PREZYDENT MIASTA GLIWICE

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW-09145/20/11 Gliwice, r. nr kor. UM /2011 Pani Anna Kubas Dyrektor Zespołu Szkół Ogólnokształcących nr 3 ul. Wróblewskiego GLIWICE ul.zwycięstwa Gliwice Tel Fax boi@um.gliwice.pl Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gliwice.pl W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW-09145/20/11 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 19 do 30 września 2011 r. w Zespole Szkół Ogólnokształcących nr 3 w Gliwicach przez pracowników Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta nr KAW /11 z dnia 16 września 2011 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 7 października 2011 r. oraz wyjaśnieniach złożonych do protokołu w dniu 17 października 2011 r. Przedmiot kontroli. Kontrola dotyczyła przestrzegania przepisów i procedur dotyczących: - dysponowania środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł, - gospodarowania mieniem, - bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów, - organizacji pracy, ze szczególnym uwzględnieniem przestrzegania dyscypliny finansów publicznych. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. Poza przypadkami opisanymi we wnioskach w jednostce przestrzegane są przepisy i procedury dotyczące: - dysponowania środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł, - bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów, - organizacji pracy.

2 Wnioski i zalecenia. 1. Przekroczenie terminu dokonania wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych za miesiące marzec, kwiecień i maj 2010 r., co stanowi naruszenie art. 49 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (j.t. Dz.U. z r nr 214, poz z późn. zm.). Zalecenie nr 1 Bezwzględnie przestrzegać terminów przekazywania wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. 2. Wydatkowanie środków po terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, co narusza zasady określone w art.44 ust. 3 pkt 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157, poz z późn. zm.) i może skutkować koniecznością zapłaty odsetek. Zalecenie nr 2 Środki wydatkować w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 3. Brak odnotowywania w ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych (księgi inwentarzowe) numeru dowodu księgowego będącego podstawą przychodu lub rozchodu składników majątkowych, co skutkuje brakiem sprawdzalności prowadzonych ksiąg. Zalecenie nr 3. Uzupełnić brakujące zapisy o numery dowodów księgowych. 4. Nie przestrzeganie procedur wewnętrznych w zakresie przebiegu i dokumentowania inwentaryzacji w tym: a) brak na arkuszach spisowych: wskazania imienia i nazwiska osoby materialnie odpowiedzialnej za stan składników majątku oraz jej własnoręcznego podpisu, podpisów członków komisji inwentaryzacyjnej, informacji, o liczbie pozycji spisanych na arkuszu. b) poprawianie błędów w zapisach w sposób niezgodny z instrukcją, c) brak pisemnego oświadczenia osoby odpowiedzialnej za stan majątku objętego spisem, o ujęciu w ewidencji wszystkich dowodów przychodu i rozchodu, d) dokonanie wyceny spisanych składników majątkowych przez osobę nieupoważnioną. Zalecenie nr 4 Inwentaryzację składników majątkowych przeprowadzać zgodnie z regulacjami wewnętrznymi. 2

3 5. Przypadki braku certyfikatów lub atestów dla zakupionych pomocy naukowych. Zalecenie nr 5 Nabywać wyposażenie posiadające odpowiednie atesty lub certyfikaty wymagane 9 ust.3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (Dz. U. z 2003 r., nr 6, poz. 69 z późn. zm.). 6. W obowiązującej polityce rachunkowości nie podano informacji o wersji i dacie przyjęcia do stosowania oprogramowania komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia rachunkowości, co wymagane jest art. 10 ust. 1 pkt 3c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2009 r., nr 152, poz z późn. zm.). Zalecenie nr 6 Uzupełnić i na bieżąco aktualizować politykę rachunkowości. 7. Przypadki braku wpisywania w księgach ewidencji dzieci i młodzieży oraz w księgach uczniów: a) miejsca urodzenia dziecka b) nazwiska i adresu zamieszkania rodziców (opiekunów prawnych), c) daty ukończenia szkoły lub daty i przyczyny opuszczenia szkoły przez ucznia. Zalecenie nr 7 Ewidencję dzieci i młodzieży oraz uczniów prowadzić zgodnie z 3b ust. 2 pkt 1 oraz 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2002 r., nr 23, poz. 225 z późn. zm.). 8. Przekroczenie rocznej kwoty wydatków na dodatki motywacyjne dla nauczycieli za 2010 r. o kwotę 830,40 zł z uwagi na przyjęcie do wyliczenia zawyżonej liczby etatów pedagogicznych, co narusza ustalenia zawarte w piśmie zastępcy Prezydenta Miasta Gliwice nr ED/4317/6/10/KB z dnia 22 stycznia 2010 r. Zalecenie nr 8 Fundusz na dodatki motywacyjne dla nauczycieli ustalać zgodnie z wytycznymi przekazanymi przez organ prowadzący. 9. Brak zawiadamiania organu nadzorującego o oddaniu nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie. 3

4 Zalecenie nr 9 Przestrzegać art. 43 ust. 2 pkt 3) ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tj. Dz. U. z 2010 r., nr 102, poz. 651 z późn. zm.). 10. Przypadki braku badania lekarskiego wstępnego wymaganego art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn. zm.) oraz przekraczania wyznaczonych przez lekarza terminów dokonywania okresowych badań lekarskich przez pracowników. Zalecenie nr 10 Skierowania na badania lekarskie wydawać z odpowiednim wyprzedzeniem oraz zobligować pracowników do przestrzegania wyznaczonych terminów badań lekarskich. 11. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przypadki niedotrzymania terminów prowadzenia szkoleń wstępnych i okresowych, co narusza 10 ust. 1, 11 ust. 1 i 15 ust. 1 i 4 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z r. 2004, nr 180, poz z późn. zm.). Zalecenie nr 11 Szkolenia wstępne i okresowe przeprowadzać zgodnie z ww. przepisami. 12. Niedostosowanie do potrzeb jednostki zapisów dot. wyposażenia pracowników w odzież roboczą i ochronną, o których mowa w zasadach przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia ochronnego. Zalecenie nr 12 Dostosować zapisy dot. zasad i norm przydziału odzieży ochronnej do faktycznych potrzeb jednostki. 13. W zakresie obowiązków kierownika wynikających z art. 62 i 64 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tj. Dz. U. z 2010 r., nr 243, poz.1623): a) przypadki braku wpisania do książki obiektu budowlanego przeprowadzonych w jednostce kontroli przewodów kominowych, co narusza 5 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. z 2003 r., nr 120, poz. 1134), b) niedotrzymanie (co najmniej raz w roku) terminu przeprowadzenia okresowej kontroli, polegającej na sprawdzeniu stanu technicznego w zakresie wynikającym z art. 62 ust.1 pkt 1) ustawy prawo budowlane. 4

5 Zalecenie nr 13 Bezwzględnie przestrzegać terminów przeprowadzania okresowych kontroli wymaganych ww. ustawą. Książkę obiektu budowlanego prowadzić zgodnie z ww. przepisami, uzupełnić brakujące wpisy. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Od oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 5