Prezydent Miasta Gliwice

Transkrypt

1 Prezydent Miasta Gliwice KG /06 Gliwice, dnia 18 kwietnia 2006 r Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa Gliwice Tel. +48 (32) Fax +48 (32) Pani mgr Krystyna Blacha Dyrektor Zespołu Szkół Ogólnokształcących nr 12 w Gliwicach ul. Płocka 16 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urząd Miejski ul. Zwycięstwa Gliwice Tel. +48 (32) Fax +48 (32) Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) (32) (32) dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 7 do 13 lutego 2006 r. oraz 28 lutego i 1 marca 2006 r. przez pracowników wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta KG /06 z dnia 2 lutego 2006 r wraz z upoważnieniem z dnia 9 lutego 2006 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 17 marca 2006 r., których jeden egzemplarz jest w posiadaniu jednostki kontrolowanej. Przedmiot kontroli. Sprawdzenie realizacji zaleceń pokontrolnych z kontroli przeprowadzonych w latach Ocena działalności kontrolowanej jednostki. W wyniku przeprowadzonej kontroli realizacji zaleceń pokontrolnych stwierdzono, że a) na 32 zalecenia sformułowane w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 lutego 2005 r. (znak K.G /04): - zrealizowano 19 zaleceń, co stanowi 59,38% ogółu wydanych zaleceń, - nie w pełni zrealizowano 9 zaleceń, co stanowi 28,12% ogółu wydanych zaleceń, - nie zrealizowano 2 zaleceń, co stanowi 6,26% ogółu wydanych zaleceń, - dwóch zaleceń nie zweryfikowano z uwagi na zaprzestanie prowadzenia gospodarki magazynowej, do której odnosiło się zalecenie oraz z uwagi na przedłużenie terminu wykonania jednego z zaleceń do 31 sierpnia b) jednostka nie zastosowała się do zalecenia sformułowanego w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 lipca 2005 r. (znak K.G /05). Wnioski i zalecenia: Poniżej przedstawiam poszczególne uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia. 1. Przypadki nieprzestrzegania regulacji wewnętrznych w zakresie sprawdzania i zatwierdzania do wypłaty dokumentów źródłowych.

2 Zalecenie nr 1 Przestrzegać regulacji wewnętrznych tj. Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów oraz Standardów kontroli finansowej przedkładając dowody księgowe do sprawdzenia merytorycznego i formalnorachunkowego pracownikom upoważnionym do realizacji tychże czynności. 2. Brak dokonania inwentaryzacji aktywów i pasywów w ustawowym terminie, co narusza art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z r nr 76 poz. 694 z późn. zm.). Powyższe nosi znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych o którym mowa w art. 18 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U z r nr 14 poz. 114 z późn. zm.). Zalecenie nr 2 Inwentaryzację przeprowadzać zgodnie z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości, obejmując czynnościami inwentaryzacyjnymi wszystkie składniki majątku jednostki, dokonując uzgodnienia stanów faktycznych ustalonych w trakcie inwentaryzacji ze stanami ewidencyjnymi. 3. Uchybienia w prowadzeniu ewidencji wartości niematerialnych i prawnych, polegające na ujęciu w ewidencji ilościowo-wartościowej i na koncie 020 aktualizacji oprogramowania oraz oprogramowania systemowego zakupionego wraz z zestawami komputerowymi. Zalecenie nr 3 Nie dopuszczać do powstawania wyżej ww. uchybień w prowadzeniu ewidencji wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonać korekty zapisów. 4. Uchybienia w prowadzeniu ewidencji środków trwałych, polegające na: wykazywaniu w tytule księgi inwentarzowej niewłaściwej nazwy jednostki, braku sumowania stanów ilościowych sprzętu tego samego rodzaju, braku przypisania kolejnych elementów sprzętu komputerowego do poszczególnych zestawów komputerowych, braku powoływania się w ewidencji ilościowo-wartościowej na numer dowodu księgowego stanowiącego podstawę przychodu. Zalecenie nr 4 W terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego usunąć uchybienia w prowadzeniu ewidencji majątku wymienione powyżej. 5. W rejestrze umorzeń brak nadania środkom trwałym oznaczeń wynikających z klasyfikacji środków trwałych oraz na dzień 31 grudnia 2005 r. brak zgodności pomiędzy wartością podstawowych środków trwałych wynikającą z ewidencji ilościowo-wartościowej a ewidencją księgową kont 011 i 071. Sposób grupowania operacji na kontach analitycznych 071 nie odpowiada kontom analitycznym 011. Zalecenie nr 5 W terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego usunąć uchybienia w prowadzaniu ewidencji majątku wymienione powyżej. 6. Brak ujęcia w ewidencji bilansowej jednostki kserokopiarki przekazanej jednostce nieodpłatne użytkowanie. 2

3 Zalecenie nr 6 W terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego ująć w ewidencji bilansowej jednostki, kserokopiarkę otrzymaną w nieodpłatne użytkowanie. 7. Błędne księgowanie dochodów własnych dotyczące najmu pomieszczeń oraz nieprawidłowości przy zawieraniu umów najmu polegające na: księgowaniu wpłat za najem pomieszczeń na kontach 131 i 750 zamiast 132 i 201 z pominięciem zapisów na kontach 201 i 760 jako należność na podstawie wystawionego rachunku, nienaliczanie opłat za media z tytułu umowy z dnia 1 lutego 2005 r. zawartej z Centrum Edukacyjnym Atena na najem sali lekcyjnej, co narusza zasady wynajmu pomieszczeń (pismo ED 7144/113/03/DT z dnia 21 stycznia 2003 r.), nienaliczanie kosztów energii elektrycznej oraz zaniżenie opłaty za centralne ogrzewanie z tytułu zawartej umowy najmu mieszkania służbowego, w związku z czym od lipca do grudnia 2005 r. opłatę zaniżono o kwotę 776,70 zł, nienaliczanie odsetek za zwłokę za nieterminową realizację płatności z tytułu zawartych umów. Zalecenie nr 7 Prawidłowo ewidencjonować w księgach rachunkowych dochody własne. Naliczać odsetki z tytułu nieterminowej realizacji płatności, a umorzenia ich dokonywać na podstawie przyjętych zasad zgodnych z uchwałą nr XXIX/767/2005 Rady Miejskiej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzanie wierzytelności pieniężnych stanowiących dochody Miasta Gliwice oraz jego jednostek organizacyjnych z tytułu należności, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, udzielania innych ulg w spłacaniu tych należności oraz ustalenia organów do tego uprawnionych. Umowy najmu powierzchni szkolnych zawierać przestrzegając ustalonych przez organ prowadzący zasad wynajmu pomieszczeń (pismo ED.7144/113/03/DT z dnia 21 stycznia 2003 r.). 8. Nieliczne przypadki zakwalifikowania wydatków do niewłaściwych paragrafów. Zalecenie nr 8 Przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U z r nr 209 poz z późn. zm.). 9. Sporządzanie list płac przez głównego księgowego, co jest niezgodne z zapisami Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowo finansowych z dnia 23 lutego 2005 r. Zalecenie nr 9 Regulacje wewnętrzne w zakresie sporządzania, sprawdzania i zatwierdzania do wypłaty list płac dostosować do występującego stanu faktycznego. 10. W regulacjach wewnętrznych określających normy przydziału odzieży i obuwia roboczego niejednoznaczne określenie okresu używalności co narusza art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z r nr 21 poz. 94 z późn. zm.). 3

4 Zalecenie nr 10 W regulacjach wewnętrznych określać przewidywane okresy użytkowania przydzielonej odzieży i obuwia roboczego. 11. Nieprawidłowości w zakresie prowadzenia w jednostce operacji gotówkowych, polegające na: realizowaniu płatności wynagrodzeń z tytułu umów o dzieło w formie gotówkowej a następnie ewidencjonowanie przez konto 130 dot. operacji na rachunku bankowym pobieraniu gotówki z banku czekiem przez główną księgową, która przekazuje część kwoty sekretarzowi szkoły jako zwrot za dokonane wydatki w ramach stałej zaliczki bez potwierdzenia odbioru, księgowaniu pobranych środków z rachunku bankowego w części jako rozliczenie rachunków (błędnie księgowane jako pobranie zaliczki brak wniosku) a część jako wypłatę wynagrodzeń, wypłacaniu części stypendiów socjalnych gotówką z pominięciem konta 101 lub 234. Zalecenie nr 11 Przestrzegać procedur wewnętrznych nie dopuszczając do realizacji operacji gotówkowych z pominięciem ewidencji księgowej i kasowej. 12. Uchybienia i nieprawidłowości w zakresie udzielania zamówień publicznych polegające na: naruszeniu rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. z r nr 71 poz. 645), poprzez wymaganie w SWIZ dołączenia do oferty następujących dokumentów: zaświadczenia z właściwego Urzędu Skarbowego o nadaniu Numeru Identyfikacji Podatkowej ; zaświadczenia z właściwego Urzędu Statystycznego o numerze identyfikacyjnym REGON ; w przypadku składania oferty przez podmioty występujące wspólnie umowy regulujące współpracę podmiotów występujących wspólnie, naruszeniu art. 96 ust. 1 i 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z r nr 19 poz. 177 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. z r r. nr 71 poz. 646) poprzez sporządzenie protokołu postępowania w formie niezgodnej z ustalonym wzorem stanowiącym załącznik do tego rozporządzenia, naruszeniu art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych poprzez zaniechanie przekazywania informacji pisemnej o wyborze oferty uczestnikom postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zalecenie nr 12 Postępowania o udzielenie zamówień publicznych prowadzić zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z r nr 19 poz. 177 z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, ze szczególnym uwzględnieniem wyżej wskazanych zagadnień. 13. Uchybienia w zakresie uregulowań wewnętrznych dotyczące zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, polegające na: 4

5 braku zaktualizowania podstaw prawnych Regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z dnia 1 września 2002 r. z uwagi na uchylenie z dniem 1 stycznia 2004 r. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 22 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania pomocy finansowej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na zmniejszenie wydatków mieszkaniowych wolnej od podatku dochodowego od osób fizycznych, braku powołania się na ustawę z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U z r nr 118 poz z późn. zm.), braku zmiany zapisu dotyczącego sposobu naliczania odpisu dla pedagogów od 1 września 2004 r. z uwagi na nowelizację art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 Karta Nauczyciela. Zalecenie nr 13 W terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia usunąć uchybienia wymienione powyżej. 14. Przypadki dokonywanie wydatków zarówno przed jak i po ustalonym terminie płatności. Zalecenie nr 14 Podjąć działania zmierzające do ograniczenia zjawiska wydatkowania środków w terminach znacznie wyprzedzających ustalony termin płatności jak i po terminie płatności. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Z-ca Prezydenta Miasta Andrzej Karasiński 5