ZARZĄDZENIE NR 611/IRSI/2016 PREZYDENTA MIASTA ZABRZE. z dnia 1 lipca 2016 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 611/IRSI/2016 PREZYDENTA MIASTA ZABRZE z dnia 1 lipca 2016 r. w sprawie funkcjonowania Kompleksowego Systemu Obiegu Dokumentów w Gminie Zabrze w powiązaniu z platformą SEKAP - KSOD - SEKAP (JM) Na podstawie art. 33 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446), zarządza się co następuje: 1. Wprowadzenie zasad funkcjonowania Kompleksowego Systemu Obiegu Dokumentów w Gminie Zabrze w powiązaniu z platformą SEKAP - KSOD - SEKAP (JM) określonych w Instrukcji stanowiącej Załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Odpowiedzialnymi za wykonanie zarządzenia są Naczelnicy Wydziałów (komórek równorzędnych) i Kierownicy Miejskich Jednostek Organizacyjnych. 3. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzyć Sekretarzowi Miasta. 4. Traci moc Zarządzenie Nr 414/ZPU/2016 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 13 maja 2016 r. w sprawie funkcjonowania Kompleksowego Systemu Obiegu Dokumentów w Gminie Zabrze w powiązaniu z platformą SEKAP - KSOD - SEKAP (JM). 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01 lipca 2016 r. Prezydent Miasta Zabrze Małgorzata Mańka-Szulik

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia 611/IRSI/2016 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 1 lipca 2016 r. INSTRUKCJA w sprawie funkcjonowania Kompleksowego Systemu Obiegu Dokumentów w Gminie Zabrze w powiązaniu z platformą SEKAP - KSOD-SEKAP (JM) 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 1. Kierowniku Miejskiej Jednostki Organizacyjnej rozumie się przez to osobę kierującą Miejską Jednostką Organizacyjną. 2. Platformie SEKAP - rozumie się przez to System Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej będący internetową platformą administrowaną przez Śląskie Centrum Społeczeństwa Informacyjnego umożliwiającą świadczenie usług publicznych w formie elektronicznej. 3. EOD - rozumie się przez to elektroniczny Kompleksowy System Obiegu Dokumentów funkcjonujący w Gminie Zabrze zintegrowany z platformą SEKAP KSOD - SEKAP (JM). 4. Wykonawcy oprogramowania - rozumie się przez to dostawcę oprogramowania Kompleksowy System Obiegu Dokumentów funkcjonującego w Gminie Zabrze. 2. W Miejskich Jednostkach Organizacyjnych w Gminie Zabrze funkcjonuje elektroniczny Kompleksowy System Obiegu Dokumentów. Korespondencja pomiędzy jednostkami miejskimi oraz jednostkami a Urzędem Miejskim odbywa się elektronicznie za pomocą systemu EOD w powiązaniu z platformą SEKAP, za wyjątkiem pism, dla których zastrzeżono formę odmienną. Dopuszczenie obiegów elektronicznych poszczególnych rodzajów pism kadrowych odbywa się wyłącznie za zgodą Sekretarza Miasta. 3. W razie awarii systemu lub sieci komputerowej korespondencję należy przekazać do Urzędu Miejskiego lub innej Miejskiej Jednostki Organizacyjnej w wersji papierowej. Wersję elektroniczną należy uzupełnić niezwłocznie po usunięciu awarii. 4. W celu usprawnienia komunikacji pomiędzy klientami, a jednostkami miejskimi udostępnia się możliwość korespondencji poprzez platformę SEKAP. 5. Zasady zarządzania i funkcjonowania systemu EOD dotyczące obowiązków pracowników Urzędu Miejskiego w Zabrzu w tym zakresie określa Zarządzenie Prezydenta Miasta Zabrze Kierownika Urzędu Miejskiego w sprawie zasad zarządzania Zintegrowanym Systemem Wspomagania Zarządzania Miastem System OTAGO. 6. Do zadań Kierowników Miejskich Jednostek Organizacyjnych należy w szczególności: 1) wyznaczenie osób pełniących funkcję koordynatora merytorycznego oraz lokalnego administratora systemu EOD w podległej miejskiej jednostce organizacyjnej oraz nadzór nad ich pracą, 2) wyznaczenie osoby pełniącej funkcję redaktora kart usług w ramach danej jednostki, zamieszczającej usługi skierowane do klientów miejskiej jednostki organizacyjnej na platformie SEKAP, 3) zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów w systemie EOD w ramach podległej miejskiej jednostki organizacyjnej, 4) nadzór nad utrzymaniem sprawności technicznej infrastruktury podległej miejskiej jednostki organizacyjnej w zakresie niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania systemu EOD, 5) występowanie z propozycjami konkretnych rozwiązań, wprowadzania zmian oraz informowanie o występujących brakach funkcjonalnych itp. celem usprawnienia funkcjonowania systemu EOD, 6) odpowiedzialność i nadzór nad nadawaniem dostępów i haseł do systemu EOD użytkownikom w ramach podległej jednostki, 7) wykonywanie innych poleceń i zadań wyznaczonych przez Sekretarza Miasta.

3 7. Koordynatorzy merytoryczni z Miejskich Jednostek Organizacyjnych zobowiązani są do przekazywania informacji w zakresie działania systemu EOD do doradców zgodnie z Załącznikiem nr 1. Natomiast w przypadku problemów technicznych informacje należy przekazywać do Administratora systemu lub Zastępcy administratora systemu zgodnie z Załącznikiem nr 2. Wszelkie zagrożenia należy zgłaszać niezwłocznie. 8. W ramach funkcjonowania systemu EOD Miejskim Jednostkom Organizacyjnym użyczona zostaje niezbędna infrastruktura teleinformatyczna zlokalizowana w Urzędzie Miejskim, w tym: serwer KK (Komputer Komunikacyjny), serwer aplikacji (aplikacja EOD), serwer bazodanowy (baza danych EOD) wraz z niezbędnym do realizacji projektu oprogramowaniem. Do ww. infrastruktury dostęp oprócz pracowników Urzędu Miejskiego w Zabrzu posiadają również pracownicy podmiotów zewnętrznych świadczących usługi na rzecz utrzymania tej infrastruktury. 9. Miejskie Jednostki Organizacyjne posiadają pełną odrębność w zakresie nadawania dostępów i haseł umożliwiających pracę w systemie EOD w ramach danej jednostki. Kierownikom Miejskich Jednostek Organizacyjnych przekazuje się profil (nazwę użytkownika i hasło) "Kierownik miejskiej jednostki organizacyjnej", celem pełnego zarządzania profilowaniem użytkowników jednostki, w tym nadawania dostępów i haseł lokalnym administratorom systemu. Przekazanie w/w profilu następuje w formie pisemnego protokołu. Informacje dotyczące profilu są przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym. Za bezpieczeństwo profilu odpowiada Kierownik Miejskiej Jednostki Organizacyjnej, który określa jednocześnie zasady zmiany haseł i przechowywania profilu. 10. System EOD jest narzędziem, przy pomocy którego przetwarzane są informacje, w tym również dane osobowe. Wszelkie informacje, w tym dane osobowe przetwarzane w systemie EOD powinny być wykorzystywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych zadań oraz zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów informacji. Wystawienie upoważnień oraz zgłoszenie zbiorów, które podlegają rejestracji u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, a których dane są przetwarzane za pomocą systemu EOD, leży w gestii Administratorów Danych Miejskich Jednostek Organizacyjnych. 11. Zobowiązać wszystkich pracowników Urzędu Miejskiego w Zabrzu oraz Kierowników Miejskich Jednostek Organizacyjnych do udzielania wszelkiej niezbędnej pomocy wyznaczonym osobom w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania systemu EOD. Strona 2

4 Załącznik Nr 1 do Instrukcji w sprawie funkcjonowania Kompleksowego Systemu Obiegu Dokumentów w Gminie w powiązaniu z platformą SEKAP - KSOD - SEKAP (JM) Doradcy EOD Osobą bezpośrednio odpowiedzialną za pracę Doradców EOD jest Naczelnik Wydziału (komórki równorzędnej). 1. Naczelnik Wydziału Oświaty 1.1. Doradca EOD: Beata Kobylnicka 1.2. Zastępca doradcy EOD: Ewa Zemczak 1.3. Miejskie Jednostki Organizacyjne nadzorowane przez Wydział Oświaty, zgodnie z zarządzeniem w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego 2. Naczelnik Wydziału Ochrony Zdrowia i Polityki Społecznej 2.1. Doradca EOD: Agnieszka Kawula-Krzywdzińska 2.2. Zastępca doradcy EOD: Agnieszka Gabor 2.3. Miejskie Jednostki Organizacyjne nadzorowane przez Wydział Ochrony Zdrowia i Polityki Społecznej, zgodnie z zarządzeniem w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego 3. Naczelnik Wydziału Kultury i Dziedzictwa 3.1. Doradca EOD: Arkadiusz Sowa 3.2. Zastępca doradcy EOD: Tomasz Gasidło 3.3. Miejskie Jednostki Organizacyjne nadzorowane przez Wydział Kultury i Dziedzictwa, zgodnie z zarządzeniem w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego 4. Naczelnik Wydziału Infrastruktury Komunalnej 4.1. Doradca EOD: Sandra Kandzia 4.2. Zastępca doradcy EOD: Zdzisław Maj 4.3. Miejskie Jednostki Organizacyjne nadzorowane przez Wydział Infrastruktury Komunalnej, zgodnie z zarządzeniem w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego 5. Naczelnik Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności 5.1. Doradca EOD: Olga Cheba 5.2. Zastępca doradcy EOD: Mieczysław Moczadło 5.3. Miejskie Jednostki Organizacyjne nadzorowane przez Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności, zgodnie z zarządzeniem w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego 6. Naczelnik Biura ds. Inwestorów 6.1. Doradca EOD: Mariusz Brzóska 6.3 Zastępca doradcy EOD: Dominika Cymorek 6.2. Miejskie Jednostki Organizacyjne nadzorowane przez Biuro ds. Inwestorów, zgodnie z zarządzeniem w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego 7. Naczelnik Wydziału Zarządzania Nieruchomościami 7.1. Doradca EOD: Ewa Pluskota 7.2. Zastępca doradcy EOD: Sylwia Augustyn 7.3. Miejskie Jednostki Organizacyjne nadzorowane przez Wydział Zarządzania Nieruchomościami, zgodnie z zarządzeniem w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego

5 Administrator systemu: Załącznik Nr 2 do Instrukcji w sprawie funkcjonowania Kompleksowego Systemu Obiegu Dokumentów w Gminie w powiązaniu z platformą SEKAP - KSOD - SEKAP (JM) a) Łukasz Sienkiewicz - Administrator systemu (Wydział Informatyki i Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego Urząd Miejski w Zabrzu), b) Łukasz Koszałka - Zastępca Administratora systemu (Wydział Informatyki i Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego Urząd Miejski w Zabrzu).