Moduł 3 Przetwarzanie tekstów

Transkrypt

1 Moduł 3 Przetwarzanie tekstów 3.1. Praca z aplikacją Praca z dokumentami Uruchomienie edytora tekstu, zakończenie pracy z nim. Otwieranie, zamykanie dokumentów. W systemie Windows każdy program można uruchomić na kilka sposobów np.: Uruchamianie edytora tekstu z menu Start na Pasku zadań Start/Wszystkie programy/microsoft Office/ Microsoft Word Uruchamianie edytora tekstu z menu Start na Pasku zadań z pierwszego okna najczęściej używanych programów. Uruchamianie edytora tekstu za pomocą skrótu utworzonego na pulpicie (po dwukrotnym kliknięciu). Zamknąć program można też na wiele sposobów np.: Naciskając Przycisk pakietu Office i wybierając Zamknij. Wybierając na Pasku tytułu po prawej stronie ikonę z krzyżykiem (rys.1). Używając skrótu klawiszowego Alt+F Tworzenie nowego dokumentu w oparciu o domyślny szablon lub inny z dostępnych: memo, fax, lista spraw. Naciskamy Przycisk pakietu Office. Wybieramy Nowy. Otwiera się okno Nowy dokument. W kolumnie Szablony wybieramy typ dokumentu. W drugiej kolumnie wybieramy szczegółowy typ dokumentu. Jeśli komputer podłączony jest do Internetu mamy większy zestaw dokumentów do wyboru.

2 Zapisywanie dokumentu w określonym miejscu na dysku. Zapisywanie dokumentu pod inną nazwą w określonym miejscu na dysku. Zapisać dokument można na kilka sposobów. Klikając ikonę dyskietki umieszczoną obok Przycisku pakietu Office. Naciskając Przycisk pakietu Office i wybierając Zapisz. Używając skrótu klawiszowego Ctrl+S. W wymienionych przypadkach, przy pierwszym zapisie mamy możliwość wyboru nazwy, typu i miejsca zapisu pliku. Przy kolejnych poleceniach zapisu, w ten sposób tworzymy nową wersję pliku w miejscu dotychczasowej. Aby zapisać plik pod inną nazwą należy użyć polecenia Zapisz jako, dostępnego po naciśnięciu Przycisku pakietu Office. Domyślne miejsce zapisywania plików określone jest w opcjach programu. Po instalacji programu jest to folder Moje dokumenty (Windows Xp) lub Dokumenty (Windows Vista, Windows 7) Zapisywanie dokumentu jako pliku innego typu: tekstowego, RTF, szablonu, innego zależnego od edytora, we wcześniejszej wersji edytora. Aby wykonać zadanie należy nacisnąć Przycisk pakietu Office i wybrać polecenie Zapisz jako. Otworzy się okno przedstawione poniżej. Wybierając opcję Inne formaty można wybrać, poza widocznymi, jeszcze np.: *.html, *,rtf, *,txt, szablon starszych wersji MS Word. Przy zapisywaniu szablonów domyślnym folderem jest folder szablonów.

3 Poruszanie się pomiędzy otwartymi dokumentami. W celu wybrania jednego z otwartych dokumentów wybieramy odpowiednią zakładkę na pasku zadań lub polecenie Przełącz okna z menu Widok (rysunek poniżej) Zwiększenie wydajności pracy Ustawienie podstawowych opcji/preferencji dla aplikacji: nazwa użytkownika, folder domyślny, zapisywanie dokumentów. Aby ustalić opcje programu należy nacisnąć Przycisk pakietu Office i wybrać Opcje programu Word. Zostanie otwarte okno Opcje programu Word. W prawej kolumnie wybieramy typ opcji, a w lewej ustalamy ich konkretne wartości. Rysunek przedstawia opcje zapisu, np. Domyślną lokalizację pliku Wykorzystanie dostępnych funkcji Pomoc. Pomoc uruchamiamy (otwieramy okno) naciskając ikonę pomocy znajdującą się w prawej części paska menu lub naciskając klawisz F1. Jeżeli komputer jest połączony z Internetem zostanie pobrana pomoc z witryny Office.com. Jeśli nie, lub jeśli zdecydujemy inaczej, pomoc pobierana jest z dysku lokalnego.. W oknie pomocy należy wpisać potrzebne hasło i nacisnąć przycisk Wyszukaj.

4 Powiększenie wyświetlania dokumentu. Opcje wyświetlania dokumentu ustawiamy w sekcji Powiększenie menu Widok. Po naciśnięciu ikony Powiększenie otwiera się okno, w którym mamy więcej możliwości wyboru powiększenia widoku Wyświetlenie, ukrywanie pasków narzędziowych. Odtwarzanie, minimalizowanie wstążki. Paski narzędzi zależą od wybranej pozycji menu. Po naciśnięciu prawego przycisku myszy w obszarze paska menu możemy wybrać Minimalizację Wstążki. Minimalizacja Wstążki powoduje ukrycie paska narzędzi Tworzenie dokumentu Wprowadza tekstu Zamiana pomiędzy trybami wyświetlania widoku dokumentu. Tryby wyświetlania można wybierać w sekcji Widok dokumentu w menu Widok.

5 Wprowadzanie tekstu do dokumentu. Tekst wprowadzany jest, do dokumentu, w miejscu, w którym znajduje się kursor tekstowy w postaci pionowej kreski. Czcionkę, jej rozmiar i styl, wybieramy w sekcji Czcionka menu Narzędzia główne. pogrubienie kursywa podkreślenie Wprowadzanie symboli i znaków specjalnych, takich jak np.,,. Aby wstawić symbol należy nacisnąć ikonę Symbol w menu Wstaw. Następnie wybieramy potrzebny znak. Niektóre znaki można wprowadzić korzystając ze skrótów klawiaturowych. Jest to litera poprzedzona Ctrl+Alt, np.:ctrl+alt+r to Zaznaczanie edycja, Wyświetlanie, ukrywanie znaków formatowania: spacji, oznaczeń akapitów, znaków ręcznego podziału wyrazów, tabulatorów. Wyświetlanie i ukrywanie znaków formatowania uzyskujemy naciskając ikonę Pokaż wszystko umieszczoną w sekcji Akapit menu narzędzia główne Zaznaczanie pojedynczych znaków, słów, linii, akapitów, całego tekstu. Zaznaczenie możemy wykonać za pomocą myszy lub za pomocą klawiatury. W większości przypadków wygodniej jest korzystać z myszki. Aby zaznaczyć znak lub kilka znaków przeciągamy myszą (z naciśniętym lewym klawiszem myszki) nad zaznaczanymi elementami. Zaznaczone elementy zostaną podświetlone kolorem. Aby zaznaczyć słowo ustawiamy kursor w obrębie tego słowa i wykonujemy dwuklik myszy. Aby zaznaczyć linię klikamy w lewy margines, w odpowiedniej linii. Aby zaznaczyć więcej linii (np. akapit) przesuwamy myszkę, z naciśniętym lewym przyciskiem, po lewym marginesie, obok zaznaczanych linii. W celu zaznaczenia tekstu za pomocą klawiatury należy trzymać wciśnięty klawisz Shift i przesuwać kursor tekstowy za pomocą klawiszy kursorów na klawiaturze. W celu zaznaczenia całego dokumentu Używamy skrótu klawiszowego Ctrl+A lunb naciskamy przycisk Zaznacz w sekcji Edytowanie menu Narzędzia główne. Przycisk ten otwiera krótkie menu z opcjami zaznaczania.

6 Edycja tekstu przez wprowadzanie, usuwanie znaków, słów w istniejącym tekście, zastępowanie istniejącego tekstu. Wprowadzanie tekstu jak punkt Znak (znaki) można usunąć: naciskając klawisz Delete (Del) po uprzednim zaznaczeniu znaków; naciskając klawisz Del (bez wcześniejszego zaznaczania znaków) kasujemy znaki na prawo od kursora; naciskając klawisz Backspace kasujemy znaki na lewo od kursora. Jeśli zaznaczymy tekst i zaczniemy pisać nowy (bez usuwania zaznaczenia), to nowy tekst zastąpi stary Używanie prostego wyszukiwania podanego słowa, frazy. W celu rozpoczęcia prostego wyszukania naciskamy przycisk Znajdź w sekcji edytowanie menu Narzędzia główne lub używamy skrótu klawiszowego Ctrl+F. Otworzy się okno Znajdowanie i zamienianie. Przy aktywnej zakładce widoczne jest tylko pole Znajdź. W polu tym wpisujemy szukane słowo lub szukaną frazę i naciskamy przycisk Znajdź następny. Program wskaże zaznaczenie szukany tekst (lub wyświetli komunikat o jego braku) Używanie prostego zastępowania określonego słowa, frazy. W celu rozpoczęcia prostego wyszukania naciskamy przycisk Zamień w sekcji edytowanie menu Narzędzia główne lub używamy skrótu klawiszowego Ctrl+H. Otworzy się okno Znajdowanie i zamienianie. W polach Znajdź i Zamień na wpisujemy odpowiednie teksy i naciskamy, w zależności od potrzeb, przycisk Zamień lub Zamień wszystko Kopiowanie, przenoszenie tekstu w jednym dokumencie i między wieloma otwartymi dokumentami. W celu skopiowania lub przeniesienia tekstu należy: zaznaczyć tekst (punkt ); wydać komendę kopiuj lub przenieś; wydać komendę wklej. Komendy Kopiuj, Wytnij i Wklej można wydać wciskając odpowiednie przyciski sekcji Schowek menu Narzędzia główne, wybierając polecenia w menu podręcznym lub używając skrótów klawiszowych (kopiuj - Ctrl+C, wytnij Ctrl+X, wklej Ctrl+V) Cofnij Ponów Usuwanie tekstu. Zaznaczamy tekst przeznaczony do usunięcia i naciskamy klawisz Del (lub Delete) Użycie funkcji Cofnij i Ponów. Ikony Cofnij i Ponów umieszczone są w pasku Szybki dostęp, znajdującym się najczęściej po lewej

7 stronie ekranu, nad paskiem menu. Wskazane są na rysunku do punktu Obok ikon są umieszczone strzałki pozwalające na wyświetlenie i wybranie operacji, których ma dotyczyć cofniecie lub ponowienie Formatowanie Tekst Zmiana formatu tekstu: kroju i wielkości czcionki. Krój i wielkość czcionki zmieniamy w sekcji Czcionka menu Narzędzia główne. wielkość czcionki krój czcionka (okno) pogrubiona pochylona podkreślona indeks dolny indeks górny kolor czcionki Zmiana stylu czcionki: pogrubiona, pochylona (kursywa), podkreślona. Jak w punkcie Wstawianie indeksów górnych i dolnych. Jak w punkcie Zmiana koloru czcionki. Jak w punkcie Zastosowanie dużych znaków (kapitaliki, wersaliki).

8 Wszystkie elementy formatowania czcionek dostępne są w oknie Czcionka. Okno Czcionka otwieramy naciskając ikonę w kształcie kwadratu w prawym dolnym rogu sekcji Czcionka. W tym oknie można, obok kapitalików i wersalików, ustawić jeszcze dziewięć innych efektów oraz różne rodzaje i kolory podkreślenia Zastosowanie automatycznego dzielenia wyrazów. Dzielenie wyrazów (w tym automatyczne) określamy naciskając przycisk Dzielenie wyrazów w sekcji Ustawienia strony w menu Układ strony (rys.) Akapity Tworzenie, zwielokrotnianie akapitów. Akapit jest to tekst do znaku końca akapitu ( ). Znak ten uzyskuje się przez naciśniecie klawisz Enter. Początkiem akapitu jest początek tekstu lub koniec innego akapitu. Nowy akapit tworzymy naciskając klawisz Enter w odpowiednim miejscu. Znak końca akapitu jest również miejscem przejścia do nowego wiersza Wstawianie i usuwanie znaków przejścia do nowej linii. Znak przejścia do nowej linii ( ) wstawiamy naciskając klawisze Shift+Enter. Znak ten nazywane jest też miękkim końcem wiersza nie jest końcem akapity. Aby usunąć znak przejścia do nowego wiersza należy ustawić kursor za tym znakiem i nacisnąć klawisz Backspace. Tak samo usuwa się koniec akapitu. Uwaga! Klawisz Enter nie jest przejściem do nowej linii Stosowanie dobrych praktyk w wyrównywaniu tekstu: użycie wyrównywania, wcięć, tabulatorów zamiast spacji. Uwaga! Nie należy używać spacji do rozmieszczania tekstu Wyrównanie tekstu: do lewej, do prawej, do lewej i prawej (justowanie), wyśrodkowanie. Szybkie wyrównanie tekstu uzyskujemy wybierając jedną z czterech ikon, przedstawionych poniżej, znajdujących się w sekcji Akapit menu Narzędzia główne. Wyrównaj tekst do lewej do środka do prawej Wyjustuj Wyrównanie można również ustawić w zakładce Wcięcia i odstępy okna Akapit (rys. na następnej stronie ) Wcięcia akapitu: do lewej, do prawej, wcięcie pierwszego wiersza. Wcięcia można ustawić przy pomocy suwaków umieszczonych na obu końcach Linijki znajdującej się nad teksem. Wcięcie pierwszego wiersza wszystkich wierszy dalszych wierszy (od lewej) Wcięcie od prawej Dokładniej (do 0,1 mm) można ustawić wcięcie w zakładce Wcięcia i odstępy okna Akapit (rys. na następnej stronie ). Należy zwrócić uwagę na okno Specjalnie umożliwiające wybór rodzaju wcięcia.

9 Wstawianie, usuwanie i użycie tabulatorów (tabulator lewy, środkowy, prawy, dziesiętny). Tabulatory używane są do określenia pozycji znaków i innych elementów dokumentu w wierszu. Określają odległość obiektu od krawędzi lewego marginesu. Oznaczenia typów tabulatorów przedstawione są poniżej. Symbol, aktualnie używanego, tabulatora umieszczony jest z lewej strony linijki poziomej. - tabulator lewy - tabulator środkowy - tabulator prawy oznaczenie typu tabulatora - tabulator dziesiętny Aby ustawić typ tabulatora za pomocą myszy należy ustawić kursor w miejscu oznaczenia typu i naciskać przycisk myszy do momentu pojawienia się właściwego oznaczenia. Następnie należy przesunąć kursor wzdłuż linijki do miejsca, w którym ma być umieszczony tabulator. Następnie naciskamy przycisk myszy. Aby usunąć tabulator ustawiamy kursor na symbolu tabulatora umieszczonym na linijce i przeciągamy go poniżej linijki (w obszar strony). Innym sposobem ustawienia tabulatora jest wykorzystanie okna Tabulatory, które otwieramy naciskając przycisk Tabulatory w oknie Akapit. W polu Pozycja tabulatora można wpisać pozycję tabulatora z dokładnością do 0,1 mm. W sekcji Wyrównanie wybieramy typ tabulatora. W sekcji Znak wiodący można wybrać rodzaj znaku wiodącego, czyli znaku wypełniającego obszar od poprzedniego tabulatora do bieżącego. Tabulator wstawiamy do dokumentu naciskając przycisk Ustaw. Po ustawieniu wszystkich potrzebnych tabulatorów, ich pozycje są widoczne w dolnej części pola Pozycja tabulatora.

10 Aby usunąć pojedynczy tabulator zaznaczamy go w oknie Pozycja tabulatora i naciskamy przycisk Wyczyść. Aby usunąć wszystkie tabulatory naciskamy przycisk Wyczyść wszystko. W celu użycia tabulatora należy nacisnąć klawisz Tab. Kursor tekstowy przechodzi do najbliższego tabulatora, w prawo od bieżącego położenia. Użycie tabulatora lewego powoduje, że tekst jest wyrównany do lewej, czyli pisany na prawo od tabulatora, Użycie tabulatora prawego powoduje, że tekst jest wyrównany do prawej, czyli pisany na lewo od tabulatora. Użycie tabulatora środkowego powoduje, że tekst jest wyśrodkowany względem tabulatora, czyli pisany na prawo i na lewo (symetrycznie względem tabulatora). Tabulator dziesiętny zachowuje się jak tabulator prawy, do chwili napisania przecina (lub kropki), a następnie zachowuje się jak tabulator lewy Stosowanie dobrych praktyk w oddzielaniu paragrafów odstępami: stosowanie odstępów zamiast klawisza Enter. W celu ustalenia odstępu miedzy wierszami i akapitami nie należy używać klawisza Enter, a Interlinii i odstępów prze i po akapicie, dostępnych w oknie Akapit (punkty i ) Ustawianie odstępu nad i pod akapitem. Wstawienie pojedynczego, 1,5 liniowego, o podwójnej linii odstępu wewnątrz akapitów. Odstępy Przed (nad) i Po (pod) ustawiamy w sekcji Odstępy okna Akapit. Wartość odstępu można wybrać z przewijanej listy lub wpisać w odpowiednie pole. Odstępy wewnątrz akapitu ustawiamy również w oknie Akapit, w polach Interlinia i Co. W polu Interlinia konkretną wartość odstępu lub rodzaj powtarzania odstępu. W oknie Co wpisujemy, w razie potrzeby, dokładną wartość odstępu. Interlinię i odstępy można również ustawić naciskając ikonę Interlinia w sekcji Akapit menu Narzędzia główne.

11 Punktory Numerowanie Lista wielopoziomowa Zmniejsz wcięcie Zwiększ wcięcie (akapitu) Interlinia Zastosowanie znaków wypunktowania, numerowania dla prostej listy (z jednym poziomem zagłębienia). Zmiana pomiędzy różnymi standardowymi znakami wypunktowania, numerowania w prostej licie. Wypunktowanie i numerowanie włączamy zaznaczając odpowiednie akapity, a następnie wciskając jedną z ikon wskazanych na rysunku powyżej.

12 Wciśnięcie małego trójkąta (strzałki) obok ikony Punktory lub Numerowanie powoduje wyświetlenie Biblioteki punktorów lub Biblioteki numeracji, z których możemy wybrać potrzebne znaki. Jeśli chcemy zdefiniować oznaczenia, których nie ma w bibliotekach to musimy wybrać polecenie Zdefiniuj nowy punktor lub Definiuj nowy format numeracji. Otworzy się wtedy odpowiednie oknodefiniowania (rysunek powyżej) Zastosowanie obramowania wokół akapitu, cieniowania/koloru tła dla akapitu. Zaznaczamy akapit przez ustawienie kursora wewnątrz akapitu. Następnie wybieramy rodzaj obramowania i Cieniowanie (kolor). W menu rozwijanym przez naciśnięcie strzałki obok ikony przedstawiającej rodzaj obramowania, na ostatniej pozycji jest polecenie Obramowanie i cieniowanie. Po wybraniu tego polecenia otwiera się okno Obramowanie i cieniowanie, w którym możemy dokładnie określić obramowanie i kolor wypełnienia. W oknie tym jest menu Zastosuj do:, które pozwala określić czy wybrane obramowanie i cieniowanie dotyczy akapitu, czy zaznaczonego tekstu. Cieniowanie Rodzaje obramowań (np. krawędź dolna) Style Styl oznacza określony zestaw parametrów obiektu, np. tekstu, akapitu. Wybierając styl dla obiektu, nadajemy mu wszystkie parametry zestawu. Style, dostępne dla dokumentu, widoczne są w sekcji Style menu Narzędzia główne (rysunki na następnej stronie). Naciskając mały kwadrat po prawej stronie nazwy sekcji Style otworzymy okno Style i odsyłacze do dalszych ustawień Zastosowanie istniejącego stylu czcionki do wybranego tekstu. Aby zastosować styl do wybranego tekstu należy ten tekst zaznaczyć, a następnie wskazać styl, który ma być zastosowany.

13 Więcej styli Wybór i więcej opcji Zastosowanie istniejącego stylu akapitu do jednego lub większej liczby akapitów Zastosowanie narzędzia Kopiuj format 3.4. Obiekty Tworzenie tabel Tworzenie tabeli gotowej do wprowadzenia danych. Aby wstawić tabelę naciskamy ikonę Tabela w sekcji Tabele menu Wstawianie. Tabelę można wstawić/utworzyć na cztery sposoby: zaznaczając komórki na diagramie; wpisanie w oknie Wstawianie tabeli parametrów tworzonej tabeli; rysowanie tabeli za pomocą myszki (kursor ma kształt ołówka) wstawienie/osadzenie tabeli programu Excel.

14 Zaznaczanie komórek na diagramie Wpisywanie danych tabeli. Rysowanie krawędzi tabeli.

15 Wstawianie krawędzi Excela Wstawianie, edycja danych w tabeli W celu wprowadzenia zawartości do komórki umieszczamy kursor w komórce przeznaczonej do edycji. Następnie wpisujemy zawartość lub wklejamy ją z innego miejsca Zaznaczanie wierszy, kolumn, komórek, całej tabeli. W celu zaznaczenia wiersza umieszczamy kursor po lewej stronie wiersz i naciskamy lewy przycisk myszy. W celu zaznaczenia kolumny umieszczamy kursor nad krawędzią wybranej kolumny (pojawi się mała czarna strzałka) i naciskamy lewy przycisk myszy. W celu zaznaczenia większej, niż jeden, liczby wierszy (kolumn) przeciągamy kursor z lewej strony zaznaczanych wierszy (nad zaznaczanymi kolumnami). Kursor przeciągamy z naciśniętym lewym przyciskiem myszy. W celu zaznaczenia jednej lub większej liczy komórek umieszczamy kursor w skrajnej komórce, naciskamy lewy przycisk myszy i przeciągamy kursor do ostatniej z zaznaczanych komórek. Aby zaznaczyć całą tabelę umieszczamy kursor na uchwycie (obok lewego, górnego narożnika tabeli) i naciskamy lewy przycisk myszy.

16 uchwyt Polecenie Zaznacz i jego opcje umieszczone jest też w sekcji Tabela menu Układ. Menu to pojawia się po umieszczeniu kursora w obrębie tabeli. Zaznaczone elementy tabeli mają szaro-niebieski kolor Wstawianie, usuwanie wierszy i kolumn. Aby wstawić wiersz lub kolumnę ustawiamy kursor w komórce. Naciskamy prawy przycisk myszy i z menu podręcznego wybieramy Wstaw. Następnie wybieramy opcję wstawiania (co i gdzie wstawiamy). Aby usunąć wiersz lub kolumnę ustawiamy kursor w komórce znajdującej się w usuwanej kolumnie lub usuwanym wierszu. Naciskamy prawy przycisk myszy i z menu podręcznego wybieramy Usuń komórki. Pojawi się okno Usuwanie komórek, w którym wybieramy opcję usuwania (co i jak usuwamy). Opcje wstawiania i kasowania są również dostępne w menu Układ, które jest dostępne po umieszczeniu kursora w obrębie tabeli Formatowa tabeli Zmiana szerokości kolumn i wysokości wierszy. Zmiany szerokości kolumn i wysokości wierszy dokonujemy w oknie Właściwości tabeli, w zakładkach Wiersz i Kolumna. Okno Właściwości tabeli dostępne jest w menu podręcznym (prawy klawisz myszy), gdy kursor umieszczony jest w komórce tabeli lub zaznaczonym obszarze tabeli.

17 Okno Właściwości tabeli dostępne jest również w menu Układ. Zmian szerokości kolumn i wysokości wierszy możemy wykonać korzystając z pól umieszczonych w sekcji Rozmiar komórki menu Układ Zmiana szerokości obramowania komórki tabeli, stylu i koloru linii obramowania. Aby określić parametry obramowania (i cieniowania - punkt ) wybieramy ikonę Obramowanie i cieniowanie z sekcji Akapit menu Narzędzia główne. Gdy kursor umieszczony jest w obrębie tabeli otworzy się okno Obramowanie i cieniowanie z opcją Zastosuj do: Tabela. Możliwość ustawienia parametrów obramowania (i cieniowania) mamy również w menu Projektowanie, które dostępne jest po ustawieniu kursora w obrębie tabeli. W menu tym dostępne są ponadto Style tabeli.

18 Wprowadzenie cieniowania/koloru tła dla komórek tabeli. W tych samych miejscach jak w punkcie wybieramy zakładkę lub ikonę Cieniowanie Obiekty graficzne Wstawienie obiektu (obraz, rysunek, grafika, wykres) do określonego miejsca w dokumencie Obiekty wstawiane są w miejscu bieżącego położenia kursora. Ikony poleceń wstawiania obiektów graficznych znajdują się w sekcji Ilustracje menu Wstawianie. Jeśli chcemy wstawić obiekt graficzny zawarty w pliku zewnętrznym naciskamy ikonę Obraz. Otworzy się okno Wstawianie obrazu, w którym wskażemy odpowiedni plik. Naciśnięcie ikony Obiekt clipart spowoduje otwarcie, po prawej stronie obszaru dokumentu, okna Clipart. W oknie tym mamy możliwość obejrzenia i skopiowania do dokumentu obiektów graficznych dostarczonych przez producenta programu. Są to obiekty umieszczone na dysku komputera i obiekty dostępne w witrynie Office Online. Dostępne mogą być również własne kolekcje użytkownika. W celu wstawienia wykresu naciskamy ikonę Wykres. Otworzy się okno Wstawianie wykresu, w którym możemy wybrać typ wykresu. Po zatwierdzeniu typu wykresu otwiera się program MS Excel z arkuszem zawierający przykładowe dane do wykresu. W edytowanym dokumencie Worda zostanie umieszczony przykładowy wykres w typie wybranym wcześniej. Dane w arkuszu Excela możemy dowolnie zmieniać. Można je zastąpić danymi z własnej tabeli. Wykres w dokumencie Worda będzie zmieniał się na bieżąco. Zamknięcie arkusza kalkulacyjnego powoduje zatwierdzenie zmian i zakończenie wprowadzania wykresu Zaznaczanie obiektu. Aby zaznaczyć obiekt ustawiamy kursor w obszarze obiektu i naciskamy lewy przycisk myszy Kopiowanie, przenoszenie obiektu wewnątrz dokumentu lub pomiędzy otwartymi dokumentami. Zaznaczony obiekt można kopiować i przenosić wewnątrz dokumentu lub pomiędzy otwartymi dokumentami w taki sam sposób jak zaznaczony tekst (punkt ).

19 Zmiana rozmiaru, usunięcie obiektu W celu zmiany rozmiaru obiektu zaznaczamy go i ustawiamy kursor w narożniku. Kursor przybierze kształt ukośnej strzałki z dwoma grotami. Trzymamy naciśnięty lewy przycisk myszy i przesuwając mysz zmieniamy, płynnie i proporcjonalnie, rozmiar obiektu. Jeśli kursor jest ustawiony na jednej z krawędzi obiektu to zmieniamy tylko jeden wymiar (szerokość lub wysokość). Jeżeli obiektem jest obraz (rysunek) to w menu podręcznym wybieramy Rozmiar. Otworzy się okno Rozmiar, w którym możemy ustawić wymiary obrazu. Istnieje możliwość zablokowania lub odblokowania współczynnika proporcji zmian obu wymiarów. Wymiary można zmienić również w sekcji Rozmiar menu Formatowanie, dostępnego po zaznaczeniu obiektu.

20 3.5. Korespondencja seryjna Przygotowanie Korespondencja seryjna służy do przygotowania wielu dokumentów, które różnią się tylko pewną liczbą pól. Najczęściej zmieniają się dane adresowe. Elementami korespondencji seryjnej są dokument główny, źródło danych (lista adresowa) i dokument wynikowy. Dokument główny zawiera treść dokumentu z zaznaczonymi polami, w których zawartość zmienia się w zależności od egzemplarza dokumentu. Źródło danych zawiera tabelę z danymi, które będą wstawiane do kolejnych egzemplarzy dokumentu. Każdy wiersz tabeli zawiera dane dla jednego dokumentu. Tabela może być dokumentem MS Word, MS Excel lub MS Access. Nagłówkami tabeli są nazwy pól wykorzystywanych w dokumencie głównym. Istotne jest aby w dokumencie z danymi nie było, przed tabelą, żadnych wierszy, nawet pustych Otwarcie, przygotowanie dokumentu jako głównego dokumentu korespondencji seryjnej. Korespondencję seryjną rozpoczynamy od wybrania typu dokumentu ikona Rozpocznij koresp. ser. w sekcji Rozpoczynanie korespondencji seryjnej menu Korespondencja Zaznaczenie listy adresowej (źródła danych) korespondencji seryjnej, również innego typu niż dokument tekstowy. Źródło danych wybieramy po naciśnięciu ikony Wybierz adresatów w sekcji Rozpoczynanie korespondencji seryjnej menu Korespondencja. Często wybiera się Użyj istniejącej listy i wskazuje się odpowiedni plik.

21 Wstawienie danych w głównym dokumencie korespondencji seryjnej (list, etykiety adresowe). Pola korespondencji seryjnej wstawiamy naciskając ikonę Wstaw pola koresp. ser.. Po naciśnięciu ikony pojawi się lista pól. Na rysunku jest lista z naszego przykładowego źródła danych. Pola wstawiamy w odpowiednie miejsca dokumentu. Wstawione pola wyglądają jak niżej Wydruki Łączenie listy adresowej z listem, etykietą adresową jaki nowy plik lub wydruk. W celu uzyskania dokumentu końcowego wybieramy Zakończ i scal z sekcji Kończenie menu Korespondencja. Można wybrać trzy widoczne poniżej opcje. Bezpiecznym, ze względu na możliwość kontroli przed drukiem, jest wybranie Edytuj poszczególne dokumenty. Otwiera się wtedy okno Scalanie z nowym dokumentem i można wybrać zakres scalanych danych Drukowanie dokumentów w korespondencji seryjnej: listów, etykiet. Drukowanie dokumentów korespondencji seryjnej wykonujemy w standardowy sposób.

22 3.6. Przygotowanie wydruków Ustawienia Zmiana orientacji dokumentu: pozioma, pionowa. Zmiana rozmiaru papieru. Zmian orientacji dokumentu i rozmiaru papieru dokonujemy w sekcji Ustawienia strony menu Układ strony. Po naciśnięciu ikony Orientacja możemy wybrać orientację poziomą lub pionową. Po naciśnięciu ikony Rozmiar możemy wybrać spośród kilku typowych rozmiarów papieru lub opcję Więcej rozmiarów papieru. Wybranie tej opcji powoduje otwarcie okna Ustawienia strony z zakładką Papier. Pozwala to na wybór z większej liczby formatów oraz wybór opcji Rozmiar niestandardowy.

23 Zmiana marginesów całego dokumentu: górnych, dolnych, lewych, prawych. Zmian marginesów dokumentu dokonujemy po naciśnięciu ikony Marginesy w sekcji Ustawienia strony menu Układ strony. Po naciśnięciu ikony Marginesy możemy wybrać spośród kilku typowych ustawień marginesów lub opcję Marginesy niestandardowe. Wybranie opcji Marginesy niestandardowe powoduje otwarcie okna Ustawienia strony z zakładką Marginesy. Pozwala to na wybranie własnych ustawień Stosowanie dobrych praktyk w dodawaniu stron: wstawianie opcji Podział tekstu na strony (page break) zamiast używania klawisza Enter. Tekst dzielimy na strony wybierając Podział strony w sekcji Strony menu Układ strony. Opcję tą stosujemy, gdy podział automatyczny jest niewystarczający Wstawianie, usuwanie funkcji Podział tekstu na strony do dokumentu. Podział tekstu na strony jak w poprzednim punkcie. Aby usunąć podział strony zaznaczamy Podział strony, klikając w obszarze marginesu obok linii kropkowanej. Następnie naciskamy klawisz Delete. Aby zobaczyć symbol Podział strony, należy mieć włączoną opcję Pokaż wszystko.

24 Dodawanie, edytowanie tekstu z użyciem stopek i nagłówków. Nagłówek umieszczony jest u góry strony, a stopka na dole. Ikony, których naciśnięcie powoduje wstawienie nagłówka lub stopki znajdują się w sekcji Nagłówek i stopka menu Wstawianie. Po naciśnięciu jednej z tych ikon mamy możliwość wyboru stylu nagłówka (stopki) lub opcji Edytuj nagłówek (stopkę), lub Usuń nagłówek (stopkę). Edycję istniejącego nagłówka (stopki) można rozpocząć po dwukrotnym kliknięciu w obszar nagłówka (stopki). Wielkość (wysokość) obszarów nagłówka i stopki określamy w sekcji Położenie menu Projektowanie, które jest dostępne gdy kursor jest w obszarze nagłówka lub stopki Dodawanie pól tekstowych w nagłówkach, stopkach: daty, numeru strony, nazwy pliku. Wszystkie narzędzia do wstawiania pól i formatowania nagłówka i stopki umieszczone są w menu Projektowanie, które jest dostępne gdy kursor jest w obszarze nagłówka lub stopki Wstawianie do dokumentu automatycznego numerowania stron. Automatyczną numerację wstawiamy wybierając Numer strony z sekcji Nagłówek i stopka menu Wstawianie. Wybranie położenia Góra strony, Dół strony lub Margines strony daje numerację automatyczną.

25 Sprawdzenie dokumentu i drukowanie Sprawdzanie błędów w dokumencie i ich poprawa: błędy ortograficzne, powtórki wyrazów. W celu sprawdzenia i ewentualnej poprawy błędów klikamy w ikonę Pisownia i gramatyka w sekcji Sprawdzanie menu Recenzja. Po napotkaniu pierwszego błędu otwiera się okno Pisownia i gramatyka. W oknie tym są przyciski umożliwiające zignorowanie błędu (np. poprawne ale niewystępujące w słoniku nazwisko czy nazwa własna) lub poprawę błędu. Program udostępnia sugestie poprawy błędu. Koniec sprawdzania dokumentu sygnalizowany jest specjalnym komunikatem Dodawanie słów do słownika użytkownika przy użyciu opcji sprawdzania pisowni. W oknie Pisownia i gramatyka jest przycisk Dodaj do słownika. Jego naciśnięcie dodaje zaznaczony wyraz do słownika, aby nie był więcej sygnalizowany jako błąd.

26 Podgląd wydruku dokumentu. Podgląd wydruku włączamy wybierając Przycisk pakietu Office\Drukuj\Podgląd wydruku Drukowanie dokumentu na zainstalowanej drukarce przy użyciu opcji wydruku: drukuj cały dokument, niektóre strony, liczba kopii. Drukowanie dokumentu włączamy wybierając Przycisk pakietu Office\Drukuj\Drukuj. W oknie Drukowanie możemy wybrać: jakie strony drukujemy, ile kopii, na jakiej drukarce, elementy specjalne przeznaczone do drukowania (przycisk Opcje).