Moduł 4 Arkusze kalkulacyjne

Transkrypt

1 Moduł 4 Arkusze kalkulacyjne 4.1. Użycie aplikacji Praca z arkuszami kalkulacyjnymi Otwieranie, zamykanie aplikacji. Otwieranie, zamykanie skoroszytów (składających się z wielu arkuszy kalkulacyjnych). Otwieranie aplikacji można wykonać na kilka sposobów: wybierając menu Start\Wszystkie programy\microsoft Office\Microsoft Office 2007; wybierając \Komputer\Dysk lokalny C: (lub inny dysk, na którym zainstalowany jest pakiet MS Office) \Program Files\Microsoft Office\Office12\Excel.exe (sposób najmniej wygodny); naciskając ikonę skrótu do programu Excel umieszczoną na pulpicie, w pasku szybkiego uruchamiania lub w zestawieniu ostatni używanych programów; naciskając dwukrotnie lewy klawisz myszy po najechaniu na plik skojarzony w systemie z programem MS Excel. MS Excel pozwala na jednoczesne otwarcie większej liczby skoroszytów, zależnej od możliwości sprzętu na którym pracujemy. Aby zamknąć skoroszyt naciskamy krzyżyk umieszczony w oknie arkusza zamykanego skoroszytu. Pojedynczy, aktualnie aktywny, skoroszyt można również zamknąć naciskając klawisze CTRL+F4 Znak x zamknięcia skoroszytu. Kilka arkuszy każdy w swoim oknie. Widoczny jest x aktywnego arkusza. Znak x zamknięcia skoroszytu. Jeden lub kilka zmaksymalizowanych arkuszy Znak x umieszczony na czerwonym tle powoduje zamknięcie Excela i wszystkich otwartych skoroszytów. Przed zamoknięciem program pyta czy zapisać zmiany.

2 Tworzenie nowego skoroszytu według domyślnego wzorca (szablonu). Po wybraniu Przycisk pakietu Office\Nowy otwiera się okno Nowy skoroszyt. W oknie tym dostępne są szablony zainstalowane na komputerze, szablony utworzone przez użytkownika i możliwy jest dostęp do szablonów umieszczonych na stronie producenta Zapisywanie skoroszytu na dysku w określonej lokalizacji. Zapisywanie skoroszytu pod inną nazwą. Po wybraniu Przycisk pakietu Office\Zapisz jako formatu, nazwy i miejsca zapisania dokumentu Zapisywanie skoroszytu jako pliku typu: szablon, plik tekstowy, z określonym rozszerzeniem, wersją. Jak w p Poruszanie się pomiędzy otwartymi skoroszytami. Na pasku zadań systemu Windows znajdują się ikony każdego otwartego skoroszytu. Aktywny skoroszyt wybieramy naciskając odpowiednią ikonę. Na rysunku poniżej otwarte są skoroszyty o domyślnych nazwach: Zeszyt7 i Zeszyt Udoskonalanie jakości i wydajności pracy Ustawianie podstawowych opcji/preferencji w aplikacji: nazwa użytkownika, domyślny folder do operacji zapisywania, otwierania plików. Nazwę użytkownika określamy w oknie Nazwa użytkownika widocznym po wybraniu Przycisk pakietu Office\Opcje programu Excel\Popularne. Domyślny folder do operacji zapisywania, otwierania plików określamy w oknie Domyślna lokalizacja pliku widocznym po wybraniu Przycisk pakietu Office\Opcje programu Excel\Zapisywanie.

3 Wykorzystanie dostępnych funkcji Pomoc. W programie do ogólna do całego programu i pomoc kontekstowa dotycząca aktualnie otwartego okna z narzędziami. Pomoc ogólną uruchamiamy naciskając ikonę dostępną w prawej stronie pasma menu lub naciskając klawisz F1. Pomoc kontekstową uruchamiamy naciskając ikonę dostępną w prawej części paska tyłowego okien narzędziowych. W pomocy ogólnej dostępne jest okno wyszukiwania tematów, spis treści i możliwość druku wybranych tematów pomocy Powiększanie widoku, wybór sposobu wyświetlania arkusza. Parametry te ustawiamy w menu Widok. Sposób wyświetlania ustawiamy w sekcji Widoki skoroszytu, a powiększenie w sekcji Powiększenie. Po naciśnięciu ikony Powiększenie otwiera się okno Powiększenie, w którym można ustawić dokładnie wartość powiększenia Wyświetlanie, ukrywanie pasków narzędzi. Odtworzenie, minimalizowanie wstążki. W MS Office paski narzędzi zostały zastąpione wstążką. Wstążkę można zminimalizować lub odtworzyć w menu podręcznym dostępny po naciśnięciu prawego klawisza myszy w obszarze paska menu. Zarządzanie paskiem formuły dostępne jest w sekcji Pokazywanie/Ukrywanie menu Widok. Jeżeli pasek jest widoczny, to wówczas obok jego nazwy znajduje się znak ). Zarządzanie paskiem narzędzi Szybki dostęp jest, w przedstawionym wyżej menu podręcznym lub po naciśnięciu przycisku Opcje programu Excel (dostępny po naciśnięciu Przycisku pakietu Office) Komórki Wprowadzanie, zaznaczanie Zrozumienie faktu, iż pojedyncza komórka w arkuszu kalkulacyjnym powinna zawierać tylko pojedynczą daną (np. imię w jednej komórce, nazwisko w sąsiedniej komórce). W MS Excel operacje wykonywane są na komórkach. Komórki są argumentami funkcji i makr. Z tego powodu komórka arkusza powinna zawierać tylko pojedynczą daną.

4 Stosowanie dobrych praktyk w tworzeniu list: unikanie pustych wierszy i kolumn w głównej części listy, wstawianie pustych wierszy w miejscu poprzedzającym podsumowanie wierszy, upewnienie się, że komórki obramowujące listę są puste Wprowadzenie liczby, daty, tekstu do komórki. Aby wprowadzić zawartość (daną) do komórki, należy zaznaczyć tę komórkę przez ustawienie na niej kursora myszy i naciśniecie lewego przycisku. Następnie wpisujemy zawartość komórki. Zawartość komórki możemy również wprowadzać w Pasku formuły. Aby to zrobić należy, po zaznaczeniu komórki, przenieść kursor do paska formuły i nacisnąć lewy przycisk myszy. Pasek formuły w trakcie edycji Tu zaznaczamy cały arkusz Zaznaczanie komórki, bloku sąsiednich komórek, bloku dowolnych komórek, całego arkusza. Aby zaznaczyć blok sąsiadujący komórek należy ustawić kursor w dowolnym narożniku zaznaczanego bloku, nacisnąć lewy przycisk myszy i przeciągnąć tak aby zaznaczyć cały blok. Należy pamiętać, że pierwsza (zaznaczana) komórka nie będzie zabarwiona. Pozostałe, zaznaczone, komórki będą miały odcień szaro-niebieski Edycja, sortowanie Edytowanie zawartości komórki, modyfikacja istniejącej zawartości komórki Zaznaczamy komórkę przeznaczoną do edycji. Zawartość komórki wyświetlona jest w pasku formuły. Umieszczamy kursor w miejscu przeznaczonym do edycji (w pasku formuły) i nanosimy planowane zmiany. Kończymy naciśnięciem klawisza Enter. Edycję można zakończyć też naciskając jeden z przycisków Anuluj (rezygnacja ze zmian) lub Wpis (zatwierdzenie zmian). Innym sposobem rozpoczęcia edycji jest naciśnięcie, po zaznaczeniu komórki, klawisza F2. Rozpocznie to edycję bezpośrednio w komórce. W komórce pojawi się kursor. Dalej jak w pierwszym przypadku. Anuluj Wpis

5 Użycie funkcji Cofnij i Ponów. W wykonywania operacji w arkuszu kalkulacyjnym może zajść potrzeba odwołania wykonanej operacji. Służy do tego polecenie Cofnij. Cofniecie operacji można odwołać poleceniem Wykonaj ponownie (Ponów). Operacje Cofnij i Ponów uruchamiamy naciskając odpowiednie ikony w pasku Szybki dostęp. Można użyć skrótów klawiszowych Ctrl+Z (Cofnij) lub Ctrl+Y (Ponów). Drugi skrót jest mało popularny. Cofnij Ponów Użycie funkcji Znajdź do znalezienia określonej zawartości komórki/komórek w arkuszu. Funkcję Znajdź uruchamiamy wybierając w menu Narzędzia główne ikonę Znajdź i zaznacz. Następnie wybieramy, z menu rozwijanego, polecenie Znajdź. Można użyć skrótu Ctrl+F. Otworzy się okno Znajdowanie i zamienianie z aktywną zakładką Znajdź. W polu znajdź wpisujemy szukany ciąg znaków i naciskamy przycisk Znajdź następny lub Znajdź wszystko. Naciśnięcie przycisku Opcje umożliwia wybór parametrów wyszukiwania Użycie funkcji Zamień do zmiany zawartości komórki/komórek w arkuszu. W celu uruchomienia funkcji Zamień postępujemy jak w punkcie poprzednim (nie używamy skrótu Ctrl+F) i wybieramy polecenie Zamień. Otworzy się to samo okno, ale z aktywną zakładką Zamień. W odpowiednie okna wpisujemy ciąg znaków przeznaczony do zamiany i ciąg znaków i ciąg znaków docelowych. Tak jak poprzednio przycisk Opcje pozwala na określenie parametrów zamiany.

6 Sortowanie bloku komórek według jednego kryterium, w porządku rosnącym lub malejącym dla danych liczbowych lub tekstowych Sortowanie zaczynamy od zaznaczenia komórek przeznaczonych do sortowania. Następnie naciskamy ikonę Sortuj i filtruj w menu Narzędzia główne (rysunek do poprzedniego punktu). Po naciśnięciu ikony mamy możliwość wyboru typu sortowania. Po wybraniu Sortowania niestandardowego otworzy się okno Sortowanie, w którym możemy określi parametry sortowania, np. kolumnę według której sortujemy, kryteria sortowania i porządek sortowania. Można tez określić poziomy sortowania Kopiowanie, przesuwanie, usuwanie Kopiowanie zawartości komórki lub bloku komórek w obrębie jednego arkusza, wielu arkuszy jednego skoroszytu lub otwartych skoroszytów. Aby skopiować komórkę, lub blok komórek, należy zaznaczamy komórkę (blok komórek), a następnie wydać polecenie Kopiuj. Polecenie Kopiuj można wydać wybierając ikonę Kopiuj umieszczoną w menu Narzędzia główne/schowek, wybrać polecenie Kopiuj z menu podręcznego, użyć skrótu klawiszowego Ctrl+C. Możliwe jest wykonanie kopiowania przy użyciu myszy i klawisza Ctrl. Należy zaznaczyć komórki przeznaczone do kopiowania, nacisnąć klawisz Ctrl i przysunąć kursor do krawędzi zaznaczonych komórek. Kursor przybierze kształt, jak na rysunku. Przesuwamy kursor do miejsca przeznaczonego na kopię komórek i zwalniamy przycisk myszy, a następnie klawisz Ctrl (koniecznie w tej kolejności) Automatyczne wypełnianie komórek danymi na podstawie zawartości sąsiednich komórek. Przy wpisywaniu tekstu w komórkę Excel proponuje dokończenie tekstu w oparciu o zawartość komórek znajdujących się w tej samej kolumnie powyżej wypełnianej komórki. Innym sposobem automatycznego wypełniania komórek jest wypełnianie seriami. W kolejne komórki (zwykle dwie) ustawione poziomo lub pionowo wpisujemy pierwsze elementy serii, którą chcemy wypełnić komórki. Mogą to być liczby lub teksty. Z wartości tekstowych Excel rozpoznaje dni tygodnia i nazwy miesięcy pisane w całości lub przy użyciu skrótów. Jako skrótów Excel używa trzech (miesiące) lub dwóch (dni tygodnia) liter nazwy. Po wpisaniu pierwszych elementów serii

7 zaznaczamy te komórki. W prawym dolnym rogu zaznaczonego obszaru pojawi się uchwyt wypełnienia Przenoszenie zawartości komórki, bloku komórek w obrębie arkusza, pomiędzy arkuszami jednego skoroszytu, pomiędzy skoroszytami. Komórkę, lub blok komórek, przeznaczone do przeniesienia należy zaznaczyć. Następnie należy wybrać polecenie Wytnij, znajdujące się w menu Narzędzia główne. Można skorzystać ze skrótu Ctrl+X. Po zaznaczeniu miejsca docelowego, w tym samym lub innym, arkuszu lub skoroszycie wybieramy polecenie Wklej (skrót Ctrl+V). W obrębie jednego arkusza można przenieść komórkę, lub blok komórek, za pomocą przeciągnięcia ich z miejsca na miejsce. Przeciąganie rozpoczynamy, gdy kursor przybierze kształt uzyskujemy po najechaniu kursorem na krawędź zaznaczonej komórki (komórek).. Kształt taki Usuwanie zawartości komórek W celu usunięcia zawartości komórki (komórek) należy zaznaczyć komórkę (komórki) i nacisnąć klawisz Delete (Del) Zarządzanie arkuszami Wiersze i kolumny Zaznaczanie wiersza, bloku sąsiednich wierszy, bloku dowolnych wierszy. W celu zaznaczenia wiersza, należy kliknąć w nazwę/numer wiersza. Aby zaznaczyć kilka sąsiednich wierszy należy przeciągnąć kursor myszy, z wciśniętym lewym przyciskiem, po numerach wierszy. Gdy kursor zostanie umieszczony na numerze wiersza, to przybierze kształt strzałki przedstawionej na rysunku. Gdy przesuniemy kursor, z naciśniętym lewym przyciskiem, na kolejne wiersze to pojawi się również informacja o liczbie zaznaczonych wierszy. Aby zaznaczyć kilka bloków nie stykających się wierszy, należy zaznaczać kolejne bloki z wciśniętym klawiszem Ctrl Zaznaczanie kolumny, bloku sąsiednich kolumn, bloku dowolnych kolumn. Analogicznie jak zaznaczanie wierszy.

8 Wstawianie, usuwanie wierszy i kolumn. W celu wstawienia wiersza do arkusza, należy zaznaczyć wiersz, przed który ma być wstawiony nowy wiersz. Następnie należy wybrać polecenie Wstaw z menu Narzędzia główne i sekcji Komórki. W menu wstaw dostępne jest polecenie Wstaw wiersze arkusza. Można też wybrać polecenie Wstaw komórki. Otworzy się okno Wstawianie, w którym wybrać należy Cały wiersz. Innym sposobem jest skorzystanie z menu podręcznego. Jeżeli zaznaczymy wierz, to w menu podręcznym dostępne jest polecenie Wstaw, wstawiające wiersz powyżej zaznaczonego wiersza. Jeżeli zaznaczona jest tylko jedna lub kilka komórek, to wybranie Wstaw, z menu podręcznego powoduje wyświetlenie okna Wstawianie. Wstawianie kolumn odbywa się analogicznie Zmiana szerokości kolumn, wysokości wierszy o określoną wielkość lub do optymalnej szerokości i wysokości. Szerokość kolumny można zmienić umieszczając kursor na linii oddzielającej nawy/numery kolumn i przeciągając go. Bieżąca szerokość kolumny widoczna jest w polu nad kursorem. Kursor przybiera kształt przedstawiony na rysunku. Jeżeli jest zaznaczone kilka kolumn, to, w ten sposób, zmieniana będzie szerokość wszystkich zaznaczonych. Jeżeli zaznaczona zostanie kolumna, lub kilka kolumn, to można skorzystać z menu podręcznego. Jest tam dostępne polecenie Szerokość kolumny. Innym sposobem jest skorzystanie z polecenia Format dostępnego w sekcji Komórki menu Narzędzia główne.

9 Zamrożenie, odmrożenie tytułów wierszy i/lub kolumn. Tytuły wierszy i kolumn można zablokować wybierając odpowiednie opcje polecenia Zablokuj okienka z sekcji Okna menu Widok Arkusze Zamiana pomiędzy arkuszami. W wyrażeniach znajdujących się w arkuszu można korzystać z danych pochodzących z innych arkuszy. W adresie komórki należy umieścić, obok adresu komórki, nazwę arkusza źródłowego z wykrzyknikiem Wstawienie nowego arkusza, usuwanie arkusza. Aby wstawić nowy arkusz do zeszytu należy skorzystać z polecenia Wstaw znajdującego się w sekcji Komórki menu Narzędzia główne. Do usuwania arkuszy służy polecenie Usuń z sekcji Komórki menu Narzędzia główne.

10 Do wstawiania i usuwania arkuszy można również skorzystać z menu podręcznego otwieranego przez naciśnięcie prawego klawisza myszki, gdy kursor znajduje się na nazwie arkusza. Arkusz można też wstawić naciskając ikonę umieszczoną po prawej stronie nazw arkuszy, lub za pomocą skrótu Shift+F Stosowanie dobrych praktyk w nadawaniu nazw arkuszom: używanie odpowiednich nazw niosących znaczenie w miejsce akceptowanie domyślnych nazw. Domyślne nazwy arkuszy określają tylko kolejność arkuszy. Nazwy arkuszy powinny mówić o ich zawartości, np. w zeszycie zawierającym na arkuszach dane z kolejnych miesięcy nazwami arkuszy powinny być nazwy miesięcy Kopiowanie, przesuwanie, zmiana nazwy arkusza wewnątrz jednego skoroszytu. Wszystkich wymienionych operacji dokonujemy wybierając odpowiednie polecenia w menu podręcznym przez naciśnięcie prawego klawisza myszki, gdy kursor znajduje się na nazwie arkusza (rys. w punkcie ). W celu skopiowania lub przeniesienia (przesunięcia) arkusza w obrębie zeszytu (skoroszytu) należy wybrać polecenie Przenieś lub kopiuj. Po wybraniu polecenia otworzy się okno Przenoszenie lub kopiowanie.

11 W okienku Przed arkuszem wybieramy arkusz, przed którym ma się znaleźć przenoszony arkusz. Jeżeli arkusz ma być skopiowany, to należy zaznaczyć opcję Utwórz kopię. Po dokonaniu wyborów naciskamy przycisk OK. Po wybraniu Zmień nazwę nazwa wybranego arkusza (arkusza, na którym był kursor przy naciśnięciu prawego przycisku) zostanie podświetlona. W miejscu podświetlenia należy wpisać nową nazwę i zatwierdzić. 4.4.Reguły i funkcje Reguły arytmetyczne Stosowanie dobrych praktyk w tworzeniu reguł: kierowanie się odwołaniami do komórek w miejsce wpisywania liczb do reguł. W formułach wpisywanych do komórek arkusz kalkulacyjnego należy określać argumenty za pomocą adresów komórek, w których się znajdują. Umożliwia to późniejsze kopiowanie formuł do innych komórek. Ponadto gdy zmieniane są wartości argumentów nie trzeba zmieniać formuł Tworzenie reguł przy użyciu odwołań do komórek i operatorów arytmetycznych (dodawania, odejmowania, mnożenia, dzielenia). Przy tworzeniu formuł (reguł) zachowana jest kolejność działań. Każdą formułę należy rozpocząć od znaku =. Adresy komórek można wprowadzać ręcznie lub wskazując myszą odpowiednie komórki. Formułę kończy się naciskając klawisz Enter lub naciskając ikonę Wpis, widoczną obok Paska edycji widoczną w trakcie wpisywania formuły. Pasek edycji Rozpoznawanie i właściwa interpretacja podstawowych błędów związanych z użyciem reguł: #NAME?, #DIV/0!, #REF!. ##### Występuje wówczas, gdy kolumna ma za małą szerokość, albo gdy użyto ujemnej daty lub godziny. Dostosowujemy szerokość komórki do zawartości poprawiamy wartości ujemne daty lub godziny. #ARG! Występuje wówczas, gdy użyto błędnego typu argumentu (argument: Wartość, której funkcja używa do wykonywania operacji lub obliczeń. Typ argumentu używany przez funkcję jest specyficzny dla funkcji. Do typowych argumentów używanych przez funkcje należą liczby, tekst, odwołania do komórek i nazwy.) lub operatora (operand: Element po jednej lub drugiej stronie operatora w formule. W programie Excel operandami mogą być wartości, odwołania do komórek, nazwy, etykiety i funkcje.). Poprawiamy np. separator dziesiętny z kropki na przecinek. #DZIEL/0! Występuje, gdy liczba jest dzielona przez zero (0). Zamieniamy wartość 0 na inną w komórce zawierającej dzielnik #NAZWA? Występuje wówczas, gdy program Microsoft Excel nie rozpoznaje tekstu zawartego w formule. Sprawdzamy poprawność nazwy funkcji. #N/D! Występuje wówczas, gdy wartość jest niedostępna dla funkcji lub formuły. Sprawdzamy czy argument funkcji nie zawiera błędów.

12 #ADR! #LICZBA! #ZERO! Występuje wówczas, gdy odwołanie do komórki (odwołanie do komórki: Zestaw współrzędnych komórki w arkuszu. Na przykład odwołaniem do komórki, która znajduje się na przecięciu kolumny B i wiersza 3, jest B3.) jest nieprawidłowe. Sprawdzamy poprawność adresów zakresów komórek. Występuje wówczas, gdy formuła lub funkcja zawiera nieprawidłową wartość liczbową. Upewniamy się czy argumenty użyte w funkcji są liczbami. Występuje wówczas, gdy określono przecięcie dwóch obszarów, które się nie przecinają. Operator przecięcia to spacja między odwołaniami. Sprawdzamy czy w formule dwa zakresy są oddzielone średnikiem Znajomość adresowania względnego i bezwzględnego (absolutnego) przy tworzeniu reguł. Adres względny komórki A1 względne odwołanie do kolumny i względne do wiersza (odwołanie względne): Adresy komórek zawierających argumenty określane są względem komórki zawierającej formułę. Jeśli formuła zostanie skopiowana, odwołanie jest automatycznie dostosowywane). Adres bezwzględny komórki $A$1 bezwzględne odwołanie do kolumny i bezwzględne do wiersza (bezwzględne odwołanie do komórki: W formule jest to dokładny adres komórki, niezależny od położenia komórki, która zawiera formułę). Adres mieszany komórki A$1 odwołanie do kolumny i bezwzględne do wiersz Adres mieszany komórki $A1 bezwzględne odwołanie do kolumny i względne do wiersza Funkcje Używanie funkcji sumowania, obliczania średniej, wyznaczania minimum i maksimum, zliczania, liczenia niepustych, zaokrąglania. Najczęściej używane funkcje dostępne są po naciśnięciu trójkątnej strzałki obok ikony (i przycisku) Autosumowanie w menu Narzędzia główne. Po wybraniu Więcej funkcji otworzy się okno Wstawianie funkcji, w którym można wybrać inne funkcje.

13 To samo okno można otworzyć naciskając przycisk umieszczony po lewej stronie paska edycji. Po wybraniu funkcji należy określić jej argumenty, którymi mogą być komórki lub zakresy komórek. Możliwe jest zagnieżdżanie funkcji. Funkcja ILE.NIEPUSTYCH Oblicza, ile komórek niepustych znajduje się w danym obszarze. Naciśnięcie tej ikony pozwala na wybranie argumentu przez zaznaczenie myszą. Funkcja ZAOKR Zaokrągla wartość do podanej liczby cyfr. Funkcja ZAOKR.DO.CALK Zaokrągla wartość w dół do najbliższej liczby całkowitej. Ponadto występuje jeszcze kilka innych funkcji zaokrąglania Używanie funkcji logicznej if (jeżeli) wybierającej jedną z dwóch możliwych wartości, z operatorem porównawczym =, >, <. Funkcja JEŻELI Zwraca pewną wartość, gdy określony w tej funkcji warunek ma wartość PRAWDA, a inną, gdy ma wartość FAŁSZ. Funkcja LICZ.JEŻELI Funkcja zlicza komórki w zakresie, które spełniają określone pojedyncze kryterium. Funkcja SUMA.JEŻELI Funkcja służy do sumowania wartości z zakresu spełniającego kryteria określone przez użytkownika 4.5. Formatowanie Liczby/daty Formatowanie komórek zawierających liczby: wyświetlanie określonej liczby miejsc dziesiętnych, wprowadzenie lub pominięcie separatora grup tysięcy. Podstawowe formatowanie liczb można wykonać w sekcji Liczba menu Narzędzia Główne. Zmniejsz dziesiętne Księgowy format liczb Zapis procentowy Zapis dziesiętny Formatuj komórki: liczba Zwiększ dziesiętne

14 Dokładniejsze formatowanie liczb można przeprowadzić W zakładce Liczba okna Formatowanie komórek Formatowanie komórek zawierających daty: kolejność i sposób wyświetlania dni, miesięcy i lat, formatowanie komórek zawierających liczby w celu wyświetlenia symbolu waluty. Aby sformatować sposób przedstawienia daty należy wybrać kategorię Data w zakładce Liczby. W celu określenia symbolu waluty można nacisnąć strzałkę umieszczoną obok ikony Księgowy format liczb. Więcej symboli daty jest dostępnych po wybraniu pozycji Więcej formatów księgowych. Otworzy się wtedy zakładka Liczby okna Formatowanie komórek, z wybraną kategorią Walutowe Formatowanie komórek zawierających liczbę w celu wyświetlenia postaci procentowej. Komórki wyświetlające dane procentowe formatuje się po wybraniu kategorii Procentowe w zakładce Liczby okna Formatowanie komórek. Można tam jedynie ustalić liczbę miejsc dziesiętnych.

15 Zawartości komórek Zmiana wyglądu zawartości komórki: krój i wielkość czcionki. Narzędzia formatowania czcionek dostępne są w sekcji Czcionka menu Narzędzia główne i w zakładce Czcionka okna Formatowanie komórek. Zmniejsz rozmiar czcionki Zwiększ rozmiar czcionki Kolor wypełnienia Formatowanie zawartości komórki: styl czcionki pogrubiony, pochylony (kursywa), podkreślony, podkreślony podwójnie. Styl czcionki ustawiamy jak w punkcie poprzednim. Podwójne podkreślenie jest dostępne po rozwinięciu pozycji Podkreślenie.

16 Zastosowanie kolorów do zawartości komórki i wypełnienie tła komórki. Parametry wypełnienia komórek ustala się po wybraniu zakładki Wypełnienie w oknie Formatowanie komórek. Kolor wypełnienia można równie wybrać naciskając ikonę (i strzałkę obok ikony) Kolor wypełnienia w sekcji Czcionka menu Narzędzia główne Kopiowanie formatu komórki/bloku komórek do innej komórki lub bloku komórek. Format komórki kopiuje się, do innej komórki, za pomocą narzędzia Malarz formatów. Ikona tego narzędzia dostępna jest w sekcji Schowek menu Narzędzia główne. Po jednokrotnym naciśnięciu ikony Malarza formatów można skopiować format tylko raz do jednej komórki lub do jednego zakresu komórek, określanego za pomocą myszki. Po dwukrotnym naciśnięciu ikony można kopiować format wielokrotnie, aż do ponownego naciśnięcia ikony Malarza formatów.

17 Wyrównanie obramowanie, komórek Zawijanie tekstu w komórce, bloku komórek. Dłuższy tekst można zawiną w komórce, lub bloku komórek, naciskając ikonę Zawijanie tekstu w sekcji Wyrównanie menu Narzędzia główne. Polecenie Zawijaj tekst jest również dostępne w sekcji Sterowanie tekstem zakładki Wyrównanie w oknie Formatowanie komórek Wyrównanie zawartości komórki: poziome, pionowe. Ustawienie położenia zawartości komórki. Opcje wyrównania i ustawienia orientacji zawartości komórek dostępne są w sekcji Wyrównanie menu Narzędzia główne. Opcje te dostępne są też w zakładce Wyrównanie okna Formatowanie komórek Łączenie komórek i wyśrodkowanie tytułu w połączonych komórkach. Ikona polecenia Scal i wyśrodkuj dostępna jest w sekcji Wyrównanie menu Narzędzia główne. Po naciśnięciu strzałki, znajdującej się obok ikony, dostępne jest więcej opcji scalania oraz polecenie rozdzielania komórek. Scalanie i orientacja zawartości komórki dostępna jest też w oknie Formatowania komórek (zakładka Wyrównanie). W oknie tym można wyłączyć scalanie i zawijanie przez usuniecie zaznaczenia przy odpowiednich pozycjach.

18 Zastosowanie obramowania komórki lub bloku komórek: rodzaj, grubość i kolor linii. Obramowanie komórki można, w ograniczonym zakresie, wybrać w palecie, która rozwinie się po naciśnięciu ikony z rysunkiem jednego z typów obramowania. Ikona znajduje się w sekcji Czcionka menu Narzędzia główne. Dokładniej można określić obramowanie komórki, lub zaznaczonej grupy komórek, w zakładce Obramowanie okna Formatowanie komórek Wykresy Tworzenie Tworzenie wykresów różnych typów na podstawie danych zawartych w arkuszu: wykres kolumnowy, słupkowy, liniowy, kołowy. Tworzenie wykresu, w oparciu o dane arkusza rozpoczyna się od zaznaczenia obszaru danych. Gdy zaznacz się dane umieszczone w rozłącznych obszarach należy, przy zaznaczaniu, trzymać wciśnięty klawisz Ctrl. Zaznaczeniem należy objąć komórki zawierające tytuły kolumn i wierszy z danymi. Następnie w menu Wstawianie, w sekcji Wykresy, należy wybrać typ wykresu. Po wybraniu typu wykresu, program utworzy wykres.

19 Zaznaczenie wykresu. W celu zaznaczenia wykresu należy umieścić kursor w obszarze wykresy i nacisnąć lewy przycisk myszki. Na rysunku poniżej obszar wykresu ma kolor zielony Zmiana rodzaju wykresu. Aby zmienić typ wykresu należy wcisnąć ikonę Zmień typ wykresu znajdującą się w sekcji Typ menu Projektowanie. Po naciśnięciu tej ikony otworzy się okno Zmienianie typu wykresu, w którym można wybrać nowy typ wykresu Przeniesienie, zmiana rodzaju, usunięcie wykresu. Wykres można przesunąć po zaznaczeniu wykresu i naciśnięciu lewego przycisku myszy. Przez cały czas kursor musi znajdować się w obszarze wykresu. Zaznaczony wykres można usunąć naciskając, na klawiaturze, klawisz Delete (Del).

20 Edycja Dodawanie, usuwanie, edycja tytułu wykresu. W celu dodania tytułu wykresu należy nacisnąć ikonę Tytuł wykresu w sekcji Etykiety menu Układ. Po wybraniu opcji Więcej opcji tytułu otworzy się okno Formatowanie tytułu wykresu. Aby edytować tytuł wykresu należy zaznaczyć tytuł i przeprowadzić edycję. Aby skasować tytuł należy, po zaznaczeniu go, nacisnąć klawisz Delete (Del) Dodawanie etykiet z danymi do wykresu: wartości/liczby, procenty. W celu dodania tytułu wykresu należy nacisnąć ikonę Etykiety danych w sekcji Etykiety menu Układ. Dostępne są opcje określające położenie etykiet. Po wybraniu opcji Więcej opcji etykiet danych otworzy się okno Formatowanie etykiet danych.

21 Zmiana koloru tła wykresu, koloru legendy. Należy zaznaczyć odpowiedni element i w sekcji Style kształtów menu Formatowanie wybrać ikonę Wypełnienie kształtów. Następnie należy określić kolor. Na rysunku poniżej obszar kreślenia (tło wykresu) jest żółty, a legenda pomarańczowa. Poszczególne obszary wykresu można wybierać za pomocą myszki lub w rozwijanym menu umieszczonym w lewym górnym rogu sekcji Bieżące zaznaczenie. Sekcja ta występuje w menu: Projektowanie, Układ i Formatowanie Zmiana kolorów kolumn, słupków, linii, wycinków koła w wykresie. Należy zaznaczyć element z odpowiedniej serii danych (słupek, wycinek koła) i menu Formatowanie wybrać odpowiedni kolor (ikona Wypełnienie kształtów). Można też wybrać Formatuj serię danych w menu podręcznym, po najechaniu na element z odpowiedniej serii Zmiana rozmiaru i koloru czcionki w tytule wykresu, osiach wykresu, legendzie do wykresu. Należy zaznaczyć odpowiedni element wykresu, a następnie wykonać formatowanie, przy pomocy narzędzi występujących w menu Narzędzia główne.

22 4.7. Formatowanie arkusza Ustawienia Zmiana wielkości marginesów strony: górnego, dolnego, lewego i prawego. Zmianę wielkości marginesów wykonuje się w zakładce Marginesy okna Ustawienia strony. Okno to otwiera się przez wciśnięcie ikony Marginesy w sekcji Ustawienia strony menu Układ strony Zmiana orientacji strony: pionowa, pozioma. Zmiana rozmiaru papieru. Wyboru orientacji dokonuje się po naciśnięciu ikony Orientacja w sekcji Ustawienia strony menu Układ strony. Rozmiar strony można ustalić po naciśnięciu ikony Rozmiar w sekcji Ustawienia strony menu Układ strony. Obu zmian można też dokonać w zakładce Strona okna Ustawienia strony.

23 Rozmieszczenie zawartości arkusza na określonej liczbie stron. Rozmieszczenie arkusza na stronach realizuje się przez ustawienie opcji w sekcji Skalowanie zakładki Strona okna Ustawienia strony. Opcja Dopasuj do pozwala na procentowe określenie powiększenia/zmniejszenia wydruku arkusza. Opcja Wpasuj w strony pozwala określić na ilu stronach ma zmieścić się arkusz w poziomie (H) i w pionie (V).

24 Dodawanie, edycja, usuwanie tekstu nagłówka, stopki arkusza. Edycję nagłówków i stopek przeprowadza się w zakładce Nagłówek/stopka okna Ustawienia strony Wstawianie i usuwanie do nagłówka i stopki numerowania stron, daty, czasu, nazwy pliku i arkusza. W celu wstawienia typowych elementów należy użyć list rozwijanych, na których domyślną wartością jest brak. Są oddzielne listy dla nagłówka i dla stopki,

25 W zakładce Nagłówek/stopka można wybrać przycisk Nagłówek niestandardowy lub Stopka niestandardowa. Po naciśnięciu przycisku otworzy się widok Nagłówka/Stopki podzielony na trzy sekcje, w które można wprowadzić tekst i elementy określone widocznymi ikonami. Pozwala to np. na wprowadzenie obrazu do Nagłówka/Stopki Sprawdzenie i drukowanie Sprawdzanie i poprawa arkusza pod względem rachunkowym i językowym. W celu sprawdzenia arkusza należy nacisnąć ikonę Pisownia w sekcji Sprawdzanie menu Recenzja Włączanie i wyłączanie wyświetlania/drukowania linii siatki, wyświetlanie/drukowanie nagłówków kolumn i wierszy (adresów kolumn i wierszy). Wszystkie te operacje można wykonać w zakładce Arkusz okna Ustawienia strony. W oknie tym można też ustalić kolejność drukowania stron, w przypadku, gdy arkusz mieści się na wielu stronach.

26 Zastosowanie automatycznego powtarzania nagłówków kolumn i wierszy (adresów kolumn i wierszy) na każdej drukowanej stronie arkusza. W celu powtórzenia wierszy(kolumn) arkusza należy nacisnąć ikonę z prawej strony okna U góry powtarzaj wiersze (z lewej powtarzaj kolumny). Okno zostanie zwinięte do postaci przedstawionej poniżej. Należy zaznaczyć myszką wiersze/kolumny przeznaczone do powtarzania i ponownie nacisnąć ikonę. W oknie Ustawienia strony/arkusz, w sekcji Tytuły wydruku pojawi się opis zaznaczonych wierszy/kolumn. Na rysunku widać zaznaczenie 1-go wiersz arkusza, dla literowego oznaczenia kolumn Podgląd wydruku arkusza. Podgląd wydruku dostępny jest po wybraniu Przycisk pakietu Office\Drukuj\Podgląd wydruku.

27 Drukowanie zaznaczonego bloku komórek arkusza, całego arkusza, wskazanego wykresu, całego skoroszytu. Ustalanie liczby kopii wydruku. Opcje wydruku dostępne są po wybraniu Przycisk pakietu Office\Drukuj\Drukuj. Jeśli w arkuszu zostanie zaznaczony wykres, to okno Drukowanie wygląda jak niżej.