Projekt: Centra informacji publicznej w obwodzie Lwowskim. Katarzyna Barcikowska

Transkrypt

1 Projekt: Centra informacji publicznej w obwodzie Lwowskim Katarzyna Barcikowska

2 Administracja publiczna ma decydujące znaczenie w procesie zarządzania rozwojem lokalnym. 1. Administracja publiczna zna i stosuje w rozwoju lokalnym nowoczesne metody zarządzania. 2. Zarządzanie rozwojem pozwala na zaspokojenie w większym stopniu potrzeb mieszkańców. 3. Zarządzanie rozwojem lokalnym wymaga komplementarności zróżnicowanych instrumentów oraz różnych form współrządzenia. 4. Zarządzanie rozwojem lokalnym jest zdeterminowane różnorodnością zasobów i procesów, a jego celem jest wzrost atrakcyjności zasobów określonego terytorium zmierzająca również do poprawy warunków życia oraz jakości świadczonych usług.

3 Przedmiotem zarządzania jest proces zarządzania i administracja, której funkcje wyrażają się w decyzjach (działaniach), sprawowaniu władzy i dysponowaniu zasobami organizacji. Głównym kryterium oceny funkcjonowania instytucji publicznej jest jego skuteczność spełniania oczekiwań społecznych. Administracja samorządowa planuje, koordynuje i organizuje zaspokajanie potrzeb społeczności lokalnych. Uzyskiwanie lepszych efektów w sferze usług publicznych zakłada nowe zarządzanie publiczne.

4 Pojawiają się też nowe formy i koncepcje oparte na współrządzeniu w ramach zarządzania regionami czy współpracy na poziomie lokalnym. Zarządzanie rozwojem lokalnym ma doprowadzić do osiągnięcia zamierzonych celów ustalonych przez organy lokalne. Samorząd terytorialny stanowi wyodrębnioną w strukturze państwa, powstały w mocy prawa związku lokalnego społeczeństwa, powołany do samodzielnego wykonywania zadań, wyposażony w materialne środki umożliwiające realizację tych zadań. Zasada samorządności zostaje wpisana w Polską Konstytucję.

5 Głównym podmiotem w zakresie zarządzania rozwojem lokalnym pełni wspólnota samorządowa, która ma instrumenty skutecznego oddziaływania takie jak: podatki lokalne, działania planistyczne i przyjęte strategie. W zakresie zarządzania rozwojem lokalnym ważna jest autonomia decyzyjna organów administracji terytorialnej i kierownictwa urzędów. Kluczowe miejsce w działalności samorządu terytorialnego zajmuje zarządzanie sprawami publicznymi, które obejmują rozwój lokalny. Mieszczą się tu takie zagadnienia jak: miejsce, warunki, mechanizmy i zasady zarządzania tym, co ma podstawowe znaczenie dla interesu wspólnoty i co mieści się w możliwościach realizacyjnych organów samorządu terytorialnego. Inaczej mówiąc, chodzi o skomplikowany typ zagadnień samorządowych, których rozwiązywanie wymaga analizy licznych uwarunkowań podejmowanych decyzji przez decydentów posiadających określone kompetencje. Zarządzanie lokalne to proces oddziaływania organów samorządowych na przedmiot zarządzania w celu osiągnięcia zakładanego celu.

6 Organizacje terytorialne posiadają osobowość prawną, własny budżet, majątek i demokratycznie wybierane organy oraz aparat pomocniczy w postaci urzędu. Są one zhierarchizowane i sformalizowane w zakresie podejmowania decyzji. Kierowanie organizacją terytorialną będzie polegało na podejmowaniu decyzji w zakresie kierowania strukturą organizacyjną w celu osiągnięcia przyjętych celów. Organizacja urzędu obejmuje strukturę, procedury i komunikację wewnętrzną. Administracja publiczna rozwiązuje problemy i kreuje procesy rozwojowe przez zmiany społeczne, gospodarcze i polityczne.

7 W procesie zarządzania możemy wyodrębnić: elementy planistyczne, decyzyjne, wykonawcze i kontrolne. Zarządzanie odznacza się ono następującymi właściwościami: -jest typowym procesem informacyjno-decyzyjnym, -nosi charakter pracy kierowniczej i zespołowej, -stanowi system działań regulujących zgodnie z przyjętymi celami, -jest istotnym procesem koordynacyjnym, -harmonizującym działania różnych osób, instytucji i podmiotów gospodarczych.

8 Zarządzanie odznacza się następującymi właściwościami: -jest typowym procesem informacyjno-decyzyjnym, nosi charakter pracy kierowniczej i zespołowej, stanowi system działań regulujących zgodnie z przyjętymi celami, -jest istotnym procesem koordynacyjnym, -harmonizującym działania różnych osób, instytucji i podmiotów gospodarczych.

9 Zarządzanie jest procesem polegającym na: podejmowaniu przez kierujące organy wielu różnych, wzajemnie powiązanych decyzji przeciwieństwie działań, które zmierzają do zapewnienia takiego funkcjonowania organizacji, aby w sposób skuteczny, efektywny i sprawny osiągnięte zostały jej cele. Na proces zarządzania składają się następujące funkcje: planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, współdziałanie z ludźmi oraz kontrolowanie.

10 1. Planowanie strategiczne 2. Eliminowanie marnotrawstwa 3. Planowanie inwestycyjne 4. Przekształcenia 5. Standardy obsługi 6. Rachunek społeczno-ekonomiczny zarządzanie jakością 7. Planowanie strategiczne 8. Planowanie inwestycyjne

11 1. Poprawa jakości obsługi 2. Usprawnienia działalności urzędu 3. Skrócenie czasu obiegu dokumentacji 4. Poprawa organizacji pracy 5. Lepszy dostęp do informacji

12 Jednostki samorządu terytorialnego poszukują nowych form organizacyjnych, które pozwolą na zaspokojenie potrzeb i oczekiwań społeczności lokalnych. Doświadczenia europejskie wskazują, iż dla zwiększenia efektywności w jakości usług świadczonych przez jednostki samorządowe, niezbędne jest wdrożenie nowoczesnych technologii informacyjnych, które usprawnią pracę administracji lokalnej oraz wpłyną na obniżenie kosztów jej funkcjonowania. Automatyzacja i informatyzacja większości procedur ułatwi każdemu obywatelowi dostęp do urzędu. Efektem dodatkowym, który w ten sposób zostanie osiągnięty będzie zapewnienie pełnej przejrzystości działania urzędu, jego struktur oraz zadań, które wykonuje.

13 zarządczej, tj. sprawowania zarządu majątkiem publicznym oraz gospodarowania mieniem jednostki samorządowej, dystrybucyjnej (alokacyjnej), decydowanie o długo i krótkoterminowym finansowaniu działalności, regulacyjnej, obejmującej w głównej mierze stanowienie prawa miejscowego, usługowej, tj. dostarczania społeczności lokalnej usług komunalnych, administracyjnych i społecznych, nadzorczej, tj. kontroli przestrzegania prawa przez osoby fizyczne i prawne (policja, straż miejska, czy też nadzór budowlany lub służby ochrony środowiska).

14 menedżerski styl kierowania, zdywersyfikowane, elastyczne i zadaniowe struktury organizacyjne, ukierunkowanie działań na potrzeby odbiorców usług publicznych, partnerstwo w stosunku do innych podmiotów.

15 Biorąc pod uwagę szybkość, z jaką zachodzą obecnie procesy informacyjne, konieczne jest przejście jednostek samorządowych do zarządzania wspomaganego przez technologie informatyczne, czyli zaawansowane narzędzia takie jak nowoczesne oprogramowania oraz wszelkiego rodzaju środki medialne.

16 Dobrze funkcjonujący samorząd jako instytucja powinien dysponować wielością i różnorodnością tzw. narzędzi, do wspierania działań i aktywności mieszkańców oraz pomagających zaspokoić ich potrzeby.

17 Pojawiające się nowe możliwości w zakresie wykorzystania technologii informatycznych z pewnością mają wpływ na skuteczność gospodarowania informacjami. Informatyka wspomaga zarządzanie przede wszystkim poprzez nowoczesne metody przetwarzania danych i kompleksowe systemy komunikacji. To z kolei powoduje, iż zadania są szybciej wykonywane, zaoszczędzony zostaje czas oraz powstaje nowa wartość dodana dzięki odpowiedniemu wykorzystaniu zasobów informacji, wiedzy i doświadczenia.

18 Technologie informatyczne umożliwiają również wirtualizację działań, co sprawia, że pracownicy mogą przeprowadzać symulacje funkcjonowania procesów, śledzić wyniki swojej pracy oraz konsekwencje podjętych decyzji. Wszystko to ma miejsce bez fizycznego użycia zasobów. Możliwe jest także stworzenie całej organizacji na poziomie wirtualnym, gdzie pracownicy wykonują swoje obowiązki na przykład we własnym domu, a pracę w postaci elektronicznej przesyłają do odpowiednich komórek.

19 informatyczne systemy zarzadzania (MIS), które służą wspomaganiu rutynowych czynności organizacji, czyli planowania, zarzadzania wszelkimi zasobami organizacyjnymi, kierowania, kontrolowania działalności organizacji. Typowy MIS sięga do organizacyjnej bazy danych w celu pozyskania odpowiednich informacji, które następnie przetwarza zgodnie z potrzebami użytkownika, systemy wspomagające decyzje (DSS), do których zaliczamy interaktywne systemy komputerowe wspomagające kadrę kierowniczą w podejmowaniu decyzji nieustrukturyzowanych przez zastosowanie odpowiednich danych i modeli komputerowych,

20 systemy ekspertowe (ES), których celem jest wspomaganie decydenta w nieustrukturyzowanej sytuacji decyzyjne. Systemy te nie posługują się modelami świata rzeczywistego, lecz naśladują tok rozumowania eksperta lub decydenta, czyli wykorzystują tzw. sztuczna inteligencję.

21 Jednym ze sposobów wykorzystania możliwości informatycznych do usprawnienia działań realizowanych w jednostce samorządowej jest wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego, który ma za zadanie: usprawnienie przepływu informacji w jednostce samorządowej (poprzez wykorzystanie nowoczesnych metod komunikacji), umożliwienie przeprowadzenia lepszych analiz danych oraz wprowadzenie efektywniejszej kontroli nad procesami zachodzącymi w firmie dzięki ich monitorowaniu.

22 system, zawierający komponenty informatyczne (sprzętowe i programowe), które uzupełniają systemy informacyjno-decyzyjny i społeczny tak, by organizować zasoby informacyjne w dwupłaszczyznową platformę społeczno - technologiczną. Ważnym elementem systemu informatycznego w zarządzaniu lokalnym jest jego doskonalenie, czyli całkowity zakres czynności związanych z procesem budowy (włącznie z analizą i projektowaniem), implementacją i obsługą systemu informatycznego.

23 uznanie systemu informacyjnego za niezbędny dla dalszego funkcjonowania danej jednostki, zaangażowanie przyszłych użytkowników w proces projektowania systemu, wypracowanie strategii implementacji systemu, zapewnienie wystarczających nakładów na rozwój zasobów ludzkich oraz zakup sprzętu i oprogramowania, ewolucyjne podejście do wdrażania systemu informatycznego.

24 Jednostki administracji rządowej i samorządowej muszą i będą dążyć do zwiększania efektywności ich funkcjonowania (w tym również do obniżania kosztów) korzystając z elektronicznej wymiany danych i dokumentów. Szybkość i efektywność przetwarzania dokumentów przez urzędy; sprawność wymiany informacji z klientami, partnerami i obywatelami za pośrednictwem sieci teleinformatycznych przewodowych i bezprzewodowych, w tym poprzez internet, stanie się wkrótce czynnikiem decydującym o sprawnym urzędzie i o rozwoju gospodarczym kraju.

25 Wdrożenie programów związanych z e-administracją pozwala na efektywne wykorzystanie czasu (zarówno pracowników urzędu jak i potencjalnych petentów) dzięki dostępności niektórych funkcji przez 24 godzin dziennie 7 dni w tygodniu. Wszystkie dane dotyczące struktury każdego urzędu, jego kompetencji oraz specyfiki pracy powinny zostać umieszczone w sieci elektronicznej, dostępnej zarówno z zewnątrz urzędu (przez Internet) jak i w biurze obsługi klienta (w postaci terminali publicznych- tzw. urzędomatów).

26 wszystkich aktach urzędowych, regulujących zasady jego działania, wszystkich aktach prawa miejscowego, procedurach uzyskiwania np. zezwoleń i informacji, blankiety oraz opisy wszystkich pism, które wymagają formy papierowej (wraz z wzorami wspomagającymi wypełnianie i wydruk), specjalne kreatory, podobne do tych, które działają na stronach banków i towarzystw ubezpieczeniowych, pomagających znaleźć odpowiednią procedurę pozwalającą na załatwienie sprawy, informacje o przetargach, nowych przedsięwzięciach i inicjatywach itp., informację o stanie załatwiania danej sprawy ( wniosku, decyzji itp.).

27 Beneficjentem projektu Wrota Lubelszczyzny - informatyzacja administracji" jest Samorząd Województwa Lubelskiego Partnerami projektu są: samorządy powiatowe i ich samorządowe jednostki organizacyjne samorządy gmin i ich samorządowe jednostki organizacyjne

28 alternatywny sposób załatwienia spraw urzędowych przez Internet możliwość wnoszenia opłat za usługi publiczne drogą elektroniczną skrócenie czasu załatwiania spraw administracyjnych możliwość załatwienia oraz sprawdzenia stanu sprawy w dowolnym miejscu i czasie oraz modernizacji infrastruktury teleinformatycznej urzędów administracji lokalnej

29 alternatywny sposób załatwienia spraw urzędowych przez Internet możliwość wnoszenia opłat za usługi publiczne drogą elektroniczną skrócenie czasu załatwiania spraw administracyjnych możliwość załatwienia oraz sprawdzenia stanu sprawy w dowolnym miejscu i czasie oraz modernizacji infrastruktury teleinformatycznej urzędów administracji lokalnej

30 ustawa o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne zmiany w KPA nowy plan informatyzacji Państwa ustawa o podpisie elektronicznym pl.id ustawa o ewidencji ludności i dowodach osobistych-zniesienie obowiązku meldunkowego, nowy dowód osobisty

31 Projekt zakłada integrację z epuap, zgodnie z Linią Współpracy (LW) List intencyjny i Dokument Programowy LW wraz z załącznikami stanowią ważny element tworzenia wizji i ram architektonicznych: dokument analityczno-metodologiczny Podstawy analityczno-techniczne architektury współdziałania infrastruktur rządowej i samorządowej (centralnej i regionalnej) dokumenty koncepcyjno-techniczne: produkty epuap oraz produkty pl.id opracowany po podpisaniu listu intencyjnego przez samorządy wojewódzkie dokument Minimalne wymagania portali regionalnych świadczących usługi elektroniczne na poziomie województwa i zintegrowanych z epuap

32

33 elektroniczna skrzynka podawcza (ESP) katalog usług Elektroniczny Obieg Dokumentów formularze elektroniczne, szablony i wzory dokumentów elektronicznych (w tym karty usług) jednokrotne logowanie (single sign-on) lub zredukowane logowanie obsługa płatności inne zagadnienia

34 Centrum Przetwarzania Danych: urządzenia aktywne sieci w tym: routery z firewallem, switch e, serwery: webowe, aplikacyjne, bazodanowe, backupu, Integracja Wrót Lubelszczyzny z platformą epuap Platforma e-usług Publicznych odpowiedzialna za komunikację z klientem, System Płatności Platforma Formularzy Elektronicznych w tym: repozytorium formularzy, informacja o przyporządkowaniu danego formularza do danego typu sprawy i danego urzędu, edytor formularzy, moduł administracyjny, Elektroniczny Obieg Dokumentów Centrum Certyfikacji Help Desk

35 Regionalna : urządzenia aktywne sieci : routery, switche oprogramowanie: Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD) wraz z systemem przepływu Moduł wymiany danych integracyjny, lokalny komponent systemu płatności, moduł formularzy elektronicznych, moduł formularzy elektronicznych, Lokalna : urządzenia aktywne sieci : switche, routery komputery, serwery, skanery, urządzenia wielofunkcyjne

36 Po zakończeniu projektu Wrota Lubelszczyzny, platforma będzie funkcjonowała na zasadzie partnerstwa pomiędzy Samorządem Województwa Lubelskiego, a Jednostkami Samorządu Terytorialnego. Po zakończeniu jego realizacji, projektem zarządzać będzie wyznaczona komórka Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie. Działanie platformy po okresie utrzymania projektu finansowane będzie ze środków własnych Samorządu Województwa Lubelskiego oraz partnerów projektu, czyli Jednostek Samorządu Terytorialnego.

37 1. Cassese S., W dobie reform administracyjnych, Samorząd terytorialny, nr 6 z 2002 r., 2. Hirschheim, R., Klein, H.K. and Lyytinen, K.: Information Systems Development and Data Modeling; Conceptual and Philosophical Foundations, Cambridge 1995, 3. Laskowski P., Zarządzanie informacją finansową w jednostkach samorządu terytorialnego pozyskujących środki z funduszy Unii Europejskiej, w: Monitorowanie otoczenia. Przepływ i bezpieczeństwo informacji, pod red. R. Borowieckiego i M. Kwiecińskiego, Kraków 2003, 4. Nowicki A.: Zarys teorii doskonalenia systemów informacyjnych w zarządzaniu, Wrocław Pawłowska A., Administracja Publiczna, zagadnienia wstępne, Lublin 1999, 6. Prokop P., Wybrane problemy zarządzania jakością w administracji publicznej, w: Samorząd lokalny w Polsce. Społeczno-polityczne aspekty funkcjonowania, Lublin 2004, 7. Tabaszewska E.: Zarządzanie informacją w polskich przedsiębiorstwach przemysłowych, Jelenia Góra, Zalewski A., Efekty nowego zarządzania publicznego, w: Gospodarka lokalna i regionalna w teorii i praktyce, pod red. R. Brola, Wrocław 2004.

38 ZWIĄZEK STOWARZYSZEŃ FORUM LUBELSKICH ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH (FLOP) ul. Krak. Przedmieście 53, Lublin tel. mob /