi wdrożenia. S t r o n a 25

27 6 Ustawienia parametrów analiz i rozliczania 6.1 Ustawienia analiz naruszeń W tym oknie zawarte są parametry analizy naruszeń i interpretowania niektórych zdarzeń mających wpływ na analizę czasu pracy kierowcy. Minimalna wielkość odpoczynku dziennego [7 godz] wynika z decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 7 czerwca 2011 roku w sprawie obliczania dziennego czasu prowadzenia pojazdu zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 561/2006. Wstawiaj do aktywności 1 minutę pracy przy zmianie kodu kraju - dzięki tej opcji aktywności kierowcy, które mają wpływ na jego prawidłowy odpoczynek bedą wykazane na liście naruszeń. Dokonywanie zapisów w tachografie w trakcie odpoczynku będzie powodowało przerwanie tego odpoczynku zdarzeniem innej pracy (obsługą tachografu). Przy weryfikacji załogi wymagaj drugiego kierowcy po zliczeniu 60 minut jazdy - opcja wymuszająca uwzględnianie tylko zdarzeń jazdy do weryfikacji pierwszej godziny załogi kilkuosobowej (czyli sytuacji prowadzenia pojazdu przez kilku kierowców). Obecność drugiego kierowcy podczas postojów lub innej pracy nie jest wymagana przepisami. Przy analizie odpoczynków tygodniowych zastosuj odstępstwo z artykułu 8 pkt 6a Rozp. 561/2006 (odpoczynek w przewozach okazjonalnych osób odroczony do 12 dni) - włączenie analizy odpoczynków tygodniowych zgodnie z tym wyjątkiem. S t r o n a 26

28 6.2 Ustawienia delegacji 6.3 Ustawienia rozliczania ewidencji Do rozliczania ewidencji czasu pracy, która z kolei ma bezpośredni wpływ na późniejsze naliczanie składników wynagrodzenia mają parametry ustawione w tej zakładce. Opcje SMART, czyli automatyczne operacje rekompensowania i optymalizacji wyliczeń. Opcje te wymagają odpowiednich zapisów w dokumentach firmowych (umowy o pracę, regulamin pracy i wynagradzania). Zainteresowanych takim wdrożeniem/audytem dokumentacji prosimy o kontakt z naszym działem handlowym. S t r o n a 27

29 Optymalizacja dni pracy/wolnych - funkcja realizująca w sposób praktyczne zasadę przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy i ustalania jako dni robocze dni, w których faktycznie wystąpiła praca. Analogicznie na poziomie rozliczania są ustalane odpowiednio dni wolne - dzięki temu minimalizuje się naruszenie normy średniotygodniowej i ustala prawidłową liczbę dni pracy uwzględniając obowiązujące przepisy. Automatyczne rekompensowanie dodatków za nadgodziny i dyżury 100% - program sam wykona rekompensaty nadgodzin (100% i 50%) oraz dyżurów 100% (art 9 pkt 1 Ustawy o Czasie Pracy Kierowców), aby jak najlepiej wykorzystać dni bez pracy oraz niewypracowany wymiar dzienny. Automatyczne rekompensowanie pracy w dni wolne - w przypadku gdy opcja pierwsza (Optymalizacja dni wolnych) nie jest włączona, system będzie próbował udzielić dni wolnych za pracę w dni wolne (sb, nd i święta). Automatyczne uzupełnianie wymiaru dyżurem 50% - opcja wykorzystująca wyrok SN dotyczący zaliczenia wynagrodzenia za niewypracowany wymiar na poczet należnego wynagrodzenia za dyżur50%. Algorytm najpierw jednak będzie próbował zrekompensować w tym czasie najbardziej kosztowne elementy jak nadgodziny i dyżur 100%. Uzupełnianie dyżurem jest wykonywane tylko w obrębie danego dnia i tylko dyżurem z tego dnia. Nie ma możliwości prawnej udzielania czasu wolnego w zamian za dyżur 50% z innych dni Przeliczaj uwzględniając wszystkie miesiące okresu rozliczeniowego - opcja wymuszająca wyliczenie ewidencji zbiorczo za cały okres rozliczeniowy. Zalecana w przypadku gdy składniki wynagrodzenia są zryczałtowane. Parametry rozliczeniowe firmy: Pora nocna - naliczanie dodatku 20% za pracę w tych godzinach, np. 22:00 do 6:00. Ograniczenie pracy do 10h dla zdarzeń pomiędzy np. 0:00 a 4:00 - definicja pory nocnej dla zastosowania art 21 UoCPK. Doby niedzielno-świąteczne - definicja regulująca zasady naliczania dodatków za pracę w niedzielę lub święta państwowe. Domyślnie 6:00 do 6:00. Zaleca się jednak uregulowanie tej kwestii w dokumentach firmowych. Długość okresu rozliczeniowego - okres rozliczeniowy do podsumowania należności wynagrodzeniowych. Program nie zezwala na przenoszenie dodatków do rozliczenia poza okres rozliczeniowy. Powyższe parametry należy zweryfikować z zapisami w umowach o pracę i regulaminach wynagradzania, regulaminie pracy, obwieszczeniach lub układzie zbiorowym. Edycja tych opcji bez wymaganej modyfikacji zasad współpracy z pracownikami spowoduje nieprawidłowe naliczanie składników. S t r o n a 28

30 Identyfikacja zdarzeń - sekcja pozwalająca decydować o korekcie/modyfikacji sposobu analizowania aktywności, które zarejestrował kierowca. Domyślne parametry uwzględniają definicje ustawowe, ale dokonując odpowiednich zapisów w zasadach współpracy i modyfikując powyższe ustawienia można np. zaliczyć wszystkie aktywności w trakcie dnia do zdarzeń typu PRACA. Ewentualnie ograniczyć możliwość nieusprawiedliwionego wydłużania przerw w pracy i wprowadzenia definicji Nieusprawiedliwionego Postoju (NPO) dla nadużyć. Ustawienia te wymagają pisemnych regulacji w zasadach współpracy z pracownikami. Sekcja ustawień dodatkowych, to możliwość ustawienia poziomu zaokrąglania wyników, uwzględnienia wyroku SN w sprawie naliczania podwójnego dodatku za nieoddaną niedzielę i święto oraz włączania odpowiednich elementów wydruku ewidencji (wyliczanie kwot wynagrodzenia brutto, gotowych wniosków na nadgodziny lub wyświetlania wyników w postaci dziesiętnej, np. 5h:15m >> 5, Ustawienia wydruków i eksportu Ustawienia w tej opcji dotyczą nadrukowania na raportach dat, miejsc na podpis i innych tego typu elementów zgodnie z definicją opisaną w opcjach. 7 Wczytywanie danych 7.1 Import danych z plików (pliki.ddd, pliki GPS, wykresówki) W sekcji IMPORT dokonuje się wszelkich operacji wprowadzania danych zewnętrznych do programu. Import plików DDD, wczytywanie wykresówek, import plików GPS - to wszystko jest realizowane jako niezależny moduł IMPORTU. Dzieki takiej budowie programu, IMPORT traktowany jest jak niezależne stanowisko i może być wydzielonym modułem dla odrębnego użytkownika, który będzie tylko wczytywał dane - np. na portierni. S t r o n a 29

31 Na pasku narzędzi znajdziemy następujące opcje wczytywania danych: (1) - wczytywanie plików DDD (dowolny typ, z dowolnego czytnika, również pliki.esm, c1b, v1b, tgd) (2) - odczyt karty przez podłączony lokalnie czytnik kart chipowych (wbudowany do laptopa czytnik do podpisów kwalifikowanych, itp) (3) - wczytywanie plików.bmp zeskanowanych wykresówek analogowych (4) - skanowanie wykresówek analogowych (5) - wczytywanie plików z aktywnościami oraz przekraczaniem granic z systemów GPS. Lista obsługiwanych systemów GPS dostępna na naszej stronie internetowej w zakładce Funkcje SuperTacho. Jeśli Państwa systemu nie ma na naszej liście, prosimy o przesłanie przykładowych plików na adres serwis@supertacho.pl - dopasujemy nasz program do takiego formatu. (6) - ustawienia stałych ścieżek lokalizacji plików - np. foldery w sieci firmowej, gdzie pojawiają się nowe pliki do wczytania. Po wczytaniu plików cyfrowych z danymi kierowców system weryfikuje nazwiska kierowców i aktualne dane zapisane w systemie. Dla istniejących w bazie danych kierowców doczytywane są nowe dane (nie są modyfikowane wczytane wcześniej i np. poprawione aktywności). Nowi kierowcy wymagają zatwierdzenia przez użytkownika, aby mogli być zapisani do listy aktywnych kierowców. S t r o n a 30

32 Kierowcy oznaczenie na zielony kolor - są już zapisani w systemie i ich dane są aktualizowane bez pytania. Kierowcy NOWI (czerwony kolor lub czary w środkowym panelu) - wymagają zatwierdzenia (zaznaczamy odpowiednio każdego kierowcę) i dodajemy go do listy zatwierdzonych lub do listy Ignorowanych (prawy panel). Tak zbiorcza selekcja znacząco przyspiesza weryfikację wczytywanych danych. Czerwony wykrzyknij w zakładce POBIERANIE DANYCH wskazuje na błędy w plikach wczytanych do systemu. Należy sprawdzić powód błędnych zapisów (uszkodzony plik, ostrzeżenie o nieważnym certyfikacie karty). W przypadku uszkodzenia pliku należy dokonać odczytu karty / tachografu ponownie. 7.2 Skanowanie wykresówek S t r o n a 31

33 Podczas skanowania wykresówek system wywołuje automatyczne mechanizmy wyszukiwania wykresówki w obrazie, ułożenia prawidłowego godzin na obrazie oraz rozpoznania aktywności. Obraz można swobodnie edytować i poprawiać, tak aby jak najlepiej odwzorować rzeczywiste aktywności kierowcy w danym dniu. Aktywności wykryte na obrazie można płynnie modyfikować przeciągając odpowiednie znaczniki lub usuwając i dodając aktywności z menu pod prawym klawiszem myszy. 7.3 Ustawienia domyślnych lokalizacji plików do importu Mając kilka różnych czytników lub korzystając z folderów udostępnionych w sieci firmowej lub FTP można skonfigurować odpowiednie lokalizacje również w internecie (protokół ftp) tak aby wywoływać domyślnie wskazany adres i wczytać wszystkie nowe pliki dostępne w danej lokalizacji. 8 Edycja danych kierowców i pojazdów Odpowiednie dane modyfikuje się w odpowiednich sekcjach KIEROWCY / POJAZDY z poziomu ekranu głównego. 8.1 Edycja danych podstawowych S t r o n a 32

34 Zaznaczając wybranego kierowcę możemy edytować jego dane, poprawić parametry dat ważności dokumentów lub wpisać unikalny identyfikator firmowy służacy m.in. do identyfikacji kierowcy podczas eksportu danych do zewnętrznych systemów rozliczeń (SAP, Kadrowo-płacowe, księgowość). Po dokonaniu zmian zapamiętujemy zatwierdzając klawizszem [v] w prawym górny rogu okna. 8.2 Dodawanie umów (kontraktów) i aneksy W oknie podglądu danych, jest sekcja UMÓW: Dodanie nowej umowy lub aneksowanie istniejących zasad współpracy: Zakres dat od / do - jeśli umowa jest bezterminowa pozostawiamy puste pole daty końcowej. System zatrudnienia: podstawowy, równoważny, zadaniowy, przerywany, mieszany oraz umowy cywilno-prawne S t r o n a 33

35 Ustawienie prawidłowe wszystkich parametrów umowy jest wymagane do prawidłowego wyliczania składników wynagrodzenia. Program SuperTacho w pierwszej kolejności nalicza składniki czasowe (godziny pracy, nadgodziny, dodatki nocne, dyżury). Wygenerowana tabela ewidencji czasu pracy i składników godzinowych jest w kolejnym kroku wyliczana z uwzględnieniem stawki zaszeregowania. W szczególnych wypadkach można pominąć uzupełnienie kwoty zatrudnienia. Program pozwala rozliczyć zryczałtowane składniki - można te parametry wprowadzić na powyższym oknie, albo w postaci oszacowanych kwot ryczałtów albo w postaci szacowanej licby godzin poszczególnych składników. Program SuperTacho odpowiednio weryfikuje składniki i w przypadku obniżonej stawki poniżej minimalnego wynagrodzenie uwzględni odpowiednie składniki do wyrównania. W opcji umowy definiuje się również parametry zaszeregowania kierowcy do płac minimalnych UE. 8.3 Dodawanie dokumentów w przygotowaniu 8.4 Dodawanie i usuwanie kierowców i pojazdów w przygotowaniu 8.5 Grupy w przygotowaniu 9 Podgląd aktywności 9.1 Widok roczny Najbardziej podstawowy widok do kontroli kompletności danych i nawigowania po zapisanych aktywnościach. S t r o n a 34

36 Legenda: - brak danych, brak jakichkolwiek informacji o aktywności - są dane o aktywnościach dla tego kierowcy, na podstawie odczytu karty / pojazdu - kompletne dane z karty kierowcy i z pojazdu - brak danych, na podstawie posiadanych danych (data ostatniego odczytu, zaświadczenia) system zgłasza czerwonym odcieniem, że dane powinny być. Sytuacja oznacza np. brak wpisu manualnego za okres odpocynku tygodniowego. - włączenie przycisków informacji dodatkowych pozwala wyświetlić na kalendarzu informacje o naruszeniach, źródle aktywności częściowej (karta kierowca / pojazd) oraz znacznika terminu pobrania danych. - wolne (bez ramki) - jest informacja o odpoczynku w tym dniu, zarejestrowana na tachografie (karcie kierowcy) - ramka wokół takiego dnia oznacza wystawione w takim dniu zaświadczenie o nieprowadzeniu pojazdu - dzień z wystawionym zaświadczeniem, ale z informacjami o aktywnościach innych niż odpoczynek S t r o n a 35

37 - [N] - w tym dniu wystąpiły naruszenia - znacznik pobierania danych (z karty kierowcy) Na kalendarzu rocznym wprowadzamy po kliknięciu prawym klawiszem myszy na wybranym dniu mamy do wyboru szereg opcji możliwych do wykonania w danym momencie: Można ustawić typ dnia: Urlop, Chorobowe lub inne z listy najczęściej używanych. Dodatkowo w opcji Więcej... są dodatkowe typy dnia. Zaznaczając jeden dzień lub kilka (okres) i wybierając opcję Generuj zaświadczenie możemy wygenerować formularz z dopasowanym wymaganym okresem zaświadczenia. Zaznaczenie większego okresu dat spowoduje wygenerowanie wielu osobnych zaświadczeń na okresy faktycznego braku danych. Opcja przywróć oryginalne dane z karty czyście wszelkie modyfikacje i wystawione zaświadczenia wskazanego dnia. Podwójne kliknięcie w dany dzień wywoła przejście do podglądu (widoku) tygodniowego - gdzie widać szczegółowy wykres aktywności w poszczególnych dniach. - pasek akcji pozwala wydrukować widok roczny, wyświetlić wystawione zaświadczenia oraz zapisywać dane po modyfikacjach na widoku rocznym. 9.2 Widok dzienny Najbardziej szczegółowy widok aktywnosci wraz z listą zdarzeń i licznikami pojazdu. S t r o n a 36

38 Wizualizacja aktywnosći wraz z rozpoznanymi przerwami oraz zaznaczeniem wpisów manualnych i braku danych o aktywnosciach [ "?" ]. Na widoku dziennym można dodawać aktywnosci, modyfikować istniejące dane. Operacje edycji/dodawnia/ zamiany wywołuje się prawym klawiszem myszy na wykresie zdarzeń lub na liście aktywnosci. Zdarzenia na wykresie można również modyfikować poprzez przeciąganie krawędzi danego bloku aktywnosci: S t r o n a 37

39 Dla analizy dokładnej, weryfikacji zdarzeń na wykresie można zaznaczyć wybrany okres i sprawdzić sumę poszczególnych aktywności w tym zaznaczeniu: Dodatkowo aby dopasować widok do aktywnosci na przełomie dób mozna przyciskami <<< << < > >> >>> zmienić widok aktywności odpowiednio o 1h, 1 dzień lub tydzień 9.3 Widok tygodniowy Na tym widoku widać kilka dni aktywności. Pod prawym klawiszem myszy dostępne są podobne funkcje jak w widoku dziennym - dodawanie, modyfikacja, zaznaczanie okresu, wystawianie zaświadczeń. Widok ułatwia analizowanie naruszeń powstających na przełomie dni lub dotyczących dłużego okresu, np. dwóch tygodni. S t r o n a 38

40 9.4 Widok miesięczny Widok przydatny do analizy odpoczynków tygodniowych. Aktywności pokazane są z podziałem na dwutygodniowe okresy: S t r o n a 39

41 9.5 Widok porównawczy Widok umożliwiający porównywanie podobnych dni lub zapisów z tachografu z zapisami na karcie kierowcy w celu identyfikacji zdarzeń jazdy bez karty lub S t r o n a 40

42 9.6 Dodawanie i edycja aktywności Klikając na wykresie aktywności możemy dodać aktywność kierowcy: Nowe zdarzenia zostaną nałożone na istniejące aktywnosci. Zatwierdzając operację możemy jeszcze wybrać jakie zdarzenia mają być podmienione - Tylko BRAK DANYCH,, BRAK DANYCH lub ODPOCZYEK lub każda aktywności - wówczas zmiana będzie dotyczyć każdej aktywnosci we wskazanym okresie. Zamiana zdarzeń jest dokonywana tylko w ramach konkretnie zaznaczonej aktywności: 9.7 Generowanie zaświadczeń o dniach bez tachografu Wywołując okno generowania zaświadczeń mamy możliwość wypełnić brak danych informacją o odpoczynku lub wprowadzić zaświadczenie o wykonywaniu pracy co dodatkowo pozwoli dokonać automatycznego dodania aktywności innej pracy w zadanych godzinach w wybranych dniach. Dzięki tej funkcjo można szybko dodać aktywności pracy dla kierowców pojazdów bez tachografu (busów) lub zdarzenia pracy dla kierowcy, który w danym okresie wykonywał pracę np. tylko w biurze lub w warsztacie. S t r o n a 41

43 10 Naruszenia 10.1 Generowanie naruszeń dla pojedynczego kierowcy Na zakładce Naruszenia określamy okres jaki chcemy sprawdzić: Wybieramy z listy kierowców konkretne nazwisko kierowcy i otrzymujemy listę naruszeń wraz z kwotami kar. Po zaznaczeniu konkretnego naruszenia na liście w dolnej części ekranu pojawi się podgląd aktywności z tego dnia z zaznaczonym okresem nieprawidłowych zdarzeń. S t r o n a 42

44 10.2 Generowanie naruszeń dla grupy kierowców Zaznaczając na liście kierowców kilku kierowców (lub wszystkich) możemy szybko zweryfikować łączne naruszenia dla wszystkich kierowców i sumę kar dla całej firmy. W zakładce Wydruki dostępny jest formularz oświadczenia, który można wykorzystać do pouczenia kierowcy, co powinno nastąpić każdorazowo po stwierdzeniu naruszeń. Jest to element tzw. prawidłowej organizacji i dyscypliny pracy - czyli aktywna weryfikacja i reagowanie na nieprawidłowości. Dodatkowo kierowca powinien wykonać wydruk z tachografu z opisem powodu takich przekroczeń - tylko wtedy jest szansa na uniknięcie kary finansowej Podgląd i analiza naruszeń Po dwukrotny kliknięciu na liście naruszeń na konkretne zdarzenie zostanie ono wyświetlone w oknie z wykresem tygodniowym oraz z zaznaczonymi okresami nieprawidłowymi. Można wówczas zweryfikować czy dane naruszenie wynika z błędu obsługi selektora, czy faktycznie nastąpiło wydłużenie czasu prowadzenia pojazdu ponad normę. 11 Delegacje Rozliczanie podróży służbowych w programie SuperTacho może być wykonana dla dowolnego pracownika. Do wyliczenia należności nie jest potrzebny odczyt danych z tachografu - zwrot diet i kosztów wynika z czasu trwania takiej podróży, a nie z czynności wykonywanych w jej trakcie. Minimalne informacje potrzebne do wyliczenia należności to data i godzina wyjazdu z miejsca stałej pracy i data i godzina powrotu do bazy Dodawanie nowej podróży służbowej Na zakładce DELEGACJE po wybraniu konkretnego kierowcy i wstępnym ustawieniu okresu w jakim będziemy wstawiać nowe wyjazdy wybieramy klawisz [+] nad listą istniejących podróży. S t r o n a 43

45 Zostanie otwarte nowe okno z zakładkami i możliwością wstawiania zdarzeń początku, końca oraz punktów pośrednich na wykresie lub po przełączeniu na widok tabelaryczny - wstawiając poszczególne wiersze tabeli. Ikony na pasku narzędzi można również przeciągnąć na wykres i zostawić je w miejscu, które wizualnie odpowiada momentowi rozpoczęcia / końca lub punktowi pośredniemu. Wstawiając poszczególne zdarzenia wyjazdu mamy możliwość wprowadzenia opcjonalnie nazwy miejscowości. Nazwy te będą wykazane na zestawieniach i wydrukach dotyczących danego wyjazdu służbowego. Raport szczegółowy podróży służbowej S t r o n a 44

46 11.2 Edycja istniejącej podróży służbowej W opcji DEEGACJE po wybraniu konkretnego kierowcy zostaną wyświetlone wszystkie zapisane wcześniej delegacje z zadanego okresy dat. Wybierając konkretny wyjazd możemy dowolnie edytować parametry tego wyjazdu - ponowne zapisanie poprawionych danych może wymagać ponownego przeliczenia należności z tytułu płac minimalnych UE, które uwzględniają naliczone należności z tytułu podróży służbowych Import danych z systemów GPS 12 Ewidencja 12.1 Dodawanie informacji o nieobecnościach Wszystkie nieobecności mające wpływ na wyliczenie składników ewidencji (w szczególności Urlopy, zwolnienia lekarskie, nieobecności usprawiedliwione oraz nieusprawiedliwione) należy wprowadzić do systemu przed wyliczeniem. Informacje te najwygodniej wprowadzić na widku rocznym aktywnosći (kalendarz roczny): Informacje te zostaną pobrane podczas wyliczania ewidencji. S t r o n a 45

47 Po wprowadzeniu informacji o nieobecnościach, dodaniu wymaganych (opcjonalnie) zdarzeń pracy poza zapisami na karcie kierowcy/tachografie przystępujemy do wyliczania składników wynagrodzenia na ewidencji Wyliczanie ewidencji w trybie pojedynczym W zakładce EWIDENCJA wskazujemy okres jaki będzie wyliczany, zaznaczamy na liście kierowców konkretnego kierowcę i wybieramy na pasku narzędzi przycisk PRZELICZ: Po pobraniu wszystkich danych, zweryfikowaniu podziału aktywności na poszczególne doby rozliczeniowe (zgodnie z art. 8 Ustawy o czasie pracy kierowców rozliczanie czasu pracy odbywa się w okresie 24 godzin począwszy od godziny rozpoczęcia pracy zgodnie z rozkładem). Nie ma tutaj znaczenia czy praca wykonywana była w trybie załodze wieloosobowej czy rozpoczęcie pracy następowało kilkukrotnie w tej samej dobie. Weryfikację ustawienia doby rozliczeniowej można sprawdzić na podglądzie wyliczenia (Rozpoczęcie dnia) oraz wyświetlając widok doby na ewidencji: S t r o n a 46

48 Po wyliczeniu składników na tabeli można sprawdzić liczbę nadgodzin wyliczonych, oddanych (zrekompensowanych czasem wolnym) oraz pozostałych do zapłaty. Oprócz tego dodatki nocne, dyżury, uzupełnienia przestojem. System SuperTacho na podstawie parametrów z umowy wykaże kwoty brutto należnego wynagrodzenia: Powyższe kwoty wystarczy przekazać do rozliczenia (księgowość, biuro rachunkowe) do dalszego składkowania i wypłaty. Program nie wylicza wynagrodzenia urlopowego ani średniej do chorobowego. Odliczenie wykazane z tytułu niewypracowania godzin pracy z powodu nieobecności należy uzupełnić samodzielnie kwotami należnymi, wynikającymi z odrębnych przepisów o świadczeniach urlopowych i zasiłkach chorobowych Wyliczanie ewidencji w trybie zbiorczym Wyliczenie ewidencji można wykonać zbiorczo w trybie grupowym. Na pasku narzędzi należy przełączyć tryb na ZBIORCZY. W tym trybie można wybrać wielu kierowców do jednoczesnego wyliczenia. Na kontrolce daty, wskazać (zaznaczyć) wybrane miesiące do wyliczenia (maksymalnie 12 miesiecy danego roku jednocześnie) i wybrać przycisk PRZELICZ: Przeliczenie 25 kierowców za wybrany miesiąc trwa ok 30 sekund. Podgląd szczegółowy wyliczeń jest dostępny po powrocie do trybu pojedynczego i wskazaniu wybranego kierowcy. Po wyliczeniu grupy kierowców i zpiasnaiu wyliczeń można bezpośrednio przejść do menu Wydruków i wygenerować odpowiednie zestawienia Ewidencji, wyliczeń i wniosków u dzielenie wolnego za nadgodziny (opconalnie). S t r o n a 47

49 13 Rozliczanie płacy minimalnej w UE 13.1 Konfiguracja parametrów rozliczania 13.2 Wydruki kontrolne UE 13.3 Wydruk zestawień dopłat 14 Kontakt Wszelkie uwagi i zgłoszenia serwisowe prosimy kierować do swoich opiekunów merytorycznych lub bezpośrednio do działu serwisu. Zlecenia obsługiwane są chronologicznie - wg kolejności zgłoszeń. W przypadku braku możliwości bezpośredniego kontaktu telefonicznego prosimy o informację na serwis@supertacho.pl Kancelaria Transportowa ITD-PIP - Serwis SuperTacho ul. Kobierzycka 3 lok 23, Wrocław, Polska GSM: serwis@supertacho.pl S t r o n a 48