REJESTR INFORMACJI O AWARIACH, PRZESTOJACH I NAPRAWACH

Transkrypt

1 BalticBerg czerwiec 2018 REJESTR INFORMACJI O AWARIACH, PRZESTOJACH I NAPRAWACH WYKORZYSTANIE OPROGRAMOWANIA MS EXCEL Awarie, rejestr, gromadzenie danych O ARTYKULE Gromadzenie informacji eksploatacyjnych to jedno z najważniejszych wyzwań dla służb UR, ponieważ ich kompletność i rzetelność, a następnie ich dogłębna analiza, stanowi najważniejsze narzędzie, które służy do zarządzania tym obszarem. AUTOR Włodzimierz Bułka Consultant BalticBerg Consulting Ekspert w zakresie zarządzania operacyjnego i utrzymania ruchu. W ramach specjalizacji ukierunkowany na zarządzanie produkcją i działami technicznymi oraz utrzymaniem ruchu. Uczestniczył w licznych projektach ukierunkowanych na rozwój oraz doskonalenie zarządzania operacyjnego. 1

2 Rejestr informacji o awariach, przestojach i naprawach - wykorzystanie oprogramowania MS Excel Wprowadzenie Gromadzenie informacji eksploatacyjnych to jedno z najważniejszych wyzwań dla służb UR, ponieważ ich kompletność i rzetelność, a następnie ich dogłębna analiza, stanowi najważniejsze narzędzie, które służy do zarządzania tym obszarem. Dobra historia eksploatacyjna pozwala między innymi podejmować odpowiednie, świadome decyzje inwestycyjne, decyzje o remontach czy priorytetyzować zadania w obszarze UR. Historia eksploatacyjna jest również postawą analiz niezawodnościowych. Proces zbierania danych Jednym z pierwszych i łatwych do zidentyfikowania źródeł strat, w większości przedsiębiorstw produkcyjnych, które wykorzystują znaczne zasoby techniczne, są awarie i usterki maszyn. W wyniku każdej awarii powodującej przestój maszyny, linii produkcyjnej albo nawet całego zakładu stajemy w obliczu szeregu konsekwencji takich jak: utrata czasu produkcji, koszty usunięcia awarii (części zamienne, praca pracowników własnych, koszty firm zewnętrznych), straty produktu i komponentów, obniżenie jakości produktu czy utrudnienia w całym łańcuchu dostaw. W kierunku ograniczenia strat związanych z awariami i usterkami, pierwszym krokiem jest rozpoznanie skali problemu poprzez gromadzenie i analizę informacji o wyżej wymienionych zdarzeniach. Wiele przedsiębiorstw produkcyjnych wykorzystuje obecnie systemy informatyczne umożliwiające rejestrację, w tym CMMS (ang. Computerized Maintenance Management System), MES (ang. Manufactirung Execution System). Niestety z takich powodów jak między innymi niepełne lub nieprawidłowe wdrożenie, dodatkowe koszty uruchomienia potrzebnych funkcjonalności czy brak integracji różnych systemów, posiadanie narzędzia często nie idzie w parze z jego wykorzystaniem. Istnieje jednak rozwiązanie, którego koszty są znacznie niższe niż w przypadku wdrożeń i integracji systemów a i elastyczność znacznie większa, czyli dobrze znany Excel. Ogromną zaletą wykorzystania narzędzi opartych na Excelu jest dostępność danych, znajomość programu oraz łatwe wprowadzania zmian do procesu. W praktyce projektowej konsultanci BalticBerg niejednokrotnie opracowywali i wdrażali systemy rejestracji awarii/przestojów/napraw w celu zainicjowania i wypracowania wśród pracowników Klientów nawyku rejestracji tych danych, aby w późniejszym czasie przenieść wypracowany proces do systemów CMMS/EAM. W pierwszej kolejności, rozpoczęcie rejestracji danych, powinno uwzględnić określenie celów, które chcemy zrealizować oraz wskaźników/wartości, które chcemy śledzić. Rejestry awarii i przestojów mogą być wykorzystane do: - przeprowadzania analiz przyczyn źródłowych awarii (ang. RCFA, Root Cause of Failure Analysis), - obliczania wskaźnika dostępności (operacyjnej i/lub technicznej) systemów i podsystemów technicznych, - opracowania i doskonalenia planów prewencyjnych, - określania składników majątku do remontu, modernizacji lub wymiany. Rejestry te często są oddzielnymi narzędziami lub oddzielnymi arkuszami w ramach jednego narzędzia, ze względu na charakterystykę napraw. Rejestry napraw wykorzystuje się do gromadzenia i śledzenia kosztów samych napraw w ujęciu zarówno kosztowym jak i czasowym. Wydzielenie napraw jako oddzielnego rejestru często podyktowane jest uproszczeniem rejestrów awarii. Rejestr informacji o awariach, przestojach i naprawach - Copyright All rights reserved by BalticBerg Consulting 2

3 Prowadzenie rejestru napraw pozwala m.in. na: - śledzenie wskaźnika Wrench Time (tzw. czasu na kluczu ) - obliczania kosztów UR w koszcie produktu - śledzenie zużycia części zamiennych - śledzenie rozkładu prac pracowników utrzymania ruchu pomiędzy place prewencyjne (PM ang. Preventive Maintenance) i reakcyjne (RM ang. Reactive Maintenance lub BM Breakdown Maintenance) Gdy znane są główne cele związane z prowadzeniem powyższych rejestrów, należy spojrzeć na zagadnienie również z perspektywy procesu. Rejestr opracowany w Excel pozostaje tylko narzędziem wykorzystywanym do gromadzenia informacji. Zaprojektowanie procesu, czyli zidentyfikowanie kto, gdzie, kiedy, w jaki sposób i jakie informacje będzie wprowadzał jest kluczowym celem wdrożenia. Poniższy rysunek przedstawia przykładowe pytania pojawiające się na poszczególnych krokach procesu. Rzeczywistość funkcjonowania rejestrów tego rodzaju pokazuje, że im więcej danych chcemy pozyskać, tym wyższe są koszty całego procesu, a często duża ilość gromadzonych danych nie idzie w parze z korzyściami wynikającymi z ich wykorzystania. Ponadto przy dużej ilości danych, cały proces jest bardziej skomplikowany, a jego osoby wprowadzające dane (operatorzy, technicy) wykazują większy opór na zmianę. Rozpoczęcie przestoju Rejestracja ręczna czy automatyczna? Zgłoszenie awarii Od kiedy liczy się czas awarii? Kto wpisuje dane? Dane rejestrowne na papierze czy w komputerze? dane? Naprawa Przygotowanie częsci zamiennych zalicza się do naprawy czy nie? Kto podaje koszty? Rejestracja danych o naprawie przed czy po jej wykonaniu dane? Uruchomienie produkcji Czas końca naprawy = czas uruchomienia produkcji? czas uruchomienia produkcji? Uzupełnienie rejestru naprawy W komputerze czy na papierze? Kto wypełnia rejestr? dane? Raportowanie zbiorcze Kto jest odpowiedzialny za raportowanie? Jakie raporty i kiedy powinny być przygotowywane? Czy i kiedy powinny być opracowywane dane na potrzeby analiz RCFA? Informacje o zdarzeniach - przypisywanie do obiektu technicznego Aby można było ocenić łączne koszty utrzymania ruchu wybranego obiektu, a także jego wpływ na działalność produkcyjną przedsiębiorstwa, informacje o awariach, przestojach i naprawach gromadzone są najczęściej na poziomie pojedynczego obiektu technicznego. Niezbędne jest zatem posiadanie dobrej struktury obiektów technicznych z zachowaniem racjonalnego stopnia szczegółowości. Ujęcie w oparciu o wykaz środków trwałych zazwyczaj jest zestawieniem zbyt ogólnym i na cele zarządzania UR wymaga uszczegółowienia. Struktury budowane są najczęściej wg schematu: LOKALIZACJA -> OBIEKT -> KOMPONENT, przy czym rozbudowywanie struktury do poziomu komponentów (części zamiennych), choć bardzo przydatne, wymaga znacznej pracy i nie zawsze jest realizowane. Rejestr informacji o awariach, przestojach i naprawach - Copyright All rights reserved by BalticBerg Consulting 3

4 Poniżej zaprezentowano przykład logiki budowania struktury obiektów technicznych. Liczba poziomów w strukturze uzależniona jest od złożoności parku maszynowego i w praktyce waha się od 3 do 10. FABRYKA (np. kraj, miejscowość) JEDNOSTKA BIZNESOWA (np. produkcja wyrobów A, produkcja wyrobów B) LOKALIZACJA GEOGRAFICZNA (np. hala, budynek, wydział) SYSTEM (np. zespół maszyn, linia, instalacja) PODSYSTEM (np. obrabiarka, napełniarka, prasa) PODSYSTEM FUNKCJONALNY (np. transporter, zasilacz hydrauliczny, sterowanie) OBIEKT JEDNOSTKOWY (np. pompa, silnik, przekładnia) KOMPONENT (np. łożysko, pas, przegub, wał) Mimo że zadanie przygotowania dobrej struktury obiektów nie wydaje się skomplikowane, z praktyki wdrożeniowej BalticBerg wynika, że nastręcza ono sporo trudności i rodzi błędy, które przekładają się następnie na problemy m. in. z dobrą identyfikacją miejsc powstawania kosztów jak i z zarządzaniem utrzymaniem ruchu w ogóle. Zgromadzone dane - kompletność i rzetelność Aby rejestr informacji o awariach, przestojach i naprawach stanowił rzeczywistą wartość dodaną dla przedsiębiorstwa, należy zapewnić kompletność i rzetelność gromadzonych danych. Praktyka BalticBerg pokazuje, że również w tym miejscu wiele firm napotyka na poważną przeszkodę uniemożliwiającą później przeprowadzenie pożądanych analiz i wyciąganie właściwych wniosków. Najczęściej zapewnienie dobrych, rzetelnych danych jest wyzwaniem czysto menadżerskim i wymaga wdrożenia oraz ustabilizowania procesu, w ramach którego te dane są gromadzone m. in. poprzez: - stałe zwiększanie świadomości pracowników o potrzebie gromadzenia historii eksploatacyjnej, wyjaśnianie celu takiego działania oraz przedstawianie korzyści wykorzystania zgromadzonych danych w optymalizacji prac służb UR, - okresową weryfikację jakości danych i omawianie pojawiających się błędów, - wdrożenie przejrzystych instrukcji i procedur, - przeprowadzanie szkoleń z zakresu gromadzenia historii eksploatacyjnej. Również narzędzia informatyczne mogą wspomagać kompletność i rzetelność danych poprzez: - utworzenie pól wymaganych (na przykład: brak możliwości dokonania zapisu o przestoju produkcyjnym bez podania informacji o czasie tego przestoju), - wdrożenie kontroli poprawności danych (na przykład: liczba roboczogodzin pracy mechanika musi być liczbą nieujemną), - wprowadzenie pól wyboru z zamkniętej listy możliwości (na przykład: przyczyna awarii wybierana jest z przygotowanej zamkniętej listy możliwych przyczyn), - utworzenie pól o minimalnej liczbie znaków (na przykład: opis awarii musi się składać z co najmniej 200 znaków). Rejestr informacji o awariach, przestojach i naprawach - Copyright All rights reserved by BalticBerg Consulting 4

5 Informacje kosztowe dotyczące zadania zadania koszt jednostkowy zadania Prasa Powyższe funkcje zrealizowane mogą być np. w programie Ms Excel przy wykorzystaniu podstawowych jego funkcji i usprawnione poprzez sprawne wykorzystanie makr i języka VBA (ang. visual basic for applications). Brać pod uwagę należy też fakt, że dane, mimo że kompletne, mogą być nierzetelne. Najczęstsze przyczyny to m. in: - brak rozumienia celu i potrzeby gromadzenia rzetelnych danych o awariach, przestojach i naprawach, niedbałość, - pośpiech, brak czasu, - obawa o sposób wykorzystania danych (np. obawa pracownika, że wprowadzenie rzeczywistego czasu usunięcia awarii może mieć wpływ na ocenę jego pracy, co w rezultacie prowadzi do celowego zawyżania tego czasu). Informacje o kosztach podejmowanych działań Nie można zapominać, że zadania mogą mieć charakter zarówno prewencyjny (zadania podejmowane są na przykład w oparciu o opracowany plan prewencyjny), jak i reakcyjny (wynikający z bieżących problemów technicznych). W kontekście kosztowym gromadzi się najczęściej następujące informacje o każdym zadaniu: - wykorzystane części zamienne i materiały eksploatacyjne najlepiej poprzez bezpośrednie wskazanie indeksu magazynowego z magazynu technicznego wykorzystanej części zamiennej, alternatywnie poprzez bezpośrednie podanie łącznego kosztu dla tej pozycji, - koszty pracy służb własnych - poprzez wprowadzanie informacji o nakładach czasu pracy wyrażonych w roboczogodzinach w rozbiciu specjalistów branżowych (m.in. mechanik, elektryk, automatyk), - wykorzystywany sprzęt specjalistyczny poprzez ujęcie czasu jego pracy (np. dla pracy dźwigu) lub łącznego kosztu dla tego zadania. Niektóre przedsiębiorstwa wyszczególniają również koszty usług obcych, o ile istnieje możliwość przypisania ich do konkretnego zadania. Schemat pokazujący zakres gromadzonych danych przedstawiono poniżej: czas przestoju produkcyjnego pracochłonność zadania z podziałem na specjalizacje koszt utraconej produkcji koszt robocizny ( R ) wykonawca nazwy wykorzystywanych cz. zamiennych magazynu technicznego indeksy magazynowe cz. zam. magazynu technicznego lista wykorzystywanych materiałów eksploatacyjnych wykorzystany specjalistyczny sprzęt i narzędzia nakłady pracy sprzętu koszt podwykonawców koszt części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych ( M ) koszt sprzętu ( S ) Pozostałe informacje o awariach i przestojach Na dużo szerszy zakres analiz, a także szybsze i łatwiejsze wyciąganie wniosków, pozwala gromadzenie informacji szczegółowych. Skrajnie niepożądaną sytuacją jest bogata historia ekploatacyjna składająca się z zagadkowych zapisów np.: awaria kotła, zatrzymanie pompy i podjętych działań zapobiegawczych w postaci: awarię usunięto, pompa już pracuje. Rejestr informacji o awariach, przestojach i naprawach - Copyright All rights reserved by BalticBerg Consulting 5

6 Wskazówką, jakie dane o awariach można gromadzić, jest norma ISO 14224, która, mimo że dedykowana dla przemysłu rafieryjnego i petrochemicznego, prawidłowo przedstawia metodologię, którą można dostosować do potrzeb przedsiębiorstwa z dowolnego sektora produkcji. Kluczowe informacje, jakie najczęściej są gromadzone dla zdarzeń awaryjnych to: - obiekt, którego awaria dotyczy, poprzez wskazanie pozycji w strukturze obiektów technicznych, - symptomy awarii, - mechanizm awarii, - dokłady czas zdarzenia (data, godzina), - metoda wykrycia (m.in. dzięki działaniom planowym np. inspekcji, poprzez monitoring on-line, wykrycie przypadkowe) - czasy przestoju, - skutki zdarzenia (m. in. wpływ na produkcję, wpływ na bezpieczeństwo oraz uszkodzenia wtórne wynikające z tej awarii), - podjęte działania (w tym informacje o zakresie, czasie i kosztach tych działań). Kodowanie symptomów awarii czy mechanizmów uszkodzenia jest dobrą praktyka i ułatwia późniejsze analizy. Zamknięte katalogi wyboru mają najczęściej formę drzewa, co ułatwia poruszanie się i odnalezienie właściwej pozycji. Poniżej przedstawiono przykład katalogu mechanizmów awarii. Awarie mechaniczne Awarie elektryczne Awarie materiałowe Wyciek Przerwanie obwodu Korozja Zatarcie Zwarcie Erozja Również w oparciu o katalog określa się często symptomy awarii dla danego zdarzenia, z tym że jest on najczęściej właściwy klasie (rodzajowi) obiektu technicznego. Przykład klasyfikacji obiektów przedstawiono poniżej: urządzania o ruchu obrotowym (wirujące) sprężarki, silniki, generatory, turbiny, urządzania mechaniczne statyczne zbiorniki, rurociągi, urządzenia elektryczne UPSy, transformatory, przemienniki częstotliwości, urządzenia mechaniczne odcinające i regulacyjne zawory, przepustnice, klapy,... urządzania układów AKPiA detektory, czujniki, sterowniki, urządzenia transportowe przenośniki, podajniki, dźwigi, suwnice, Katalog możliwych symptomów awarii takich jak na przykład: hałas, wibracje czy przegrzewanie się buduje się dla każdej z powyższych klas. Katalogi budowane są dla konkretnego przedsiębiorstwa i uzwględniają zarówno specyfikę jego pracy jak i aktualne potrzeby. Katalogi nie powinny być zbyt rozbudowane, gdyż uniemożliwi to pracownikom szybkie i prawidłowe wprowadzanie danych. Awarie definicja i rejestracja czasów Definicja awarii może stanowić pewną trudność. Awaria jest często identyfikowana przez różne organizacje, jako zdarzenie powodujące brak pełnienia funkcji obiektu przez określony czas (np. co najmniej 10 minut) czy też zdarzenie, które powoduje straty produkcyjne powyżej określonej kwoty. Rejestr informacji o awariach, przestojach i naprawach - Copyright All rights reserved by BalticBerg Consulting 6

7 Praktyka wdrożeniowa BalticBerg wskazuje również na liczne problemy organizacji z prawidłowym rejestrowaniem czasów awarii. Należy tu zwrócić uwagę przede wszystkim na konieczność bardzo precyzyjnego zdefiniowania, w jaki sposób ten czas jest liczony to znaczy, w którym momencie następuje początek awarii (np. czas zaobserwowania symptomu, czas zatrzymania się obiektu, czas przyjęcia zgłoszenia przez służby UR), a kiedy jej zakończenie (np. czas zakończenia usuwania awarii, czas zakończenia prób produkcyjnych, czas rozpoczęcia pracy z pełną wydajnością). Przyjęta metoda określania czasów powinna być jasna i przejrzysta dla wszystkich uczestników procesu i jednolita w całej organizacji. Oprogramowanie klasy EAM/CMMS do gromadzenia danych. Rejestr o awariach, przestojach i naprawach można prowadzić w arkuszu kalkulacyjnym, jednak docelowo wskazane jest wykorzystanie dedykowanych do tego celu programów EAM (ang. enterprise asset management) / CMMS (ang. computerised maintenance management system), które znacząco wspomagają realizację tego zadania. Podstawowe funkcje, jakie oferują to m.in.: - przejrzyste formularze do wprowadzania danych, - implementacja relacji (zależności) pomiędzy zbiorami danych, - walidacja (kontrola poprawności) wprowadzanych danych, - przydzielanie uprawnień dla pracowników (np. tylko do odczytu, odczyt i edycja, brak uprawnień) - możliwość równoczesnej pracy wielu pracowników na tych samych danych, - historia podejmowanych działań (tzw. logi ), czyli m.in. informacja o osobie wprowadzającej dane i czasie ich wprowadzenia, - narzędzia analityczne do grupowania i przedstawiania danych w wybranej formie, tworzenia raportów, wykresów, zestawień. Podsumowanie Prowadzenie rzetelnego rejestru danych o awariach, przestojach i naprawach oraz jego analiza stanowi podstawę zarządzania obszarem utrzymania ruchu. Bez względu na to, czy korzystamy z zaawansowanych i dedykowanych systemów informatycznych (np. CMMS) czy też posługujemy się zwykłym arkuszem kalkulacyjnym MS Excel, główny nacisk powinniśmy położyć na jakość, odpowiedni poziom szczegółowości, okresową weryfikację błędów i informowane personelu o tym, jak wprowadzać dane aby przyjęta metoda powinna być jednakowa dla wszystkich uczestników procesu. O BalticBerg BalticBerg zajmuje się wspieraniem organizacji w zwiększaniu efektywności operacyjnej przedsiębiorstw. Specjalizujemy się w doskonaleniu procesów zarządzania technicznego, produkcji, utrzymania ruchu oraz strukturyzacją przedsiębiorstw przemysłowych. Naszą firmę cechuje kreatywność w dostosowywaniu rozwiązań i metod do statusu, kultury organizacyjnej oraz wyzwań naszych Klientów. Naszym celem jest zdiagnozowanie miejsc do potencjalnego doskonalenia, zwartościowanie i uszeregowanie ich wspólnie z Klientem, a następnie ułożenie realnego i popartego doświadczeniem planu doskonalenia operacyjnego. Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą: oraz do kontaktu: info@balticberg.com BalticBerg Consulting Sp. z o. o. Sp. k. ul. Stawki 2, Warszawa REGON: , NIP: Tel info@balticberg.com Rejestr informacji o awariach, przestojach i naprawach - Copyright All rights reserved by BalticBerg Consulting 7