SPRAWOZDANIE NR ON.II BJ PREZYDENTA MIASTA BIELSKA-BIAŁEJ. z dnia 15 lutego 2012 r.

Transkrypt

1 SPRAWOZDANIE NR ON.II BJ PREZYDENTA MIASTA BIELSKA-BIAŁEJ Z DZIAŁALNOŚCI PREZYDENTA MIASTA W IV KWARTALE 2011 ROKU WEDŁUG STANU NA DZIEŃ 31 GRUDNIA 2011 ROKU W okresie sprawozdawczym Prezydent Miasta wydał 261 zarządzeń, w tym 228 jako organ i 33 jako kierownik jednostki. Uregulowania zawarte w przedmiotowych zarządzeniach dotyczą głównie gospodarowania mieniem gminnym, mieniem Skarbu Państwa, budżetu oraz zamówień publicznych. W zakresie gospodarowania mieniem Prezydent Miasta wydał 120 zarządzeń. Szczegółowa informacja zawarta została w sprawozdaniu z realizacji uchwały nr XXI/572/2008 Rady Miejskiej w Bielsku-Białej z dnia 22 lutego 2008 roku w sprawie określania zasad nabywania, zbywania i obciążenia nieruchomości gruntowych oraz ich najmu na okres dłuższy niż 3 lata. W okresie od r. do r. Prezydent Miasta przedłożył Radzie Miejskiej 69 projektów uchwał, 4 sprawozdania oraz 50 zarządzeń, celem zaopiniowania przez Komisje Rady Miejskiej. W omawianym okresie wpłynęła następująca ilość wniosków i opinii Komisji Rady Miejskiej: - z Komisji Budżetu Strategii i Rozwoju Gospodarczego 27, - z Komisji Bezpieczeństwa i Samorządności 13, - z Komisji Edukacji i Kultury 16, - z Komisji Gospodarki Miejskiej i Mieszkalnictwa 35, - z Komisji Gospodarki Przestrzennej i Ochrony Środowiska 73, - z Komisji Zdrowia, Polityki Społecznej i Sportu 26, - z Komisji Rewizyjnej 6. Wszystkie skierowane do Prezydenta Miasta wnioski i opinie zostały szczegółowo przeanalizowane, a informacje o sposobie ich załatwienia zostały przekazane do właściwych komisji. Prezydent Miasta rozpatrzył również 6 interpelacji. W okresie sprawozdawczym Prezydent Miasta odbył 7 spotkań konsultacyjnych ze swoimi zastępcami, Skarbnikiem Miasta i Sekretarzem Miasta przy udziale naczelników wydziałów oraz dyrektorów miejskich jednostek organizacyjnych. Tematyka tych spotkań dotyczyła między innymi spraw: gospodarki nieruchomościami, budżetu miasta, realizacji inwestycji, rozwoju miasta. Szczegóły podejmowanych rozstrzygnięć znajdują się w protokołach z posiedzeń, których kopie są na bieżąco przekazywane do Rady Miejskiej. W IV kwartale 2011 r. w imieniu Prezydenta Miasta wydanych zostało: decyzji administracyjnych, postanowień. W omawianym okresie Prezydent Miasta przyjął 198 osób. W formie pisemnej wpłynęło 27 skarg, z tego: 14 skarg uznano za bezzasadne, 3 za zasadne i 9 za częściowo zasadne, w sprawie 1 skargi toczy sie postępowanie administracyjne. Zastępcy Prezydenta Miasta oraz Pełnomocnik Prezydenta Miasta przyjęli 97 osób. W IV kwartale 2011 roku Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli przeprowadził 12 kontroli planowych, w tym 4 kompleksowe, doraźną, problemową, 6 sprawdzających realizację przez Dyrektora jednostki zarządzeń Prezydenta Miasta W IV kwartale 2011 roku Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli kontrole planowe. przeprowadził następujące 1. Protokół nr AK z dnia dotyczący kontroli kompleksowej gospodarki finansowej w Bielskim Centrum Kultury przeprowadzonej na podstawie upoważnienia ON.II z Główne uchybienia i uwagi stwierdzone podczas prowadzonych czynności to: Id: 08BA F9-435E-9A4D-631A A. Przyjety Strona 1 z 6

2 a. wprowadzanie do ksiąg rachunkowych zdarzeń w innym okresie sprawozdawczym niż miały one faktycznie miejsce, b. gospodarowanie zfśs niezgodnie z wymaganiami określonymi w ustawie, c. błędy formalne przy sporządzaniu specyfikacji istotnych warunków zamówień publicznych, ogłoszeń, zawiadomień o wyborze oferty. W związku ze stwierdzonymi uchybieniami wydano zarządzenie nr ON AK z w sprawie realizacji zaleceń pokontrolnych dla jednostki z terminem wykonania do dnia W wymaganym terminie Dyrektor jednostki złożył sprawozdanie z realizacji zaleceń. 2. Protokół nr AK z dnia dotyczący kontroli kompleksowej gospodarki finansowej w Miejskim Zakładzie Gospodarczym przeprowadzonej na podstawie upoważnienia nr ON.II z dnia Główne uchybienia i uwagi stwierdzone podczas prowadzonych czynności to: a. niedostosowana do obowiązujących przepisów dokumentacja organizacyjna, w tym zasady rachunkowości, regulamin pracy, zasady premiowania, b. prowadzenie ewidencji czasu pracy niezgodnie z przepisami, c. ewidencja odpisu aktualizującego, środków zfśs, zobowiązań pracowników niezgodnie z ustawą o rachunkowości i rozporządzeniem mf w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, d. błędne daty zapisów księgowych, e. nieprawidłowe prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania, f. brak procedury dot. windykacji należności, g. nieprzestrzeganie przyjętych w zakładzie procedur dot. inwentaryzacji, h. błędy przy klasyfikacji i ujmowaniu środków trwałych w księgach rachunkowych. W związku ze stwierdzonymi uchybieniami wydano zarządzenie nr ON AK z dnia w sprawie realizacji zaleceń pokontrolnych dla Zakładu z terminem wykonania do dnia i w tym terminie Dyrektor złożył stosowne wyjaśnienia dotyczące sposobu realizacji zaleceń pokontrolnych. 3. Protokół nr AK z dnia dotyczący kontroli kompleksowej gospodarki finansowej w Zespole Szkół Ogólnokształcących im. AK przeprowadzonej na podstawie upoważnienia nr ON.II z dnia Główne uchybienia i uwagi stwierdzone podczas prowadzonych czynności to: a. niedostosowana do obowiązujących przepisów dokumentacja organizacyjna, w tym zasady rachunkowości, regulamin udzielania zamówień publicznych, zasady wynagradzania, b. nieprawidłowa klasyfikacja, amortyzacja i ewidencja księgowa środków trwałych, c. błędy przy procesie likwidacji składników majątku, d. błędy formalne w zawieranych umowach najmu, e. niezastosowanie przyjętej procedury naboru na wolne stanowiska urzędnicze, f. brak wymaganych dokumentów w aktach osobowych pracowników, g. nieaktualna procedura dot. udzielania zamówień publicznych. W związku ze stwierdzonymi uchybieniami wydano zarządzenie w sprawie realizacji zaleceń pokontrolnych dla szkoły z terminem wykonania do dnia Protokół nr AK z dnia dot. kontroli kompleksowej gospodarki finansowejw Zespole Szkół Technicznych i Handlowych przeprowadzonej na podstawie upoważnienia nr ON.II z dnia Główne uchybienia i uwagi stwierdzone podczas prowadzonych czynności to: a. niedostosowana do obowiązujących przepisów dokumentacja organizacyjna, zasady rachunkowości, b. brak uregulowań w zakresie windykacji należności, c. ujmowania środków trwałych niezgodnie z obowiązującymi zasadami, Id: 08BA F9-435E-9A4D-631A A. Przyjety Strona 2 z 6

3 d. nieprzestrzegania przepisów kodeksu przy zawieraniu umów o pracę, e. niespełnianie przez pracownika wymagań kwalifikacyjnych stawianych na zajmowanym przez niego stanowisku pracy. W związku ze stwierdzonymi uchybieniami wydano zarządzenie nr ON AK z dnia w sprawie realizacji zaleceń pokontrolnych dla szkoły z terminem wykonania do dnia Protokół nr AK z dnia dotyczący kontroli doraźnej rozliczeń prac konserwacyjnych kotłowni w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej przeprowadzonej na podstawie upoważnienia nr ON.II z dnia Główne uchybienia i uwagi stwierdzone podczas prowadzonych czynności to: niejednolite określenie wykonanej modernizacji w kosztorysie powykonawczym i na wystawionej fakturze. Brak przedmiotowego kotła (złomowany w 2010 roku) oraz niekompletny rejestr zleceń uniemożliwił ustalenie faktu dokonania przeglądu. 6. Protokół nr AK z dot. kontroli problemowej w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej w Biurze Rozwoju Miasta przeprowadzonej na podstawie upoważnienia nr ON.II z Główne uchybienia i uwagi stwierdzone podczas prowadzonych czynności to: a. niedostosowana do obowiązujących przepisów dokumentacja organizacyjna, w tym zasady rachunkowości, zasady podległości w schemacie organizacyjnym, b. brak upoważnień dla pracowników sprawujących kontrolę nad realizacją wydatków, c. realizacja dyspozycji płatniczych bez udziału kierownika jednostki, d. nieprzestrzeganie zasady chronologii zapisów księgowych. W związku ze stwierdzonymi uchybieniami wydano zarządzenie nr ON AK z dnia w sprawie realizacji zaleceń pokontrolnych dla Biura Rozwoju Miasta z terminem wykonania do dnia Protokół nr AK zał. nr 3 z dnia dotyczący kontroli sprawdzającej wykonanie zaleceń pokontrolnych, ujętych w zarządzeniu ON-0151/13/53/10/AK z dnia dla Gimnazjum Nr 10. Kontrolę sprawdzającą przeprowadzono na podstawie upoważnienia ON.II z dnia Zespół kontrolny stwierdził, że zalecenia zostały wykonane w całości. Główne uchybienia i uwagi usunięte przez szkołę to: a. zmiany w umowach najmu pomieszczeń dot. powierzchni, zasad wynajmu, b. rozwiązanie umowy zlecenia z zarządem stowarzyszenia sportowego. 8. Protokół nr AK zał. nr 7 z dnia dotyczący kontroli sprawdzającej wykonanie zaleceń pokontrolnych, ujętych w zarządzeniu ON-0151/13/64/10/AK z dnia dla Szkoły Podstawowej Nr 29. Kontrolę sprawdzającą przeprowadzono na podstawie upoważnienia ON.II z dnia Zespół kontrolny stwierdził, że zalecenia zostały wykonane w całości. Główne uchybienia i uwagi usunięte przez szkołę: a. zmiany w umowach najmu pomieszczeń dot. powierzchni, zasad wynajmu, b. wystawianie rachunku za wynajem z uwzględnieniem obowiązujących stawek. 9. Protokół nr AK zał. nr 8 z dnia dotyczący kontroli sprawdzającej wykonanie zaleceń pokontrolnych, ujętych w zarządzeniu ON-0151/13/65/10/AK z dnia dla Zespołu Szkół Technicznych i Handlowych. Kontrolę sprawdzającą przeprowadzono na podstawie upoważnienia ON.II z dnia Zespół kontrolny stwierdził, że zalecenia zostały wykonane w całości. Uchybienia i uwagi usunięte przez szkołę to zmiany w umowach najmu pomieszczeń dot. stosowanych zasad przy wynajmie. 10. Protokół nr AK zał. nr 10 z dnia dotyczący kontroli sprawdzającej wykonanie zaleceń pokontrolnych, ujętych w zarządzeniu ON-0151/13/67/10/AK z dnia dla Zespołu Szkół Elektrycznych, Elektronicznych i Mechanicznych. Kontrolę sprawdzającą przeprowadzono na podstawie upoważnienia ON.II z dnia Zespół kontrolny stwierdził, że zalecenia zostały wykonane w całości. Główne uchybienia i uwagi usunięte przez szkołę: a. dostosowanie dokumentacji zasad rachunkowości oraz organizacyjnej do obowiązujących przepisów, Id: 08BA F9-435E-9A4D-631A A. Przyjety Strona 3 z 6

4 b. wprowadzenie do ksiąg rachunkowych kont księgowych celem poprawnej ewidencji w zakresie wydatków, rozrachunków, c. prowadzenie poprawnej ewidencji w zakresie środków trwałych, d. prowadzenie rozrachunków z tyt. podróży służbowych zgodnie z przepisami, e. gospodarowanie zfśs zgodnie z ustawą. 11. Protokół nr AK zał. nr 11 z dnia dotyczący kontroli sprawdzającej wykonanie zaleceń pokontrolnych, ujętych w zarządzeniu ON-0151/13/68/10/AK z dnia dla Zespołu Szkół Gastronomicznych i Handlowych. Kontrolę sprawdzającą przeprowadzono na podstawie upoważnienia ON.II z dnia Zespół kontrolny stwierdził, że zalecenia zostały wykonane w następującym zakresie: a. dostosowanie dokumentacji zasad rachunkowości oraz organizacyjnej do obowiązujących przepisów, b. prowadzenie ewidencji środków trwałych zgodnie z przepisami, c. opracowanie i stosowanie instrukcji magazynowej, w tym przypisanie odpowiedzialności materialnej za towary. d. opracowanie i stosowanie procedury przyjęcia i rozliczania wytworzonych posiłków, e. opracowanie i wprowadzenie zasad współpracy z zewnętrznymi odbiorcami wytwarzanych produktów, f. gospodarowanie zfśs zgodnie z ustawą, g. prowadzenie dokumentacji kadrowo-osobowej zgodnie z przepisami, h. stosowanie przepisów ustawy prawo zamówień publicznych do zakupów artykułów żywnościowych, i. naliczanie podatku vat odbiorcom, którym nie przysługuje zwolnienie z tego tytułu. 12. Protokół nr AK zał. nr 12 z dnia dotyczący kontroli sprawdzającej wykonanie zaleceń pokontrolnych, ujętych w zarządzeniu ON-0151/13/69/10/AK z dnia dla Zespołu Szkół Specjalnych. Kontrolę sprawdzającą przeprowadzono na podstawie upoważnienia ON.II z dnia Zespół kontrolny stwierdził, że zalecenia zostały wykonane w całości. Główne uchybienia i uwagi usunięte przez szkołę: a. dostosowanie dokumentacji organizacyjnej do obowiązujących przepisów i specyfiki jednostki, b. wprowadzenie i przestrzeganie procedur dot. obrotu gotówkowego, w tym wpłat za obiady ujmowanych na kwitariuszach, c. ujmowanie środków trwałych zgodnie z KŚT. Szczegółowe informacje dotyczące uchybień i nieprawidłowości które zidentyfikowano w jednostkach organizacyjnych, dostępne są w protokołach kontroli. Analiza wniosków o udzielenie informacji publicznej za IV kwartał 2011r. Ogółem wpłynęło 26 wniosków o udzielenie informacji publicznej, w tym: - 16 do Biura Rady Miejskiej, - 1 do Wydziału Informatyki, - 2 do Wydziału Inwestycji, - 2 do Wydziału Budżetu, - 1 do Wydziału Organizacji i Nadzoru, - 1 do Wydziału Gospodarki Miejskiej, - 1 do Wydziału Mienia Gminnego i Rolnictwa/ZGM, - 1 do Wydziału Spraw Obywatelskich, - 1 do Wydziału Polityki Społecznej Id: 08BA F9-435E-9A4D-631A A. Przyjety Strona 4 z 6

5 25 wniosków rozpatrzono w ustawowym terminie. Jeden wniosek rozpatrzono po terminie. W załączeniu: - sprawozdanie z realizacji zarządzeń Prezydenta Miasta Bielska-Białej za IV kwartał 2011 roku, - informacja o realizowanych inwestycjach za 2011 rok, - informacja o realizowanych pracach remontowych za 2011 rok. Id: 08BA F9-435E-9A4D-631A A. Przyjety Strona 5 z 6

6 Załącznik Nr 1 do Sprawozdania Nr ON.II BJ Prezydenta Miasta Bielska-Białej Plik dostępny w sekcji 'Załączniki' Załącznik Nr 2 do Sprawozdania Nr ON.II BJ Prezydenta Miasta Bielska-Białej Plik dostępny w sekcji 'Załączniki' Załącznik Nr 3 do Sprawozdania Nr ON.II BJ Prezydenta Miasta Bielska-Białej Plik dostępny w sekcji 'Załączniki' Id: 08BA F9-435E-9A4D-631A A. Przyjety Strona 6 z 6