PREZYDENT MIASTA GLIWICE

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, nr kor. UM /2012 PANI MGR INŻ. ALEKSANDRA PRZYBYSZ DYREKTOR SZKOŁY PODSTAWOWEJ NR 2 UL. GOŹDZIKOWA 2 W GLIWICACH ul.zwycięstwa Gliwice Tel Fax W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy KAW WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 24 października do 14 listopada 2012 r. w Szkole Podstawowej nr 2 w Gliwicach, przy ul. Goździkowej 2 przez pracowników Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW z dnia 19 października 2012 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 22 listopada 2012 r. Temat kontroli. Prawidłowość dysponowania środkami budżetowymi. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. Poza przypadkami opisanymi we wnioskach w jednostce przestrzegane są przepisy i procedury oraz zapisy umów w zakresie wydatkowania środków.

2 Wnioski i zalecenia. 1. Brak prowadzenia ewidencji księgowej w szczegółowości niezbędnej do sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie rozrachunków z tytułu wynagrodzeń i ich pochodnych. Zalecenie nr 1 Do kont rozrachunkowych dotyczących wynagrodzeń i ich pochodnych prowadzić ewidencję analityczną wg podziałek klasyfikacji budżetowej w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących jednostkę sprawozdań, zgodnie z art. 24 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r. 2009, nr 152, poz z późn. zm.) oraz z zasadami określonymi w 15 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa ( ) - Dz. U. z r. 2010, nr 128, poz. 861 z późn. zm. 2. Dokonywanie zapisów księgowych na koncie Plan finansowy wydatków budżetowych, niezgodnie z zasadami wynikającymi z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r., nr 128, poz. 861 z późn. zm.), z uwagi na niewłaściwe zbilansowanie konta na koniec 2011 r. Zalecenie nr 2 Zapisy na koncie 980 prowadzić zgodnie z przepisami. 3. Brak na umowach podpisów głównego księgowego potwierdzających dokonanie wstępnej kontroli zaciąganego zobowiązania z planem finansowym, co narusza zasady wynikające z art. 54 ust. 4 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. z 2009 r., nr 157, poz z późn. zm.). Zalecenie nr 3 Kontrasygnować umowy zgodnie z wymogami powołanego przepisu. 4. Zaciągnięcie w 2011 r. zobowiązania w ramach Rozdziału w 4210 z przekroczeniem upoważnienia wynikającego z planu finansowego, o kwotę 7.357,52 zł, co narusza zasady określone w art. 46 ust 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z r. 2009, nr 157, poz z późn. zm.). Zalecenie nr 4 Nie dopuszczać do zaciągania zobowiązań, nie mając odpowiedniego zabezpieczenia środków w planie finansowym. 5. Zakwalifikowanie w 2011 r. wydatków na łączna kwotę 2.692,47 zł do niewłaściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej, tj. z naruszeniem zasad wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r. 2010, nr 38 poz. 207 z późn. zm.) oraz zarządzenia organizacyjnego nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku z dnia 15 grudnia 2010 r. z późn. zm. (zarz. org. nr 93/11 z dnia 29 grudnia 2011 r.). 2

3 Zalecenie nr 5 Wydatki klasyfikować zgodnie z ww. przepisami. 6. Przypadki braku udokumentowania oszacowania wartości zamówienia poniżej wartości Euro, co narusza zasady pkt 4 wewnętrznych procedur wprowadzonych zarządzeniem dyrektora z dnia 4 lutego 2008 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych. Zalecenie nr 6 Przestrzegać wewnętrznych procedur wydatkowania środków publicznych. 7. W zakresie regulacji wewnętrznych: regulamin wynagradzania wprowadzony zarządzeniem dyrektora z dnia 15 czerwca 2009 r. w 18 zawiera zapis niezgodny ze stanem faktycznym, iż obowiązuje do końca 2009 r., w regulaminie wynagradzania kwestia dodatku za wieloletnią pracę uregulowana została niezgodnie z przepisami art. 38 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008 r., nr 223, poz z późn. zm.) oraz 7 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009 r., nr 50, poz. 398 z późn. zm.), brak potwierdzenia zapoznania pracowników ze zmianami regulaminu wynagradzania, w regulacjach wewnętrznych nie określono terminów wypłaty: nagród uznaniowych, dodatku funkcyjnego, jednorazowej odprawy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy, wynagrodzenia za czas choroby, regulamin pracy z dnia 14 listopada 2008 r. (z późn. zm.) zawiera zapisy nieaktualnie, niedostosowane do potrzeb jednostki oraz powiela zapisy regulaminu wynagradzania. Zalecenie nr 7 Usunąć ww. uchybienia. 8. Główna księgowa jednostki nie spełnia wymogów kwalifikacyjnych, o których mowa w art. 54 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157, poz z późn. zm.), z uwagi na nie spełnienie żadnego z poniższych warunków. Powyższe nieprawidłowość była również ustaleniem audytu prowadzonego w jednostce w 2010 r., w wyniku którego wydane zostały zalecenia dostosowania kwalifikacji głównego księgowego do obowiązujących przepisów prawa. Zalecenie nr 8 Na stanowisku głównego księgowe zatrudnić osobę posiadająca wymagane kwalifikacje. 9. Wypłacanie pracownikom przebywającym na urlopie macierzyńskim dodatku za wieloletnią pracę, co narusza zasady określone w 7 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009 r. nr 50 poz. 398 z późn. zm.), zamiast przeliczenia podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego. Skutkiem finansowym opisanej nieprawidłowości było niezgodne z przepisami wydatkowanie środków z budżetu Miasta Gliwice w wysokości co najmniej 880,65 zł. Zalecenie nr 9 Dodatek za wieloletnią pracę naliczać i wypłacać zgodnie z obowiązującymi przepisami. Podjąć działania w celu skorygowania zaistniałej nieprawidłowości. 3

4 10. Przypadek nieprawidłowego ustalenia pracownikowi ogólnego stażu pracy, z uwagi na nieuwzględnienie zamkniętego okresu zatrudnienia potwierdzonego świadectwem pracy.. Zalecenie nr 10 Przeliczyć i wyrównać pracownikowi dodatek za wieloletnia pracę. 11. Nagrody jubileuszowe obliczane były niezgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych z uwagi na niezastosowanie właściwego algorytmu naliczania wysokości nagrody jubileuszowej wynikającego z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 (z późn. zm.), tj. nie dokonano właściwego przeliczenia wysokości dodatkowych składników wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc (premia regulaminowa). Zalecenie nr 11 Przeliczyć i wyrównać pracownikom nagrody jubileuszowe. 12. Prowadzenia ewidencji czasu pracy w sposób niezgodny ze stanem faktycznym, tj. wystąpienie przypadku, w którym dane wynikające z list obecności pracownika nie są zgodne z wyliczeniem czasu pracy sporządzonym przez sekretarza szkoły. Zalecenie nr 12 Nie dopuszczać do występowania ww. nieprawidłowości. Wzmóc nadzór nad prowadzeniem ewidencji czasu pracy pracowników. 13. Naliczenie ekwiwalentu pieniężnego za urlop niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), z uwagi na fakt nie wliczania do podstawy wymiaru składników wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc (wynagrodzenia za godziny nadliczbowe), co spowodowało zaniżenie należnej pracownikowi wypłaty. Zalecenie nr 13 Przeliczyć i wyrównać pracownikowi ekwiwalent pieniężny za urlop. 14. W zakresie wynagrodzenia chorobowego wystąpił przypadek dokonania błędnego obliczenia i wypłaty wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca w kwocie niższej o 38,52 zł.. Zalecenie nr 14 Zweryfikować formuły obliczeniowe użyte w komputerowym systemie przetwarzania danych służącym do naliczania płac. Skorygować nieprawidłowo naliczone i wypłacone wynagrodzenia za czas choroby. 15. W jednostce w 2011 r. nie wyznaczono formalnie osoby odpowiedzialnej za przekazanie do ZUS wymaganej przepisami dokumentacji, o której mowa w art. 47a ust. 2a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (jt. Dz. U. z 2009 r. nr 205 poz z późn. zm.). 4

5 Zalecenie nr 15 Wyznaczyć pisemnie osobę odpowiedzialną za przekazywanie do ZUS wymaganej przepisami dokumentacji. Umieścić informację w aktach osobowych pracownika. 16. Podstawę wysokości składki na Fundusz Pracy w miesiącu wrześniu 2011 r. ustalono niezgodnie z art. 104 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (jt. Dz. U z 2008 r. nr 69 poz. 415 z późn. zm.) tj. jednostka opłacała składki na Fundusz Pracy za pracowników, których wynagrodzenie w przeliczeniu na okres miesiąca nie stanowiło co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę, jednocześnie nie przedstawiono dokumentacji potwierdzającej osiąganie płacy minimalnej przez pracownika u innego pracodawcy zgodnie z art. 104 ust. 4 ww. ustawy, wskutek czego dokonano niecelowego wydatkowania środków na kwotę 58,47 zł. Zalecenie nr 16 Dokonać sprawdzenia prawidłowości naliczonych i opłaconych składek za cały 2011 r. oraz skorygować nieprawidłowości. Przestrzegać ww. przepisów. 17. Dokonywanie płatności zobowiązań publiczno-prawnych więcej niż 1 dzień przed terminem ich wymagalności (od 5 do 20 dni), co narusza zasady wynikające z zarządzeń organizacyjnych Prezydenta Miasta Gliwice nr 86/07 z dnia 22 października 2007 r. w sprawie: planowania i realizacji harmonogramu dochodów i wydatków oraz nr 58/11 z dnia 2 września 2011 r. w sprawie: planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. Zalecenie nr 17 Bezwzględnie przestrzegać obowiązujących terminów płatności. 18. W zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych: a) nie zatwierdzenie przez Dyrektora jednostki dokonanego do dnia 31 maja 2011 r. odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, b) zaniżenie odpisu podstawowego w 2011 r. o kwotę 273,41 zł, w związku z nieprawidłowym wyliczeniem etatów, przyjęciem niewłaściwej wysokości odpisu na 1 zatrudnionego oraz niedokonaniem korekty odpisu na koniec roku, c) brak określenia w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych rodzaju dokumentów stanowiących podstawę ustalenia wysokości pobieranych emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych przez nauczycieli objętych w jednostce opieką socjalną oraz sposobu pozyskiwania tych informacji. Zalecenie nr 18 Przestrzegać art. 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. Dz.U. z r nr 70 poz. 335 z późn. zm.) oraz art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r.- Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r., nr 97, poz. 674 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r., nr 43, poz. 349). Nie dopuszczać do ww. uchybień oraz usunąć uchybienia opisane w ppkt. b) i c). Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 21 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. 5

6 Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 28 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 6