Przebieg i efekty kontroli przeprowadzonych przez Wydział Audytu i Kontroli w 2012 r.

Transkrypt

1 Przebieg i efekty kontroli przeprowadzonych przez Wydział Audytu i Kontroli w 2012 r. 1. Kontrole przeprowadzone w jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice AK-II AP Nazwa jednostki kontrolowanej: Gimnazjum Nr 2 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Głowackiego 4 Tematyka przeprowadzonej kontroli: 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi 3. Gospodarka żywieniowa Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. Badany okres: 2011 Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Przestrzeganie terminów płatności i dokonywanie przelewów środków pieniężnych na podstawie faktur w terminach wskazanych przez kontrahentów lub dostawców zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.). 2. Zobowiązać Głównego Księgowego do dokonywania wstępnej kontroli umów przedkładanych przez obsługiwane jednostki (art. 54 z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) oraz Radcę Prawnego Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach zgodnie z 1 Rozdziału 8 Aneksu Nr 1/2008 z dnia r. dotyczącego wewnętrznych procedur ZOJO. Zalecenia pokontrolne dla Gimnazjum Nr 2 1. Bieżące odprowadzanie wpłat z tytułu wystawianych duplikatów legitymacji i świadectw szkolnych na rachunek dochodów zgodnie z pismem Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach Nr DF.GK/3360/20/2011 z dnia r. 2. Egzekwowanie warunków zawartych w umowach zgodnie z ustaleniami zawartymi przez strony. 3. Dokonywanie kontrasygnaty umów cywilno - prawnych przez Głównego Księgowego Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach na dowód przeprowadzenia kontroli wstępnej określonej w art. 54 z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) oraz Radcę Prawnego Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach zgodnie z 1 Rozdziału 8 Aneksu Nr 1/2008 z dnia r. dotyczącego wewnętrznych procedur ZOJO. 4. Zwiększenie nadzoru nad regulowaniem zobowiązań finansowych wynikających z zawartych umów najmu we wskazanych terminach płatności mając na uwadze dbałość o prawidłowy proces 1

2 AK-II AP gromadzenia dochodów budżetu Miasta (art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.). 5. Zawieranie umów na okres jednego roku mając na uwadze zapisy art. 142 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 2. AK-II MS Nazwa jednostki kontrolowanej: Gimnazjum Nr 9 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Krzyżowa 12 Tematyka przeprowadzonej kontroli: 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. Badany okres: 2011 Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Zobowiązanie pracowników do przestrzegania zapisów zawartych w pkt 5 ppkt b Instrukcji kasowej ZOJO stanowiącej załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 58 z dnia r. Dyrektora ZOJO dotyczących terminowości rozliczania zaliczek jednorazowych, cyt.:"(...) jednorazowa przyznawana na wydatki celowe zaplanowane w planie finansowym, która musi zostać rozliczona nie później niż w terminie 14 dni od daty pobrania (...)". 2. Zobligowanie pracowników do przestrzegania zapisów zawartych w pkt 5 ppkt d Instrukcji kasowej ZOJO stanowiącej załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 58 z dnia r. Dyrektora ZOJO, zgodnie z którym w przypadku gdy zaliczka nie zostanie rozliczona w ustalonym terminie potrąca się ją z najbliższego wynagrodzenia pracownika. 3. Zobligowanie pracowników odpowiedzialnych za kontrolę wniosków o zaliczkę do skrupulatnej analizy wniosków pod względem formalnym i rachunkowym, tak aby przyznana zaliczka miała pokrycie w planie finansowym jednostki. 4. Opracowanie i wdrożenie procedury postępowania w zakresie rozliczania należności z tytułu wysłanych upomnień i nałożonych grzywien za brak realizacji obowiązku szkolnego, zgodnie z ustawą z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005r., Nr 229, poz z późn. zm.). 5. Dokonywanie księgowania na kontach składników majątkowych na bieżąco oraz zwiększenie nadzoru nad prawidłowością dokonywania księgowania na tych kontach. 2

3 AK-II MS Zalecenia pokontrolne dla Gimnazjum Nr 9 1. Opracowanie regulaminu pracy ustalającego organizację i porządek pracy u pracodawcy oraz określającego prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników Gimnazjum Nr 9, zgodnie z zapisem art. 104 ustawy z dnia r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). 2. Zaktualizowanie norm przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z którą dokonywany jest przydział odzieży ochronnej dla pracowników Gimnazjum Nr Uzupełnienie zakresu czynności pracownika zatrudnionego na stanowisku sekretarza o jego podpis, świadczący o zapoznaniu się i przyjęciu do stosowania czynności w nim zawartych. 4. Każdorazowo przy przekazywaniu pracownikom informacji o zmianie ich wynagrodzenia uzupełnianie pisma o podpis pracownika, świadczący o zapoznaniu się z treścią pisma. 5. Każdorazowo przy zmianie warunków umowy zlecenia sporządzanie stosownego aneksu do umowy zgodnie z zapisem art. 77 ust. 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964r. Nr 16 poz. 93 z późn. zm.). 6. Zobligowanie pracownika realizującego, zgodnie z zawartą umową zlecenia, zadania koordynatora programu profilaktycznego do regularnego oraz terminowego rozliczania zaliczki, zgodnie z zapisem w Instrukcji kasowej ZOJO stanowiącej załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 58 z dnia r. Dyrektora ZOJO. 7. Zawieranie na czas określony umów związanych z realizacją usług zdrowotnych, tj. na rok kalendarzowy objęty planem finansowym, zgodnie z zapisem art. 142 ust 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 8. Przedstawianie umów będących podstawą wydatkowania środków budżetowych Głównemu Księgowemu celem dokonania wstępnej kontroli, zgodnie z art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz z późn. zm.). 9. Składanie deklaracji na podatek od nieruchomości w terminie do 15 stycznia roku, którego podatek dotyczy, zgodnie z art. 6 pkt 9 Ustawy z dnia r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 z późn. zm.). 10. Zatwierdzanie wniosku o przyznanie pomocy w formie dofinansowania zakupu podręczników dla uczniów przez Dyrektora Jednostki. 11. Wskazywanie we wniosku o wypłatę zaliczki klasyfikacji budżetowej jednostki zgodnej ze środkami finansowymi zabezpieczonymi w planie finansowym jednostki zgodnie z zapisem w pkt 5 ppkt b Instrukcji kasowej ZOJO z dnia r. cyt.: (...) jednorazowa przyznawana na wydatki celowe zaplanowane w planie finansowym(...). 12. Przestrzeganie zapisów Rozporządzenia MEN z dnia r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz. U. Nr 97, poz. 624). 13. Przestrzeganie zapisów zawartych w umowach najmu i dzierżawy pomieszczeń, dot. terminu wystawiania rachunków najemców. 14. Opracowanie i wdrożenie procedury postępowania w przypadku przekraczania terminów płatności rachunków za najem i dzierżawę pomieszczeń szkolnych, a także występowania o zapłatę odsetek 3

4 AK-II MS za zwłokę. 15. Zwiększenie nadzoru nad prawidłowością dokonywania księgowania składników majątkowych na kontach 011, 013, 014, Dokonywanie wyceny składników majątkowych otrzymanych w drodze darowizny oraz odpowiednio zwiększanie wartości składników na poszczególnych kontach składników majątkowych. 17. Opracowanie instrukcji inwentarzowej szkoły oraz stosowanie się do jej zapisów, zgodnie z 1 pkt 1 Instrukcji inwentaryzacyjnej ZOJO z dnia 25 stycznia 2007r. 18. Rzetelne przekazywanie do ZOJO informacji na temat wystosowanych upomnień w związku z brakiem realizacji obowiązku szkolnego. 3. AK-II BG Nazwa jednostki kontrolowanej: Zespół Szkół Nr 4 Adres jednostki kontrolowanej: ul. T. Boya-Żeleńskiego 96 Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. Badany okres: Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi Zalecenia pokontrolne: 1. Dostosowanie zapisów Regulaminu Pracy oraz Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych do obowiązujących przepisów prawa. 2. Uzgadnianie zapisów w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz zmian do Regulaminu z zakładową organizacją związkową lub w przypadku, gdy w jednostce nie działa zakładowa organizacja związkowa, z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów zgodnie z art. 8 pkt 2 ustawy z dnia 4 marca 1994r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (Dz. U. z 1996r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.). 3. Uzyskiwanie każdorazowo opinii Naczelnika Wydziału Edukacji w projektach umów najmu oraz projektach aneksów do umów najmu, zgodnie z Zarządzeniem Nr 1416/2004 Prezydenta Miasta Katowice z dnia r. w sprawie najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń stanowiących własność miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, użytkowaniu lub innym posiadaniu przez jednostki organizacyjne Miasta Katowice. 4. Przedkładanie aneksów do umów najmu Radcy prawnemu, w celu ich sprawdzenia pod względem formalno-prawnym zgodnie z Zarządzeniem Nr 1416/2004 Prezydenta Miasta Katowice z dnia r. w sprawie najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń 4

5 AK-II BG stanowiących własność miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, użytkowaniu lub innym posiadaniu przez jednostki organizacyjne miasta Katowice. 5. Wystawianie faktur sprzedaży zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatków towarów i usług (Dz. U. Nr 68 poz. 360). 6. Zwiększenie nadzoru nad zapisami dokonywanymi w umowach najmu, dotyczących istotnych warunków umowy, tj. okresu obowiązywania umowy, ustalanych terminów płatności oraz wysokości stawki podatku VAT, w celu uniknięcia w przyszłości wystąpienia nieprawidłowości w tym zakresie. 7. Podjęcie działań mających na celu zdyscyplinowanie najemców do terminowego wnoszenia należnych opłat z tytułu zawartych umów najmu. 8. Bieżące wyjaśnianie nienależnych wpłat dokonywanych na konto Szkoły. 9. Dokonywanie korekt i poprawek błędnych zapisów na dowodach wewnętrznych zgodnie z art. 22 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz z późn. zm.). 10. Zwiększenie nadzoru nad przysługującymi pracownikom dodatkami do wynagrodzeń, w celu wyeliminowania jednostkowych przypadków nie wypłacania należnych dodatków (dodatek za wieloletnią pracę) lub wypłacania ich w nieprawidłowej wysokości (dodatek za wysługę lat, dodatek za wieloletnią pracę, dodatek motywacyjny). 11. Skorygowanie stwierdzonych w toku kontroli nieprawidłowości, polegających na nie wypłacaniu dodatku za wieloletnią pracę pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku Głównego Księgowego, poprzez dostosowanie zawartej z pracownikiem umowy o pracę do stanu zgodnego z art. 38 ust. 1 i 5 Ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 223 poz z późn. zm.) oraz 7 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009 r. Nr 50 poz. 398 z późn. zm.). Skorygowanie wysokości dodatku za wieloletnią pracę wypłacanego na stanowisku pomoc administracyjna (3/8 etatu) do stanu zgodnego z posiadanym stażem pracy, wypracowanym z tytułu poprzednich zakończonych okresów zatrudnienia oraz niezakończonego okresu zatrudnienia na stanowisku pomoc administracyjna. 12. Zwiększenie nadzoru nad prowadzeniem spraw kadrowych, w celu wyeliminowania pojedynczych przypadków braku dokumentów związanych z zatrudnianiem i wynagradzaniem pracowników w aktach osobowych oraz ustalania rozkładu czasu pracy z naruszeniem doby pracowniczej. Nieprawidłowości w tym obszarze wynikały z naruszenia art ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998r. Nr 21 poz. 94 z późn. zm.) oraz 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). 5

6 AK-II BG 13. Wskazywanie w umowach o pracę oraz angażach prawidłowej kategorii zaszeregowania zgodnej z przyznanym stanowiskiem pracy oraz Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009r. Nr 50 poz. 398 z późn. zm.). 14. Zwiększenie nadzoru nad obszarem związanym z odprowadzaniem oraz księgowaniem składek na ubezpieczenia społeczne oraz składek na fundusz pracy, w szczególności w zakresie prawidłowego księgowania wypłaconych składek na odpowiednich paragrafach, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 38 poz. 207 z późn. zm.). 15. Przestrzeganie Regulaminu ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty euro w Zespole Szkół Nr 4, w szczególności poprzez zamieszczanie w sporządzanych notatkach służbowych informacji o przeprowadzonym rozeznaniu rynku. 16. Przedkładanie zawieranych umów Głównemu Księgowemu do kontrasygnowania w celu potwierdzenia przeprowadzonej kontroli wstępnej określonej w art. 54 ust. 3 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz z późn. zm.). 17. Przestrzeganie uregulowań art. 142 ust. 1 ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), zgodnie z którym umowy zawiera się na czas określony. 18. Regulowanie należności z tytułu zakupionych usług w wysokości zgodnej z zawartą umową. Wyjaśnienie ewentualnych niezgodności przed dokonaniem zapłaty. 19. Bezwzględne przestrzeganie postanowień Ustawy z dnia 4 marca 1994r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 1996r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.) w zakresie prawidłowości naliczania odpisów na ZFŚS oraz terminowości ich przekazywania na rachunek funduszu. 20. Składanie deklaracji na podatek od nieruchomości oraz regulowanie należnego podatku w terminach określonych w art. 6 ust. 9 Ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010r. Nr 95 poz. 613 z późn. zm.). Nie dopuszczanie do powstania zaległości podatkowych. 21. Bieżące ewidencjonowanie obrotów (przychodów i rozchodów) składników majątkowych w ewidencji księgowej (na kontach syntetycznych oraz w księgach inwentarzowych) oraz okresowe uzgadnianie zapisów w księgach w celu wyeliminowania występujących niezgodności pomiędzy stanem na kontach syntetycznych, a zapisami w księgach inwentarzowych. 22. Uzgodnienie różnic w stanie księgozbioru, występujących pomiędzy saldem końcowym roku 2010 a stanem na dzień r. 23. Bezwzględne przestrzeganie terminów płatności i dokonywania przelewów środków pieniężnych na podstawie faktur w terminach wskazanych przez kontrahentów lub dostawców zgodnie z art. 44 6

7 AK-II BG ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.). 24. Stworzenie w jednostce mechanizmów kontrolnych ograniczających występowanie ryzyka w obszarach w których stwierdzono w trakcie kontroli nieprawidłowości, mając na uwadze Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84). 4. AK-II AŚ - doraźna Nazwa jednostki kontrolowanej: Miejskie Przedszkole Nr 97 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Wiślana 9 Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. Badany okres: Zalecenia pokontrolne: Brak środków płatniczych w budżecie na 2012 r. na wykonanie decyzji Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Katowicach Bieżący Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Zwiększyć nadzór w zakresie publikowania ogłoszeń w Biuletynie Informacji Publicznych Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach, w celu wyeliminowania ryzyka dotyczącego przekazywania na stronę internetową BIP informacji niezgodnych z zatwierdzonym ogłoszeniem. 2. Zwiększyć nadzór w zakresie weryfikacji kosztorysów ofertowych z przedmiarami. Zgodnie z 20 pkt 1 pp 2, lit. A procedur udzielania zamówień na dostawy, usługi oraz roboty budowlane przez Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych z dnia r., odrzuca się ofertę, jeżeli nie spełnia wymagań określonych w ogłoszeniu o przetargu lub w warunkach przetargu. Zalecenia pokontrolne dla Miejskiego Przedszkola Nr Rzetelnie informować Referat Planowania, Sprawozdawczości i Analiz Wydziału Edukacji o podstawie wprowadzenia do budżetu jednostki zadań remontowych związanych z wydanymi zaleceniami państwowego organu nadzoru. 2. Racjonalnie planować i wydatkować otrzymane środki na zadania remontowe biorąc pod uwagę priorytet zadania remontowego. 7

8 5. AK-II AK Nazwa jednostki kontrolowanej: Gimnazjum Nr 15 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Karliczka 15 Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. Badany okres: Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi Zalecenia pokontrolne: 1. Zwiększenie nadzoru nad realizacją projektu w ramach Programu Profilaktycznego Przeciwdziałanie Alkoholizmowi oraz Programu Profilaktycznego Przeciwdziałania Narkomanii, a w szczególności nad określeniem w zawartych umowach zleceniach szczegółowego rodzaju zajęć wynikających z zatwierdzonego harmonogramu zajęć. 2. Wprowadzenie wewnętrznych procedur dotyczących dokonywania drobnych zakupów za gotówkę. 3. Przestrzeganie wewnętrznych procedur i przedkładanie Radcy Prawnemu ZOJO do akceptacji pod względem formalno-prawnym projektów umów, których realizacja spowoduje konieczność dokonywania wydatków budżetowych. 4. Przeprowadzanie inwentaryzacji składników aktywów jednostki w terminie i częstotliwości określonej w art. 26 ust. 3 pkt 1 ("... rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku...") ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. Z 2009r. Nr 152, poz z późn. zm.). 5. Mając na uwadze prawidłowe gospodarowanie środkami pieniężnymi jednostki dokonywanie przelewów środków płatniczych z tytułu pochodnych od wynagrodzeń i opłat na PFRON bez kilkudniowego wyprzedzenia, w terminach określonych w przepisach prawnych. 6. Przekazywanie na rachunek dochodów jednostki wynagrodzenia płatnika naliczonego zgodnie z art. 28 ("Płatnikom i inkasentom przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa") na podstawie ustawy z dnia r. Ordynacja Podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2012r. Nr 8 poz. 60 z późn. zm.). 6. AK-II AŚ Nazwa jednostki kontrolowanej: 1. Gimnazjum Nr 1 2. Samodzielny Zakład Lecznictwa Ambulatoryjnego Moja Przychodnia - Dyrekcja 3. Samodzielny Zakład Lecznictwa Ambulatoryjnego Moja Przychodnia - Przychodnia Nr 1 4. Samodzielny Zakład Lecznictwa Ambulatoryjnego Moja Przychodnia - Przychodnia Nr 13 8

9 Adres jednostki kontrolowanej: Tematyka przeprowadzonej kontroli: AK-II AŚ Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. 5. Zespół Szkolno - Przedszkolny dla Dzieci Niesłyszących i Słabo Słyszących 6. Zespół Szkół Specjalnych Nr Zespół Szkół Specjalnych Nr 6 8. Szkoła Podstawowa Nr 1 9. Żłobek Miejski Dyrekcja 10. Żłobek Miejski Oddział, ul. Ligonia Żłobek Miejski Oddział, ul. Szeptyckiego Żłobek Miejski - Oddział, ul. Ordona 3a 13. Żłobek Miejski - Oddział, ul. Uniwersytecka Żłobek Miejski Oddział, ul. Bytomska 8a 1. Zasady ewidencji i rozliczania druków ścisłego zarachowania. 2. Gospodarka kasowa Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne dla Gimnazjum Nr 1 1. Rzetelne i bieżące prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania w celu wyeliminowania ryzyka związanego z niepożądanymi zjawiskami oraz nadużyciami. 2. Zwiększenie nadzoru i kontroli nad gospodarką drukami ścisłego zarachowania. 3. Przeprowadzenie inwentaryzacji środków pieniężnych lub wewnętrznej kontroli w zakresie prowadzonej gospodarki kasowej w celu wyeliminowania ryzyka związanego z obrotem gotówkowym jednostki. Zgodnie z pismem nr DF.GK.3360/20/2011 z dnia r. Dyrektorzy wszystkich jednostek obsługiwanych przez Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach zostali zobowiązani do przeprowadzenia inwentaryzacji i kontroli kas. Zalecenia pokontrolne dla samodzielnego Publicznego Zakładu Lecznictwa Ambulatoryjnego Moja Przychodnia 1. Zwiększenie nadzoru i kontroli w zakresie zachowania terminu rozliczenia kas pomocniczych z kasą główną oraz wyznaczonego terminu przeprowadzania inwentaryzacji zgodnie z uregulowaniami wewnętrznymi jednostki. Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Szkół Specjalnych Nr 6 1. Przeprowadzenie inwentaryzacji środków pieniężnych lub wewnętrznej kontroli w zakresie prowadzonej gospodarki kasowej w celu wyeliminowania ryzyka związanego z obrotem gotówkowym jednostki. Zgodnie z pismem nr DF.GK.3360/20/2011 z dnia r. Dyrektorzy wszystkich jednostek obsługiwanych przez Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach zostali zobowiązani do przeprowadzenia inwentaryzacji kas. 9

10 AK-II AŚ Zalecenia pokontrolne dla Żłobka Miejskiego 1. Każdorazowe protokołowanie przekazania / przyjęcia kasy przez osoby materialnie odpowiedzialne zgodnie z Procedurą "Gospodarki pieniężnej". 7. AK-II MS Nazwa jednostki kontrolowanej: Gimnazjum Nr 18 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Wantuły 11 Tematyka przeprowadzonej kontroli: 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. Badany okres: 2011 Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Zwiększenie nadzoru nad pracownikami odpowiedzialnymi za księgowanie składników majątku jednostki, celem wyeliminowania rozbieżności pomiędzy prowadzoną ewidencją składników majątku w ZOJO, a faktycznym stanem majątku. Zalecenia pokontrolne dla Gimnazjum Nr Przestrzeganie zapisów Rozporządzenia Ministerstwa Edukacji Narodowej z dnia r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz. U. Nr 97, poz. 624). 2. Regularne przekazywanie na konto dochodów przyjmowanych opłat z tytułu wydawania duplikatów legitymacji szkolnych oraz duplikatów świadectw szkolnych najpóźniej do siódmego dnia od ich otrzymania i obligatoryjnie na ostatni dzień roboczy każdego roku budżetowego zgodnie z pismem ZOJO nr DF.GK/3360/20/2011 z dnia r. 3. Ewidencjonowanie wpłat za wystawione duplikaty świadectw szkolnych na drukach KP. 4. Wprowadzanie zmian w wysokości stawki czynszu za najem lokali na mocy aneksu do zawartej umowy zgodnie z zapisem art. 77 ust. 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964r. Nr 16 poz. 93 z późn. zm.) 5. Zaktualizowanie norm przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z którymi dokonywany jest przydział odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z którymi dokonywany jest przydział odzieży ochronnej dla pracowników Gimnazjum Nr Zwiększenie kontroli nad terminowym przeprowadzeniem badań okresowych przez pracowników zgodnie z art ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 z późn. zm.). 10

11 AK-II MS 7. Bieżące uzupełnianie akt osobowych o dokumenty potwierdzające poinformowanie pracownika o zmianie wynagrodzenia, zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). 8. Zawieranie na czas określony umów związanych z realizacją usług zdrowotnych, tj. na rok kalendarzowy objęty planem finansowym jednostki, zgodnie z zapisem art. 142 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 9. Przedstawiane umów będących podstawą wydatkowania środków budżetowych Głównemu Księgowemu celem dokonania wstępnej kontroli, zgodnie z art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz z późn. zm.). 10. Składanie deklaracji na podatek od nieruchomości w terminie do 15 stycznia roku, którego podatek dotyczy, zgodnie z art. 6 pkt 9 Ustawy z dnia r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010r. Nr 95, poz. 613 z późn. zm.). 11. Zobligowanie pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji składników majątku jednostki do zwiększenia współpracy z ZOJO, celem wyeliminowania rozbieżności pomiędzy prowadzoną ewidencją składników majątku w ZOJO, a faktycznym stanem majątku w jednostce. 12. Przeprowadzanie każdorazowo na koniec roku kalendarzowego inwentaryzacji kasy, celem uniknięcia sytuacji nierozliczenia gotówki na koniec roku budżetowego, zgodnie z pismem ZOJO Nr DF.GK/3360/20/2011 z dnia r. 8. Nazwa jednostki kontrolowanej: AK-II KW Zespół Szkół Budowlanych Adres jednostki kontrolowanej: ul. Techników 7 Tematyka przeprowadzonej kontroli: 1. Wykonanie Zarządzenia Prezydenta Miasta Katowice nr 1053/2012 z dnia w sprawie przeprowadzenia likwidacji jednostki budżetowej Zespołu Szkół Technicznych i Ogólnokształcących im. Gen. Prof. Sylwestra Kaliskiego w Katowicach 2. Realizacja planu dochodów i wydatków w okresie r. Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. Zalecenia pokontrolne: 1. Dostosować Regulamin Pracy do aktualnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie: podstaw prawnych, udzielania pracownikom urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 ustawy z dnia r. Kodeks pracy (t.j. z 1998r. 11

12 AK-II KW Dz. U. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego, zatrudniania w godzinach nadliczbowych kobiet w ciąży i kobiet opiekujących się dzieckiem w wieku do lat Wydawać duplikaty legitymacji jako wtórnik oryginału, tak aby numer był identyczny z oryginalnym dokumentem, 3. Zamieszczać na wnioskach o wydanie duplikatu świadectwa adnotacji o odbiorze lub wysyłce dokumentu zgodnie z paragrafem 22 pkt 6 Rozporządzenia MEN z dnia r w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz. U. nr 97, poz. 624, późn. zm.), 4. Zawierać umowy najmu po uzyskaniu pozytywnej opinii Wydziału Edukacji Urzędu Miasta Katowice dla projektu umowy zgodnie z zapisami Zarządzenia nr 1416/2004 Prezydenta Miasta Katowice z dnia r. w sprawie najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń stanowiących własność Miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, użytkowaniu lub innym posiadaniu przez jednostki organizacyjne Miasta Katowice. 5. Przydzielać odzież i obuwie robocze zgodnie z obowiązującymi w Zespole Szkół Budowlanych uregulowaniami wewnętrznymi. 6. Wyznaczyć osobę odpowiedzialną za prowadzenie kart przydziału odzieży roboczej i ujednolicenie sposobu prowadzenia kart dla pracowników przejętych ze zlikwidowanych szkół. 7. Wyrównać nieprawidłowo wypłaconą odprawę dla zwalnianego pracownika. 8. Dokonywać zapisów o przyznaniu bądź odmowie przyznania pomocy finansowej uczniom na zakup podręczników w części C wniosku o przyznanie pomocy. 9. Wyznaczyć osobę odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych wszystkich pracowników Zespołu Szkół Budowlanych. 10. Dokonywać kontroli rachunków sporządzanych przez zleceniobiorców pod kątem przestrzegania art. 21 ust. 1 ustawy z dnia r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz 1223 z późn. zm.). 11. Dokonywać poprawek na dokumentach księgowych zgodnie z z art. 22 pkt. 1 i 3 ustawy z dnia r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz 1223 z późn. zm.). 12. Zawierać umowy na zakup usług art. 142 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia r. (Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759, z późn. zm.), w zakresie czasu obowiązywania umowy. 13. Zobowiązać Głównego księgowego do kontrasygnowania umów w celu potwierdzenia przeprowadzonej kontroli wstępnej określonej w art. 54 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz z późn. zm.). 14. Rzetelnie rozliczać należności poszczególnych pożyczkobiorców zlikwidowanego Zespołu Szkół Technicznych i Ogólnokształcących. 15. Przedłożyć informację o sposobie wykonania pkt. 5, 14, 15, 16 Zarządzenia Nr 1053/2012 Prezydenta Miasta Katowice z dnia r. w sprawie przeprowadzenia likwidacji jednostki budżetowej Zespołu Szkół Technicznych i Ogólnokształcących im. gen. prof. Sylwestra Kaliskiego 12

13 AK-II KW w Katowicach, które nie zostały zrealizowane w trakcie przeprowadzanej kontroli. 9. AK-II BG Nazwa jednostki kontrolowanej: Gimnazjum Nr 11 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Deszczowa 14 Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. Badany okres: 2011 Zalecenia pokontrolne: 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Dokonywać na koniec roku kalendarzowego przeliczenia odpisu na zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w oparciu o faktyczną przeciętną liczbę zatrudnionych, zgodnie z 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (Dz. U. z 2009r. nr 43 poz. 349). 2. Bezwzględnie przestrzegać terminów płatności i dokonywania przelewów środków pieniężnych na podstawie faktur i rachunków w terminach wskazanych przez kontrahentów lub dostawców zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt. 2 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z poźn. zm.). Zalecenia pokontrolne dla Gimnazjum Nr Dostosowanie zapisów w Regulaminie pracy z dnia 4 września 2007r. do stanu zgodnego z aktualnymi przepisami prawa tj. Ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998, Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 września 1996r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet (Dz. U. z 1996r. nr 114 poz. 545) oraz Ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008r. nr 223 poz z późn. zm.) oraz wyeliminowanie pojedynczych przypadków błędów piśmiennych. 2. Prowadzenie rejestrów wydanych duplikatów świadectw ukończenia szkoły i legitymacji zgodnie z 5 ust. 2 i 17 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz. U. z 2010r. Nr 97 poz. 624). 3. Wprowadzenie zapisów w umowie najmu lokalu mieszkalnego (mieszkanie służbowe) pozwalającego na odzyskiwanie płaconego przez Szkołę podatku od nieruchomości, zgodnie 13

14 AK-II BG z pismem nr E.III /2008 Wydziału Edukacji z dnia r. 4. Umieszczanie na zawieranych umowach najmu daty faktycznego podpisania umowy, a nie daty jej przygotowania. 5. Bieżące ewidencjonowanie obrotów (przychodów i rozchodów) składników majątkowych w ewidencji księgowej (na kontach syntetycznych oraz w księgach inwentarzowych i księgach księgozbioru) oraz okresowe uzgadnianie zapisów w księgach w celu wyeliminowania występujących niezgodności pomiędzy stanem na kontach syntetycznych, a zapisami w księgach inwentarzowych. Bieżące kierowanie do ZOJO pism informujących o zwiększeniach lub zmniejszeniach dokonywanych w księgach inwentarzowych. 6. Dokonywanie potwierdzenia stanu obrotów i sald składników majątkowych po dokonaniu ich faktycznej weryfikacji z zapisami w księgach inwentarzowych. 7. Prowadzenie zapisów w księgach księgozbioru oraz w rejestrze ubytków w sposób umożliwiający zweryfikowanie, czy wartość księgozbioru wykazana w księgach jest zgodna z prowadzonymi rejestrami wpływów oraz zapisami na koncie Dokonywanie korekt i poprawek błędnych zapisów w księgach inwentarzowych zgodnie z art. 22 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009r. nr 152 poz z późn. zm.). Dokonywanie każdorazowo kompletnych zapisów w księgach inwentarzowych, w tym dotyczących daty przychodu czy rozchodu lub numeru faktury. 9. Podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie w przyszłości nieprawidłowości polegających na wpisywaniu w arkuszach spisu z natury dat przeprowadzenia spisu niezgodnie ze stanem faktycznym lub dokonywanie spisu w terminach niezgodnych z Zarządzeniem Gimnazjum Nr 11 w sprawie terminów przeprowadzenia spisu. Umieszczanie na zestawieniu zbiorczym spisu z natury daty ich sporządzenia i podpisania a na sprawozdaniu opisowym z przebiegu spisu z natury daty jego sporządzenia. 10. Numerowanie pobranych z ZOJO arkuszy spisu z natury zgodnie z obowiązującą w jednostce Instrukcją inwentaryzacyjną. 11. Przyznawanie zapomóg zdrowotnych na podstawie art. 72 ustawy z dnia 26 stycznia 1982r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.) z uwzględnieniem zapisów Uchwały Rady Miasta nr IX/168/07 z dnia r. w sprawie określenia rodzajów świadczeń przyznawanych w ramach pomocy zdrowotnej dla nauczycieli oraz warunków i sposobu ich przyznawania. 12. Zwiększenie nadzoru nad sporządzanymi pismami w sprawach ustalenia wysokości wynagrodzenia oraz innymi dokumentami wpinanymi do akt osobowych pracowników, aby wyeliminować błędy pisarskie oraz rachunkowe wykazane w protokole z przeprowadzonej kontroli. 13. Stosowanie się do art Kodeksu Pracy, który stanowi, iż pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. 14. Zwiększenie nadzoru, aby oświadczenia o zamiarze wykorzystania pracowników zwolnienia od pracy w wymiarze 2 dni roboczych zgodnie z art. 188 Kodeksu pracy były przechowywane w aktach 14

15 10. AK-II BG osobowych zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.). 15. Zwiększenie nadzoru nad prowadzeniem przez Koordynatora obsługi administracyjnej środowiskowego programu profilaktycznego Szansa na sukces, a w szczególności rzetelnie dokumentować i rozliczać przeprowadzone przez nauczycieli godziny zajęć w ramach zawartych umów zleceń. 16. Przedkładanie Głównemu Księgowemu do kontrasygnowania umów w celu potwierdzenia przeprowadzonej kontroli wstępnej określonej w art. 54 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz z późn. zm.). 17. Zwiększenie nadzoru nad rzetelnym oraz bieżącym prowadzeniem ewidencji rozchodów jednorazowych biletów komunikacji miejskiej. 18. Dokumentowanie w przypadku zakupów inwestycyjnych przeprowadzanego rozeznania rynku mając na uwadze zapisy art. 44 ust. 3 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) stanowiącego, iż wydatki publiczne winny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny. 19. Stworzenie w jednostce mechanizmów kontrolnych ograniczających występowanie ryzyka w obszarach w których stwierdzono w trakcie kontroli nieprawidłowości, mając na uwadze Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ( Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84). AK-II AK Nazwa jednostki kontrolowanej: Gimnazjum Nr 22 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Hetmańska 8 Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. Badany okres: Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi 15

16 Zalecenia pokontrolne: AK-II AK Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Zobowiązanie Głównego Księgowego ZOJO do dokonania stosownej kontrasygnaty na umowach zawieranych przez Dyrektora Gimnazjum Nr 22, zgodnie z art. 54 ust. 3 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz z późn. zm.). 2. Bezwzględne przestrzeganie terminów płatności i dokonywania przelewów środków pieniężnych na podstawie faktur w terminach wskazanych przez kontrahentów lub dostawców zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz z późn. zm.). Zalecenia pokontrolne dla Gimnazjum Nr Przestrzeganie Zarządzenia Nr 1416/2004 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 14 lipca 2004r. w sprawie najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń stanowiących własność Miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, używaniu lub innym posiadaniu przez jednostki organizacyjne Miasta Katowice. Określać w umowie najmu opłatę za wynajem pomieszczeń zgodnie z załączoną kalkulacją kosztów. 2. Chronologiczne wystawianie rachunków za wynajem pomieszczeń. 3. Prowadzenie prawidłowej gospodarki drukami ścisłego zarachowania oraz ewidencjonowania ponumerowanych bloczków KP w książce druków ścisłego zarachowania. 4. Poprawne i chronologiczne dokonywanie numeracji druków KP. 5. Wykorzystywanie druków KP wyłącznie do przyjmowania opłat za posiłki, z tytułu wniesionych opłat za wydanie duplikatów legitymacji szkolnych i duplikatów świadectw szkolnych oraz innych wpłat dotyczących dochodów jednostki. 6. Przestrzeganie wprowadzonej w trakcie kontroli w dniu r. wewnętrznej Procedury wydawania duplikatów legitymacji szkolnej, świadectwa szkolnego i pobierania opłat za te czynności w Gimnazjum Nr 22 z Oddziałami Integracyjnymi. 7. Prowadzenie rejestrów wydawanych duplikatów legitymacji i świadectw szkolnych zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych innych druków szkolnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 97, poz. 624). 8. Sporządzanie dla pedagogów aneksów do angaży dotyczących przyznawanych dodatków motywacyjnych. 9. Przedkładanie Głównemu Księgowemu ZOJO umowy do kontrasygnowania w celu potwierdzenia przeprowadzonej kontroli wstępnej określonej w art. 54 ust. 3 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz z późn. zm.) oraz Radcy Prawnemu do parafowania projektów umów zgodnie z pismem ZOJO/DF/3360/16/201 z dnia r. 10. Przestrzeganie uregulowań art. 142 ust. 1 ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) w zakresie zawierania umów na czas określony. 11. Bieżące przekazywanie faktur za dostawy i usługi do ZOJO w celu terminowego dokonywania przelewu środków pieniężnych na rachunek kontrahenta zgodnie z art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 16

17 AK-II AK r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz z późn. zm.). 12. Egzekwowanie od intendenta dokonywania adnotacji na kopiach faktur zakupu żywności o zaewidencjonowaniu poszczególnych zakupionych pozycji w kartotekach magazynowych. 13. Zwiększenie nadzoru w zakresie przyjmowanych rachunków wynikających z zawartych umówzleceń, aby kwoty wynagrodzeń wynikające z zawartych umów były zgodne z wystawionymi rachunkami. 14. Stworzenie w jednostce mechanizmów kontrolnych ograniczających występowanie ryzyka w obszarach w których stwierdzono w trakcie kontroli nieprawidłowości, mając na uwadze Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84). 11. AK-II KW Nazwa jednostki kontrolowanej: Gimnazjum Nr 19 Adres jednostki kontrolowanej: Ul. Spółdzielczości 21 Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. Badany okres: 2011 Zalecenia pokontrolne: 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Opracowanie i wdrożenie procedury postępowania w zakresie rozliczania należności z tytułu wysłanych upomnień i nałożonych grzywn za brak realizacji obowiązku szkolnego, zgodnie z ustawą z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005r. Nr 229, poz z późn. zm.). 2. Przestrzeganie terminów płatności i dokonywanie przelewów środków pieniężnych na podstawie faktur w terminach wskazanych przez kontrahentów lub dostawców zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.). 3. Zobowiązanie Głównego Księgowego do dokonywania wstępnej kontroli umów przedkładanych przez obsługiwane jednostki (art. 54 z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.). Zalecenia pokontrolne dla Gimnazjum Nr Rzetelne przekazywanie do ZOJO informacji na temat wystosowanych upomnień w związku 17

18 AK-II KW z brakiem realizacji obowiązku szkolnego. 2. Podjęcie działań w celu wyegzekwowania należności z tytułu nałożonych grzywn i upomnień zgodnie z ustawą z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005r., Nr 229, poz z późn. zm.). 3. Przestrzeganie zapisów Rozporządzenia Ministerstwa Edukacji Narodowej z dnia r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz. U. Nr 97, poz. 624). 4. Przestrzeganie zapisów zawartych w umowach najmu i dzierżawy pomieszczeń, dot. terminu wystawiania rachunków najemcom oraz terminów płatności. 5. Zawieranie umów po uzyskaniu opinii Naczelnika Wydziału Edukacji zgodnie z Zarządzeniem Nr 1416/2004 Prezydenta Miasta Katowice z dnia r. w sprawie najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń stanowiących własność Miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, użytkowaniu lub innym posiadaniu przez jednostki organizacyjne Miasta Katowice z późn. zm. 6. Opracowanie i wdrożenie procedury postępowania w przypadku przekraczania terminów płatności rachunków za najem i dzierżawę pomieszczeń szkolnych, a także występowania o zapłatę odsetek za zwłokę. 7. Rozliczenie nadpłaty wynikającej z rachunku nr 27/2011 z Klubem Sportowym Bumeikan. 8. Rzetelne sporządzanie umów, uzyskiwanie wymaganych podpisów Dyrektora i Najemców. 9. Umieszczanie w aktach osobowych pracowników informacji dotyczących wysokości wynagrodzenia miesięcznego opracowanych o faktyczne dane. 10. Przekazywanie umów cywilno - prawnych do kontrasygnaty Głównemu Księgowemu Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach na dowód przeprowadzenia kontroli wstępnej określonej w art. 54 z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) oraz Radcę Prawnego Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach zgodnie z 1 Rozdziału 8 Aneksu Nr 1/2008 z dnia r. dotyczącego wewnętrznych procedur ZOJO. 12. AK-II AŚ Nazwa jednostki kontrolowanej: Szkoła Podstawowa Nr 15 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Adamskiego 24 Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. Badany okres: Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi 18

19 Zalecenia pokontrolne: AK-II AŚ Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Skorygowanie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych o faktyczną, przeciętną liczbę zatrudnionych pracowników na dzień r. Zgodnie z zapisem 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009r. (Dz. U. z 2009 nr 43 poz. 349) w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na ZFŚS. 2. Zwiększenie nadzoru nad pracownikami odpowiedzialnymi za księgowanie składników majątku jednostki, celem wyeliminowania rozbieżności pomiędzy prowadzoną ewidencją składników majątku w ZOJO, a faktycznym stanem majątku w jednostce. 3. Przestrzeganie terminów płatności w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z art. 44 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.). 4. Zobowiązanie Głównego Księgowego do dokonywania wstępnej kontroli umów przedkładanych przez obsługiwane jednostki zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) oraz Radcę Prawnego Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach zgodnie z 1 Rozdziału 8 Aneksu Nr 1/2008 z dnia r. dotyczącego wewnętrznych procedur ZOJO. Zalecenia pokontrolne dla Szkoły Podstawowej Nr Odprowadzanie na bieżąco do kasy ZOJO lub na rachunek bankowy jednostki środków pieniężnych w ciągu 7 dni od ich pobrania, zgodnie z pismem Dyrektora nr DF/3360/2408 ZOJO z dnia r. 2. Przestrzeganie zapisu w Regulaminie stołówki dotyczącego terminu pobierania opłat za obiady lub rozważenie zmian w regulaminie umożliwiających dokonywanie zakupów pojedynczych posiłków w ciągu miesiąca. 3. Chronologiczne numerowanie druków KP w celu rzetelnego dokumentowania przeprowadzanych operacji gotówkowych. 4. Rzetelne prowadzenie księgi kasowej z uwzględnieniem podziału na ewidencję dochodów (z tytułu zainkasowanej gotówki za obiady) oraz wydatków (z tytułu zakupów artykułów żywnościowych z zaliczki stałej) w celu wyeliminowania ryzyka związanego z pokrywaniem wydatków uzyskanymi dochodami. 5. Wydatkowanie zaliczki na zakup artykułów żywnościowych zgodnie z Instrukcją kasową Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych stanowiącą załącznik do Zarządzenia Nr 58 Dyrektora ZOJO z dnia r. Zaliczka stała przyznawana jest wyłącznie na wydatki stale się powtarzające (rozdział IX ust. 5 lit. b pkt 2). 6. Wystawianie druków KW w dniu dokonania operacji kasowej dot. zwrotów nadpłat za obiady zgodnie z art. 22 ustawą o rachunkowości z dnia r. (tj. z 2009r. Dz. U. 152, poz z późn. zm.) dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują oraz art. 21 ust. 1 pkt. 5 ww. ustawy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji, a gdy dowód 19

20 AK-II AŚ został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu. 7. Przestrzeganie uregulowań wewnętrznych dot. udzielania zamówień publicznych oraz art. 71 ust. 1 ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych (tj. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) w przypadku zastosowania trybu zapytania o cenę. 8. Przestrzeganie zapisów zawartych w umowach najmu i dzierżawy pomieszczeń w zakresie terminu wystawiania rachunków najemcom oraz terminów płatności. 9. Zawieranie umów po uzyskaniu opinii Naczelnika Wydziału Edukacji zgodnie z Zarządzeniem Nr 1416/2004 Prezydenta Miasta Katowice z dnia r. w sprawie najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń stanowiących własność Miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, użytkowaniu lub innym posiadaniu przez jednostki organizacyjne Miasta Katowice z pózn. zm. 10. Rzetelne sporządzenie dokumentacji pracowniczej, w tym angaży celem wyeliminowania ryzyka związanego niewłaściwym rozliczeniem zobowiązań wobec pracowników Szkoły Podstawowej Nr Bieżące ewidencjonowanie przyznanej i wydanej odzieży roboczej pracownikom Szkoły Podstawowej Nr 15 w celu rzetelnego wykonywania obowiązków wynikających z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. 12. Dokonywanie zmian przeznaczenia środków w paragrafach wydatków bieżących w zakresie powierzonych upoważnień przed zaciągnięciem zobowiązania oraz dokonaniem wydatków. 13. Rzetelne przeprowadzanie kontroli merytorycznej wydatków z tytułu stypendiów dla uczniów celem potwierdzania faktycznie poniesionych wydatków przez Szkołę Podstawową Nr 15 oraz wywiązania się z zadania związanego z udzieleniem pomocy rzeczowej o charakterze edukacyjnym zgodnie z decyzją Naczelnika Wydziału Edukacji. 14. Bieżące przekazywanie do Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych faktur dotyczących zobowiązań jednostki w celu wyeliminowania nieprawidłowości związanych z nieterminowym realizowaniem zobowiązań. 15. Bieżące przedkładanie do ZOJO umów i aneksów dotyczących zaciąganych zobowiązań jednostki w celu umożliwienia Głównemu Księgowemu dokonywania wstępnej kontroli (zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r. Dz.U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) oraz Radcy Prawnemu Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach (zgodnie z 1 Rozdziału 8 Aneksu Nr 1/2008 z dnia r. dotyczącego wewnętrznych procedur ZOJO). 16. Zobligowanie pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji składników majątku jednostki do zwiększenia współpracy z ZOJO, celem wyeliminowania rozbieżności pomiędzy prowadzoną ewidencją składników majątku w ZOJO, a faktycznym stanem majątku w jednostce. 17. Stworzenie w jednostce mechanizmów kontrolnych ograniczających występowanie ryzyka w obszarach w których stwierdzono w trakcie kontroli nieprawidłowości, mając na uwadze 20