Załącznik nr 1 do SIWZ. Nr sprawy AZP-240/PN-p221/13/2018

Transkrypt

1 Nr sprawy AZP-240/PN-p221/13/2018 Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA DOSTAWA WRAZ Z WDROŻENIEM I WSPARCIEM TECHNICZNYM SYSTEMU INFORMATYCZNEGO DO ZARZĄDZANIA KAPITAŁEM LUDZKIM W RAMACH PROJEKTU "ZINTEGROWANY PROGRAM PODNOSZENIA KOMPETENCJI STUDENTÓW I PRACOWNIKÓW KUL". WYMAGANIA OGÓLNE I. Przedmiotem zamówienia jest dostawa wraz z wdrożeniem i wsparciem technicznym systemu informatycznego do Zarządzania Kapitałem Ludzkim w ramach projektu "Zintegrowany Program Podnoszenia Kompetencji Studentów i Pracowników KUL". II. Wykonawca zobowiązany jest do dokonania udostępnienia i dostawy bezterminowej licencji na oprogramowanie/system informatyczny będący przedmiotem zamówienia na użytkowanie. III. Wykonawca zobowiązany jest do udzielenia bezterminowej licencji na korzystanie z systemu informatycznego do Zarządzania Kapitałem Ludzkim. IV. System informatyczny będzie dostępny i utrzymywany na serwerach Wykonawcy na podstawie bezterminowej licencji od dnia podpisania protokołu odbioru narzędzi do dnia zakończenia realizacji zawartej w tym zakresie umowy. Wykonawca ma obowiązek uruchomienia dedykowanej instancji, zapewnienia w tym zakresie pełnego dostępu poprzez przeglądarkę internetową lub na innych zasadach wskazanych w protokole odbioru dla pracownikom Zamawiającego oraz zobowiązany jest do utworzenia dedykowanego dla Zamawiającego interfejsu. V. Wykonawca ma obowiązek w terminie najpóźniej 14 dni kalendarzowych przed dniem zakończenia realizacji przedmiotu zamówienia tj. przed dniem dnia 28 lutego 2022 r. przenieść system informatyczny do Zarządzania Kapitałem Ludzkim na serwery Zamawiającego. Wykonawcy zobowiązany jest do współdziałania z Zamawiającym w zakresie prawidłowego i sprawnego przeniesienia narzędzia w szczególności do prawidłowego i terminowego uruchomienia i aktualizacji narzędzia. Prawidłowe przeniesienie narzędzia na serwery Zamawiającego będzie potwierdzone protokołem odbioru licencji bez zastrzeżeń. VI. Przedmiot zamówienia obejmuje dostawę wraz z instalacją kompleksowego rozwiązania informatycznego wspierającego Zarządzanie Kapitałem Ludzkim, z zastrzeżeniem, że wdrożenie obejmuje ilość stanowisk i profili kompetencji, w ilości wskazanej w opisie przedmiotu zamówienia i deklaracji Wykonawcy złożonej w formularzu Oferta Wykonawcy stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ. VII. Przedmiot zamówienia obejmuje dostawę kompleksowego rozwiązania informatycznego Zarządzanie Kapitałem Ludzkim na Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II, realizującego e-usługi w następującym zakresie: 1) moduł macierzy kompetencji porządkujący kompetencje i zapewniający strukturę dla występujących ról i zadań zawodowych na stanowiskach pracy objętych wdrożeniem zgodny z Europejską Ramą Kwalifikacji (EQF - European Qualifications Framework) dla uczenia się przez całe życie i Polską Ramą Kwalifikacji (PRK) przyjętą w ustawie z 22 grudnia 2015 r. o Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji (tj. Dz.U. z 2016 r., poz. 64 ze zm.); opisujący i definiujący wiedzę, umiejętności i kompetencje społeczne na poziomach zgodnych z poziomami EQF dla każdej roli (wiązki zadań) wykonywanej przez pracownika na danym stanowisku pracy; 2) moduł zbioru danych podstawowych porządkujący i zbierający dane wyjściowe, tj. zbiór reguł, zasad, dokumentów i aktów wewnętrznych Zamawiającego wykorzystywanych do realizacji zadań poprzez narzędzie, stanowiący bazę danych niezbędnych do profilowania i modelowania stanowisk pracy, zadań i czynności zawodowych na stanowiskach pracy; wymienia, opisuje i definiuje maszyny i urządzenia niezbędne do wykonywania zadań w danej roli, oraz charakteryzują dokumenty niezbędne do wykonywania pracy przez pracownika; 1

2 VIII. IX. 3) moduł techniczny zapewniający reguły spójności i warunki techniczne dla prawidłowego funkcjonowania narzędzia; moduł sterujący poszczególnymi funkcjami systemu, pozwalający na nadawanie uprawnień, generowanie pożądanych funkcjonalności; 4) moduł struktury organizacyjnej zapewniający opis struktury organizacyjnej Zamawiającego, porządkujący stanowiska pracy, opisy stanowisk pracy, role, zadania i czynności zawodowe na stanowiskach pracy; prezentujący w sposób graficzny strukturę organizacyjną, poszczególne komórki oraz podległość w organizacji; 5) moduł profilowania stanowisk pracy zapewniający tworzenie profili stanowisk pracy wraz z elastycznym ich modelowaniem; porządkujący opis kompetencji na stanowiskach pracy, generujący niezbędne informacje potrzebne do stworzenia i opisania stanowiska pracy; 6) moduł oceny kompetencji pracowników pozwalający na ocenę zbioru kompetencji jednostki organizacyjnej, np. działu oraz pracownika na poziomie wymaganym i oczekiwanym, na poziomie samooceny, poziomie osiągniętym, poziomie planowanym do osiągniecia w określonym czasie; oznacza poziom kompetencji osiągnięty przez pracownika poprzez wykonanie przez niego samooceny, poziom osiągnięty według oceny przełożonego oraz odnosi te informacje do poziomu wymaganego (docelowego); 7) moduł analityczny gromadzący zbiór wskaźników wykorzystywanych do ilustrowania zmieniającego się indywidualnego, zespołowego i organizacyjnego bilansu kompetencji oraz poziomu zaspokojenia potrzeb związanych z kompetencjami personelu poprzez system raportowania; opisujący mechanizm umożliwiający przetwarzanie danych wprowadzonych do systemu, wiążący poszczególne wskaźniki i opisujący powiązania między, tworząc zakres danych niezbędnych do tworzenia raportów; 8) moduł raportowania gromadzący schematy raportów oraz generujący raporty ilustrujące zmieniający się indywidualny, zespołowy i organizacyjny bilans kompetencji z uwzględnieniem wskaźników zawartych w module analitycznym, pozwala obliczyć, powiązać i zaprezentować w sposób szczegółowy, jaki i ogólny (zbiorczy), wskaźniki służące do oceny, optymalizacji wartości kapitału ludzkiego i ułatwiający podejmowanie decyzji zarządcze oraz planowanie strategiczne; 9) moduł zarządzania rolami i użytkownikami gromadzący i porządkujący konta i role użytkowników z przypisanymi im uprawnieniami, pozwalający na podgląd, weryfikowanie, uzupełnianie i przetwarzanie danych zgodnie z nadanymi dostępami i uprawnieniami. Zmawiający wymaga żeby dostarczany przedmiot zamówienia stanowił kompleksowe rozwiązanie informatyczne zapewniające wsparcie dla wszystkich obszarów opisanych w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia zatytułowanym Minimalne wymagania funkcjonalne systemu informatycznego. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia systemu informatycznego pozwalającego na prawidłowe dokonywanie diagnozy kompetencji pracowniczych, w celu usprawnienia w szczególności następujących zakresów działania: 1) zwiększenie trafności podejmowanych przez przełożonych decyzji dotyczących doboru zadań i czynności na stanowiskach pracy do aktualnego stanu kompetencji pracowników, 2) zwiększenie trafności podejmowanych przez przełożonych decyzji dotyczących kierunków rozwoju kompetencji pracowników na stanowiskach pracy, 3) usprawnienie komunikacji uczelnia przełożony pracownik w obszarze zakresu celów, zadań i sposobu ich realizacji na stanowiskach pracy dzięki właściwemu wykorzystaniu posiadanego potencjału i zasobów kadrowych, 4) rozwinięcie kompetencji kadry kierowniczej w zakresie zarządzania kompetencjami, dzięki zwiększaniu świadomości na temat kompetencji przez nich posiadanych oraz odpowiedzialności za rozwijanie kompetencji pracowników, 5) poprawę współpracy między osobami i działami, w szczególności pomiędzy administracją a pionem dydaktycznym poprzez efektywne wykorzystanie posiadanych i rozwijanych kompetencji pracowników, 6) zwiększenie skali wykorzystania narzędzi poprawy jakości zarządzania kompetencjami, produktywności i stymulowania doskonalenia działań i procesów, 7) udoskonalenie komunikacji wewnętrznej, 2

3 8) wsparcie procesu kształtowania wizerunku Uczelni, jako odpowiedzialnej, rzetelnej oraz systemowo dbającej o pracowników. X. Zamawiający wymaga, żeby dostarczony przez Wykonawcę system informatyczny zawierał funkcjonalności pozwalające na prawidłową: diagnozę stanu kompetencji pracowników (tj. poziomu kompetencji pracowników poprzez ich obiektywną ocenę, poziomu kompetencji i kwalifikacji będących w dyspozycji Uczelni, możliwości wielozadaniowości oraz zastępowalności poszczególnych osób na stanowiskach pracy, istotnych warunków i zakresu kontroli dostępu do potrzebnych pracowników i ich kompetencji we właściwym czasie, możliwości elastycznego modelowania ról i zadań zawodowych pracowników na stanowiskach pracy w oparciu o posiadane kompetencje), możliwości i najbardziej efektywnych sposobów projektowania rozwoju kompetencji pracowników oraz zakresu kompetencji wymagającego uzupełnienia poprzez zasoby zewnętrzne. XI. Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu zamówienia zobowiązany jest: 1) I etap wdrożenie systemu informatycznego, obejmuje: przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowa; opracowanie szczegółowego harmonogramu realizacji wdrożenia z uwzględnieniem szczegółowych faz wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia; wdrożenie narzędzi do weryfikacji kompetencji dla minimum 45 profili kompetencji/stanowisk; wsparcie w modelowaniu struktury organizacyjnej pionu administracyjnego i naukowo-dydaktycznego oraz zakresów odpowiedzialności i zadań poszczególnych osób, stanowisk, komórek organizacyjnych, w ilości określonej wskazanej w opisie przedmiotu zamówienia i deklaracji Wykonawcy złożonej w formularzu Oferta Wykonawcy stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ; wsparciu Zamawiającego poprzez warsztaty z pracownikami zaangażowanymi w proces wdrożenia - przeprowadzenie trzech do czterech godzin warsztatów z Kadrą Kierowniczą; analiza dokumentacji oraz wywiady ustrukturalizowane w poszczególnych działach instytucji w celu dogłębnego zrozumienia możliwości i potrzeb uczelni w zakresie wrażanego projektu. Rozpoznanie dotychczasowego sposobu organizacji procesów HR w organizacji; migrację i konwersję danych z eksploatowanych obecnie przez Zamawiającego systemów informatycznych i programów komputerowych, przy czym zakres migracji zostanie ustalony przez strony podczas analizy przedwdrożeniowej; opracowanie i przekazanie pełnej dokumentacji powdrożeniowej dotyczącej systemu informatycznego; przekazanie pełnej dokumentacji merytorycznej dotyczącej zarządzania kapitałem ludzki powstałej i opracowanej w trakcie wdrożenia i analizy przedwdrożeniowej; przygotowanie i dostarczenie Planu Testów Akceptacyjnych oraz Scenariuszy Testowych wraz z realizacją testów akceptacyjnych z udziałem przedstawicieli Zamawiającego; przeprowadzenie szkolenia wyznaczonych pracowników Zamawiającego, w tym szkolenie z obsługi systemu dla pracowników i kadry dla co najmniej 45 pracowników dalej użytkowników, szkolenie z administrowania systemem informatycznym dla co najmniej 2 pracowników Działu Teleinformatycznego dalej administratorów oraz szkolenie dla co najmniej 3 osób z najwyższej kadry zarządzającej dalej użytkowników uprzywilejowanych. udzielenia niezbędnych licencji zgodnie z zasadami określonymi w niniejszej Umowie oraz dostarczenia Zamawiającemu dokumentów licencji. 2) II etap wsparcie i asysta techniczna, obejmuje: zapewnienie wsparcie technicznego Zamawiającego w pierwszym okresie uruchomienia produkcyjnego; świadczenie usług asysty technicznej oraz świadczenie usług serwisowych dla wdrożonego systemu informatycznego. 3

4 XII. XIII. Wykonawca w ramach usługi wdrożenia przedmiotu zamówienia, zobowiązany jest do dostosowania posiadanego przez siebie rozwiązania do wymagań Zamawiającego. Dostarczony system informatyczny musi spełniać minimum następujące funkcje: 1) wsparcie merytoryczne we wdrażaniu narzędzia na minimum 45 stanowiskach polegające na spotkaniach konsultacyjnych z pracownikami Zamawiającego objętymi wdrożeniem, dotyczących obsługi narzędzia i zarzadzania kompetencjami poprzez narzędzie. Wsparcie merytoryczne obejmie opracowanie dokonanie ostatecznego opisu stanowisk pracy i czynności zawodowych na stanowiskach pracy; 2) zapewnienie warunków technicznych i wsparcia technicznego w zakresie korzystania z narzędzia w okresie jego użytkowania, w tym bezpieczeństwa danych zgromadzonych w zasobach narzędzia; 3) tworzenie zbioru danych i analiz przez pracowników objętych wdrożeniem przy wsparciu merytorycznym Wykonawcy w szczególności w następującym zakresie: a) oczekiwań kompetencyjnych na stanowiskach pracy, b) aktualnych kompetencji pracowników w oparciu o samoocenę pracownika i ocenę przełożonego, c) kompetencji pożądanych, d) prognozowania ścieżki rozwoju kompetencji, e) realizacji wybranych ścieżek rozwoju kompetencji, f) zaspokojenia potrzeb i niwelowanych luk kompetencyjnych, g) modelowania i profilowania stanowisk pracy, ról i czynności zawodowych na stanowiskach pracy. Szczegółowego harmonogram realizacji wdrożenia powinien uwzględniać również następujące szczegółowe fazy działania: 1) Wdrożenie platformy Cel merytoryczny: prace nad wdrożeniem. Sposób pracy: Systematycznie realizowanie zadania, równolegle na poszczególnych etapach wdrażania i podczas prac nad całym systemem. Rezultaty dla KUL: Udostępnione i działające narzędzie informatyczne. 2) Ukształtowanie współpracy z Kadrą Kierowniczą instytucji Cel merytoryczny: Zbudowanie zrozumienia dla filozofii, zasad oraz zakresu Systemu Zarządzania Kompetencjami wśród Kadry Kierowniczej. Stworzenie planu współpracy z kadrą kierowniczą oraz wyłonienie członków zespołu roboczego. Sposób pracy: 10 godzin warsztatów z Kadrą Kierowniczą ok. 20 osób. Rezultaty dla KUL: Znajomość celów i pewność kolejnych kroków. Świadomość celów i zakresu realizowanego projektu. 3) Zgromadzenie danych dotyczących instytucji pracowników, struktury, dokumentacji, itp. Cel merytoryczny: Dogłębne zrozumienie możliwości i potrzeb uczelni w zakresie wrażanego projektu. Rozpoznanie dotychczasowego sposobu organizacji procesów HR w organizacji, definiowania celów i zadań oraz organizacji procesów. Zidentyfikowanie ról. Sposób pracy: Analiza dokumentacji oraz wywiady strukturyzowane w poszczególnych działach instytucji. Rezultaty dla KUL: Wprowadzenie pierwszych materiałów do programu, w tym danych o pracownikach i ich stanowiskach. Zidentyfikowanie ról. Diagnoza sposobu zarzadzania kompetencjami w jednostkach objętych wdrożeniem oraz stanu kompetencji pracowników objętych wdrożeniem 4) Ukształtowanie współpracy z Kadrą Kierowniczą instytucji Cel merytoryczny: Opracowanie macierzy dla zidentyfikowanych ról objętych wdrożeniem oraz narzędzi weryfikacji poziomów kompetencji. Sposób pracy: Praca analityczno-twórcza. Opracowanie macierzy. Rezultaty dla KUL: Opracowane dla poszczególnych ról macierze i narzędzia weryfikacji kompetencji. 5) Weryfikacja opracowanych macierzy i narzędzi Cel merytoryczny: Weryfikacja prawidłowości opracowanych macierzy, tak aby odzwierciedlały zadania i uwzględniały oczekiwania kierownictwa instytucji w zakresie kultury i organizacji pracy. 4

5 XIV. XV. Sposób pracy: Recenzja macierzy przez kierowników i wybranych pracowników. Rezultaty dla KUL: Prawidłowo opracowane macierze odzwierciedlające zakres zadań realizowanych na uczelni. 6) Weryfikacja opracowanych macierzy i narzędzi Cel merytoryczny: Przygotowanie kadry managerskiej i pracowników do pracy zgodnie z systemem. Sposób pracy: Szkolenia dla pracowników i kadry wg harmonogramu w podziale na poszczególne działy/procesy 45 osób. Rezultaty dla KUL: Zdobycie przez Kadrę i pracowników wiedzy i umiejętności w zakresie posługiwania się systemem. 7) Ustalenie i przypisanie poszczególnym pracownikom ról (zadań) oraz wymaganych poziomów kompetencji. Cel merytoryczny: Praca własna kierowników i pracowników przy wsparciu konsultantów. Sposób pracy: Praca własna kierowników i pracowników przy wsparciu konsultantów. Rezultaty dla KUL: Ostateczne ustalenie i przypisanie ról i oraz wymaganych poziomów kompetencji poszczególnym pracownikom. Samoocena pracowników. 8) Ustalenie obecnego i optymalnego poziomu kompetencji poszczególnych pracowników na ich stanowiskach. Cel merytoryczny: Dokonanie obiektywnej oceny poziomu kompetencji pracowników instytucji. Sposób pracy: Praca managerów przy asyście konsultantów. Rezultaty dla KUL: Wdrożenie wskaźników i raportów. 9) Weryfikacja narzędzi Cel merytoryczny: Weryfikacja narzędzi systemowych i organizacyjnych: struktur (zestawów ról) stanowisk pracy, profili kompetencyjnych, opisów stanowisk pracy, ogłoszeń rekrutacyjnych. Sposób pracy: Działania analityczno-proceduralne. Rezultaty dla KUL: Przygotowanie i zweryfikowanie pod kątem użyteczności, prostoty i skuteczności: profili kompetencji, struktury stanowisk, opisów stanowisk i ogłoszeń rekrutacyjnych. 10) Podsumowanie realizacji projektu. Cel merytoryczny: Podsumowanie realizacji projektu, analiza potencjału kompetencyjnego instytucji w ujęciu strategicznym i operacyjnym oraz wygenerowanie raportu końcowego. Rezultaty dla KUL: Analiza i weryfikacja osiągniętych celów merytorycznych zakładanych w projekcie. Raport końcowy dla zarządu instytucji. 11) Utrzymanie i aktualizacja platformy, asysta i help desk. Cel merytoryczny: Wsparcie techniczne i merytoryczne. Rezultaty dla KUL: Bezpieczeństwo techniczne i merytoryczne, pomoc doraźna. 12) Działania powdrożeniowe Cel merytoryczny: zapewnienie niezbędnej dokumentacji ilustrującej wdrożenie Rezultaty dla KUL: przygotowanie dokumentacji powdrożeniowej, zapewnienie dostępu do danych archiwalnych. Wdrożenie systemu informatycznego będzie dokonane w jednostkach organizacyjnych Zamawiającego odpowiedzialnych za jakość kształcenia, w tym wśród kadry kierowniczej (kierownik/dyrektor jednostki), kadry kierowniczej niższego szczebla (kierownik sekcji), pracownika i pracownika obsługi technicznej (np. specjalista, starszy referent, samodzielny referent). Zamawiający przekaże listę jednostek i stanowisk objętych wdrożeniem bezpośrednio po podpisaniu umowy z Wykonawcą. Dodatkowo we wdrożeniu uczestniczyć będą pracownicy jednostek odpowiedzialnych za wsparcie techniczne po stronie Zamawiającego. W ramach analizy przedwdrożeniowej Wykonawca zobowiązuje się w szczególności do realizacji następujących czynności: 1) przygotowanie danych wyjściowych we współpracy z Zamawiającym stanowiących zbiór danych i/lub słowników narzędzia obejmujących: 5

6 XVI. XVII. XVIII. XIX. XX. XXI. XXII. a) aktualny na czas wdrożenia zbiór zasad, reguł, regulacji i aktów wewnętrznych Zamawiającego, związanych z zarządzaniem personelem, b) opracowanie wstępnego opisu min. 45 stanowisk pracy i czynności zawodowych na stanowiskach pracy. 2) udostępnienie narzędzia poprzez przeglądarkę internetową wraz z utworzeniem min. 50 kont użytkowników dla min. 45 stanowisk, w tym kont administratora po stronie Zamawiającego oraz minimum 3 kont dla kadry zarządzającej najwyższego szczebla, przy czym jedno konto użytkownika przynależy do jednej osoby; 3) analiza sposobu zarządzania kompetencjami w jednostkach objętych wdrożeniem oraz poziomu kompetencji pracowników objętych wdrożeniem w postaci raportów (po jednym na każdą z jednostek uczestniczących we wdrożeniu); 4) dostosowanie katalogu raportów ilustrujących dynamikę zaangażowania i pokrycia oczekiwanych kompetencji w oparciu o wyniki przeprowadzonej analizy; 5) wsparcie informacyjno-szkoleniowe dla minimum 45 osób objętych wdrożeniem narzędzia oraz min. 5 osób korzystających z uzyskanych w wyniku wdrożenia danych, których stanowiska nie będą objęte wdrożeniem poprzez warsztaty z pracownikami, działania informacyjne i szkolenia pracowników. Wykonawca w ramach analizy przedwdrożeniowej zapewni minimum 45 kont użytkowników dla minimum 45 stanowisk pracy, przy czym jedno konto użytkownika może być przypisane do jednej osoby, w tym 45 konta dla osób biorących udział we wdrożeniu narzędzia na stanowiskach pracy, minimum 2 kont dla administratorów po stronie Zamawiającego oraz dla minimum 5 osób korzystających z uzyskanych w wyniku wdrożenia danych, których stanowiska nie będą objęte wdrożeniem. W późniejszym czasie konta zakłada i uprawnienia nadaje administrator po stronie Zmawiającego po uprzednim przeszkoleniu go przez Wykonawcę. Zamawiający przez pojęcie kompetencje rozumie wiedzę, umiejętności i kompetencje społeczne osób w wymiarze zawodowym, tj.: 1) wiedza to zbiór opisów faktów, zasad, teorii i praktyk, przyswojonych w procesie uczenia się, odnoszących się do dziedziny uczenia się lub działalności zawodowej, 2) umiejętności to zdolność rozwiązywania problemów i innowacyjnego stosowania wiedzy w praktyce, uczenia się i komunikowania 3) kompetencje społeczne to zdolność kształtowania własnego rozwoju oraz autonomicznego i odpowiedzialnego uczestniczenia w życiu zawodowym i społecznym, z uwzględnieniem etycznego kontekstu własnego postępowania, postawy posiadane przez pracownika w tym jakościowym, dotyczącym realizacji danych zadań. Zamawiający przez stanowisko pracy rozumie podstawowy, pojedynczy i niepodzielny element struktury organizacyjnej każdej organizacji, który posiada zakres własnych obowiązków oraz kompetencji w celu realizowania zadań wyznaczonych mu przez organizację. Zamawiający przez czynności zawodowe rozumie czynności związanych z wykonywaną funkcją lub przedmiotem pracy na stanowisku pracy, wymagających pogłębionej lub dodatkowej wiedzy i umiejętności, zdobytych w wyniku szkolenia lub praktyki zawodowej. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usług wsparcia technicznego przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia. Wsparcie techniczne obejmuje w szczególności: dokonywanie bieżących aktualizacji systemu informatycznego; bieżące serwisowanie systemu informatycznego; usuwanie błędów technicznych; help desk. Wykonawca zobowiązany jest do zaoferowania systemu informatycznego dostosowanego do aktualnie obowiązujących przepisów prawa oraz spełniającego wszystkie wymagania dotyczące Ochrony Danych Osobowych. W szczególności system powinien umożliwiać w tym zakresie: wykazanie zgody osoby fizycznej na przetwarzanie jej danych osobowych 6

7 XXIII. XXIV. XXV. XXVI. XXVII. XXVIII. w określonym celu/celach, dostęp do danych osobowych danej osoby, realizację prawa do sprostowania i uzupełnienia danych. Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia szkoleń dla pracowników Zamawiającego, umożliwiających sprawne i efektywne korzystanie z dostarczanego systemu informatycznego. Zakres szkolenia obejmuje obsługę systemu informatycznego, w szczególności wskazanie wszystkich dostępnych funkcjonalności oraz sposobu korzystania z nich. Szkolenia odbywać się będą w siedzibie Zamawiającego, Al. Racławickie 14, Lublin. Szczegółowy termin i miejsce szkolenia zostanie uzgodnione przez Wykonawcę z Zamawiającym. Szkolenia muszą obejmować w szczególności: 1) warsztaty z pracownikami i kadrą kierowniczą Zamawiającego w wymiarze minimum 16 h na daną grupę, 2) konsultacje indywidualne z pracownikami objętymi wdrożeniem wymiarze pozwalającym na wykonanie przedmiotu zamówienia, 3) dostarczenie materiałów pomocniczych. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia i wdrożenia przedmiotu zamówienia wraz z niezbędnymi licencjami oraz świadczeniem pełnego wsparcia technicznego i usuwania wszystkich usterek zaistniałych w trakcie realizacji umowy o zamówienie publiczne. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu, w dniu zakończenia wdrażenia systemu informatycznego: instrukcji użytkownika oraz dokumentację techniczną opisująca konfigurację dostarczanego systemu. Realizacja przedmiotu zamówienia odbywać się będzie w siedzibie Zamawiającego przy al. Racławickich 14 w Lublinie. Zmawiający wymaga, żeby dostarczany system informatyczny posiadał w szczególności następujące cechy: 1) zaawansowane możliwości konfiguracji - Portal będzie umożliwiał dużą konfigurowalność w zakresie integracji z różnymi systemami autoryzacji (CAS/AD). System będzie umożliwiał kompleksowe zarządzanie rolami oraz uprawnieniami użytkowników. System uprawnień będzie w pełni konfigurowalny, co umożliwi włączanie poszczególnych modułów systemu dla użytkowników oraz określenie dla roli użytkownika, jakie funkcje w module może uruchamiać; 2) łatwość obsługi System będzie działał na komputerach użytkowników w oparciu o przeglądarkę WWW (z wykorzystaniem standardów HTML, JavaScript, CSS). Oznacza to, że dostęp do portalu będzie możliwy za pośrednictwem popularnych przeglądarek np. Google Chrome, Internet Explorer, Opera, Firefox, Safari na standardowych ustawieniach. System będzie posiadał nowoczesny/skalowalny interfejs użytkownika, który nie sprawi trudności w obsłudze nawet użytkownikom, którzy nie są biegli w obsłudze komputera. System będzie pozwalał włączyć wersję interfejsu o wysokim kontraście dla słabiej widzących użytkowników oraz zmianę rozmiaru czcionki przez użytkownika; 3) nowoczesne i sprawdzone technologie - System będzie przygotowany w oparciu o najnowsze technologie. System będzie wielojęzyczny (wsparcie dla min. 2 języków). System będzie obsługiwał sprawdzone mechanizmy autentykacji i bezpieczeństwa (https, SSL); 4) wspólny interfejs system posiadać będzie spójny interfejs użytkownika. System posiadać będzie funkcjonalność pojedynczego logowania i działać będzie w oparciu o wspólny serwer aplikacyjny oraz wspólną bazę SQL w ramach modułów; 5) wsparcie i gwarancja producenta. 7

8 MINIMALNE WYMAGANIA FUNKCJONALNE SYSTEMU INFORMATYCZNEGO LP. OPIS MINIMALNYCH WYMAGAŃ SYSTEMU INFORMATYCZNEGO 1. System musi zawierać gotowy, modyfikowalny model kompetencyjny obejmujący min.: 35 kompetencji miękkich wraz z narzędziami badawczymi i wskazówkami rozwojowymi (w ramach narzędzi badawczych muszą zostać dostarczone gotowe skale obserwacyjne opisane dla każdego z 5ciu wskaźników behawioralnych przypisanych do kompetencji musi zostać dostarczony osobny opis dla każdego z pięciu poziomów skali oceny) 150 jednostek testowych 68 wskaźników efektywności wraz z przypisanymi miernikami efektywności 400 zadań organizacyjnych porządkujących obszary odpowiedzialności 100 zawodów opisanych za pomocą zadań, kompetencji i wskaźników efektywności zawody wykorzystywane są jako szablony do tworzenia opisów stanowisk pracy 2. System musi pozwolić na diagnozę kompetencji w minimum następującym zakresie: Skale obserwacyjne (wykorzystywane przy ocenie 180, 360 i AC/DC) Kwestionariusze kompetencyjne (samoocena, 180, 360) Testy kompetencyjne (testy wykonania) Dowolny test psychologiczny 3. System poprzez panel administracyjny pozwala na zakładanie, usuwanie, modyfikowanie, zawieszanie konta użytkownika oraz przypisanie i nadawanie uprawnień do modułów systemu. System poprzez wbudowany mechanizm komunikacji masowej (integracja z Uczelni) wysyła do użytkownika informację o utworzeniu, usunięciu lub zawieszeniu konta w systemie. System pozwala na ustawienie terminu wygaśnięcia konta. Administrator może otrzymać wiadomość z informacją o wygasającym koncie na określoną liczbę dni przed wygaśnięciem konta wg. Ustawień systemu. 4. System pozwala na tworzenie konta użytkownika za pomocą formularza online. Konto w zależności od konfiguracji systemu może być tworzone przez: samodzielną rejestrację użytkownika (nie wymaga zatwierdzenia przez administratora) samodzielną rejestrację użytkownika i zatwierdzanie przez administratora 5. System umożliwia przesłanie na zarejestrowany adres nowego hasła wygenerowanego tymczasowo lub ograniczonego czasowo linku umożliwiającego zmianę hasła bez podawania aktualnego. Czas ważności przesłanego linka ustawiany jest przez administratora. 6. System posiada zdefiniowane role funkcjonalne administratora, pracownika 7. Użytkownicy systemu posiadają przypisane role w zależności, od których mają oni różne prawa i mogą wykonywać różne zadania oraz mieć dostęp do wybranych poziomów zarządzania systemem. Jeden użytkownik ma możliwość posiadania kilku ról. 8. System zarządzania uprawnieniami umożliwia administratorowi Systemu na tworzenie nowych ról oraz modyfikację i usuwanie uprawnień w zależności od kompetencji jakie chcemy nadać tworzonej roli. 9. Narzędzia pozwalają na import użytkowników z pliku Excel z informacjami o przynależności do grup oraz uprawnieniami. Podczas importu narzędzia powinny walidować poprawność importowanego pliku. Narzędzia powinny pozwolić użytkownikowi pobrać szablon pliku Excel wykorzystywanego podczas importu. 8

9 10. System bezpośrednio po zalogowaniu użytkownika informuje go o istniejących nowych pozycjach, takich jak nowe wiadomości, nowe testy kompetencji, nowe szkolenia. Po zalogowaniu w zależności od struktury uprawnień narzędzia pozwalają na budowanie indywidualnych stron startowych tzn. inny zakres informacji może być widoczny dla różnych użytkowników platformy w zależności od ich przypisania do konkretnej roli. 11. Narzędzia umożliwiają zakładanie, modyfikację i usuwanie grup użytkowników. Uprawniony użytkownik i administrator powinien posiadać możliwość przypisania/wypisania użytkownika do/z grupy. Narzędzia poprzez wbudowany mechanizm komunikacji masowej ( ) wysyłają do użytkownika informację o grupie do której użytkownik został zapisany/dodany lub wypisany/usunięty. 12. Dodatkowo nowe grupy można tworzyć na podstawie grup już istniejących (suma, różnica, różnica symetryczna, część wspólna). 13. System posiada wbudowany mechanizm ręcznego tworzenia raportów umożliwiający uzyskanie zestawień danych zgromadzonych w obrębie całego systemu (logowania, aktywności, wyniki, rankingi). O zawartości raportu zadecyduje osoba, która definiuje raport. Raportowanie w systemie posiadać będzie funkcjonalność "koszyka" (grupa wybrana indywidualnie na życzenie) użytkowników i grup. A więc listy użytkowników i grup wg. Których możliwe jest filtrowanie wyników danego raportu. Administrator posiadać będzie możliwość z poziomu raportów wrzucanie użytkowników i grupy do koszyka a po wywołaniu kolejnych raportów na podstawie koszyka wykonywać następujące akcje na wybranych grupach i osobach: stworzyć nową grupę wysłać wiadomość raport zwróci dane wynikowe tylko i wyłącznie dla użytkowników i grup znajdujących się w wybranym koszyku. Administrator posiadać będzie możliwość usuwania poszczególnych użytkowników z "koszyka". 14. System pozwoli na automatyczne i cykliczne wysyłanie raportów na wybrany adres z możliwością wybrania interwału czasowego oraz formatu wynikowego (XML, HTML, TXT, PDF, CSV, RTF). O kryteriach raportu decyduje osoba, która go definiuje. System posiadać będzie kreator szablonów raportów - umożliwiający samodzielne projektowanie szablonów raportów poprzez definiowanie ich parametrów. Raporty zdefiniowane w ten sposób mogą zostać zapisane, jako wykonywane cyklicznie. System pozwoli na export wyników generowanych raportów do formatów XML, HTML, TXT, PDF, CSV, RTF. 15. System pozwala na generowanie statystyk w postaci wykresów graficznych (wykres kołowy/słupkowy). 16. System umożliwia zarządzanie wielopoziomowym drzewem kategorii (Kategoria). Dla każdej kategorii system powinien umożliwić wprowadzenie m.in. Nazwę kategorii, System umożliwia edycję istniejących kategorii, dodawanie nowych kategorii oraz usuwanie istniejących kategorii jeżeli są niewykorzystywane. System umożliwia import kategorii z arkusza programu Excel. 17. System dostępny będzie dla użytkowników poprzez przeglądarkę internetową w dowolnym miejscu i czasie. System musi w całości działać w przeglądarkach internetowych: Internet Explorer Mozilla Firefox 9

10 Google Chrome Safari Opera System nie wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania. 18. Dostarczony system musi posiadać interfejs użytkownika w języku polskim i angielskim 19. System powinien umożliwić tworzenie i zarządzanie dostępnymi poziomami skal kompetencyjnych pracowników. W szczególności powinien umożliwić definicję nowej skali (np. skala 1-3). Dla każdej utworzonej skali użytkownik powinien móc przypisać dostępne poziomy na skali. Wprowadzając nowy poziom na skali powinien móc wprowadzić min. Następujące pola: Nazwa (pole wymagane), Symbol, Definicję, Opis, Wartość (liczbowa) Uprawniony użytkownik powinien móc zablokować edycję poziomów skali. 20. Narzędzie umożliwia tworzenie i zarządzanie dostępnymi definicjami wskazówek rozwojowych pracowników. Wprowadzając nową definicję powinien móc wprowadzić min. Następujące pola: Nazwa (pole wymagane) Typ (typ definicji np. opis, egzamin) Uprawniony użytkownik powinien móc aktywować/dezaktywować definicje typów wskazówek. Tylko definicje oznaczone jako aktywne powinny być możliwe do uzupełnienia podczas wprowadzania/edycji wskazówek rozwojowych kompetencji. Dla każdej definicji uprawniony użytkownik powinien posiadać możliwość zdefiniowania dla danej kompetencji wartości dla danej definicji wskazówki rozwojowej na każdym poziomie skali dostępnej w danej kompetencji. 21. Uprawniony użytkownik powinien móc zarządzać dodatkowymi polami opisu stanowiska. W tym edytować istniejące pola oraz tworzyć nowe. Tworząc nowe pola powinien móc wprowadzić: Nazwę pola, Symbol, Informację czy pole jest aktywne (tylko aktywne pola można uzupełnić w opisie stanowiska), Typ pola, dostępne typy pól to minimum: o Liczba, o Liczba zmiennoprzecinkowa, o Tekst, o Opis, o Data. 22. System umożliwia zarządzanie typami kwalifikacji. Tworzenie/edycję/usuwanie typu. Dodając nowy typ należy wprowadzić: o Nazwę typu 23. System umożliwia zarządzanie typami kompetencji (Typ kompetencji). Dla każdego typu kompetencji system powinien umożliwić wprowadzenie np. Nazwa typu, (np. kompetencje miękkie, produktowe) Aktywność Czy typ jest aktywny (Tak/Nie) System powinien umożliwić edycję istniejących typów oraz dodawanie nowych typów. 10

11 24. Możliwość wprowadzenia danych nowej kompetencji. Podstawowe dane kompetencji składają się z minimum następujących pól: Nazwa (pole wymagane) Kategoria (np. społeczne) Definicja Opis Skala zdefiniowana w wymaganiu S-WFP2-1 Typ (np. kompetencje miękkie, produktowe) (pole wymagane) Tag wyszukiwania (możliwość przypisania/usunięcia dowolnej liczby tagów do kompetencji) Aktywność Czy kompetencja jest aktywna (Tak/Nie) Możliwość edycji wszystkich wprowadzonych danych kompetencji. Narzędzia powinny automatycznie przypisać użytkownika, który wprowadził kompetencję oraz datę wprowadzenia. W przypadku edycji narzędzia powinny automatycznie przypisać użytkownika modyfikującego kompetencję oraz datę modyfikacji. Tylko oznaczone jako aktywne kompetencje powinny być możliwe do przypisania w ocenach, profilach kompetencyjnych i opisach stanowisk. Uprawniony użytkownik w każdej chwili powinien mieć możliwość dezaktywacji kompetencji. Uprawniony użytkownik powinien móc w każdej chwili przypisać/wypisać pojedynczego użytkownika lub grupę użytkowników uprawnionych do podglądu lub edycji danych kompetencji. 25. Uprawnieni użytkownicy powinni mieć możliwość wyszukiwania kompetencji w katalogu wg. Minimum następujących parametrów: Nazwa, Kategoria, Typ, Aktywność Czy kompetencja jest aktywna (Tak/Nie) 26. W ramach każdej kompetencji uprawniony użytkownik (posiadający prawa do edytowania kompetencji) ma możliwość zarządzania testem kompetencji, w tym: Utworzenia nowego pytania w teście kompetencji Edycję pytania testu kompetencji Usunięcie pytania z testu kompetencji Dla każdego pytania narzędzia powinny umożliwić wprowadzenie: Treści pytania, Trzech możliwych odpowiedzi na pytanie, Oznaczenie która z odpowiedzi na pytanie jest odpowiedzią najgorszą, Oznaczenie która z odpowiedzi na pytanie jest odpowiedzią najlepszą. Uprawniony użytkownik powinien mieć możliwość dodania kilku pytań jednocześnie. Uprawniony użytkownik opcjonalnie powinien móc ustawić wskaźnik behawioralny, którego pytanie dotyczy. 27. W ramach każdej kompetencji uprawniony użytkownik (posiadający prawa do edytowania kompetencji) powinien mieć możliwość zarządzania wskaźnikami behawioralnymi kompetencji, w tym: Utworzenie nowego wskaźnika behawioralnego, Edycję danych wskaźnika, Aktywację/Dezaktywację wskaźnika Dla każdego wskaźnika narzędzia powinny umożliwić wprowadzenie: Nazwy wskaźnika 11

12 Uprawniony użytkownik powinien mieć możliwość zmiany kolejności wyświetlania wskaźników w kompetencji. Wszystkie treści wskaźników powinny móc być edytowane przez uprawnionego użytkownika. Narzędzia powinny automatycznie przypisać użytkownika do wskaźnika, który wprowadził wskaźnik oraz datę jego wprowadzenia. W przypadku edycji narzędzia powinny automatycznie przypisać użytkownika modyfikującego wskaźnik oraz datę jego modyfikacji. 28. W ramach każdej kompetencji uprawniony użytkownik (posiadający prawa do edytowania kompetencji) powinien mieć możliwość zarządzania skalą obserwacyjną, w tym: Wprowadzić treść skali obserwacyjnej dla każdego poziomu na skali (np. skala 1-5, skala 1-3). Użytkownik wprowadzając treść powinien móc wybrać jakie poziomy skali kompetencji chce wprowadzić. Skopiować treść pomiędzy poziomami na skali obserwacyjnej Treść dla każdego z poziomów powinna móc być wprowadzana dla każdego wskaźnika behawioralnego zdefiniowanego w kompetencji Wszystkie treści skali kompetencyjnej powinny móc być edytowane przez uprawnionego użytkownika. 29. W ramach każdej kompetencji uprawniony użytkownik (posiadający prawa do edytowania kompetencji) powinien mieć możliwość zarządzania wskazówkami rozwojowymi, w tym: Wprowadzić treść wskazówki dla każdego poziomu na skali (np. skala 1-5, skala 1-3). Użytkownik wprowadzając treść powinien móc wybrać jakie poziomy skali chce wprowadzić dla wskazówki. Wprowadzając treść powinien móc opcjonalnie wybrać którego wskaźnika behawioralnego kompetencji dotyczy wskazówka Treść wskazówki powinna móc być wprowadzona dla każdego typu definicji wskazówki rozwojowej (np. literatura, szkolenia) Wszystkie treści wskazówek rozwojowych powinny móc być edytowane przez uprawnionego użytkownika. 30. System umożliwia kopiowanie kompetencji w ramach wykonania kopii kompetencji kopiowane są również elementy kompetencji: testy kompetencji, wskaźniki behawioralne, skale obserwacyjne, wskazówki rozwojowe 31. System umożliwia import kompetencji z arkusza programu Excel. W ramach importu arkusza Excel importowane są: Nazwa i definicja kompetencji Skala obserwacyjna Test kompetencji Wskaźniki behawioralne 32. Możliwość wprowadzenia nowego profilu kompetencyjnego/zawodowego (mapy kompetencyjnej) do systemu. Podstawowe dane profilu składają się z minimum następujących pól: Nazwa (pole wymagane), Opis Możliwość edycji wszystkich wprowadzonych danych profilu. Narzędzia powinny automatycznie przypisać użytkownika, który wprowadził profil oraz datę wprowadzenia. W przypadku edycji narzędzia powinny automatycznie przypisać użytkownika modyfikującego profil oraz datę modyfikacji. Dla każdego typu kompetencji dostępnego w narzędziach, musi istnieć możliwość przypisywania/wypisywania kompetencji do/z profilu. Przypisując kompetencje dla każdego typu kompetencji w profilu kompetencji użytkownik powinien móc ustawić poziom wymagany i pożądany dla kompetencji na podstawie wybranej skali (np. skala 1-5). 12

13 Użytkownik powinien móc ustawić wartości poziomu wymaganego i pożądanego w profilu osobno dla każdej skali dostępnej w systemie. Przypisując/wypisując kompetencje narzędzia powinny automatycznie wyświetlać wykres prezentujący wprowadzone dane w formie graficznej. Uprawniony użytkownik powinien móc w każdej chwili przypisać/wypisać pojedynczego użytkownika lub grupę użytkowników uprawnionych do podglądu lub edycji danych profilu kompetencji. 33. Uprawnieni użytkownicy powinni mieć możliwość wyszukiwania profili kompetencyjnych wg. Minimum następujących parametrów: Nazwa profilu 34. Narzędzia powinny umożliwiać zarządzanie stanowiskami oraz opisami stanowisk pracy. Tworząc opis stanowiska użytkownik powinien zdefiniować następujące dane: Nazwa stanowiska Poziom zarządczy, Stopień naukowy, Profil kompetencji, Dowolne dodatkowe pola zdefiniowane przez administratora, Dane opisowe/ Kwalifikacje Zadania realizowane na stanowisku, Wskaźniki efektywności przypisane do stanowiska Kompetencje przypisane do stanowiska Certyfikaty przypisane do stanowiska Szkolenia przypisane do stanowiska Po utworzeniu opisu stanowiska automatycznie powinien do systemu zostać dodany profil kompetencji zawierający kompetencje przypisane do stanowiska. Uprawniony użytkownik powinien móc zarządzać słownikiem dostępnych poziomów zarządczych, wskaźników efektywności, danymi opisowymi oraz zadań. Dla danego opisu stanowiska system powinien umożliwić przypisanie certyfikatów oraz szkoleń tradycyjnych jak i e-learning. Narzędzia powinny umożliwić wydruk do postaci pliku Word lub PDF wprowadzonego opisu stanowiska. 35. System na podstawie modelu kompetencji wylicza wynik osoby badanej dla każdej badanej kompetencji za pomocą testu kompetencji lub skali obserwacyjnej. Wynik normalizowany jest do skali 1-5. Na podstawie uzyskanego wyniku system: Wyświetla informacje o luce kompetencyjnej porównując uzyskany wynik z wynikiem oczekiwanym na podstawie badanego profilu kompetencyjnego/zawodowego Dla każdej kompetencji generuje interpretację wyniku z zdefiniowanej skali obserwacyjnej Dla każdej kompetencji generuje zbiór wskazówek rozwojowych na podstawie informacji zdefiniowanych w katalogu kompetencji 36. Narzędzia umożliwiają definiowanie i konfigurację dowolnych procesów badania. Narzędzie umożliwia wprowadzenie oraz edycję istniejących procesów. W trakcie zakładania nowego badania użytkownik ma możliwość wyboru procesu z listy dostępnych procesów, który będzie odzwierciedlał przebieg oceny. Narzędzia umożliwiają konfigurację procesu za pomocą graficznego edytora. Proces powinien być konfigurowany jako proces (Workflow). Konfiguracja procesu odbywa się za pomocą przeglądarki internetowej, bez konieczności wykorzystania zewnętrznych narzędzi lub modyfikacji systemu przez Dostawcę. Konfigurując proces użytkownik powinien mieć dostępne następujące elementy: Test kompetencji użytkownik wypełnia test kompetencji, 13

14 Ankieta użytkownik wypełnia ankietę Wskazówki rozwojowe użytkownik posiada podgląd lub edycję wskazówek rozwojowych wygenerowanych na podstawie wyników oceny, Skala kompetencyjna - użytkownik wypełnia skalę kompetencyjną, Wspólna ocena na skali przełożony wypełnia skalę kompetencyjną podczas wypełnienia skali posiada podgląd do samooceny Spotkanie użytkownik wprowadza informacje o terminie proponowanego spotkania w celu omówienia badania Działania rozwojowe użytkownik wprowadza informacje o propozycji działań rozwojowych Cele użytkownik ocenia cele z poprzedniego okresu rozliczeniowego Wspólna ocena celów przełożony wypełnia ocenę celów podczas wypełniania posiada podgląd samooceny pracownika Cele przyszłe użytkownik wprowadza cele realizowane w kolejnym okresie rozliczeniowym Rozpoczęcie oceny Zakończenie oceny W ramach procesu autor procesu może wgrać szablon generowanego raportu z badania w postaci pliku Word. 37. Dla każdego z elementów użytkownik może skonfigurować następujące pola: Nazwa kroku procesu Opis kroku procesu, Czy w ramach wykonania kroku procesu użytkownik może: o Umieszczać załączniki, o Umieszczać komentarze, o Czy posiada dostęp do wyniku o Czy posiada możliwość pobrania raportu Przypisać role użytkowników biorących udział w kroku procesu o Użytkownik o Przełożony o Menadżer/Opiekun HR o Inny użytkownik Przypisując rolę należy wskazać czy użytkownik w danej roli posiada możliwość wypełnienia kroku procesu (np. wypełnienie testu kompetencji, uzupełnienie skali), czy posiada tylko i wyłącznie podgląd do kroku. Narzędzia zapewniają kontrolę poprawności konfiguracji procesu, np. nie powinny pozwolić wyświetlić wskazówek rozwojowych zanim użytkownik nie wypełni testu kompetencji, nie pozwolić wypełnić wspólnej oceny na skali (przez np. przełożonego) zanim użytkownik nie wykona samooceny na skali. Przykładowe procesy jakie użytkownik może skonfigurować: Badanie testem kompetencji o Krok 1 rozpoczęcie badania o Krok 2 użytkownik wypełnia test kompetencji o Krok 3 użytkownik otrzymuje wskazówki rozwojowe na podstawie wypełnionego testu o Krok 4 zakończenie badania Ocena na skali o Krok 1 rozpoczęcie badania o Krok 2 użytkownik uzupełnia samoocenę na skali o Krok 3 przełożony dokonuje oceny pracownika na skali o Krok 4 przełożony wyznacza pracownikowi działania rozwojowe o Krok 5 przełożony spotyka się z pracownikiem o Krok 6 przełożony dokonuje wspólnej oceny z użytkownikiem na skali o Krok 7 użytkownik akceptuje ocenę 14

15 o Krok 8 zakończenie badania 38. Możliwość wprowadzenia nowej oceny (badania) do systemu. Podstawowe dane składają się z minimum następujących pól: Nazwa (pole wymagane), Opis, Planowana data rozpoczęcia, Planowana data zakończenia, Skala (np. skala 1-5, 1-3) Proces Po dodaniu badania uprawniony użytkownik wskazuje listę użytkowników lub grup biorących udział w badaniu. Badanie powinno zostać udostępnione dla użytkowników dopiero po jej rozpoczęciu rozpoczęcie badania ustawia uprawniony użytkownik. Uprawniony użytkownik może wstrzymać lub zakończyć ocenę. Po wstrzymaniu lub zakończeniu badania użytkownicy biorący udział w ocenie nie powinni posiadać możliwości uzupełniania badania. Uprawniony użytkownik posiada możliwość wznowienia wstrzymanych badań. Po utworzeniu badania powinny zostać przypisane kroki do wykonania w ramach badania na podstawie wybranego procesu podczas jej tworzenia. Uprawniony użytkownik posiada możliwość zdefiniowania nazwy, opisu oraz terminów rozpoczęcia i zakończenia każdego z kroków badania. Domyślnie nazwy i opisy kroków zostają skopiowane z wybranego procesu. W ramach badania uprawniony użytkownik posiada możliwość przypisania badanych kompetencji podczas badania za pomocą minimum 2 wymienionych metod: Wybór pojedynczych kompetencji z katalogu wraz z wskazaniem oczekiwanego i wymaganego poziomu Wybór profilu kompetencyjnego Wybór na podstawie opisów stanowisk W ramach oceny uprawniony użytkownik posiada możliwość wskazania opiekuna HR dla każdego użytkownika przypisanego do badania. Podczas uruchomienia badania narzędzie powinno walidować poprawność badania w minimum następującym zakresie Kompletność katalogu przypisanych kompetencji do badania(np. wszystkie przypisane kompetencje posiadają zdefiniowany test kompetencji z pytaniami, dla wybranych kompetencji wprowadzone są skale kompetencyjne w wybranej dla badania skali obserwacyjnej, opis stanowiska posiada przypisany profil kompetencji) o każdy użytkownik posiada przypisanego opiekuna HR, jeżeli opiekunowie bierze udział w badaniu 39. o 40. Narzędzia po zakończonym badaniu udostępniają użytkownikowi/pracownikowi HR raport indywidualny z wykonanego badania. Administrator posiada możliwość określenia szablonu generowanego wydruku. Raport musi zawierać minimum następujące informacje: Wyświetla informacje o luce kompetencyjnej porównując uzyskany wynik z wynikiem oczekiwanym na podstawie badanego profilu kompetencyjnego/zawodowego Uzyskany Wynik liczbowy dla każdej kompetencji Dla każdej kompetencji generuje interpretację wyniku z zdefiniowanej skali obserwacyjnej Dla każdej kompetencji generuje zbiór wskazówek rozwojowych na podstawie informacji zdefiniowanych w katalogu kompetencji oraz uzyskanego wyniku liczbowego 41. Narzędzie umożliwia konfigurację powiadomień , wysyłanych do użytkowników badania, w tym: wybór, które powiadomienia mają zostać wysyłane podczas badania 15

16 modyfikację treści wysyłanych powiadomień Narzędzie umożliwia konfigurację minimum 5 powiadomień w badaniu, w tym: powiadomienie o rozpoczęciu badania, powiadomienie o zbliżającym się terminie zakończenia badania, powiadomienie o zakończeniu badania, powiadomienie o dostępie kolejnego kroku badania, np. przełożony otrzymuje informację, że pracownik wypełnił samoocenę na skali, powiadomienie o nowym badaniu. 42. Uprawniony użytkownik posiada możliwość zarządzania przebiegiem badania, w tym: podgląd na jakim etapie badania jest każdy z użytkowników biorących udział w badania wygenerowanie raportu zbiorczego badania raport wygenerowanie indywidualnych raportów dla użytkowników którzy zakończyli badanie, podgląd badania, podgląd historii zmian badania, usunięcia wyników badania i ponowne uruchomienie badania użytkownika, filtrowanie użytkowników biorących udział w badaniu wg. Minimum następujących parametrów: statusu użytkownika w badaniu, nazwiska, nazwy kroku 43. System umożliwia zarządzanie katalogiem dostępnych kwalifikacji. Kwalifikacje składają się z minimum następujących danych: Nazwa Kategoria Opis Typ System umożliwia przypisanie kwalifikacji do konta pracownika. Kwalifikacje powinien móc wprowadzać zarówno pracownik dla swojego konta, jak i pracownik HR dla wszystkich kont. 44. Uprawniony użytkownik posiada dostęp do statystyk badania, w tym: ilu użytkowników rozpoczęło badanie ilu użytkowników jest w trakcie badania ilu użytkowników zakończyło badanie dla każdego kroku badania informacje o ilu użytkowników rozpoczęło dany krok o ilu użytkowników jest w trakcie wykonywania danego kroku badania o ilu użytkowników zakończyło dany krok badania 45. Użytkownik przypisany do badania powinien mieć możliwość wypełnienia badania, w tym: wypełnienie testu kompetencji wypełnienie skali obserwacyjnej wypełnienie działań rozwojowych wypełnienie ankiety wypełnienie oceny celów wypełnienie nowy celów 46. Użytkownik po wypełnieniu badania powinien uzyskać dostęp do raportu zwracającego następujące informacje: Definicję badanych kompetencji Wynik przeprowadzonego badania Interpretację wyniku 16

17 Działań rozwojowych (ścieżki kariery) jakie powinien podjąć badany użytkownik 47. System dostarczony zostanie z następującymi predefiniowanymi procesami: Badanie testem kompetencji o Krok 1 rozpoczęcie badania o Krok 2 użytkownik wypełnia test kompetencji o Krok 3 użytkownik otrzymuje wskazówki rozwojowe na podstawie wypełnionego testu o Krok 4 zakończenie badania Ocena na skali wariant 1 o Krok 1 rozpoczęcie badania o Krok 2 pracownik uzupełnia samoocenę na skali o Krok 3 przełożony dokonuje wspólnej oceny z pracownikiem na skali o Krok 4 przełożony wprowadza działania rozwojowe o Krok 5 pracownik akceptuje ocenę ( w przypadku odrzucenia ocena przechodzi do kroku nr 3) o Krok 6 zakończenie badania Ocena na skali wariant 2 o Krok 1 rozpoczęcie badania o Krok 2 pracownik uzupełnia samoocenę na skali o Krok 3 przełożony dokonuje oceny pracownika na skali o Krok 4 przełożony dokonuje wspólnej oceny z pracownikiem na skali o Krok 5 przełożony wprowadza działania rozwojowe o Krok 6 pracownik akceptuje ocenę ( w przypadku odrzucenia ocena przechodzi do kroku nr 4) o Krok 7 pracownik wypełnia ankietę o Krok 8 zakończenie badania 48. System umożliwia zarządzanie katalogiem dostępnych kwalifikacji i uprawnień. 49. System umożliwia zarzadzanie kwalifikacjami i uprawnieniami pracowników 50. System powinien posiadać wbudowany system automatycznych powiadomień. Powiadomienia powinny być przesyłane na wewnętrzny system poczty oraz w postaci wiadomości . System powinien umożliwić zarządzanie treściami powiadomień. System powinien umożliwić włączenie lub wyłączenie wybranych powiadomień. 51. System pozwala na prowadzenie bazy szkoleń (kursów) i wydarzeń. System pozwala na publikację kursów i wydarzeń na portalu serwisu biura karier. System pozwala na publikację tematu kursu/wydarzenia, opisu, terminu, lokalizacji, ustalenia limitu uczestników, terminów zapisów oraz terminów rezygnacji z wydarzenia/kursu. System pozwala na wygenerowanie w postaci dokumentu Word listy uczestników szkolenia, certyfikatów oraz innych dokumentów szkoleniowych. Administrator systemu posiada możliwość dodania do systemu szablonów generowanych dokumentów. Jeżeli limit uczestników został przekroczony system informuje uczestnika o tym fakcie. System pozwala administratorowi na przypisanie materiałów w formie plików do kursu/wydarzenia. Uczestnicy kursu/wydarzenia mogą pobrać materiały przed rozpoczęciem wydarzenia/kursu. 52. System pozwala na udostępnienie dla kursu/wydarzenia ankiety oceniającej oraz dowolnej innej ankiety. 53. Na portalu pracowniczym system umożliwia wyszukiwanie i przeglądanie kursów i wydarzeń. 17