Kompleksowy obieg dokumentów w Gminie Zabrze. XXIII Forum Teleinformatyki Sesja Usługi i dobre praktyki do wzięcia 28 września 2017

Transkrypt

1 Kompleksowy obieg dokumentów w Gminie Zabrze XXIII Forum Teleinformatyki Sesja Usługi i dobre praktyki do wzięcia 28 września 2017

2 e-strategia Miasta Zabrze Styl życia Środowisko Ludzie Zarządzanie Transport Gospodarka Infrastruktura Edukacja e-zabrze 19 projektów zrealizowanych e-zabrze 24 projekty (na dziś już 2 zrealizowane)

3 e-strategia Miasta Zabrze

4 Efekt zaspokajanie potrzeb mieszkańców ( usługi skrojone na miarę ) Stosowanie metodyk PRINCE2 i AGILE Integracje

5 Zintegrowany system w Urzędzie Miejskim

6 EOD ZZL KARTOTEKA OSÓB KSON/KAKSON KADRY SEKAP PESEL PŁACE FKPLAN FKORG SKARB PLBUD WYBUD FKJB KASA EDG GRU ST DOCZ WPBUD SOE KOALA A_SLOW PROL WROL PNIER PNIER_N WNIER WNIER_N NWPOJ WPOJ OPGRU WOGRU

7 System zatwierdzeń dokumentów WYDATKI DOCHODY PLANOWA- NIE EZD SPRAWO- ZDANIA TYPU RB KADRY CENTRALNY REJESTR UMÓW

8 Sprawy pracownicze Informacje o pracownikach - dostęp powszechny dane podstawowe teleadresowe informacja o absencji bez oznaczenia rodzaju wydane upoważnienia, pełnomocnictwa zdjęcie Aplikacja Zarządzanie Zasobami Ludzkimi Tworzenie elektronicznych harmonogramów czasu pracy Informacje dla pracownika - dostęp osobisty terminy badań okresowych terminy szkolenia BHP przypisane środki trwałe i wyposażenie Tworzenie elektronicznych planów urlopowych i wniosków o urlopy uprawnienia urlopowe (urlop wykorzystany, urlop do wykorzystania)

9 Obieg dokumentów kadrowych HR Wprowadzenie wniosku urlopowego EOD Akceptacja wniosku Akceptacja Wynik Brak akceptacji KADRY Rejestracja wniosku

10 Obieg dokumentów finansowych

11 Wdrożenie kompleksowego systemu obiegu dokumentów w Gminie Zabrze w powiązaniu z platformą SEKAP 35 (wszystkie) Komórki Organizacyjne Urzędu Miejskiego 98 Jednostek Miejskich 22 lokalizacje Miejskiej Biblioteki Publicznej

12 Działania w jednostkach Zorganizowanie kompleksowego elektronicznego systemu obiegu dokumentów w Gminie Zabrze. Integrację systemu z platformą SEKAP. Zapewnienie sprawnej wymiany danych pomiędzy wszystkim jednostkami miejskimi. Zwiększenie stopnia wykorzystania technologii informatycznych przez mieszkańców regionu. Udostępnienie elektronicznych usług publicznych świadczonych przez Miasto Zabrze.

13 Jedna baza kontrahentów EZD UM Finansowe systemy dziedzinowe KOS EZD JM Ewidencyjne systemy dziedzinowe

14 Budowa Cyfrowych Usług Wspólnych dla Interesariuszy Miasta Zabrze - CUWMZ Okres realizacji projektu: Wniosek o dofinansowanie z: RPO Województwa Śląskiego na lata Cyfrowe Śląskie / Wsparcie rozwoju cyfrowych usług publicznych (2.1) Budżet projektu: ,65zł Objęte WPF Wkład własny 15% tj ,60 zł; Dofinansowanie 85% tj ,05 zł Projekt objęty dokumentem e-zabrze Strategia budowy Społeczeństwa informacyjnego miasta Zabrze do roku projekt nr 6

15 Centralne rozliczanie VAT w Mieście (JPK) MIASTO ZABRZE UMZ Budżet Miasta Zabrze Budżet JM Księgi rachunkowe organu JO Ujednolicone Systemy do zarządzania zasobami ludzkimi (kadry, w tym zarządzanie zasobami ludzkimi, płace) Ujednolicone księgi rachunkowe (księgowość jednostki, wpływy, wydatki) Systemy porządkowe i kontrolne (środki trwałe, centralny rejestr umów, kartoteka kontrahentów) Budżet UMZ

16 Efekt zaspokajanie potrzeb mieszkańców ( usługi skrojone na miarę ) wykorzystanie BPMN

17 Struktura organizacyjna do realizacji projektów ZESPÓŁ STERUJĄCY POWOŁANIE ZESPOŁU ZESPÓŁ OPERACYJNY 1. Zespół sterujący Komitet Sterujący Kierownik ds. strategicznych 2. Zespół operacyjny Kierownik operacyjny Koordynatorzy merytoryczni Liderzy wdrożenia Administrator systemu 3. Interesariusze ZESPÓŁ IT KOORDYNACJA ZESPÓŁ MERYTORYCZNY

18 Proces realizacji projektu informatycznego Analiza potrzeb. Powołanie interdyscyplinarnego zespołu. Zakomunikowanie odpowiedzialności. Wstępne założenia projektu. Harmonogram wdrożenia. Dokumentacja techniczna i studium wykonalności Realizacja zgodnie z harmonogramem. Zakup produktu. Wdrożenie produktu. Sprawozdawczość. Rozliczenie projektu. Utrzymanie projektu.

19 Elementy niezbędne w realizacji przedsięwzięć Ludzie Procesy Narzędzia

20 Dziękuję za uwagę Beata Wanic Naczelnik Wydziału Informatyki i Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego tel Sekretariat_IRSI@um.zabrze.pl